FAQ - PYTANIA i ODPOWIEDZI Erasmus+ Szkolnictwo wyższe Partnerstwa Strategiczne (KA2) aktualizacja: 18/03/2014
Spis treści PYTANIA OGÓLNE... 4 1. Jakie instytucje mogą składać wnioski o dofinansowanie partnerstw strategicznych w sektorze szkolnictwa wyższego?... 4 2. Ile wniosków może złożyć jedna instytucja?... 4 3. Czy czas trwania projektu może mieć długość pośrednią między 24 a 36 miesięcy?... 4 4. Czy w projekcie mogą wziąć udział instytucje z krajów partnerskich?... 4 5. Co to są projekty międzysektorowe?... 4 6. Czy można zaplanować działania upowszechniające, jeśli partnerstwo nie przewiduje rezultatów pracy intelektualnej? Czym są w partnerstwach strategicznych wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej projektu?... 5 7. Do kogo należą prawa autorskie produktów powstałych w wyniku projektu? Czym są otwarte licencje, do których stosowania zachęca się w Programie Erasmus+?... 5 8. Czy w ramach programu Erasmus+ będzie można realizować działania wspierające reformę/modernizację szkolnictwa wyższego w krajach rozwijających się?... 5 PYTANIA DOTYCZĄCE FORMULARZA WNIOSKU... 6 9. Jakie są obowiązujące załączniki do wniosku o partnerstwa strategiczne?... 6 10. Czy będzie opublikowany oficjalny wzór tzw. listu intencyjnego (Letter of Intent)? Czy będzie on obligatoryjny?... 6 11. Czy rejestracja uczelni w systemie URF odbywa się jednorazowo dla całej uczelni, czy poszczególne wydziały uczelni powinny uzyskać odrębne numery PIC?... 6 PYTANIA DOTYCZĄCE BUDŻETU... 7 12. Jaka może być wysokość dofinansowania?... 7 13. Jakie konkretnie wydatki można pokryć z kategorii kosztów Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej (Multiplier events)? Czy dofinansowanie z tej kategorii przekazujemy uczestnikom wydarzeń, czy mamy użyć go do pokrycia kosztów ich udziału (nocleg, wyżywienie), czy możemy sfinansować z tych środków koszt przeprowadzenia wydarzenia, np. zatrudnienie trenera?... 7 14. Pytanie dotyczy kategorii budżetowej: Specjalne potrzeby (Special needs support). Nie wykluczamy możliwości udziału w projekcie osób niepełnosprawnych, ale w momencie wnioskowania nie jesteśmy w stanie przewidzieć, czy takie osoby będą zainteresowane udziałem w projekcie. Czy w takiej sytuacji lepiej założyć z góry udział takich osób i wnioskować o wsparcie finansowe na ten cel?... 7 15. Czy koszt stworzenia strony internetowej projektu można dofinansować z kategorii budżetowej Koszty nadzwyczajne (Exceptional costs) albo potraktować jako Rezultaty pracy intelektualnej (Intellectual Outputs)? 7 16. Czy w projektach typu partnerstwa strategiczne został określony procent współfinansowania, wkład własny konsorcjum w realizowany projekt?... 7 17. Jak będą rozliczane projekty typu partnerstwa strategiczne?... 8 Strona 2
Strona 3
PYTANIA OGÓLNE 1. Jakie instytucje mogą składać wnioski o dofinansowanie partnerstw strategicznych w sektorze szkolnictwa wyższego? W ramach partnerstw strategicznych w sektorze szkolnictwa wyższego wnioski mogą składać organizacje różnego typu (podmioty prawa publicznego i prywatnego) zarejestrowane w jednym z krajów Programu. Pełna lista podmiotów znajduje się na stronie 97 Przewodnika po programie Erasmus+. Każda uczelnia z kraju Programu uczestnicząca w projekcie (czy to jako wnioskodawca, czy jako partner) musi posiadać Kartę Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (ECHE Erasmus Charter for Higher Education). 