Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Zasady realizacji projektu typu kurs intensywny w roku akademickim 2011/2012 Spotkanie informacyjne dla przedstawicieli uczelni koordynujących kurs, Warszawa, 7 października 2011 r. FUNDACJA ROZWOJU SYSTEMU EDUKACJI 1
Kurs intensywny uprawniony do otrzymania dofinansowania z budżetu programu Uczenie się przez całe życie - Erasmus Grupa realizująca projekt: co najmniej 3 uczelnie posiadające Kartę Uczelni Erasmusa z trzech różnych krajów uczestniczących w programie (w tym minimalnie jedna z UE); Czas trwania kursu intensywnego: minimum 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych dla studentów, obejmujących od 6 do 8 godzin zajęć związanych z tematem kursu dziennie, maksimum 6 tygodni zajęć dydaktycznych; Uczestnicy kursu: minimum 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs - maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli ze wszystkich szkół wyższych realizujących projekt; Miejsce realizacji kursu: kraj uczestniczący w programie Uczenie się przez całe życie ; 3 Kurs intensywny uprawniony do otrzymania dofinansowania z budżetu programu Uczenie się przez całe życie Erasmus (2) Okres 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych i minimalnej liczby 6 godzin zajęć dziennie nie obejmuje aktywności nie związanych bezpośrednio z tematyką kursu: - czasu kształcenia w formie wirtualnej np. e-learning, - dwóch dni podróży (przyjazdu i wyjazdu), - zajęć o charakterze integrująco-kulturalnym, - dni weekendu, - godzin/dnia oceny kursu przez studentów i/lub nauczycieli akademickich (ewaluacja kursu intensywnego), - ceremonii otwarcia i zakończenia kursu intensywnego, - działań organizacyjnych (np. czas wypłaty stypendium, podziału na grupy, etc.). Dni zajęć dydaktycznych mogą być oddzielone od siebie wyłącznie weekendem lub świętem państwowym; 4 2
Kraje uczestniczące w działaniach zdecentralizowanych programu Uczenie się przez całe życie w roku 2011-27 państw członkowskich UE (z uwzględnieniem następujących regionów: Wyspy Kanaryjskie, Gwadelupa, Martynika, Gujana Francuska, Wyspa Réunion, Azory, Madera); - 4 kraje EFTA-EOG (Islandia, Liechtenstein, Norwegia Szwajcaria); - Turcja i Chorwacja - kraje kandydujące; - kraje i terytoria zamorskie zgodnie z Decyzją Rady 2001/822/EC 5 Prawo udziału w programie Uczenie się przez całe życie i w projekcie typu kurs intensywny Studenci i nauczyciele akademiccy uczelni uczestniczących w projekcie: - obywatele państw biorących udział w programie; - obywatele innych krajów, jeśli: są zarejestrowani na pełen cykl studiów (licencjackich, magisterskich lub doktoranckich) w tych szkołach wyższych (studenci) lub są zatrudnieni w tych uczelniach (nauczyciele), na podstawie przepisów określonych przez państwo-uczestnika programu, w którym znajduje się dana szkoła wyższa; Studenci będący stypendystami Erasmusa w uczestniczących w projekcie uczelniach w czasie trwania kursu intensywnego; W wyjątkowych przypadkach osoby nie spełniające ww. kryteriów, ale bez prawa dofinansowania udziału; Każdy student powinien uczestniczyć w danym kursie tylko jeden raz; 6 3
Umowa finansowa pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt struktura dokumentu Warunki szczególne; Warunki ogólne (obowiązujące dla całego programu Uczenie się przez całe życie - strona internetowa programu Erasmus); Załączniki do umowy finansowej: - I - Wniosek o dofinansowanie projektu (złożony przez uczelnię koordynującą w marcu 2011 r.); - II - Wykaz uprawnionych uczelni partnerskich; - III Raport z realizacji kursu intensywnego (wzór opublikowany na stronie www programu Erasmus); - IV - Ankieta oceny kursu intensywnego przez studenta uczestnika (wzór opublikowany na stronie www programu Erasmus); - V - Potwierdzenie otrzymania środków finansowych na dzień 31 grudnia 2011 (dotyczy wszystkich uczelni; wzór opublikowany na stronie www programu); - VI Przewodnik po Programie Uczenie się przez całe życie 2011 (opublikowany na