ZACHODNIOPOMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Szczecinie Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców SO-1.43.75.2011.NK Szczecin, dnia stycznia 2012 r. Egz.2 Protokół kontroli problemowej przeprowadzonej w siedzibie Stowarzyszenia Mniejszości Narodowej Roma w Polsce Jankesci ( ul. Struga 10, 70-784 Szczecin). Zgodnie z planem kontroli Wojewody Zachodniopomorskiego, kontrolę przeprowadziły Nelli Kopańska inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców oraz Monika Hawryluk starszy inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, skierowane przez Wojewodę Zachodniopomorskiego, posiadający upoważnienie nr 75/2011r. Kontrolę rozpoczęto i zakończono w dniu 22 grudnia 2011 r. Kontrolą objęto zagadnienia związane z wykorzystaniem dotacji celowej przekazanej na realizację Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce. Prezes Stowarzyszenia Mniejszości Narodowej Roma w Polsce Jankesci - Pan Józef Łakatosz. Wyjaśnień udzielali: Pan Lolo Pawłowski Wiceprezes, Pan Makuła Szoszaj Skarbnik Stowarzyszenia oraz Pan Hermann Spicker członek Stowarzyszenia. Ustalenia. Dnia 28 marca 2011 r. w Szczecinie została zawarta umowa nr 1/2011 pomiędzy Wojewodą Zachodniopomorskim, a Stowarzyszeniem Mniejszości Narodowej Roma w Polsce Jankesci, zwanym dalej Stowarzyszeniem, reprezentowanym przez Pana Józefa Łakatosza w sprawie udzielenia dotacji na realizację w 2011 r. projektów w ramach rządowego Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce. Wojewoda Zachodniopomorski udzielił Stowarzyszeniu dotację celową w łącznej wysokości 35.200,00 zł, na realizację zadań: 1) Edukacja muzyki tańca dzieci romskich - 10.000,00 zł, 2) Wycieczka dla dzieci romskich w celach edukacyjnych - 9.000,00 zł, 3) Zatrudnienie księgowej - 3.000,00 zł, 4) Zakup materiałów biurowych dla potrzeb Stowarzyszenia 1.200,00 zł, 5) Dziecięcy zespół taneczny Romów w Szczecinie 5.000,00 zł, 6) Nauka czytania i pisania dla dorosłych Romów 3.000,00 zł, 7) Zatrudnienie opiekuna w świetlicy integracyjno edukacyjnej 4.000,00 zł. W dniu 12 lipca 2011 r. sporządzono aneks do umowy zawartej dnia 28 marca 2011 r. w sprawie udzielenia dotacji na realizację w 2011 r. projektu w ramach rządowego Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce. Powyższym aneksem Wojewoda Zachodniopomorski i Stowarzyszenie Mniejszości Narodowej Roma w Polsce Jankesci uzgodnili, iż 1 ust. 1 umowy nr 1/2011 z dnia 28 marca 2011 r. otrzymał brzmienie: 1. Wojewoda udziela Stowarzyszeniu dotacji celowej na realizację zadań: 1) Zatrudnienie księgowej 3.000,00 zł. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4 70 502 Szczecin tel. 091 4303 400, fax. 091 4225 712, e-mail: wsoim@szczecin.uw.gov.pl
2) Utrzymanie Centrum Edukacyjno Kulturalno Socjalnego 23.000,00 zł. 3) Pracownik Biura 8.000,00 zł. 4) Zakup materiałów biurowych dla potrzeb Stowarzyszenia 1.200,00 zł. Pozostałe postanowienia umowy pozostały bez zmian. Na realizację Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce Wojewoda Zachodniopomorski w dniu 7 lipca 2011 r. przekazał na rachunek bankowy Stowarzyszenia Jankesci kwotę w wysokości 35.200,00 zł, Podczas kontroli sprawdzono zgodność realizacji projektów w ramach Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce w 2011 r. z treścią ww. wniosków. Przejrzano dokumentację działań oraz faktury związane z realizacją powyższych projektów. Kontrolą objęto finansowe wykorzystanie dotacji celowej przekazanej z budżetu państwa w 2011 r. Stowarzyszeniu Mniejszości Narodowej Roma w Polsce Jankesci w Szczecinie na realizację projektów w ramach Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce. Kontrolę przeprowadzono pod względem: poprawności prowadzenia ewidencji księgowej środków otrzymanych z dotacji, udokumentowania dokonanych wydatków finansowanych z dotacji budżetu państwa, terminowości wykorzystania środków. Przeprowadzono, również wizję lokalną pomieszczeń przeznaczonych pod siedzibę Stowarzyszenia Mniejszości Narodowej Roma Jankesci w Szczecinie. 