UZASADNIENIE W celu usprawnienia procesu zarządzania i wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013 dokonano zmiany w poniŝej wymienionych obszarach Instrukcji Wykonawczej. Konieczność wprowadzenia zmian w treści Instrukcji Wykonawczej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013, została podyktowana Zaleceniami UKS z audytu systemu, przedłoŝonymi przez Instytucję Audytową pismem o sygnaturze DO2/9013/6/415/AKT/11/4038 z dnia 10 sierpnia 2011 r., (NR kodu CCI 2007 PL 16 1 PO 006) oraz z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO. W podrozdziale "Wykaz aktów prawa" zaktualizowano zapisy, w związku z wejściem w Ŝycie znowelizowanych Wytycznych w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011). W rozdziale 1 Krótki opis Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego zmieniono formę przedstawiania treści tabelarycznej na formę opisową niŝej wymienionych podrozdziałów: 1.2.1 Instrukcja dotycząca informowania IC o przyjęciu RPO WK-P na lata 2007-2013 w drodze uchwały po wydaniu decyzji KE zatwierdzającej Program, 1.2.2 Instrukcja dokonywania przeglądu i renegocjacji z Komisją Europejską RPO WK-P oraz informowania IK RPO, IK NSRO, IC o jego zmianach, 1.3.1 Instrukcja sporządzania, weryfikacji, zatwierdzania, aktualizacji i przekazania przez IZ do IK RPO, IK NSRO, IC Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WK-P na lata 2007-2013, 1.3.4.3 Instrukcja podpisania pre-umów oraz zobowiązań do prawidłowego przygotowania indywidualnych projektów kluczowych, 1.7.1.1 Instrukcja dokonywania zmian w RPO WK-P na lata 2007-2013, 1.7.1.2 Instrukcja dokonywania zmian Szczegółowego Opisu Osi Priorytetowych RPO WK-P na lata 2007-2013, 1.7.2.1 Instrukcja dokonywania zmian w opisie systemu zarządzania i kontroli RPO WK-P na lata 2007-2013, 1.7.2.2 Instrukcja dokonywania zmian w Instrukcji Wykonawczej RPO WK-P na lata 2007-2013 i jej załącznikach, 1.7.2.3 Instrukcja dokonywania zmian w wytycznych oraz 1.8 Instrukcja prowadzenia procesu konsultacji społecznych. Natomiast formę przedstawienia treści podrozdziału 1.3.4.2 Harmonogram prac nad tworzeniem Indykatywnego wykazu projektów kluczowych w ramach RPO WK-P 2007-2013 zamieniono na flowchart rezygnując z formy tabelarycznej. W podrozdziale 2.5 Zasady wypełniania obowiązków sprawozdawczych z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO WK-P dostosowano do Wytycznych w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011) poprzez aktualizację metryki wskazanych wytycznych, opis sposobu prezentowania danych finansowych w odniesieniu do alokacji środków UE, wprowadzenie zapisów dotyczących informacji kwartalnej oraz zmian dotyczących trybu i terminów przekazywania dokumentów sprawozdawczych. W podrozdziale 2.6 zmieniono procesy podrozdziału 2.6.4.2 Przekazanie zaliczek i rozliczenie zaliczki, w których z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO WK-P uzupełniono procesy o etap sporządzania wniosku o płatność przez Biuro Pomocy Technicznej RPO, zaktualizowano zapisy dotyczące weryfikacji wniosku o płatność według poszczególnych punktów listy sprawdzającej, zmieniono formę przedstawienia treści instrukcji, rezygnacja z formy tabelarycznej oraz wprowadzono ich flowcharty i skorygowano tytuł załącznika ZW 2.6.4.2.1 4 Wzór dyspozycji wypłaty środków dla Beneficjenta Pomocy Technicznej RPO na Wzór dyspozycji wypłaty środków dla projektu w ramach Pomocy Technicznej RPO. Z kolei w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w wyŝej wymienionym podrozdziale dopuszczono moŝliwość dołączenia do wniosku o płatność jedynie zestawienia dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków, a w procedurze 2.6.4.2.4 Instrukcja weryfikacji