stronie www programu Erasmus); 7 Warunki szczególne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt Cel dofinansowania: realizacja kursu intensywnego zgodnie z opisem w Załączniku I do umowy (wniosek o dofinansowanie); Okres obowiązywania umowy, wykorzystania i kontraktowania funduszy: 1 września 2011 31 sierpnia 2012- wszystkie dokumenty finansowe powinny być wystawione w tym okresie; Terminy: - przeprowadzenia kursu intensywnego - określony indywidualnie dla każdego projektu w Art.III.1 umowy; - złożenia sprawozdania z realizacji projektu 60 dni po zakończeniu kursu określony indywidualnie dla każdego kursu w Art.IV.2 umowy; 8 4
Warunki szczególne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt (2) Sposób komunikacji pomiędzy stronami: korespondencja pisemna z określeniem numeru umowy finansowej (np. ERA_IP_1_2011) i kodu Erasmusa uczelni w tytule/treści informacji (Art.VI umowy); Sposób przetwarzania danych osobowych: zgodnie z właściwymi regulacjami krajowymi i Komisji Europejskiej możliwość publikacji adresu strony internetowej projektu i ogólnego adresu email, danych koordynatora projektu (Art.VIII i IX.6 umowy) ; Zobowiązanie beneficjenta do wykluczenia podwójnego finansowania projektu z budżetu Unii Europejskiej możliwość rozwiązania umowy przez FRSE-NA (Art.IV i IX.3 umowy); 9 Warunki szczególne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt (3) Zobowiązanie beneficjenta do informowania o otrzymanym dofinansowaniu z programu Uczenie się przez całe życie we wszystkich rozpowszechnianych lub publikowanych dokumentach, na każdym produkcie lub materiale wyprodukowanym dzięki funduszom programu Erasmus, w każdym oświadczeniu lub wywiadzie, zgodnie z zasadami dotyczącymi identyfikacji wizualnej opublikowanymi przez Komisję Europejską pod adresem: http://ec.europa.eu/dgs/education_culture/publ/graphics/identity_en.html - odpowiedzialność beneficjenta za treść publikacji (Art.IX.4); Uczelnia koordynująca nie powinna publikować logo Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji w ww. i własnych materiałach (np. listy obecności, strona internetowa projektu, zaświadczenia o udziale w kursie). FRSE nie współtworzy ww. materiałów i nie odpowiada za ich treść. 10 5
Warunki szczególne umowy finansowej - budżet projektu kursu intensywnego i rodzaje wydatków uprawnionych Koszty organizacji kursu intensywnego; Koszty bezpośredniego udziału określonych w umowie liczb studentów i nauczycieli akademickich z uczelni uczestniczących w projekcie i wymienionych w Załączniku II do umowy, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej: Koszty podróży studentów i nauczycieli, włącznie z kosztami wizy (TR), ale z wyłączeniem kosztów ubezpieczenia na czas podróży, anulowania podróży, zmiany rezerwacji, itp.; Koszty utrzymania studentów i nauczycieli, włącznie z kosztami ubezpieczenia i w sytuacji koniecznej - kosztami anulowania podróży; W przypadku udziału w kursie studentów niepełnosprawnych uczelnia może wnioskować o przyznanie dodatkowych środków na podróż i utrzymanie ze specjalnego funduszu programu Erasmus dla osób niepełnosprawnych - po zakończeniu rekrutacji, a przed realizacją kursu informacja i dokumenty na stronie www programu Erasmus; 11 Budżet projektu - Koszty organizacji kursu intensywnego Kwota ryczałtowa, w wysokości 6750 EUR, do wykorzystania na wydatki związane z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozpowszechnianiem rezultatów kursu, w tym wydatki na podróż, utrzymanie i zakwaterowanie na etapie przygotowania kursu i/lub jego ewaluacji oraz udziału w kursie intensywnym ekspertów zewnętrznych; Kwota przynależna konsorcjum uczelni i rozliczona pod warunkami: przeprowadzenia kursu, obejmującego minimum 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych z co najmniej 6 godzinami zajęć tematycznych w każdym dniu; udokumentowania udziału w kursie odpowiedniej liczby studentów i nauczycieli akademickich, zgodnie z Załącznikiem I do umowy, w tym co najmniej 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs; Przykładowe rodzaje wydatków - informacja w Załączniku I do umowy finansowej (część 6.1.1); 6
