Instrukcja użytkowania Systemu SOTeK Moduł Spedytor v.1 Spis treści 1. Logowanie do Systemu SOTeK...2 1.1 Strona główna...2 1.2 Wyszukiwarka kontenerów...3 1.3 Menu główne...3 2. Kontenery...4 2.1 Zestawienie...4 2.2 Lista kontenerów (Spedytora)...4 2.3 Wyszukaj kontener...6 2.4 Nowy kontener...6 2.4.1 Kontener pusty wprowadzanie danych...6 2.4.2 Kontener pełny wprowadzanie danych...7 2.5 Szczegółowe dane kontenera...8 2.5.1 Zakładka: Dane szczegółowe kontenera...8 2.5.2 Zakładka: Ocena techniczna kontenera...9 2.5.3 Zakładka: Zlecenia złożone na dany kontener wraz z ich statusami...9 2.5.4 Zakładka: Towar i odbiorcy...9 3. Zlecenia...11 3.1 Lista zleceń złożenia wraz z ich statusami...11 3.2 Zlecenie złożenia kontenera (awizacja kontenera)...12 3.3 Zlecenie podjęcia...12 3.4 Nowe zlecenie podjęcia...13 3.4.1 Zlecenie podjęcia rozpoczynamy od wyboru relacji...13 3.4.2 Zlecenie podjęcia: Plac Wagon...13 3.4.3 Zlecenie podjęcia: Plac Samochód...14 3.4.4 Zlecenie podjęcia: Plac Burta...15 4. Zlecenia A (manipulacje)...15 4.1 Lista zleceń A...15 4.2 Szczegóły zlecenia A...16 4.3 Nowe zlecenie A...16 5. Odbiorcy...18 5.1 Lista odbiorców...18 1
6. Magazyn...18 6.1 Stan magazynu...18 6.2 Lista zleceń podjęcia z magazynu...19 6.3 Nowe zlecenie podjęcia towaru z magazynu...20 1. Logowanie do Systemu SOTeK Dostęp do Systemu SOTeK można uzyskać z dowolnego komputera podłączonego do Internetu przy pomocy przeglądarki internetowej FireFox lub Internet Explorer. Aby się zalogować należy wybrać stronę www.gtk-sa.pl a następnie kliknąć w link WEJŚCIE DO SYSTEMU. Bezpośredni dostęp do Systemu jest możliwy przez wybranie adresu: https://sotek.gtk-sa.pl. Proces autoryzacji oraz pracy w Systemie oparty jest o szyfrowane połączenie SSL. Przy pierwszym wejściu na stronę logowania pojawi się informacja o konieczności zaakceptowania Certyfikatu Zabezpieczającego połączenie pomiędzy przeglądarką internetową a serwerem aplikacji SOTeK. 1.1 Strona główna Po wprowadzeniu i zaakceptowaniu nazwy użytkownika i hasła zostajemy zalogowani do Systemu. Loginy i hasła są generowane przez Administratora Systemu i przekazywane na podstawie umowy określającej zakres funkcji i działań jakie może wykonać podmiot w Systemie SOTeK. 2
1.2 Wyszukiwarka kontenerów Wyszukiwarka pozwala na zadanie pytania do bazy odnośnie aktualnego statusu kontenera. W odpowiedzi zwracany jest tylko status : awizowany lub złożony. 1.3 Menu główne Menu umieszczone jest z lewej strony, posiada ono dynamicznie wyświetlane elementy sub-menu. Kontenery Zestawienie (informacyjna zbiorcza) Lista kontenerów (Spedytora) Wyszukaj Nowy kontener (szybka awizacja złożenia) Zlecenia Zlecenia złożenia Nowe zlecenie złożenia (awizacja złożenia) Zlecenia podjęcia Nowe zlecenie podjęcia (awizacja podjęcia) Zlecenia A (manipulacje) Nowe zlecenie A Odbiorcy Lista odbiorców (dodawanie, usuwanie, edycja danych) Magazyn Stan magazynu Podjęcia Nowe podjęcie ( awizacja podjęcia z magazynu) 3
