Warszawa, r.

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe dotyczące: przygotowania dokumentacji fotograficznej oraz filmowej z pierwszego dnia wystawy Stół polski (w tym wernisażu) w Pawilonie Polskim na EXPO 2015 w Mediolanie, Republice Włoskiej odbywającej się 13 września 2015 r. w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk nr umowy o dofinansowanie POIG /14 Warszawa, r. 1

2 Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Czas realizacji projektu r r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/ Warszawa NIP: Regon: Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest wykonanie dokumentacji fotograficznej oraz filmowej z pierwszego dnia wystawy Stół polski (w tym wernisażu) w Pawilonie Polskim na EXPO 2015 w Mediolanie, Republice Włoskiej odbywającej się 13 września 2015 r., których szczegóły zawarte są w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego. 2

3 2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz z późn. zm.) Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki: Oferent musi dysponować profesjonalnym sprzętem fotograficznym i filmowym oraz montażowym i wykwalifikowaną ekipą do obsługi wydarzenia minimum 3 osób, w tym minimum 1 osobą do dokumentacji fotograficznej oraz minimum 2 osobami do dokumentacji filmowej. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2), że dysponuje profesjonalnym sprzętem fotograficznym i filmowym oraz montażowym i wykwalifikowaną ekipą do obsługi wydarzenia minimum 3 osób, w tym minimum 1 osobą do obsługi fotograficznej oraz minimum 2 osobami do obsługi filmowej. Należy podać liczbę osób przewidzianych do realizacji usługi w poszczególnym zakresie Osoby wchodzące w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialne za wykonanie dokumentacji filmowej dla Zamawiającego muszą posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie w produkcji filmowej. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2), że osoby wchodzące w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialne za wykonanie dokumentacji filmowej dla Zamawiającego posiadają co najmniej 5- letnie doświadczenie w produkcji filmowej Osoba (y) wchodząca(e) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialna(e) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej dla Zamawiającego musi(szą) posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2), że osoba(y) o wchodząca(e) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialna(e) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej dla Zamawiającego posiada(ją) co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w tej dziedzinie Oferent zrealizował co najmniej 2 nagrania filmów o charakterze dokumentalnym i dołączy do oferty dokumenty potwierdzające jakość wykonanych prac. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy oraz wskaże w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2), że zrealizował co najmniej 2 nagrania filmowe o charakterze dokumentalnym. Oferent do oferty dołączy dokumenty potwierdzające jakość wykonanych prac (np. referencje, rekomendacje) oraz wskaże kontakt do osób, które potwierdzą 3

4 wykonanie prac. Za dokument potwierdzający jakość wykonanych prac nie będą traktowane protokoły odbioru prac Oferent musi dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS) lub ewidencji (np. CEIDG). Dokumenty, o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert Oferent oświadczy, iż zapoznał się z Zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń Oferent oświadczy, iż znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Oferent oświadczy, iż dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Oferent oświadczy, iż informacje zawarte w ofercie są zgodne ze stanem faktycznym Oferent oświadczy, że zrealizuje usługę zgodnie z wytycznymi i terminami wskazanymi w załączniku nr 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do złożenia wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym Kryteria rozstrzygające: Najniższa całkowita cena całkowita cena w złotych polskich za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego, o którym mowa w punkcie Udokumentowana współpraca osoby(ób) wchodzącej(ych) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialnej(ych) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej dla Zamawiającego z ogólnopolskimi mediami i portalami informacyjnymi Liczba wystaw fotograficznych, w których osoba(y) wchodząca(e) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialna(e) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej brała(y) udział Liczba zrealizowanych przez Oferenta nagrań filmów o charakterze dokumentalnym. 4. Sposób oceny ofert: 4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w ust Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (kryteria dopuszczające), o których mowa w ust. 3 pkt 3.1 będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone 4

