Zapytanie ofertowe dotyczące: produkcji 16 spotów radiowych oraz emisji 16 kampanii radiowych w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14 Warszawa, 18.08.2014 r.
Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji projektu 1.06.2014 r. 31.12.2015 r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa NIP: 525-00-12-484 Regon: 141244081 Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1. Przedmiot zapytania ofertowego, zgodnie ze specyfikacją określoną w załączniku nr 1, stanowi: 1.1.1. produkcja 16 spotów radiowych, 1.1.2. emisja 16 kampanii radiowych, na potrzeby przeprowadzenia kampanii promocyjno-informacyjnej w ramach projektu Wzornictwo Biznes Zysk. 2
2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2.2. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta. 2.3. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności, z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik numer 2 do niniejszego zapytania ofertowego. 2.4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki, niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym: 3.1.1. Oferent musi prowadzić informacyjną ponadregionalną rozgłośnię radiową, w której programie występują dyskusje publicystyczne i reportaże. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 2), że prowadzi informacyjną ponadregionalną rozgłośnię radiową, w której programie występują dyskusje publicystyczne i reportaże oraz poda jej nazwę. 3.1.2. Oferent poda średni zasięg tygodniowy rozgłośni w II kwartale 2014 r. według badania Radio Track, MillwardBrown, Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent wskaże w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 2), jaki był średni zasięg tygodniowy rozgłośni w II kwartale 2014 roku i załączy badania Radio Track, MillwardBrown. Wynik badania należy opatrzyć podpisem i pieczęcią Oferenta. 3.1.3. Oferent poda jaki procent słuchaczy w II kwartale 2014 r. stanowili właściciele firm, kadra zarządzająca firm na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi, według badania Radio Track, MillwardBrown. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent poda w ofercie jaki procent słuchaczy w II kwartale 2014 r. stanowili właściciele firm, kadry zarządzającej firm na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi oraz załączy wynik badania Radio Track MillwardBrown. Wynik badania należy opatrzyć podpisem i pieczęcią Oferenta. 3.1.4. Oferent oświadczy, że dysponuje środkami zdolnymi do wykonania niniejszego zapytania ofertowego, które będą zaangażowane w realizację zadania. 3
3.1.5. Oferent oświadczy, iż zapoznał się z zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń. 3.1.6. Oferent oświadczy, iż posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie i zasoby ludzkie w zakresie objętym zapytaniem ofertowym. 3.1.7. Oferent oświadczy, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3.1.8. Oferent oświadczy, iż informacje zawarte w złożonej ofercie są zgodne ze stanem faktycznym. 3.1.9. Oferent oświadczy, że dostarczy Zamawiającemu nagrania spotów radiowych na nośniku DVD bądź CD (łącznie 16 spotów) oraz raporty poemisyjne po emisji każdej z kampanii (łącznie 16 raportów). 3.1.10. Oferent musi dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru lub ewidencji. Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. 3.1.11. Oferent musi dołączyć przykładowy tygodniowy media plan prezentujący ilość i czasowe rozłożenie emisji spotów. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. 3.2. Kryteria rozstrzygające: 3.2.1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L.p. 1 2 3 Kryterium Cena całkowita netto za produkcję 16 spotów radiowych oraz emisję 16 kampanii radiowych. Średni zasięg tygodniowy w II kwartale 2014 r. według badania Radio Track, MillwardBrown. Procent słuchaczy w II kwartale 2014 r., jaki stanowili właściciele firm, kadry zarządzającej firm na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi według badania Radio Track, MillwardBrown. Maksymalna liczba punktów 40 30 30 4
1.1.1. Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać Oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających wynosi 100. 2. Sposób oceny ofert: 2.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w ust. 5. 2.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające, o których mowa w ust. 3 pkt 3.1 będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. 2.3. Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. 2.4. Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli poniżej. Kryterium Sposób oceny UWAGI Maksymalną liczbę punktów (40) otrzyma oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę netto w złotych za produkcję 16 spotów oraz emisję 16 kampanii radiowych. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: Cena całkowita netto: - za produkcję 16 spotów radiowych - za emisję 16 kampanii radiowych. (Cena obejmuje dostarczenie Zamawiającemu nagrania spotów radiowych na nośniku DVD bądź CD (łącznie 16 spotów) oraz raportów poemisyjnych po emisji każdej kampanii (łącznie 16 raportów). C= (C Najniższa /C Oceniana) x 40 gdzie: C- liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najniższa cena oferty najniżej skalkulowanej C Oceniana cena oferty ocenianej - Podana przez Oferenta cena powinna zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego zamówienia. Oferent ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. - Nie można składać ofert wariantowych. Średni zasięg tygodniowy w II kwartale 2014 r. według badania Radio Track, MillwardBrown Maksymalną liczbę punktów (30) otrzyma oferent, który poda najwyższy średni tygodniowy zasięg w II kwartale 5
