WSKAZÓWKI dotyczące zasad rozliczania wydatków w ramach projektów współfinansowanych ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska 2007-2013 przez Partnerów z obszaru województwa podlaskiego
S t r o n a 2
3 S t r o n a 1. Umowa o dofinansowanie została podpisana. Co teraz? Podpisanie umowy o dofinansowanie zamyka etap projektowania i otwiera etap wdrażania w cyklu życia projektu. Na tym etapie zobowiązani jesteśmy, oprócz realizacji zadań przewidzianych w ramach swojego projektu, do raportowania postępów we wdrażaniu naszego przedsięwzięcia, składania wniosków o płatność, a także poddawania się kontroli różnych instytucji. Umowa o dofinansowanie jest dokumentem, który: określa obowiązki każdej ze stron, opisuje okres trwania projektu i jego budżet, określa wymagania dotyczące raportowania. Jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, wszyscy Partnerzy projektu zobowiązani są do zawarcia Porozumienia Partnerskiego. Porozumienie ma charakter wiążący prawnie i zawiera jednoznacznie zdefiniowane zakresy odpowiedzialności każdego z Partnerów projektu. Istotną sprawą po podpisaniu umowy jest skompletowanie przez każdego z Partnerów projektu wszystkich dokumentów niezbędnych do prawidłowej realizacji projektu. Są to: umowa o dofinansowanie; ostateczna wersja wniosku o dofinansowanie z załącznikami, zatwierdzona przez Wspólny Komitet Monitorujący i Sterujący; Porozumienie Partnerskie z załącznikami. JESTEM PARTNEREM WIODĄCYM otrzymuję od Wspólnego Sekretariatu Technicznego oryginał umowy o dofinansowanie wraz z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie; przygotowuję potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie umowy o dofinansowanie oraz zatwierdzonego wniosku i przekazuję je wszystkim Partnerom projektu; przygotowuję kopię umowy o dofinansowanie, zatwierdzonego wniosku oraz Porozumienia Partnerskiego i dołączam do pierwszego sprawozdania z realizacji projektu; JESTEM PARTNEREM PROJEKTU otrzymuję od Partnera Wiodącego potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię umowy o dofinansowanie i zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie; przygotowuję kopię umowy o dofinansowanie, zatwierdzonego wniosku oraz Porozumienia Partnerskiego i dołączam do pierwszego sprawozdania z realizacji projektu;
S t r o n a 4 2. Jakie dokumenty warto mied i skąd je wziąd? Przystępując do realizacji projektu w ramach Programu Współpracy Terytorialnej Litwa-Polska, warto zaopatrzyć się w następujące dokumenty: 1) Podręcznik Programu dokument przedstawiający ogólne informacje o Programie, wymagania dotyczące projektów, zasady partnerstwa (dostępny na stronie www.lietuva-polska.eu w zakładce Dokumenty ); 2) Wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków i projektów w ramach programów współpracy Transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej realizowanych z udziałem Polski w latach 2007-2013 dokument określający zasady kwalifikowania projektów i wydatków w projektach oraz zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych (dostępny na stronie www.ewt.gov.pl/dokumenty/wso/strony/wytyczne.aspx); 3) Wytyczne wypełniania Skonsolidowanego Sprawozdania/Sprawozdania z realizacji projektu dokument określający sposób wypełniania sprawozdań z realizacji projektów (dostępny na stronie www.lietuva-polska.eu w zakładce Dokumenty ); 4) Wytyczne w zakresie kontroli pierwszego stopnia w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Litwa 2007-2013 dokument regulujący proces weryfikacji wydatków raportowanych przez beneficjentów (dostępny na stronie www.ewt.gov.pl/dokumenty/wso/strony/wytyczne.aspx); W związku z tym, iż dokumentacja programowa bywa aktualizowana i dostosowywana do zmieniającego się prawa, warto regularnie odwiedzać powyższe strony, aby mieć pewność, że korzystamy z obowiązujących dokumentów. 