Gdańsk, 17.04.2012 Kierujący zapytanie: Zapytanie ofertowe 12/2012/GSWB Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator-Przytockiego nr 4 80-245 Gdańsk KRS 0000273179, NIP 9570959922, Skład Zarządu Marcin Kowalewski Prezes, Tomasz Maruszak Wiceprezes, Piotr Olech Sekretarz Komisja Konkursowa Łukasz Browarczyk, Piotr Olech, Paweł Janowski Przygotowanie zapytania ofertowego Łukasz Browarczyk, Paweł Janowski, Tomasz Wysocki Konsultacje zapytania ofertowego Katarzyna Piętka Radca Prawny Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art. 70 1 70 5 Kodeksu cywilnego na zamówienie opracowania graficznego i składu publikacji Podręcznik streetworkera bezdomności w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Opis przedmiotu zamówienia: W skład zamówienia wchodzi: a) Opracowanie wizualizacji okładki, (co najmniej trzy propozycje, z których wybrana zostanie jedna) oraz stworzenie wspólnej koncepcji graficznej z wykorzystaniem Księgi Stylów projektu dostarczonej przez Zamawiającego; b) Przedstawienie propozycji składu/łamania Podręcznik Streetworkera bezdomności w dwóch kolorach (czarny tekst, wyróżnik kolor lub skala szarości, uwspólnienie wykresów, tabel, schematów, wyróżników): minimum 2 propozycje; c) Wykonanie projektów graficznych przekładek rozdziałów w czerni; d) Publikacja ma się zamknąć w około 300 stronach druku w formacie B5; e) Przygotowanie materiału w formie zamkniętej i przekazanie wersji elektronicznej do zamawiającego z uwzględnieniem specyfikacji technicznej przedstawionej przez zamawiającego f) Przygotowanie wersji elektronicznej możliwej do publikacji na stronie www.; II. Etapy i sposób realizacji zadania: 1. Zamawiający zastrzega, że realizacja Zamówienia będzie odbywać się w następujących etapach: a) opracowanie koncepcji graficznej publikacji, skład; b) nanoszenie poprawek korektorskich oraz uwag wydawcy; c) przygotowanie materiału do druku i publikacji elektronicznej. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania zastrzeżeń na każdym etapie realizacji umowy i wydawania wiążących poleceń, co do sposobu wykonania umowy. 3. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć przedmiot zamówienia do siedziby Zamawiającego: 80-245 Gdańsk, ul. ks. Zator Przytockiego 4.
III. Parametry techniczne publikacji: ilość stron: oprawa: format ilość kolorów wnętrza rodzaj papieru wnętrza ilość kolorów okładki rodzaj papieru okładki uszlachetnienie okładki 310 obliczeniowych (1 800 znaków strona) Miękka B5 wariant 1: wariant 2: Skala szarości 80g offset Full kolor Karton 250 gr folia i lakier dwa kolory (2+0) wykresy/rysunki 47 tabele 52 zdjęcia 16 IV. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: 79822000-2 - Usługi składu 79822500-7 - Usługi projektów graficznych V. Termin realizacji zamówienia Termin realizacji całego zamówienia to 12 tygodni od daty zawarcia umowy. Poszczególne etapy realizacji Zamówienia określone są w Załączniku nr 3 do niniejszego zapytania (Harmonogram realizacji Zamówienia). VI. Oferta powinna zawierać: 1. Cenę. 2. Oświadczenie Wykonawcy, iż: a. oferta dotyczy zapytania ofertowego nr 12/GSWB/2012; b. akceptuje wszystkie warunki zamówienia, określone w niniejszym zapytaniu; c. posiada odpowiednie zaplecze techniczne, które pozwoli na realizację przedmiotowego zlecenia; d. jest autorem opracowania graficznego i składu dołączonych do oferty publikacji; e. akceptuje bez zastrzeżeń wzór umowy (załącznik nr 2 do zapytania); 3. Przedstawienie w dowolnej formie (wersja elektroniczna, portfolio, zdjęcia, wersja drukowana) minimum 3 publikacji o złożonym układzie typograficznym (zawierające grafiki, tabele, rysunki, zdjęcia), dla których Wykonawca przeprowadził opracowanie graficzne i skład. 4. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (według załącznika nr 1 do zapytania); 5. Przedstawienie propozycji opracowania graficznego publikacji, wraz z propozycją składu, łamania oraz formatu publikacji według wytycznych zawartych w pkt. I zapytania dla następujących części publikacji: a. okładka przód i tył (1 i 4 strona okładki) b. strony 105-111. c. strony 231-239. 6. Próbki składu ww. części publikacji (pkt 5 lit. a, b i c) należy dostarczyć w formie elektronicznej umożliwiającej wydruk oraz ocenę jakości projektów i łamania;