2014 r. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najwyższa /C Oceniana) x 30 gdzie: C- liczba przyznanych Oferentowi punktów C Najwyższa liczba z oferty z najwyższym średnim tygodniowym zasięgiem C Oceniana liczba z oferty ocenianej Procent słuchaczy w II kwartale 2014 r. jaki stanowili właściciele firm, kadry zarządzającej firmą na wszystkich szczeblach zarządzania, wolne zawody i pracownicy umysłowi, według badania Radio Track, MillwardBrown. Maksymalną liczbę punktów (30) otrzyma oferent, który poda najwyższy procent słuchaczy z wymienionego zakresu. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najwyższa /C Oceniana) x 30 gdzie: C- liczba przyznanych Oferentowi punktów C Najwyższaa liczba z oferty z najwyższym procentem słuchaczy C Oceniana liczba oferty ocenianej 3. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 3.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku Formularz ofertowy (załącznik nr 2), wypełniając wszystkie pola, pod rygorem nieważności. 3.2. Oryginał oferty należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na zapytanie ofertowe produkcja 16 spotów i emisja 16 kampanii radiowych. 3.3. Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale 6
lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa. 3.4. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa (piętro II, pokój 200) 3.5. Termin składania ofert: do dnia 25 sierpnia 2014 roku, do godziny 15:00. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. 3.6. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia. 3.7. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 4. Istotne warunki zamówienia 4.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert. 4.2. Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę punktów), zostanie zawarta umowa. W ramach umowy zostaną określone terminy wyprodukowania spotów, ich emisji oraz płatności. 4.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. 4.4. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 4.5. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 7
4.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 5. Kontakt z Zamawiającym 7.1 Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. 7.2 Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl. 7.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na pytania do dnia 21.08.2014 roku do godz. 16:00. Załączniki: Załącznik 1 Specyfikacja zapytania ofertowego Załącznik 2 Formularz ofertowy 8
Załącznik nr 1 Specyfikacja zapytania ofertowego: 1. Produkcja 16 spotów radiowych na potrzeby przeprowadzenia kampanii promocyjnoinformacyjnej w ramach projektu Wzornictwo Biznes Zysk w okresie wrzesień 2014 r. listopad 2015 r.: a. Scenariusz spotu radiowego zostanie sporządzony przez Zamawiającego. b. Styl spotu (lektor, licencjonowany podkład muzyczny, użycie efektów specjalnych, monolog) powinien być dostosowany do grupy docelowej projektu. c. Długość spotu powinna wynosić min. 20 sekund (+/- 2 sekundy). d. Wykonawca powinien dostarczyć Zamawiającemu wyprodukowany spot informacyjnopromocyjny do pisemnej akceptacji. e. Zamawiający zastrzega prawo do dokonania drobnych poprawek, korekty treści zawartych w spocie, jak również wniesienia uwag o charakterze merytorycznym oraz stylistycznym do przygotowanego spotu w ciągu 2 dni roboczych, od otrzymania wersji próbnej. Poprawki te muszą zostać naniesione przez Wykonawcę, a następnie cały spot powinien zostać przekazany jeszcze raz przedstawicielowi Zamawiającego w celu uzyskania jego pisemnej akceptacji. f. Spot musi być wyprodukowany i zapisany w formacie/ formatach umożliwiających emisję spotu w Internecie, w tym na stronie internetowej Zamawiającego g. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu spot na nośniku danych, jakim jest płyta CD lub DVD; 16 sztuk. h. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu praw autorskich do spotów w zakresie rozpowszechniania ich w internecie, w tym na stronie internetowej Zamawiającego. 2. Emisja 16 kampanii radiowych na potrzeby przeprowadzenia kampanii promocyjnoinformacyjnej w ramach projektu Wzornictwo Biznes Zysk : a. Emisja kampanii zaplanowana jest w stacji informacyjnej o zasięgu ponadregionalnym b. Długość jednorazowej emisji spotu: min. 20 sekund (+/- 2 sekundy). c. Planuje się emisję 16 kampanii w terminie od września 2014 r. do listopada 2015 r. (15 miesięcy). d. Emisja każdej z 16 kampanii powinna trwać 5 dni, nie rzadziej niż 7 razy w ciągu dnia e. Emisja spotu będzie realizowana od poniedziałku do piątku w godzinach 06:30-09:30 i 16:00-18:30. f. Wykonawca przedstawi przykładowy tygodniowy media plan prezentujący ilość i czasowe rozłożenie emisji spotów. g. Dokładne terminy emisji kampanii zostaną uzgodnione z Wykonawcą na etapie podpisywania umowy. h. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu raporty poemisyjne po emisji każdej z kampanii (łącznie 16 raportów). 9