Raportowanie a audyty projektów w 7.Programie Ramowym (nasze doświadczenia)

Raportowanie a audyty projektów w 7.Programie Ramowym (nasze doświadczenia) Katarzyna Markiewicz-Śliwa, Ewa Mendec Źródło: serwis CORDIS, prezentacje KE serwis EUROPA, serwis KPK w tym FAQ Barbara Trammer Guidance notes and templates for Project Technical Review involving Independent Expert(s) FP7 Note for beneficiaries in the 7th Framework Programme for Research and Innovation How to avoid common errors identified in cost claims Guide to Financial Issues relating to FP7 Indirect Actions Guidance Notes on Project Reporting

Zmniejszamy zasoby RYZYKO!!!! Zadania PROJEKT Skracamy czas Zmni ejsza my zada nia Zasoby

Plan a wykonanie Aplikacja Podpisanie umowy Realizacja projektu Zakończenie projektu

5 lat po ostatniej transzy.

Raporty okresowe 60 dni po zakończeniu danego okresu Zgodnie z Art. 4 Grant Agreement. 1. Publishable summary of progres of work - opis celów projektu (deliverable, milestones zgodnie z Aneksem 1), wszelkie odchylenia 2. Opis zasobów użytych w projekcie 3. Financial Statement (Form C Annex VI do Grant Agreement) od każdego z partnerów i stron trzecich 4. Summary financial report - konsolidujący poniesione koszty przez konsorcjum 5. Certyfikaty zgodnie z Article II.4.4 of the Grant Agreement

Raport końcowy To samo co w raportach okresowych oraz: 1. Final publishable summary report zwierający : całkowity opis projektu i jego celów S&T, wpływ (w tym socio-ekonomiczny), dysyminacja wyników 2. Plan for the use and dissemination of foreground 3. Raporty inne np. kwestionriusze (równouprawienie płci, sprawy etyczne, zaangażowanie innych uczetników. Po przesłaniu ostatniej transzy koordynator składa FINAL REPORT ON THE DISTRIBUTION OF THE EUROPEAN UNION FINANCIAL CONTRIBUTION

Wszystkie raporty składamy w wersji elektronicznej za pośrednictwem Participant Portal http://ec.europa.eu/research/parti cipants/portal/ Dla projektów z umowami podpisanymi przed 1/1/2013 Form C składamy elektronicznie jak również podpisaną wersję FORM C składamy papierowo Dla projektów z umowami podpisanymi po 1/1/2013 i dla umów w których zawarto odpowiedni aneks Form C składamy wyłącznie elektronicznie.

Nowe zadania LEAR a Wskazanie online osoby uprawnionej do podpisywania Form C (np. Główny Księgowy, Kwestor) 1. Zalogowanie do systemu ECAS http://ec.europa.eu/research/part icipants/portal 2. My organisations 3. Organisation roles function 4. Kliknąć 'Add' aby nominować odpowiedni osobę wybierając jej rolę Financial signatory wpisując jej imię, nazwisko oraz adres e-mail address. 5. Nominowana osoba otrzyma właściwą informację. Musi ona jednak posiadać konto w ECAS.

Dostępne funkcje w ECAS: Tylko role LEARa i Primary coordinator contact są nadawane przez KE, pozostałe nadają te osoby.

Beneficjent wypełnia formularz C Beneficjenci składają form C za pośrednictwem koordynatora Koordynator sprawdza złożenie przez Beneficjentów Koordynator może odrzucić Formularz C Beneficjenta) Koordynator składa Formularze C do KE) KE może zażądać zmiany raportu)

WIDOK KOORYNATORA

WYKONANIE form C

PLAN - tabela budżetowa z umowy

Umowa o Grant Umowa o Grant wraz załącznikami stanowi podstawę dla rozpoczęcia realizacji projektu i określa: Zakres projektu, zawarty w Aneksie I. Warunki ogólne realizacji projektów w 7.PR, zawarte w Aneksie II. Potwierdzenie przystąpienia do umowy, sprawozdanie finansowe, wymagania i obowiązki odnośnie świadectwa kontroli sprawozdań finansowych Aneksy IV VII. Okres realizacji projektu i datę jego rozpoczęcia 1szy dzień miesiąca następującego po dacie wejścia w życie Umowy. Okresy sprawozdawcze i język sprawozdań. Maksymalne dofinansowanie KE. Szczegółowe dane odnośnie szacunkowego podziału budżetu i dofinansowania WE dla realizacji planowanych działań, przez każdego z wykonawców tabela w Aneksie I. Kwotę finansowania wstępnego. Kwotę wpłaty na rzecz Funduszu Gwarancyjnego. Sposób komunikacji z KE. Prawo właściwe i właściwość sądów. Stosowanie postanowień Umowy, nadrzędność aneksów Aneks II jest nadrzędny wobec Aneksu I. Wejście w życie umowy w sprawie przyznania grantu, dzień złożenia ostatniego podpisu przez koordynatora i Komisję.

Umowa o Grant koszty projektu Tylko te koszty, które są: przedstawione w Umowie o Grant przyporządkowane zadaniom konieczne dla osiągania celów projektu rzeczywiście poniesione i udokumentowane spełniają warunki kosztów dopuszczalnych. Jeżeli realizacja projektu zgodna jest z Aneksem I, możliwe są przesunięcia w budżecie między działaniami i wykonawcami bez konieczności zmian w Umowie o Grant. Jeżeli przesunięcia budżetu wynikają ze znaczących zmian w Aneksie I, konieczne jest dokonanie zmian do Umowy o Grant. Niemożliwe jest zwiększenie dofinansowania projektu przez KE, nawet w przypadku konieczności realizacji większego zakresu działań.