1.Zgodnie z projektem Zatrudnienie księgowej Stowarzyszenie Mniejszości Narodowej Roma w Polsce Jankesci zawarło z Panią Alicją Jadwigą Hermaszuk n/w umowy o dzieło na prowadzenie księgowości Stowarzyszenia w 2011 r.: umowa o dzieło nr 2/2011 z dnia 04.01.2011 r. na prowadzenie księgowości Stowarzyszenia przez I półrocze 2011 r. w kwocie 1.500,00 zł (brutto). W dniu 30.06.2011 r. wystawiono rachunek nr 2/2011, na podstawie którego wypłacono wykonawcy kwotę w wysokości 1.284,00 zł, a należny podatek w kwocie 216,00 zł wpłacono na rachunek Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie dnia 26.09.2011 r.; umowa o dzieło nr 4/2011 z dnia 01.07.2011 r. na prowadzenie księgowości Stowarzyszenia przez II półrocze 2011 r. w kwocie 1.500,00 zł (brutto). W dniu 11.09.2011 r. wystawiono rachunek nr 4/2011, na podstawie którego wypłacono wykonawcy kwotę w wysokości 1.284,00 zł, a należny podatek w kwocie 216,00 zł wpłacono na rachunek Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie dnia 14.07.2011 r. Według przedstawionej ewidencji, rozliczenie powyższych umów o dzieło zaksięgowano na kontach: 430 Wn 3.000,00 231 Ma 3.000,00; 231 Wn 432,00 220 Ma 432,00; 231 Wn 2.568,00 238 Ma 2.568,00; 100 Wn 1.284,00 238 Ma 1.284,00; 100-01 Wn 1.284,00 238 Ma 1. 284,00; 220 Wn 216,00 100 Ma 216,00; 220 Wn- 216,00 100-01 Ma 216,00. Stowarzyszenie aktywnie uczestniczy w realizacji Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji w 2011 r. udzielił Stowarzyszeniu dotację w kwocie 35.200, 00 zł. na realizację zadań w ramach programu. Dlatego też zatrudnienie księgowej jest niezbędnie przy rozliczeniu ww. dotacji 2
2. Projekt Utrzymanie Centrum Edukacyjno-Kulturalno-Socjalnego dla społeczności romskiej. W zakresie tego zadania Stowarzyszenie opłaca czynsz za lokal, za zużytą wodę, za energię oraz ogrzewanie. Przedstawiciele społeczności romskiej wielokrotnie podkreślali ogromną wagę posiadania lokalu przeznaczonego na świetlicę. Stworzone warunki pozwalają łatwiej dotrzeć do Stowarzyszenia osobom pochodzenia romskiego potrzebującym wsparcia i pomocy. Osoby zainteresowane kulturą i tradycjami romskimi również będą miały możliwość bliższych kontaktów. Tym samym Stowarzyszenie osiągnie zamierzony cel, a mianowicie integrację środowiska romskiego z mieszkańcami Szczecina. Utrzymanie Centrum Edukacyjno Kulturalno Socjalnego w kwocie 23.000,00 zł. W ramach projektu Stowarzyszenie wydatkowało środki z otrzymanej dotacji na: opłaty na rzecz Towarzystwa Budownictwa Społecznego "Prawobrzeże" Sp. z o.o. w Szczecinie za czynsz najmu lokalu użytkowego w miesięcznej kwocie 1.240,49 zł x 12 miesięcy = 14.885,88 zł (faktury zostały zaksięgowane na kontach: 400-05 strona Wn oraz 201 strona Ma), opłaty na rzecz Miejskiego Przedsiębiorstwa Oczyszczania Sp. z o.o. w Szczecinie za: wywóz odpadów z budynku użytkowego o okresie od stycznia do listopada 2011 r. w wysokości 482,97 zł oraz wywóz odpadów stałych w kwietniu 2011 r. w wysokości 295,00 zł = 777,97 zł (faktury zostały zaksięgowane na kontach: 400-05 strona Wn oraz 201 strona Ma), opłaty na rzecz Telekomunikacji Polskiej S.A. za sprzedaż usług telekomunikacyjnych (telefon i Internet) w okresie od lutego do grudnia 2011 r. w kwocie 1.135,18 zł (faktury zostały zaksięgowane na kontach: 400-05 strona Wn oraz 201 strona Ma), opłaty na rzecz Szczecińskiego Przedsiębiorstwa Autobusowego Dąbie Sp. z o.o. w Szczecinie za zużycie energii elektrycznej, wody, energii cieplnej oraz odprowadzanie ścieków w okresie od stycznia do listopada 2011 r. w kwocie 3.793,58 zł (faktury zostały zaksięgowane na kontach: 400-05 strona Wn oraz 201 strona Ma), opłata na rzecz Gminy Miasto Szczecin za podatek od nieruchomości za 2011 r. w wysokości 2.116,80 zł (zaksięgowano na kontach: 220-01 