wniosku o płatność końcową przy projektach Pomocy Technicznej RPO WK-P wprowadzono zapis informujący, ze warunkiem certyfikacji wydatków jest przeprowadzenie kontroli na zakończenie realizacji projektu z Pomocy Technicznej RPO lub wizyty monitorującej, w przypadku projektów wieloletnich. Dodatkowo w związku z zaleceniami zawartymi w ww. sprawozdaniu w załączniku ZW 2.6.3 2 Wzór Uchwały Zarządu Województwa w sprawie przyznania dofinansowania projektu dla Pomocy Technicznej RPO oraz w procedurze 2.6.7 Obowiązki sprawozdawcze wprowadzono zapisy obligujące Biuro Pomocy Technicznej RPO do przedkładania Departamentowi WdraŜania RPO comiesięcznej informacji o planowanych szkoleniach stanowiącej nowy załącznik ZW 2.6.7 1 Wzór harmonogramu planowanych szkoleń. Z kolei w podrozdziale 2.6.4.3 Realizacja dyspozycji wypłaty środków w myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zaktualizowano sposób weryfikacji dyspozycji wypłaty środków przez Departament Finansów poprzez usunięcie załącznika ZW 2.6.4.3 5 Wzór listy sprawdzającej dla Instytucji Zarządzającej przy dokonywaniu weryfikacji dyspozycji wypłaty środków dla Beneficjenta i wprowadzenie do treści procedury zagadnień zawartych w ww. liście, a takŝe zmieniono formę przedstawienia treści instrukcji, rezygnacja z formy tabelarycznej i wprowadzono jej flowchart. W podrozdziale 2.6.8 Instrukcja weryfikacji prawidłowości realizacji projektu Pomocy Technicznej w myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO wprowadzono zapisy odwołania do dodanych do podrozdziału 6.7 Procesy dotyczące kontroli opisów metodologii doboru próby do kontroli w zakresie projektów szkoleniowych, jak równieŝ dodano załącznik ZW - 2.6.7-1 "Wzór harmonogramu planowanych szkoleń". W oparciu o znowelizowane Wytyczne w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011) dokonano aktualizacji podrozdziału 5.2.1 Instrukcja sporządzania informacji miesięcznej, który zmienił nazwę na Instrukcja sporządzania informacji miesięcznej i kwartalnej oraz podrozdziału 5.2.2 Instrukcja sporządzania i weryfikacji sprawozdania okresowego. W związku z powyŝszym w przedmiotowych instrukcjach wprowadzono odpowiednio zapisy dotyczące informacji kwartalnej oraz zmieniono zakres informacji miesięcznej i sprawozdania okresowego, a takŝe dostosowano do ww. wytycznych załączniki wykorzystywane procesach. W podrozdziałach 5.3.1 Instrukcja sporządzania Poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność okresową od IZ do IC i 5.3.2 Instrukcja sporządzania poświadczenia i deklaracji wydatków oraz wniosku o płatność końcową od IZ do IC w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego wprowadzono zobowiązanie pracownika wieloosobowego stanowiska ds. monitoringu finansowego w Biurze Monitoringu i Sprawozdawczości RPO do nieujmowania w Poświadczeniu wydatku, co do którego istnieje podejrzenie wystąpienia uchybienia/nieprawidłowości. W podrozdziale 5.4 Procesy kontroli Programu wprowadzono zmiany, z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO oraz wynikające z wykonania rekomendacji z audytu systemu Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy, do treści podrozdziału 5.4.14 Kontrole krzyŝowe wykonywane przez IZ RPO WK-P dodano zapisy dotyczące metodyki prowadzenia kontroli krzyŝowych horyzontalnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego z projektami Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich 2007-2013, zwanego PO RYBY 07-13. Z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO w podrozdziale 6.1.3 Instrukcja organizacji i tworzenia Punktów Informacyjnych dodano zapisy do podrozdziału 6.1.3.1 Zadania Punktów Informacyjnych i Punktu Konsultacyjnego odwołujące się do procedury dodanej do podrozdziału 6.7 Procesy dotyczące kontroli, mówiącej o kontroli, monitorowaniu, załoŝeniach i metodologii doboru próby projektów do kontroli trwałości, w której uczestniczyć będą Punkty Informacyjne w Toruniu.
