Modyfikacje programu VinCent Office V.1.11 Moduł FK 1. Modyfikacja formatki wprowadzania księgowań. Na formatce wprowadzania księgowań dodano pole z numerem NIP kontrahenta. 2 Wydruk spisu księgowań z tabeli. Wybranie tego przycisku powoduje wydrukowanie całej zawartości tabeli zawierającej listę księgowań z całego okresu lub danego (aktualnie aktywnego) sektora księgowego.
3. Modyfikacja opcji Transakcje porządkowanie. Na wyraźne życzenie wielu użytkowników zmodyfikowano opcję porządkowania transakcji nierozliczonych. Umożliwiono łączenie transakcji w przypadku kiedy-transakcja w walucie jest rozliczona ale nie jest rozliczona w PLN w takim przypadku można taką transakcję połączyć z inną transakcją w PLN. Powyższy rysunek ilustruje taką sytuację. Widzimy, że w walucie kwota transakcji i kwota rozliczona są równe 122 EUR. Transakcja nie jest zamknięta ponieważ kwota brutto i kwota rozliczona w PLN są różne o wartość różnic kursowych. W takim przypadku możemy transakcję F1 połączyć z dowolną transakcją w PLN. W tym przypadku będzie to połączenie transakcji w EUR z transakcją rozliczającą różnice kursowe. Spowoduje to ostateczne zamknięcie transakcji F1. Przycisk RRZ łączy rachunek z zapłatą i zapisuje transakcję pod nazwą rachunku Przycisk ZRR łączy zapłatę z rachunkiem i zapisuje transakcję pod nazwą zapłaty.
4. Wydruk transakcji nierozliczonych na dzień. Do podsumowania wydruku transakcji nierozliczonych na dzień dodano pozycje w poszczególnych walutach tak jak w wykazie transakcji i opisie transakcji. 5. Opcje wydruku transakcji. Zmieniono ustawienie domyślne opcji Salda transakcji z Wszystkie na Niezerowe.
6. Wydruk Wezwania do zapłaty w walucie. Wezwanie do zapłaty możemy drukować w trzech wariantach I. Wydruk w PLN Przy ustawieniu waluty na PLN zawsze otrzymamy wydruk na którym wszystkie pozycje będą prezentowane w tej walucie jak przedstawiono na rysunku poniżej.
II. Wydruk w walucie po określonym przez użytkownika kursie. W tym przypadku na wydruku będą prezentowane tylko te pozycje które były księgowane w wybranej walucie. Wartości tych pozycji będą pokazane w PLN podobnie jak podsumowanie ale dodatkowo wartość końcowa zostanie pokazana w walucie wynikającej z podzielenia wartości całkowitej w PLN przez wybrany kurs.
III. Wydruk pozycji w walucie przeliczonych wg rzeczywistego kursu transakcji. W tym przypadku na wydruku będą prezentowane tylko te pozycje które były księgowane w wybranej walucie. Wartości tych pozycji będą pokazane w walucie z uwzględnieniem kursu dla każdej pozycji. Podsumowanie będzie również pokazane w walucie jako suma poszczególnych pozycji.
7. Zmiany w dokumentach KP/KW. Na formatce tworzenia dokumentów KP/KW dodano pola: Razem podsumowanie wszystkich pozycji Kwotę wypłacił/otrzymał pole prezentowane na wydruku i zapisywane do bazy danych zawierające dane osoby wpłacającej lub odbierającej gotówkę. UWAGA! Przy edycji wydrukowanego dokumentu z opcji odpisów, ponowny wydruk dokumentu spowoduje korektę zapisu w księgowości. Jeżeli dokument kp/kw podczas wydruku nie był zaksięgowany (użytkownik zrezygnował z księgowania) to przy drukowaniu odpisu może zostać zaksięgowany. Dotychczas wszelkie korekty dokumentów kp/kw musiały być wykonywane w sposób manualny. Przed korektą istniejącego księgowania lub zapisem księgowania dokumentu kp/kw w przypadkach opisanych powyżej będzie pojawiał się komunikat z żądaniem potwierdzenia wykonania operacji korekty/zapisu księgowania. W przypadku edycji i wydruku dokumentu który nie był wcześniej zaksięgowany.