Budżet projektu - Koszty organizacji kursu intensywnego (2) Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni na organizację kursu (Art.IV.2 umowy) są: imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy). W przypadku, kiedy nauczyciel nie przebywa na kursie przez cały okres jego trwania, podpis na liście obecności należy złożyć w pierwszym i ostatnim dniu pobytu danej osoby na kursie (daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu w ramach terminu podanego w Art.III.1 umowy); ankieta oceny kursu intensywnego wypełniona przez każdego studenta uczestnika kursu także z uczelni koordynującej/organizującej (wzór kwestionariusza Załącznik IV do umowy); Wzór listy obecności uczestników kursu intensywnego (studentów i nauczycieli) List of participants (students/teaching staff).. (tytuł kursu intensywnego) LLP Erasmus Intensive Programme organised in/on (kraj, miejscowość i termin przeprowadzenia działania) No. 1 Family name and first name of participant Date of participant s arrival Signature of the participant Date of participant s departure Signature of the participant 2 3 4 7
Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli Rzeczywiste koszty biletów (cena biletów i ewentualne opłaty związane z zakupem biletów - jeśli zakupu biletów dokonuje pośrednik, z którym uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy i konieczne jest uiszczenie opłaty agencyjnej) - dla/przez studentów i nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej- na trasie: miejscowość siedziby uczelni macierzystej uczestnika miejscowość realizacji kursu - miejscowość siedziby uczelni macierzystej uczestnika ; Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na podróż dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli dla liczb osób nie większych niż zapisane w Art.III.1 umowy finansowej i do 100% rzeczywistej ceny, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji podróż w Art.III.1 umowy; Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (2) Zalecany wybór rozwiązania najkorzystniejszego cenowo; W przypadku podróży samochodem prywatnym - po uzyskaniu wcześniejszej zgody uczelni koordynującej projekt/konsorcjum: refundacja kosztów podróży przysługuje tylko jednej osobie (niezależnie od liczby osób podróżujących samochodem) zalecany wybór bardziej ekonomicznego wariantu dla jednej osoby spośród: - ceny biletu kolejowego na trasie przejazdu samochodem (na podstawie zaświadczenia od przewoźnika o cenie jednego biletu) lub - wyliczenia opartego o liczbę przebytych kilometrów i stawkę ryczałtową przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż równowartość 0,22 ; 16 8
Budżet projektu - Koszty podróży uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (3) Wynajem środka transportu, jeśli koszt wynajmu jest równorzędny z kosztami podróży innymi środkami transportu według faktury, niezależnie od liczby podróżujących osób; Koszt przejazdu taksówką jest nieuprawniony jako koszt podróży; Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na podróż uczestników kursu są potwierdzenia dokonania płatności (Art.IV.2 umowy): faktury, rachunki, wykorzystane bilety, kserokopia wizy, karty pokładowe; w przypadku podróży samochodem oświadczenie beneficjenta (studenta/nauczyciela) o podróży samochodem wraz z informacją o liczbie kilometrów i terminie przekroczenia granic - oświadczenie woli podpisane przez daną osobę oraz zaświadczenie od przewoźnika o cenie biletu na danej trasie; 17 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli Kwota ryczałtowa obliczana na podstawie stawek ryczałtowych, określonych na osobę i dla czasu trwania danego kursu, włącznie z dniami podróży, na utrzymanie studentów oraz nauczycieli bezpośrednio uczestniczących w kursie, dla których miejscowość, w której odbywa się kurs, nie jest miejscem siedziby ich uczelni