Lista sprawdzająca do weryfikacji arytmetycznej i merytorycznej Tabeli Elementów Rozliczeniowych (przeprowadzanej przez Beneficjenta przed złożeniem WoP) Projekt (nr i tytuł):... Kontrakt (nr i tytuł)... Wykonawca:... TER za okres rozliczeniowy. PŚP za okres rozliczeniowy.. nr.. z dnia... Weryfikacja Data sprawdze L.p Nazwa dokumentu nie Uwagi tak nie nia i dotyczy podpis 1 Czy TER zawiera: a) - arkusz podstawowy? b) - tabelę przekroczeń przedmiaru? (wraz z załącznikami dla bieżących przekroczeń)? c) - tabelę zmian (wraz z załącznikami dla bieżących zmian)? d) - tabelę Roszczeń? (wraz z załącznikami dla bieżących Roszczeń) e) - tabelę dotyczącą waloryzacji? f) - tabelę dotyczącą zaliczki "na rozpoczęcie budowy"? g) - tabelę dotyczącą zaliczkowania materiałów i sprzętu? h) - tabelę kwot zatrzymanych? j) - tabelę ogólną? j) - inne? 2 Czy arkusz podstawowy zawiera: a) - dane niezbędne do zidentyfikowania tabeli (tytuł tabeli oraz np.: nazwę Kontraktu, Umowy, Numery Aneksów do Umowy, Wykonawcy Robót, Beneficjenta, daty, numer PŚP itp.)? b) - opis pozycji zgodny z kosztorysem ofertowym? c) - przedmiar robót zgodny z kosztorysem ofertowym? d) - ceny jednostkowe zgodne z kosztorysem ofertowym? e) - wartości robót wg Kontraktu zgodne z wartościami robót kosztorysu ofertowego po korekcie arytmetycznej? Data, sposób korekty i podpis Strona 1
f) - ilości robót poprzednio wykonanych zgodne z danymi z poprzedniej TER? g) - wartości robót poprzednio wykonanych zgodne z danymi z poprzedniej TER? h) - prawidłowe ilości bieżących robót? i) - prawidłowe wartości bieżących robót? j) - prawidłowe ilości robót "narastająco"? k) - prawidłowe wartości robót "narastająco"? l) - prawidłowe zaawansowanie procentowe robót? ł) - wyszczególnione ilości przekroczeń dla poszczególnych pozycji kosztorysowych? m) - wyszczególnione wartości przekroczeń dla poszczególnych pozycji kosztorysowych? n) - prawidłowo wyszczególnione roboty spełniające warunki kwalifikowalności wydatków? o) - prawidłowo zsumowane wartości robót bieżących z wyszczególnieniem wartości dla pozycji spełniających warunki kwalifikowalności wydatków? 2a Czy podana w tabeli wartość bieżących obmiarów robót jest zgodna z dokumentacją źródłową? (np. Kartami Obmiarów zatwierdzonymi przez Inżyniera Kontraktu / inną upoważnioną osobę)? 2b 2c 2d Czy występują pozycje kosztorysowe uznane za niekwalifikowalne? 2e 2f Czy i które pozycje z obmiaru sprawdzono ze stanem faktycznym w terenie? (wyszczególnić) Czy weryfikacja w terenie potwierdziła informacje zawarte w arkuszu podstawowym? Czy pozycje kosztorysowe uznane za niekwalifikowalne zostały wyodrębnione / wskazane jako niekwalifikowalne w arkuszu podstawowym? Czy w okresie rozliczeniowym wykonywano roboty z pozycji kosztorysowych uznanych za niekwalifikowalne? 2g Jeśli tak, to czy zostały wykazane jako niekwalifikowalne? 3 Czy w bieżącym okresie rozliczeniowym występują roboty wynikające z przekroczeń przedmiaru? (jeśli tak dalsza weryfikacja zgodnie z pkt.4) Strona 2
