WDRAŻANIE PROJEKTÓW INNOWACYJNYCH
Specyfika projektów innowacyjnych realizowanych w ramach PO KL wymaga, by przestrzegane były jednakowo dla wszystkich zdefiniowane etapy realizacji projektów. Nie oznacza to, że projekty pozbawia się ich niepowtarzalnego charakteru, ale że wszyscy projektodawcy muszą dostosować swoje projekty do kilku zasad, o których mowa poniżej. Zdefiniowanie etapów realizacji projektów innowacyjnych ma na celu zapewnienie koordynacji procesu testowania i upowszechniania oraz wdrażania wypracowanych produktów w ramach poszczególnych tematów. Projekt innowacyjny musi byćrealizowany w ściśle określonych i opisanych w dokumentach programowych etapach.
W przypadku projektów innowacyjnych testujących wyróżniamy dwa etapy realizacji: I ETAP PRZYGOTOWANIA II ETAP WDROŻENIA
W końcowej fazie każdego z tych etapów będzie przeprowadzana ocena wypracowanych rozwiązań: w ramach etapu I ocenie będzie podlegać przygotowana strategia wdrażania projektu; w ramach etapu II ocenie będzie podlegać wypracowany produkt finalny.
I ETAP PRZYGOTOWANIA (czas trwania: 3 8 miesięcy) składa sięz następujących faz realizacji: a) diagnoza i analiza problemu b) tworzenie partnerstwa (jeżeli jest przewidziane) c) opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu innowacyjnego (zwanej dalej strategią )
a) diagnoza i analiza problemu diagnoza problemu jest punktem wyjścia do tworzenia projektu, jednak specyfika projektów innowacyjnych sprawia, że uznaje się konieczność pogłębienia diagnozy już w trakcie ich realizacji. O ile bowiem przygotowanie projektu mającego na celu rozwiązanie znanych problemów dobrze rozpoznanych grup docelowych przy użyciu sprawdzonych rozwiązań wymaga jedynie sięgnięcia po dostępne powszechnie dane, o tyle przygotowanie nowych metod i narzędzi wspierania grup słabo rozpoznanych wymaga pogłębionej diagnozy, której przeprowadzenie bez dodatkowego wsparcia jest niemożliwe. Diagnoza ta ma na celu pogłębienie wiedzy o istocie problemów i jego przyczynach poprzez analizęistniejących wyników badańi opracowań, a także, w razie potrzeby, przeprowadzenie badań własnych.
Jeśli projektodawcąjest instytucja, która nie ma doświadczenia w prowadzeniu badań, należy rozważyć kilka możliwości realizacji tej fazy projektu: utworzyć partnerstwo z instytucją doświadczoną w prowadzeniu badań społecznych; zatrudnić do realizacji tej fazy projektu ekspertów; zlecić przeprowadzenie badań wyspecjalizowanej instytucji (pamiętając jednak, że zlecenie badań i odbiór ich wyników wymaga pewnej wiedzy o naturze badań, co oznacza, że w pracach nad projektem musi uczestniczyć przynajmniej jedna osoba zdolna do merytorycznej obsługi zlecenia). Niezależnie od trybu realizacji badańtrzeba pamiętać, że jużna etapie diagnozy należy i warto włączyćprzedstawicieli grup docelowych projektu (tzw. empowerment) ich wiedza o przedmiocie badania jest nieoceniona i nie powinna zostać pominięta.
Niezależnie od tego, kto ostatecznie będzie prowadził badania w projekcie, wynikiem jego prac musi być raport końcowy z badania. Typowy raport z badań ma następującą strukturę: Wprowadzenie wyjaśnienie celu badania. Opis zastosowanej metodologii i okoliczności towarzyszących badaniu. Wyniki badania. Rekomendacje włączając w to nawet rezygnację z realizacji projektu; wskazówki dotyczące partnerstwa (czy zawiązywać partnerstwo, ewentualni partnerzy), produktu, testowania, upowszechniania oraz włączania do głównego nurtu.
b) tworzenie partnerstwa (jeżeli jest przewidziane) - wspólne wypracowanie reguł i zasad współpracy oraz podziału zadań partnerów nakierowanych na osiągnięcie danego celu/efektów; precyzyjne wskazanie obowiązujących w partnerstwie procedur decyzyjnych; dobór zróżnicowanych partnerów w kontekście obszaru problemowego danego projektu innowacyjnego. Najważniejsze aspekty partnerstwa: dobrowolność; wspólny cel i wspólne działanie; wspólne korzyści i wspólne ryzyko, przy czym warto zwrócić uwagę, że oprócz korzyści wspólnych każdy na ogół odnosi też korzyści indywidualne to one są najczęściej bezpośrednim motywem przystąpienia do partnerstwa.
