Instrukcja obsługi Zaplecza epk dla Pracowników Instytucji w zakresie zarządzania danymi szczegółowymi dotyczącymi sposobu realizacji procedury 1
Spis treści: 1 WSTĘP... 3 2 DOSTĘP DO SYSTEMU... 3 3 INSTYTUCJA REALIZUJĄCA... 3 4 DZIAŁANIA NA PROCEDURACH REALIZOWANYCH... 5 4.1 E-USŁUGI... 10 4.2 OPŁATY... 15 4.3 DOKUMENTY... 19 4.4 WYDZIAŁY INSTYTUCJI REALIZUJĄCEJ... 25 2
1 Wstęp Dokument zawiera instrukcję obsługi Zaplecza elektronicznego Punktu Kontaktowego w zakresie zarządzania danymi szczegółowymi dotyczącymi sposobu realizacji danej procedury we właściwej instytucji administracji publicznej przez pracownika tej instytucji w Zapleczu epk. Instrukcja przeznaczona jest dla Pracowników Instytucji, czyli osób, których uprawnienia do zarządzania profilem instytucji zostały potwierdzone oraz konto jest skojarzone z kontem instytucji, której jest pracownikiem. Niniejsza instrukcja przeznaczona jest dla pracowników Instytucji Realizującej posiadających pełne uprawnienia do zarządzania procedurami realizowanymi w swojej instytucji. 2 Dostęp do systemu Prawidłowe działanie i pełną funkcjonalność Zaplecza administracyjnego elektronicznego Punktu Kontaktowego gwarantuje użycie przeglądarek internetowych: Google Chrome 30 lub wyższej, Firefox 30 lub wyższej, Internet Explorer 9 lub wyższej. 3 Instytucja Realizująca Instytucje Realizujące procedury nie mają uprawnień do zmian treści opisów procedur opublikowanych na portalu epk, mają jednak możliwość dodania danych szczegółowych, dotyczących sposobu realizacji danej procedury w ich instytucji. Dodane przez Instytucje Realizującą informacje będą wyświetlone na portalu biznes.gov.pl w momencie, gdy użytkownik wybierze daną instytucję, jako właściwą do zrealizowania czynności urzędowych. 3
Rysunek 1 Wykonanie procedury wybór lokalizacji Po wybraniu wymaganej lokalizacji realizacji procedury system wyświetli Instytucje Realizujące wskazaną procedurę właściwe dla podanej miejscowości. Rysunek 2 Szczegóły wybranej Instytucji 4
Instytucje realizujące zobowiązane są zatem do utrzymywania aktualności swoich danych kontaktowych oraz udostępniania informacji o sposobie realizacji spraw administracyjnych w swojej jednostce. Organem realizującym może być jednocześnie Instytucja Centralna - może ona jednak dodawać dane szczegółowe dopiero gdy procedura przejdzie pełen obieg weryfikacji i zostanie opublikowana na portalu. Dopiero wtedy procedura pojawi się na Liście Procedur Realizowanych. Aby modyfikować dane szczegółowe Instytucja Centralna musi edytować formularz danych dodatkowych z poziomu Listy Procedur realizowanych w odróżnieniu od dokonywania zmian w opisie procedury kiedy to Instytucja Centralna edytuje wybraną procedurę z Listy opisów procedur. Do głównych zadań pracownika Instytucji Realizującej w Zapleczu epk należy: 1. Weryfikacja danych teleadresowych swojej instytucji. 2. Uzupełnienie informacji o opłatach. 3. Załączenie wzorów dokumentów stosowanych lokalnie. 4. Konfiguracja e-usług. 4 Działania na procedurach realizowanych Aby modyfikować dane szczegółowe o realizowanej w swojej instytucji procedurze zarejestrowany pracownik instytucji realizującej uruchamia stronę zaplecze.biznes.gov.pl i loguje się do Zaplecza elektronicznego Punktu Kontaktowego. Rysunek 3 Strona logowania 5