3. Jak i kiedy złożyd sprawozdanie z realizacji projektu? Terminy składania sprawozdań wynikają z Załącznika nr 4 do umowy o dofinansowanie projektu. Każdy z Partnerów (zarówno Partner Wiodący jak i Partnerzy projektu) zobowiązany jest do złożenia sprawozdania z realizacji swojej części projektu nie później niż w terminie 10 dni kalendarzowych od momentu zakończenia okresu sprawozdawczego. Sposób wypełniania sprawozdania jest szczegółowo przedstawiony w Wytycznych wypełniania skonsolidowanego sprawozdania/sprawozdania z realizacji projektu dostępnych na stronie internetowej Programu www.lietuva-polska.eu (zakładka Dokumenty ). Znajdziemy tam również wzór sprawozdania. Przygotowanie sprawozdania z realizacji projektu jest czasochłonne, dlatego też warto je rozpocząć wcześniej, jeszcze w trakcie okresu sprawozdawczego. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby np. część finansową (cz. 4 i 5 sprawozdania) wypełniać na bieżąco, w momencie zaistnienia wydatku zakładanego w projekcie. Przed ostatecznym złożeniem sprawozdania z realizacji projektu, sprawdźmy je dokładnie, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów, które wydłużą całą procedurę i opóźnią wypłatę środków. Upewnijmy się, że:
5 S t r o n a użyliśmy aktualnego wzoru sprawozdania; sprawozdanie wypełniliśmy w języku angielskim, odpowiednią czcionką (Tahoma 12); wypełniliśmy wszystkie niezacieniowane pola (należy wpisywać również 0,00 oraz not applicable - skrótowo n/a ); dołączyliśmy wersję elektroniczną sprawozdania (na płycie CD/DVD); sprawozdanie zostało podpisane przez właściwe osoby i opieczętowane; dołączyliśmy do sprawozdania kopie wszelkich niezbędnych dokumentów potwierdzających wydatki projektu zawarte w sprawozdaniu (faktury, dokumenty przetargowe, potwierdzenia odbioru robót, umowy, listy uczestników wydarzeń, zdjęcia, artykuły z gazet, gadżety promocyjne, itp.) dołączone do sprawozdania kopie faktur i dokumentów o równoważnej wartości dowodowej są pogrupowane i oznaczone w górnym prawym rogu za pomocą numeru kategorii budżetowej, której dotyczą oraz są właściwie opisane i potwierdzone za zgodność z oryginałem; Jeżeli składamy pierwsze sprawozdanie, upewnijmy się, że do sprawozdania dołączyliśmy także kopię umowy o dofinansowanie, kopię zatwierdzonego wniosku aplikacyjnego z załącznikami oraz kopię Porozumienia Partnerskiego z załącznikami. Kontroler pierwszego stopnia, któremu zostało złożone sprawozdanie, ma 2 miesiące na jego weryfikację oraz wystawienie certyfikatu potwierdzającego wydatki partnera. Jeżeli okaże się, że sprawozdanie zawiera błędy, wysyła Partnerowi oficjalne pismo z uwagami i terminem poprawy sprawozdania. Pamiętajmy też, że Kontroler pierwszego stopnia może zwrócić się do nas o załączenie do sprawozdania dodatkowych dokumentów, które nie są wyszczególnione np. w Wytycznych wypełniania sprawozdania, ponieważ w jego ocenie są one niezbędne do prawidłowej weryfikacji wniosku. Kiedy Kontroler stwierdzi, że sprawozdanie jest wolne od błędów, wystawia certyfikat potwierdzający wydatki partnera, który wraz z jednym egzemplarzem zatwierdzonego sprawozdania (wypełnioną częścią 1.6) jest odsyłany do Partnera. W sytuacji, gdy w danym okresie sprawozdawczym nie ponieśliśmy żadnych wydatków związanych z projektem, również musimy złożyć sprawozdanie, tzw. sprawozdanie zerowe. Pamiętajmy jednak o opisaniu w nim wszelkich działań, które podjęliśmy oraz działań, które planujemy na przyszłość. Kontroler nie ma obowiązku weryfikacji takiego sprawozdania w praktyce jednak sprawdza się je po to, by uniknąć różnych błędów w kolejnym raporcie. Składając tego typu sprawozdanie, nie otrzymamy również certyfikatu i 1 egzemplarza zatwierdzonego sprawozdania. Partner projektu powinien niezwłocznie przekazać swojemu Partnerowi Wiodącemu kopię zatwierdzonego przez Kontrolera sprawozdania z realizacji projektu wraz z certyfikatem. Jest to bardzo istotne z uwagi na konieczność terminowego przygotowania skonsolidowanego sprawozdania przez Partnera Wiodącego.
