1 Wstęp BKFCMS - instrukcja obsługi W celu pełnego zrozumienia zasad działania panelu administracyjnego systemu CMS, zalecane jest aby w niniejszym podręczniku wszystkie punkty przeczytać w nadanej im kolejności. W sytuacji kiedy dana funkcjonalność pojawia się w kilku modułach, opisywana jest ona tylko podczas pierwszego jej wystąpienia i w dalszych punktach opis jej jest omijany lub zaznaczany jako analogiczny do wcześniejszego. Podczas czytania poniższej instrukcji należy mieć włączony komputer i otwartą przeglądarkę internetową. Jednoczesne czytanie instrukcji oraz praca w systemie CMS pozwoli na lepsze zrozumienie działania systemu. 2 Operacje systemowe 2.1 Logowanie do systemu W celu zalogowania do panelu administracyjnego należy podać login oraz hasło administratora. Dane te otrzymać można od opiekuna technicznego strony internetowej. 2.2 Zarządzanie swoim hasłem administratora W celu zmiany swojego domyślnego, podanego przez opiekuna technicznego, hasła administratora na inne, należy kliknąć na link Zmień swoje hasło widoczny po zalogowaniu, po lewej stronie, w dolnej sekcji menu administratora. 2.3 Zakończenie pracy z panelem; wylogowanie Każdorazowo, w celu zakończenia pracy z panelem administracyjnym należy kliknąć na link Zakończ pracę widoczny na samym dole menu administratora. Następnie, w oknie pop-up należy potwierdzić swoją decyzję. Kończenie pracy poprzez zamknięcie okna przeglądarki bez wylogowania może utrudniać pracę z panelem innym administratorom. Zawsze po zakończeniu pracy należy się wylogować. 3 Zarządzanie treścią Dostęp do poszczególnych modułów i tym samym obecność w menu administratora poszczególnych linków może różnić się w zależności od przyznanych praw dostępu. 3.1 Pierwsza i najważniejsza zasada edycji treści we wszystkich modułach Najpierw ustalamy zawartość (czyli np.: treść aktualności), a dopiero później jej formatowanie (czyli np.: pogrubienie, nagłówki, wypunktowanie, itp.). Taka kolejność działania zapewni nie tylko najsprawniejszą pracę z edytorem wizualnym, ale ustrzeże również przed błędami semantycznymi języka HTML (którego elementy np.: podczas BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 1 z 8
pogrubiania części tekstu wstawiane są przez edytor wizualny). Poważniejsze błędy składni języka HTML mogą nie tylko utrudnić użytkownikom odbiór treści strony, ale też zupełnie go uniemożliwić. W celu bezpiecznej edycji treści zalecana jest podstawowa znajomość języka HTML oraz korzystanie z przycisku Źródło dokumentu widocznego w górnym lewym rogu edytora wizualnego. W myśl powyższej zasady edycję treści podzielić można na trzy etapy: 1. W pierwszym etapie umieszczamy w edytorze tekst. Możemy zrobić to wklejając go w miejscu kursora przyciskając kombinację klawiszy Ctrl+v, klikając przycisk Wklej jako czysty tekst lub wpisując ręcznie. Na tym etapie stosować powinno stosować się tylko pojedyncze naciśnięcia klawisza ENTER w celu przejścia do nowej linii tekstu. W module szablonów, w polu edytora wizualnego nie wolno używać nawiasów klamrowych, czyli znaków: { oraz }. 2. W drugim etapie formatowaniu zaznaczając myszką fragment tekstu można go pogrubić, umieszczając kursor w linii bez jej zaznaczania i korzystając z menu rozwijanego Styl zmienić ją na nagłówek, lub zaznaczając kilka pojedynczych linii koło siebie, stworzyć z nich listę wypunktowaną. 