OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Rodzaj zamówienia: usługi I. Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie dwudniowej imprezy plenerowej w formie pikniku lotniczego na terenie miasta Płocka w dniach 27-28 sierpnia 2016r. pod nazwą VII Płocki Piknik Lotniczy. Impreza będzie składała się z dwóch części: 1) pokazy lotnicze (strefa pokazów: przestrzeń powietrzna nad rzeką Wisła od Mostu im. Legionów Józefa Piłsudskiego do kąpieliska miejskiego Sobótka ; strefa publiczności: zostanie wyznaczona na północnym brzegu Wisły (plaże, bulwary, rejon Wzgórza Tumskiego, pl. G. Narutowicza, Stary Rynek); 2) wystawa statyczna sprzętu lotniczego: teren - lotnisko Aeroklubu Ziemi Mazowieckiej oraz wyznaczony teren nad Wisłą; w wystawie będą brały udział m.in. statki powietrzne biorące udział w pokazie lotniczym. 2. Zamawiający dopuszcza komercyjne przeloty dla publiczności pikniku lotniczego. 3. Piknik lotniczy będzie imprezą masową w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych. 4. Udział publiczności w imprezie będzie bezpłatny. II. OBOWIĄZKI WYKONAWCY 1. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji pokazów lotniczych: 1) kompleksowa organizacja pokazów lotniczych, których łączny czas trwania podczas każdego dnia nie będzie krótszy niż 5 godzin, w tym: a. pokazy gwiazd akrobacji lotniczej według oryginalnych, autorskich programów: - grupy pokazowe - min. 3 (w tym min. jedna z zagranicy), - soliści min. 3 (w tym min. jeden z zagranicy); b. prezentacje w locie statków powietrznych polskich oraz zagranicznych (historyczne, wojskowe) min. 3 jednostki ; c. pokazy śmigłowców w locie min. 3 jednostki; d. prezentacje w locie innych statków powietrznych polskich oraz zagranicznych (np. motolotnie, motoparalotnie, wiatrakowce, samoloty ultralekkie, szybowce, motoszybowce) - min. 3 jednostki; e. pokazy skoków spadochronowych - (według wyboru Wykonawcy); 2) zapłata wynagrodzenia dla załóg występujących w pokazach lotniczych; 3) zabezpieczenie wszystkich potrzeb organizacyjnych i logistycznych załóg występujących w pokazach lotniczych (w tym np. przygotowanie dokumentacji pokazów lotniczych do Urzędu 1
Lotnictwa Cywilnego), zabezpieczenie paliwa lotniczego, oleju do samolotów, parafiny itp., zapewnienie zakwaterowania i wyżywienia, zapewnienie chronionego miejsca postoju statków powietrznych kontakt z Aeroklubem Ziemi Mazowieckiej mieszczącym się w Płocku przy ul. Bielska 60 - w celu uzgodnienia, udostępnienia/użyczenia lotniska, itp.). 2. Obowiązki Wykonawcy w zakresie organizacji wystawy statycznej sprzętu lotniczego 1) Zabezpieczenie miejsca na przygotowanie wystawy naziemnej sprzętu lotniczego w szczególności w zakresie komfortowego dostępu komunikacyjnego dla odwiedzających wystawę oraz jego przywrócenie do stanu pierwotnego po zakończeniu wystawy - kontakt z Aeroklubem Ziemi Mazowieckiej mieszczącym się w Płocku przy ul. Bielska 60 - w celu uzgodnienia, udostępnienia/ użyczenia lotniska, itp.. 2) Wykonawca opracowuje harmonogram przylotów i odlotów załóg, który nie będzie kolidował z programem pokazów lotniczych. 3) Wykonawca odpowiada za zapewnienie podstawowego wyposażenia niezbędnego do zorganizowania wystawy (np. stoliki, krzesła, ewentualnie namioty i inne wymogi na życzenie załóg). 