4 Czy tabela przekroczeń przedmiaru zawiera: a) - dane niezbędne do zidentyfikowania tabeli (tytuł tabeli oraz np.: nazwę Kontraktu, Umowy, Numery Aneksów do Umowy, Wykonawcy Robót, Beneficjenta, daty, numer PŚP itp.)? b) - opis pozycji zgodny z kosztorysem ofertowym? c) - ceny jednostkowe zgodne z kosztorysem ofertowym? d) - ilości przekroczeń poprzednio uznanych zgodne z danymi z poprzedniej TER? e) - wartości przekroczeń poprzednio uznanych zgodne z danymi z poprzedniej TER? f) - prawidłowe ilości bieżących przekroczeń? g) - prawidłowe wartości bieżących przekroczeń? h) - prawidłowe ilości przekroczeń "narastająco"? i) - prawidłowe wartości przekroczeń "narastająco"? j) - prawidłowo wyszczególnione pozycje (z podaniem wartości przekroczeń) spełniające warunki kwalifikowalności wydatków? k) - prawidłowo zsumowane wartości przekroczeń bieżących z wyszczególnieniem wartości dla pozycji spełniających warunki kwalifikowalności wydatków? l) - uzasadnienie poszczególnych przekroczeń? 4a Czy dla pozycji bieżących przekroczeń załączono dokumentację źródłową? 4b Czy podana w tabeli wartość bieżących przekroczeń robót jest zgodna z dokumentacją źródłową (np. Kartami Obmiarów zatwierdzonymi przez Inżyniera Kontraktu / inną upoważnioną osobę)? 4c Czy i które pozycje dotyczące bieżących przekroczeń sprawdzono ze stanem faktycznym w terenie? (wyszczególnić) 4d 4e Czy weryfikacja w terenie potwierdziła informacje zawarte w tabeli przekroczeń? Czy przekroczenia przedmiarów robót są zgodne z Kontraktem? (dotyczy sytuacji gdy w Kontrakcie został ustalony limit np.. % lub kwotowy) Strona 3
4f 4g 4h 5 6 Czy tabela zmian zawiera: a) - dane niezbędne do zidentyfikowania tabeli (tytuł tabeli oraz np.: nazwę Kontraktu, Umowy, Numery Aneksów do Umowy, Wykonawcy Robót, Beneficjenta, daty, numer PŚP itp.)? b) - wszystkie wydane polecenia dotyczące zmian? c) - rodzaje i wartości poprzednio uznanych zmian zgodne z danymi z poprzedniej TER? d) - prawidłowo wyszczególnione zmiany z bieżącego rozliczenia (z podaniem wartości) spełniające warunki kwalifikowalności wydatków? e) - prawidłowo sumaryczne zestawione zmiany (z podaniem wartości) z wyszczególniniem pozycji spełniających warunki kwalifikowalności wydatków? f) - uzasadnienie poszczególnych uznanych zmian? 6a Czy do każdej nowej zmiany rozliczanej w bieżącej TER załączono dokumentację źródłową? 6b W przypadku gdy maksmalna wartość kontraktu została przekroczona, czy aneksowano Kontrakt zgodnie z Pzp? Czy przekroczenie maksymalnej wartości Kontraktu wyczerpuje maksymalną wartość wydatków kwalifikowanych przypisanych do danej kategorii wydatków zgodnie z umową o dofinansowanie? (jeśli TAK, wydatek jest niekwalifikowany) Czy wartości dotyczące przekroczeń przedmiarów robót spowodują przekroczenia maksymalnej wartości Kontraktu? Czy w bieżącym okresie rozliczeniowym występują roboty związane ze zmianami wprowadzonymi do Kontraktu? (jeśli tak dalsza weryfikacja zgodnie z pkt. 6) Czy do zmiany rozliczanej w bieżącej TER sporządzono szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne dokonywanej zmiany? a) - co do zgodności z Kontraktem? b) - co do zgodności z przepisami ustawy PZP? 6c Czy uznane zmiany są zgodne z art. 144 PZP? Strona 4