strona Wn oraz 100 strona Ma), opłaty bankowe: za prowadzenie rachunku i wysyłanie monitu w 2011 r. - 312,00 zł, rozliczenie oprocentowania debetu 1,51 zł, odsetki karne 0,96 zł oraz prowizja pobrana z rachunku od wypłaty środków z banku 70,00 zł = 384,47 zł (wyciągi bankowe zostały zaksięgowane na kontach: 400-06 strona Wn oraz 130 strona Ma). Na podstawie przedstawionych dowodów księgowych w ramach projektu Utrzymanie Centrum Edukacyjno Kulturalno Socjalnego, kontrolujący ustalili, iż do dnia kontroli Stowarzyszenie wydatkowało łącznie kwotę 23.093,88 zł, z tego: 23.000,00 zł dotacja oraz 93,88 zł środki własne Stowarzyszenia. W przedstawionej przez Stowarzyszenie ewidencji księgowej suma wydatków poniesionych na realizację Programu wyniosła 23.126,88. Różnica w wysokości 33,00 stanowi: błędnie zaksięgowany wyciąg bankowy nr 3/2011, tj. pozycja nr 11 ewidencji księgowej koszty bankowe w wysokości 6,51 zamiast 1,51 oraz pozycja nr 11 ewidencji księgowej wpłata ze środków własnych w kwocie 200,00 zł zamiast 195,00 zł, pod pozycją nr 1 został zaksięgowany wyciąg bankowy nr 1/2011 z dnia 28 stycznia 2011 r. za prowadzenie rachunku w wysokości 28,00 zł. Opłata dotyczyła roku 2010 i nie powinna być wykazana w ewidencji księgowej, jako poniesiony wydatek z otrzymanej w 2011 r. dotacji. 3. W ramach realizacji zadania Prowadzenie biura Stowarzyszenie zatrudnia Pana Spickera na umowę zlecenia, umowa jest zawierana co półroku. Pan Spicker prowadzi całą dokumentację Stowarzyszenia, przygotowuje wnioski w ramach Programu na rzecz 3
społeczności romskiej w Polsce. Ww. osoba utrzymuje kontakt pomiędzy Stowarzyszeniem a samorządem lokalnym. Stowarzyszenie Mniejszości Narodowej Roma w Polsce Jankesci zawarło z Panem Hermannem Richardem Spickerem n/w umowy o dzieło na kierowanie biurem Stowarzyszenia w 2011 r.: umowa o dzieło nr 1/2011 z dnia 04.01.2011 r. na kierowanie biurem Stowarzyszenia przez I półrocze 2011 r. w kwocie 4.000,00 zł (brutto). W dniu 30.06.2011 r. wystawiono rachunek nr 1/2011, na podstawie którego wypłacono wykonawcy kwotę w wysokości 3.424,00 zł, a należny podatek w kwocie 576,00 zł wpłacono na rachunek Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie dnia 26.09.2011 r.; umowa o dzieło nr 3/2011 z dnia 01.07.2011 r. na kierowanie biurem Stowarzyszenia przez II półrocze 2011 r. w kwocie 4.000,00 zł (brutto). W dniu 11.09.2011 r. wystawiono rachunek nr 3/2011, na podstawie którego wypłacono wykonawcy kwotę w wysokości 3.424,00 zł, a należny podatek w kwocie 576,00 zł wpłacono na rachunek Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie dnia 14.07.2011 r. Według przedstawionej ewidencji, rozliczenie powyższych umów o dzieło zaksięgowano na kontach: 430 Wn 8.000,00 231 Ma 8.000,00; 231 Wn 1.152,00 220 Ma 1.152,00; 231 Wn 6.848,00 238 Ma 6.848,00; 238 Wn 3.424,00 100 Ma 3.424,00; 238 Wn 3.424,00 100-01 Ma 3.424,00; 220 Wn 576,00 100 Ma 576,00; 220 Wn- 576,00 100-01 Ma 576,00. 4. Zadanie Zakup materiałów biurowych dla potrzeb Stowarzyszenia jest kontynuacją zadania z lat poprzednich. W ramach zadania zakupiono tusze oraz papier dla drukarki. Zakup materiałów biurowych dla potrzeb Stowarzyszenia w kwocie 1.200,00 zł. W ramach projektu Zakup materiałów biurowych dla potrzeb Stowarzyszenia, z otrzymanej dotacji zakupiono m.in.: tonery do drukarki, papier ksero, segregatory, skoroszyty, znaczki pocztowe, koperty, teczki oraz korektor. Do dnia kontroli Stowarzyszenie wydatkowało łącznie kwotę 1.212,25 zł, z tego: 1.200,00 zł dotacja oraz 12,25 zł środki własne Stowarzyszenia. Faktury za zakup powyższych materiałów biurowych zaksięgowano na kontach: 400-05/1 Wn 1.200,00 201 Ma 1.200,00; 400-04 Wn 12,65 201 Ma 12,65. W przedstawionej przez Stowarzyszenie ewidencji księgowej suma ogólna na realizację Programu wyniosła 1.212,65. Różnica w wysokości 0,40 stanowi: błędnie zaksięgowaną fakturę VAT nr F08309/S/11 z