BudŜet projektu RegPot

Transkrypt

1 Dzień Informacyjny 7PR Potencjał Badawczy Warszawa, 5. października 2010 r. BudŜet projektu RegPot Ewa Kuśmierczyk Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

2 Part A3.1: Budget

3 CAŁKOWITE KOSZTY PROJEKTU Koszty niekwalifikowalne VAT, w niektórych sytuacjach np. część amortyzacji urządzeń KOSZTY BEZPOŚREDNIE KOSZTY POŚREDNIE NIEKWALIFIKOWALNE KOSZTY Całkowite koszty projektu

4 KOSZTY KWALIFIKOWALNE (1) Rzeczywiście poniesione Poniesione przez beneficjenta Poniesione w okresie trwania projektu WYJĄTKI sprawozdania końcowe świadectwa kontroli sprawozdań finansowych końcowe przeglądy do 60 dni od zakończenia projektu

5 KOSZTY KWALIFIKOWALNE (2) Zgodne z normalnymi zasadami rachunkowości i zarządzania oraz praktykami beneficjenta Poniesione dla osiągnięcia celów i zamierzonych wyników projektu z zachowaniem zasad gospodarności, skuteczności i wydajności Zaksięgowane w księgach rachunkowych Wskazane w aneksie I do Umowy Grantowej

6 KOSZTY NIEKWALIFIKOWALNE Dające się określić podatki pośrednie, w tym podatek VAT Opłaty celne NaleŜne odsetki Rezerwy na poczet przyszłych strat lub obciąŝeń Straty wynikające z ujemnych róŝnic kursowych, koszty związane ze zwrotem z kapitału Koszty zadeklarowane lub poniesione lub zwrócone w związku z innym projektem Zobowiązania i koszty ich obsługi, wydatki nadmierne lub lekkomyślne

7 KOSZTY BEZPOŚREDNIE KOSZTY POŚREDNIE

8 Koszty personelu PodróŜe i diety Materiały Sprzęt trwały Podwykonawstwo

9 KOSZTY PERSONELU Wynikają z listy płac Wynagrodzenie brutto powiększone o obciąŝenia socjalne (składki emerytalne, ubezpieczenie zdrowotne, dodatek wakacyjny itp.) i inne składniki regulaminowe Wyliczane indywidualnie dla kaŝdego pracownika

10 KOSZTY PERSONELU WYNAGRODZENIA STAŁYCH PRACOWNIKÓW WYNAGRODZENIA PRACOWNIKÓW ZATRUDNIONYCH NA CZAS OKREŚLONY Osoby te muszą: Być zatrudnione bezpośrednio przez beneficjenta zgodnie z jego ustawodawstwem krajowym Pracować pod wyłącznym nadzorem technicznym beneficjenta i na jego wyłączną odpowiedzialność Być wynagradzane zgodnie z normalnymi praktykami beneficjenta Rozliczane koszty godzin rzeczywiście przepracowanych

11 ETAP PISANIA WNIOSKU szacowanie kosztów Koszt PM (średnia dla roŝnych rodzajów pracowników, średnia dla całej instytucji, ew. średnia waŝona) Przewidywane zmiany wynagrodzenia w trakcie trwania projektu Przewidywane zmiany kursu wymiany walut

12 PODRÓśE I DIETY MATERIAŁY

13 Ryczałt na koszty diet i hoteli (decyzja KE z 23 marca 2009) ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/flat-rates-subsistence_en.pdf

14 SPRZĘT TRWAŁY (amortyzacja) Amortyzacja wykazywana w zakresie, w jakim sprzęt był wykorzystywany w projekcie, procent wykorzystania sprzętu i czas muszą być sprawdzalne Wykazywana odpowiednio w kaŝdym odnośnym raporcie finansowym okresowym RównieŜ od sprzętu, który został zakupiony przed datą rozpoczęcia umowy i który będzie wykorzystywany w projekcie (uzgodnić z KE na etapie negocjacji) W projektach RegPot koszt zakupu aparatury badawczej całkowicie wliczany jest w koszty projektu

15 PODWYKONAWSTWO Generalnie beneficjent powinien być w stanie samodzielnie wykonać prace przewidziane umową Podwykonawstwo moŝe obejmować jedynie realizację ograniczonej części projektu Zasadniczo nie powinny być podzlecane wykonywanie podstawowych zadań projektowych. Jeśli jest taka potrzeba, powinno to być zaaprobowane przez KE Konieczność skorzystania z podwykonawstwa musi zostać uzasadniona w aneksie I ZEWNĘTRZNE USŁUGI WSPIERAJĄCE