S t r o n a 6 JESTEM PARTNEREM WIODĄCYM/PARTNEREM PROJEKTU składam sprawozdanie z realizacji projektu w terminie 10 dni kalendarzowych od momentu zakończenia okresu sprawozdawczego; dokonuję ewentualnych poprawek w sprawozdaniu w terminie określonym w piśmie od Kontrolera; otrzymuję od Kontrolera zatwierdzone sprawozdanie i Certyfikat potwierdzający wydatki partnera; niezwłocznie przekazuję kopię zatwierdzonego sprawozdania i Certyfikat swojemu Partnerowi Wiodącemu. 4. Jak i kiedy złożyd skonsolidowane sprawozdanie z realizacji projektu? Termin składania skonsolidowanych sprawozdań także wynika z Załącznika nr 4 do umowy o dofinansowanie projektu, ale zależne są również od terminu wystawienia certyfikatów potwierdzających wydatki poszczególnych Partnerów. Skonsolidowane sprawozdanie z realizacji projektu składane jest wyłącznie przez Partnera Wiodącego przed upływem 2 miesięcy i 15 dni kalendarzowych od momentu zakończenia okresu sprawozdawczego, ale nie wcześniej, niż po otrzymaniu wszystkich certyfikatów potwierdzających wydatki poszczególnych partnerów projektu. Sposób wypełniania sprawozdania jest szczegółowo przedstawiony w Wytycznych wypełniania skonsolidowanego sprawozdania/sprawozdania z realizacji projektu dostępnych na stronie internetowej Programu www.lietuva-polska.eu (zakładka Dokumenty ). Znajdziemy tam również wzór sprawozdania. Skonsolidowane sprawozdanie jest sumą wszystkich sprawozdań z realizacji projektu, a zatem Partner Wiodący przygotowując skonsolidowane sprawozdanie, opiera się na informacjach w nich zawartych. Z uwagi na krótki termin złożenia skonsolidowanego sprawozdania istotnym jest wypracowanie takiego sposobu komunikacji pomiędzy Partnerem Wiodącym a Partnerami projektu, aby wymagane terminy były zachowane i dlatego też tak istotne jest niezwłoczne przekazanie Partnerowi Wiodącemu kopii zatwierdzonego sprawozdania z realizacji projektu oraz kopii Certyfikatu potwierdzającego wydatki partnera. Przed ostatecznym złożeniem skonsolidowanego sprawozdania z realizacji projektu, sprawdźmy je dokładnie, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów, które wydłużą całą procedurę i opóźnią wypłatę środków. Upewnijmy się, że: użyliśmy aktualnego wzoru sprawozdania; sprawozdanie wypełniliśmy w języku angielskim, odpowiednią czcionką (Tahoma 12); wypełniliśmy wszystkie niezacieniowane pola (należy wpisywać również 0,00 oraz not applicable ); przygotowaliśmy 2 oddzielne (nie spięte ze sobą) egzemplarze sprawozdania; dołączyliśmy wersję elektroniczną sprawozdania (na płycie CD/DVD); sprawozdanie zostało podpisane przez właściwe osoby i opieczętowane; dołączyliśmy do sprawozdania kopie zatwierdzonych przez Kontrolerów pierwszego stopnia sprawozdań z realizacji projektu wszystkich Partnerów oraz kopie certyfikatów potwierdzających wydatki Partnerów.
