Wacław Bortnik Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii

WOJEWODA OPOLSKI NK.IV.1611.2.2016.AW Opole, dnia 6 czerwca 2016 r. Pan Wacław Bortnik Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii ul. Wrocławska 170 45-836 Opole WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno-prawne dotyczące kontroli 1) Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Wojewódzki Inspektorat Weterynarii w Opolu (WIW), ul. Wrocławska 170, 45-836 Opole. 2) Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 51 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1. 3) Zakres kontroli: a) Przedmiot kontroli: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. b) Okres objęty kontrolą: 1 stycznia 2014 r. 31 marca 2016 r. 4) Rodzaj kontroli: problemowa. 5) Tryb kontroli: zwykły. 6) Termin kontroli: 4 20 maja 2016 r. 7) Skład zespołu kontrolnego: Aneta Wencel inspektor w Oddziale Kontroli i Skarg w Wydziale Nadzoru i Kontroli Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. 8) Kierownik jednostki kontrolowanej: Wacław Bortnik Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii powołany na stanowisko z dniem 23 lutego 2016 r.; Bogusław Krasowski Opolski Wojewódzki Lekarz Weterynarii powołany na stanowisko z dniem 1 lutego 2013 r. 9) Pracownik odpowiedzialny za prawidłową organizację naborów do służby cywilnej: Aleksandra Toposzkiewicz starszy specjalista obowiązki pełni od dnia 1 października 2010 r. 2 Osobą nadzorującą jest Pani Joanna Pioterkiewicz główny księgowy obowiązki pełni od dnia 11 maja 2015 r. 3 1 j.t. Dz. U. z 2015 r. poz. 525 ze zm. 2 Koordynator Działu administracyjnego i spraw pracowniczych w Zespole ds. finansowo księgowych i administracji. Zakres czynności z dnia 1 października 2010 r. i 14 maja 2015 r. W systemie EZD Dowody, s. 5-9. 3 Kierownik Zespołu ds. finansowo księgowych i administracji. Zakres czynności z dnia 11 maja 2015 r. W systemie EZD Dowody, s. 10-12. Strona 1 z 5

II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta: Przeprowadzanie naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 marca 2016 r. w WIW, pod kątem formalno-prawnym, ocenia się pozytywnie z uchybieniami. USTALENIA Z KONTROLI Analizie poddano 14 przeprowadzonych naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej w okresie objętym kontrolą, a mianowicie nabór nr 4 : 1) 156883 na stanowisko inspektora weterynaryjnego ds. bezpieczeństwa żywności, pasz oraz ubocznych produktów zwierzęcych; 2) 158888 na stanowisko Powiatowego Lekarza Weterynarii w Strzelcach Opolskich; 3) 159115 na stanowisko Specjalisty ds. BHP i P. Poż. 4) 159282 na stanowisko Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii w Strzelcach Opolskich; 5) 163754 na stanowisko inspektora weterynaryjnego ds. bezpieczeństwa żywności, pasz oraz ubocznych produktów zwierzęcych; 6) 164638 na stanowisko inspektora weterynaryjnego ds. nadzoru farmaceutycznego; 7) 164672 na stanowisko Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii w Nysie; 8) 168977 na stanowisko Powiatowego Lekarza Weterynarii w Kędzierzynie-Koźlu; 9) 170233 na stanowisko inspektora weterynaryjnego ds. bezpieczeństwa żywności; 10) 170235 na stanowisko starszego inspektora weterynaryjnego ds. bezpieczeństwa żywności; 11) 178403 na stanowisko Powiatowego Lekarza Weterynarii w Opolu; 12) 178642 na stanowisko asystenta w Pracowni Higieny Środków Spożywczych w ZHW; 13) 178794 na stanowisko inspektora weterynaryjnego ds. zdrowia i ochrony zwierząt; 14) 179089 na stanowisko Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii w Opolu. W wyniku przeprowadzonej kontroli i analizy materiału dowodowego, stwierdzono następujący stan faktyczny: 1) Wszystkie ogłoszenia o naborze zostały umieszczone zgodnie z art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej 5 (dalej: u.s.c.) w: BIP KPRM, BIP WIW, oraz miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WIW 6. 