2. Ile wniosków może złożyć jedna instytucja? Nie ma ograniczenia, co do liczby wniosków, które może złożyć jedna instytucja w jednym konkursie. Jedna instytucja może wchodzić w skład wielu partnerstw (konsorcjów). Ale uwaga! To samo konsorcjum (ten sam wnioskodawca i ten sam skład instytucji partnerskich) może w danym konkursie złożyć tylko jeden wniosek i tylko do jednej Narodowej Agencji. Przed podjęciem decyzji o dołączeniu do wielu partnerstw (konsorcjów) każda instytucja powinna rozważyć swój potencjał organizacyjny, gdyż każde partnerstwo będzie wymagało pewnego (określonego we wniosku) nakładu pracy. 3. Czy czas trwania projektu może mieć długość pośrednią między 24 a 36 miesięcy? Nie, czas trwania projektu to obowiązkowo 24 lub 36 miesięcy. Nie można ustalić innego okresu realizacji projektu. Wszystkie projekty, które uzyskają dofinansowanie w bieżącym roku (2014) muszą rozpocząć się z datą 1 września 2014 r. Oznacza to, że kwalifikowalność wydatków w ramach projektu zaczyna się od 1 września 2014 r. 4. Czy w projekcie mogą wziąć udział instytucje z krajów partnerskich? Tak, jednak tylko pod warunkiem, że udział takiej instytucji z kraju partnerskiego jest niezbędny do osiągnięcia celów projektu ze względu na unikalny wkład do projektu, którego nie byłaby w stanie zapewnić instytucja z kraju uczestniczącego w programie. Jeśli na etapie oceny jakościowej wniosku eksperci stwierdzą, że projekt mógłby osiągnąć swoje cele bez tej instytucji partnerskiej w ogóle lub z jakąś instytucją z kraju uczestniczącego w programie zamiast niej, wówczas wniosek zostanie w całości odrzucony. Nie będzie możliwe warunkowe dopuszczenie do realizacji projektu, nawet jeśli zrezygnowano by na tym etapie z danej instytucji z kraju partnerskiego. 5. Co to są projekty międzysektorowe? Strona 4
Projekty międzysektorowe to takie, których rezultaty przyniosą korzyści więcej niż jednemu sektorowi edukacji, szkoleń i młodzieży. O międzysektorowości nie decyduje skład partnerstwa (typ i charakter instytucji realizujących projekt), ale cel projektu i jego oddziaływanie na poszczególne sektory. Wnioskując o dofinansowanie projektu międzysektorowego, wnioskodawca jest zobowiązany do wybrania wiodącego sektora (tego, na który projekt najbardziej oddziałuje). 6. Czy można zaplanować działania upowszechniające, jeśli partnerstwo nie przewiduje rezultatów pracy intelektualnej? Czym są w partnerstwach strategicznych wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej projektu? Należy rozróżnić pomiędzy działaniami związanymi z upowszechnianiem projektu, a działaniami związanymi z upowszechnianiem rezultatów pracy intelektualnej. Działania upowszechniające projekt powinien przewidzieć każdy z nich, nawet jeśli nie planuje opracowywania tzw. rezultatów pracy intelektualnej. Jednym z wymogów uzyskania dofinansowania jest stworzenie i realizacja planu upowszechniania (rezultatów) projektu. Natomiast wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej projektu mogą organizować tylko te partnerstwa, które ubiegają się o dofinansowanie na opracowywanie rezultatów pracy intelektualnej. Takie partnerstwa mogą uzyskać dofinansowanie organizacji wydarzeń upowszechniających te rezultaty. Projekty nieprzewidujące rezultatów pracy intelektualnej realizują swój plan upowszechniania, korzystając z budżetu na Zarządzanie projektem i wdrażanie. 