3. Pozostałe obowiązki Wykonawcy, związane z organizacją wydarzenia: 1) ustawienie ogrodzenia ażurowego oraz płotków ochronnych na potrzeby organizacji imprezy; 2) uzyskanie wszelkich niezbędnych do realizacji zamówienia pozwoleń, decyzji, opinii i pokrycie kosztów związanych z opłatami za decyzje administracyjne, pozwolenia, opinie, podatek VAT, opłaty licencyjne do właściwych organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, w tym opłacenie tantiem ZAIKS, ZPAV itp.; 3) dopełnienie wszelkich obowiązków wynikających z przepisów prawnych, w szczególności ustawy z dnia 3 lipca 2002r. Prawo lotnicze oraz rozporządzenia Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Wodnej z dnia 16 maja 2013r. w sprawie lotów próbnych i akrobacyjnych oraz pokazów lotniczych, ustawy z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych, Instrukcji Operacyjnej Lotniska Płock: a. zapewnienie dyrektora pokazu lotniczego, kierownika programu pokazu lotniczego, kierownika lotów, kierownika skoków, oraz innych osób niezbędnych do organizacji pokazu lotniczego; b. przygotowanie programu pokazu lotniczego zgodnie z wymogami wynikającymi z przepisów prawnych; 2
c. zapewnienie systemu łączności; d. wyznaczenie strefy pokazu lotniczego; e. zapewnienie rejestracji lotów w formie wideo oraz nagranie korespondencji radiowej prowadzonej podczas pokazu lotniczego; przekazanie Zamawiającemu materiałów zgromadzonych podczas utrwalania przebiegu pokazu lotniczego; f. uzyskanie zezwolenia Urzędu Lotnictwa Cywilnego na przeprowadzenie pokazu lotniczego; g. zapewnienie, aby wszystkie statki powietrzne uczestniczące w imprezie były ubezpieczone, a piloci wykonujący loty posiadali ważne licencje wraz z ważnymi uprawnieniami, z których będą korzystali podczas pokazu; h. przygotowanie regulaminu imprezy zapewniającego bezpieczeństwo uczestników; i. opracowanie planu ochrony imprezy masowej; j. uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej oraz przeprowadzenie pokazu z zachowaniem zasad określonych w ustawie z dnia 20 marca 2009r. o bezpieczeństwie imprez masowych; k. zapewnienie służb porządkowych i informacyjnych, działających na rzecz bezpieczeństwa i porządku publicznego podczas imprezy, w tym zapewnienie kierownika ds. bezpieczeństwa imprezy masowej; l. zapewnienie zaplecza higieniczno - sanitarnego zgodnie z zaleceniami Państwowego Inspektora Sanitarnego w Płocku (toalety, pojemniki na śmieci); m. zapewnienie zabezpieczenia medycznego zgodnie z zaleceniami Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego w Płocku oraz zabezpieczenia WOPR; zabezpieczenia przeciwpożarowego zgodnie z zaleceniami Państwowej Straży Pożarnej w Płocku; 4) poinformowanie o pokazach lotniczych następujących instytucji: Miejski Ogród Zoologiczny w Płocku, pobliskie kluby żeglarskie oraz parafie kościelne; 5) opracowanie projektu organizacji ruchu kołowego związanego z imprezą (dojazd, parkingi) wraz z uzyskaniem pozwoleń od Miejskiego Zarządu Dróg w Płocku oraz uzgodnieniem go z Zamawiającym; 6) uzyskanie zgody od Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej; 7) zapewnienie prowadzącego konferansjera imprezy oraz komentatora pokazów lotniczych (osoba związana z tematyką lotniczą, mająca doświadczenie zawodowe w prowadzeniu pikniku o tematyce lotniczej - min. 2 pikniki w dorobku zawodowym); 8) przygotowanie studia pikniku lotniczego, z którego prowadzący będzie prowadził piknik 3
(namiot, odpowiednie nagłośnienie zapewniające dobry odsłuch dla publiczności); 9) kampania promocyjna imprezy a. kampania plakatowa: - wydruk 1000 sztuk plakatów (typu B2) i dystrybucja na słupach ogłoszeniowych na terenie miasta Płocka (30 sztuk), w gminach powiatu płockiego oraz w następujących sąsiadujących powiatach t.j.: lipnowskim, gostynińskim, sochaczewskim, płońskim, sierpeckim, włocławskim (w promieniu 150 km); - wydruk 1 sztuki plakatu o wymiarach 223x154 cm i zawieszenie - w gablocie informacyjnej na Wzgórzu Tumskim obok wejścia do Amfiteatru w Płocku; - wydruk 22 sztuk plakatów typu city light (metodą solwentową) o wymiarach 180x117 cm i dystrybucja - na przystankach autobusowych Komunikacji Miejskiej w