7. Zamawiający zastrzega, że przedstawione przez oferentów propozycję opracowania graficznego i składu publikacji zostaną wykorzystane wyłącznie do celów wyłonienia wykonawcy i nie będą wykorzystywane do żadnych innych celów. VII. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: - uczestnictwo w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VIII. Kryteria oceny oferty: Formalne: 1. Doświadczenie w przeprowadzeniu opracowania graficznego i składu. Należy wykazać, że w przeciągu ostatniego roku swojej działalności Wykonawca przeprowadził opracowanie graficzne i skład minimum 3 publikacji o złożonym układzie typograficznym (zawierające autorskie modyfikacje grafik, tabel, rysunków, zawierające zdjęcia). Warunek konieczny oceniany na zasadzie spełnia/nie spełnia. Merytoryczne: 2. Cena. a. Waga procentowa kryterium - 50%, b. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 50 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację pomniejszoną w następujący sposób: 3. Jakość propozycji składu. Waga procentowa kryterium 50% Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium oferta o najwyższej jakości może otrzymać do 50 punktów wg następujących kryteriów: a) Ocenie jakościowej podlegać będzie koncepcja graficzna zaproponowanych próbek składu (okładka, przekładki, próbki tekstu) pod kątem atrakcyjności formy (przykuwającej uwagę odbiorcy). Istotne dla oceny jakościowej będą takie elementy jak kolorystyka, estetyka (harmonia), przejrzystość, spójność, atrakcyjność. b) Istotne w ocenie będzie wyjście w propozycji poza ustalone schematy formalne kreatywne podejście do koncepcji wizualizacji publikacji. Zamawiający może przyznać w sumie za spełnienie ww. kryteriów merytorycznych maksymalnie 100 pkt badanej ofercie. IX. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres lukasz.browarczyk@pfwb.org.pl lub w biurze Zamawiającego ul. ks. J. Zator-Przytockiego 4, Gdańsk do dnia 30 kwietnia 2012 r. do godziny 15.00. Decydująca jest data wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki przetargu mogą być zmienione lub odwołane, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Przetarg może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny z każdym Oferentem. Wynikiem negocjacji
będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną. X. Załączniki 1. Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym. 2. Wzór umowy. 3. Harmonogram prac. 4. Podręcznik streetworkera bezdomności w wersji doc.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.. dnia.. Dotyczy zapytania ofertowego nr 12/2012/GSWB OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam/oświadczamy, że na dzień złożenia oferty dotyczącej zapytania ofertowego nr 12/2012/GSWB nie zachodzi żadne z poniżej przedstawionych powiązań z Zamawiającym, (czyli osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy): - uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; - posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; - pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z Zamawiającym podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.. Podpis wraz z pieczątką firmy/instytucji Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań
zawarta w dniu... między: Wzór umowy Pomorskim Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr 4 80-245 Gdańsk KRS 0000273179, NIP 9570959922, reprezentowanym przez: zwanym dalej Zamawiającym a..., z siedzibą przy ul....,...-, posiadającym wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym prowadzonym przez Sąd Rejonowy, pod numerem KRS..., reprezentowanym przez: zwanym dalej Wykonawcą. w W wyniku przeprowadzonego przetargu strony postanawiają co następuje: 1. 1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dzieła skład i opracowanie graficzne publikacji Podręcznik streetworkera bezdomności red. M. Dębski zgodnie z zakresem przedstawionym w Zapytaniu ofertowym nr 12/GSWB/2012 stanowiącym załącznik do niniejszej umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania dzieła w następujących etapach: a) opracowanie koncepcji graficznej publikacji oraz skład do b) nanoszenie poprawek korektorskich oraz uwag wydawcy do c) przygotowanie materiału do druku i publikacji elektronicznej do ; 3. Umowa w całości zostanie wykonana do dnia. 4. Szczegółowe warunki wykonania przedmiotu umowy określa Zapytanie ofertowe nr, stanowiące Załącznik nr 1 do umowy. 5. Przedmiot umowy wskazany w ust. 1 zostanie wykonany przez Wykonawcę z materiałów własnych Wykonawcy, przy użyciu jego sprzętu i urządzeń. 2 1. Zamawiający ma prawo do pisemnego odbioru każdego etapu zamówienia, wymienionego w 1 ustęp 2 umowy. 2. Zamawiający w ciągu pięciu dni od daty otrzymania od wykonawcy materiałów w ramach etapów wymienionych w 1 ustęp 2 zgłosi uwagi i zastrzeżenia na piśmie albo pisemnie odbierze dany etap Przedmiotu umowy. 3. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia uwag i zastrzeżeń wskazanych w 2 ust. 2 oraz do przedstawienia Zamawiającemu do odbioru poprawionej części przedmiotu zamówienia wykonanej w ramach danego etapu w ciągu 5 dni od daty przekazania uwag. 4. Za datę wykonania danego etapu uważa się datę pisemnego odbioru części przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego. 3 1. Za wykonanie Przedmiotu umowy Wykonawcy należy się wynagrodzenie w łącznej kwocie zł brutto.
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, będzie płatne w terminie 14 dni od daty doręczenia przez Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku. 3. Podstawą do wystawienia faktury / rachunku jest odbiór bez zastrzeżeń dzieła protokołem odbioru ostatniego etapu. 4. Wysokość wynagrodzenia zawiera wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania przedmiotu umowy. 4 1. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty Zamawiającemu kar umownych w wypadku: a. opóźnienia w wykonaniu etapu przedmiotu umowy określonego w 1 ust. 2 w stosunku do terminów wskazanych w harmonogramie w wysokości 1 % wynagrodzenia umownego brutto za dany etap określonego w 3 ust. 1 pkt 1, za każdy dzień opóźnienia, b. za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, a w szczególności w następstwie niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę umowy, w wysokości 15 % łącznego wynagrodzenia umownego brutto określonego w 3 ust. 1 umowy. 2. Kary umowne z różnych tytułów ulegają zsumowaniu. 3. Jeżeli szkoda przekracza wysokość kary umownej, Zamawiający może żądać odszkodowania uzupełniającego, przekraczającego wysokość kar umownych do pełnej wysokości poniesionej szkody. 5 1. Wykonawca zobowiązuje się do przeniesienia autorskich praw majątkowych i udzielenia zezwolenia na wykonywanie autorskich praw zależnych do opracowania graficznego publikacji stworzonego przez Wykonawcę oraz do przeniesienia własności nośników materialnych, na których to opracowanie graficzne zostało utrwalone. 2. Przeniesienie praw nastąpi w ramach wynagrodzenia wskazanego w 3 po ostatecznym odbiorze przez Zamawiającego ostatniego etapu Przedmiotu umowy. 3. Przeniesienie autorskich praw majątkowych, o których mowa w ust. 1, obejmuje następujące pola eksploatacji: utrwalanie, zwielokrotnianie dowolną techniką, przetwarzanie, chociażby w formie częściowej, wprowadzanie do obrotu, wprowadzanie do pamięci komputera, publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w tym poprzez umieszczenie na serwerze, wystawianie, najem lub użyczenie. 6 Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 7 Spory wynikłe z realizacji niniejszej umowy będzie rozstrzygać sąd właściwy dla Zamawiającego. 8 Umowa została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 dla każdej ze Stron.