3. W końcowym etapie należy kliknąć na Pokaż bloki i usunąć klawiszami Delete oraz Backspace ewentualne puste bloki nagłówków. Szczegółowe funkcje edytora wizualnego zostały opisane w punkcie 7. 3.2 Aktualności 3.2.1 Przeglądanie listy aktualności W celu zobaczenia listy aktualności należy kliknąć na link Aktualności widoczny w górnej sekcji menu administracyjnego. W centralnej części okna, na górze pojawi się lista zakładek reprezentujących poszczególne operacje dostępne w module. Bezpośrednio po kliknięciu na link Aktualności aktywną zakładką jest zakładka Pokaż listę reprezentująca listę aktualności. Pod zakładkami widoczny jest panel sortowania i filtrowania umożliwiający zawężenie listy wpisów widocznych poniżej. Zarówno lista zakładek jak i panel sortowania widoczny jest w każdym module związanym z zarządzaniem treścią. 3.2.2 Dodawanie aktualności W celu dodania nowej aktualności, na liście zakładek widniejącej na górze części centralnej okna należy wybrać zakładkę Dodaj. Po kliknięciu, pod listą zakładek pokaże się formularz dodawania aktualności. Pola oznaczone gwiazdką (*) są wymagane. Zasada gwiazdki (*) obowiązuje w całym panelu administracyjnym. BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 2 z 8
Pole Tytuł, czyli nazwa danej aktualności, stanowi automatycznie jej nagłówek i tworzy adres widoczny w oknie przeglądarki (URL). W związku z tym, że tytuł jest jednocześnie adresem, dwie aktualności nie mogą mieć takiego samego tytułu. W tym wypadku mowa o aktualnościach, ale zasada ta zasada unikalności adresu URL obowiązuje w całym serwisie, w każdym module z osobna. Nie mogą zatem istnieć dwie aktualności o tym samym tytule, nie też mogą istnieć dwie podstrony o tym samym tytule. Mogą natomiast mieć ten sam tytuł jedna aktualność i jedna podstrona. Obok pola Tytuł widoczny jest przycisk Zobacz. Po kliknięciu na nim ukażą się dodatkowe pola, Słowa kluczowe oraz Opis, których wypełnienie nie jest konieczne do poprawnego dodania aktualności. Jednakże poprawne wypełnienie tych pól, czyli wpisanie słów kluczowych oddzielonych przecinkami, oraz jedno-dwu zdaniowego opisu streszczającego treść, znaczenie podniesie wartość merytoryczną strony danej aktualności i z czasem ułatwi jej znalezienie na dane słowa kluczowe w wyszukiwarce Google. Pole wyboru o nazwie Publikuj służy do określenia, czy dany wpis ma być widoczny dla użytkowników, czy też sprawić, że będzie on widoczny tylko w panelu administracyjnym, umożliwiając jego edycję i publikację dla użytkowników w późniejszym terminie. W największym polu formularza, podpisanym Treść wpisujemy treść danej aktualności. Widoczny edytor wizualny obsługuje się podobnie, jak typowy edytor tekstów (np.: MS Word, czy OpenOffice Writer). Umożliwia on podstawową edycję oraz formatowanie tekstu w postaci wizualnej. Szczegółowe zasady edycji tekstu oraz funkcje edytora wizualnego zostały opisane w punktach 3.1 oraz 7. Ważną jego częścią jest, widoczny po prawej stronie, szary przycisk Wstaw separator nagłówka widoczny nad głównym oknem edytora wizualnego. Po kliknięciu na nim, w edytorze, w miejscu kursora pojawi się specjalny ciąg znaków rozpoznawany przez system, który oddziela nagłówek ( zajawkę widoczną na stronie głównej) aktualności od jej dalszej treści. Za pomocą menu rozwijanego Wstaw link do strony w systemie, w treści strony w miejscu kursora umieszczany jest link do modułu istniejącego w ramach systemu, np.: do ekranu zawierającego formularz logowania użytkownika. Widoczna obok opcja bezwzględny sprawia, że linki