Po zalogowaniu do systemu epk system prezentuje stroną główną Zaplecza elektronicznego Punktu Kontaktowego wraz z menu. Rysunek 4 Strona główna Zaplecza epk Funkcjonalności z jakich może skorzystać pracownik Instytucji Realizującej to: Procedury Opisy procedur Procedury realizowane Dokumenty Administracja Moja instytucja Wydziały mojej instytucji Rysunek 5 Menu główne - Procedury 6
Rysunek 6 Menu główne - Administracja Niniejsza instrukcja opisuje zasady administrowania przez pracowników instytucji obszarem Procedury realizowane oraz Dokumenty. Zasady weryfikacji i wprowadzania danych szczegółowych instytucji oraz opisów procedur zostały opisane w oddzielnych instrukcjach. Aby wyświetlić listę procedur realizowanych użytkownik z menu Procedury wybiera podmenu Procedury realizowane. Rysunek 7 Podmenu Procedury realizowane Po wybraniu system wyświetla Listę procedur realizowanych. Rysunek 8 Lista procedur realizowanych 7
Dostępne są trzy statusy uzupełnień procedur: 1. Brak Nie dodano żadnych danych szczegółowych dotyczących sposobu realizacji danej procedury w Instytucji Realizującej do opublikowanego opisu procedury. Aby status ten został zmieniony na Uzupełniony użytkownik musi dodać dane szczegółowe w przynajmniej jednym polu formularza i zapisać zmiany. 2. Uzupełniony Opis procedury posiada uzupełnione przez Instytucję Realizującą dane szczegółowe. Wprowadzone informacje są widoczne na portalu. 3. Weryfikacja Status nadawany automatycznie jeżeli zostanie opublikowana nowa wersja opisu, do którego pracownik instytucji realizującej dodał już dane szczegółowe swojej instytucji (status uzupełnień był Uz ). Nadanie tego statusu nie wycofuje danych szczegółowych z publikacji na portalu, jedynie powoduje wyświetlenie komunikatu ostrzegawczego informującego o pojawieniu się nowej wersji opisu i konieczności weryfikacji czy podane wcześniej dane szczegółowe są nadal aktualne. Status zmieni się ponownie na Uz po wejściu w dane szczegółowe, potwierdzeniu aktualności wprowadzonych danych, bądź ich aktualizacji i kliknięciu Zapisz. W momencie gdy opis procedury przejdzie proces weryfikacji i zostanie opublikowany na portalu na Liście procedur realizowanych w widoku Pracownika Instytucji Realizującej pojawia się nowa procedura realizowana o statusie Brak [Br]. Obecnie dodane dane szczegółowe nie podlegają procesowi weryfikacji. Oznacza to, że jeżeli pracownik Instytucji Realizującej doda dane szczegółowe i zapisze zmiany, zostaną one natychmiastowo opublikowane na portalu biznes.gov.pl. Wówczas status uzupełnień zmieni się na Uzupełniony [Uz]. Aby przejść do edycji wybranej procedury użytkownik wskazuje procedurę, a następnie wybiera opcje Szczegóły bądź dwukrotnie klika w procedurę. 8
Rysunek 9 Przejście w tryb edycji z wykorzystaniem opcji Szczegóły Rysunek 10 Tryb edycji danych szczegółowych procedury to: Dane szczegółowe jakie może dodać instytucja realizująca w kontekście procedury E-usługi Opłaty Dokumenty Wydziały 9
4.1 E-usługi Oprócz e-usług skonfigurowanych przez Administratora epk lub Instytucję Centralną, Instytucje Realizujące mogą dodawać swoje e-usługi. Dopuszcza się posiadanie zarówno usługi centralnej, jak i usługi lokalnej skonfigurowanej przez Instytucję Realizującą. Możliwe stany: Rysunek 11 Lista procedur realizowanych E-usługi - brak e-usług centralnych, Instytucja Realizująca może dodać nowe e-usługi. - procedura posiada e-usługę dodaną centralnie, przez Instytucję Odpowiedzialną podczas tworzenia opisu. 10