W przypadku edycji i wydruku dokumentu który był wcześniej zaksięgowany. 8. Korekta bilansu otwarcia. W celu zapewnienia spójności danych (zgodności wydruków zestawienia obrotów i sald oraz transakcji nierozliczonych) wprowadzono pewne ograniczenia dla operacji korekty, storna i usuwania księgowań BO wykonanych na kontach kontrahentów. W pierwszym roku działania podatnika (rok założenia podatnika) w którym wprowadzamy BO ręcznie ograniczenia te nie funkcjonują. Możemy dowolnie modyfikować i usuwać zapisy BO. W latach kolejnych BO musi wynikać z bilansu zamknięcia roku poprzedniego a więc aby uzyskać BO w roku bieżącym musimy wykonać operację przeniesienia sald z roku poprzedniego. Po każdej zmianie danych roku poprzedniego powinniśmy powtarzać operację przeniesienia sald na rok bieżący w celu aktualizacji BO. Ręczna ingerencja w księgowania BO nie powinna mieć miejsca. Dlatego dla kolejnych lat działalności ograniczono możliwość wykonywania takich operacji jak korekta, storno i usuwanie księgowań BO kontrahentów. Nie zablokowano tych operacji całkowicie a jedynie wyświetlane jest ostrzeżenie o możliwych konsekwencjach ręcznego modyfikowania BO. Dla księgowań BO kont rzeczowych ograniczenia takie nie występują w żadnym roku działalności.
9. Zmiany w prezentacji sald, kont ksiąg i transakcji nierozliczonych na kartotece kontrahentów. W aktualnej wersji programu podczas zapisu księgowania w walucie rejestrowane są dane zarówno w PLN jak i w walucie oryginalnej. Możliwe jest więc pokazywanie danych również w walucie. -prezentacja obrotów i sald na kartotece kontrahenta Gdy wybierzemy Walutę Razem (ustawienie domyślne) to dane prezentowane w tabelce są prezentowane tak jak do tej pory a więc wszystkie zapisy przeliczone na PLN. Po wybraniu określonej waluty w polu Waluta dane prezentowane w tabeli będą dotyczyć tylko zapisów wykonanych w wybranej walucie i będą pokazywane bez przeliczenia na PLN.
-prezentacja kont ksiąg Podobnie przedstawia się sytuacja z zakładką konta ksiąg i transakcje nierozliczone
-prezentacja transakcji nierozliczonych Na zakładkach konta ksiąg i transakcje nierozliczone pokazane są dwie kolumny określające walutę : -Waluta kolumna określa w jakiej walucie prezentowane są kwoty -Waluta tran. kolumna określa w jakiej walucie była wprowadzona dana transakcja Dodano również możliwość drukowania zawartości tabeli prezentowanych na zakładkach konta ksiąg i transakcje nierozliczone. Po naciśnięciu przycisku otrzymamy wydruk z zawartością tabeli
10. Zmiany w prezentacji sald i kont ksiąg na kartotece konta. -prezentacja salda Podobnie jak w przypadku kartotek kontrahentów również salda kont możemy przeglądać w PLN lub w walucie w jakiej zostały wprowadzone do systemu
-prezentacja kont ksiąg Podobnie jest w przypadku kont ksiąg. Dane mogą być prezentowane w PLN lub walucie oryginalnej.