umieszczane za pomocą menu rozwijanego są linkami bezwzględnymi, czyli oprócz wskazania samego zasobu (np.: panel logowania) zawierają też nazwę domeny na której działa system. Opcja ta powinna być zaznaczona tylko i wyłącznie podczas edycji treści szablonów, których treść odczytywana będzie przez użytkowników poza stroną internetową, czyli np.: w szablonach e-maili. Po ustaleniu tytułu oraz treści, kliknięcie przycisku Zapisz zachowuje nową aktualność. System przechodzi do dodawania kolejnego wpisu. Powrót do listy aktualności i opuszczenie formularza dodawania możliwe jest poprzez kliknięcie przycisku Anuluj. Kliknięcie przycisku Anuluj bez zapisania treści trwale kasuje edytowaną treść. 3.2.3 Edycja treści aktualności Dostęp do formularza edycji treści możliwy jest poprzez kliknięcie przycisku Zmień widocznego, w kolumnie Operacje, po prawej stronie listy aktualności. Postać i funkcjonalność formularza edycji są takie same, jak w formularzu dodawania aktualności. Po poprawieniu tytułu lub treści, kliknięcie przycisku Zapisz zachowuje zmiany i system powraca do procesu edycji danego wpisu. Powrót do listy aktualności i opuszczenie formularza edycji możliwe jest poprzez kliknięcie na przycisk Anuluj. BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 3 z 8
3.2.4 Usuwanie aktualności Trwałe usunięcie aktualności następuje po wybraniu na liście aktualności operacji Usuń i po potwierdzeniu swojej decyzji w oknie pop-up. W celu tymczasowego ukrycia aktualności przed użytkownikami, należy w trybie edycji zmienić wartość pola Publikuj z tak na nie i zapisać zmiany. 3.3 Media o nas Działanie modułu Media o nas jest identyczne jak działanie modułu Aktualności (pkt. 3.2). 3.4 Newsletter 3.4.1 Przeglądanie listy newsletterów Widok listy newsletterów jest analogiczny do list widocznych w poprzednich modułach. W ostatniej kolumnie, przy każdym wpisie dostępne są jednak nowe, specyficzne dla tego modułu operacje. Operacja Testuj otwiera panel umożliwiający podanie maksymalnie trzech adresów e-mail, na które dany newsletter, przed docelowym przekazaniem do wysyłki, zostanie testowo przesłany w celu weryfikacji jego poprawności. Operacja Przekaż do wysyłki przenosi dany newsletter do puli listów do wysłania. Na czas wysyłki newslettera jego edycja zostaje zablokowana, możliwe jest tylko jego usunięcie i jednoczesne przerwanie jego wysyłki. 3.4.2 Dodawanie newslettera Ustalanie treści newslettera jest bardzo zbliżone do edycji aktualności. Podczas pracy z edytorem wizualnym newslettera należy pamiętać, aby wstawiane linki były linkami bezwzględnymi. Pole Odbiorcy służy do wybrania docelowej grupy projektowej, której członkowie mają być odbiorcami danego newslettera. Zawartość tej listy dla każdego administratora grupy jest inna, zależnie od przyznanych mu praw dostępu i opieki nad grupami. Po wybraniu odpowiedniej wartości z tego pola, system przeładowuje formularz; przy niewypełnionych polach pojawią się automatycznie komunikaty o błędach to normalne działanie tego modułu. Pole Temat newslettera definiuje temat e-maila wysyłanego do użytkowników. Z kolejnego pola wybrać należy szablon, czyli schemat graficzny, w który ubrana ma zostać wpisywana niżej treść. Pod treścią znajdują się pola wyboru wydarzeń z kalendarium oraz wpisów z aktualności, do których linki mają znaleźć się automatycznie w newsletterze. Zaznaczenie i odznaczenie kliku wartości z tych pól następuje po przyciśnięciu na klawiaturze klawisza Ctrl i kliknięciu myszą. 3.4.3 Edycja newslettera Formularz edycji newslettera jest analogiczny do formularza dodawania. 3.4.4 Usuwanie newslettera Usunięcie newslettera z listy trwale kasuje wszystkie informacje z nim związane. Należy pamiętać, że wysłane newslettery są również dostępne w postaci archiwum newsletterów z poziomu panelu BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 4 z 8