Z uwagi na powyŝsze do ww. podrozdziału 6.1.3.1 dodano równieŝ załącznik o numerze ZW 6.7.2.2.1 4 Wzór Sprawozdania dotyczącego wypełnienia przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach dotyczące wypełnienia przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach RPO WK-P na lata 2007-2013. Ponadto w związku z aneksowaniem Porozumienia w sprawie funkcjonowania na ternie WK-P systemu informacji o Funduszach Europejskich między Urzędem Marszałkowskim Województwa Kujawsko-Pomorskiego a Ministerstwem Rozwoju Regionalnego zaktualizowanego o nowe zapisy dotyczące udzielania wstępnej pomocy Beneficjentom w procesie rozliczania projektów w ramach programów operacyjnych i regionalnych programach operacyjnych, wprowadzono stosowne zmiany do załączników ZZ 6.1.3.4 1 Wzór formularza monitorowania działalności Punktów Informacyjnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego i ZZ 6.1.3.4 2 Wzór sprawozdania miesięcznego i rocznego z monitorowania działalności punktów informacyjnych. W załączniku ZW 6.2.2 3 Instrukcji wypełniania wniosku w związku z brakiem regulacji dotyczących tzw. dochodu incydentalnego do powyŝszego dokumentu wprowadzona została definicja przedmiotowego pojęcia. Poza tym, zmianie uległy takŝe zapisy dotyczące zmiany sposobu obliczania luki finansowej w przypadku wystąpienia dochodu incydentalnego. W załączniku ZW 6.2.2 4 Instrukcja wypełniania załączników doprecyzowano zapisy dotyczące składania dokumentów przez Wnioskodawcę przed podpisaniem umowy oraz zaktualizowano podstawy prawne. W myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zmieniono załącznik ZW 6.2.2 8 a Wzór umowy o dofinansowanie w formie zaliczki i refundacji projektu, w którym wprowadzono zapisy umoŝliwiające Beneficjentowi stosowanie mechanizmu wykupu wierzytelności. W załączniku ZW 6.2.5 13 Wzór pisma powiadamiającego Wnioskodawcę o pozytywnym wyniku oceny merytorycznej i umieszczeniu projektu w odpowiednim miejscu rankingu doprecyzowano zapisy dotyczące przyznania dofinansowania dla wniosku o dofinansowanie projektu, który podlegał ponownej ocenie merytorycznej. Załącznik ZW 6.2.8.3 3a Wzór deklaracji bezstronności dla członka Zespołu Oceniającego dla Osi 1-7 dostosowano do minimalnego wzoru deklaracji bezstronności, określonego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, w związku z rekomendacją z audytu systemu UKS/IA. W myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P zmieniono załącznik ZW 6.3.1 5 a Wzór pisma wzywającego Wnioskodawcę do dostarczenia zaktualizowanych dokumentów, w którym m.in. wyszczególniono dokumenty niezbędne do podpisania umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu, zobligowano Beneficjenta do zapoznania się ze wzorem umowy/ porozumienia o dofinansowanie projektu, a takŝe wskazano moŝliwość aktualizacji harmonogramu realizacji projektu przed podpisaniem umowy. W oparciu o znowelizowane Wytyczne w zakresie sprawozdawczości z dnia 30 sierpnia 2011 r. (MRR/H/4(4)08/2011) dokonano aktualizacji podrozdziału 6.4.1 Instrukcja przygotowania dokumentów do informacji miesięcznej, który zmienił nazwę na Instrukcja przygotowania dokumentów do informacji miesięcznej i kwartalnej oraz podrozdziału 6.4.2 Instrukcja przygotowania i weryfikacji dokumentów do sprawozdań okresowych. W związku z powyŝszym w przedmiotowych instrukcjach wprowadzono odpowiednio zapisy dotyczące informacji kwartalnej oraz zmieniono zakres informacji miesięcznej i sprawozdania okresowego, a takŝe dostosowano do ww. wytycznych załączniki wykorzystywane w procesach. Ponadto w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS z audytu systemu, zmieniono załącznik ZW 6.4.2 2 Wzór listy sprawdzającej wniosek
Beneficjenta o płatność, w którym wprowadzono pytania zapewniające weryfikację przestrzegania krajowych i unijnych zasad promocji i ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) oraz umoŝliwiające weryfikację wydatków w odniesieniu do Beneficjentów, którzy nie są zobligowani do stosowania ww. ustawy. W podrozdziale 6.5 Procesy dotyczące weryfikacji wniosków beneficjenta o płatność w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS zawarte w Sprawozdaniu z audytu systemu zarządzania i kontroli Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego wprowadzono zapis obligujący pracownika na stanowisku ds. wdraŝania właściwej osi priorytetowej w Wydziale WdraŜania Projektów do weryfikacji zestawienia