5 oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. 5

6 4.4. Sposób oceny ofert w ramach kryterium rozstrzygającego: Kryterium Sposób przyznania punktów UWAGI Całkowita jednostkowa cena netto - stawka netto w złotych polskich za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego, o którym mowa w ustępie 1. Udokumentowana współpraca osoby(ób) wchodzącej(ych) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialnej(ych) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej dla Zamawiającego z ogólnopolskimi mediami i portalami informacyjnymi udokumentowana realizacja co najmniej 20 zleceń. Maksymalną liczbę punktów (50) otrzyma Oferent, który zaoferuje najniższą całkowitą cenę jednostkową za wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego, o którym mowa w ustępie 1. Pozostali Oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: C= (C Najniższa /C Oceniana ) x 50 pkt gdzie: C - liczba punktów przyznanych Oferentowi C Najniższa cena oferty najniżej skalkulowanej C Oceniana cena oferty ocenianej. 10 pkt. jeżeli Oferent udokumentuje realizację przez osobę(y) wchodzącą(e) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialną(e) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej co najmniej 20 zleceń dla ogólnopolskich mediów i portali informacyjnych 0 pkt. jeżeli Oferent nie udokumentuje realizacji przynajmniej 20 zleceń dla ogólnopolskich mediów i portali informacyjnych. - Komisja oceniająca oferty przyzna punkty na podstawie informacji przedstawionych w tabeli nr 1 w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2). - Nie można składać ofert wariantowych. - Podana przez Oferenta cena musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego zamówienia np. koszty dojazdu do Mediolanu, Republiki Włoskiej, noclegu, opracowania materiałów, koszty akredytacji dla czwartej i każdej kolejnej osoby z ekipy. - Zamawiający zapewni akredytację dla 3 osób. - Oferent ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. Ocena kryterium dokonywana jest na podstawie oświadczenia oraz informacji przedstawionych w tabeli 2 Współpraca z mediami ogólnopolskimi i portalami internetowymi w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2). Do każdego z wymienionych w tabeli zleceń należy dołączyć wydruk artykułu ze zdjęciem (lub zdjęciami) z portalu internetowego bądź gazety. Wydruk powinien umożliwiać identyfikację pochodzenia artykułu. Za zlecenie uważa się zdjęcie lub zdjęcia prezentowane w jednym artykule prasowym lub internetowym. Nie jest możliwe przedstawienie tego samego artykułu z dwóch źródeł prasowego oraz internetowego. 6

7 W przypadku braku danych osobowych lub braku dokumentu potwierdzającego wykonanie zlecenia, dane zlecenie wymienione w tabeli 2 nie będzie brane pod uwagę w przyznawaniu punktów. Liczba wystaw fotograficznych, w których osoba(y) wchodząca(e) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialna(e) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej brała(y) udział Liczba zrealizowanych nagrań filmów o charakterze dokumentalnym. Maksymalną liczbę punktów (20) otrzyma Oferent, który wziął udział w największej liczbie wystaw. Pozostali Oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: L= (L Oceniana / L Najwyższa ) x 20 pkt. gdzie: L- liczba punktów przyznanych Oferentowi L Najwyższa liczba nagrań w ofercie z najwyższą liczbą L Oceniana liczba nagrań w ofercie ocenianej Maksymalną liczbę punktów (20) otrzyma oferent, który zrealizował największą liczbę nagrań filmów o charakterze dokumentalnym. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: L= (L Oceniana / L Najwyższa ) x 20 pkt. gdzie: L- liczba punktów przyznanych Oferentowi L Najwyższa liczba nagrań w ofercie z najwyższą liczbą L Oceniana liczba nagrań w ofercie ocenianej W Formularzu ofertowym w tabeli 2 należy podać informację wyłącznie odnośnie osoby/ób, która/e będzie/ą wykonywać usługę dla Zamawiającego. Ocena kryterium dokonywana jest na podstawie oświadczenia oraz informacji przedstawionych w tabeli 3 w Formularzu ofertowym (załacznik nr 2). Za udział w wystawie fotograficznej rozumie się przedstawienie na wystawie chociaż jednego zdjęcia, którego autorem jest/są osoba(y) wchodząca(e) w skład ekipy, o której mowa w punkcie 3.1.1, odpowiedzialna(e) za przygotowanie dokumentacji fotograficznej. Ocena kryterium dokonywana jest na podstawie tabeli 4 w Formularzu ofertowym (załącznik nr 2). Do każdego z wymienionych w tabeli nagrań filmów o charakterze dokumentalnym należy przedstawić potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię dokumentu potwierdzającego wykonanie prac oraz wskazać kontakt do osób, które potwierdzą wykonanie prac. Za dokument potwierdzający jakość wykonanych prac nie będą traktowane protokoły odbioru prac. W przypadku braku dokumentu potwierdzającego jakość wykonanych prac, wymienione w tabeli 4 nagranie filmowe nie będzie brane pod uwagę w przyznawaniu punktów Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać Oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających to