użytkownika. W celu umożliwienia użytkownikom późniejszego dostępu, wysłane newslettery należy zachować. 3.5 Kalendarium Moduł kalendarium to jeden z modułów, którego treść oprócz administratorów mogą dodawać (proponować do moderacji) również użytkownicy. 3.5.1 Przeglądanie listy wydarzeń w kalendarium Lista wydarzeń jest bardzo podobna do listy aktualności. Rożni się jedynie kilkoma kolumnami, z których najważniejszą jest kolumna Zgłoszone przez. Jeśli w danym wydarzeniu w tej kolumnie widnieje imię i nazwisko osoby, oznacza to, że dane wydarzenie zostało zaproponowane przez jednego z użytkowników systemu. 3.5.2 Zatwierdzanie wydarzenia zgłoszonego przez użytkownika Aby zatwierdzić wydarzenie zgłoszone przez użytkownika należy skorzystać z opcji Zmień. W centralnej części okna pojawi się typowy formularz edycji. Po moderacji i naniesieniu poprawek, widoczną pod datą zatwierdzenia opcję Publikuj należy ustawić na Tak i zapisać treść. 3.5.3 Usuwanie wydarzenia zgłoszonego przez użytkownika Jeśli w trakcie moderacji wydarzenia okaże się, że wydarzenie nie nadaje się do publikacji, w formularzu edycji należy skorzystać z przycisku Anuluj, a następnie na liście wszystkich wydarzeń, skorzystać z opcji Usuń. 3.6 Strony statyczne i szablony W przeciwieństwie do wpisów w dziale Aktualności lub Media o nas, treść w modułach Strony statyczne oraz Szablony zmieniana będzie relatywnie rzadko. Widok list obu modułów jest identyczny i analogiczny do listy w module Aktualności. Jedyną różnicą na liście jest, widoczna w module Szablony, kolumna Typ określająca rodzaj zawieranej w szablonie treści.: email, podstrona, newsletter. 3.6.1 Zarządzanie treścią stron statycznych i szablonów Dodawanie i edycja treści w obu modułach jest taka sama. Jednakże w module Szablony podczas umieszczania linków w treści należy korzystać z opcji bezwzględny. Opcja ta sprawia, że linki umieszczane za pomocą menu rozwijanego są linkami bezwzględnymi, czyli oprócz wskazania samego zasobu (np.: panel logowania) zawierają też nazwę domeny na której działa system. Opcja ta powinna być zaznaczona tylko i wyłącznie podczas edycji treści szablonów, których treść odczytywana będzie przez użytkowników poza stroną internetową, czyli np.: w szablonach e-maili. 4 Zarządzanie galerią zdjęć Moduł galerii zdjęć posiada podział na podkategorie. Dlatego, w centralnej części okna oprócz widzianych już wcześniej zakładek Pokaż listę oraz Dodaj widoczna jest też zakładka Pokaż listę galerii. Działanie, wygląd oraz funkcjonalność każdej z list są takie, jak listy aktualności. BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 5 z 8