2. Kontenery 2.1 Zestawienie Po zalogowaniu wszystkie istotne informacje zostały ujęte w Zestawieniu. Jest to aktualna statystyka dotycząca pobytu kontenerów na Terminalu włącznie z kontenerami wstrzymanymi. Każda liczba oraz numer wyświetlonego kontenera wstrzymanego jest skrótem umożliwiającym bezpośrednie przejście do właściwej listy kontenerów z określonym statusem. Każde ponowne kliknięcie w przycisk Zestawienie powoduje odświeżenie zawartości tabelki. 2.2 Lista kontenerów (Spedytora) Widok listy kontenerów zawiera informacje o wszystkich kontenerach będących w gestii spedytora. Pierwsza kolumna na liście zawiera graficzny status informujący o etapie pobytu kontenera na Terminalu. Kropka niebieska Kropka zielona Kropka czarna - kontener awizowany - kontener złożony - kontener podjęty, opuścił terminal Kolejne kolumny zawierają szczegółowe informacje o kontenerze. Pole numer odprawy UC posiada również graficzny status ułatwiający w sposób jednoznaczny określenie statusu celnego kontenera. Kropka czerwona Kropka zielona - kontener nie posiada zwolnienia celnego - kontener posiada zwolnienie celne wraz z wyświetlonym numerem zgłoszenia wywozowego OGL / numerem odprawy UC 4
Pole stopka zawiera informację o wstrzymaniu kontenera przez właściwy urząd, może przyjmować wartość UC lub IGDR. UC stopka Urzędu Celnego, IGDR stopka Referatu ds. Zwalczania Przestępczości Celnej ( Brygada Operacyjna). Listę wszystkich wyświetlanych kontenerów (Spedytora) można filtrować po ich statusie. 5
2.3 Wyszukaj kontener Opcja ta pozwala na wyszukanie kontenera będącego w gestii Spedytora po jego numerze lub dowolnym fragmencie numeru kontenera. W przypadku wpisania np. pierwszych liter kontenera uzyskamy filtr wyświetlający nam listę wszystkich kontenerów spełniających określony warunek. 2.4 Nowy kontener Będąc w opcji menu Kontenery możemy zaawizować kontener, otwierając i wypełniając zlecenie złożenia kontenera bez konieczności przechodzenia do opcji menu Zlecenia 2.4.1 Kontener pusty wprowadzanie danych Zakres pól do wypełnienia dla kontenera pustego: numer kontenera status ładunkowy (określa nam dalszą ścieżkę postępowania) typ kontenera armator rodzaj środka transportu środek transportu (identyfikator: numer rejestracyjny lub numer wagonu) kierowca imię i nazwisko (pole wymagane dla środka transportu: samochód) kierowca dokument (pole wymagane dla środka transportu: samochód) przewidywana data przybycia 6
2.4.2 Kontener pełny wprowadzanie danych Zakres pól do wypełnienia dla kontenera pełnego: numer kontenera status ładunkowy (określa nam dalszą ścieżkę postępowania) typ kontenera armator rodzaj środka transportu środek transportu (identyfikator: numer rejestracyjny lub numer wagonu) kierowca imię i nazwisko (pole wymagane dla środka transportu: samochód) kierowca dokument (pole wymagane dla środka transportu: samochód) przewidywana data przybycia status unijny towaru statek kraj przeznaczenia numer bookingu (bukingu) opis towaru waga towaru brutto/ waga całkowita kontenera odprawa w miejscu załadunku (jeśli dotyczy) temperatura chłodzenia, wraz z podaniem zadanej temperatury (jeśli dotyczy) IMO (jeśli dotyczy) wymagany kontakt z obsługą na Terminala jednostka ładunkowa / ilość jednostek ładunkowych Za dane wprowadzone do systemu odpowiada Spedytor. 7