Płocku; - kampania powinna rozpocząć się co najmniej od 1 sierpnia 2016 r. b. kampania billboardowa: reklama na billboardach zlokalizowanych przy głównych ciągach komunikacyjnych miast, w miejscach o dużym natężeniu ruchu pojazdów i pieszych, przy czym w obrębie jednego miasta billboardy powinny być zlokalizowane w miejscach, które bezpośrednio ze sobą nie sąsiadują: Płock (17 sztuk) oraz minimum po 2 sztuki we Włocławku, Łodzi, Toruniu, Warszawie, Ciechanowie, Płońsku, Sochaczewie, Kutnie, Bydgoszczy - minimalne wymiary bilbordów 5,04 x 2,38 m; - kampania powinna rozpocząć się co najmniej od 1 sierpnia 2016 r.; - lokalizacja billboardów podlega akceptacji Zamawiającego; - billboardy powinny posiadać estetyczną ramę, powinny być w całości widoczne oraz posiadać oświetlenie; - w uzasadnionych przypadkach, jeżeli z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie będzie możliwe zrealizowanie kampanii billboardowej w pełnym zakresie, dopuszcza się zastosowanie zastępczych form promocji o nie mniejszym zasięgu za zgodą Zamawiającego wyrażoną na piśmie; c. wykonanie koszulki promocyjnej jako gadżet piknikowy w ilości 300 sztuk; d. promocja w portalach internetowych co najmniej od 1 sierpnia 2016 r.; e. utworzenie strony internetowej oraz profilu wydarzenia na portalu społecznościowym Facebook (najpóźniej od dnia 27 maja 2016 r.) wraz z prowadzeniem minimum do dnia obowiązywania umowy; f. Wykonawca zobowiązany jest do odpowiedniej ekspozycji logo Zamawiającego na wszystkich materiałach reklamowych, wyznaczenie miejsca pod stoisko promocyjne Zamawiającego w miejscu odbywania się pokazów lotniczych, ekspozycja brandingu zewnętrznego Zamawiającego, który zostanie przekazany Wykonawcy; g. projekty wszystkich materiałów promocyjnych zostaną przygotowane przez Wykonawcę i 4
uzgodnione z Zamawiającym; h. kreowanie pozytywnego wizerunku Zamawiającego podczas realizacji zamówienia; i. przygotowanie konferencji prasowej przed imprezą oraz zapewnienie akredytacji dla dziennikarzy; j. objęcie imprezy patronatami medialnymi minimum jednej stacji radiowej; ogólnopolskiej stacji telewizyjnej oraz patronatu prasowego; k. realizacja kampanii promocyjnej zostanie potwierdzona raportem zbiorczym kampanii, opracowanym po jej zakończeniu; 10) zorganizowanie strefy VIP z cateringiem w miejscu umożliwiającym oglądanie pokazów: a. zorganizowanie strefy VIP, w której będą serwowane posiłki dla ok. 100 osób: zaproszonych przez Zamawiającego, akredytowanych dziennikarzy; b. strefa VIP czynna w godzinach od 12:00 do 20:00; c. w ramach wyżywienia będzie zapewniony stały dostęp do dań gorących (typu zupy, mięsa, ryby, dodatki), zimnych przekąsek (typu sałatki, wędliny, roladki, pieczone mięsa, pieczywo), ciastek oraz napojów zimnych i ciepłych; d. Wykonawca zapewni pełne wyposażenie niezbędne do wykonania usługi (w tym niezbędne meble stoliki, krzesła, itp. oraz naczynia, serwis do kawy i herbaty, sztućce, serwetki, itp.); e. Wykonawca odpowiada za podanie ich zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności i wyżywienia zbiorowego; f. Wykonawca odpowiada za usuwanie i utylizację odpadów i śmieci; 11) Wykonawca powinien posiadać aktualne ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej działalności oraz ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone osobom uczestniczącym w imprezie; 12) zabezpieczenie energii elektrycznej niezbędnej do realizacji imprezy oraz pokrycie kosztów z tym związanych; 13) sprzątanie terenu imprezy po jej zakończeniu z przywróceniem go do stanu pierwotnego; 14) przygotowanie i przedstawienie Zamawiającemu końcowego raportu z realizacji zamówienia po jego zakończeniu. Raport będzie obejmował w szczególności: harmonogram realizacji imprezy, dokumentację fotograficzną imprezy, materiały wideo oraz audio zgromadzone podczas pokazów wraz z przekazaniem praw autorskich dla Zamawiającego; 15) Wykonawca ma obowiązek wykupienia polisy OC (obowiązującej w czasie trwania Imprezy) zgodnie z następującymi wymaganiami: a. polisa OC Wykonawcy powinna wyraźnie ujmować, iż ubezpieczone są również wszystkie zdarzenia szkodowe wynikające i związane z użyciem w trakcie Imprezy pojazdów 5