4.1 Dodawanie zdjęć Formularz dodawania zdjęcia jest bardzo podobny do formularza dodawania aktualności. Jedyną różnicą jest zastąpienie pola Treść polem Plik zdjęcia służącym do wybrania pliku.jpg ze zdjęciem, które ma zostać dodane na serwer. Po kliknięciu przycisku Zapisz następuje upload pliku zdjęcia na serwer. W zależności od szybkości posiadanego łącza internetowego oraz wielkości pliku proces ten może zająć od kilku do kilkudziesięciu sekund. Podczas dodawania zdjęcia należy zwracać uwagę, aby uploadowane pliki miały wielkość mniejszą niż dwa megabajty (2 MB). W celu dostosowania wielkości plików w aparacie cyfrowym, należy zmniejszyć jakość wykonywanych zdjęć lub po ich wykonaniu hurtowo zmniejszyć ich rozmiar za pomocą programu takiego jak np.: IrfanView. 4.2 Dodawanie kategorii zdjęć / galerii Po przejściu do listy galerii zdjęć w menu zakładek pojawi się przycisk Dodaj galerię. W formularzu tym podajemy jedynie nazwę galerii i decydujemy czy galeria ma być widoczna dla użytkowników. Obok pola Tytuł widoczny jest przycisk Zobacz. Po kliknięciu na nim ukażą się dodatkowe pola, Słowa kluczowe oraz Opis, których wypełnienie nie jest konieczne. Jednakże poprawne wypełnienie tych pól, czyli wpisanie słów kluczowych oddzielonych przecinkami, oraz jedno-dwu zdaniowego opisu streszczającego zawartość galerii, znaczenie podniesie wartość merytoryczną strony danej galerii i z czasem ułatwi jej znalezienie na dane słowa kluczowe w wyszukiwarce Google. 5 Grupy projektowe W menu zakładek modułu grup projektowych dostępne są trzy listy. Lista grup, lista wydarzeń oraz lista stron informacyjnych. Po przejściu do każdej z list obok jej zakładki pojawi się odpowiednia zakładka umożliwiająca przejście do dodawania nowego wpisu. 5.1 Członkowie grupy projektowej Na liście grup projektowych jedyną nową opcją jest Lista członków. Po kliknięciu wchodzimy do listy członków aktualnie wybranej grupy, do której, podając adres e-mail w odpowiednim formularzu, możemy dodać nowego członka. Podawany adres e-mail musi być adresem z listy aktualnie zarejestrowanych w systemie użytkowników. 5.2 Dodawanie grupy projektowej W swoim wyglądzie, formularz dodawania grupy, nie różni się znacząco od formularzy dostępnych w poprzednio omówionych modułach. Najważniejsze w formularzu pole Domena służy do podania części adresu URL pod jakim dostępna ma być strona grupy projektowej. W polu tym wpisujemy na przykład słowo grupa aby adres URL miał postać http://grupa.polishprofessionals.org.uk. Pole to przyjmuje tylko litery alfabetu łacińskiego oraz znak myślnika. Pole Treść służy do wpisania wiadomości powitalnej dla użytkowników, widocznej na głównej stronie domeny http://grupa.polishprofessionals.org.uk. Pomimo iż jest to pojedyncza strona, należy skorzystać z przycisku Wstaw separator nagłówka i oddzielić tym samym wstęp wiadomości powitalnej od jej reszty. Wstęp zostanie automatycznie umieszczony na stronie BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 6 z 8
prezentującej listę grup projektowych. 5.3 Zarządzanie grupami projektowymi Dodanie grupy projektowej automatycznie tworzy w systemie odpowiadające jej podforum. Usunięcie grupy nie usuwa podforum. Zarządzanie właściwościami podforum możliwe jest tylko dla opiekuna technicznego z poziomu panelu zarządzania całego forum. Moderacja podforum grupy możliwa jest dla administratora danej grup projektowej tylko z poziomu samego podforum. 5.4 Wydarzenia grupy Z poziomu widzenia grupy projektowej Wydarzenia funkcjonują i spełniają identyczną rolę jak Aktualności dla głównej strony portalu. 5.5 Strony informacyjne Z poziomu widzenia grupy projektowej Strony informacyjne funkcjonują i spełniają identyczną rolę jak Strony statyczne dla głównej strony portalu. Zarówno Wydarzenia jak i Strony informacyjne po stronie administracyjnej dostępne są jedynie dla administratora danej grupy projektowej oraz po stronie użytkownika z poziomu domeny danej grupy projektowej. 