Rysunek 12 E-usługa dodana przez Instytucję Centralną widok na liście procedur realizowanych - Instytucja Realizująca dodała swoją e-usługę do procedury realizowanej symbol ten pojawi się również w sytuacji gdy istniała e-usługa dodana centralnie, ale Instytucja Realizująca dodała dodatkowo swoją e-usługę. Portal biznes.gov.pl umożliwia prezentację e-usług realizowanych w całości elektronicznie (pełna transakcyjność), jak również i częściowo. Pracownik Instytucji Realizującej może zatem w Zapleczu epk dodać e-usługę w dwóch polach: 1. Możliwość wykonania procedury drogą elektroniczną - tylko usługi złożone zapewniające pełną transakcyjność. Rysunek 13 Usługi złożone zapewniające pełną transakcyjność 11
2. Możliwość wykonania kroku drogą elektroniczną. Rysunek 14 E-usługi do poszczególnych kroków W przypadku usługi wykonywanej w całości elektronicznie tj. takiej, która jest w pełni transakcyjna, z Listy procedur realizowanych należy wybrać procedurę, która ma być realizowana elektronicznie, przejść do edycji wybranej procedury i w oknie edycji uzupełnić link oraz opis do usługi, a następnie zapisać zmiany. Rysunek 15 Możliwość wykonania procedury drogą elektroniczną Zaplecze epk Zapisanie przez użytkownika e-usługi w Zapleczu epk pozwoli na przekierowanie użytkownika biznes.gov.pl na platformę umożliwiającą zrealizowanie usługi elektroniczne przez daną instytucje. 12
Rysunek 16 Możliwość wykonania procedury drogą elektroniczną portal biznes.gov.pl Po wybraniu przycisku ZŁÓŻ WNIOSEK ELEKTRONICZNIE BEZPOŚREDNIO DO INSTYTUCJI system uruchomi stronę umożliwiającą elektroniczne zrealizowanie procedury. W tym przypadku narzędziem informatycznym wspomagającym realizację e-usługi jest Syriusz. Rysunek 17 Przekierowanie realizacji procedury na platformę Syriusz W przypadku usługi wykonywanej w części elektronicznie, w liście kroków należy wybrać Krok, który realizowany jest elektronicznie i w zakładce Możliwość wykonywania kroku drogą elektroniczną poprzez wybranie opcji Dodaj wiersz dodać w nowym wierszu link do strony, na której krok jest realizowany w sposób elektroniczny oraz dodać opis tej e-usługi. 13
Rysunek 18 Możliwość wykonania części procedury drogą elektroniczną Sposób wyświetlania usługi na portalu wygląda analogicznie jak w przypadku usługi wykonywanej w całości elektronicznie. W przypadku, gdy Instytucja Centralna dodała link to e-usługi pracownik instytucji realizującej w danych szczegółowych wybranej procedury widzi wpisany przez Instytucję Centralną link do e-usługi. Rysunek 19 E-usługa dodana przez Instytucje Centralną edycja procedury Procedurę z dodaną centralnie e-usługą na portalu biznes.gov.pl system wyświetla z możliwością zrealizowania jej drogą elektroniczną. 14
4.2 Opłaty Kolejnym zadaniem Instytucji Realizujących procedury jest uzupełnienie danych szczegółowych dotyczących opłat. Uzupełnienie opłat może polegać na: Edycji wartość opłaty i opisu jaki podała Instytucja Centralna. Określeniu numerów kont, na które należy przesłać opłatę oraz przypisaniu tych kont pod wybrane procedury. Czynności, jakie Instytucja Realizująca musi wykonać, aby uzupełnić opłaty zależne są od informacji, jakie podała instytucja przygotowująca opis procedury (Instytucja Centralna). Instytucja Centralna może podczas tworzenia opisu procedury wskazać, by Instytucje Realizujące procedury uzupełniły sekcję Opłaty. Sytuacja ta może mieć miejsce np. gdy opłata nie jest narzucona odgórnie i jej wysokość zależy od Instytucji Realizującej. Wówczas w widoku danej Instytucji Realizującej pojawi się wykrzyknik: - W takiej sytuacji Instytucja Realizująca będzie miała obowiązek wypełnienia formularza opłat tj. dodania wysokości opłaty oraz opisu płatności. Rysunek 20 Lista procedur realizowanych - Opłaty Aby rozpocząć wprowadzanie danych - przejść do trybu edycji procedury należy z Listy procedur realizowanych wybrać procedurę oznaczoną ikoną wykrzyknika, zaznaczyć ją i kliknąć znajdujący się w górnym prawym narożniku przycisk Szczegóły lub kliknąć ją dwukrotnie. 15