Umowa konsorcjum Podpisanie Consortium Agrement nie jest obowiązkowe, chyba że Call for proposals stanowi inaczej. Umowa ta zawierana jest między wszystkimi beneficjentami w danym projekcie i określa: wewnętrzną organizację konsorcjum, podział wkładu finansowego pomiędzy uczestników projektu, zasady dotyczące własności intelektualnej i poufności, procedury rozstrzygania sporów, zasady odpowiedzialności i odszkodowań. Consortium Agrement nie jest dokumentem KE!!!!! Jest to dokument opracowany przez konsorcjum. Reguluje wzajemne relacje pomiędzy partnerami. Umowa konsorcjum jest podpisywana często przed umową o grant. W czasie realizacji projektu istnieje możliwość jej przekształcenia ze względu na zmianę partnerów albo wygenerowanej wiedzy

Typy działań (WP) RTD działania badawcze i rozwojowo-technologiczne Działania mające na celu tworzenie nowej wiedzy, technologii i produktów włączając w to koordynację naukową. Demonstration działania demonstracyjne Działania, które sprawdzają wykonalność nowej technologii dającej potencjalne efekty ekonomiczne, ale takie, które nie mogą być bezpośrednio skomercjalizowane (np. testowanie produktu, prototyp). Management activities Działania związane z zarządzaniem Działania związane z zapewnieniem sprawnego funkcjonowania wszystkich zadań w projekcie wzajemnej komunikacji oraz komunikacji z KE, zarządzanie finansami, przygotowanie raportów, certyfikatów, ogłaszanie wewnętrznych przetargów i konkursów. Działania zarządzające nie dotyczące zarządzania technicznego danymi pracami w pakietach.

Typy działań (WP) Training activities działania szkoleniowe Koszty organizacji szkolenia, w tym wynagrodzeń osób prowadzących szkolenia, ale nie koszty szkolenia osób szkolonych. Other activities inne działania Działania nie mieszczące się w kategorii działań demonstration i RTD np.: rozpowszechnianie (strona www, prezentacja projektu na konferencjach, publikacje) sieciowanie (organizacja spotkań) koordynacja (spotkania koordynacyjne) IPR (wnioski patentowe, poszukiwanie patentów i doradztwo patentowe, opłacanie stron trzecich za udostępnienie IPR na potrzeby projektu) studium wpływu socjoekonomicznego (ocena oczekiwanych rezultatów promocja (studium wykonalności)

Czy jest możliwe, by zadania z zakresu zarządzania konsorcjum wykonywali inni partnerzy, nie tylko koordynator? Zadania wyszczególnione w Aneksie II.2(3) Umowy Grantowej mogą być wykonywane jedynie przez koordynatora i nie może on zlecić ich wykonywania partnerom. Te zadania to: przesyłanie płatności otrzymanych z KE do partnerów, prowadzenie ewidencji i informowanie KE o rozdysponowaniu tych płatności, weryfikowanie sprawozdań partnerów, monitorowanie wypełniania przez partnerów zobowiązań wynikających z umowy. Inne zadania z zakresu zarządzania wyszczególnione w Aneksie II.16.5 Umowy Grantowej ( np. obsługa umowy konsorcjum, ogólne zarządzanie prawnoadministracyjne) mogą być wykonywane zarówno przez koordynatora, jak i partnerów. Czy możliwe jest zlecenie zarządzania konsorcjum firmie zewnętrznej? (subcontracting) Partner powinien być w stanie wykonać samodzielnie prace przewidziane Umową Grantową, choć pod określonymi warunkami dopuszcza się zlecenie wykonywania pewnych działań na zewnątrz za wyjątkiem zadania koordynatora (Aneks II.2 (3) Umowy Grantowej) - powyżej Tak więc jedynie część zadań z zakresu zarządzania może ewentualnie zostać zlecona firmie zewnętrznej (np. tworzenie i obsługa strony internetowej projektu, tworzenie baz danych, organizacja konferencji, czy spotkań projektowych, techniczne przygotowywanie raportów itp.).

Czy możliwa jest sytuacja, że jeden z partnerów konsorcjum nie wykonuje pracy badawczej, a jego jedynym zadaniem jest zarządzanie konsorcjum? Tak, taka sytuacja jest możliwa w przypadku dużych projektów. Jeden z partnerów (koordynator!) może być odpowiedzialny za realizację zadań wyszczególnionych w Aneksie II.2 (3) Umowy Grantowej (zadania z zakresu zarządzania konsorcjum, które mogą być wykonywane tylko przez koordynatora) oraz ewentualnie innych zadań z zakresu zarządzania konsorcjum. W takiej sytuacji wykaże on swoje koszty jedynie w kategorii zarządzanie (management), refundacja ze strony KE wyniesie do 100% poniesionych przez niego kosztów. Inni partnerzy skupią się na wykonywaniu zadań merytorycznych.