macierzystej oraz liczb studentów i nauczycieli zapisanych w Art.III.1 umowy; Kwota obliczana zgodnie z zasadami i metodami kalkulacji przedstawionymi w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy (wniosku): w przypadku studentów: przyjęta przez uczelnię/e stawka dzienna nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 1 w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy; w przypadku nauczycieli: ustalona przez uczelnię/e stawka dzienna lub tygodniowa albo dwutygodniowa, nie może przekroczyć maksymalnej wysokości określonej dla danego czasu trwania kursu/czasu pobytu nauczyciela na kursie w kraju, w którym kurs intensywny odbywa się, w tabeli 2 w części 6.1 pkt 3 Załącznika I do umowy; Studenci są zobowiązani uczestniczyć w kursie od pierwszego do ostatniego dnia jego trwania 9
Subsistence costs maximum rates for student Table 1. Subsistence costs maximum rates for students Country Maximum Monthly rate Daily rate (30 days) BE(fr)- Belgique 21 640 BE(nl) België 21 640 BE(de) Belgien 21 640 BG- Balgarija 14 448 CZ Česká republika 20 627 DK Danmark 29 890 DE Deutschland 20 634 GR Ellas 20 608 EE Eesti 18 544 ES- España 21 653 FR France 24 742 IE Eire / 26 781 IT Italia 23 717 CY Kypros 19 570 LV Latvija 18 544 LT Lietuva 16 486 LU Luxembourg 21 640 HU Magyarország 20 602 MT Malta 18 544 NL Nederland 23 698 AT Österreich 23 691 PL Polska 20 602 PT Portugal 19 589 RO Romania 16 480 SI Slovenia 19 576 SK Slovenská republika 18 557 FI Suomi / 25 768 SE Sverige 24 736 UK United Kingdom 26 806 IS Island 20 621 LI Lichtenstein 27 826 NO Norge 30 909 TR Türkiye 16 499 CH Switzerland 27 826 HR - Croatia 19 595 Subsistence costs rates for teaching staff Table 2. Subsistence costs rates for teaching staff Total amount Additiona 1 2 1 3 l amount 2 4 5 6 week weeks Country da day per week days days days days (7 (14 y s (weeks days) days) 3-6) BE(fr)- Belgique 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 BE(nl) België 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 BE(de) Belgien 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 BG- Balgarija 120 240 360 480 600 720 840 1176 134 CZ Česká republika 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 DK Danmark 240 480 720 960 1200 1440 1680 2352 269 DE Deutschland 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 GR Ellas 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 EE Eesti 150 300 450 600 750 900 1050 1470 168 ES- España 180 360 540 720 900 1080 1260 1764 202 FR France 200 400 600 800 1000 1200 1400 1960 224 IE Eire / 210 420 630 840 1050 1260 1470 2058 235 IT Italia 190 380 570 760 950 1140 1330 1862 213 CY Kypros 150 300 450 600 750 900 1050 1470 168 LV Latvija 150 300 450 600 750 900 1050 1470 168 LT - Lietuva 130 260 390 520 650 780 910 1274 146 LU Luxembourg 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 HU Magyarország 160 320 480 640 800 960 1120 1568 179 MT Malta 150 300 450 600 750 900 1050 1470 168 NL Nederland 190 380 570 760 950 1140 1330 1862 213 AT Österreich 190 380 570 760 950 1140 1330 1862 213 PL Polska 160 320 480 640 800 960 1120 1568 179 PT Portugal 160 320 480 640 800 960 1120 1568 179 RO Romania 130 260 390 520 650 780 910 1274 146 SI Słovenia 160 320 480 640 800 960 1120 1568 179 SK Slovenská republika 150 300 450 600 750 900 1050 1470 168 FI Suomi / 210 420 630 840 1050 1260 1470 2058 235 SE Sverige 200 400 600 800 1000 1200 1400 1960 224 UK United Kingdom 220 440 660 880 1100 1320 1540 2156 246 IS Island 170 340 510 680 850 1020 1190 1666 190 LI Lichtenstein 220 440 660 880 1100 1320 1540 2156 246 NO Norge 250 500 750 1000 1250 1500 1750 2450 280 TR Türkiye 140 280 420 560 700 840 980 1372 157 CH Switzerland 220 440 660 880 1100 1320 1540 2156 246 HR - Croatia 160 320 480 640 800 960 1120 1568 181 10
Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (2) Z ryczałtu na utrzymanie powinny być finansowane: wyżywienie, zakwaterowanie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne (na terenie danej miejscowości) i w przypadku dostępności środków kieszonkowe ; Kieszonkowe może być wypłacone uczestnikom wyłącznie w wysokości, która stanowi różnicę pomiędzy kwotą funduszy przyznaną uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy finansowej i kwotą środków finansowych poniesioną przez uczelnię koordynującą kurs na utrzymanie (zakwaterowanie, wyżywienie, ubezpieczenie, przejazdy lokalne). Decyzję o kwocie kieszonkowego, wypłacanej poszczególnym studentom i nauczycielom podejmuje konsorcjum uczelni, z zachowaniem zasady równego traktowania danej grupy uczestników kursu; 21 Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (3) Z funduszy programu Erasmus można dofinansować wydatki na utrzymanie dla maksymalnie 60 studentów i 20 nauczycieli - dla liczb osób nie większych niż zapisane w Art.III.1 umowy finansowej, ale w wysokości nie przekraczającej kwoty funduszy przyznanej uczelni w pozycji utrzymanie w Art.III.1 umowy; Rozliczenie kwoty przyznanej uczelni na utrzymanie uczestników kursu następuje na podstawie określonych liczb osób i określonych stawek ryczałtowych; Wypłata kieszonkowego musi zostać potwierdzona w dokumencie, zawierającym dane osobowe i czytelny podpis osoby, która otrzymała kieszonkowe oraz wypłaconą danej osobie kwotę w EUR; 22 11
Budżet projektu - Koszty utrzymania uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli (4) Dokumentami, które stanowią podstawę rozliczenia kwoty przyznanej uczelni koordynującej na utrzymanie uczestników kursu są (Art.IV.2 umowy): imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela akademickiego także z uczelni koordynującej/organizującej) w pierwszym i ostatnim dniu kursu (daty rozpoczęcia i zakończenia kursu podane w Art.III.1 umowy); bilety/dokumenty podróży poświadczające daty przyjazdu i wyjazdu uczestnika do/z miejscowości, w której odbywa się kurs; potwierdzenie udziału w kursie - zaświadczenie dla każdego uczestnika (studenta i nauczyciela akademickiego) zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu/pobytu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs): - zaświadczenie studenta powinno zawierać uzyskaną liczbę punktów ECTS = kurs integralną częścią kształcenia; 23 Budżet projektu Podział środków pomiędzy uczestników kursu intensywnego Beneficjent może rozdysponować fundusze związane z działaniem zwanym mobilnością (podróż i utrzymanie) pomiędzy uczestniczących w kursie studentów i nauczycieli lub zorganizować zakwaterowanie i/lub wyżywienie dla uczestników. W każdym przypadku, fundusze otrzymane na działania związane z mobilnością (podróż i utrzymanie) muszą być wykorzystane zgodnie z celem i zarządzane w przejrzysty sposób (Art.III.3 umowy); wypłata stypendium musi zostać potwierdzona w dokumencie, zawierającym dane osobowe i czytelny podpis osoby, która otrzymała środki oraz wypłaconą danej osobie kwotę w EUR; 24 12
Budżet projektu Przesunięcie środków W drodze odstępstwa od Artykułu13 Warunków Ogólnych i bez uszczerbku dla warunków finansowania określonych w Artykule III.1 i III.2 niniejszej Umowy, Beneficjent może podczas realizacji działania dokonać przesunięcia środków pomiędzy kategoriami budżetu utrzymanie i podróż pod warunkiem, że przesunięcie to nie wpłynie na realizację działania i nie przekroczy 10% kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii budżetowych. Przed dokonaniem takiego przesunięcia Beneficjent powiadomi NA pisemnie (Art.III.5 umowy); 25 Budżet projektu Płatności Płatność zaliczkowa - 80% całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania - do 45 dni od daty podpisania umowy finansowej przez FRSE; Wszystkie dowody płatności powinny być wystawione w czasie obowiązywania umowy (1 września 2011-31 sierpnia 2012), a płatności dokonane przed dniem złożenia sprawozdania (także akonto płatności końcowej); Wszystkie płatności wynikające z realizacji projektu powinny być dokonywane wyłącznie z rachunku bankowego uczelni określonego w Art. V umowie finansowej i zgodnie z zapisami umowy; Ostateczna kwota dofinansowania dla projektu jest ustalana na podstawie sprawozdania z realizacji projektu w ciągu 45 dni od daty dostarczenia sprawozdania do FRSE-NA; 26 13