7. Do kogo należą prawa autorskie produktów powstałych w wyniku projektu? Czym są otwarte licencje, do których stosowania zachęca się w Programie Erasmus+? Prawa autorskie do produktów powstałych w wyniku projektów realizowanych w ramach programu Erasmus+ należą do instytucji uczestniczących w projekcie i regulowane są przepisami dotyczącymi praw autorskich. W Programie Erasmus+ zachęca się jednak partnerstwa, aby udostępniały te produkty za pomocą otwartych licencji. Na stronie 206 Przewodnika po programie Erasmus+ napisano: An open licence is a way by which the owner of a work grants permission to everyone to use the resource. A licence is associated to each resource. An open licence is not a transfer of copyrights or Intellectual Property Rights (IPR). Beneficiaries will remain the copyright holders and are allowed to use them as they wish. The only requirement for grant beneficiaries is to make educational resources (or other documents and media produced by the project) freely accessible through open licences. Beneficiaries can also commercialise their project outcomes and experience shows that open access brings visibility and may encourage interested users to buy the printed version or physical material, document or media. 8. Czy w ramach programu Erasmus+ będzie można realizować działania wspierające reformę/modernizację szkolnictwa wyższego w krajach rozwijających się? Tak, projekty typu capacity building są przewidziane w programie Erasmus+ w akcji kluczowej 2 (KA2). Projekty te będą wspierały współpracę i partnerstwa na rzecz modernizacji i internacjonalizacji uczelni oraz systemów szkolnictwa wyższego w krajach partnerskich, szczególnie w tych sąsiadujących z UE. Strona 5
Dalsze szczegóły dotyczące tej akcji nie zostały jeszcze opublikowane przez Komisję Europejską. PYTANIA DOTYCZĄCE FORMULARZA WNIOSKU 9. Jakie są obowiązujące załączniki do wniosku o partnerstwa strategiczne? Obowiązkowe załączniki do wniosku są wymienione w liście kontrolnej (część J.) wniosku: - skan Oświadczenia podpisanego przez prawnego przedstawiciela instytucji wnioskującej ( Declaration of Honour ); - skany podpisanych pełnomocnictw od wszystkich instytucji partnerskich (mandates) wymienionych we wniosku; obowiązujący wzór pełnomocnictwa jest dostępny na stronie programu Erasmus+, wersja w języku polskim: http://erasmusplus.org.pl/wp-content/uploads/2014/02/mandate_pl.doc, w języku angielskim: http://erasmusplus.org.pl/wpcontent/uploads/2014/02/mandate_en.doc - harmonogram działań projektowych i rezultatów sporządzony na obowiązującym szablonie dostępnym na stronie internetowej: http://erasmusplus.org.pl/eforms/ (the timeline for the project activities and outputs using the template provided). 10. Czy będzie opublikowany oficjalny wzór tzw. listu intencyjnego (Letter of Intent)? Czy będzie on obligatoryjny? Rolę listów intencyjnych w programie Erasmus+ pełni tzw. mandate, czyli pełnomocnictwo udzielane koordynatorowi przez wszystkie instytucje partnerskie. Komisja Europejska opublikowała wzór pełnomocnictwa, który obowiązuje partnerów projektu. Wzór ten znajduje się na polskiej stronie programu w wersji polskiej: http://erasmusplus.org.pl/wpcontent/uploads/2014/02/mandate_pl.doc, oraz angielskiej: http://erasmusplus.org.pl/wp-content/uploads/2014/02/mandate_en.doc. Każda instytucja partnerska musi podpisać takie pełnomocnictwo dla instytucji wnioskującej. 11. Czy rejestracja uczelni w systemie URF odbywa się jednorazowo dla całej uczelni, czy poszczególne wydziały uczelni powinny uzyskać odrębne numery PIC? Uczelnię w systemie URF należy zarejestrować jednokrotnie. Obowiązuje zasada: jeden numer PIC dla jednej osobowości prawnej. Strona 6
