Dane Klienta: Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej Plac Grunwaldzki 1 81-372 Gdynia www.muzyczny.org Teatr Muzyczny im. Danuty Baduszkowej w Gdyni działa na trójmiejskim rynku już kilkadziesiąt lat. Jest to najstarsza scena musicalowa oraz druga co do wielkości scena teatralna w Polsce. Przez ponad 50-lat współpracowało z nim wielu znanych polskich twórców. Nie zabrakło też największych światowych hitów (m.in.: Skrzypek na dachu, Chicago, Shrek ). Od 1990 roku prowadzi także działalność edukacyjną Teatr Muzyczny Junior.
SYTUACJA BIZNESOWA W związku z planowanym, intensywnym rozwojem i rozbudową, w 2010 roku Teatr Muzyczny zdecydował się na wdrożenie systemu do zarządzania. Na podjęcie takiej decyzji wpływ miała również chęć zautomatyzowania wszelkich procesów zachodzących w poszczególnych obszarach działalności Teatru. Poszukiwano rozwiązania, które usprawni pracę Teatru w zakresie gospodarki magazynowej, księgowości oraz zagadnień kadrowo-płacowych. Głównymi kryteriami, którymi kierowano się przy wyborze były: funkcjonalność, możliwość rozwoju systemu, szybkie pozyskiwanie informacji. Teatr Muzyczny prowadzi specyficzną dla tej branży gospodarkę magazynową. Obejmuje ona zarówno magazyn materiałów niezbędnych do produkcji spektakli, jak również magazyn wyprodukowanych już elementów, głównie kostiumów. Dodatkowo w Teatrze funkcjonują różnego rodzaju pracownie (obuwnicza, krawiecka, perukarska, stolarnia, rekwizytornia, garderoba, modelatornia itp.). Poszukiwane rozwiązanie miało usprawnić działalność magazynów, jak i pracowni, która do tej pory nie była odwzorowana w żadnym systemie, a jedynie odnotowywana w dokumentach prowadzonych w formie papierowej przez pracowników poszczególnych działów. Prowadzenie różnego rodzaju ewidencji w takiej formie było czasochłonne i przyczyniało się do ograniczonego dostępu do informacji pozostałych pracowników Teatru. Dużym utrudnieniem w pracy działu księgowości była konieczność ręcznego wprowadzania danych z magazynu, jak również brak szybkiego i prostego dostępu do szczegółowych informacji o kosztach spektaklu. Teatr Muzyczny zatrudnia kilkaset osób na podstawie umów o pracę oraz umów cywilno prawnych. W związku z tym wdrożona aplikacja miała wesprzeć procesy kadrowo płacowe i umożliwić sprawne rozliczanie różnych rodzajów umów. ROZWIĄZANIE Teatr zdecydował się na program Comarch ERP Optima oraz współpracę z gdyńskim partnerem Comarch - Insoft Consulting Sp. z o.o., który po szczegółowej analizie procesów zachodzących w Teatrze dostosował program do jego specyficznych wymagań. Strona 3 z 5
W ramach wdrożenia przeprowadzono analizę procesów zachodzących w Teatrze, a następnie przygotowano projekt funkcjonalny przedstawiający zakres dostosowania do nich programu. Wdrożenie objęło następujące obszary: handel, środki trwałe, księgowość oraz płace i kadry. Dodatkowo partner Comarch zapewnił wsparcie w postaci szkoleń oraz asystę eksploatacji programu. Wdrożenie przebiegło sprawnie, a uruchomienie programu odbyło się zgodnie z założonym planem i nie zakłóciło pracy Teatru. Dodatkowo program został rozbudowany o narzędzie Analizy Business Intelligence, umożliwiające uzyskanie szybkiego dostępu do potrzebnych, zagregowanych informacji. Obecnie program Comarch ERP Optima użytkowany jest na 13 stanowiskach. UZYSKANE KORZYŚCI Wdrożone rozwiązanie sprostało wymaganiom dotyczącym obsługi procesów kadrowo płacowych. Program Comarch ERP Optima umożliwia szybsze rozliczanie zarówno umów o pracę, jak i umów cywilno-prawnych. Dodatkowo aplikacja wyeliminowała konieczność ręcznego wyliczania składników wynagrodzeń np. wynagrodzeń chorobowych, średnich urlopowych, czy też różnego rodzaju potrąceń. Wdrożenie programu usprawniło ewidencję i rozliczanie wynagrodzeń za spektakle za pomocą indywidualnych składników płacowych zdefiniowanych dla każdej roli. Comarch ERP Optima umożliwia szybkie tworzenie zestawień kosztów wynagrodzeń dotyczących pojedynczego spektaklu. Przygotowano również rozwiązania dodatkowe, zgodnie z potrzebami Teatru. Zaliczyć do nich można druki kadrowe (m.in. umowa o pracę, zmiana stanowiska, nabycie prawa do urlopu, karta pracy, zestawienie dni wolnych itp.) Program Comarch ERP Optima zautomatyzował wiele procesów zachodzących w Teatrze, zapewniając oszczędność czasu oraz łatwy dostęp do zebranych informacji. Wdrożenie przyczyniło się do optymalizacji gospodarki magazynowej. Bieżące odwzorowanie ruchu w magazynach dało możliwość: wglądu do aktualnych stanów wszystkich magazynów oraz pracowni, rozliczania spektakli już na poziomie ich produkcji. Dzięki możliwości tworzenia różnorodnych zestawień (z podziałem na spektakle, pracownie czy produkty) pracownicy działu księgowości mają szybki dostęp do informacji o kosztach spektakli, rekwizytów oraz innych elementów związanych z funkcjonowaniem Teatru. Strona 4 z 5
ZAKRES WSPÓŁPRACY - PODSUMOWANIE Współpraca Insoft Consulting z firmą Acel w zakresie: dostawa licencji programu Comarch ERP Optima kompleksowe wdrożenie programu Comarch ERP Optima szkolenia użytkowników usługa asysty Insoft Consulting Wdrożone moduły Comarch ERP Optima Analizy Analizy Business Intelligence Kadry i Płace Handel Kasa/Bank Księga Handlowa Środki Trwałe Obieg dokumentów Rozwiązania dodatkowe Wydruki kadrowe: Karta pracy, Staż pracy, Zestawienie kategorii zaszeregowania, Zestawienie dni wolnych. Tekst powstał w marcu 2013 roku. Strona 5 z 5