Interaktywne menu INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA programu
FreeAgent umożliwia tworzenie profesjonalnych faktur i wysyłanie ich potem do swoich klientów. W tym artykule pokażemy dokładnie jak stworzyć od podstaw nową fakturę, wprowadzając do niej odpowiednie elementy. Otwórz nową fakturę Zanim doda się cokolwiek do faktury należy w pierwszej kolejności ustawić ją w programie FreeAgent. W związku z tym należy przejść w menu głównym na przycisk Work i następnie wybrać opcję Invoicing. 5 6 7 8 Wybierz Add New Invoice w prawym górnym rogu klikając w button.
Wypełnij nową fakturę W pierwszej kolejności należy wybrać klienta, któremu trzeba wystawić fakturę. Jeżeli jest to nowy klient, to należy wprowadzić jego dane poprzez kliknięcie w przycisk Add a new contact. 5 6 7 8 FreeAgent automatycznie nadaje fakturze numer referencyjny (Invoice Reference). System domyślnie nadaje temu numerowi charakter globalny, co oznacza, że każda kolejna faktura będzie oznaczana w podobny sposób. Jeżeli jest taka konieczność, to można ustawić specjalne numery referencyjne dla poszczególnych klientów. Określić to można wchodząc w szczegółowe informacje na temat klienta. Niezależnie od tego jaka opcja ustalania numerów referencyjnych zostanie użyta - FreeAgent użyje następnego w kolejności. Teraz należy wprowadzić datę wystawienia faktury oraz termin płatności i wybrać w jakiej walucie ma być dokonana zapłata. W dziale Online payment options możemy dać klientowi możliwość zapłaty poprzez usługi PayPal lub PayPal Here. Należy pamiętać, że usługi te należy najpierw włączyć w ustawieniach FreeAgent, zanim będzie można z nich skorzystać.
Zakończenie tworzenia nowej faktury Teraz należy wybrać opcję Create New Invoice aby zapisać zmiany i stworzyć nową fakturę. Można zauważyć, że nowa faktura jest na razie w fazie projektu (Draft). Trzeba pamiętać, że można edytować jedynie te faktury, które znajdują się w tej właśnie fazie. Na tym etapie można wprowadzić nowe dane liczbowe. 5 6 7 8
Zanim przejdziemy dalej, można jeszcze zmienić wygląd faktury. FreeAgent posiada dużą bazę grafik, które sprawią, że faktury będą wyglądać profesjonalnie i innowacyjnie. Aby skorzystać z takiej opcji należy wybrać przycisk More i następnie kliknąć na button Change Theme. 5 6 Jak widać, istnieje wiele różnych układów graficznych faktur, które wyróżniają się nie tylko stylem ale także kolorem i rozmieszczeniem poszczególnych danych. 7 8 W tym momencie należy wybrać ten wzór, który będzie odpowiedni dla prowadzonej działalności.
Po dokonaniu wyboru motywu, poniżej można zobaczyć dokładnie jak będzie wyglądać faktura po wprowadzonych zmianach. 5 6 7 8 Wybrany motyw będzie miał zastosowanie tylko do tej jednej faktury. W tym momencie możemy rozpocząć wypełnianie faktury potrzebnymi danymi.
Dodaj dane do faktury Należy wybrać przycisk Add an Invoice Item Powinien pojawić się ekran nowej faktury. Cennik W Add Invoice Item można dodać cenę, kategorię oraz komentarz lub dodać dane z utworzonej wcześniej listy płac (Price List). 5 6 7 8
Jednostki pracy Można tutaj wybrać sobie jednostki pracy, towary lub usługi poprzez rozwijane menu. Dzięki temu można zaznaczyć, czy wystawiona faktura jest na przykład za kilka godzin czy też za kilka dni pracy. Jeżeli nie chcemy ujawniać tych danych, to należy zostawić te pole puste. FreeAgent posiada także opcję Rabat, która pozwala obniżyć wyjściową kwotę faktury o określoną sumę pieniędzy. Aby cena została obniżona należy umieścić ujemną kwotę w polu Unit Price. Szczegóły W zakładce Details dodajemy opis produktu lub usługi na jaką wystawiona jest faktura. 5 6 7 8 Cena Następnie wprowadzana jest cena jednostkowa. Jeżeli więc oznaczono pięć godzin pracy, to w dziale Unit Price należy wpisać płacę za godzinę.
Kategoria Kolejnym krokiem jest wybór kategorii, aby ten podmiot pojawiał się w naszych rachunkach w określonym miejscu. Faktura VAT Z rozwijanego menu wybieramy teraz właściwą stawkę VAT. Do wyboru mamy różne stawki podatkowe, czyli Standard - 0%, Reduced - 5% oraz brak stawki podatku VAT. 5 6 7 8 Zakończenie Jeżeli już wszystko jest uzupełnione, to należy kliknąć w przycisk Create and Finish. W przypadku chęci zakończenia i przejścia od razu do tworzenia nowej faktury klikamy Create and Add Another. Jeżeli zrezygnowaliśmy z tworzenia faktury, to należy wybrać Cancel. Teraz, gdy faktura jest już gotowa można ją bez problemu wysłać do klienta.