dnia 15 grudnia 2011 r. za zakup Tonera Brother HL1030/TN6600 w kwocie 245,90 zł. Powyższą fakturę zaksięgowano na koncie 400-05/1 Wn i 201 Ma w kwocie 233,65 (środki z dotacji) oraz 400-04 Wn i 201 Ma w kwocie 12,65 zamiast 12,25 (środki własne). Stowarzyszenie zostało zobowiązane do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków finansowych otrzymanych w ramach dotacji celowej, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.) w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych. Zgodnie z przedmiotową Umową przyznana dotacja celowa powinna być wydatkowana w terminie do dnia 31 grudnia 2011 r., natomiast niewykorzystane środki 4
podlegają zwrotowi na rachunek bankowy Wojewody Zachodniopomorskiego do dnia 15 stycznia 2012 r. Z realizacji i finansowania zadań określonych w umowie Stowarzyszenie zostało zobowiązane do sporządzenia sprawozdania i przedłożenia go Wojewodzie Zachodniopomorskiemu w terminie do dnia 30 stycznia 2012 r. Stowarzyszenie w 2011 r. prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową dla poszczególnych projektów w ramach Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce na następujących kontach: 1) 100 kasa stowarzyszenia, 2) 100-01 kasa własna członków, 3) 130 bank, 4) 201 rozrachunki z dostawcami, 5) 220 rozrachunki z budżetem (podatek PIT-4), 6) 220-01 rozrachunki z budżetem (podatek od nieruchomości), 7) 231 rozrachunki z tytułu umowy o dzieło, 8) 238 rozliczenie umowy o dzieło, 9) 400-04 materiały biurowe zakupione ze środków własnych, 10) 400-04/1 koszty utrzymania Stowarzyszenia ze środków własnych, 11) 400-05 koszty utrzymania Stowarzyszenia z dotacji, 12) 400-05/1 materiały biurowe zakupione z dotacji, 13) 400-06 koszty utrzymania konta bankowego, 14) 430 koszty umowy o dzieło brutto, 15) 460 podatek od nieruchomości, 16) 490 rozliczenie kosztów z dotacji, 17) 490-0 rozliczenie kosztów ze środków własnych, 18) 740 przychody statutowe dotacje, 19) 741 przychody ze składek członków Stowarzyszenia. Stowarzyszenie z otrzymanej dotacji w wysokości 35.200,00 zł w dniu 13 lipca 2011 r. wypłaciło z rachunku bankowego kwotę 35.000,00 zł. Pozostałe 200,00 zł stanowiło: pobraną prowizję przez bank za wypłatę środków - 70,00 zł oraz pokrycie debetu na rachunku- 130,00 zł. Spłatę debetu na rachunku w wysokości 130,00 zł nie wykazano w ewidencji księgowej Stowarzyszenia w 2011 r. Otrzymaną dotację zaksięgowano pod pozycją nr 26 ewidencji na następujących kontach: 130 Wn 35.200,00 130 Ma - 35.070,00 400-06 Wn 70,00, 100-01 Wn 15.010,60, 100 Wn 19.989,40. Dowody księgowe z wykorzystania dotacji na realizację projektów w ramach Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce w 2011 r. (faktury VAT) nie zostały opisane zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Na powyższych fakturach wskazano jedynie sposób ujęcia dowodów w księgach rachunkowych (dekretacja), jednakże bez podpisu osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ponadto przedstawione dowody księgowe nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. 5
Otrzymana dotacja przez Stowarzyszenie w 2011 r. na realizację Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce w łącznej wysokości 35.200,00 zł została wykorzystana w całości, co potwierdzają dowody księgowe. Ewidencja księgowa poniesionych wydatków w ramach Programu na rzecz społeczności romskiej w Polsce w 2011 r. prowadzona przez Stowarzyszenie, zbiorcze zestawienie dowodów księgowych oraz faktury VAT stanowią załączniki do niniejszego protokołu. Prezesowi Stowarzyszenia po zapoznaniu się z treścią protokołu przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem protokołu może zgłosić zastrzeżenia co do jego treści w ciągu 7 dni od dnia otrzymania do podpisu; 2. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy i nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Kierownik jednostki kontrolowanej Kontrolujący 6