Po wypracowaniu zasad pracy partnerstwa, uzgodnieniu podziału zadań i spraw związanych z ich finansowaniem niezbędne jest zawarcie umowy partnerskiej. Niezależnie od podziału zadańi obowiązków w partnerstwie, odpowiedzialnośćza realizacjęprojektu ponosi projektodawca lider partnerstwa jako strona umowy o dofinansowanie. Zawierając umowę, należy skorzystaćze wzoru zamieszczonego w dokumencie pt.: Zakres realizacji projektów partnerskich określony przez InstytucjęZarządzającąPO KL, zawierającym minimalny zakres umowy partnerskiej.
Szczególną formą partnerstwa jest partnerstwo ponadnarodowe. Realizowanie projektów innowacyjnych z komponentem ponadnarodowym umożliwia projektodawcom porównanie ich podejścia do zidentyfikowanego w projekcie problemu z podejściem stosowanym w innych krajach. Szczegółowe informacje na ten temat znajdąpaństwo w publikacji: Projekty współpracy ponadnarodowej podręcznik dla projektodawców, Warszawa 2009. Zawierając umowę w partnerstwie ponadnarodowym, należy skorzystać ze wzoru zamieszczonego w załącznik nr 2 do w/w publikacji (załącznik nr 3 zawiera instrukcję wypełniania wzoru minimalnego zakresu umowy o współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, załącznik nr 4 zawiera listę sprawdzającą do wzoru minimalnego zakresu umowy o współpracy ponadnarodowej). Zanim zostanie podpisana umowa należy podpisać list intencyjny dotyczący współpracy ponadnarodowej w ramach PO KL, który stanowi załącznik nr 1 do wspominanej publikacji.
c) opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu innowacyjnego (zwanej dalej strategią ), będącej podstawąweryfikacji realizacji pierwszego etapu. Od momentu opracowania wstępnej wersji produktu muszą byćuwzględnione działania upowszechniające i włączające do głównego nurtu polityki.
We wniosku o dofinansowanie projektu należało dokonać opisu produktu finalnego. Zanim zostaną podjęte prace związane z wypracowaniem produktu finalnego, warto ponownie opisać planowany do wypracowania produkt. Powinna to być praca całego zespołu zaangażowanego w realizacjęprojektu. Chodzi o to, aby wszyscy członkowie zaangażowanego zespołu mieli jednakową wiedzę i przekonanie o tym, dokąd zmierza cały zespół. Poza tym możliwe jest, że na etapie prac nad projektem nie wszystkie elementy zostały zdefiniowane aż tak szczegółowo, żeby stanowić wystarczająco precyzyjne wskazówki do dalszych prac. Opisanie produktu finalnego oznacza sporządzenie wykazu jego elementów, a następnie dokonanie szczegółowej charakterystyki każdego z nich -przykłady znajdująsięw dokumencie: Projekty innowacyjne. Poradnik dla projektodawców Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Planując czas realizacji zadań(działań), uwzględniajmy tam, gdzie tylko to możliwe, czas na konsultacje z przedstawicielami użytkowników i odbiorców produktu finalnego. Uwzględniajmy także czas na dokonywanie poprawek wynikających z informacji zwrotnych uzyskiwanych w toku tych konsultacji, aby udziałprzedstawicieli grup docelowych nie miał charakteru fasadowego.
Wstępna wersja produktu finalnego powinna zostać poddana szerszej ocenie, dlatego też w trakcie tego działania należy podjąć działania upowszechniające. Działania upowszechniające nie powinny być traktowane jako jednostronne ich celem jest nie tylko poinformowanie potencjalnych przyszłych użytkowników i odbiorców o produkcie, lecz przede wszystkim są okazją do zebrania opinii o tym produkcie. W fazie opracowywania wstępnej wersji produktu wystarczy pozyskać zainteresowanie lokalnych decydentów oraz jak największego grona bezpośrednich przyszłych użytkowników i grup docelowych. Warto też w tej fazie włączyć ekspertów wchodzących w skład regionalnych (lub krajowych) sieci tematycznych.
