Jak zaimportować bazę do system SARE Jeżeli przed importem bazy nie mamy stworzonej odpowiedniej grupy, możemy ją dodać z poziomu Adresy -> przeglądaj grupy, klikając w przycisk dodaj grupę (elementy zaznaczone na czerwono). Instrukcja importu: Format pliku importowanego do SARE: csv. lub txt. Ważne! Każda cecha dotycząca adresu e-mail powinna znajdować się w osobnej kolumnie w przypadku pliku csv. W pliku txt trzeba pamiętać o rozdzieleniu informacji o adresie enterem od kolejnego rekordu i aby znak rozdzielający cechy występujące przy adresie był zawsze taki sam. Wytyczne dotyczące importu baz adresów można otrzymać klikając w znak zapytania (elementy zaznaczone na czerwono poniżej)
KROK 1 Aby zaimportować bazę adresów e-mail do programu SARE, należy: wybrać znak rozdzielający importowane pola pojawia się tu rozwijana lista zawierająca różne rodzaje znaków używanych do rozdzielania pól stosowanych w bazach. Użytkownik wybiera taki sam znak, jaki został zastosowany w bazie, którą będzie pobierał wybrać plik do importu operator klika w przycisk przeglądaj, wówczas otwiera się okno dialogowe wybieranie pliku, należy zaznaczyć plik do pobrania i kliknąć w przycisk otwórz ścieżka dostępu do pliku pojawia się w okienku obok przycisku przeglądaj kodowanie pliku operator wybiera jedno z trzech możliwych kodowań pliku: 1. WINDOWS-1250 kodowanie znaków polskich znane z systemu Windows (niepolecane) 2. ISO-8859-2 standardowe kodowanie polskich znaków 3. ISO-8859-1 brak kodowania polskich znaków
UWAGA! Wybór kodowania zależy od rodzaju kodowania pliku, który będzie importowany. Kodowania muszą być TAKIE SAME. Na przykład bazy tworzone w programie EXCEL prawie zawsze są kodowane w WINDOWS 1250. Podobnie jest ze zwykłymi plikami tekstowymi (*.txt). Użytkownik SARE musi wiedzieć, jaki jest typ kodowania importowanego pliku. Inną metodą dodania większej liczby adresów e-mail jest wpisanie ich lub przekopiowanie w pole opisane lub wpisz adresy w polu poniżej. Aby zakończyć importowanie na tym etapie należy kliknąć w przycisk importuj. KROK 2 Na tym etapie wyświetlają się tabele z polami w systemie oraz polami importowanymi do systemu. Dostępne pola kolumna ta, określa rodzaj informacji, jakie przypisane będą do każdego zaimportowanego adresu. Do importu w tej kolumnie pokazują się wybrane przez nas pola z kolumny pierwszej Pierwszy rekord pliku dotyczy pierwszego rekordu (adres + inne dane) z zaimportowanej bazy. Należy przyporządkować odpowiednie pola w systemie do układu pól w pliku importowanym Po zaznaczeniu odpowiedniego pola w pierwszej kolumnie, przy użyciu przycisków prawo, lewo przenosimy go do drugiej kolumny. Korzystając z przycisków góra, dół, operator dopasowuje informacje zawarte w drugiej kolumnie do informacji zawartych w trzeciej kolumnie.
Zaznaczając checkbox przy komunikacie zapamiętaj strukturę program zapamięta strukturę przy imporcie baz o stałym układzie danych. Na przykład: Jeżeli w pierwszej kolumnie na pierwszym miejscu znajduje się adres e-mail, wówczas "przeciągamy" z kolumny pierwszej do kolumny drugiej (nazwanej do importu ) właśnie "e-mail". Oznaczenia klawiszy: - "przesuwanie" z kolumny drugiej do pierwszej - "przesuwanie" z kolumny pierwszej do drugiej jedno piętro wyżej na samą górę jedno piętro niżej na sam dół
UWAGA! Nie wszystkie dane określające rekord muszą zostać zaimportowane, ale zawsze w importowanej bazie MUSI być adres e-mail. Po przypisaniu wszystkich informacji należy kliknąć w przycisk dalej. KROK 3 Na tym etapie zaimportowane adresy e-mail są definiowane przez operatora tj. nadawany jest status (rodzaje statusów), grupa oraz typ maila, jaki ma być wysyłany pod dany adres(y). Aby przeprowadzić wysyłkę weryfikującą (wysyłka wiadomości z zapytaniem o chęć otrzymania oferty), przy imporcie bazy należy ustalić status jako zapisany brak weryfikacji.
W tym miejscu program wykrywa również adresy, które już znajdują się w bazie. Jeżeli takie adresy się pojawią wówczas należy skorzystać z jednej z czterech opcji znajdujących się na liście rozwijanej tuż za napisem Jeżeli importowany adres jest już w bazie. zmień tylko status oznacza to, że adresowi e-mail zmieniony zostanie status nie importuj adres e-mail nie zostanie zaimportowany nadpisz tylko importowane dane każdy rekord poza obowiązkowym adresem e-mail posiada także inne cechy, w tym przypadku do cech charakteryzujących dany rekord dołączone zostaną nowe nadpisz wszystkie dane (kasowanie historii) oznacza to, że poprzednie dane charakteryzujące dany adres e-mail zostaną skasowane i automatycznie nastąpi import nowych. Kończymy ten krok klikając na przycisk dalej. Pomiędzy krokiem 2 a 3 lista zaimportowanych adresów e-mail zostaje przefiltrowana przez program SARE. Jeżeli importowany adres pojawi się na liście problematycznych adresów i będzie oznaczony czerwonym kolorem oznacza to, że zawiera błąd w składni. Taki adres nie zostanie zaimportowany do systemu. Jeżeli na tej liście pojawią się również adresy, przy których znajduje się czerwony znak "DUP", oznacza to, że adres ten pojawił się kilkakrotnie i do bazy zaimportowany zostanie tylko jeden raz. KROK 4 Na tym ostatnim etapie użytkownik otrzymuje informacje o ilości przetworzonych adresów e-mail i o liczbie maili, w których zmieniono status lub inne dane.