PROTOKÓŁ KONTROLI problemowej przeprowadzonej w dniu 02 czerwca 2009 roku w Urzędzie Miejskim w Poddębicach, ul. Łódzka 17/21, 99 200 Poddębice, posiadającym numer statystyczny REGON 000524275. Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego Nr 65/09 z dnia 01 czerwca 2009 roku wydanego na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U. z 2000 roku, Nr 98, poz.1091 ze zm.) oraz 3 pkt 3 i 9 Regulaminu kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 447/2006 Wojewody Łódzkiego z dnia 21 listopada 2006 roku, zmienionego Zarządzeniem Nr 428/2007 z dnia 31 października 2007 roku. Kontrolę przeprowadzili pracownicy Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: Patrycja Piec - Formańska Starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Skarg i Kontroli w Wydziale Prawno - Organizacyjnym, Jolanta Szwajkowska Sekretarz w Oddziale Skarg i Kontroli w Wydziale Prawno - Organizacyjnym. Tematyka kontroli obejmowała organizację przyjmowania oraz terminowość rozpatrywania skarg i wniosków przez organy miasta w 2008 i 2009 roku do dnia kontroli. W okresie objętym kontrolą Burmistrzem Poddębic jest Pan Piotr Paweł Sęczkowski (zaświadczenie o wyborze z dnia 14 listopada 2006 roku - zał. Nr 1 do niniejszego protokołu), zaś funkcję Przewodniczącego Rady Miejskiej w Poddębicach pełni Pan Paweł Gogulski wybrany na podstawie uchwały Nr 2/I/06 Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 24 listopada 2006 roku - zał. Nr 2 do niniejszego protokołu). W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielała Pani Elżbieta Król Sekretarz Poddębic. 1
Urząd Miejski w Poddębicach w zakresie spraw będących przedmiotem kontroli działa na podstawie: ustawy z dnia 08 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (jedn. tekst Dz.U.01.142.1591 ze zm.); ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (jedn. tekst Dz.U.00.98.1071 ze zm.), zwanej dalej Kpa ; rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 08 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U.02.5.46); Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Poddębicach stanowiącego załącznik Nr do Zarządzenia Nr 339/09 Burmistrza Poddębic z dnia 16 marca 2009 roku zwanego dalej Regulaminem Organizacyjnym (Zał. Nr 3 do niniejszego protokołu); Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. W toku kontroli ustalono, co następuje: Na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Poddębicach oraz na drzwiach wejściowych zamieszczona jest informacja dotycząca godzin pracy urzędu tj. od poniedziałku do piątku od 8.00 do 16.00. Organizację przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków uregulowano w rozdziale IX Regulaminu Organizacyjnego zatytułowanym: Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. W myśl przepisów tego rozdziału, obsługę interesantów w sprawach skarg i wniosków prowadzi Referat Organizacyjny. Skargi i wnioski złożone telefonicznie, telegraficznie lub ustnie przyjmowane są do protokołu (wzór protokołu przyjęcia skargi ustnej stanowi Zał. Nr 4 do niniejszego protokołu). Wszystkie skargi, wnioski i listy skierowane do Urzędu są wpisywane do rejestrów prowadzonych przez Referat Organizacyjny (...). Bieżący nadzór nad organizacją przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg, wniosków i listów obywateli sprawuje Sekretarz. 2
W myśl 45 Regulaminu Organizacyjnego, Burmistrz, Zastępca lub Sekretarz przyjmują interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 8.00 do 12.00 i od 14.00 do 17.00. W przypadku, gdy poniedziałek jest dniem ustawowo wolnym od pracy, skargi i wnioski są przyjmowane w następnym dniu roboczym. Kierownicy Referatów oraz pracownicy Urzędu obowiązani są przyjmować interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu. Powyższa informacja znalazła odzwierciedlenie na stronie internetowej Urzędu (www.poddebcie.signform.pl) oraz na - znajdującej się przed gabinetem Burmistrza wywieszce, gdzie wskazano godziny przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków (każdy poniedziałek w godzinach 8 12 oraz 14 17). W świetle powyższego uznać należy, iż w Urzędzie Miejskim w Poddębicach spełniony został, określony w art.253 Kpa, wymóg ustalenia dni i godzin (przynajmniej raz w tygodniu po godzinach pracy) przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez kierownika organu samorządu terytorialnego oraz wywieszenia na widocznym miejscu w siedzibie jednostki organizacyjnej informacji o dniach i godzinach tych przyjęć. W Urzędzie Miejskim w Poddębicach spełniony został również, określony w 21 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U z 1999 roku Nr 112, poz.1319), wymóg prowadzenia centralnego rejestru skarg i wniosków. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz nadzór nad ich terminowym załatwianiem należy do zadań Referatu Organizacyjnego ( 18 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego). Jak ustalono, przedmiotowy rejestr obejmuje skargi wpływające do Burmistrza Miasta oraz Rady Miejskiej w Poddębicach, a jego prowadzenie należy do obowiązków Pani Małgorzaty Jóźwiak inspektora w Referacie Organizacyjnym. (Zakres obowiązków i odpowiedzialności pracownika stanowi Zał. Nr 5 do niniejszego protokołu.) W toku kontroli okazano kontrolującym dwa rejestry skarg i wniosków obejmujący lata 2007 2008 (Zał. Nr 6) oraz obejmujący rok 2009 (Zał. Nr 7). Ww. rejestry oznaczone symbolem 0R.0560, zawierają następujące rubryki: lp./ data wpływu/ imię i nazwisko petenta, nazwa instytucji, redakcji itp./ adres petenta, instytucji, redakcji itp./ przedmiot odwołania, skargi, zażalenia/ data zlecenia, załatwienia/ komu zlecono załatwienie (do kogo skargę skierowano)/ termin załatwienia/ data wpływu po załatwieniu/ sposób załatwienia/ data wysłania zawiadomienia/ kogo zawiadomiono/ uwagi. 3
W rejestrze obejmującym lata 2007, 2008 w 2008 roku zarejestrowano 3 pozycje, także w rejestrze obejmującym rok 2009 do dnia kontroli tj. do dnia 02 czerwca 2009 roku, zarejestrowano 3 pozycje. Pod numerem 1/2008 zarejestrowana została, przekazana przez Wojewodę Łódzkiego przy piśmie z dnia 22 lutego znak ON.III.0551/64/08, skarga dotycząca cofnięcia wydanego przez Burmistrza Poddębic zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych. W rejestrze w rubryce imię i nazwisko petenta, nazwa instytucji, redakcji itp wpisano Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, zaś dane skarżącej wpisano w rubryce adres petenta, instytucji, redakcji. W rubryce termin załatwienia wpisano 1,5 m - ca. Przedmiotowa skarga wpłynęła do Urzędu Miejskiego w Poddębicach w dniu 27 lutego 2008 roku. Odpowiedzi skarżącej udzielił, działając z upoważnienia Burmistrza, Sekretarz Poddębic - w piśmie z dnia 07 kwietnia 2008 roku znak OR.0561/1/2008. Analiza dokumentacji skargi oraz treść ww. odpowiedzi pozwoliły na ustalenie, iż w przedmiotowej sprawie wpłynęły wcześniej, bezpośrednio do Urzędu Miejskiego w Poddębicach dwa pisma dotyczące tej sprawy. Pierwsze z nich, z dnia 12 stycznia 2008 roku to prośba o wyjaśnienie, która została, postanowieniem z dnia 18 stycznia 2008 roku znak GU.7329/3/2008, przekazana do Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Poddębicach. Drugie z pism (z dnia 28 stycznia 2008 roku), na które działając z upoważnienia Burmistrza, odpowiedzi udzielił Sekretarz Poddębic - w piśmie z dnia 11 lutego 2008 roku znak PG 6440-2/2008) jest w istocie skargą na bezczynność Burmistrza Poddębic i jej wpływ winien być odnotowany w rejestrze skarg i wniosków. Dokumentacja skargi oraz omawiane wyżej pisma stanowią Zał. Nr 8 do niniejszego protokołu. Skarga z dnia 23 czerwca 2008 roku na działanie Burmistrza Poddębic w przedmiocie przydziału lokalu mieszkalnego przekazana została do Rady Miejskiej w Poddębicach przy piśmie z dnia 27 czerwca 2008 roku znak ON.III.0551/258/08 i wpłynęła w dniu 02 lipca 2008 roku. W rejestrze w rubryce imię i nazwisko petenta, nazwa instytucji, redakcji itp wpisano Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi, zaś dane skarżącej wpisano w rubryce adres petenta, instytucji, redakcji. Jak ustalono, w piśmie z dnia 21 lipca 2008 roku znak OR.0561-2/2008 (Zał. Nr 9) Przewodniczący Rady Miejskiej w Poddębicach poinformował skarżącego, iż skarga zostanie rozpatrzona na najbliższej sesji, która planowana jest w miesiącu sierpniu. Z akt sprawy wynika, iż w dniu 30 września 2008 roku Rada Miejska w Poddębicach podjęła uchwałę Nr XXVII/158/08 (Zał. Nr 10) w sprawie rozpatrzenia przedmiotowej skargi, która została 4