Następnie należy przejść do KROKU zawierającego opcję OPŁATY, uzupełnić wymagane pola: kwotę opis konto bankowe i zatwierdzić zmiany klikając przycisk ZAPISZ znajdujący się w górnym prawym rogu. Wpisane dane są automatycznie weryfikowane i w przypadku braku wymaganego wpisu system wyświetli wymagane do wprowadzenia danych pola. Pozostałe symbole: Rysunek 21 Pole opłat w formularzu edycji procedury - żadne opłaty nie zostały zdefiniowane przez Instytucję Odpowiedzialną za utworzenie opisu; Instytucja Realizująca nie może dodać swoich opłat. - Instytucja Realizująca dodała swoje opłaty (zmiana stanu z ) Rysunek 22 Pole opłat edytowane przez Pracownika Instytucji Realizującej Efekt poprawnego wprowadzenia danych dotyczących opłat jest widoczny na portalu biznes.gov.pl. Po wyszukaniu i wybraniu procedury w sekcji Przebieg Procedury, w Kroku zawierającym uzupełnione kwoty Opłat można sprawdzić ich wysokość. 16
Rysunek 23 Pole opłaty wyświetlone na portalu biznes.gov.pl - procedura posiada opłaty zdefiniowane centralnie przez Instytucję Odpowiedzialną podczas tworzenia opisu. Instytucja Realizująca nie ma możliwości wprowadzenia zmian. Rysunek 24 Informacje o płatności zostały ustalone centralnie bez możliwości wprowadzenia zmian 17
Rysunek 25 Opłata dodana przez Instytucje Centralną edycja procedury Rysunek 26 Opłata dodana przez Instytucje Centralną - biznes.gov.pl Następnym krokiem jaki może wykonać Instytucja Realizująca będzie dodanie konta bankowego, na które należy przelać opłatę za zrealizowanie procedury. Czynność ta nie jest jednak obligatoryjna. Jeżeli Instytucja Centralna określi wysokość opłaty, Instytucja Realizująca będzie mogła dodać jedynie konto bankowe. Rysunek 27 Pole konta bankowego 18
4.3 Dokumenty Instytucja Realizująca nie ma uprawnień do dodawania nowych dokumentów, może jednak dodawać swoje pliki do dokumentów utworzonych przez pracowników instytucji przygotowujących opisy procedur. W widoku listy procedur realizowanych zdecydowano się wyszczególnić jedynie jeden podstawowy dokument jakim jest: wzór wniosku. Wzór wniosku o ile występuje w danej procedurze jest dokumentem wejściowym. Prawidłowe określenie wzoru wniosku oznacza zatem dodanie pliku o typie: Wzór papierowy do dokumentu wejściowego. Rysunek 28 Lista procedur realizowanych pole Wzór wniosku. System wyświetla kilka różnych stanów wzoru dokumentu: - Instytucja Centralna nie zdefiniowała żadnego dokumentu wejściowego. Jeżeli Instytucja Realizująca chciałaby posiadany przez siebie wzór zamieścić musi zgłosić Administratorowi epk propozycję dodania nowego dokumentu. Propozycja ta będzie podlegała procesowi akceptacji przez Administratora. - procedura posiada wzór wniosku zdefiniowany centralnie przez Instytucję Odpowiedzialną (zdefiniowano dokument: Wniosek i dodano do niego plik ze wzorem wniosku). 19