2.5 Szczegółowe dane kontenera Na każdej liście kontenerów aktywny jest numer kontenera pozwalający na bezpośrednie przejście do danych szczegółowych. Informacje te podzielone zostały na dane kontenera wprowadzone podczas jego awizacji złożenia, ocenę techniczną, wprowadzone zlecenia powiązane z danym kontenerem oraz informacje o towarze i odbiorcach towaru znajdującego się w kontenerze. 2.5.1 Zakładka: Dane szczegółowe kontenera Dane wprowadzone przez Spedytora podczas awizacji kontenera (zlecenie złożenia kontenera) 8
2.5.2 Zakładka: Ocena techniczna kontenera Ocena techniczna wprowadzone przed złożeniem kontenera na Terminalu. Informacja o relacji określa nam moment kiedy terminal dokonał oceny. Widoczna jest zawsze ostatnia ocena wykonana dla danego kontenera. 2.5.3 Zakładka: Zlecenia złożone na dany kontener wraz z ich statusami Historia wszystkich zleceń złożonych na dany kontener podczas jego bieżącego pobytu na terminalu. 2.5.4 Zakładka: Towar i odbiorcy Zawiera informacje o odbiorcy i jego towarze znajdującym się w kontenerze. Pozwala na dodanie i edycję danych odbiorcy dla kontenerów w imporcie wraz z opisem słownym towaru. Dane te należy uzupełnić w celu udostępnienia możliwości wydruku karty kontenera niezbędnej do jego zwolnienia. 9
10
3. Zlecenia 3.1 Lista zleceń złożenia wraz z ich statusami. Lista zawiera wszystkie awizowane kontenery Spedytora wraz z graficzną interpretacją oraz ich status podczas pobytu na terminalu. Lista może być filtrowana po statusach oraz porządkowana rosnąco/malejąco przez kliknięcie na polu opisującym daną kolumnę na liście. Wybór filtra Relacja pozwalającego na zawężenie ilości wyświetlanych kontenerów. Można uruchamiać więcej niż jeden filtr jednocześnie aż do uzyskania oczekiwanych rezultatów poszukiwania. 11
3.2 Zlecenie złożenia kontenera (awizacja kontenera) Opis wprowadzania nowego zlecenia złożenia kontenera został opisany w punkcie 2.3 W momencie zatwierdzenia złożenia kontenera Spedytor otrzymuje wygenerowany przez system numer TOKEN. Numer TOKEN jest wymagany przy weryfikacji kierowcy na bramie wjazdowej przy złożeniach i podjęciach kontenerów. Po zamknięciu okna z numerem TOKEN, można go ponownie odczytać na listach awizacji złożeń i podjęć kontenerów. 3.3 Zlecenie podjęcia Lista zleceń podjęcia wraz ze statusami. Zasada działania mechanizmów filtrowania i porządkowania taka sama jak na pozostałych listach zleceń. 12
3.4 Nowe zlecenie podjęcia 3.4.1 Zlecenie podjęcia rozpoczynamy od wyboru relacji Plac-Wagon Plac-Samochód Plac-Burta 3.4.2 Zlecenie podjęcia: Plac Wagon Pola wymagane przy wprowadzaniu zlecenia: numer kontenera, (identyfikator) środka transportu, przewidywana data podjęcia. 13
3.4.3 Zlecenie podjęcia: Plac Samochód Pola wymagane przy wprowadzaniu zlecenia: numer kontenera, (identyfikator) środka transportu, dane identyfikacyjne kierowcy, przewidywana data podjęcia. 14
3.4.4 Zlecenie podjęcia: Plac Burta Pola wymagane przy wprowadzaniu zlecenia: numer kontenera, wybór statku z listy zawinięć. 4. Zlecenia A (manipulacje) 4.1 Lista zleceń A Opis statusów graficznych zleceń: kropka czerwona - zlecenie awizowane/złożone kropka żółta - zlecenie przyjęte do realizacji kropka zielona - zlecenie wykonane kropka niebieska zlecenie zrealizowane 15
