Kielce, dnia 2011-06-22 Z A T W I E R D Z A M:... (podpis) ZAPROSZENIE do złożenia oferty cenowej w prowadzonym zgodnie z zasadą konkurencyjności postępowaniu na Organizację pobytu gościa zagranicznego w Polsce w celu realizacji Projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenia drogą do wiedzy realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Nazwa i adres zamawiającego Zamawiający: Grupa Edukacyjna S.A. ul. Łódzka 308, 25-655 Kielce Prowadzący postępowanie (adres): Grupa Edukacyjna S.A. Biuro Projektu ul. Łódzka 308, 25-655 Kielce tel. 041/ 366-53-80, fax. 041/ 366-53-81, www.pierwszaki.eu, e-mail justyna.sieniawska@pierwszaki.eu Mając na względzie postanowienia i obowiązki wynikające ze stosowania zasady konkurencyjności zapraszam do złożenia oferty cenowej zgodnie z Zaproszeniem. Kody CPV mające zastosowanie do postępowania: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 60100000-9 Usługi w zakresie transportu drogowego 63512000-1 Usługi sprzedaży biletów podróżnych i pakietów wycieczkowych 79540000-1 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych 98341000-5 Usługi miejsc noclegowych Przedmiotem zamówienia jest organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce w październiku 2011 r. 1. Charakterystyka przedmiotu zamówienia wraz z wymogami i warunkami dostawy została określona w załączniku nr 1 do Zaproszenia, które stanowi integralną część Zaproszenia. 2. Termin oraz miejsce wykonania a) Termin wykonania: październik 2011 r., dokładny termin ustalony będzie w umowie z wybranym Wykonawcą, b) Miejsce wykonania: Warszawa, Kielce, Łódź, Poznań, zgodnie z załącznikiem nr 1 Charakterystyka przedmiotu zamówienia. 3. Sposób sporządzenia oferty: a) Ofertę należy sporządzić zgodnie z wymogami Zaproszenia, b) Do oferty należy dołączyć wszystkie dokumenty wymagane w pkt. 5 Zaproszenia, c) Oferta i wszystkie załączniki muszą być napisane w języku polskim oraz podpisane przez umocowanych przedstawicieli oferenta, d) Oferta cenowa może zawierać tylko jedną cenę brutto wyrażoną w PLN, obejmującą wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, e) Złożenie oferty w sposób niezgodny z powyższymi wymogami skutkuje jej odrzuceniem. 4. Termin związania ofertą upływa po 30 dniach od terminu składania ofert.
5. Zawartość oferty: Wykonawca musi dołączyć do oferty następujące dokumenty i oświadczenia: a) Ofertę cenową (załącznik nr 2), b) Portfolio obiektów hotelowych i gastronomicznych uwzględnionych w ofercie z informacją o spełnieniu wymogów określonych w załączniku nr 1 Charakterystyka przedmiotu zamówienia pkt 2) i 3), c) Odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, d) Szczegółową charakterystykę przedmiotu zamówienia. Wszelkie koszty związanie ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania. 6. Oferta cenowa musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 7. Projekt umowy nie podlega negocjacji, złożenie oferty jest równoznaczne z akceptacją postanowień umowy. 8. Zamawiający dokona wyboru Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę. Cena jest jedynym kryterium oceny ofert. 9. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. 10. Oferty należy składać na formularzu oferty cenowej, która stanowi załącznik do zaproszenia w nieprzekraczalnym terminie do dnia 2011-07-01 godzina 10:00 w sekretariacie Biura Projektu w zamkniętych kopertach oznaczonych: Organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce Numer sprawy: 12/ZK/2011 Nie otwierać przed 2011-07-01, godz. 10:00 11. Oferty, które wpłyną po tym terminie nie będą rozpatrywane i zostaną zwrócone bez otwierania. 