Zwrot kosztów kwalifikowanych Poziom dofinansowania Typ działań Działania badawcze i rozwój technologiczny Działania pionierskie, koordynacyjne, szkoleniowe Działania demonstracyjne % kosztów kwalifikowanych Wszystkie instytucje uprawnione do udziału w 7. PR 50 100 50 Dla MŚP, instytucji publicznych, szkół średnich i uczelni wyższych oraz organizacji badawczych o charakterze niezarobkowym 75 100 50 Minus wpływy do projektów!!! np. PMW

Koszty kwalifikowane rzeczywiste (nieprzybliżone) poniesione przez beneficjenta (przetrzymywane przez 5 lat po zakończeniu projektu) poniesione w czasie trwania projektu (wyj. koszty przygotowania raportu końcowego oraz wydania świadectwa kontroli do 60 dni po zakończeniu realizacji projektu) zaksięgowane w księgach rachunkowych wykonawcy, który je poniósł, nie później niż w dniu wystawienia świadectwa kontroli określone zgodnie z przyjętymi przez wykonawcę zasadami księgowymi (nienowymi!!!) niezbędne do realizacji celów projektu, oszacowane w Aneksie I do kontraktu ekonomicznie uzasadnione przyporządkowane bezpośrednio do projektu

Koszty niekwalifikowane podatki pośrednie, w tym podatek od towarów i usług (VAT) i cło (wyj. np. opłaty lotniskowe airport taxes) należne odsetki rezerwy na poczet przyszłych ewentualnych strat lub wierzytelności straty wynikające z ujemnych różnic kursowych koszty zadeklarowane, poniesione lub zwrócone w odniesieniu do innego projektu KE koszty odnoszące się do zwrotu z inwestycji kapitałowych długi i koszty obsługi długów zbędne lub nieprzemyślane wydatki wszelkie inne wydatki niespełniające warunków kosztów dopuszczalnych

Koszty bezpośrednie Koszty osobowe Koszty podróży Koszty amortyzacji środków trwałych Podwykonawstwo Inne koszty

Koszty osobowe Kosztem kwalifikowanym mogą być tylko koszty aktualnie przepracowanych godzin przez osoby bezpośrednio związane z projektem. Takie osoby muszą: być bezpośrednio zatrudnione przez beneficjenta zgodnie z jego krajowymi przepisami, pracować pod wyłącznym nadzorem technicznym i na wyłączną odpowiedzialność beneficjenta, wynagrodzenie wypłacane zgodnie z normalnymi praktykami stosowanym przez beneficjenta, wynagrodzenie obejmuje pełne wynagrodzenie wraz ze wszystkimi dodatkami i ubezpieczeniami.

Koszty osobowe w projektach PR w uczelniach wyższych i JBR Naliczane zgodnie z pismem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego do Rektorów Szkół Wyższych i Dyrektorów Instytutów Naukowych z dnia 7 września 2006 roku. Podstawą dla obliczania kosztów osobowych, dotyczących pracowników zaangażowanych w realizację projektów, mogą być wynagrodzenia składające się z dwóch części: stałego wynagrodzenia zasadniczego, wynikającego ze stawek uregulowanych przez odpowiednie przepisy wynagrodzenia uzupełniającego, uzasadnionego szczególnymi warunkami wykonywania dodatkowego zadania badawczego

Dodatkowe wynagrodzenia Szczegółowe warunki odnośnie dopuszczalności kosztów dodatkowych wynagrodzeń (bonus payment) w projektach określone przez KE Wynagrodzenia muszą być wypłacane na podstawie wewnętrznych regulacji oraz /lub praktyk instytucji (określona metoda kalkulacji - kategorie pracowników, maks. wysokość wynagrodzeń itd.). Wysokość dodatkowych wynagrodzeń nie może być określana w sposób uznaniowy. Muszą obowiązywać we wszystkich typach projektów (UE i innych, krajowych i międzynarodowych). System nie może skutkować zawyżeniem poziomu wynagrodzeń w stosunku do aktualnych wynagrodzeń rynkowych odnośnie rodzaju pracowników, kwalifikacji i doświadczenia. Dodatkowe wynagrodzenia muszą być księgowane w księgach rachunkowych wykonawcy jako koszty wynagrodzeń i muszą podlegać opodatkowaniu i obciążeniom socjalnym odnoszącym się do wynagrodzeń, chyba że z takich obciążeń/opodatkowania są wyłączone. Dodatkowe wynagrodzenia mogą być wypłacane jedynie jako część wynagrodzenia brutto

Koszty osobowe umowa o pracę Stawka godzinowa w projekcie = =Wynagrodzenie podstawowe godzinowe* + Stawka Godzinowa Uzupełniająca *Koszt wynagrodzenia danej osoby wylicza się jako pełne brutto (wynagrodzenie zasadnicze oraz wszystkie obciążenia socjalne - wynagrodzenie zasadnicze, dodatkowe wynagrodzenie roczne, grusza) Koszt wynagrodzenia w projekcie = = wynagrodzenie miesięczne * ilość osobomiesięcy w projekcie

