ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/2012/BLZ dot. wykonania projektów graficznych publikacji w ramach projektu: Branżowi Liderzy Zmian 1. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 79822000-2 usługi składu 79822500-7 usługi projektów graficznych 2. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO: Związek Pracodawców Business Centre Club Adres: Plac Żelaznej Bramy 10, Warszawa 00-136 Tel. 22 58 26 163 Fax 22 58 26 158 NIP 525-22-42-171 REGON 017461044 3. PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Zapytanie ofertowe (dalej Zapytanie) w postępowaniu o udzielnie zamówienia na wykonanie projektów graficznych, makiet, okładek oraz wykonanie składu i przygotowanie do druku DTP (z przekazaniem autorskich praw majątkowych) 6 (sześciu) publikacji, 1 (jednego) dodatku tematycznego) oraz 1 (jednej) ulotki promocyjnej o tematyce związanej z zarządzaniem zmianą w przedsiębiorstwie. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu Branżowi Liderzy Zmian (dalej Projekt), współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Poddziałanie 2.1.2: Partnerstwo dla zwiększania adaptacyjności. 4. TERMIN SKŁADANIA OFERT: do 2 lipca 2012 r. do godz. 16.00. 5. PODSTAWA PRAWNA Do postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia nie stosuje się ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady przejrzystości i uczciwej konkurencji, zgodnie z wymogami określonymi w umowie o dofinansowanie Projektu z dnia 26 kwietnia 2011 r. Przy udzielaniu zamówienia stosowana jest zasada konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 15 grudnia 2011 r. 6. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie projektów graficznych, makiet, okładek oraz wykonanie składu i przygotowanie do druku (DTP) 5 (pięciu) publikacji książkowych, 1 (jednej) publikacji albumowej, 1 (jednego) tematycznego dodatku prasowego i 1 (jednej) ulotki promocyjnej, które powstaną w ramach Projektu (opisanych w punkcie 6.1 poniżej), zwanych dalej Publikacjami. Strona 1 z 7
6.1. Parametry publikacji: 1) 5 (pięć) Ksiąg Wiedzy: 1 (jedna) księga (ok. 100 stron + 4 strony okładki) dla każdej z 5 branż w formie praktycznego poradnika zarządzania zmianą gospodarczą, bazującego na badaniach przeprowadzonych w ramach Projektu, nakład: 1000 egzemplarzy x 5 ksiąg, format zbliżony do A4 lub B5, termin wykonania (przekazania do druku DTP): do 30 listopada 2012 r., 2) 1 (jedna) publikacja albumowa Branżowi Liderzy Zmian, prezentująca dobre praktyki przedsiębiorstw w zakresie zarządzania zmianą gospodarczą: objętość ok. 100 stron + 4 strony okładki, nakład: 2000 egzemplarzy, format zbliżony do A4 lub B5, termin wykonania (przekazania do druku DTP): I półrocze 2013 r., 3) 1 (jeden) dodatek tematyczny dot. zarządzania zmianą gospodarczą do magazynu businessman.pl: objętość 12 +4, nakład: 2 000 egzemplarzy, format zbliżony do: A4 lub B5, termin wykonania (przekazania do druku DTP): do końca czerwca 2013 r. 4) 1 (jedna) ulotka promująca portale wiedzy prezentujące tematykę zarządzania zmianą gospodarczą w pięciu różnych branżach: format: A3 składany do A4, nakład: 1500 sztuk, termin wykonania: I połowa września 2012 r. 6.2. Zakres działań do wykonania przez Wykonawcę w ramach zamówienia: 1) Opracowanie projektów graficznych Publikacji z materiałów powierzonych przez Zamawiającego, z wyłączeniem materiałów potrzebnych do opracowania szaty graficznej i okładek Publikacji, m.in. zdjęcia, ilustracje, opracowanie infografiki i rysunki (Wykonawca opracuje projekty graficzne publikacji i projekty okładek zgodnie z koncepcją uzgodnioną z Zamawiającym). 2) Opracowanie projektu makiety dla każdej Publikacji. 3) Skład Publikacji. 4) Korekta cyfrowa Publikacji i retusz fotografii. 5) Dwie korekty składu i jedna rewizja dla każdej Publikacji. 6) W przypadku nie zaakceptowania przez Zamawiającego projektów makiety i okładek poszczególnych Publikacji, Wykonawca przygotuje kolejne propozycje projektów i przedłoży je Zamawiającemu celem akceptacji. 7) Kontrola procesu wydawniczego Publikacji do momentu akceptacji wydruku próbnego (ozalidu) każdej Publikacji przez Zamawiającego, w tym kontakty z drukarnią (mailowe telefoniczne i osobiste) oraz weryfikacja i zatwierdzenie poprawności wydruku próbnego (ozalidu) każdej Publikacji. Strona 2 z 7
8) Przygotowanie Publikacji do druku (DTP) wg specyfikacji technicznej określonej przez drukarnię wybraną przez Zamawiającego. 9) Wykonawca przekaże Zamawiającemu pełnię autorskich praw majątkowych do opracowanych przez Wykonawcę projektów graficznych Publikacji (makieta, skład i okładki) a gotowe projekty graficzne Publikacji (przekazane do druku), Wykonawca przekaże Zamawiającemu pocztą elektroniczną lub na nośniku CD/DVD. 10) Przedstawiciel Wykonawcy (osoba oddelegowana z ramienia Wykonawcy do kontaktów z Zamawiającym) będzie uczestniczyć raz w tygodniu w spotkaniach roboczych z Redaktorem dotyczących procesu realizacji Publikacji, które odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego. 7. WYKONAWCA O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, których oferta spełnia wymagania określone w niniejszym Zapytaniu (w punkcie 14). 8. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Osobą uprawnioną do porozumiewania się z Wykonawcami jest Redaktor w Projekcie Marzena Denkiewicz, nr tel.: +48 22 58 26 163, e-mail: marzena.denkiewicz@bcc.org.pl. 9. INFORMACJE O ADRESOWANIU KORESPONDENCJI I SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI 9.1. W postępowaniu o udzielenie przedmiotowego zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują drogą elektroniczną, w języku polskim z zastrzeżeniem postanowień ust. 9.2, przy czym zawsze dopuszczalna jest forma pisemna. 9.2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 9.3. Wszelką korespondencję do Zamawiającego związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: Związek Pracodawców Business Centre Club Warszawa (kod: 00-136), Plac Żelaznej Bramy 10 lub na adres e-mail: marzena.denkiewicz@bcc.org.pl z dopiskiem: Konkurs ofert: 1/2012/BLZ UWAGA! Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania przez Wykonawców wymogów opisanych w niniejszym punkcie. 10. WYJAŚNIENIA I MODYFIKACJE ZAPYTANIA ORAZ PRZEDŁUŻENIE TERMINU SKŁADANIA OFERT 10.1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania. 10.2. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść Zapytania. Dokonana zmiana Zapytania zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, do których wysłano Zapytanie oraz zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego (http://www.bcc.org.pl/zapytania-ofertowe.3510.0.html). Modyfikacja treści Zapytania będzie wiążąca przy składaniu ofert. Strona 3 z 7
10.3. W przypadku, gdy zmiana będzie istotna tj. w szczególności dotyczyć będzie określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny kryteriów, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie tych zmian w ofertach i poinformuje o powyższym Wykonawców, do których wysłał zapytanie i zamieści tę informację na stronie internetowej. 11. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 11.1. Oferta powinna być złożona na druku OFERTA (załącznik nr 1 do Zapytania) wraz z wymaganymi załącznikami. 11.2. Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. 11.3. Oferty muszą obejmować całość przedmiotu zamówienia, nie dopuszcza się składania ofert częściowych lub ofert wariantowych. 11.4. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. 11.5. Ofertę należy sporządzić w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. 11.6. W przypadku załączenia do oferty dokumentów sporządzonych w języku obcym, Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty tłumaczenie tych dokumentów na język polski, poświadczone przez Wykonawcę. 11.7. Treść oferty musi odpowiadać wymaganiom zawartym w treści Zapytania. Oferta musi zawierać wymagane załączniki. 11.8. Wymagane dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kopii poświadczonej ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM przez Wykonawcę (osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy). 11.9. We wszystkich przypadkach, gdzie mowa jest o pieczęciach, Zamawiający dopuszcza złożenie czytelnego zapisu o treści pieczęci zawierającego co najmniej oznaczenie nazwy firmy i siedziby. 11.10. Oferta i dokumenty sporządzone przez Wykonawcę muszą być podpisane (za podpis uznaje się własnoręczny podpis złożony w sposób umożliwiający identyfikację osoby). W przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. 11.11. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być parafowane własnoręcznie przez osobę podpisującą ofertę. 11.12. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty były parafowane przez osobę podpisującą ofertę, ponumerowane i połączone ze sobą w sposób trwały. 11.13. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz.U. Z 2003 r. nr 153, poz. 1503 ze zm.) Wykonawca powinien to wyraźnie zastrzec w ofercie i odpowiednio oznaczyć zastrzeżone informacje. Z uwagi na wymogi związane z niniejszym postępowaniem Zamawiający nie dopuszcza zastrzegania w ofercie jako tajemnicy przedsiębiorstwa: informacji dotyczących nazwy (firmy) oraz adresu Wykonawcy, ceny oferty, terminu wykonania zamówienia, doświadczenia, elementów merytorycznych oferty. Strona 4 z 7
12. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT 12.1. Oferty należy dostarczyć w formie pisemnej w zamkniętej kopercie (z dopiskiem 1/2012/BLZ) drogą pocztową lub osobiście do siedziby Zamawiającego - w Warszawie (kod pocztowy: 00-136), Plac Żelaznej Bramy 10, Recepcja (I piętro), w godz. od 9.00 do 16.00. 12.2. Termin składania ofert upływa dnia 2 lipca 2012 r. o godz. 16.00. UWAGA! Liczy się data i godzina złożenia oferty do miejsca wyznaczonego w siedzibie Zamawiającego. 13. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 (trzydzieści) dni i rozpoczyna się od dnia upływu terminu składania ofert. W przypadku przedłużenia terminu składnia ofert, termin związania ofertą, ulegnie automatycznie przesunięciu o ilość dni przedłużających termin składania ofert. 14. OPIS WARUNKÓW STAWIANYCH OFERENTOM O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający poniższe warunki: 14.1. Prowadzą działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem Zamówienia. 