12. Przedmiotowe Zaproszenie znajduje się na stronie internetowej Zamawiającego. Wykonawca przed złożeniem oferty zobowiązany jest zapoznać się z informacjami umieszczonymi na tej stronie, gdyż wszelkie informacje związane z zapytaniami do przedmiotowego rozpoznania Zamawiający zamieści na tej stronie. 13. Osobami wyznaczonymi do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami są: Alojzy Jakóbik - tel. 0-606-206-214 oraz Justyna Sieniawska Tel.0-665-055-803 Sporządził Załączniki: 1. Załącznik nr 1 charakterystyka przedmiotu zamówienia 2. Załącznik nr 2 oferta cenowa 3. Załącznik nr 3 projekt umowy
Załącznik nr 1 CHARAKTERYSTYKA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Bilety lotnicze dla 1 osoby w klasie First na trasie Boston (BOS) Warszawa (WAW) i Warszawa (WAW) Boston (BOS) z maksymalnie jedną przesiadką. W przypadku przesiadki, w którymś z europejskich portów lotniczych, możliwe jest kontynuowanie podróży w Europie w klasie Business, jeśli na pokładzie nie utworzono klasy First. 2. Noclegi dla 1 osoby w pokoju hotelowym o podwyższonym standardzie, typu studio, apartament, w Hotelu co najmniej**** Ilość noclegów: łącznie 7, w tym 2 w weekend, z czego 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu (weekend) i 2 w Kielcach 3. Usługę cateringową dla 1 osoby w restauracji posiadającej: a) ogólnopolski bądź europejski bądź międzynarodowy certyfikat jakości usług, w szczególności: Europejska Gwiazda, Certyfikat Europejska Gwarancja Najwyższej Jakości, Certyfikat Polska Gwarancja Najwyższej Jakości, Certyfikat Gwarancja Tradycyjnego Smaku, Biała Lilia lub równoważny b) lub rekomendację jakości usług ogólnopolskiej bądź europejskiej organizacji branży hotelarskogastronomicznej, w szczególności Federacji Klubu Szefów Kuchni, Polish Quality Hotel Polskiej Izby Hotelarstwa lub równoważną c) lub wpis w Czerwonym Przewodniku Michelin Main Cities of Europe 2011, d) lub udział w Europejskiej Sieci Regionalnego Dziedzictwa Kulinarnego (ESRDK), e) lub nagrodę za jakość usług kulinarnych, w szczególności Oskar Kulinarny, Hermes, Teraz Polska, Złota Patelnia, Srebrna Patelnia lub równoważną Ilość śniadań w formie bufetu szwedzkiego: łącznie 7, w tym 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu i 2 w Kielcach (powinny być w hotelach, w którym zapewniono nocleg dla gościa zagranicznego), Ilość lunchy (obiadów dwa ciepłe dania, deser, kawa lub herbata, napój zimny): łącznie 4, w tym 3 w Warszawie i 1 w Kielcach albo okolicy, Ilość kolacji (dwa ciepłe dania, deser, kawa lub herbata, napój zimny): łącznie 7, w tym, w tym 3 w Warszawie, 2 w Kielcach, po 1 w Łodzi i Poznaniu. 4. Usługę transportową wykonywaną busem do 9 osób wyposażonym w klimatyzację na trasie Warszawa Kielce Łódź Poznań -Warszawa, w tym jazdy lokalne po ww. miastach, maksymalnie 1.100 km, z uwzględnieniem kosztów pracy kierowcy przez 7,5 dnia, kosztów jego 7 noclegów, w tym 2 w weekend, z czego 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu (weekend) i 2 w Kielcach, a także kosztów jego wyżywienia przez 7,5 dnia 5. Usługę tłumacza asystującego gościowi zagranicznemu (posiadającego udokumentowane kwalifikacje) w czasie jego pobytu w Polsce przez 7,5 dnia (w godz.9.00-22.00), z uwzględnieniem kosztów jego 7 noclegów, w tym 2 w weekend, z czego 3 w Warszawie, 2 w Poznaniu (weekend) i 2 w Kielcach, a także kosztów jego wyżywienia przez 7,5 dnia (w miejscach wybranych dla pkt 2) i 3)) Termin i miejsce wykonywania: październik 2011 r. Szczegółowy harmonogram pobytu gościa zagranicznego zostanie przedstawiony wybranemu Wykonawcy przed podpisaniem umowy. Zamówienie wykonywane będzie w następujących miastach i na trasie pomiędzy nimi: Warszawa Kielce Łódź Poznań Warszawa.