7 S t r o n a Kontroler pierwszego stopnia, któremu zostało złożone skonsolidowane sprawozdanie, ma 1 miesiąc na jego weryfikację oraz wystawienie certyfikatu potwierdzającego wydatki projektu. Jeżeli okaże się, że skonsolidowane sprawozdanie zawiera błędy, wysyła Partnerowi Wiodącemu oficjalne pismo z uwagami i terminem poprawy sprawozdania. Kiedy Kontroler stwierdzi, że skonsolidowane sprawozdanie jest wolne od błędów, wystawia certyfikat potwierdzający wydatki projektu, który wraz z jednym egzemplarzem zatwierdzonego sprawozdania (wypełnioną częścią 1.6) jest odsyłany do Partnera Wiodącego. Partner Wiodący niezwłocznie przekazuje do WST zatwierdzone skonsolidowane sprawozdanie z realizacji projektu, certyfikat potwierdzający wydatki projektu (1 oryginał, 1 kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem oraz wersja elektroniczna) oraz wszystkie certyfikaty potwierdzające wydatki poszczególnych partnerów (w 2 kopiach). W sytuacji, gdy WST stwierdzi braki lub nieścisłości w skonsolidowanym sprawozdaniu, informuje o tym Partnera Wiodącego i jego Kontrolera pierwszego stopnia, którzy w porozumieniu ze sobą dokonują ewentualnych poprawek w treści sprawozdania lub wysyłają wyjaśnienia do WST. W sytuacji, gdy WST ma wątpliwości, co do kwalifikowalności wydatków wykazanych w skonsolidowanym sprawozdaniu, informuje o tym Partnera Wiodącego i jego Kontrolera pierwszego stopnia. Jeśli Kontroler pierwszego stopnia nie potwierdzi kwalifikowalności wątpliwych wydatków, dokonuje wówczas, w porozumieniem z Partnerem projektu, niezbędnych poprawek w sprawozdaniu z realizacji projektu, w którym ujęto zakwestionowane wydatki oraz certyfikacie potwierdzającym wydatki partnera. Kontroler pierwszego stopnia Partnera Wiodącego, w porozumieniu z nim, dokonuje poprawek w skonsolidowanym sprawozdaniu oraz w certyfikacie potwierdzającym wydatki projektu, a następnie przekazuje poprawioną dokumentację bezpośrednio do WST. JESTEM PARTNEREM WIODĄCYM otrzymuję od Partnerów projektu kopie zatwierdzonych sprawozdań z realizacji projektu i certyfikatów potwierdzających wydatki partnerów; przygotowuję, w porozumieniu z Partnerami projektu, skonsolidowane sprawozdanie z realizacji projektu; dokonuję ewentualnych poprawek w sprawozdaniu w terminie określonym w piśmie od Kontrolera; otrzymuję od Kontrolera zatwierdzone skonsolidowane sprawozdanie i Certyfikat potwierdzający wydatki projektu; przygotowuję kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem zatwierdzonego skonsolidowanego sprawozdania, jego wersję elektroniczną oraz 2 kopie każdego z załączników sprawozdania; niezwłocznie przekazuję dokumenty do WST.