Karty czasu pracy wymogi podstawowe Pełna nazwa beneficjenta wskazanego w ECGA; Pełna nazwa i podpis pracownika bezpośrednio prowadzącego badania i rozwój technologiczny; Tytuł projektu, jak wskazano w ECGA; Numer projektu Częstotliwość z wypełniania (np. co dzień, co tydzień, co miesiąc), zgodnie z normalną praktyką beneficjenta; Ilość godzin spędzona w projekcie Wszystkie godziny musy być potwierdzone, i muszą być możliwe do zweryfikowania w sposób wiarygodny; Pełna nazwa i podpis osoby odpowiedzialnej za projekt Arkusze muszą zawierać informacje np. z nieobecności: urlop, choroba, podróże inne. Jest więc wysoce wskazane, aby system rejestracji czasu pracy dodatkowo spełniał następujące kryteria: Ewidencja czasu ujawniała liczbę godzin przepracowanych na co dzień; Odniesienie do zadań ujętych w WP lub opisu prac, co pozwala na łatwe uzgodnienie prac wykonywanych z przypisanym pracy, odniesienie do rodzaju aktywność (BR, zarządzanie, inne...), do którego praca została wykonana; Opis działań prowadzonych przez pracowników, aby uzasadnić zakres pracy, w szczególności w przypadku technicznej kontroli. W przypadkach, gdy pracownicy pracują nad kilkoma projektami w tym samym okresie czasu system rejestracji musi umożliwiać pełne pojednanie wszystkich godzin na osobę, wymieniając wszystkie Działania (projekty unijne, wewnętrznie finansowany badawcze, administracja, nieobecności, itp.). Ważne jest, aby pamiętać, że do kontroli używa się efektywnego czasu pracy (system, który potwierdza ilość w rzeczywistości przepracowanych godzin) co jest warunkiem kwalifikowalności kosztów.

Wzór karty czasu pracy

Pojęcia godzin: 1. Godziny produktywne 2. Godziny fakturowane 3. Godziny wykazywane/rzeczywiste PRZED AUDYTEM PO AUDYCIE Liczba dni w roku Efektywne godziny czasu pracy dla kontroli -weekendy Subtotal -urlopy -dni wolne - inne liczba dni roboczych liczba godzin/dzień godziny robocze

Kalkulacja godzin produktywnych powinna być zgodna z normalną praktyką. Roczne godziny produktywne obliczamy: 1. Dla wszystkich pracowników najefektywniejsze lub 2. Dla indywidualnej osoby - najprecyzyjniejsze Godziny produktywne powinny: - być zbliżone do standardowej wartości, - roczna ilość powinna wyłączać chorobowe, dni wolne ustawowo, urlopy szkolenia np. Całkowita ilość dni w roku 365 Dni weekendowe -104 Roczne urlopy -21 Dni wolne ustawowo -15 Chorobowe/Inne -15 Dni produktywne rocznie 210 Godziny produktywne obejmują wszystkie typy działań personelu np. nauczanie, szkolenie, badania, organizacja itp. Jeżeli godziny rzeczywiste przekraczają godziny produktywne należy użyć ilości godzin rzeczywistych do obliczania kosztów. Użycie niższej ilości fakturowanych" godzin w zamian za godziny produktywne z wyższą stawką godzinową nie jest akceptowane. Beneficjent nie może obciążać projektu większą ilością godzin niż ta użyta obliczania stawki godzinowej nawet jeśli rzeczywiste godziny ją przekraczają.

Koszty osobowe - błędy Godziny produktywne powinny wyłączać weekendy i urlopy ale powinny zawierać np. godziny dydaktyczne przygotowanie wniosków Jako przykład 1680 godzin na rok jest uznawane jako miara godzin produktywnych. Jeżeli godziny produktywne różnią się of tej miary może to zostać uznane za bezpodstawne Należy pamiętać że godziny produktywne mogą różnić się od fakturowanych godzin. Użycie godzin fakturowanych do kalkulowania stawki godzinowej nie jest akceptowane w projektach UE. Przykład: Pracownik został zatrudniony na 36 godzin na tydzień. Wyliczenie stawki godzinowej dla klienta opiera się a 30 godzinach fakturowanych i 30 godzin zostało użyte jako podstawa do wyliczania stawki godzinowej. Jednakże z powodu zakontraktowania 36 godzin na tydzień to wartość 36 powinna zostać użyta do wyliczania stawki godzinowej.

Szczególne przypadki kosztów osobowych Telepraca akceptowana o ile jest zgodna z normalnymi praktykami beneficjenta, Nadgodziny o ile zgodne z normalną praktyką beneficjenta i możliwe do zidentyfikowania oraz niezbędne do realizacji projektu, Chorobowe niekwalifikowane Macierzyński kwalifikowane proporcjonalnie do udziału w projekcie, możliwa zamiana osoby ale koszty jej rekrutacji nie są kosztem kwalifikowanym, Świadczenia w naturze kwalifikowane o ile zgodne z normalną praktyką, Koszty rekrutacji pracowników niekwalifikowane Doktoranci kwalifikowani o ile zatrudnieni na umowę o pracę (asystenci) lub zgodnie z Art. II.14.1 Ryczałt dla właścicieli MSP COMMISSION DECISION of 24 January 2011 on three measures for simplifying the implementation of Decision No 1982/2006/EC of the European Parliament and of the Council and Council Decision No 970/2006/Euratom and amending Decisions C(2007) 1509 and C(2007) 1625. Kto: właściciele MŚP i inne osoby fizyczne, które nie otrzymują wynagrodzenia Jak: podczas negocjacji, ryczałt ten pojawia się w Umowie o Grant w Aneksie I art. 5.2. Narzędzie do kalkulacji ryczałtu dla właścicieli MŚP ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/cordis-smeowners-rates_en.zip

Koszty osobowe Konsultanci (osoby spoza instytucji zatrudnione w projekcie) mogą być wykazywane jako koszty osobowe jeżeli: 1. Zleceniobiorca wykonuje pracę na rzecz beneficjenta pod jego kierownictwem, 2. Zleceniobiorca wykonuje pracę w pomieszczeniach należących do beneficjenta (wyj. telepraca), 3. Wynik pracy powinien należeć do beneficjanta, 4. Koszt zatrudnienia nie może odbiegać znacząco od kosztów zatrudnienia innych stałych pracowników w instytucji, 5. Koszty podróży i diet takiego pracownika powinny być pokrywane bezpośrednio przez beneficjenta.