Rysunek 29 Pliki umieszczone centralnie - edycja procedury Rysunek 30 Dokumenty umieszczone centralnie - biznes.gov.pl - Instytucja Odpowiedzialna nie dodała swojego wzoru wniosku i wymaga od Instytucji Realizujących dodania własnych wzorów dokumentów sytuacja może mieć miejsce wówczas, gdy wzór wniosku nie został określony centralnie, a zależy od poszczególnych gmin. (Dokument: Wniosek został zdefiniowany przez Administratora epk i dodany do katalogu dokumentów, ale nie dodano do niego jeszcze żadnego pliku). Rysunek 31 Instytucja Odpowiedzialna wymaga od Instytucji Realizujących dodania własnych wzorów dokumentów 20
- wzór wniosku został poprawnie dodany przez Instytucję Realizującą do zdefiniowanego przez Administratora epk dokumentu: Wniosek. Rysunek 32 Wzór wniosku został poprawnie dodany przez Instytucję Realizującą Rysunek 33 Dokumenty wyświetlone na portalu biznes.gov.pl W procesie edycji procedury w Krokach na zakładce Dokumenty, pracownik Instytucji Realizującej procedury może się zapoznać z wzorami dokumentów wspomagających jej realizację dodanymi przez Instytucję Centralną oraz ma możliwość dodania własnych wzorów do dokumentów. Po wybraniu przycisku Edytuj użytkownik ma możliwość edycji dokumentów przypisanych do danego kroku procedury. W oknie edycji dostępne są również 21
informacje nt.: danych ogólnych, informacji systemowych, plików określonych centralnie (z możliwością podglądu każdego z nich). Instytucja Realizująca może zdecydować czy w ramach swoich danych szczegółowych chce wyświetlać pliki dodane centralnie. Aby zrezygnować z wyświetlania pliku dodanego przez Instytucję Centralną w kontekście swoich danych szczegółowych, wystarczy odznaczyć opcję Widoczny na portalu. Rysunek 34 Możliwość ustawienia wyświetlania dokumentu na portalu biznes.gov.pl W sekcji Pliki Twojej instytucji, istnieje możliwość dodania lokalnych wzorów dokumentów, instrukcji wypełniania itp., wystarczy wybrać przycisk Dodaj nowy plik. 22
Rysunek 35 Pliki Twojej instytucji W oknie dodawania nowego pliku do dokumentu należy uzupełnić dane tj. nazwa pliku. Należy również wybrać z listy typ dokumentu. Możliwe do wyboru typy to: wzór elektroniczny wzór papierowy przykład elektroniczny przykład papierowy instrukcja. Rysunek 36 Formularz dodawania nowego pliku do dokumentu Kolejnym krokiem jest załączenie pliku z dysku lokalnego lub wskazanie linku do pliku oraz uzupełnienie dat rozpoczęcia i zakończenia obowiązywania wzoru dokumentu. Wprowadzone dane należy zaakceptować wybierając przycisk Dodaj. 23
Efekt dodania wymaganych plików do procedury, pozwoli użytkownikowi portalu epk sprawdzić, jakie dokumenty powinien przygotować, aby zrealizować procedurę. Przykład: procedura Wpis do rejestru instytucji szkoleniowych. Na portalu www.biznes.gov.pl należy wybrać zakładkę Znajdź procedurę, następnie w wyszukiwarce procedur wpisać jej nazwę tj.: Wpis do rejestru instytucji szkoleniowych. Po jej wyświetleniu w wynikach należy w polu w lewym górnym rogu podać nazwę miasta, w którym użytkownik chce tą procedurę zrealizować. Portal wyświetli informacje dotyczące organu administracji publicznej odpowiedzialnego za realizację wybranej procedury oraz jego zasięg terytorialny. W zakładce Przebieg procedury, w Kroku 1 w sekcji Dokumenty będzie można znaleźć informacje o niezbędnych do realizacji procedury dokumentach oraz skorzystać z zamieszczonych tam wzorów dokumentów. Użytkownik ma dostęp do dokumentów również wybierając z menu głównego Procedury a dalej podmenu Dokumenty. Rysunek 37 Podmenu Dokumenty Rysunek 38 Lista dokumentów 24