S t r o n a 8 5. Jakie kontrole nas czekają i kiedy? Każdy projekt wdrażany w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska 2007-2013 zostanie przynajmniej raz skontrolowany na miejscu jego realizacji oraz w siedzibie Beneficjenta. Kontrolerzy jednak mogą zapukać do naszych drzwi nawet kilka razy w ramach jednego projektu. W praktyce, jeżeli projekt będzie wdrażany prawidłowo, kontroli bezpośredniej możemy się spodziewać dwukrotnie: 1. po zrealizowaniu 25 % wydatków przewidzianych do poniesienia w ramach projektu kontrola w trakcie realizacji projektu; 2. po rzeczowym zakończeniu realizacji projektu (przed zatwierdzeniem ostatniego sprawozdania z realizacji projektu) kontrola na zakończenie realizacji projektu. Każda dodatkowa kontrola jest wynikiem zaistnienia błędów, lub nieprawidłowości podczas realizacji projektu: kontrola doraźna przeprowadzana w przypadku uzyskania informacji o zaistnieniu nieprawidłowości finansowych w realizacji projektu; kontrola następcza przeprowadzania w sytuacji sformułowania zaleceń pokontrolnych po kontroli na miejscu i ma na celu zweryfikowanie poprawności ich realizacji (może być przeprowadzana również jako kontrola administracyjna, czyli kontrola na dokumentach, bez wizyty u Beneficjenta). Oddzielną kategorią kontroli jest wizyta monitorująca. Odbywa się ona w trakcie realizacji projektu, niezależnie od kontroli na miejscu, i dotyczy wyłącznie projektów tzw. miękkich wizytacje szkoleń, warsztatów, itp. Każdą kontrolę poprzedza pismo informujące o terminie jej przeprowadzenia. W przypadku kontroli w trakcie lub na zakończenie realizacji projektu takie pismo otrzymamy co najmniej na 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli, a w przypadku kontroli doraźnej 1 dzień przed jej przeprowadzeniem. Po przeprowadzeniu kontroli, w ciągu 21 dni kalendarzowych otrzymamy od Kontrolera dwa egzemplarze informacji pokontrolnej. W sytuacji, gdy nie zgadzamy się z zapisami informacji pokontrolnej, w ciągu 14 dni kalendarzowych od otrzymania powinniśmy zgłosić Kontrolerowi nasze zastrzeżenia. Kontroler musi ustosunkować się do naszych uwag i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazać nam zmienioną informację pokontrolną, lub wyjaśnienie odmowy uwzględnienia naszych zastrzeżeń. Jeżeli akceptujemy ostateczną treść informacji pokontrolnej, mamy kolejne 14 dni kalendarzowych na podpisanie informacji i odesłanie 1 egzemplarza do Kontrolera. Jeżeli nie akceptujemy ostatecznej treści, przekazujemy do Kontrolera wyjaśnienie odmowy podpisania informacji.
9 S t r o n a ABY KONTROLA PRZEBIEGŁA SPRAWNIE I BEZ NIEPOTRZEBNEGO STRESU, PAMIĘTAJMY O NASTĘPUJĄCYCH KWESTIACH: całą dokumentację dotyczącą projektu przechowujmy razem, uporządkowaną i w dostępnym miejscu, aby można było szybko i sprawnie przekazać dokumenty; na potrzeby kontroli postarajmy się, aby był możliwy dostęp do efektów realizowanego projektu (np. umożliwienie wejścia na teren budowy, obejrzenia zakupionych w ramach projektu materiałów lub sprzętu, itp.); na czas kontroli postarajmy się wygospodarować oddzielne pomieszczenie dla kontrolerów, gdzie byłaby możliwość spokojnej pracy. 6. Kontrola zamówieo publicznych Kontrola zamówień publicznych jest częścią kontroli, o których była mowa powyżej, jednak z uwagi na jej specyfikę, warto omówić ją odrębnie. Kontrolę zamówień publicznych dzielimy na: kontrolę ex-ante przed rozpoczęciem procedury zamówienia publicznego; kontrolę ex-post po przeprowadzeniu procedury zamówienia publicznego. Kontrola ex-ante przeprowadzana jest w ramach realizacji jedynie tych projektów, w których została podpisana umowa o dofinansowanie. Jeżeli jesteśmy po złożeniu wniosku o dofinansowanie, lub też po akceptacji wniosku przez Wspólny Sekretariat Techniczny, ale jeszcze przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, kontrola nas nie obejmuje. Kontrola ex-ante obejmuje sprawdzenie dokumentacji związanej z planowanym zamówieniem publicznym pod kątem: zgodności z przepisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zgodności zakresu zamówienia z zakresem przewidzianym w projekcie, przestrzegania wytycznych odnośnie informacji i promocji. Do kontroli ex-ante powinniśmy przekazać następujące dokumenty: a) projekt ogłoszenia o zamówieniu; b) projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, c) inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia zamówienia, adekwatnie do wybranego trybu udzielenia zamówienia (np. projekt umowy, projekt formularza oferty, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zaproszenie do negocjacji, wzór protokołu odbioru itp.). W ciągu 7 dni roboczych otrzymamy wynik weryfikacji przesłanej dokumentacji. Nie mamy obowiązku przesyłania Kontrolerowi po raz kolejny poprawionej dokumentacji, musimy jedynie poinformować go o sposobie wykorzystania ewentualnych uwag.