Koszty osobowe umowy cywilno-prawne Umowy zlecenia i o dzieło: 1. Ustawa o finansach publicznych usługa 2. Stawka godzinowa rozeznanie cenowe/przetarg 3. Umowa o dzieło umowa rezultatu 4. Uwaga na ZUS pracodawcy Uwaga na umowy z własnymi pracownikami pytanie o uzasadnienie dodatkowego źródła dochodów.

Koszty podróży Ogólną zasadą jest realizowanie podróży zgodnie z zasadami normalnie przyjętymi w danej jednostce. Uwaga FLAT RATES FOR DAILY ALLOWANCES (Polska - 72/145 Euro) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/flat-rates-subsistence_en.pdf Faktury za opłaty konferencyjne, sprawozdania z podróży, załączanie biletów (kart pokładowych) Rozliczanie jako!!!!! Wyj. jeżeli przyznano lump sum lub wartość per diem w projekcie to koszt ten rozliczamy z pomocą tych stawek. W przypadku delegacji należy pamiętać: o ważnych konferencjach związanych z realizacją projektu, zawarte w Aneksie I, koszty ujęte w kosztach działań odnośnie Badań i technologicznego rozwoju; o spotkaniach projektowych, koszty ujęte w kosztach odnośnie Zarządzania.

Amortyzacja środków trwałych Koszt amortyzacji uznawany jest za koszt bezpośredni w danej instytucji, Amortyzacja rozliczana jest według normalnych zasad stosowanych w danej instytucji, Wartość amortyzacji nie przekracza kosztu zakupu sprzętu, Sprzęt podlega jeszcze amortyzacji, Amortyzacja naliczana jest proporcjonalnie do użycia sprzętu na rzecz realizacji projektu, Nie jest ważne, czy sprzęt został zakupiony przed rozpoczęciem projektu, o ile jego zakup spełnia warunki kosztu kwalifikowanego, W koszt sprzętu wchodzi również niezbędny koszt dostawy, instalacji itp., Kosztem może również być leasing (finansowy i operacyjny). WYDATEK A KOSZT Przetargi!!!!

Podwykonawstwo Podwykonawca to strona trzecia (niewymieniona w umowie o grant) która zatrudniona jest do realizacji zadań projektu przez beneficjenta będącego stroną umowy o grant. Zlecane mogą być te zadania które nie mogą zostać poprowadzone przez samego beneficjenta lub efektywniejsze jest zatrudnienie podwykonawcę (np. wykonanie strony internetowej). podwykonawca nie pracuje pod nadzorem beneficjenta, ma z nim zawartą umowę, nie można zlecać zadań pomiędzy poszczególnymi beneficjentami, odpowiedzialność za pracę podzlecającego ponosi zlecający beneficjent.

Podwykonawstwo Procedura wyboru podwykonawcy Podmioty publiczne stosują Ustawę o zamówieniach publicznych, Podmioty prywatne stosują konkurs ofert, Zachowanie proporcji pomiędzy rozmiarem i kosztem podzlecanego zadania a zasięgiem i sformalizowaniem procedury wyboru, Można tu korzystać z umów ramowych.

PODWYKONAWSTWO- Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych jest obowiązkowe tylko gdy: dofinansowanie ze strony KE dla danego uczestnika przekroczy w ujęciu kumulatywnym 375 tys. Euro. Dla projektów trwających rok lub dwa z dofinansowaniem wyższym niż 375 tys. euro wymaga się maksymalnie 1 świadectwa kontroli na zakończenie projektu. Świadectwa nie są wymagane, jeśli projekt rozliczany jest ryczałtowo. Zakres badania sprawozdania finansowego oraz wymagania są ściśle określone przez KE i są takie same dla wszystkich projektów realizowanych ramach 7.PR. Świadectwo kontroli jest dokumentem poświadczającym, że: koszty są wykazane w sprawozdaniu lub sprawozdaniach finansowych; deklarowane są wpływy; odsetki z zaliczki KE, dla wartości zaliczki > 50 000 EUR, tylko koordynator z części przeznaczonej dla pozostałych wykonawców; są kosztami dopuszczalnymi dla okresu objętego świadectwem i spełniają wymogi określone w Umowie o Grant. Audytor nie przedstawia opinii biegłego rewidenta i nie poświadcza wiarygodności. KE stwierdza wiarygodność na podstawie własnych konkluzji wynikających z faktycznych ustaleń audytora oraz odnośnego wniosku wykonawcy o płatność. Świadectwo kontroli sprawozdań finansowych składane jest do KE za pośrednictwem koordynatora wraz ze sprawozdaniem finansowym w okresach, dla których jest ono wymagane.

Czy audytor, który bada zwyczajowo bilans instytucji może wystawiać również świadectwa kontroli sprawozdań finansowych dla tej instytucji? Tak, nie ma tu żadnej sprzeczności. Audytor taki musi oczywiście spełniać warunek niezależności (w szczególności nie może być zaangażowany w przygotowywanie sprawozdania finansowego), ale fakt, że dany audytor zwyczajowo bada bilans instytucji nie powoduje w żaden sposób jego zależności od beneficjenta. Korzystanie z usług takiego audytora może być korzystne ze względu na jego znajomość procedur obowiązujących w instytucji.