PYTANIA DOTYCZĄCE BUDŻETU 12. Jaka może być wysokość dofinansowania? Maksymalna wysokość grantu, o jaką można wnioskować to 300 000 euro dla projektu 2-letniego a dla projektu 3 letniego 450 000 euro. 13. Jakie konkretnie wydatki można pokryć z kategorii kosztów Wydarzenia upowszechniające rezultaty pracy intelektualnej (Multiplier events)? Czy dofinansowanie z tej kategorii przekazujemy uczestnikom wydarzeń, czy mamy użyć go do pokrycia kosztów ich udziału (nocleg, wyżywienie), czy możemy sfinansować z tych środków koszt przeprowadzenia wydarzenia, np. zatrudnienie trenera? Kwot z tej pozycji nie należy przekazywać bezpośrednio uczestnikom wydarzeń upowszechniających rezultaty pracy intelektualnej. Są to kwoty przeznaczone na organizację przedsięwzięcia, ale ponieważ mają charakter ryczałtu, jak wszystkie kwoty typu unit costs, nie jest wskazane dokładnie, jaki rodzaj wydatków może być poniesiony. Muszą to być wydatki ściśle związane z organizacją przedsięwzięcia. 14. Pytanie dotyczy kategorii budżetowej: Specjalne potrzeby (Special needs support). Nie wykluczamy możliwości udziału w projekcie osób niepełnosprawnych, ale w momencie wnioskowania nie jesteśmy w stanie przewidzieć, czy takie osoby będą zainteresowane udziałem w projekcie. Czy w takiej sytuacji lepiej założyć z góry udział takich osób i wnioskować o wsparcie finansowe na ten cel? Ponieważ obecnie nie wiadomo, czy na etapie realizacji projektu będzie możliwość zwiększenia budżetu projektu o koszty udziału osób niepełnosprawnych, sugerujemy, aby zawnioskować o to specjalne dofinansowanie udziału w projekcie osób niepełnosprawnych, jeśli na etapie projektowania wniosku są ku temu rzeczywiste przesłanki. 15. Czy koszt stworzenia strony internetowej projektu można dofinansować z kategorii budżetowej Koszty nadzwyczajne (Exceptional costs) albo potraktować jako Rezultaty pracy intelektualnej (Intellectual Outputs)? Nie. Koszty budowy i zarządzania stroną internetową projektu należą do kategorii Zarządzanie projektem i jego wdrażanie (Project management and implementation), gdyż stworzenie takiej strony jest jednym z typowych elementów realizacji projektu. Każdy projekt finansowany ze środków UE powinien posiadać swoją stronę internetową. Nie jest to zatem koszt wyjątkowy, ani też szczególne osiągnięcie/ rezultat projektu. 16. Czy w projektach typu partnerstwa strategiczne został określony procent współfinansowania, wkład własny konsorcjum w realizowany projekt? Nie ma określonego procentu współfinansowania czy też tzw. wkładu własnego. W programie Erasmus+ budżet w głównej mierze projektuje się w oparciu o kwoty ryczałtowe, które zostały przez Komisję Europejską ustalone na takim Strona 7
poziomie, aby uwzględniać dofinansowanie własne instytucji uczestniczących w projekcie. Zatem partnerstwo we wniosku nie musi wykazywać źródeł ani wysokości środków własnych, choć zaangażowanie takich środków w celu realizacji projektu może okazać się konieczne. Wyjątkiem od tej zasady są tzw. koszty nadzwyczajne (Exceptional costs), czyli takie, które nie wpisują się w żadną przewidzianą kategorię budżetową, a których poniesienie jest niezbędne dla osiągnięcia celu projektu. Chodzi np. o koszty podwykonawstwa, zakupu dóbr czy usług, których partnerzy projektu nie są w stanie zapewnić samodzielnie. Takie wydatki będą rozliczane na podstawie kosztów rzeczywistych a dofinansowanie z programu jest ograniczone do 75% tych kosztów. Oznacza to, że na etapie raportowania partnerstwo będzie musiało wykazać 25% wkładu własnego przy tych wydatkach, a do wniosku można wpisać maksymalnie 75% tego typu kosztów. Dofinansowanie kosztów nadzwyczajnych nie może przekroczyć 50 000 euro na projekt. 17. Jak będą rozliczane projekty typu partnerstwa strategiczne? Aktualnie jest zbyt wcześnie, by odpowiadać na takie pytanie. Nie znamy jeszcze zasad umowy finansowej pomiędzy Narodową Agencją a beneficjentami. Jej wzór przygotowuje aktualnie Komisja Europejska. Strona 8