Budżet projektu Płatności (2) W zależności od wysokości ostatecznej kwoty dofinansowania uczelnia koordynująca otrzyma: płatność końcową do 20% przyznanej całkowitej kwoty dofinansowania do 45 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania przez FRSE-NA; lub wezwanie do zwrotu w przypadku wykorzystania na realizację projektu kwoty mniejszej od 80% płatności zaliczkowej; Wszystkie kwoty w sprawozdaniu z realizacji kursu intensywnego powinny być wyrażone w EUR; Przeliczenia wydatków rzeczywistych na EUR: w przypadku, gdy rachunek bankowy uczelni jest prowadzony w PLN obowiązują zasady określone w Art.IV.2 umowy; 27 Zmiany w realizacji projektu wymagające sporządzenia aneksu do umowy finansowej z FRSE-NA Aneks jest konieczny i przygotowywany w odpowiedzi na złożony przez uczelnię koordynującą uzasadniony, pisemny, wniosek w sytuacji zmiany: w składzie konsorcjum realizującego projekt (zmiana uczelni koordynującej praktycznie jest niemożliwa) konieczne jest przedstawienie nowego programu kursu z uwzględnieniem proponowanej zmiany; programu kursu intensywnego (znacząca modyfikacja) - konieczne jest przedstawienie nowego programu z uwzględnieniem proponowanej zmiany oraz informacji o wpływie zmiany na osiągnięcie celu; rachunku bankowego uczelni koordynującej; 28 14
Zmiany w realizacji projektu wymagające sporządzenia aneksu do umowy finansowej z FRSE-NA (2) zmniejszenia wysokości całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania projektu, spowodowane mniejszym niż zakładane wykorzystaniem funduszy w pozycjach podróż (np. niższe koszty podróży, mniejsza liczba osób) i utrzymanie (np. mniejsza liczba osób) umowy; miejsca i terminu prowadzenia kursu (wyłącznie w okresie obowiązywania umowy) - konieczne jest przedstawienie nowego programu kursu z uwzględnieniem proponowanej zmiany oraz informacji o wpływie zmiany na osiągnięcie celu; W każdym przypadku uczelnia koordynująca projekt jest zobowiązana złożyć uzasadniony, pisemny, wniosek przed zaistnieniem zmiany najpóźniej 1 miesiąc przed terminem złożenia sprawozdania z realizacji kursu, określonym w Art.IV.2 umowy. 29 Zmiany w realizacji projektu wymagające pisemnego potwierdzenia ze strony FRSE-NA Pisemne potwierdzenie ze strony FRSE, w odpowiedzi na złożony przez uczelnię koordynującą wniosek pisemny, jest wymagane w sytuacji zmiany: prawnego przedstawiciela uczelni koordynującej; koordynatora projektu w uczelni koordynującej projekt; programu kursu intensywnego (niewielka modyfikacja) - konieczne jest przedstawienie nowego programu z uwzględnieniem proponowanej zmiany oraz informacji o wpływie zmiany na osiągnięcie celu; wysokości kwot w pozycjach budżetu podróż i utrzymanie (przesunięcie środków na podstawie Art.III.5 umowy, czyli w ramach możliwego limitu); W każdym przypadku uczelnia koordynująca projekt jest zobowiązana złożyć uzasadniony, pisemny, wniosek przed zaistnieniem zmiany najpóźniej 1 miesiąc przed terminem złożenia sprawozdania z realizacji kursu, określonym w Art.IV.2 umowy. 30 15
Warunki ogólne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt Przepisy prawne i administracyjne (między innymi regulacje dotyczące konfliktu interesów, zamówień publicznych, prawa własności/wykorzystania wyników, ewaluacji oraz warunki zawieszenia lub rozwiązania umowy); Postanowienia finansowe (określają szczegółowo warunki dokonywania płatności, ustalenia ostatecznej kwoty dofinansowania, sposób ewentualnego zwrotu środków finansowych, zasady kontroli i audytu, m.in. zobowiązanie beneficjenta do przechowywania dokumentacji projektu co najmniej przez 5 lat od daty dokonania płatności końcowej); 31 Warunki ogólne umowy finansowej pomiędzy FRSE-Narodową Agencją a uczelnią koordynującą projekt (2) Siła wyższa oznacza wszelkie