Załącznik Nr 5 MINIMALNE WYMAGANIA FUNKCJONALNE SYSTEMU ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI System musi umożliwiać planowanie i udostępnianie wymaganych informacji o projekcie, takich jak: Lp. Funkcjonalność 1. Definiowanie inicjatyw projektowych (na podstawie szablonów) 2. Możliwość określenia odpowiedzialności i sposobu zatwierdzania inicjatyw. 3. Definiowanie projektów (na podstawie szablonów) 4. Możliwość określenia odpowiedzialności i sposobu zatwierdzania 5. projektów. Możliwość określenia dla danego typu projektu wymagań formalnych pozwalających na przejście do kolejnych etapów/faz projektu. 6. Przygotowanie harmonogramów (na podstawie szablonów) a) Opis listy zadań do wykonania b) Określenie struktury hierarchicznej zadań (WBS) c) Określenie zależności między zadaniami relacje, 3. d) Definiowanie zespołu projektowego + występowanie o zasoby (nowa funkcjonalność w 2016) Zapisywanie/wymazywanie planów bazowych tylko przez wyznaczonych użytkowników 4. Zapisywanie projektów (PWA + MS Project) 5. Kalendarz dostosowany do Grupy CIECH 6. Przygotowanie szablonów harmonogramów i opublikowanie ich do repozytorium szablonów, 7. Przygotowanie szablonów projektów i opublikowanie ich do repozytorium szablonów, 8. Przygotowanie szablonów Witryn Projektowych i opublikowanie ich do repozytorium szablonów, 9. Automatyczne przekształcanie inicjatyw projektowych w projekty przy wykorzystaniu szablonów projektowych, 10. Auto-numerowanie projektów (numer będzie zawierał zdefiniowaną maskę) Dostępna w wersji podstawowej Dostępna w opcji - koszt netto Niedostępna Uwagi
W zależności od wybranych kategorii dla inicjatywy projektowej, tworzony 11. projekt powinien zawierać harmonogram szablonowy dla danego typu projektu, Opcje automatycznego planowania terminów zadań, wyliczające daty i 12. okresy trwania. Definiowanie zespołu, przypisywanie zasobów do zadań, automatyczna 13. informacja do zasobu informująca o przypisanym zadaniu. Funkcjonalności wbudowane w narzędziu: Zadania (do raportowania przez 14. zasoby), Zatwierdzenia (do zatwierdzania zaraportowanych postępów prze Kierownika Projektu) Funkcjonalności wbudowane w narzędziu: Grafik by monitorować 15. obciążenie zasobów w projektach 16. Wizualizacja osi czasu przedstawiającej harmonogram i plan projektu. Wsparcie dla planowania kroczącego i tworzenia prognoz, 17. wykorzystujących ręcznie wprowadzone do harmonogramu zadania sumaryczne Top Down. Identyfikacja braków zasobów poprzez porównanie zaplanowanych ręcznie 18. 19. zadań sumarycznych z informacjami spływającymi z podzadań. Definicja aktywnych i nieaktywnych zadań, umożliwiająca przeprowadzenie analizy wielowariantowej. 20. Grupowanie projektów według zadanych kryteriów, a. Faza projektu, b. Status projektu c. Lokalizacja projektu, d. Kierownik projektu i inne 21. Sygnalizacja graficzna opóźnienia zadania względem planu bazowego a. Informacja czy jest plan bazowy, b. Informacja o odchyleniu względem czasu, c. Informacja o odchylenia względem kosztu, d. Informacja o odchyleniach względem pracy, 16. Śledzenie postępu realizacji projektu a. Analiza czasu, b. Analiza kosztu, 17. 18. Dynamiczna zmiana właściciela biznesowego projektu na dowolnym etapie realizacji Dynamiczna zmiana właściciela projektu (Kierownika Projektu), zgodnie z wyborem kierownika projektu,