6d W przypadku gdy zmiana stanowi istotną zmianę umowy: a) - czy spełnione są przesłanki art. 144 ustawy PZP? b) - czy zachowana została forma pisemna dokonanej zmiany (aneks do umowy)? 6e W przypadku gdy zmiana polega na wykonaniu robót zamiennych czy koszty związane z robotami, od których odstąpiono zostały uwzględnione w bieżącej TER? 6f 6g 6h 6i 6j 6k 6l 7 7a Czy poszczególne zmiany rozliczane w bieżącej TER stanowią udzielenie nowego zamówienia, tzn. rozszerzają zakres zamówienia o roboty, które nie zostały przewidziane w opisie przedmiotu zamówienia? Czy zakres robót wprowadzonych zmianą wymaga zmiany pozwolenia na budowę? Czy wartości uznanych zmian spowodują przekroczenia maksymalnej wartości Kontraktu? Czy uznane zmiany spowodują przedłużenie realizacji robót? Czy przedłużenie czasu realizacji robót wymaga zawarcia aneksu do umowy zgodnie z Pzp? Czy wydatki za roboty z tytułu wprowadzonych zmian spełniają warunki kwalifikowalności wydatków? Jeśli nie, to czy zostały wykazane jako niekwalifikowalne? (jeśli np.. niekwalifikowalna ma być część kosztów w kolumnie "uwagi" należy określić wartość części niekwalifikowalnej). W przypadku LS dla TER robót wykonanych w ramach zamówienia uzupełniającego/ zamówienia dodatkowego do zamówienia podstawowego, weryfikacja punktów 7a-7g Czy na wykonane roboty udzielono zamówienia dodatkowego/ uzupełniającego zgodnie z wymogami ustawy Prawo zamówień publicznych (czy spełnione zostały przesłanki zawarte w art. 67 ust. 1 pkt. 5 lub pkt. 6)? Odpowiedź Nie stanowi podstawę do uznania tego wydatku za wydatek niekwalifikowany. Strona 5
Czy załączono szczegółowe uzasadnienie faktyczne i prawne udzielenia 7b zamówienia dodatkowego / uzupełniającego oraz dokumnetację z przeprowadzonego postępowania? 7c 7d 7e 7f 7g 8 Czy postępowanie o udzielenie zamówienia dodatkowego / uzupełniajacego w trybie z wolnej ręki przeprowadzono z zachowaniem wymagań przewidzianych dla tego trybu? Czy zakres rzeczowy objęty zamówieniem dodatkowym/ uzupełniającym został ujęty w zakresie rzeczowym projektu ujętym we Wniosku o dofinansowanie / Umowie o dofinansowanie? Odpowiedź Nie stanowi podstawę do uznania tego wydatku za wydatek niekwalifikowany. Czy wartość uznanych wydatków w ramach zamówień dodatkowych/ uzupełniających spowoduje wyczerpanie maksymalnej wartości wydatków kwalifikowanych przypisanych do danej kategorii wydatków/ zadania zgodnie z umową o dofinansowanie (jeśli TAK, wydatek jest niekwalifikowany w części przekraczajacej wartość danej kategorii wydatków/zadania)? Czy w przypadku udzielenia zamówienia dodatkowego / uzupełniającego zachowano formę pisemną? Czy wydatki związane z wykonaniem robót na podstawie zamówień dodatkowych / uzupełniających spełniają warunki kwalifikowalności? Czy w bieżącej TER rozliczane są roboty wykonane na podstawie uznanych Roszczeń? (jeśli tak dalsza weryfikacja zgodnie z pkt. 9) 9 Czy tabela Roszczeń zawiera: a) - dane niezbędne do zidentyfikowania tabeli (tytuł tabeli oraz np.: nazwę Kontraktu, Umowy, Numery Aneksów do Umowy, Wykonawcy Robót, Beneficjenta, daty, numer PŚP itp.)? b) - zestawienie wszystkich złożonych Roszczeń i Powiadomień o Roszczeniu? Strona 6