Po przejściu w tryb edycji wybranego dokumentu - poprzez zaznaczenie właściwego dokumentu i wybraniu opcji Szczegóły lub poprzez dwukrotne kliknięcie w wybrany dokument system wyświetli szczegóły wybranego dokumentu. Rysunek 39 Szczegóły wybranego dokumentu Analogicznie jak w dodawaniu pliku do dokumentu poprzez edycje danych szczegółowych procedury realizowanej użytkownik w sekcji Pliki Twojej instytucji, ma możliwość dodania lokalnych wzorów dokumentów, instrukcji wypełniania itp., poprzez wybranie opcji Dodaj nowy plik. Postępowanie przy dodawaniu nowych plików do dokumentów zostało opisane powyżej. 4.4 Wydziały Instytucji Realizującej Instytucje Realizujące w zakładce Administracja Wydziały mojej instytucji mogą dodawać wydziały swojej instytucji. Po przejściu do edycji procedury realizowanej użytkownik może ustalić jaki wydział będzie odpowiedzialny za zrealizowanie danej procedury. Czynności przyporządkowania do wydziału użytkownik dokonuje w sekcji Realizacja procedury. Rysunek 40 Sekcja Realizacja procedury 25
Jeśli instytucja realizująca daną procedurę nie wprowadziła do swojej instytucji żadnych wydziałów, przy edycji realizowanej procedury pracownik instytucji ma możliwość dodania go do opisu procedury. Rysunek 41 Brak wydziałów w opisie procedury realizowanej Aby utworzyć nowy wydział Instytucji użytkownik musi kliknąć na słowo tutaj w zdaniu: W systemie nie wprowadzono jeszcze danych kontaktowych wydziałów Twojej instytucji. Aby utworzyć wydział realizujący daną procedurę kliknij tutaj. Rysunek 42 Możliwość dodania wydziału realizującego daną procedurę Po wybraniu tej opcji system otworzy nowe okno z formularzem dodania nowego wydziału do Instytucji. Rysunek 43 Formularz utworzenia nowego wydziału Jeżeli użytkownik będzie chciał utworzyć więcej wydziałów musi skorzystać z dodawania wydziałów do Instytucji w menu Administracja -> Wydziały mojej instytucji. 26
Jeżeli dodany jest do instytucji przynajmniej jeden wydział użytkownik może go wybrać z listy rozwijanej Procedurę realizuje wydział. Przykładem obrazującym powyższe działania pokazuje poniższa sytuacja: W Zapleczu epk pracownik Wojewódzkiego Urzędu Pracy Szczecin realizację procedury Wpis do rejestru instytucji szkoleniowych przyporządkowuje do wydziału Polityki Rynku Pracy. Rysunek 44 Przyporządkowanie wykonania procedury do wydziału Polityki Rynku Pracy. Rysunek Wybrany wydział realizacji procedury. Po zapisaniu zmian w Zapleczu epk na portalu biznes.gov.pl użytkownikowi wyświetla się informacja o realizacji wybranej procedury przez konkretny wydział instytucji. 27
Rysunek 45 Widok na biznes.gov.pl realizacji procedury w konkretnym dziale instytucji Pracownik Instytucji realizującej ma także możliwość z poziomu Zaplecza epk zgłosić potrzebę zmiany instytucji realizującej w ramach swojego zasięgu terytorialnego. W tym celu użytkownik wybiera wyślij zgłoszenie do Administratora epk. Rysunek 46 Możliwość zgłoszenia zmiany instytucji realizującej Po wybraniu tej opcji użytkownik musi wypełnić formularz (pola Proponowana instytucja realizująca oraz Uzasadnienie są wymagane) i wysłać zgłoszenie. 28
Rysunek 47 Formularz zgłoszenia zmiany instytucji realizującej Po wysłaniu wiadomości zarówno użytkownik wysyłający zgłoszenie jak i Administrator epk otrzymują powiadomienia systemowe o zgłoszeniu potrzeby zmiany instytucji realizującej. W przypadku dodatkowych pytań zapraszamy do kontaktu z Centrum Pomocy elektronicznego Punktu Kontaktowego dostępnym na biznes.gov.pl. 29