Dodaj nowy kontakt W tym poradniku pokażemy jak można w prosty sposób wprowadzić swoje kontakty do programu FreeAgent. Nowe kontakty możemy dodać na dwa sposoby - import kilku kontaktów jednocześnie lub poprzez dodanie każdego klienta indywidualnie. Aby zacząć, należy w pierwszej kolejności wybrać opcję Add New Contact. Pojawi się nowy ekran z możliwością dodania kontaktu. Większość informacji na tym ekranie jest opcjonalna. Pola, które muszą być wypełnione są oznaczone czerwonymi gwiazdkami.
Nazwy W Contact Details w zależności od tego kto jest naszym kontrahentem, osoba fizyczna lub firma, uzupełniamy imię i nazwisko lub nazwę firmy. Dodatkowe opcje to telefon oraz adresy e-mail. W jednym polu można dodać nawet kilka adresów e-mail, gdzie każdy musi być oddzielony przecinkiem. Należy pamiętać, że FreeAgent będzie wysyłał faktury oraz komunikaty do wszystkich adresów e-mail jakie zostały podane w tym polu.
Opcje fakturowania dla danego kontaktu Idąc dalej mamy zakładkę Invocing Options, która zostanie omówiona nieco bardziej szczegółowo. Ma ona bowiem istotne znaczenie jeżeli nasz kontakt jest klientem, a nie dostawcą. Numeracja faktury W tym przypadku możemy ustawić sobie określoną sekwencję numeracji widocznej na fakturach, która będzie emitowana do konkretnego kontaktu. Przykładowo można poprzedzić numer każdej faktury inicjałami klienta lub nazwą skróconą firmy. Nazwy na fakturach Opcja ta pozwala na wyświetlanie indywidualnej nazwy kontaktu jak i organizacji na fakturach. Funkcja ta jest bardziej przydatna, jeżeli trzeba oznaczyć fakturę dla konkretnej osoby lub przekazać jakieś uwagi księgowemu.
Podatek VAT Zależnie od tego, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza i w jakiej formie może występować konieczność umieszczenia na fakturze podatku VAT. W dziale Invoicing Options można wybrać następujące opcje: Naliczyć podatek VAT jeżeli klient działa na obszarze Wielkiej Brytanii, gdzie taki podatek jest wymagany Zawsze naliczyć podatek VAT Nigdy nie naliczać podatku VAT Można również wprowadzić numer identyfikacyjny VAT klienta. Wybór języka W aplikacji FreeAgent istnieje możliwość wystawiania faktur do klientów w różnych językach. Język można wybrać w prosty sposób z rozwijanego menu. Po zakończeniu wprowadzania zmian wystarczy wybrać opcję Create New Contact aby nowy kontakt został utworzony i zapisany. Jeżeli chcemy dodać od razu kolejnego klienta, to klikamy w Create and Add Aother. Opcja Cancel powoduje opuszczenie tego ekranu bez zapisania konfiguracji.
W tym miejscu istnieje możliwość analizowania kosztów. W zależności od rodzaju konta aplikacji FreeAgent, informacje o kosztach będzie można znaleźć w menu głównym lub w zakładce My Money. Wybierz kategorię kosztów Jeżeli firma prowadzona jest w Wielkiej Brytanii, to należy upewnić się jak sklasyfikować poniesiony przez nas koszt. Służy do tego lista z rozwijanego menu. Dzięki temu na przykład jeśli pracownik kupił znaczki na poczcie aby przesyłać firmową korespondencję, to należy zaliczyć taki koszt do opłat pocztowych.
Data Po ustaleniu kategorii kosztu przechodzimy do podania odpowiedniej daty. Waluta W tym przypadku nie ma opcji wyboru waluty, gdyż zawsze widnieje ona w funtach. Stawka podatku VAT Obok kwoty musimy wybrać teraz stawkę podatku VAT jaka obowiązuje dla danego produktu lub usługi.
Opis W dziale tym należy dokładnie opisać poniesiony koszt, zwłaszcza jeżeli podatek dotyczy działań takich jak branża rozrywkowa. Link do projektu W kolejnej sekcji można połączyć nasz wydatek z konkretnym projektem jaki jest realizowany.
Powtarzające się koszty Jeżeli firma ponosi koszty stałe w każdym miesiącu, takie jak wypłaty dla pracowników czy opłacanie firmowych telefonów komórkowych, to należy wybrać opcję Recurring. Dzięki temu wskazane przez nas wydatki będą umieszczane automatycznie. Na zakończenie całej operacji trzeba zaznaczyć Create New Expense, a jeśli chcemy zapisać już aktualny koszt i dodać kolejny, to należy kliknąć na button Create and Add Another. Od teraz wydatek znajduje się już na liście kosztów firmy.
Siedziba Główna 7 Old Gloucester Street London WCN AX + 0 5 98 london@admiral.tax Oddział Kraków Al. Pokoju, Office D -56 Kraków +8 66 krakow@admiral.tax Region Śląsk i Katowice ul. Żelazna 7 bud. C 0-85 Katowice +8 79 7 7 katowice@admiral.tax www.admiraltax.pl