przekazana skarżącemu przy piśmie Przewodniczącego Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 03 października 2008 roku znak OR.0561-2/2008. Pod numerem 3/2008 w rejestrze skarg i wniosków odnotowano wpływ, przekazanej przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, złożonej przez skarżącego, o którym mowa wyżej (poz.2), skargi z dnia 30 czerwca 2008 roku dotyczącej unieważnienia zarządzenia Burmistrza Poddębic w sprawie oddania w najem lokalu socjalnego. W rubryce imię i nazwisko petenta, nazwa instytucji, redakcji itp wpisano Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi, zaś dane skarżącej wpisano w rubryce adres petenta, instytucji, redakcji. W rubryce termin załatwienia wpisano 1 m c. Dokumentacja sprawy stanowi Zał. Nr 11 do protokołu. Przeprowadzona kontrola wykazała, iż w 2009 roku w rejestrze skarg i wniosków odnotowano 3 pozycje. Są to 3 różne skargi (na działanie Dyrektora Szkoły Podstawowej, Burmistrza oraz Kierownika jednostki organizacyjnej podległej gminie) skierowane przez jedną osobę, przekazane do Rady Miejskiej w Poddębicach przez Radę Powiatu Poddębickiego oraz Starostę Poddębickiego w dniu 08 stycznia 2009 roku. W okazanych kontrolującym aktach sprawy znajduje się skierowane do skarżącej pismo Przewodniczącego Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 22 stycznia 2009 roku znak OR.0561-1-3/2009 informujące o wpływie przedmiotowych skarg do Rady i rozpatrzeniu ich na najbliższej sesji. Ww. pismo zawiera również informację o poinformowaniu skarżącej o sposobie rozpatrzenia skarg odrębnym pismem. Z okazanej kontrolującym w dniu kontroli tj. w dniu 02 czerwca 2009 roku dokumentacji skarg (Zał. Nr 12), ani też z zapisów odnotowanych w rejestrze nie wynikało, aby Rada Miejska w Poddębicach udzieliła skarżącej odpowiedzi. W rejestrze skarg i wniosków 2009 w rubryce imię i nazwisko petenta, nazwa instytucji, redakcji itp wpisano dane organów, które skargi przekazały zaś dane skarżącej w rubryce adres petenta, instytucji, redakcji itp. Wypełnione są również rubryka przedmiot odwołania, skargi, wniosku, data zlecenia załatwienia oraz komu zlecono załatwienie (...). W rejestrze skarg i wniosków nie odnotowano wpływu skargi na Burmistrza Poddębic dotyczącej negatywnej decyzji w sprawie zmiany statusu prawnego lokalu. Powyższa skarga przekazana została do Burmistrza Poddębic przez Łódzki Urząd Wojewódzki przy piśmie z dnia 11 maja 2009 roku znak PrO.IV.0551/158/09 i wpłynęła w dniu 15 maja 2009 roku (Zał. Nr 13). Z akt sprawy wynika, iż na przedmiotową skargę została udzielona odpowiedź przez Burmistrza Poddębic w dniu 25 maja 2009 roku, pismo znak IGKM.71403-34/09 (Zał. Nr 14). 5
Analiza pozostałej dokumentacji przedstawionej kontrolującym w ww. sprawie wykazała, iż skarżąca składała jeszcze kilka pism do Burmistrza Poddębic, jak również do Przewodniczącego Rady Miejskiej. Na wszystkie pisma skierowane do Burmistrza Poddębic, skarżącej została udzielona odpowiedź (Zał. Nr 15). Do dnia kontroli tj. 2 czerwca 2009 roku, brak jest natomiast odpowiedzi od Przewodniczącego Rady Miejskiej w Poddębicach na skierowane do niego pismo z dnia 5 maja 2009 roku (Zał. Nr 16). Wpływu powyższych pism również nie odnotowano w rejestrze skarg i wniosków. Na tym protokół zakończono. Integralną część protokołu stanowią załączniki: 1. Zaświadczenie o wyborze Burmistrza Poddębic z dnia 14 listopada 2006 roku; 2. Uchwała Nr 2/I/06 Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 24 listopada 2006 roku; 3. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Poddębicach; 4. Protokół z przyjęcia skargi ustnej; 5. Zakres obowiązków i odpowiedzialności Pani Małgorzaty Jóźwiak; 6. Kserokopia stron z Rejestru Skarg i Wniosków 2007, 2008; 7. Rejestr Skarg i Wniosków 2009; 8. Dokumentacja skargi Nr 1/2008; 9. Pismo z dnia 21 lipca 2008 roku znak OR.0561-2/2008; 10.Uchwała Nr XXVII/158/08 Rady Miejskiej w Poddębicach z dnia 30 września 2008 roku; 11.Dokumentacja sprawy oznaczonej symbolem OR.0561/3/2008; 12.Dokumentacja skarg 1,2,3/2009. 13.Dokumentacj skargi z dnia 11 maja 2009 roku znak Pro.IV.0551/158/09 14. Pismo z dnia 25 maja 2009 roku znak IGKM.71403-34/09 15.Dokumentacja pism 2009r. 16. Pismo z dnia 5 maja 2009 roku Na podstawie 21 ust.1 Regulaminu Kontroli przeprowadzanych przez Łódzki Urząd Wojewódzki, kierownikowi podmiotu kontrolowanego przysługuje, przed podpisaniem protokołu, prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole. 6
Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie zarządzającemu kontrolę w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli. Kierownik podmiotu kontrolowanego ma prawo odmówić podpisania protokołu kontroli, składając w terminie 7 dni od daty jego otrzymania pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika podmiotu kontrolowanego nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez kontrolującego i realizacji wniosków. Protokół sporządzony został w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden wręczono kierownikowi kontrolowanej jednostki. Kontrolujące wpisały się do książki kontroli Urzędu Miejskiego w Poddębicach pod numerem 4/09. Poddębice, dnia... roku Podpis kierownika jednostki kontrolowanej Podpis kontrolujących..... 7