Załącznik nr 2 Miejscowość i data... Pieczęć adresowa Oferenta... NIP / Regon OFERTA CENOWA Nawiązując do Zaproszenia na: Organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce w celu realizacji projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenie drogą do wiedzy realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia w zakresie objętym Zaproszeniem do złożenia oferty na kwotę brutto. zł, (słownie: zł) 1. oświadczamy, że cena brutto obejmuje wszystkie koszty realizacji przedmiotu zamówienia. 2. oświadczamy, że uzyskaliśmy od Zamawiającego wszelkie informacje niezbędne do rzetelnego sporządzenia niniejszej oferty zgodnie z wymogami określonymi w Zaproszeniu; 3. oświadczamy, że zapoznaliśmy się z istotnymi warunkami zamówienia i nie wnosimy żadnych zastrzeżeń oraz uznajemy się za związanych określonymi w niej zasadami postępowania, przez okres 30 dni od daty otwarcia ofert; 4. oświadczamy, że wykonamy przedmiot zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w Zaproszeniu; 5. oświadczamy, że zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach, w miejscu i terminie określonych przez Zamawiającego; 6. oświadczamy, że jesteśmy (jestem) upoważnieni do reprezentowania oferenta. podpisy osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu oferenta
PROJEKT UMOWY na organizację pobytu gościa zagranicznego w Polsce zawarta w dniu.. r. w Kielcach pomiędzy: 1. Grupą Edukacyjną Spółka Akcyjna z siedzibą w Kielcach, przy ul. Łódzkiej 308, 25-655 Kielce, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego Rejestru Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy w Kielcach X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000047059, w całości opłaconym kapitale zakładowym w wysokości 500.000 PLN; NIP nr 6570082245, Regon 008149990, o Zarządzie w składzie: Piotr Treszczotko (Prezes Zarządu), Grzegorz Molęda (Członek Zarządu), Małgorzata Ślusarczyk (Członek Zarządu) zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowaną przez: a) Piotra Treszczotko Prezesa Zarządu, b) Grzegorza Molędę Członka Zarządu, a 2.., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez: a), w wyniku rozstrzygnięcia rozpoznania cenowego o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności strony zawierają umowę o treści poniższej: 1 Przedmiot umowy 1. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji usługę polegającą na organizacji pobytu gościa zagranicznego w dniach od do października 2011 r. 2. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia, o którym mowa w punkcie 1 zgodnie z wymogami szczegółowymi określonymi przez Zamawiającego w: a) charakterystyce przedmiotu zamówienia, która jako załącznik nr 1 stanowi integralną część niniejszej Umowy, b) ofercie Wykonawcy zawartej na formularzu ofertowym, który jako załącznik nr 2 stanowi integralną część Umowy, c) szczegółowym harmonogramie pobytu gościa zagranicznego, który jako załącznik nr 3 stanowi integralną część Umowy. 2 Termin realizacji 1. Ustala się następujące terminy realizacji przedmiotu Umowy: 1) Wykonanie usługi nastąpi w terminie określonym w 1 ust. 1 i załączniku nr 3, 2) Wykonanie usługi potwierdzać będzie protokół zdawczo-odbiorczy. 1. Zamawiający zobowiązuje się: 3 Obowiązki Zamawiającego 1) dokonać odbioru wykonanej zgodnie z Umową i załącznikami do niej usługi, 2) dokonać zapłaty Wykonawcy odpowiedniego wynagrodzenia za wykonaną, zgodnie z umową i załącznikami do niej, usługę w wysokości i na zasadach określonych w umowie,
2. Nadzór nad niniejszą umową z ramienia Zamawiającego sprawować będzie Justyna Sieniawska stanowisko: Menager ds. Organizacyjnych tel. 665-055-803 adres poczty elektronicznej: organizacyjny@pierwszaki.eu, faks: (41) 366-53-81. Osobie tej przysługuje prawo do dokonywania bieżących ustaleń dotyczących realizacji Umowy, ustalenia te nie mogą zmierzać do zmiany Umowy. 4 Obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) Wykonania usługi zgodnie z postanowieniami Umowy, 2) Wykonania usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwymi normami i zasadami wiedzy technicznej oraz należytą starannością, bezpieczeństwem, dobrą jakością i właściwą organizacją, 3) Uzgodnienia osoby tłumacza z Zamawiającym na co najmniej miesiąc przed terminem realizacji. 