wniosków o płatność w oparciu o rejestr nieprawidłowości w celu uniknięcia zawarcia w Poświadczeniu wydatków, wobec których wystąpiło podejrzenie uchybienia/ nieprawidłowości. Ponadto opracowano mechanizm weryfikacji wydatków w trakcie realizacji projektów wieloletnich oraz wprowadzono nowy załącznik ZW 6.5.3 6 Wzór Raportu dokumentów księgowych załączonych do wniosków o płatność w całym okresie realizacji projektu, który umoŝliwia dokonanie losowego dobór próby przed przeprowadzeniem kontroli. W podrozdziale 6.7 Procesy dotyczące kontroli wprowadzono poniŝsze zmiany, z inicjatywy własnej Instytucji Zarządzającej RPO oraz wynikające z wykonania rekomendacji z audytu systemu Urzędu Kontroli Skarbowej w Bydgoszczy, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego. W podrozdziale 6.7.2.1 Instrukcja przeprowadzania kontroli planowej zmiany związane z korektą treści Metodologii doboru próby dla kontroli planowych projektów realizowanych w ramach RPO WK-P 2007-2013, w części dotyczącej określenia minimalnej liczby projektów podlegających kontroli w danym roku. Wprowadzono do procedury odpowiednie zapisy mechanizmu zapewniającego dokumentowanie wyboru transakcji do weryfikacji podczas kontroli planowej na miejscu oraz nowy załącznik o numerze ZW-6.5.3-6 Wzór Raportu dokumentów księgowych załączonych do wniosków o płatność w całym okresie realizacji projektu Do załącznika ZW 6.7.2.1 4 Wzór listy sprawdzającej z kontroli na miejscu dodano pytania dotyczące zakresu przekazywanej dokumentacji tzw. Listy Hetmana oraz pisma z Centrum Unijnych Projektów Transportowych. Do powyŝszego załącznika wprowadzono takŝe zapisy związane z koniecznością zapewnienia podczas kontroli na miejscu, weryfikacji prawidłowości sporządzonej przez Beneficjenta metodologii wyliczenia kosztów ogólnych, przedstawionej we wniosku o dofinansowanie. W podrozdziale 6.7.2.2.1 Instrukcja przeprowadzania wizyty monitorującej wprowadzono zmiany związane z uszczegółowieniem katalogu przyczyn uzasadniających przeprowadzenie wizyty monitorującej. Opracowano i dodano do treści procedury opis kontroli, monitorowania, załoŝeń oraz metodologii doboru próby projektów do kontroli trwałości, gdzie dodano załącznik ZW 6.7.2.2.1 4 Wzór Sprawozdania dotyczącego wypełnienia przez Beneficjenta obowiązku utrzymania trwałości projektu zrealizowanego w ramach RPO WK-P na lata 2007-2013. Do treści ww. instrukcji dodano zapisy uzupełniające, dotyczące przeprowadzania wizyt monitorujących, w zakresie postępu rzeczowego i finansowego (realizacja rzeczowa i finansowa umowy o dofinansowanie zgodnie z harmonogramem załączonym do wniosku o dofinansowanie projektu), w realizacji projektów wieloletnich metodologię kontroli projektów, których realizacja rozciąga się na przestrzeni kilku lat. Jednocześnie wprowadzono do treści procesu opis metodologii doboru próby do kontroli w zakresie projektów szkoleniowych, w zakresie, której dodano załącznik ZW - 2.6.7-1 "Wzór harmonogramu planowanych szkoleń". W podrozdziale 6.7.8 Kontrole krzyŝowe wykonywane przez IZ RPO WK-P poziom wdraŝania dodano zapisy dotyczące metodyki prowadzenia kontroli krzyŝowych horyzontalnych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa
Kujawsko-Pomorskiego z projektami Programu Operacyjnego ZrównowaŜony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeŝnych obszarów rybackich 2007-2013, zwanego PO RYBY 07-13. W procesach podrozdziału 6.8.1 Wykrywanie, ocena i rejestrowanie nieprawidłowości w odpowiedzi na rekomendacje IA/UKS wprowadzono zobowiązanie pracownika na stanowisku ds. wdraŝania właściwej osi priorytetowej w Wydziale WdraŜania Projektów do przekazywania pracownikowi na wieloosobowym stanowisku ds. monitoringu finansowego w Biurze Monitoringu i Sprawozdawczości RPO notatki słuŝbowej dotyczącej naruszenia prawa/podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości. W myśl ustaleń własnych Instytucji Zarządzającej RPO WK-P w podrozdziałach 8.3.1.2 Archiwizacja dokumentów w Biurze Monitoringu i Sprawozdawczości RPO i 8.3.1.4 Archiwizacja dokumentów w Biurze Ewaluacji RPO wprowadzono nowe teczki i podteczki do przechowywania akt. W podrozdziale 12.1 Wzory dokumentów, pism i list sprawdzających, dokonano modyfikacji w związku ze zmianami powyŝej opisanych procesów. Wymienione zmiany są niezbędne do ujęcia w systemie realizacji, celem usprawnienia procesu wdraŝania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013.