4.2 Szczegóły zlecenia A Lista kontenerów i czynności zleconych dla kontenera/kontenerów z opisem słownym, podaną zmianą oraz informacjami dla zleceniodawcy (termin wykonania, dodatkowe czynności). Zakładka Lista materiałów zawiera informacje o materiałach zużytych do wykonania zlecenia. 4.3 Nowe zlecenie A W celu poprawnego założenia nowego zlecenia A należy wypełnić proponowaną datę wykonania zlecenia, zmianę, słownie treść zlecenia oraz dodatkowe dyspozycje/uwagi nie ujęte na liście czynności. Następnie wybrać jeden lub więcej kontenerów będących w gestii Spedytora. System pozwoli na założenie zlecenia na kontenery posiadające dowolny status celny jednakże takie zlecenie nie będzie mogło być przyjęte do realizacji do momentu zwolnienia kontenera. 16
Informacja dodatkowa* Numer kontenera objętego stopką celną lub brygady na wszystkich listach jest wyświetlany na czerwonym tle. Po wyborze kontenera/kontenerów do zlecenia istnieje możliwość wyboru i zaznaczenia czynności dostępnych do wykonania w ramach zlecenia bądź tylko wypełnienie części Treść zlecenia dyspozycje. Czynności zostaną uzupełnione przez obsługę Terminala podczas realizacji zlecenia. Terminal odeśle też zwrotnie informację, czy zlecona data i zmiana są możliwe do realizacji. Jeśli z jakiś przyczyn nie będzie to możliwe obsługa terminalu poda zwrotnie proponowany termin realizacji zlecenia. 17
5. Odbiorcy Każdy spedytor ma możliwość dopisania danych odbiorców widzianych tylko przez użytkowników zdefiniowanych w systemie i powiązanych przez identyfikator firmy Spedytora. Lista odbiorów wykorzystywana jest przy zleceniach na kontenery importowe, a dane odbiorcy widzi tylko Urząd Celny i Brygada. 5.1 Lista odbiorców Na liście odbiorców istnieje możliwość dodawania, usuwania oraz edycji danych wcześniej wprowadzonego odbiorcy. 6. Magazyn 6.1 Stan magazynu Zawiera listę partii towaru będącego w gestii spedytora rozformowanego zgodnie ze zleceniami spedytora w podziale na miejsce złożenia (numer magazynu), opis towaru, datę złożenia danej partii, jednostki miary, ilości bieżącej i całkowitej w ramach partii opakowań (j.m.) oraz status celny. 18
6.2 Lista zleceń podjęcia z magazynu Lista podjęć wraz ze statusem graficznym etapu wykonania złożonego przez Spedytora zlecenia. 19
6.3 Nowe zlecenie podjęcia towaru z magazynu. Aby założyć zlecenie podjęcia towaru z magazynu należy wypełnić pola: numer magazynu, sugerowana data wykonania zlecenia, dane środka transportu, dane identyfikacyjne kierowcy. Zlecenie może zostać wykonane tylko w przypadku kiedy towar złożony w magazynie ma zwolnienie celne. Po wybraniu magazynu pojawi nam się lista partii towaru złożonego na magazynie. Możemy z dowolnej z partii towaru wybrać towar do podjęcia określając ilość ilość opakowań zbiorczych lub wagę towaru. 20
Komunikaty związane z działaniem Systemu SOTeK: 1. System podlega okresowej konserwacji związanej z bieżącą działalnością Terminala. W tym czasie System nie będzie dostępny z zewnątrz. Na stronie logowania będzie umieszczona informacja o przerwie technicznej. 2. Poza przerwami technicznymi dostęp do Systemu odbywa się w systemie 24/7 21