19. Kontrola zmian pól opisujących projekt zmianę pól może dokonywać tylko administrator lub biuro projektów. 20. Łatwą analizę danych poprzez definiowanie filtrów dla kolumn. 21. Szeroki zakres formatowania tekstu. Natywna integracja z składnikami pakietu biurowego między innymi 22. poprzez możliwość przenoszenia informacji do aplikacji pakietu biurowego przy zachowaniu formatowania dzięki funkcjom kopiowania i wklejania. Migracja danych (projekty) ze środowiska Microsoft Project Server 2013 23. (zamknięte tylko do przeniesienia, otwarte do przeniesienia, lecz będą realizowane według przepływów w nowym wdrożeniu) Możliwość przypisywania zasobów z Active Directory + requestowanie 24. zasobów (nowość w wersji 2016) 25. Zdefiniowany RBS, grupy użytkowników, kategorie zabezpieczeń Integracja ze środowiskiem SharePoint Foundation 2016 (synchronizacja 26. listy zadań) Obiegi akceptacyjne na SharePoint dokumentów inicjujących projekt 27. (CAPEX, Uzasadnienie Biznesowe, Karta Projektu) Obieg akceptacyjny Change Request dla dokumentów wymienionych w 28. pkt. 27 Graficzne przenoszenie (przeciągnij i upuść) zasobów w ramach 29. interaktywnego widoku zasobów w celu Uproszczenia zarządzania zasobami. Współdzielenie informacji o planach projektowych z innymi poprzez 30. zapisywanie plików w formatach PDF lub XPS. Pola PDP dla pojedynczego projektu zawierające: -opis projektu -dokument inicjujący projekt (zależy od szablonu: CAPEX, Uzasadnienie biznesowe, karta projektu) -Change Request -informacje finansowe -Raport statusowy 31. -harmonogram -opis produktu/korzyści z projektu/programu. -zarządzanie przepływem oraz zarządzanie zawartością pól (do używania tylko dla uprawnionych użytkowników) Charakterystyka zawartości: pola tekstowe, listy rozwijane, pola zawierające formuły.
32. 33. 34. 35. Możliwości wykonania analiz co-jeśli i śledzenia wpływu poszczególnych czynników na harmonogram i zasoby z użyciem opcji zadań aktywnych/nieaktywnych Możliwości zarządzania inicjatywą, projektem, programem i portfelem projektów. Definiowanie portfeli (identyfikacja projektów, ocena, selekcja, priorytetyzowanie, balansowanie) Możliwość budowy portfela projektów w układzie hierarchicznym, w tym portfela projektów inwestycyjnych (np. roczny plan projektów inwestycyjnych) oraz przechowywanie wersji bazowej danego portfela i wersji alternatywnych (aktualnych i/lub roboczych). 36. Pulpity menadżerskie. 37. Brak limitu co do liczby prowadzonych projektów z wykorzystaniem oferowanego oprogramowania. 38. Możliwość nadawania priorytetów dla projektów i zadań w projekcie. Możliwość zamrożenia planu bazowego projektu (przede wszystkim 39. harmonogramu i budżetu) oraz tworzenia planów alternatywnych (aktualnych i/lub roboczych). 40. Import projektów tworzonych w MS Project Professional. 41. Możliwość określenia dla danego typu projektu wymagań formalnych pozwalających na przejście do kolejnych etapów/faz projektu. Elastyczne role w przepływach workflow -możliwość samodzielnego 42. definiowania uczestników workflow przez Zamawiającego, ścieżek przepływów dla inicjatyw i projektów w oparciu o funkcjonalność wspierającą ten proces. 43. Możliwość tworzenia, modyfikacji, usuwania i przeglądania inicjatyw i projektów na każdym etapie (tylko wyznaczone osoby) Elastyczne budowanie i modyfikowanie harmonogramu projektu poprzez 44. interfejs WWW (dostępność funkcji automatyzujących aktualizację harmonogramu projektu w przypadku modyfikacji terminów jednego z zadań na podstawie zależności pomiędzy zadaniami). 45. Dostępność funkcji pozwalających na określenie zależności pomiędzy zadaniami w projekcie i pomiędzy samymi projektami. 46. Możliwość grupowania zadań w projekcie w etapy i fazy realizacji projektu. 47. Możliwość dołączania produktów w postaci plików i innych dokumentów na poziomie zadań, etapów, faz projektu i samego projektu. 48. Zarządzanie ryzykiem, zmianami w projekcie i rejestrem zagadnień projektowych (definiowanie, określanie właścicieli, statusu).