Na zakończenie etapu I należy opracować strategię wdrażania projektu. Strategia wdrażania projektu jest doprecyzowaniem i uszczegółowieniem projektu przedstawionego we wniosku o dofinansowanie, nie opisuje sposobu realizacji całego projektu, lecz koncentruje się na innowacji produkcie projektu innowacyjnego. Stanowi uporządkowany opis, w jaki sposób projektodawca zamierza sprawdzić, czy innowacja działa zgodnie z założeniami oraz jakie efekty przynosi jej zastosowanie w praktyce, a także opis podejścia do upowszechniania i włączania produktu do głównego nurtu polityki.
Strategia powinna też służyć pomocą projektodawcy w określeniu ryzyka, jakie może się pojawić w trakcie testowania produktu, a następnie w trakcie włączania go do głównego nurtu polityki. Strategia służy także instytucji finansującej projekt poprzez ocenę strategii może ona sprawdzić, czy prace postępują zgodnie z założeniami zawartymi we wniosku o dofinansowanie bądź jeśli następują odstępstwa od zapisów wniosku czy mają oparcie w diagnozie.
Strategię należy przygotować według wzorcowego szablonu. Załącznikiem do strategii jest wstępna wersja produktu finalnego. Wzór strategii znajduje sięw załączniku nr 1 Projekty innowacyjne. Poradnik dla projektodawców Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
I. Uzasadnienie II. Cel wprowadzenia innowacji III. Opis innowacji, w tym produktu finalnego IV. Plan działań w procesie testowania produktu finalnego V. Sposób sprawdzenia, czy innowacja działa VI. Strategia upowszechniania VII. Strategia włączania do głównego nurtu polityki (jak punkt poprzedni) VIII. Kamienie milowe II etapu projektu IX. Analiza ryzyka Załącznikiem do strategii jest wstępna wersja produktu finalnego.
Projektodawca przekazuje ten dokument (w wersji papierowej oraz elektronicznej) do sekretariatu sieci tematycznej nie później niż w terminie 8 miesięcy od dnia rozpoczęcia realizacji projektu. Siećdyskutuje nad strategiąbiorąc pod uwagęopinie wydane przez dwóch niezależnych ekspertów. Eksperci, dokonując oceny strategii, posługują się listą sprawdzającą. Wzór listy sprawdzającej znajduje sięw załączniku nr 2 Projekty innowacyjne. Poradnik dla projektodawców Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.
Siećtematyczna opiniuje strategięw terminie 20 dni od daty jej złożenia przez beneficjenta i przekazuje swojąopinię, za pośrednictwem sekretariatu sieci tematycznej, do Instytucji Organizującej Konkurs. Celem zaopiniowania strategii przez sieć tematyczną jest uwzględnienie stanowiska ekspertów, praktyków i innych projektodawców w zakresie założeń projektu innowacyjnego testującego tak, by możliwe było ich zweryfikowanie w kontekście m.in. Użyteczności wypracowywanych rezultatów dla potrzeb polityki. Sieć tematyczna, poprzez wyrażenie opinii pozytywnej, opinii warunkowej lub opinii negatywnej, rekomenduje IOK akceptację, warunkową akceptację lub odrzucenie danej strategii. Wydana opinia musi być zawsze uzasadniona
IOK na podstawie rekomendacji sieci tematycznej, akceptuje, akceptuje warunkowo lub odrzuca strategię w terminie 7 dni od chwili przekazania opinii, chociaż opinia ta dla IOK nie jest wiążąca. W przypadku, gdy IOK nie zgadza się z rekomendacją sieci tematycznej, wydając ostateczną decyzję o akceptacji, warunkowej akceptacji lub odrzuceniu strategii, uzasadnia swoje stanowisko, uwzględniając przy tym swój sprzeciw wobec opinii sieci tematycznej. W przypadku warunkowej akceptacji, beneficjent składa poprawiony dokument w terminie nie krótszym niż5 dni. IOK akceptuje lub odrzuca strategięw terminie 7 dni od przekazania poprawionego dokumentu. W przypadku, gdy projektodawca nie przedstawi strategii w terminie wskazanym we wniosku o dofinansowanie projektu lub gdy IOK odrzuci strategię, IOK rozwiązuje umowę o dofinansowanie projektu.