Third parties and sub-contracting Strona trzecia i podwykonawstwo musi być opisane w Anex I "Description of Work. W przeciwnym wypadku koszt ten zostanie to odrzucony. Jeżeli jednak jest taka potrzeba w czasie realizacji projektu i nie ma jej w Aneksie I należy złożyć wniosek o aneks do Koordynatora i/lub KE i podpisać nową umowę. Zakaz podzleceń pomiędzy partnerami (wyj. Cappacities - Działania na rzecz MŚP)

Inne koszty Inne koszty bezpośrednie oznaczają koszty, które nie należą do żadnej z powyższych kategorii, ale są kosztami kwalifikowanymi.

Koszty pośrednie Wszystkie te koszty kwalifikowane, które nie mogą zostać zidentyfikowane przez uczestnika jako związane bezpośrednio z realizacją danego zadania, ale mogą zostać wykazane i uzasadnione w jego księgach rachunkowych. Przykłady kosztów pośrednich: koszty infrastruktury, ogólne koszty operacyjne jednostki (wynajem, amortyzacja budynków, woda, gaz, elektryczność, ubezpieczenia, drobny sprzęt biurowy, telefony, Internet, poczta), usługi takie jak administracja, zarządzania jednostką, zasobami ludzkimi, szkolenia, porady prawne, dokumentacja.

Koszty pośrednie 1. Rzeczywiste koszty pośrednie, dla instytucji posiadających system księgowości analitycznej pozwalający na szczegółową alokację kosztów kwalifikowalnych kosztów pośrednich związanych z realizacją projektu. Klauzula n 30 umożliwia deklarowanie w ramach 7.PR faktycznych kosztów pośrednich, wydziałom/instytutom posiadającym analityczny system księgowy pozwalający na identyfikację ich faktycznych kosztów pośrednich, w sytuacji gdy podmiot prawny (jako całość) nie jest w stanie tego dokonać. Możliwe jest stosownie metody uproszczonej, gdy instytucja nie posiada księgowości analitycznej, ale potrafi wyliczyć swoje koszty pośrednie na poziomie całej instytucji (osoby prawnej) i przyporządkować je do poszczególnych projektów.

Koszty pośrednie 2. 20% ryczałtowa stawka dla wszystkich kosztów bezpośrednich z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa instytucje, które nie mają możliwości wykazania faktycznych kosztów pośrednich związanych z realizacją działań badawczych, rozwojowych oraz wdrożeniowych. 60% ryczałtowa stawka, dostępna dla: szkół wyższych i średnich, instytucji badawczych, MŚP oraz instytucji publicznych non profit spełniających ww. wymogi. Możliwość zmiany wyliczania kosztów pośrednich, następne projekty muszą być rozliczane wg nowego sposobu 2 1

Koszty pośrednie W danej instytucji obowiązuje jeden sposób wyliczania kosztów pośrednich, ten sam we wszystkich projektach 7.PR Wyjątek - 1-szy realizowany projekt typu Akcje koordynujące i wspierające z ryczałtem w wysokości 20%, jeżeli instytucja realizuje następnie projekty badawcze to może stosować 60% ryczałt, jeżeli jest uprawniona. Jeżeli instytucja straci swój status w trakcie trwania projektu, to stawka preferencyjna obowiązuje do końca realizacji projektu. Firma traci status MŚP, jeżeli w ciągu dwóch kolejnych lat przekracza limity ustalone dla MŚP. Jeżeli instytucja uzyska w czasie trwania projektu status preferencyjny, to 60% ryczałt będzie mógł być stosowany w następnych projektach.

Koszty pośrednie - wyjątki Akcje badawczo-szkoleniowe Marie Curie (Program Ludzie) - ryczałt 10%. Badania pionierskie (Program Pomysły) - ryczałt 20%. Działania koordynujące oraz wspierające, poziom 20% ale dofinansowanie do 7%. Projekty Działania koordynacyjne i wspierające : Wykonawcy, którzy w realizowanych projektach badawczych stosują rzeczywisty sposób wyliczania kosztów pośrednich lub ryczałt 20%, także w tym przypadku będą je w ten sposób sprawozdawać. Wykonawcy stosujący w projektach badawczych ryczałt na koszty pośrednie w wysokości 60%, w tego typu projektach wykazują 20% ryczałt na koszty pośrednie.

Wpływy do projektu Zasoby udostępniane przez strony trzecie na rzecz beneficjenta nieodpłatne transfery finansowe i aporty wykorzystywane w ramach projektu, Dochód wygenerowany w ramach projektu powstały w ramach jego działań (np. opłaty konferencyjne, sprzedaż aktywów nabytych w ramach umowy o grant), Odsetki Nie jest wpływem do projektu dochód wygenerowany w wyniku wykorzystania nowo powstałej w ramach projektu wiedzy.

Kursy walut Do celów raportowych stosowany jest kurs walut Europejskiego Banku Centralnego wg następujących zasad: z dnia poniesienia danego kosztu obowiązujący w pierwszym dniu roboczym miesiąca następującego po dacie zakończenia okresu sprawozdawczego http://www.ecb.int/stats/eurofxref/ Euro pobrane, Euro raportowane!!!!!!!