6 Zarządzanie użytkownikami 6.1 Zarządzanie danymi konta Na liście użytkowników jedną z dostępnych opcji jest Dane konta. Po kliknięciu na nią pojawia się formularz z danymi systemowymi konta użytkownika. Widoczne w nim dwa pola rozwijane Poziom dostępu oraz Status konta służą do zarządzania dostępem do funkcji systemu. Pole Status to pole systemowe. Status Niepotwierdzony informuje o tym, że użytkownik zarejestrował się, ale nie potwierdził swojego adresu e-mail. Status Aktywny informuje o potwierdzeniu adresu e-mail. Status konta można zmienić też ręcznie na Zablokowany w celu uniemożliwienia użytkownikowi zalogowania się i tym samym dostępu do wszystkich funkcji panelu użytkownika. Pole Poziom dostępu informuje o wewnętrznym, organizacyjnym poziomie praw użytkownika. Użytkownik niezweryfikowany oczekuje na zatwierdzenie członkostwa w PPL. Użytkownik zweryfikowany to członek PPL z nieopłaconym abonamentem. Pełen dostęp to opłacony abonament, a odrzucony to użytkownik, który nie przeszedł akceptacji administratora HR. 7 Szczegółowa funkcjonalność edytora wizualnego 7.1 Wstawianie zdjęć w edytowanej treści Wstawianie do edytowanej treści zdjęcia wykonuje się z użyciem panelu udostępnianego w edytorze wizualnym. Do umieszczenia zdjęcia na serwerze nie jest konieczny żaden dodatkowy program. W celu umieszczenia w treści zdjęcia należy ustawić w danym miejscu kursor, a następnie kliknąć BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 7 z 8
w edytorze ikonę Wstaw/Edytuj zdjęcie 1. Po kliknięciu ikony pojawi się panel Właściwości obrazka. W polu Adres URL możemy wpisać adres do zdjęcia znajdującego się na innym serwerze lub skorzystać z przycisku Przeglądaj. Przycisk Przeglądaj otwiera kolejny panel do przeglądania zasobów lokalnych serwera. Z jego poziomu możemy wybrać plik już wcześniej dodany na serwer lub uploadować nowy. Po wybraniu istniejącego na serwerze pliku, panel przeglądania zostaje automatycznie zamknięty, a pole Adres URL w panelu Właściwości obrazka zostaje wypełnione adresem do wybranego przed chwilą pliku. Kliknięcie na przycisk OK zamyka panel Właściwości obrazka. W celu wyrównania wstawionego przed chwilą obrazu do lewej lub prawej krawędzi tekstu, należy zaznaczyć kliknięciem dane zdjęcie i skorzystać z menu rozwijanego Styl. 7.2 Wstawianie linku do pliku W celu wstawiania w edytowanej treści linku do pliku (np.: PDF, DOC) należy kliknąć w edytorze wizualnym ikonę Wstaw/Edytuj hiperłącze. W panelu Hiperłącze należy wpisać ręcznie adres do pliku znajdującego się na zewnętrznym serwerze lub kliknąć przycisk Przeglądaj w celu przeglądania zasobów lokalnych serwera. W nowo otwartym panelu można wybrać istniejący lub uploadować nowy plik, tak jak jest to opisane w punkcie Wstawianie zdjęć w edytowanej treści. Kliknięcie na przycisk OK zamyka panel Hiperłącze. 7.3 Wstawianie adresów e-mail w edytowanej treści W edytowanej treści adresu e-mail nie należy wpisywać w postaci hiperlinku. Adres e-mail należy wpisać jako zwykły tekst. Podczas wyświetlania zawartości po stronie użytkownika, system CMS automatycznie zamieni adres e-mail na bezpieczny link, chroniony przed botami wysyłającymi SPAM. 1 Po przytrzymaniu kursora nad ikonami w edytorze pojawiają się ich opisy. BKFCMS instrukcja, wersja z dnia 4. X. 2009. Przygotowano dla Polish Professionals in London strona 8 z 8