Zaproszenie do składania ofert

Zaproszenie do składania ofert Na realizację usług szkoleniowych z tematyki Savoir-vivre w biznesie w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego prowadzonym przez Atlantic Fund Services Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Działanie 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie " Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw" Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services Warszawa, dnia 18 lutego 2013 roku 1

ZASADY KONKURSU Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zwraca się do Państwa z propozycją przedstawienia oferty w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie podmiotu odpowiedzialnego za przeprowadzenie 1 szkolenia z Savoir-vivre w biznesie na terenie miasta Warszawy, w projekcie współfinansowanym ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Opis projektu: Regionalny zamknięty projekt Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services zakłada realizację szkoleń ogólnych dla 144 osób (66K i 78M) zatrudnionych na terenie woj. mazowieckiego, pracowników Atlantic Fund Services posiadającego siedzibę na terenie woj. mazowieckiego. Głównym celem projektu jest optymalizacja procesów zarządzania i podniesienia jakości obsługi klientów poprzez PODNIESIENIE KOMPETENCJI managerskich, technicznych oraz osobistych pracowników Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Okres realizacji projektu: 01.2012-12.2013 Tryb udzielenia zamówienia: 1. Ogłoszenie zapytania i umieszczenie go na stronie www projektu 2. Wysyłka zapytań ofertowych, do co najmniej 3 potencjalnych Wykonawców 3. Zebranie ofert 4. Wybór Wykonawcy 5. Poinformowanie Oferentów o wyniku konkursu i ewentualnym wyborze Oferenta do realizacji przedmiotu zamówienia. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania do dnia 31 marca 2013 roku. Zamawiający zastrzega, że termin podania informacji o wynikach oceny może ulec przesunięciu o czym zobowiązany jest poinformować Oferentów. 6. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie określonym w podrozdziale 2.2.7.2. Zasada konkurencyjności Zasad finasowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 24.12.2012. 7. Kod wspólnego słownika zamówień (CPV): 805 00000-9 Usługi szkoleniowe 2

Opis przedmiotu Zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja szkolenia z tematyki: Savoir-vivre w biznesie: 1 szkolenie: 1 grupa x 1 dzień (czas trwania szkolenia): Powinno ono obejmować następujący zakres tematyczny: 1. Autoprezentacja pierwszy kontakt o Dobre pierwsze wrażenie o Powitanie o Wizytówki Wygląd wizytówki Jak podawać wizytówkę W jakich sytuacjach jest ona niezbędna o Analiza mocnych i słabych stron 2. Językowy savoir vivre o Tytułowanie o Przechodzenie na TY o Prowadzenie konwersacji - nawiązywanie rozmowy, kultura języka, tematy dozwolone i niedozwolone, aktywne słuchanie, pochwały i przyjmowanie komplementów. Small talk Przyjmowane komplementów Aktywne słuchanie Kultura języka 3. Precendencja o Zasady pierwszeństwa w różnych sytuacjach (stół, samochód, drzwi) o Hierarchia służbowa i towarzyska o Przedstawianie innych osób 4. Przyjęcia biznesowe o Etykieta przyjęć na stojąco o Zaproszenia - sposoby zapraszania, niezbędne elementy zaproszenia i ich znaczenie o Upominki i prezenty o Wejście i wyjście z restauracji o Za drzwiami gabinetu - czyli o przyjmowaniu i składaniu wizyt służbowych, powitanie gości biznesowych, poczęstunek w firmie, przebieg rozmów, pożegnanie, 5. Wizerunek i mowa ciała o Ubiór kobiety i mężczyzny o Dress code o Mowa ciała gesty o Gafy i wpadki 6. Sytuacje biznesowe o Zapamiętywanie imion 3