Na zakładce konta ksiąg pokazane są dwie kolumny określające walutę : -Waluta kolumna określa w jakiej walucie prezentowane są kwoty -Waluta tran. kolumna określa w jakiej walucie była wprowadzona dana operacja. Dodano również możliwość drukowania zawartości tabeli prezentowanych na zakładce konta ksiąg. Po naciśnięciu przycisku otrzymamy wydruk z zawartością tabeli
11. Zmiana sposobu blokowania danych podczas równoległego księgowania z kilku stanowisk. W dotychczasowych wersjach programu podczas księgowania z kilku stanowisk na jednym podatniku występowało zjawisko wzajemnego blokowania danych. Było to szczególnie uciążliwe podczas księgowania na kontach kontrahentów. W tych przypadkach czas blokowania mógł być stosunkowo długi ze względu na rozlicznie transakcji związanych z kontrahentem. Działo się tak dlatego, że blokowanie danych następowało przed rozliczeniem transakcji dopiero kiedy jeden użytkownik rozliczył transakcje i zapisał księgowanie inni mogli kontynuować pracę. Dlatego w aktualnej wersji zmieniono sposób blokowania danych. Podczas księgowania blokada następuje już po rozliczeniu transakcji. Przy takim podejściu do problemu konflikt będzie następował tylko w przypadku, kiedy dwóch użytkowników będzie jednocześnie księgowało z użyciem konta tego samego kontrahenta. Wówczas program będzie zachowywał się tak jak do tej pory. Pozwoli zapisać dane dopiero kiedy jeden z użytkowników zakończy całą operację włącznie z rozliczeniem transakcji. 12. Przewalutowanie - zmiana sposobu księgowania różnic kursowych. Do tej wersji księgowanie przewalutowania i różnic kursowych odbywało się jednym księgowaniem przy użyciu kont Różne. Poniżej przykład przewalutowania 2000 EUR. Aktualnie księgowania zostały rozdzielone. Oddzielnie zapisywane jest przeksięgowanie z konta walutowego na złotówkowe i różnice kursowe wynikające z tej operacji.
-księgowanie przewalutowania -księgowanie różnic kursowych
13. Rozksięgowanie kwoty w walucie korekta kwot. Załóżmy, że musimy przeksięgować kwotę 21.231,43 EUR z konta walutowego na inne konta. Wykonujemy operację jak na powyższym rysunku. Jak wiemy program zawsze księguje wartości w PLN. Dlatego kwota w walucie musi zostać przeliczona na PLN po określonym przez użytkownika kursie. Po przeliczeniu kwoty w walucie razy kurs mamy 80.615,74 PLN i taką kwotę musimy rozksięgować na poszczególne konta (Różne). Poniższy rysunek pokazuje przykładowe rozbicie kwoty na różne konta.
Podczas rozksięgowywania kwoty użytkownik operuje wartościami w PLN. Program każdą kwotę cząstkową w PLN przelicza ponownie na walutę w jakiej zapisujemy operację i oblicza sumę kwot cząstkowych w walucie. Przy próbie zapisania księgowania następuje porównanie księgowanej kwoty w walucie i obliczonej przez program sumy kwot cząstkowych w walucie. W wyniku zaokrągleń występujących podczas przeliczania wartości z PLN na walutę może wystąpić niewielka różnica między tymi wartościami. W omawianym przykładzie występuje różnica 0,01 EUR dlatego podczas próby zapisania takiego księgowania pojawi się dodatkowa formatka wymuszająca korektę kwot cząstkowych w walucie. W tym konkretnym przypadku jedną z pokazanych w tabelce kwot musimy zwiększyć o 0,01 EUR. Dopiero wtedy program powoli zapisać księgowanie. Taka korekta jest niezbędna aby księgowanie bilansowało się zarówno w PLN jak i w EUR. Aby zwiększyć (lub zmniejszyć) wartość wybranej kwoty ustawiamy się na określonej pozycji i używamy przycisków do zwiększenia lub zmniejszenia wartości pozycji. Dodatkowe okienko do korekty kwot w walucie pojawi się tylko w przypadku kiedy program wykryje niezgodność między księgowaną kwotą w walucie a sumą częściowych kwot w PLN przeliczonych na walutę.
14. Automatyczne księgowanie ze źródeł zewnętrznych. Funkcja automatycznego księgowania danych ma wieloraką funkcjonalność. Może służyć do: -księgowania danych z innych systemów, programów, -przenoszenia danych księgowych między podatnikami programu VinCent Office, -automatycznego księgowania dokumentów PK (dokumenty wcześniej zdefiniowane w programie i okresowo księgowane). Poniżej opiszemy krótko każdą z powyższych funkcji. a)księgowanie z innych programów Funkcja ta umożliwia zaksięgowanie danych z dowolnego programu który ma możliwość wygenerowania pliku tekstowego w określonym formacie. Każdy z takich plików zostaje wczytany do programu, każda z pozycji zostanie zweryfikowana pod względem poprawności i jeżeli jest poprawna zostanie zaksięgowana. W polu Ścieżka do pliku z danymi podajemy lokalizację pliku z którego chcemy zaczytać dane. Następnie używamy przycisku zaznaczonego czerwoną ramką w celu wczytania danych zawartych w pliku. Dane zostaną pokazane w formie tabeli, kolory pozycji są czerwone ponieważ dane nie zostały jeszcze zweryfikowane.