S t r o n a 10 PAMIĘTAJMY, ŻE: kontrola ex-ante dokumentacji przez Kontrolera nie powoduje, iż ponosi on odpowiedzialność za przeprowadzenie procedury zamówienia. To my jesteśmy odpowiedzialni za prawidłowość przeprowadzenia zamówienia; brak zastrzeżeń na tym etapie nie oznacza, że Kontroler nie zidentyfikuje uchybień w przeprowadzeniu procedury zamówienia na dalszych etapach kontroli (np. kontroli ex-post, lub kontroli projektu na miejscu); nie uwzględnienie uwag przekazanych przez Kontrolera może skutkować uznaniem części lub całości wydatku za niekwalifikowalny. Kontrola ex-post obejmuje całość przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego. Odbywa się w trakcie kontroli administracyjnej, a zatem całą dokumentację dotyczącą przeprowadzenia zamówienia powinniśmy dołączyć do sprawozdania z realizacji projektu składanego za ten okres, w którym zaistniał wydatek związany z zamówieniem publicznym. Do kontroli ex-post powinniśmy przekazać następujące dokumenty dotyczące zamówienia, w szczególności: a) ogłoszenie o zamówieniu (o ile występuje); b) specyfikację istotnych warunków zamówienia, c) odwołania i dokumentację z nimi związaną (o ile wystąpiły odwołania); d) inne dokumenty powstałe w wyniku przeprowadzenia zamówienia (np. umowę, formularz oferty, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, zaproszenie do negocjacji, itp.). Pamiętajmy, że wszelkie oficjalne dokumenty winny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez właściwe osoby. W związku z tym, że kontrola ex-post odbywa się w trakcie weryfikacji sprawozdania, wszelkie uwagi odnośnie przeprowadzonej procedury zamówienia publicznego otrzymamy razem z uwagami do sprawozdania z realizacji projektu. Jeżeli Kontroler uzna, iż przeprowadziliśmy procedurę zamówienia publicznego niezgodnie z zapisami ustawy, może uznać cały wydatek dotyczący zamówienia za niekwalifikowany lub nałożyć korektę finansową, zgodnie z zapisami dokumentu pn. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE. Kwota korekty jest odejmowana od raportowanej kwoty wydatków kwalifikowalnych. W wyjątkowych przypadkach kontrola ex-post może zostać przeprowadzona w trakcie kontroli na miejscu. O przesunięciu kontroli zostaniemy poinformowani pisemnie przez Kontrolera.