49. Możliwość definiowania progów ostrożnościowych dla projektu (czas trwania zadania, data rozpoczęcia zadania, budżet itp.) 50. Definiowanie zasobów osobowych (z wykorzystaniem Microsoft Active Directory) oraz rzeczowych i ich kontraktacja w projektach. 51. Możliwość szczegółowego planowania projektu z wykorzystaniem etapów, zadań, kamieni milowych. 52. Możliwość rejestrowania historii zmian w projekcie 53. Możliwość tworzenia budżetów projektów metodą top-down i bottomup 54. Możliwość rejestrowania historii zmian w budżecie projektu. 55. Możliwość raportowania budżetu w formie tabelarycznej i graficznej 56. Tworzenie okresów finansowych i przypisywanie danych o kosztach według okresów finansowych. 57. Możliwość automatycznego raportowania wykonanych kosztów 58. Możliwość tworzenia prognoz z wykorzystaniem metody Earned Value. 59. Możliwość rejestrowania przepływów finansowych 60. Listą zadań przypisanych do danego użytkownika (w PWA) z możliwością filtrowania względem statusu zadania, projektu, grupy projektów. 61. Rejestracja czasu pracy w odniesieniu do zadań projektowych i możliwość akceptacji zarejestrowanego czasu pracy przez Kierownika Projektu. Komunikowanie zadań projektowych i ich delegowanie (możliwość definiowania powiadomień o przypisaniu zadania w projekcie dla 62. konkretnego użytkownika systemu, o zbliżającym się terminie rozpoczęcia zadania, o zbliżającym się terminie zakończenia zadania, powiadomienia o odchyleniach terminów realizacji zadań względem harmonogramu bazowego, możliwość delegowania zadań). 63. Możliwość przypisania użytkownika systemu do kilku projektów z różnymi prawami dostępu w zależności od projektu. 64. Możliwość raportowania stanu/statusu projektu wraz z krótką informacją opisową o stopniu zaawansowania prac w projekcie. 65. Eksport danych tabelarycznych do MS Excel. 66. Graficzny przegląd postępu realizacji projektów w ramach danego portfela projektów. 67. Możliwość weryfikacji postępu prac w projekcie, w szczególności dostęp podglądu odchyleń od harmonogramu bazowego projektu. 68. Raporty przekrojowe, eksportujące dane z więcej niż jednego projektu
69. Dostępność raportów pozwalających na weryfikację budżetu, harmonogramu i ryzyk w realizowanych projektach i portfelach projektów. 70. Możliwość samodzielnego definiowania przez kluczowych użytkowników raportów tabelarycznych i graficznych. 71. Możliwość harmonogramowania raportów (jako opcja dodatkowa). 72. Możliwość drążenia (drill down) raportów (jako opcja dodatkowa). 73. Możliwość przedstawienia realizacji projektu i portfela projektów na wykresie Gantta. 74. Możliwość weryfikacji obciążeń zasobów (wykres). 75. Możliwość weryfikacji postępów realizacji projektu w układzie zadaniowym, produktowym i finansowym. Możliwość automatycznego powiadamiania w przypadku nie zrealizowania 76. zadania (milestone) w terminie lub gdy zostaną przekroczone ustalone limity ( w zakresie czasu realizacji lub przyznanego budżetu). 77. System powiadomień przez email informujących o zbliżających się zadaniach, aktualizacji projektów oraz innych kwestiach 78. Konfigurowalne widoki dla inicjatyw, projektu i portfela projektów wspierające procesy decyzyjne. 79. Możliwość samodzielnego definiowania przez użytkowników kluczowych witryn (jako opcja dodatkowa). 80. Diagram struktury produktów. 81. Dostępność narzędzi społecznościowych, np. fora dyskusyjne, komunikatory, baza wiedzy (jako opcja dodatkowa). 82. Możliwość zarządzania uprawnieniami, m.in. w zakresie wprowadzania poszczególnych zmian na poziomie projektu, jak i programów. 83. Możliwość samodzielnej parametryzacji systemu w zakresie umożliwiającym swobodną eksploatację systemu (dla Biura IT) 84. Możliwość rozwoju systemu pod dedykowane potrzeby Zamawiającego. 85. Wielojęzyczność systemu (angielski, polski, rumuński). 86. Wielowalutowość systemu (kalkulacja i ewidencja kosztów projektów oraz inicjatyw w PLN,EUR,RON). Łączna kwota opcji systemu (należy uwzględnić w OFEROWANYCH KOSZTACH I ZAKRESIE USŁUG Załącznik nr 1w pozycji Koszt funkcjonalności opcjonalnych Systemu Zarządzania Projektami ).