II ETAP WDROśENIA Okres oceny i uzgadniania strategii naleŝy formalnie do etapu II, choć rekomenduje się w tym okresie jedynie prowadzenie działań przygotowujących do realizacji zasadniczych zadań tego etapu. Do pełnej realizacji etapu II rekomenduje się przystąpić dopiero po uzyskaniu akceptacji strategii (co powinno nastąpić po około 2 miesiącach od jej złoŝenia). a) testowanie opracowanego produktu b) analiza rzeczywistych efektów testowanego produktu c) opracowanie produktu finalnego d) upowszechnienie i włączenie do głównego nurtu polityki
a) testowanie opracowanego produktu jest to element konieczny dla wypracowania skutecznych produktów; NajwaŜniejszą częścią projektu innowacyjnego jest poddawanie produktu działaniu w sytuacji rzeczywistej. Podczas testowania konieczne jest zapewnienie udziału przedstawicieli grup docelowych zarówno uŝytkowników, jak i odbiorców produktu.
Liczebność tych grup powinna być niewielka tj. na tyle duża, by uzyskany wynik testowania nie mógł być sprawą przypadku, ale na tyle niewielka, żeby projektodawca miał możliwość indywidualizacji podejścia i obserwacji każdego z uczestników po to, by dokładnie ocenić działanie testowanego produktu. Testowanie musi być przez cały czas monitorowane, by wszystkie opinie pojawiające się w trakcie testowania zostały zarejestrowane. Eksperci zespołu projektowego muszą być w każdej chwili gotowi do udzielania wsparcia osobom przeprowadzającym test. Muszą też być gotowi do dokonywania korekt w produkcie finalnym, jeśli w trakcie testowania ujawnią się jego istotne wady. Takie zmiany muszą jednak być dokonywane w sposób kontrolowany, nie mogą być zupełnie spontaniczne. W przeciwnym wypadku trudno będzie stwierdzić, jaki właściwie produkt był testowany.
b) analiza rzeczywistych efektów testowanego produktu wyniki powinny pozwolić na modyfikację wypracowywanego produktu; w celu badania m.in. jego efektywności projektodawca musi uwzględnić przeprowadzenie ewaluacji zewnętrznej produktu; Ewaluacja służy ustaleniu, czy zostały osiągnięte zamierzone cele, a także poprawie istniejącego stanu rzeczy, usprawnieniu działania/produktu. Ze względu na specyfikę projektów innowacyjnych nastawionych na wypracowanie nowych, skuteczniejszych rozwiązań ewaluacja powinna przede wszystkim zmierzać do udzielenia odpowiedzi na pytanie o to, czy wypracowany produkt (proponowane podejście) faktycznie jest lepszy, skuteczniejszy i bardziej efektywny niż stosowane dotychczas. Powinniśmy otrzymać odpowiedź na pytanie, czy proponowane podejście okazało się atrakcyjną alternatywą dla metod stosowanych wcześniej (czy jest bardziej skuteczne, tańsze lub przynajmniej efektywne), co wpływa na jego skuteczność(czy sąto metody pracy, dobór grup docelowych, organizacja procesu wsparcia, czy inne czynniki), czy możliwe jest zwiększenie skuteczności proponowanych metod i pod jakimi warunkami.
c) opracowanie produktu finalnego produkt finalny jest opracowywany na podstawie analizy, o której mowa w ppkt. b, oraz walidacji rezultatów dokonywanej przez sieć tematyczną. Projektując harmonogram projektu, musimy zarezerwowaćczas na dokonanie poprawek w produkcie finalnym. Nie należy traktowaćtego zadania jako kosmetycznego. W całym okresie realizacji projektu musimy byćotwarci na uwagi i gotowi na zmiany.
Produkt finalny podlega walidacji, tzn. ocenie jego zgodności z założeniami, a także trafności i użyteczności. Walidacji dokonuje sieć tematyczna (odpowiednio do Priorytetu krajowa lub regionalna). Beneficjent przekazuje produkt wraz z opisem jego stosowania do sekretariatu Sieci w terminie nie krótszym niż na 60 dni roboczych przed zaplanowanym rozpoczęciem ostatniej fazy realizacji projektu dotyczącej upowszechniania i włączania do głównego nurtu polityki. Walidacja odbywa się w terminie 30 dni roboczychod daty przekazania produktu do Sieci. W procesie walidacji wykorzystywany jest Arkusz oceny produktu innowacyjnego załącznik nr 3 Projekty innowacyjne. Poradnik dla projektodawców Programu Operacyjnego KapitałLudzki. Arkusz wypełniany jest przynajmniej przez dwóch niezależnych ekspertów. Na podstawie ocen ekspertów Sieć wydaje pozytywną lub negatywną ocenę walidacyjną o produkcie. Sieć przekazuje swą ocenę do instytucji finansującej projektu, która na podstawie tej oceny podejmuje decyzję o dalszych losach projektu.