11 S t r o n a PAMIĘTAJMY, ŻE: kontrola ex-post jest obowiązkowa w sytuacji przeprowadzenia zamówienia publicznego. Całą dokumentację dotyczącą zamówienia musimy złożyć razem ze sprawozdaniem z realizacji projektu; wszelkie błędy wykryte w trakcie kontroli ex-post nie są możliwe do poprawienia. Istotne jest więc alby procedura zamówienia publicznego była przeprowadzona w prawidłowy sposób; skutkiem błędów w procedurze może być uznanie wydatku za w całości lub części niekwalifikowalny; wszelka dokumentacja winna być opatrzona odpowiednimi logotypami i informacją o współfinansowaniu (patrz rozdział Informacja i promocja ). 7. Informacja i promocja Otrzymując dofinansowanie na realizację projektu ze środków Unii Europejskiej pamiętajmy o tym, aby nie trzymać tego w tajemnicy. Musimy poinformować opinię publiczną, że realizując nasze przedsięwzięcie, skorzystaliśmy z dofinansowania. Dzięki temu podkreślamy wkład UE w nasz rozwój, zapewniamy jawność wykorzystywania środków pomocowych oraz dostarczamy informacji społeczeństwu na temat naszego projektu. Podstawową zasadą przy informowaniu o współfinansowaniu projektu jest umieszczenie 5 kluczowych elementów na wszystkich elementach dotyczących naszego projektu (zakupionych środkach trwałych, materiałach informacyjnych i promocyjnych, wybudowanej infrastrukturze, artykułach w prasie, itp.): 1. logotyp Unii Europejskiej; 2. logotyp Programu; 3. zwrot Unia Europejska ; 4. zwrot Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego ; 5. hasło Programu Sąsiedzi w działaniu. Tych 5 elementów musi zajmować minimum 25 % całkowitej powierzchni billboardu, tablicy informacyjnej, plakietki, itp. Niezależnie od tego, czy jesteśmy Partnerem Wiodącym, czy Partnerem Projektu, musimy spełnić następujące minimalne wymagania dotyczące informacji i promocji: publikacja minimum 2 artykułów w prasie lokalnej: o na temat rozpoczęcia projektu, jego partnerach oraz planowanych działaniach i rezultatach (nie jest konieczne, by publikacja artykułu zbiegła się z fizycznym rozpoczęciem realizacji projektu); o na temat zakończenia projektu i jego osiągnięć; publikacja minimum 1 artykułu w prasie lokalnej na temat zrealizowanego projektu oraz płynących z niego korzyści dla społeczeństwa i regionu; wydanie minimum 2 zestawów materiałów promocyjnych (np. broszury, plakaty, kalendarze, itp.); opatrzenie etykietką informującą o współfinansowaniu ze środków UE każdego zakupionego w ramach projektu środka trwałego;
S t r o n a 12 umieszczenie billboardu na terenie realizacji projektu (w przypadku, kiedy nasz projekt obejmuje finansowanie infrastruktury lub prac konstrukcyjnych i jednocześnie jego całkowity wkład środków publicznych przekracza 500.000 ); umieszczenie trwałej i widocznej tabliczki informacyjnej nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu projektu, która zastąpi billboard (w przypadku kiedy nasz projekt obejmuje zakup obiektów fizycznych lub finansowanie infrastruktury lub prac konstrukcyjnych i jednocześnie jego całkowity wkład środków publicznych przekracza 500.000 ); przekazywanie do Wspólnego Sekretariatu Technicznego wyników działań informacyjnych i promocyjnych (1 oryginał, 1 kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem i/lub wersja elektroniczna) ulotki, broszury, gadżety, artykuły, zdjęcia billboardów, wydarzeń, zakupionych środków trwałych oznaczonych etykietami informacyjnymi, programy spotkań, listy uczestników, wydruki stron internetowych, itp. ABY NASZA POLITYKA INFORMACYJNO-PROMOCYJNA BYŁA PRAWIDŁOWA, WARTO ABYŚMY ZADBALI O NASTĘPUJĄCE RZECZY: informujmy z wyprzedzeniem Wspólny Sekretariat Techniczny o nadchodzących istotnych wydarzeniach w projekcie; przesyłajmy do opiniowania