14.2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania Zamówienia tj.: zrealizowali minimum 10 (dziesięć) własnych projektów graficznych w ramach wydawnictw książkowych: poradnikowych i albumowych w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie. Pod pojęciem własnych projektów graficznych należy rozumieć realizację wydawnictw książkowych obejmujące autorski projekt makiety i okładek, skład i przygotowanie do druku. 14.3. Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo, przy czym przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 1) Uczestnictwu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej. 2) Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji. 3) Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika. 4) Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. UWAGA: Wykonawcy załączają do oferty oświadczenie o braku ww. powiązań zgodne ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3. Strona 5 z 7
15. OŚWIADCZENIA LUB DOKUMENTY WYMAGANE W OFERCIE Wykonawca ubiegający się o zamówienie musi złożyć niżej wymienione dokumenty: 15.1 Ofertę, zgodną w treści ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1. 15.2 Pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeśli ofertę podpisują inne osoby niż wykazane we właściwym rejestrze do reprezentacji podmiotu. 15.3 Wykaz projektów graficznych zrealizowanych w okresie ostatnich 3 lat (spełniających warunki określone w punkcie 14.2 Zapytania), zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2. 15.4 Wersje elektroniczne projektów graficznych, wymienionych w wykazie, o którym mowa w punkcie 15.3 powyżej. 15.5 Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym, o których mowa w punkcie 14.3, zgodne w treści ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3. UWAGA! Jeśli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, stosuje się odpowiednio przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 87, poz. 605 z późn. zm.). 16. WYJAŚNIENIA, ODRZUCENIE OFERT 16.1. Zamawiający w toku badania i oceny ofert, w razie potrzeby wezwie Wykonawców - w wyznaczonym przez siebie terminie do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert, w tym załączonych dokumentów. Zamawiający za zgodą Wykonawcy dokona poprawek złożonych ofert w zakresie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych. 16.2. OFERTY nie spełniające wymogów obligatoryjnych, tj. nie dokumentujące spełniania warunków opisanych w pkt. 14 zostaną odrzucone i nie będą podlegały ocenie merytorycznej. Odrzucone zostaną także oferty zawierające rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia (tj. odbiegającą istotnie od średnich stawek rynkowych). 17. KRYTERIA I ZASADY OCENY OFERT 17.1. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie informacji zawartych w ofercie i dokumentach dostarczonych wraz z ofertą. 17.2. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium ceny: Cena (C) 100 % W zakresie ww. kryterium, oferta może uzyskać max 100 punktów. Ocena punktowa w zakresie ww. kryterium zostanie dokonana zgodnie z formułą: 1 punkt = 1%. Ocena punktowa kryterium Cena dokonana zostanie zgodnie z następującym wzorem: najniższa cena oferowana brutto Cena (C) = x 100 cena badanej oferty brutto Strona 6 z 7
Maksymalnie można uzyskać 100 (sto) punktów w kryterium Cena (C). Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wszystkie obliczenia będą dokonywane z dokładnością do jednego miejsca po przecinku. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów. Jeżeli cena oferty najkorzystniejszej przekracza kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć (zgodnie z budżetem Projektu) na udzielenie zamówienia, oferta ta zostanie odrzucona, a wybrana zostanie następna oferta o najwyższej wartości punktowej, jeżeli cena zawarta w tej ofercie nie będzie przekraczać kwoty, którą Zamawiający może przeznaczyć na udzielnie zamówienia. 18. WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 18.1. Wybór najkorzystniejszej oferty tj. takiej która uzyska największą liczbę punktów i jednocześnie nie będzie przekraczała kwoty przeznaczonej w budżecie Projektu na przedmiotowe zamówienie, nastąpi w terminie do 7 dni, od dnia upływu składania ofert. 18.2. Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą w terminie i miejscu wskazanym w zaproszeniu do podpisania umowy. 18.3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, będzie uchylał się od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert. 18.4. Zamawiający może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia bez podania przyczyny, zawiadamiając o tym równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy: - ubiegali się o udzielenie zamówienia w przypadku unieważnienia postępowania przed upływem terminu składania ofert, - złożyli oferty w przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert. 19. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW Wszystkie załączniki do niniejszego Zapytania stanowią jego integralną część. Załącznik nr 1 Załącznik nr 2 Załącznik nr 3 Wzór OFERTA. Wzór Wykaz zrealizowanych projektów graficznych. Wzór - Oświadczenie o braku powiązań. Strona 7 z 7