Każda operacja jest opisana w zakładce statystyki. Np. poniższy rysunek ilustruje stan tego pola po przeprowadzonej weryfikacji danych. W drugiej pozycji program wyrył niezgodność danych Każda poprawnie zweryfikowana pozycja zmienia kolor na zielony i te pozycje mogą zostać zaksięgowane. Pozostałe pozycje mogą być poprawiane w zakładkach Edycja nagłówka dokumentu i Edycja pozycji dokumentu a następnie poddane ponownej weryfikacji i w przypadku poprawnego jej przebiegu zaksięgowane. Zaksięgowane pozycje zmieniają kolor na niebieski. Opis przycisków 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1-wczytanie danych z pliku tekstowego podanego w polu Ścieżka do pliku z danymi, 2-wczytanie danych ze zdefiniowanego wcześniej dokumentu PK, 3-weryfikacja pojedynczej pozycji, 4-weryfikacja wszystkich pozycji, 5-usunięcie z listy bieżącej pozycji, 6-usunięcie z listy wszystkich pozycji (czyszczenie listy), 7-usunięcie z listy pozycji zaksięgowanych,
8-usunięcie z listy pozycji niezweryfikowanych, 9-zaksięgowanie pozycji 10-kartoteka klientów, 11-kartoteka dostawców, 12-kartoteka pracowników, 13-kartoteka kont rzeczowych, 14-wyjście. Opis opcji -Generowanie zapłat do faktur gotówkowych Włączenie opcji spowoduje automatyczne wygenerowanie pozycji z zapłatami podczas wczytywania danych do tabeli. Aby było to możliwe pozycje faktur w pliku txt muszą mieć ustawiony odpowiedni znacznik, żeby były traktowane przez program jako faktury gotówkowe. -Sprawdzenie zgodności daty dokumentu z okresem księgowym Dodatkowa weryfikacja daty dokumentu pozwalająca wykluczyć księgowanie dokumentów w innym okresie niż wynikający z daty ich powstania. -Łączenie transakcji o takich samych numerach dowodów W przypadku księgowania w późniejszym okresie zapłat do faktur jeżeli numer dowodu zapłaty będzie zgodny z numerem dowodu faktury program połączy i rozliczy transakcje. -Zakładanie kartotek kontrahentów o brakujących numerach NIP Program będzie automatycznie zakładał kartoteki kontrahentów jeżeli nie znajdzie w bazie danych kartoteki o identycznym numerze NIP jak ten odczytany z pliku tekstowego. -Nie sprawdzaj poprawności VAT Program nie będzie sprawdzał czy kwota vat dla pozycji jest poprawnie wyliczona -Nie sprawdzaj numeru NIP Program nie sprawdza numeru NIP tylko opiera się na numerze kontrahenta. b)przenoszenie danych księgowych między podatnikami
Przenoszenie danych między podatnikami programu VinCent Office rozpoczynamy od eksportu danych do pliku txt. W tym celu musimy podać lokalizację pliku docelowego w polu Ścieżka do pliku zadanymi, zakres dat jaki mają obejmować dane oraz rodzaj księgowań (Zakup,Sprzedaż lub Wszystkie). Następnie powstały plik zaczytujemy do opcji Automatyczne księgowanie z pliku zewnętrznego i postępujemy jak opisano w punkcie a. c)automatyczne księgowania dokumentów PK Opcja pozwala na zdefiniowanie i zapamiętanie listy zapisów z określeniem kont oraz kwot. Lista ta może być cyklicznie księgowana. Definiujemy dokument PK z dowolną ilością pozycji. Dla każdej pozycji konieczne jest określenie numeru dowodu,konta Wn, konta Ma, kwoty, waluty i ewentualnie kursu waluty.
Tak zdefiniowany dokument możemy wczytać do opcji Automatycznego księgowania z pliku zewnętrznego. A następnie postępować tak jak w przypadku opisanym w punkcie a.
Moduł GM 1. Wydruk analizy zaksięgowanego kosztu własnego sprzedaży. Opcja ma na celu ułatwienia sprawdzenia