W przypadku, gdy beneficjent nie przekaże produktu do walidacji lub gdy produkt nie zostanie zwalidowany, instytucja finansująca projekt może rozwiązać umowę o dofinansowanie projektu lub zmniejszyć jej wartość (decyzję w tej sprawie podejmuje, biorąc pod uwagęaktualny stan realizacji projektu oraz zasadnośćjego dalszej realizacji w kontekście oczekiwanych rezultatów). W przypadku produktu, który nie uzyskał walidacji instytucja finansująca projekt może podjąć negocjacje z projektodawcą w celu uzgodnienia zmiany w podejściu do upowszechniania produktu tak, by projektodawca skoncentrował się na upowszechnianiu informacji o założeniach projektu, jego przebiegu i możliwych przyczynach braku skuteczności uzyskanego produktu. W sytuacji, gdy umowa ulega rozwiązaniu za kwalifikowalne zostanąuznane wydatki odpowiadające prawidłowo zrealizowanej części projektu.
d) upowszechnienie i włączenie do głównego nurtu polityki Po pozytywnym przejściu walidacji następuje realizacja zasadniczej części działań upowszechniających i włączających. Jest to ta faza realizacji projektu, w której następuje pełne upowszechnienie produktu finalnego wśród grup docelowych (w wymiarze przewidzianym w założeniach projektu) i decydentów oraz przekazanie go do powszechnego stosowania w sposób zgodny z założeniami projektu, adekwatny do charakteru produktu. Projekty innowacyjne mają sens, o ile ich rezultaty zostaną wykorzystane w praktyce i rzeczywiście przyczynią się do zwiększenia skuteczności i efektywności realizowanej polityki; oprócz działań upowszechniających i włączających do głównego nurtu polityki, stanowiących ostatnią podsumowującą fazę wdrażania projektu innowacyjnego, projektodawca musi uwzględnić powyższe działania od momentu opracowania wstępnej wersji produktu przez wszystkie kolejne fazy realizacji projektu; intensywność działań upowszechniających może być różna w poszczególnych fazach realizacji projektu.
Maksymalny okres realizacji projektu wynosi 36 miesięcy. Ze względu na fakt, iż pierwszy etap przygotowawczy trwa przynajmniej 3 miesiące, zaleca się, aby minimalny okres realizacji projektu innowacyjnego testującego trwał 12 miesięcy. W przypadku projektów z komponentem ponadnarodowym minimalny okres trwania komponentu ponadnarodowego wynosi 6 miesięcy a maksymalny 24 miesiące. W związku z koniecznościąrealizacji projektów w dwóch etapach (w tym koniecznościąprzygotowania i złożenia strategii wdrażania projektu innowacyjnego, jak równieżopisu produktu finalnego celem poddania go walidacji), należy uwzględnićw harmonogramie realizacji projektu odpowiedni czas potrzebny na realizacjęwszystkich wymaganych etapów projektu oraz na działania związane z akceptacjąstrategii i procesem walidacji produktu/ów po ok. 2 miesiące odpowiednio na zatwierdzenie strategii oraz walidacjęproduktu finalnego.
Podsumowując, projektem innowacyjnym w ramach PO KL jest wyłącznie projekt spełniający założenia zdefiniowane poniżej, czyli: zgłoszony w odpowiedzi na konkurs zapisany w sekcji D Planu Działania; zakładający wypracowanie, przetestowanie i upowszechnienie (projekt innowacyjny testujący) lub upowszechnienie (projekt innowacyjny upowszechniający) konkretnego produktu finalnego; realizowany zgodnie z zasadami opisanymi w Wytycznych (m.in. w ramach wymaganych etapów realizacji). Projekty standardowe, realizowane zgodnie z typami operacji wymienionymi w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL, mogą zawierać pewne elementy innowacyjne, jednak, składane w odpowiedzi na standardowy konkurs, nie są projektami innowacyjnymi w rozumieniu Wytycznych.
I ETAP Diagnoza i analiza problemu II ETAP Tworzenie partnerstwa (jeśli jest przewidziane) Opracowanie wstępnej wersji produktu oraz strategii wdrażania projektu innowacyjnego Testowanie opracowanego produktu Analiza rzeczywistych efektów testowanego produktu Opracowanie produktu finalnego Upowszechnienie i włączenie do głównego nurtu polityki Upowszechnianie i włączanie do głównego nurtu polityki
WDRAśANIE PROJEKTÓW INNOWACYJNYCH