nieprzewidywalne sytuacje lub zdarzenia o charakterze wyjątkowym pozostające poza kontrolą stron, uniemożliwiające którejkolwiek z nich wypełnienie jakichkolwiek spośród jej zobowiązań przewidzianych niniejszą Umową, nie wynikające z błędu lub zaniedbania stron oraz pozostające nie do pokonania pomimo dołożenia wszelkiej należytej staranności. Strona nie wywiązująca się ze zobowiązań umownych nie może powoływać się na usterki sprzętu lub materiałów bądź opóźnienia w ich udostępnieniu (o ile nie są spowodowane siłą wyższą ), spory pracownicze, strajki lub trudności finansowe jako siłę wyższą (Art.8.1 WO umowy). 32 16
Rola uczelni koordynującej projekt typu kurs intensywny Odpowiedzialność za przygotowanie i zgodną z zasadami programu Erasmus realizację kursu; Odpowiedzialność za poprawne wykorzystanie środków finansowych; Odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji projektu (w tym kursu); 33 Dokumenty związane z realizacją projektu typu kurs intensywny - FRSE-NA i uczelnia koordynująca Prowadzenie i rozliczenie projektu: Umowa finansowa z FRSE-Narodową Agencją; Dokumenty potwierdzające wydatkowanie funduszy: - dobrą praktyką jest prowadzenie rejestru wszystkich wydatków związanych z projektem (np. w postaci dokumentu MS Excel, wypełnianego przez administratora projektu) na wewnętrzne potrzeby uczelni; - wydatki na organizację kursu powinny być dokonywane w zgodności z przepisami kraju, w którym odbywa się kurs; Dokumenty stanowiące podstawę rozliczenia poszczególnych kategorii środków finansowych (organizacja kursu intensywnego, podróż, utrzymanie); Załączniki do umowy finansowej: wniosek (Załącznik I), potwierdzenie otrzymania środków (Załącznik V) i raport z realizacji projektu (Załącznik III); 34 17
Dokumenty związane z realizacją projektu typu kurs intensywny - FRSE-NA i uczelnia koordynująca (2) Prowadzenie kursu intensywnego: program kursu z określeniem formy i liczby godzin zajęć, nazwisk wykładowców i ich uczelni macierzystych; imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela); ankieta oceny kursu intensywnego wypełniona przez każdego uczestniczącego w kursie studenta (wzór Załącznik IV do umowy); zaświadczenie o udziale w kursie dla każdego uczestnika; materiały, publikacje powstałe w wyniku realizacji kursu/projektu i dofinansowane z programu Uczenie się przez całe życie -Erasmus; 35 Rozliczenie dofinansowania zasada podstawowa Kwota funduszy przyznana konsorcjum uczelni na realizację kursu intensywnego może być rozliczona wyłącznie w sytuacji, kiedy spełnione zostały kryteria formalne dotyczące kursu intensywnego: liczba dni kursu, w których odbywały się zajęcia dydaktyczne wynosi co najmniej 10 następujących po sobie dni zajęć dydaktycznych z co najmniej 6 godzinami zajęć tematycznych w każdym dniu; w kursie wzięło udział co najmniej 10 studentów z uczelni uczestniczących w projekcie, wymienionych w Załączniku II do umowy, z co najmniej dwóch innych krajów niż ten, w którym odbywa się kurs - z prawem do finansowania. W przypadku niespełnienia ww. kryteriów wydatki poniesione z tytułu przeprowadzenia kursu intensywnego (organizacja, podróż, utrzymanie) są uznane za nieuprawnione. 18
Sprawozdanie z realizacji projektu kursu intensywnego 1. Erasmus Intensive Programme (IP) 2011-12 FINAL REPORT FORM FOR THE BENEFICIARY: a) Formularz opisowy (części 1, 2, 4) - dokument on-line; b) IP Data Dictionaries 2011/2012 - formularz finansowo - statystyczny (część 3) - dokument MS Excel, składający się z 3 arkuszy: - IP General Data Dictionary- IP 2011-12_General ; - IP Student Mobility Data Dictionary - IP 2011-12_SM ; - IP Teacher Mobility Data Dictionary - IP 2011-12_TM ; c) Opis projektu dla celu upowszechniania i wykorzystania jego rezultatów (część 5, wzór NA). 