Zasada walutowości Zniesienie zasady walutowości (Ustawa z 23 października 2008, nowe brzmienie art. 358 Kodeksu Cywilnego) Art. 358 par. 1. KC w brzmieniu obowiązującym od 24 stycznia 2009 Jeżeli przedmiotem zobowiązania jest suma wyrażona w walucie obcej, dłużnik może spełnić świadczenie w walucie polskiej chyba że źródło zobowiązania zastrzega sobie spełnienie świadczenia w walucie obcej. Art. 358 par. 2. KC Wartość waluty obcej określa się wg kursu średniego NBP z dnia wymagalności roszczenia. Uchylenie pkt. 15 art. 9 ustawy z 27 lipca 2002 Prawo Dewizowe dot. ograniczania zawierania umów powodujących dokonywanie w kraju rozliczeń dewizowych

Płatności z KE Tylko jedna zaliczka na rozpoczęcie projektu dla całego okresu realizacji. Wypłaty pośrednie podstawą jest zaakceptowane sprawozdanie finansowe z poniesionych kosztów. Końcowa płatność po zakończeniu ostatniego okresu sprawozdawczego i przyjęciu raportu. Uwzględnione zostają odsetki na koncie koordynatora z wypłat zaliczki KE ( > 50 000 ) dla pozostałych wykonawców jak i wpływy do projektu dla poszczególnych wykonawców. Suma wypłaconej zaliczki oraz wypłat pośrednich nie może przekroczyć 90% dofinansowania KE. 10 % zabezpieczenie całkowitego dofinansowania zostanie wypłacone przez KE w ramach ostatniej płatności po zatwierdzeniu raportu końcowego.

Zaliczka Dla projektów realizowanych dłużej niż przez 2 okresy zaliczka wynosi do 160% średnich kosztów dofinansowania przypadających na okres. Wielkość zaliczki może być ustalona na innym poziomie, związane to będzie ze specyficznymi okolicznościami realizacji projektów, np. gdy: Na początku realizacji projektu zostaną dokonane duże inwestycje (powód do zwiększenia zaliczki). W projekcie podczas pierwszego okresu sprawozdawczego realizowanych jest niewiele działań lub wydatków finansowych (powód do zmniejszenia zaliczki). Dla projektów z 1 lub 2 okresami sprawozdawczymi wartość zaliczki wynosi ok. 80% całkowitego dofinansowania projektu przez KE.

AUDYT Komisja może, w każdym czasie podczas realizacji projektu i do pięciu lat od jego zakończenia, przeprowadzać: audyty finansowe realizowane przez zakontraktowanych zewnętrznych audytorów (np. Deloitte, Polaris Int., Ernst&Young), albo przez służby własne Komisji (DG RTD M1), w tym OLAF. Mogą być też przeprowadzane wspólnie, audyty/przeglądy techniczne Procedura taka zawsze jest poufna i może obejmować: Aspekty finansowe (związane z kosztami) Aspekty metodologiczne, systemowe Inne aspekty, takie jak rachunkowość finansowa i zasady zarządzania Procedura audytu zostaje uznana za rozpoczętą w dniu otrzymania przez Beneficjenta odpowiedniego listu wysłanego przez Komisję. (załączony list) Oba rodzaje audytów przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta i tylko na jego poziomie, zwykle więcej projektów będzie poddanych audytowi.

Czynniki zwiększające ryzyko audytu: Beneficjent realizuje wiele projektów Beneficjent ma wysoki budżet Beneficjent ma zauważalne trudności w administrowaniu projektem Beneficjent ma zauważalne, poważne trudności techniczne/naukowe Ślepy traf

AUDYT FINANSOWY (1) skontrolowanie raportów finansowych (Form Cs) przedłożonych w jednym lub kilku projektach 7PR tzn. czy koszty zraportowane w projekcie są rzeczywiste i niezbędne do jego realizacji na ogół audytorzy są tej samej narodowości co Beneficjent, nawet jeśli pracują w innym państwie. przeprowadzany na ogół po zamknięciu projektu lub co najmniej po zaakceptowaniu pierwszego raportu. Beneficjenci udostępniają szczegółowe informacje i dane, o które Komisja lub upoważniony jej przedstawiciel poprosi, co ma na celu zweryfikowanie czy zgodnie z GA odpowiednio zarządzają projektem, realizują zadania oraz ponoszą koszty. Te informacje i dane muszą być dokładne i kompletne.

AUDYT FINANSOWY (2) Beneficjenci przechowują oryginały albo, w wypadkach wyjątkowych, należycie uwierzytelnione odpisy - w tym kopie elektroniczne - z wszystkich dokumentów związanych z GA przez okres do pięciu lat od daty zakończenia projektu. Główne dokumenty: raporty, wyniki (deliverables), publikacje, strona internetowa projektu (!), cała korespondencja z Komisją (Koordynatorem) oryginały faktur, karty czasu pracy, paski wypłat (listy płac), raporty z podróży związanych z projektem, rejestry inwentarzowe umowy, dokumentacja wewnętrzna, opisy procedur Takie rewizje ksiąg mogą obejmować finansowe, systemowe i inne aspekty (takie jak księgowość i zasady dotyczące zarządzania) w związku z prawidłowym zrealizowaniem zapisów Grant Agrement.