o Rozmowy telefoniczne o Netykieta o Grzeczność o Korespondencja pisemna (list, mail) o Wystąpienia publiczne o Przygotowanie i prowadzenie spotkań 7. Kultura Organizacyjna o znaczenie kultury organizacyjnej w okresie zmian rynkowych o typy kultur organizacyjnych - gdzie jest nasza organizacja o wykorzystanie znajomości kultury organizacyjnej do bycia skutecznym na rynku 8. SAVOIR-VIVRE ZA GRANICĄ - Zasady postępowania w międzynarodowych kontaktach biznesowych: o Spotkania służbowe, witanie się, wizytówki, tytułowanie, podejmowanie gości, wygląd - w rozróżnieniu na kultury: Ameryki Południowej, USA oraz Europy, Bliskiego Wschodu, Azji oraz Afryki, o Mowa niewerbalna - różnice kulturowe w gestach, mimice twarzy, kontakcie wzrokowym oraz dystansie. Ocenie podlegać będzie zawartość programowa szkolenia. Zamówienie obejmuje przeprowadzenie 1 dnia szkoleniowego; szkolenie zostanie przeprowadzone dla średnio 12 uczestników. Planowany termin realizacji szkoleń 1. Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego musi odbyć się w okresie pomiędzy dniem zawarcia umowy z Wykonawcą a maksymalnie do dnia 31.12.2013. W ofercie należy zastrzec, że oferta jest ważna do 31.12.2013. 2. Planowany termin przeprowadzenia szkoleń zawarto poniżej termin szkolenia może ulec zmianie. 3. Szczegółowy harmonogram wykonania zamówienia i miejsce zostaną ustalone indywidualnie z wybranym Wykonawcą po zakończeniu niniejszej procedury zapytania ofertowego. TERMIN SZKOLENIA maj 2013 SZKOLENIE Savoir-vivre w biznesie 4

Kryteria dostępu: W postępowaniu mogą wziąć udział wyłącznie oferenci, którzy spełniają poniższe kryteria dostępu przedstawiając w tym celu opis kwalifikacji i doświadczenia trenera/ów, propozycję programu szkolenia, koszt szkolenia oraz referencje Klientów i podpisane Oświadczenie: Doświadczenie w prowadzeniu szkoleń w zakresie zgodnym z przedmiotem zamówienia (tematyka szkolenia): Wymagania dla każdego trenera dedykowanego do realizacji szkoleń: o przeprowadzenie, co najmniej 20 dni szkoleniowych z tematyki zgodnej z przedmiotem zamówienia w ciągu ostatnich 2 lat. o każdy dedykowany do przeprowadzenia szkolenia trener musi mieć udokumentowane przeprowadzenie min 20 dni szkoleniowych z tematyki objętej ofertą. W tym celu należy podać (dla każdego trenera osobno): nazwy/tytuły szkoleń wraz z krótkim opisem zawartości tematycznej; liczbę dni; krótki opis grupy docelowej, dla której realizowane były szkolenia; termin realizacji (miesiąc/rok); (wzór tabeli z wykazem doświadczenia trenera/trenerów dedykowanych do Projektu został załączony do niniejszego zaproszenia do składania ofert) o Do oferty należy dołączyć Curriculum Vitae trenera/trenerów dedykowanych do realizacji przedmiotu zamówienia Wymagania dla oferenta w celu zapewnienia wysokiej, powtarzalnej jakości świadczonych usług oferent powinien na stałe współpracować z trenerem/ami dedykowanymi do Projektu - stała współpraca oznacza podpisaną umowę o współpracy pomiędzy trenerem a Oferentem przez okres min 1 rok (stwierdzone na podstawie podpisanego przez Oferenta oświadczenia - załącznik nr 2 do niniejszego zaproszenia do składania ofert). Przedstawienie propozycji założeń programowych szkoleń, które odpowiedzą na potrzeby szkoleniowe zawarte w opisie przedmiotu zamówienia. Potwierdzona skuteczność dotychczas prowadzonych usług szkoleniowych referencje Klientów. Należy przedstawić nie mniej niż 2 referencje, nie starsze niż 3 lata od daty opublikowania niniejszego zapytania ofertowego (referencje z okresu od 02.2010) Oferta powinna zawierać cenę netto pojedynczego dnia szkoleniowego, czyli całkowitą wartość netto zamówienia Cena za szkolenie obejmuje całkowity koszt logistyczny dla trenera: zakwaterowanie, wyżywienie, przejazd, parking, itp. oraz materiały szkoleniowe dla uczestników. Koszt 5