2) Ogłoszenia o naborze zawierały informacje określone w art. 28 ust. 2 u.s.c., w szczególności: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; wymagania związane ze stanowiskiem pracy ( ), ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe; zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy; informację o warunkach pracy na danym stanowisku pracy; informację, czy w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%; wskazanie wymaganych dokumentów; termin i miejsce składania dokumentów. Niemniej jednak, w dokumentacji wszystkich 7 kontrolowanych naborów stwierdzono liczne rozbieżności, w określaniu wymagań związanych ze stanowiskiem pracy, po porównaniu w tym zakresie zapisów występujących w ogłoszeniach o naborze, z opisami stanowisk pracy. 4 Wg numerów ogłoszeń nadanych przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów (dalej: KPRM). Dostęp: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new_wyniki_szukaj. 5 Dz. U. z Nr 227, poz. 1505 ze zm. 6 Na podstawie oświadczenia Pani Aleksandry Toposzkiewicz. W systemie EZD Dowody, s. 53. 7 Nie dot. naboru nr: 159282; 164672; 179089 tj. na stanowisko Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii z uwagi na brak opisów stanowisk pracy w siedzibie WIW. Zgodnie z oświadczeniem Pani Aleksandry Toposzkiewicz Opisy stanowisk pracy Zastępców Powiatowych Lekarzy Weterynarii znajdują się w poszczególnych Powiatowych Inspektoratach Weterynarii na Opolszczyźnie. W razie konieczność wszczęcia procesu naboru na stanowisko Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii, Powiatowy Lekarz Weterynarii występuje z wnioskiem do Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii, do którego to wniosku dołącza wzór ogłoszenia zgodnie z opisem stanowiska pracy Zastępcy Powiatowego Lekarza Weterynarii w konkretnym powiecie. W systemie EZD Dowody, s. 54. Strona 2 z 5

Przykładowe stwierdzone rozbieżności: a) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 164638 jako wymagania niezbędne wskazano m.in.: poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli niejawne, doświadczenie zawodowe powyżej 3 lat. W ogłoszeniu do ww. naboru wymagania te nie zostały uwzględnione. 8 b) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 170235 jako wymagania niezbędne wskazano m.in.: doświadczenie zawodowe powyżej 3 lat w administracji weterynaryjnej, znajomość ustaw o: służbie cywilnej, Inspekcji Weterynaryjnej, KPA. W ogłoszeniu do ww. naboru jako wymaganie niezbędne wskazano m.in.: 2 lata doświadczenia zawodowego w Inspekcji Weterynaryjnej. Natomiast znajomość ustawy o: służbie cywilnej, Inspekcji Weterynaryjnej, KPA wskazano jako wymaganie dodatkowe. 9 c) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 178642 jako wymagania niezbędne wskazano: wykształcenie wyższe profilowane, przeszkolenie z podstawowych zasad pracy w laboratorium i z zakresu metodyk badawczych i obsługi wyposażenia pomiarowego, umiejętność pracy w zespole, umiejętność działania w sytuacjach nieprzewidywalnych, stresowych, znajomość obsługi komputera. W ogłoszeniu do ww. naboru jako wymagania niezbędne wskazano natomiast: wykształcenie wyższe weterynaryjne, biologiczne, biotechnologiczne lub pokrewne, prawo wykonywania zawodu lekarza weterynarii (w przypadku lekarza weterynarii), dobra znajomość obsługi komputera, znajomość zasad działania systemu zarządzania laboratorium mikrobiologicznym, znajomość języka angielskiego. 10 d) W opisie stanowiska pracy do naboru nr 156883 jako wymagania niezbędne wskazano m.in.: poświadczenie o dostępnie do informacji niejawnych, doświadczenia zawodowe 1-3 lata pracy w Inspekcji Weterynaryjnej. W ogłoszeniu do ww. naboru wymagania te nie zostały uwzględnione. 11 Stosownie do treści art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c., ogłoszenie o naborze powinno zawierać wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. Przed ogłoszeniem naboru, powinno się zweryfikować opis stanowiska pracy i w razie konieczności dokonać jego aktualizacji. 