specjaliście ds. promocji Wspólnego Sekretariatu Technicznego projekty i wygląd materiałów promocyjnych (etykiety, tabliczki informacyjne, umieszczenie nazw i logotypów na materiałach, itp.); zbierajmy dowody naszych działań promocyjnych na potrzeby przyszłych kontroli (kopie publikacji, zdjęcia z wydarzeń, itp.); dołączajmy kopie publikacji i materiałów promocyjnych do sprawozdań z realizacji projektu; zachowajmy przynajmniej po jednym komplecie wszystkich stworzonych przez nas materiałów promocyjnych dla celów kontroli; opublikujmy na naszej stronie internetowej informację o projekcie. 8. Logotypy oraz wzory tablic i etykiet Logotyp Unii Europejskiej wersja kolorowa wersja czarno-biała
13 S t r o n a Logotyp Programu wersja kolorowa wersja czarno-biała Właściwe rozmieszczenie 5 kluczowych elementów: Przykładowe rozmieszczenie elementów na billboardzie: Przykładowe rozmieszczenie elementów na tablicy informacyjnej:
S t r o n a 14 Przykładowe rozmieszczenie elementów na etykiecie do oznaczania środków trwałych: 9. Jak możemy dokonad zmian w realizowanym projekcie? Podczas realizacji projektu możemy napotkać sytuacje, które będą wymagały wprowadzenia zmian rzeczowych lub finansowych do przedsięwzięcia. Najczęściej wynika to z długiego okresu upływającego między opracowaniem budżetu projektu a jego fizyczną realizacją. Wzrost cen, wycofanie danego produktu z rynku, zmiany w technologii, prawie, itp. to wszystko może spowodować, że realizacja naszego projektu może stanąć pod znakiem zapytania. Jesteśmy wówczas zmuszeni do dokonania zmian w projekcie. Zasady dokonywania zmian są opisane w dokumencie Procedure for the request for changes in the projects, który definiuje pojęcie zmian w projekcie pod kątem ich wielkości oraz przedstawia procedurę ich dokonywania. Dokument jest dostępny na stronie internetowej www.lietuva-polska.eu w zakładce Documents. Pamiętajmy, iż, niezależnie od tego, czy dokonane zmiany przekraczają tzw. regułę elastyczności czy nie, musimy je dokładnie opisać w sprawozdaniu z realizacji projektu.
15 S t r o n a 10. Jakie mamy obowiązki po zakooczeniu realizacji projektu? Zakończenie realizacji projektu i rozliczenie z Instytucją Zarządzającą nie jest jeszcze definitywnym końcem życia projektu. Mamy jeszcze kilka obowiązków względem Instytucji, które musimy wypełnić. Przede wszystkim musimy zapewnić, aby w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu, nie uległ on znaczącym modyfikacjom, tj.: nie nastąpiła zmiana charakteru projektu lub warunków realizacji; nie nastąpiła zmiana charakteru własności elementu zrealizowanego lub zakupionego w ramach projektu. Zapewnienie trwałości projektu i jego rezultatów dotyczy wyłącznie beneficjentów realizujących projekty infrastrukturalne, lub inwestycyjne, ponieważ z uwagi na specyfikę projektów dotyczących rozwoju zasobów ludzkich, przedsięwzięć promocyjnych, edukacyjnych, społecznych, trudno jest mówić o zapewnieniu trwałości rezultatów takich projektów przez beneficjenta. Oprócz trwałości projektu, musimy zapewnić przechowywanie całości dokumentacji papierowej projektu nie krócej niż do czerwca 2021 r. Obowiązek ten spoczywa zarówno na partnerze wiodącym, jak i partnerach projektu. Dokumentacja powinna być przechowywana oddzielnie od innych dokumentów nie związanych z projektem i w takim miejscu, aby, w momencie kontroli, dostęp do niej nie był utrudniony. Pamiętajmy też, że w ciągu 5 lat od zakończenia realizacji projektu możemy zostać skontrolowani zarówno przez przedstawicieli instytucji zaangażowanych w realizację Programu, jak i przez przedstawicieli Komisji Europejskiej. Kontrola taka ma na celu sprawdzenie zapewnienia trwałości projektu oraz przechowywania dokumentacji.