9a c) - wartości uznanych Roszczeń zgodne z danymi z poprzedniej TER? d) - prawidłowo wyszczególnione uznane Roszczenia (z podaniem wartości) spełniające warunki kwalifikowalności wydatków? e) - prawidłowo sumarycznie zestawione uznane Roszczenia (z podaniem wartości) z wyszczególniniem pozycji spełniających warunki kwalifikowalności wydatków? f) - sumę wartości uznanych Roszczeń? g) - uzasadnienie poszczególnych uznanych Roszczeń? 9b Czy uznane Roszczenia są zgodne z Kontraktem? 9c Czy uznane Roszczenia są zgodne z art. 144 PZP? 9d 9e 9f 9g 9h 10 Czy w bieżącej TER rozliczona jest waloryzacja? 10a Czy tabela dotycząca waloryzacji jest wykonana zgodnie z Kontraktem? 10b 10c Jeśli nie, to czy została wykazana jako wydatki niekwalifikowalne? 11 Czy do Roszczeń rozliczanych w bieżącej TER załączono dokumentację źródłową? Czy wartości uznanych Roszczeń spowodują przekroczenia maksymalnej wartości Kontraktu? Czy uznane Roszczenia spowodują przedłużenie realizacji robót kontraktowych? Czy wydłużenie czasu realizacji robót w związku z uznanym Roszczeniem wymaga zawarcia aneksu do umowy? Czy wydatki za roboty wynikające z uznanych Roszczeń w bieżącej TER spełniają warunki kwalifikowalności wydatków? Jeśli nie, to czy zostały wykazane jako niekwalifikowalne? Czy kwota związana z waloryzacją w uwzględniona bieżącej TER spełnia warunki kwalifikowalności? Czy w bieżącej TER rozliczana jest zaliczka "na rozpoczęcie budowy"? Strona 7
11a Czy dane zawarte w tabeli dotyczącej zaliczki "na rozpoczęcie budowy" są zgodne z danymi wynikającymi z Kontraktu? 11b 11c Jeśli nie, to czy została wykazana jako wydatki niekwalifikowalne? 12 12a 12b 12c 13 13a 13b Czy kwota związana z zaliczką "na rozpoczęcie budowy" uwzględniona w bieżącej TER spełnia warunki kwalifikowalności? Czy w bieżącej TER rozliczana jest zaliczka dotycząca materiałów i sprzętu? Czy dane zawarte w tabeli dotyczącej zaliczkowania materiałów i sprzętu są zgodnie z danymi wynikającymi z Kontraktem? Czy kwota związana z zaliczkowaniem materiałów i sprzętu uwzględniona w bieżącej TER spełnia warunki kwalifikowalności? Jeśli nie, to czy została wykazana jako wydatki niekwalifikowalne? Czy w bieżącej TER wykazana jest kwota zatrzymana? Czy dane zawarte w tabeli dotyczącej kwot zatrzymanych są zgodne z danymi wynikającymi z Kontraktu? Czy kwota zatrzymana w bieżącej TER została wykazana jako wydatki niekwalifikowalne? 14 Czy tabela ogólna zawiera: a) - dane zgodne z poszczególnymi tabelami TER? b) - poprawne obliczenia arytmetyczne? c) - poprawne wyszczególnienie rodzajów i wartości robót spełniających warunki kwalifikowalności wydatków? d) - poprawne sumarycznie zestawione wartości robót spełniających warunki kwalifikowalności wydatków? e) - poprawne wyszczególnione rodzaje i wartości kosztów niekwalifikowalnych? 15 Czy informacje i dane zawarte w PŚP są zgodne z Kontraktem? a) - daty b) - nazwa Kontraktu c) - numer Kontraktu d) - podpisy Strona 8