3) Termin do składania dokumentów, określony w ogłoszeniach o naborze, był zgodny z postanowieniami art. 28 ust. 3 u.s.c., tj. nie krótszy niż 10 dni ( ), od dnia opublikowania ogłoszenia w BIP KPRM. 4) Oferty kandydatów niezatrudnionych podlegały komisyjnemu zniszczeniu. Z czynności tej sporządzono protokoły. Podkreślić należy, że postępowanie takie, z uwagi na ochronę danych osobowych, jest zgodne ze stanowiskiem prezentowanym w tej sprawie przez Departament Służby Cywilnej KPRM 12. Z uwagi na powyższe, kontrolujący nie mógł obiektywnie tj. na podstawie materiału źródłowego stwierdzić, czy wszystkie dopuszczone oferty wpłynęły (ewentualnie czy zostały nadane) w terminie określonym w ogłoszeniu oraz czy zostały przez kandydatów spełnione wymogi formalne. 5) Nie stwierdzono konieczności zastosowania dyspozycji art. 29a ust. 2 u.s.c., dotyczącej pierwszeństwa w zatrudnieniu przysługującego osobie niepełnosprawnej. 6) Z każdego przeprowadzonego naboru sporządzono protokół zgodnie z art. 30 ust. 1 u.s.c. Stosownie do treści art. 30 ust. 2 u.s.c. protokół zawiera: określenie stanowiska pracy, na które był przeprowadzany nabór, liczbę kandydatów oraz imiona, nazwiska i miejsca zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów ( ); liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert niespełniających wymogów formalnych; informację o zastosowanych metodach i technikach naboru; uzasadnienie dokonanego wyboru; skład komisji przeprowadzającej nabór. 8 W systemie EZD Dowody, s. 69-71 i 140-141. 9 W systemie EZD Dowody, s. 58-60 i 111. 10 W systemie EZD Dowody, s. 72-74 i 97-98. 11 W systemie EZD Dowody, s. 66-68 i 184-185. 12 Patrz np.: Odpowiedź Szefa Służby Cywilnej - z upoważnienia Prezesa Rady Ministrów - na interpelację nr 20976; Dostęp: http://www.sejm.gov.pl/sejm7.nsf/interpelacjatresc.xsp?key=6d8b4f0e [dostęp z dnia: 17.05.2016 r.]. Strona 3 z 5

W wyniku przeprowadzonej analizy pod kątem poprawności sporządzania protokołu z naboru w tym stosowania powyższego przepisu stwierdzono następujące uchybienia: a) Brak precyzyjnej informacji nt. liczby nadesłanych ofert niespełniających wymogów formalnych. Przykładowy zapis z protokołu: W przewidywanym terminie wpłynęła 1 odpowiedź na powyższe ogłoszenie, która spełniała wszystkie wymogi formalne. 13 b) Brak przejrzystych i szczegółowych informacji o metodach i technikach naboru. Z analizy protokołów wynika, że podczas naborów dokonywano weryfikacji ofert pracy, przeprowadzano testy wiedzy 14 oraz rozmowy kwalifikacyjne, po których komisja uznawała danego kandydata za najlepszego do zatrudnienia. Uszczegółowienie i przedstawienie wyników zastosowanych metod (technik) naboru, w protokole, poprzez np. określenie liczby przyznawanych punktów uzyskanych z testu wiedzy oraz za udzielenie odpowiedzi na pytania zadawane przez komisję (podczas rozmowy kwalifikacyjnej), wpłynęłoby niewątpliwie pozytywnie na obiektywizację realizowanych naborów, a tym samym na ich przejrzystość. 15 c) Niewystarczające uzasadnienia dokonanych wyborów. Nieprawidłowość ta jest konsekwencją wyżej zaznaczonego braku przejrzystych i szczegółowych informacji o metodach (technikach) naboru. W tym kontekście, niewystarczające jest stwierdzenie, że wybranego kandydata uznano za najlepszego do zatrudnienia na danym stanowisku, ponieważ spełnił określone wymagania. Z uzasadnienia dokonanego wyboru powinno jasno wynikać, dlaczego komisja uznała wybranego kandydata za lepszego od pozostałych kandydatów spełniających wymagania niezbędne. 7) Zgodnie z art. 31 ust. 1 u.s.c. informacje o wyniku naboru były umieszczane, niezwłocznie po przeprowadzonym naborze w: BIP KPRM, BIP WIW, oraz miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie WIW 16. 8) Informacje o wyniku naboru zawierały elementy wymienione w art. 31 ust. 2 u.s.c., tj.: nazwę i adres urzędu; określenie stanowiska pracy; imię i nazwisko wybranego kandydata oraz jego miejsce zamieszkania w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego. 9) W WIW obowiązuje zarządzenie nr D.110.48.2012 Opolskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie procedury naboru na wolne stanowiska w służbie cywilnej w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu 17, które określa wewnętrzne procedury naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy. Po analizie ww. zarządzenia oraz dokumentów sporządzanych w czasie rekrutacji, kontrolujący stwierdził, że nie wszystkie przepisy ww. zarządzenia są bezwzględnie stosowane w trakcie prowadzenia naboru. Zastrzeżenie m.in. budzi zapis 2 pkt 2, zgodnie z którym Etap II procedury może stanowić test wiedzy wyboru czas trwania 40 minut składający się z 20 pytań ( ), maksymalna liczba punktów do uzyskania 60 pkt. W przypadku wszystkich naborów w trakcie których został przeprowadzony test wiedzy, zastosowano zestaw testowy składający się z mniejszej liczby pytań oraz odpowiednio niższą skalą punktową. 