2. Ankiety oceny kursu wypełnione przez wszystkich studentów pozostają w dokumentacji uczelni koordynującej w części 1 sprawozdania należy zamieścić wyniki ankietowania. Zarchiwizowane ankiety są przedmiotem kontroli prowadzonej/ zlecanej przez KE/NA. Brak ankiety spowoduje konieczność zwrotu dofinansowania. Rozliczenie realizacji projektu kursu intensywnego Jedyny/e obowiązkowo składany/e wraz ze sprawozdaniem dokument/y, niezbędny/e dla celów rozliczenia projektu: imienna/e lista/y obecności podpisana/e czytelnie przez każdego uczestnika kursu (studenta i nauczyciela) w pierwszym i ostatnim dniu kursu lub dniu pobytu (w przypadku niektórych nauczycieli) kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem; Inne dokumenty, składane na życzenie FRSE-NA lub innej sprawdzającej instytucji (projekty, które zostaną wybrane do losowego bardziej szczegółowego sprawdzenia finansowego) - oryginały: potwierdzenie udziału w kursie (zaświadczenie dla każdego uczestnika o udziale w kursie, zawierające datę rozpoczęcia i datę zakończenia kursu, podpisane przez instytucję, w której odbył się kurs i/lub inne odpowiednie dokumenty) uczelnie prowadzące działanie w pierwszym roku powinny załączyć kopie wzorów zaświadczeń o udziale w kursie dla studenta i wykładowcy; ankiety oceny kursu (studenci); faktury, rachunki, bilety, etc. potwierdzające wydatki na podróż; wyciągi z rachunku bankowego uczelni koordynującej, wskazanego w Art.V umowy finansowej z FRSE-NA; 19
Dokumenty związane z realizacją projektu typu kurs intensywny - uczelnia koordynująca i instytucje partnerskie Rozliczenia Sposób 1 - Zaliczka do rozliczenia: - wniosek od uczelni partnerskiej o wypłacenie zaliczki w określonej kwocie wraz z kosztorysem wydatków; - informacja o dokumentach potrzebnych do rozliczenia zaliczki; Sposób 2 Refundacja wydatków zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami; - preliminarz budżetu projektu i uzgodnienie kosztów, które zostaną zrefundowane każdej uczelni partnerskiej; - informacja o dokumentach potrzebnych do dokonania refundacji; Według procedur/ rozwiązań / standardów stosowanych w uczelni 39 Realizacja umowy finansowej pomiędzy FRSE-NA a uczelnią koordynującą projekt - kalendarz 1) Podpisanie umowy pomiędzy FRSE-NA a uczelnią koordynującą projekt; 2) Przekazanie uczelni 80% ogólnej kwoty dofinansowania zapisanej w umowie finansowej w formie płatności zaliczkowej - do 45 dni od daty podpisania umowy przez FRSE; 3) Złożenie potwierdzenia otrzymania środków (on-line) przez uczelnię koordynującą do 15 stycznia 2012 r. 4) Przeprowadzenie kursu intensywnego przez konsorcjum uczelni w okresie: 1 września 2011-31 sierpnia 2012; 40 20
Realizacja umowy finansowej pomiędzy FRSE-NA a uczelnią koordynującą projekt kalendarz (2) 5) Ewentualne zgłoszenie potrzeby zmniejszenia całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania najpóźniej 15 czerwca 2012; 6) Złożenie przez uczelnię koordynującą sprawozdania z realizacji projektu (on-line) najpóźniej 60 dni po terminie zakończenia kursu; 7) Ocena sprawozdania przez FRSE-NA i obliczenie należnej kwoty dofinansowania dla projektu do 45 dni od daty złożenia dokumentu; 8) Przekazanie uczelni płatności końcowej do 20% całkowitej maksymalnej kwoty dofinansowania - do 45 dni od daty zakończenia oceny sprawozdania lub wezwania do zwrotu niewykorzystanej kwoty; 41 42 21
43 http://waloryzacja.llp.org.pl/dokumenty Realizacja umowy finansowej pomiędzy FRSE-NA a uczelnią koordynującą projekt - kalendarz (2) 6) Ewentualna zmiana całkowitej http://waloryzacja.llp.org.pl/dokumenty http://waloryzacja.llp.org.pl maksymalnej kwoty dofinansowania do 31 marca 2010 wyłącznie w przypadku otrzymania przez NA dodatkowych środków; / 7) Złożenie przez uczelnię koordynującą sprawozdania z realizacji kursu w roku akademickim 2009/10 (on-line) - najpóźniej 60 dni po terminie zakończenia obowiązywania umowy 31 października 2010 r. (on-line); 8) Ocena sprawozdania przez FRSE-NA i obliczenie należnej kwoty dofinansowania dla projektu, zgodnie z zapisami umowy finansowej - do 45 dni od daty złożenia dokumentu; 9) Przekazanie płatności końcowej (20%) za rok 2009/10 do 45 dni od daty zakończenia oceny sprawozdania; 44 22