e) - numery rachunków bankowych 16 Czy kwota PŚP przekracza minimalną wartość określoną w Kontrakcie po wszystkich potrąceniach? 17 18 19 20 Czy PŚP zawiera poprawne wyliczenia arytmetyczne? Podsumowanie: Czy wartość (wartości) PŚP jest zgodna z wartością wynikającą z tabeli ogólnej TER? Czy na PŚP odrębnie wykazano wydatki kwalifikowalne i niekwalifikowalne? Czy wszystkie koszty wykazane jako kwalifikowalne spełniają warunki kwalifikowalności w zakresie: a) - zgodności okresu rozliczeniowego z UoD? b) - zgodności zakresu rzeczowego z UoD? c) - zgodności z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków ramach PO IiŚ? W przypadku negatywnego wyniku weryfikacji należy każdorazowo wskazać rodzaj stwierdzonych błędów / uchybień (z określeniem tabeli i nr pozycji, w której stwierdzono błędy / niezgodności), sposób ich wyjaśnienia i datę dokonania korekty. Wykonał: Sprawdził: Zatwierdził: Data: Data: Data: TER Skrót Tabela ogólna (Zbiorcza TER) Poprzedni TER Bieżący TER Objaśnienie pojęć użytych w liście sprawdzającej. Znaczenie Szczegółowe tabele elementów rozliczeniowych będące podstawą wystawienia PŚP, zawierające zakres rzeczowy robót realizowanych w ramach Kontraktu Zbiorcze zestawienie TER przekazywanych do IP II (CUPT) wraz z WoP (tzw. Tabela Elementów Rozliczeniowych) Dane, które zostały zatwierdzone w poprzednim okresie rozliczeniowym wchodzące w skład właściwej tabeli będącej częścią TER Dane, które zostały zatwierdzone w bieżącym okresie rozliczeniowym wchodzące w skład właściwej tabeli będącej częścią TER Strona 9
PŚP Arkusz Podstawowy Kosztorys ofertowy Roboty poprzednio wykonane Przekroczenie przedmiaru Dokumentacja źródłowa Zmiana Dokument stanowiący podstawę do wystawienia faktury (Przejściowe Świadectwo Płatności, Protokół Odbioru Częściowego, inne) Szczegółowa tabela wykonana w oparciu o pozycje wyszczególnione w kosztorysie ofertowym, w którym następuje rozliczenie wykonywanych robót Kosztorys będący załącznikiem do umowy / Kontraktu z Wykonawcą Robót Roboty zatwierdzone w poprzednich okresach rozliczeniowych Dodatnia różnica między obmiarem a przedmiarem Dokumentacja uzasadniająca zatwierdzenie robót (np.wniosek o zatwierdzenie obmiaru, korespondencja dot. Roszczeń, zmian, Wystąpień Wykonawcy) Roboty realizowane na podstawie np. Poleceń Zmiany (kl. 13 WK FIDIC), Poleceń Inżyniera (kl. 3 WK FIDIC), Protokołów Konieczności, instrukcji, innych dokumentów Uzasadnienie (dot. przekroczeń / zmian) Krótki opis, z którego wynika konieczność wykonania prac jako elementu niezbędnego dla prawidłowej realizacji robót Roszczenie, Powiadomienie o Roszczeniu Uzasadnienie (dot. Roszczeń) Kontrakt UoD WoP Uprawnienie Wykonawcy do płatności (lub / oraz przedłużenia czasu realizacji robót) Krótki opis, z którego wynika konieczność uznania wystąpienia roszczenia o zapłatę/ lub oraz przedłużenia czasu realizacji robót zgodnie z Kontraktem Umowa, Zobowiązanie, Warunki Kontraktu Umowa o Dofinansowanie Wniosek o Płatność Strona 10