18 13 Dot. naboru nr: 179089, 178794, 178403, 170235, 170233, 168977, 164672, 164638, 159282, 158888, 156883. W systemie EZD Dowody, s. 78, 86, 101, 109, 115, 121, 128, 136, 156, 174,180. 14 Test wiedzy został przeprowadzony w przypadku naboru nr: 178794, 170235, 170233, 168977. 15 Dot. naboru nr: 178642, 164672, 164638, 163754, 159282, 159115, 158888, 156883. W systemie EZD Dowody, s. 93, 128, 136, 146, 156, 164, 174, 181. 16 Na podstawie oświadczenia Pani Aleksandry Toposzkiewicz. W systemie EZD Dowody, s. 53. 17 W systemie EZD Skan-2016-04-19-120607.pdf (w:) Odp. WIW dot. analizy przedkontrolnej (epuap). 18 Dot. naboru nr: 178794, 170235, 170233, 168977. Strona 4 z 5

III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: Podsumowując, w wyniku przeprowadzonej kontroli problemowej w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii w Opolu, stwierdzono nieprawidłowości związane z procedurą sporządzania ogłoszeń o naborze. We wszystkich skontrolowanych sprawach, zapisy w ogłoszeniu o naborze (dot. wymagań niezbędnych i dodatkowych) różniły się od zapisów zawartych w opisach stanowisk pracy. Stwierdzono również uchybienia w zakresie sporządzania dokumentacji z naborów. Poddane analizie protokoły, nie zawierały precyzyjnej informacji odnośnie liczby nadesłanych ofert niespełniających wymogów formalnych oraz pełnego opisu wszystkich czynności i zdarzeń mających wpływ na przebieg naboru oraz jego wynik. Według kontrolującego, przyczyną ujawnionych uchybień jest niewystarczający nadzór kierownika jednostki kontrolowanej nad procesem związanym z organizacją naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej. Skutkiem stwierdzonych uchybień jest występowanie w kontrolowanym obszarze rozbieżność o charakterze formalnym, pomiędzy przepisami prawa, a stanem faktycznym. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod poz. nr 2/2016. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia lub o niezgłoszeniu zastrzeżeń: Kierownik jednostki kontrolowanej, nie zgłosił zastrzeżeń do projektu wystąpienia pokontrolnego. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: Mając na uwadze ustalenia kontroli, zalecam: 1) Określać w ogłoszeniu o naborze w myśl art. 28 ust. 2 pkt 3 u.s.c. wymagania związane ze stanowiskiem pracy (niezbędne i dodatkowe), zgodnie z opisem danego stanowiska. 2) Sporządzać protokół z przeprowadzonego naboru zgodnie z art. 30 ust. 1-2 u.s.c., ze szczególnym zwróceniem uwagi na konieczność: podawania dokładnej informacji nt. liczby nadesłanych ofert niespełniających wymogów formalnych, zamieszczania przejrzystych i szczegółowych informacji o zastosowanych metodach i technikach naboru, wyczerpującego i jasnego uzasadnienia dokonanego wyboru. 3) Dokonać aktualizacji wewnętrznych procedur naboru do służby cywilnej w WIW, zgodne ze Standardami zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej (rozdział III ust. 1 pkt 1-12, z uwzględnieniem ust. 2 i 3), stanowiącymi załącznik do zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. VII. Ocena wskazująca na niezasadność zajmowania stanowiska lub pełnienia funkcji przez osobę odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości: nie dotyczy. VIII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystaniu wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania, o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. IX. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Opolskiego Izabela Bryja Zastępca Dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli Strona 5 z 5