16 PODWYKONAWSTWO Koordynator nie moŝe podzlecać wykonania następujących zadań związanych z zarządzaniem konsorcjum: Przesłanie płatności otrzymanych z KE na rzecz beneficjentów Prowadzenie dokumentacji dot. rozdysponowania płatności i informowanie KE Kontrolowanie sprawozdań w celu zweryfikowania ich zgodności z zadaniami projektu przed przekazaniem sprawozdań do KE Monitorowanie wypełniania przez beneficjentów ich zobowiązań wynikających z umowy

17 PODWYKONAWSTWO Procedura wyboru Podmioty publiczne mają obowiązek zastosowania procedur wynikających z Ustawy o zamówieniach publicznych Podmioty prywatne muszą przeprowadzić konkurs ofert, w którym wymagane jest złoŝenie min. 3 ofert MoŜliwe do przyjęcia są umowy podwykonawstwa podpisane na podstawie umów ramowych zawartych przed rozpoczęciem projektu

18 KOSZTY BEZPOŚREDNIE RZECZYWISTE KOSZTY POŚREDNIE Model ten mogą stosować instytucje posiadające system księgowy pozwalający na wyodrębnienie tego typu kosztów RYCZAŁT NA KOSZTY POŚREDNIE

19 RYCZAŁT NA KOSZTY POŚREDNIE Według stawki ustalonej przez KE procent od kosztów bezpośrednich z wyłączeniem kosztów podwykonawstwa

20 RYCZAŁT NA KOSZTY POŚREDNIE PODSTAWOWA STAWKA 20% DLA PODMIOTÓW PUBLICZNYCH O CHARAKTERZE NIEZAROBKOWYM, SZKÓŁ ŚREDNICH I WYśSZYCH, ORGANIZACJI BADAWCZYCH I MŚP 1) które nie są w stanie wyliczyć rzeczywistych kosztów pośrednich przypadających na projekt 2) gdy uczestniczą w projektach zawierających działania w zakresie badań i rozwoju technologicznego oraz działania demonstracyjne Ryczałt na koszty - 60% W projektach typu Akcje koordynujące i wspierające refundacja kosztów pośrednich wynosi maksymalnie 7%

21 Part A3.1: Budget

22 WPŁYWY NA RZECZ PROJEKTU Zasoby udostępnione przez strony trzecie na rzecz beneficjenta w postaci nieodpłatnych transferów finansowych i aportów, jeśli zostały one wniesione specjalnie w celu wykorzystania w ramach projektu Dochód wygenerowany w ramach projektu o ile powstał w ramach działań na rzecz realizacji projektu (np. opłaty konferencyjne, opłaty za materiały pobierane od uczestników konferencji, szkoleń) lub został uzyskany ze sprzedaŝy aktywów nabytych w ramach Umowy Grantowej Nie jest uznawany za wpływ na rzecz projektu dochód, który został wygenerowany w wyniku wykorzystania nowej wiedzy uzyskanej w ramach projektu.

23 CAŁKOWITE DOFINANSOWANIE KE + WPŁYWY CAŁKOWITE KOSZTY KWALIFIKOWALNE DOFINANSOWANI KE NIE ULEGNIE ZMNIEJSZENIU

24 ŚWIADECTWO KONTROLI SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH Jeśli łączna Ŝądana wysokość dofinansowania do danego projektu z KE wynosi EUR lub więcej na rzecz pojedynczego uczestnika w ujęciu kumulatywnym za wszystkie okresy, za które świadectwo kontroli sprawozdań finansowych nie było przedstawiane W przypadku projektu trwającego dwa lata lub krócej, od uczestnika wymaga się nie więcej niŝ jednego świadectwa kontroli sprawozdań finansowych - na zakończenie projektu.