Audyt finansowy przebieg Powiadomienie z KE i wskazanie audytorów Lista dokumentów do przygotowania Tabele Tygodniowy pobyt audytorów

Perspektywa Komisji Europejskiej w zakresie audytów: Ich celem jest usuwanie błędów systemowych i błędów nie-systemowych w zakresie zraportowanych wydatków (płatnych z pieniędzy podatnika) Pomoc Beneficjentom w korygowaniu kalkulacji i klasyfikacji kosztów w projekcie Analiza i ewaluacja związków kosztów z projektem Recenzja ogólnego systemu księgowego Beneficjenta Weryfikacja szczegółowych zasad księgowych Beneficjenta w odniesieniu do projektów oraz wewnętrznych procedur (np. dotyczących podróży służbowych, rejestrowania czasu pracy) Audytorzy szukają błędów!!!

Kontrole - ekstrapolacja Jako rezultat audytu KE mogą zostać wskazane uchybienia, które są systematycznie popełniane przez wykonawcę (zasady stosowane w instytucji), dotyczą one nie tylko aktualnie sprawdzanego projektu, ale innych realizowanych projektów. KE w piśmie podsumowującym wyniki audytu wyznaczy termin, w którym wykonawca jest zobowiązany do poprawienia wskazanego uchybienia we wszystkich sprawozdaniach finansowych projektów realizowanych w 7.PR. Wykonawca ma możliwość przestawienia wyjaśnień, jeżeli uważa, że ustalenia audytu nie powinny być ekstrapolowane na pozostałe projekty. KE do czasu ponownego przesłania wszystkich poprawionych sprawozdań finansowych może wstrzymać płatności przeznaczone dla wykonawcy, jak również może zlecić przeprowadzenie audytu uzupełniającego.

Kary umowne Wykonawca, któremu udowodniono zawyżenie wydatków zobowiązany jest do zwrócenia niesłusznie przyznanego dofinansowania i zapłacenia kary umownej. Kara umowna = kwota nienależnego dofinansowania x kwota zawyżona/ całkowite dofinansowanie, o które wystąpiono Przy obliczaniu wartości kary umownej brany jest pod uwagę jedynie ten okres sprawozdawczy, w którym nastąpiło zawyżenie wydatków.

Kary umowne KE wyjątkowo i w uzasadnionych przypadkach może odstąpić od żądania zapłacenia kary umownej, jeżeli: Konsorcjum na koniec okresu sprawozdawczego prześle do KE sprawozdanie finansowe i KE dokonana korekty nadmiernych wydatków przed przesłaniem płatności. Wykonawca zobowiązany jest do przesłania sprawozdania finansowego poprawionego zgodnie uwagami KE. KE, na podstawie raportu finansowego przesłanego na koniec okresu sprawozdawczego, dokona już płatności pośredniej, a raport ten zostanie poprawiony z własnej inicjatywy konsorcjum. Jeżeli KE wskaże pobranie zawyżonego finansowania, to procedura nie zostanie zastosowana. Wykonawca w konsekwencji przeprowadzonego audytu projektu, z własnej inicjatywy dokona korekt kosztów wykazanych w innych projektach (ekstrapolacja).

Kary finansowe - sankcje Każdy wykonawca, któremu udowodniono poważne naruszenie zobowiązań Umowy o Grant lub złożenie fałszywych oświadczeń podlega karom finansowym, w wysokości: 2 do 10% wartości dofinansowania KE otrzymanego z KE 4 do 20% w przypadku wystąpienia ponownego naruszenia w ciągu pięciu lat od wystąpienia pierwszego naruszenia Wykonawca od momentu stwierdzenia poważnego naruszenia zobowiązań wynikających z Umowy o Grant lub złożenia fałszywych oświadczeń, zostaje wykluczony na okres 2 lat z realizacji wszystkich projektów finansowanych przez WE.

PMW a zmiany kursu Koszty projektu -1000 Euro Dofinansowanie KE (75%) 750 Euro Dofinansowanie MNiSW (25%) 250Euro Wartość złotówki w stosunku do Euro spada Przykład: projekt z jednym okresem sprawozdawczym, jeden kurs przeliczania waluty Na początku projektu (w momencie składania wniosku do MNiSW) 1Euro=4 PLN Przyznana kwota dofinansowania MNiSW: 250Eurox4pln/Euro= 1000 PLN Przy końcowym rozliczeniu 1Euro=5 PLN 250 Euro=1250 PLN Czyli dofinansowanie z MNiSW nie wystarczy na pokrycie całości wkładu własnego KE MNiSW Wkład własny instytucji 750Euro 1250PLN = 250 Euro - 250 PLN

PMW a zmiany kursu Koszty projektu -1000 Euro Dofinansowanie KE (75%) 750 Euro Dofinansowanie MNiSW (25%) 250Euro Wartość złotówki w stosunku do Euro wzrasta Przykład: projekt z jednym okresem sprawozdawczym, jeden kurs przeliczania waluty Na początku projektu (w momencie składania wniosku do MNiSW) 1Euro=5 PLN Przyznana kwota dofinansowania MNiSW: 250Eurox5pln/Euro= 1250 PLN Przy końcowym rozliczeniu 1Euro=4 PLN 250 Euro=1000 PLN Czyli dostaliśmy z MNiSW więcej środków, niż potrzeba na pokrycie wkładu własnego KE 750Euro MNiSW 1250PLN (312,5 Euro) W takim wypadku należy zwrócić 250 PLN do MNiSW i wykazać do KE wpływ w wysokości 1000 PLN (250 Euro)