powietrznych i sprzętu pomocniczego oraz z organizacją lotów tych pojazdów powietrznych; b. ochroną powinny być objęte szkody osobowe wszystkich osób uczestniczących w Imprezie (widzów w szczególności), a także wolontariuszy, służb porządkowych, przedstawicieli podmiotów organizujących szeroko pojęte zaplecze Imprezy gastronomii, stoisk, itp.; c. ochroną ubezpieczeniową muszą być objęte także szkody w mieniu osób trzecich, za które uważa się również podmioty gospodarcze oraz Gminę Miasto Płock i wszystkie jednostki organizacyjne; d. suma gwarancyjna polisy OC powinna wynosić minimum 15 mln złotych; Wykonawca dostarczy Zamawiającemu kopię opłaconej polisy OC na 1 miesiąc przed imprezą. III. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO 1) Zamawiający użyczy Wykonawcy teren działki o nr 1/11 oraz 1/13 na plaży nad Wisłą pod organizację imprezy; 2) Zamawiający udostępni bezpłatnie 17 billboardów miejskich znajdujących się na terenie miasta Płocka, 22 sztuki citylightów na przystankach autobusowych Komunikacji Miejskiej w Płocku oraz gablotę informacyjną znajdująca się na Wzgórzu Tumskim koło wejścia do Amfiteatru; 3) Zamawiający zobowiązuje się do zatwierdzenia projektów materiałów promocyjnych przedstawionych przez Wykonawcę w terminie do 3 dni roboczych od daty przedstawienia tych projektów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia zmian w projektach materiałów promocyjnych, przedstawionych przez Zamawiającego z uwzględnieniem możliwości technicznych i organizacyjnych dostępnych Wykonawcy. 4) Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty Wykonawcy wynagrodzenia, którego wysokość oraz warunki płatności określa umowa. 5) Zamawiający dopuszcza możliwość pozyskania przez Wykonawcę dodatkowych sponsorów imprezy oraz podnajem części terenu imprezy innym podmiotom. Forma ich promocji w czasie imprezy podlega uzgodnieniu z Zamawiającym. 6) Zamawiający dopuszcza prowadzenie działalności zarobkowej podczas imprezy typu: przeloty samolotami, gastronomia, inne zgłoszone i zaakceptowane przez Zamawiającego. 7) Zamawiający dopuszcza, aby Aeroklub Ziemi Mazowieckiej podczas trwania imprezy wykonywał loty dla zaproszonych gości, a także miał możliwość prezentowania swoich statków powietrznych na wystawie statycznej po wcześniejszym uzgodnieniu z Zamawiającym i Wykonawcą. IV. TERMINY 1) opracowanie szczegółowego programu imprezy z uwzględnieniem programu pokazów 6
lotniczych do dnia 27 kwietnia 2016 r.; 2) uruchomienie wraz z prowadzeniem profilu na portalu Facebook i strony internetowej poświęconej imprezie najpóźniej od dnia 27 maja 2016 r. 3) opracowanie i złożenie raportu częściowego z realizacji zamówienia do dnia 31 maja 2016 roku; 4) opracowanie projektu plakatów promocyjnych, billboardów i innych materiałów poligraficznych oraz przekazanie ich do akceptacji Zamawiającego do dnia 1 lipca 2016 r. 5) rozpoczęcie kampanii billboardowej i plakatowej od dnia 1 sierpnia 2016 r. 6) rozpoczęcie promocji internetowej od dnia 1 sierpnia 2016 r. 7) zorganizowanie konferencji prasowej najwcześniej 1 tydzień przed imprezą. Termin konferencji zostanie ustalony z Zamawiającym. 8) przeprowadzenie imprezy 27-28 sierpnia 2016 r.; 9) opracowanie raportu końcowego z realizacji zamówienia do 14 października 2016 r. 7