25 WPŁYWY NA RZECZ PROJEKTU Beneficjenci w swoich okresowych sprawozdaniach finansowych (Form C) powinni wykazać wpływy uzyskane w danym okresie sprawozdawczym. Będą one wzięte pod uwagę w momencie kalkulacji płatności końcowej Wpływy na rzecz projektu powinny być wzięte pod uwagę na etapie konstruowania budŝetu, jeśli są w tym momencie moŝliwe do przewidzenia

26 Part A3.1: Budget BudŜet projektu: do 4 milionów Euro *. Poziom dofinansowania: do 100% Koszty pośrednie: BudŜet konkursu: System finansowania: -w projektach CSA ryczałt na koszty pośrednie wynosi zawsze 20% kosztów bezpośrednich - refundacja kosztów pośrednich do 7% kosztów bezpośrednich 68 milionów Euro CSA-SA Support Action

27 FP7-REGPOT Plan Działania obejmuje obligatoryjnie następujące zadania: 1. Wymiana know how oraz doświadczeń pomiędzy jednostką badawczą i co najmniej 3 organizacjami partnerskimi z krajów UE; 2. Rekrutacja doświadczonych naukowców oraz menedŝerów (zatrudnienie); 3. Zakup i modernizację sprzętu badawczego; 4. Organizacja regionalnych, krajowych i międzynarodowych warsztatów i konferencji ułatwiających transfer wiedzy oraz działania promujące centrum Zadania opcjonalne: 5. Mechanizm oceny po zakończeniu realizacji zadań przewidzianych w projekcie jakość prowadzonych badań oraz poziom infrastruktury badawczej jednostki badawczej oceniany jest przez międzynarodowych niezaleŝnych ekspertów.

28 Zarządzanie projektem 1. Koszt wynagrodzeń koordynatora, menedŝera projektu i innych osób zaangaŝowanych w proces zarządzania projektem PM; 2. Koszt organizacji spotkań Steering Committee, Advisory Board; - koszt dojazdu, noclegu i diet członków S.C. i A.B. - koszty wynajęcia sali, catering, nagłośnienie, materiały informacyjne - wynagrodzenie pracowników organizujących spotkanie; - nie ma moŝliwości finansowania wynagrodzenia dla osób nie będących pracownikami centrum; 3. NaleŜy pamiętać o odpowiedniej proporcji między kosztami zarządzania a pozostałymi kosztami projektu; 4. Koszty zarządzania projektem ponoszone są przez cały okres realizacji projektu równieŝ w projektach jednostek poddających się ocenie międzynarodowych ekspertów

29 Wymiana know-how i doświadczeń -koszty 1. Wyjazdy naukowców centrum badawczego: koszt podróŝy koszty noclegu diety * ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju - Dziennik Ustaw nr 236 z 2002 poz z późn. zmianami 2. Wizyty naukowców z organizacji partnerskich koszt podróŝy koszty noclegu diety 3. Wynagrodzenie pracowników zatrudnionych przy organizacji wyjazdów i wizyt 4. Inne koszty bezpośrednio związane z organizacją wymiany współpracy Uwaga! Nie ma moŝliwości pokrywania kosztów badań prowadzonych zarówno przez wizytujących jak i przyjeŝdŝających naukowców

30 Zatrudnianie doświadczonych badaczy - Koszty 1. Wynagrodzenie zatrudnionych badaczy - Kategoria kosztowa: Personnel Cost - Podawane jako PM - Stawki europejskie 2. Wynagrodzenie pracowników organizujących proces zatrudnienia 3. Koszty bezpośrednie związane z procesem zatrudnienia - koszt publikacji ogłoszeń o wakatach

31 Zakup i modernizacja sprzętu badawczego koszty Zakup sprzętu i aparatury badawczej 1. Maksymalna wartość zakupu nie moŝe przekraczać 30% kosztów całkowitych projektu 2. W uzasadnionych przypadkach odsetek zwiększamy do 45% 3. Koszt zakupu sprzętu jest wliczany całkowicie w koszty projektu 4. VAT nie jest wydatkiem kwalifikowanym

32 Organizacja konferencji i warsztatów oraz promocja projektu -koszty Organizacja konferencji i warsztatów Koszt wynajmu sali Koszt kateringu Materiały konferencyjne Wynagrodzenie dla zewnętrznych ekspertów (Uwaga! Nie są to personnel cost) Wynagrodzenie pracowników centrum przygotowujących szkolenia Finansowany równieŝ aktywny udział pracowników centrum w konferencjach i krótkoterminowych szkoleniach (transport, nocleg + dieta, conference fee) Działania promujące centrum i rezultaty projektu Koszt opracowania, hostingu strony intenetowej Koszt publikacji wyłącznie promocyjnych Inne działania

33 Dziękuję za uwagę Osoby do kontaktu: dr Aleksander Bąkowski Małgorzata Snarska Świderska Ewa Kuśmierczyk Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. świrki i Wigury Warszawa tel: fax: kpk@kpk.gov.pl