8 5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 5.1. Ofertę należy sporządzić na Formularzu ofertowym (załącznik nr 2) wypełniając wszystkie pola, pod rygorem pozostawienia oferty bez rozpatrzenia Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na zapytanie ofertowe dokumentacja fotograficzna oraz filmowa EXPO Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/ Warszawa (piętro II, pokój 200) 5.5. Termin składania ofert: do dnia 24 sierpnia 2015 roku, do godziny 15:30. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 6. Istotne warunki zamówienia 6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę punktów), zostanie zawarta umowa Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 8

9 7. Kontakt z Zamawiającym 7.1 Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. 7.2 Zamawiający będzie porozumiewać się z Oferentami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl. 7.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na pytania do dnia do godz. 14:00. Załącznik nr 1 Informacje ogólne: 1. Materiały fotograficzne oraz filmowe posłużą do udokumentowania wydarzenia jakim jest wernisaż i pierwszy dzień trwania wystawy Stół polski odbywające się w pawilonie polskim podczas EXPO 2015 w Mediolanie, Republice Włoskiej w dniu 13 września 2015 r. 2. Wykonanie zdjęć oraz nakręcenie filmu należy wykonać w dniu otwarcia wystawy, tj. 13 września 2015 r. od godz. 9:00 do godz. 15: Wykonanie zdjęć oraz nakręcenie filmu należy wykonać jednocześnie podczas trwania wydarzenia. 4. Dokumentację fotograficzną oraz filmową należy wykonać według briefu, który Zamawiający przekaże Wykonawcy przed wydarzeniem. Informacje na temat dokumentacji fotograficznej: 1. Wykonawca przekaże Zamawiającemu minimum 150 zdjęć, z których Zamawiający wybierze do publikacji 100 zdjęć. 2. Dokumentację fotograficzną z wydarzenia należy przekazać Zamawiającemu na płytcie/ach DVD w terminie do 3 dni roboczych od daty zakończenia wydarzenia. Przekazana dokumentacja fotograficzna będzie po obróbce cyfrowej oraz do zdjęć zostaną dodane znaki wodne lub logo. 3. Dokumentacja fotograficzna musi być sporządzona zgodnie z następującymi wymaganiami technicznymi: 3.1. Format: JPG 3.2. Technika: kolor, cyfrowa Rozdzielczość: 4288 x 2848 px. lub więcej. Informacje na temat dokumentacji filmowej: 1. Surowy materiał z nagrania należy przekazać Zamawiającemu na płycie/ach DVD w terminie do 5 dni roboczych od daty zakończenia wydarzenia. 2. Dokumentacja filmowa obejmuje przygotowanie trwającej do 10 minut relacji oraz 5 wywiadów, z których każdy trwa około 2 minut. 3. Relacja z wydarzenia, z pełną postprodukcją (montaż, udźwiękowienie, podkład lektora, muzyka, czołówka, tyłówka, itp.) powinna być dostarczona Zamawiającemu na płycie/płytach DVD w terminie do 29 września 2015 r. Relacja powinna trwać do 10 minut. 9

10 4. Oferent będzie zobowiązany do przeprowadzania wywiadów ze wskazanymi przez Zamawiającego osobami wg skryptu przygotowanego przez Zamawiającego. 5. Wywiady z pełną postprodukcją (montaż, udźwiękowienie, podkład lektora, muzyka, czołówka, tyłówka, itp.) powinny być dostarczone Zamawiającemu na płycie/płytach DVD w terminie do 29 września 2015 r. 6. Dokumentacja filmowa musi być sporządzona zgodnie z następującymi wymaganiami technicznymi: 6.1. Format: AVI, MP4, WMV lub MPG Rozmiar: HD 720px; Full HD 1920x1080 px. 10