wyżywienia trenera (wyłączając obiad i przerwy kawowe podczas szkolenia, których koszt pokrywa Zamawiający), powinien zostać ujęty w cenie szkolenia. Spełnienie wymogów formalnych - dotyczy złożenia podpisanej oferty zgodnie z powyższymi kryteriami dostępu oraz podpisanych oświadczeń Oferenta (załącznik nr 1 i 2 do niniejszego zaproszenia do składania ofert). Kryteria oceny oferty: A. Cena W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione w następujący sposób: 1. 1/0 pkt.: oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu (kwota netto za szkolenie) / oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu (kwota netto za szkolenie). Zamawiający dopuszcza możliwość podjęcia negocjacji z Oferentem, którego oferta uzyska w toku oceny najwyższą liczbę punktów, ale którego cena przekroczyła kwoty przeznaczone przez Zamawiającego na wykonanie usługi szkoleniowej. 2. Ranking wg cen usług w przypadku n ofert, oferta o najniższej cenie otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. B. Jakość proponowanych usług W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem założeń programowych szkolenia i referencji klientów w następujący sposób: 1. 0 lub 2 pkt.: oferta spełnia minimalne wymagania (zawarte w kryterium dostępu) oferta spełnia dodatkowe działania (wykraczające poza zakres i pułap z kryterium dostępu) Co oznacza, że: Oferent nie otrzymuje punktów, jeżeli oferta spełnia wymagania zawarte w kryterium dostępu. Oferent może otrzymać 2 punkty, jeżeli jego oferta spełnia dodatkowe działania, nie wymienione w kryterium dostępu. 2. Ranking wg informacji przedstawionych w ofercie - w przypadku n ofert, oferta o najwyższej jakości otrzymuje n punktów, a kolejne n-1, n-2, itd. C. Doświadczenie Oferenta W ramach tego kryterium oferty zostaną ocenione pod względem kwalifikacji Trenera/ów (liczba dni przeprowadzonych szkoleń powyżej 20 dni wymaganych w ramach kryterium dostępu) w prowadzeniu szkoleń zgodnych z tematyką przedmiotu zamówienia: 1. 0 lub 2 pkt.: oferta spełnia minimalne wymagania (kryterium dostępu) oferta spełnia dodatkowe działania (wykraczające poza zakres i pułap z kryterium dostępu) 6

Co oznacza, że: Oferent nie otrzymuje punktów, jeżeli oferta spełnia wymagania zawarte w kryterium dostępu. Oferent może otrzymać 2 punkty, jeżeli jego oferta spełnia dodatkowe działania, nie wymienione w kryterium dostępu. 2. Ranking wg liczby dni szkoleniowych przeprowadzonych przez oferenta z tematyki objętej zapytaniem ofertowym - w przypadku n ofert, oferta z największym doświadczeniem otrzymuje n punktów, a kolejne n pkt -1, n pkt -2, itd. Prosimy o przesyłanie ofert sporządzonych w sposób czytelny i uporządkowany - w oparciu o kryteria dostępu oraz kryteria oceny ofert. WYKAZ MINIMALNEGO ZAKRESU INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ SIĘ W OFERCIE ZAWIERA ZAŁĄCZNIK DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Maksymalna liczba punktów możliwa do zdobycia pod warunkiem spełnienia kryterium dostępu uzależniona jest od liczby ofert (n), jakie wpłyną w odpowiedzi na zapytanie ofertowe: Wzór przyznawania punktacji maksymalnej max 3*n + 5 punktów Wzór przyznawania punktacji minimalnej min 3 punkty Oferent o największej liczbie punktów zostanie zaproszony do współpracy (tabela przyznawania punktacji w załączeniu). Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na uzyskanie tej samej punktacji przez więcej niż jednego oferenta Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Oferentami. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty: Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przekazana w formie pisemnej (elektronicznej) w zależności od formy złożenia oferty. Zamawiający zobowiązuje się do zachowania tajemnicy handlowej. Oferentom zostanie przekazana informacja o zakończeniu i wyniku postępowania, natomiast nie będą przekazywane protokoły wyboru ani inne dokumenty związane z postępowaniem, mogące mieć wpływ na ujawnienie szczegółów złożonych ofert. Informacja o terminie i miejscu podpisania umowy: Zamawiający podpisze umowę z Oferentem, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. Uwaga! Z postępowania wykluczeni są oferenci, którym na mocy Wytycznych MRR w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL. Zamawiający nie może udzielić zamówienia. 7