2. Nadzór nad niniejszą umową z ramienia Dostawcy sprawować będzie.. stanowisko:.. tel. adres poczty elektronicznej:.., faks: Osobie tej przysługuje prawo do dokonywania bieżących ustaleń dotyczących realizacji Umowy, ustalenia te nie mogą zmierzać do zmiany Umowy. 5 Wynagrodzenie, płatności 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Wykonawca otrzyma wynagrodzenie ryczałtowe na kwotę netto.. zł (słownie:..) plus podatek VAT w wysokości. zł (słownie:.), razem kwota brutto wynosi:..zł (słownie:.). 2. Kwota określona w punkcie 1 zawiera wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu umowy, w szczególności określone w załączniku nr 1. 3. Zapłata nastąpi przelewem na konto bankowe Wykonawcy wskazane w fakturze VAT na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego usługi zgodnie z Załącznikiem nr 1. Faktura VAT winna być dostarczona Zamawiającemu do Biura Projektu na adres ul. Łódzka 308, 25-655 Kielce wraz z podpisanym przez przedstawiciela Zamawiającego wskazanego w 3 punkt 2) egzemplarzem protokołu zdawczo-odbiorczego. 4. Termin zapłaty wynosi 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. 5. Wykonawca oświadcza, iż został poinformowany, iż świadczenie usług objętych niniejszą umową jest współfinansowane przez Zamawiającego ze środków pochodzących z Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Projektu Pierwsze uczniowskie doświadczenia drogą do wiedzy Poddziałanie 3.3.4 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 6. Wykonawca nie może dokonywać przelewu (cesji) wierzytelności przypadającej mu w stosunku do Zamawiającego na rzecz osób trzecich bez uzyskania uprzedniej, pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem nieważności. 7. Za dzień zapłaty przyjmuje się datę obciążenia przez bank rachunku bankowego Zamawiającego. 6 Kary umowne 1. Strony ustalają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań umownych w formie kar umownych w następujących przypadkach i wysokościach: 1) Wykonawca zapłaci kary umowne Zamawiającemu: a) za odstąpienie od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia netto wskazanego w 5 punkt 1,
b) z tytułu opóźnień w wykonaniu usługi transportowej o której mowa w Załączniku nr 1 do umowy, w wysokości 2 % wynagrodzenia netto wskazanego w 5 punkt 1, (za każde opóźnienie w szczegółowym harmonogramie pobytu gościa zagranicznego, który określa Załącznik nr 3 do umowy). 2. Jeżeli kara umowna nie pokryje poniesionej szkody, Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego, w tym utraconych korzyści. 3. Postanowienia umowy dotyczące kar umownych pozostają wiążące dla stron w przypadku odstąpienia od umowy przez którąkolwiek ze Stron. 7 Postanowienia Końcowe 1. Wszelkie spory powstałe na tle wykonania niniejszej umowy będzie rozstrzygać właściwy sąd powszechny w Kielcach. 2. Zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności w postaci aneksu. 3. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie: 1) właściwe przepisy ustawy z 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny, w tym w szczególności przepisy regulujące dostawę (Dz.U. Nr 16, poz. 93 ze zm.) wraz z aktami wykonawczymi do tej ustawy, 2) inne powołane w umowie bądź regulujące materię wskazaną w umowie, chociażby nie były wyraźnie wskazane. 4. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy. 5. Załącznikami do niniejszej umowy stanowiącymi jej integralną część stanowią: 1) charakterystyka przedmiotu zamówienia Załącznik nr 1, 2) oferta Wykonawcy Załącznik nr 2, 3) szczegółowy haromonogram pobytu gościa zagranicznego Załącznik nr 3. ZAMAWIAJĄCY: DOSTAWCA:
... (Data sporządzenia protokołu) PROTOKÓŁ ZDAWCZO ODBIORCZY Usługi organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce Odbierający:. (pieczątka) reprezentowany przez: Imię i nazwisko : Justyna Sieniawska stanowisko: Menager ds. Organizacyjnych w imieniu Grupy Edukacyjnej Spółki Akcyjnej z siedzibą w Kielcach, ul. Łódzka 308, 25-655 Kielce. Oznaczenie umowy : umowa nr /2011 z dnia..2011 r. Przedmiot odbioru: Usługa organizacja pobytu gościa zagranicznego w Polsce w dniach od.. do października 2011 r. Przekazujący:.. Przedmiot umowy odebrano bez zastrzeżeń. Sporządzono w ilości 2 egzemplarzy 1 dla Odbiorcy, 1 dla Przekazującego. W imieniu Przekazującego W imieniu Odbierającego. czytelny podpis Czytelnie imię i nazwisko funkcja.. Podpis. Pieczątka firmowa