Atlantic Fund Services Sp. z o.o. nie udzieli zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu Atlantic Fund Services Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zawartość oferty Oferta powinna zawierać informacje niezbędne do oceny w ramach powyższych kryteriów dostępu i oceny ofert. Oferta nie spełniająca kryteriów dostępu nie będzie brana pod uwagę w ocenie. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. Oferta oraz załączone do niej Oświadczenia musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli Oferenta reprezentuje pełnomocnik, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania w toku postępowania, jak również po jego zakończeniu udzielenia dodatkowych informacji oraz uzupełnień oferty przez Oferentów- o ile nie wpływa to na zmianę danych z Kryterium dostępu oraz Kryterium oceny ofert, a także możliwość zorganizowania spotkań z oferentami. Do oferty należy załączyć Oświadczenia, których wzór załączono do zapytania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec Atlantic Fund Services Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje Atlantic Fund Services Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. Atlantic Fund Services Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. Z chwilą złożenia oferty, Oferent zobowiązany jest nie ujawniać publicznie ani osobom trzecim, bez uprzedniej pisemnej zgody Atlantic Fund Services Sp. z o.o. faktu złożenia oferty, prowadzenia i zakończenia negocjacji. 8

Wszelkie koszty przygotowania i złożenia oferty ponosi Oferent. Uprzejmie prosimy o mailowe potwierdzenie otrzymania niniejszego zaproszenia. Termin składania ofert: Oferty powinny być dostarczone do Atlantic Fund Services Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: projekt.efs@atlanticfundservices.eu lub pocztą zwykłą na nazwisko Ewa Wiśniewska lub osobiście do siedziby Zamawiającego w terminie do 4 marca 2013 roku. Pytania dotyczące zaproszenia do składania ofert prosimy kierować wyłącznie drogą mailową na adres projekt.efs@atlanticfundservices.eu do dnia 21 lutego 2013 roku. Odpowiedzi będą udzielane mailowo na adres mailowy podany przez zgłaszającego pytanie w ciągu 3 dni roboczych, od wpłynięcia zapytania. Dane zamawiającego: Atlantic Fund Services Sp. z o.o. ul. Cybernetyki 21 02-677 Warszawa NIP: 527-103-37-87 9

ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta 1. Nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. Nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. Osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. Posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem ofert 5. Posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. Nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. Nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta 10

ZAŁĄCZNIK NR 2. Wzór oświadczenia oferenta: Oświadczenie Oświadczamy, że..pełna nazwa Oferenta na stałe współpracuje (przez okres min 1 rok) z trenerem/trenerami imię i nazwisko dedykowanym/i do realizacji przedmiotu zamówienia w ramach Projektu Ufunduj sobie przyszłość doskonalenie kompetencji pracowników Atlantic Fund Services. Podpis i pieczątka Oferenta 11

ZAŁĄCZNIK Wzór tabeli z wykazem doświadczenia trenera/trenerów dedykowanych do Projektu Trener trener 1 Tematyka szkoleń Zawartość merytoryczna szkolenia Grupa docelowa Ilość dni szkoleniowych Termin realizacji (miesiąc/rok) trener 2 trener 3 12

ZAŁĄCZNIK SIĘ W OFERCIE MINIMALNY ZAKRES INFORMACJI, KTÓRE POWINNY ZNALEŹĆ 1. Opis doświadczenia każdego trenera dedykowanego do realizacji szkoleń (ZAŁĄCZNIK Wzór tabeli z wykazem doświadczenia trenera/trenerów dedykowanych do Projektu); 2. CV trenera/trenerów dedykowanych do Projektu; 3. Ogólna liczba dni szkoleniowych przeprowadzonych przez oferenta z tematyki objętej zapytaniem ofertowym; 4. Oświadczenie Oferenta o stałej współpracy z trenerem/trenerami dedykowanymi do Projektu (ZAŁĄCZNIK NR 2. Wzór oświadczenia oferenta); 5. Przedstawienie propozycji założeń programowych szkoleń, które odpowiedzą na potrzeby szkoleniowe zawarte w opisie przedmiotu zamówienia; 6. Potwierdzona skuteczność dotychczas prowadzonych usług szkoleniowych referencje Klientów; 7. Cena netto pojedynczego dnia szkoleniowego oraz cena netto przeprowadzenia szkoleń, czyli całkowita wartość netto zamówienia; 8. Oświadczenie Oferenta o braku powiazań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym - Atlantic Fund Services Sp. z o.o. (ZAŁĄCZNIK NR 1. Wzór oświadczenia oferenta). W ofercie należy zastrzec, że oferta jest ważna do 31.12.2013. Oferta, jak również wszystkie załączone Oświadczenia powinna zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji 13