Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Spotkanie informacyjne dla pracowników kwestur i działów finansowych uczelni Warszawa, 17 kwietnia 2012
Zakres kontrolowania uczelni przez NA i KE Przewodnik dla Beneficjenta (Załącznik VI do umowy): CZĘŚĆ IX. MONITOROWANIE I KONTROLA DZIAŁAŃ PROGRAMU, KONTROLE I AUDYTY Narodowa Agencja, Komisja Europejska lub wyznaczone przez nie osoby i instytucje będą mogły realizować następujące rodzaje działań związanych z monitorowaniem, kontrolą i audytem: wizyty monitoringowe o charakterze doradczym; kontrole w siedzibie uczelni; kontrole systemowe kontrole finansowe kontrole finansowe w siedzibie FRSE (czyli wezwanie do nadesłania do Narodowej Agencji dokumentacji indywidualnych beneficjentów w celu ich skontrolowania poza siedzibą uczelni). 2
Monitoring Wizyta o charakterze doradczym Standardowy przebieg wizyty zakłada: - spotkanie z Uczelnianym Koordynatorem oraz (jeżeli dotyczy) innymi osobami bezpośrednio zaangażowanymi w realizację działań; - spotkanie ze studentami-beneficjentami i/lub pracownikamibeneficjentami programu Erasmus; - spotkanie z przedstawicielem władz uczelni wstępnie podsumowujące rezultaty wizyty W zależności od potrzeb uczelni możliwe jest zorganizowanie także spotkania np. z wydziałowymi koordynatorami programu Erasmus (jeżeli dotyczy), pracownikami kwestury/ działu finansowego. W wizycie może brać udział Ekspert Boloński 3
Kontrole systemowe w siedzibie uczelni Podczas kontroli systemowej będą analizowane m.in. następujące kwestie związane z realizacją programu Erasmus: 1) analiza aktualnych procedur funkcjonujących w uczelni w odniesieniu do: zasad rekrutacji studentów kandydatów do wyjazdu; zasad kwalifikacji pracowników kandydatów do wyjazdu; zasad finansowania wyjazdów studentów i pracownikówstypendystów programu Erasmus w danym roku akademickim; 2) poprawność wykorzystania środków otrzymanych na podstawie umowy finansowej z Narodową Agencją (FRSE), w tym badanie dokumentacji losowo wybranych stypendystów z wskazanego roku (nazwiska stypendystów są przekazywane na kilka dni przed wizytą w celu zgromadzenia kompletu dokumentów w jednym miejscu; 4
Kontrole finansowe w siedzibie FRSE - czyli Kontrola dokumentacji indywidualnych stypendystów Studenci: umowa pomiędzy uczelnia a studentem; Przed wyjazdem: SMS: Porozumienie o programie zajęć (LA) SMP: Porozumienie o programie praktyki (TA); Po powrocie: SMS: Wykaz zaliczeń (TR) SMP: potwierdzenie zrealizowania programu praktyki; potwierdzenie pobytu w instytucji przyjmującej określające czas rozpoczęcia i zakończenia pobytu (o ile dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu nie są określone w potwierdzeniu realizacji programu); dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla studenta (wyciągi z r-ku/kopie przelewów/potwierdzenia odbioru w gotówce); wypełniona przez studenta ankieta stypendysty Erasmusa.
Kontrola dokumentacji indywidualnych stypendystów Pracownicy: umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem; Przed wyjazdem: STA: Indywidualny program nauczania, STT: Indywidualny program szkolenia / Indywidualny plan pracy ; Po powrocie: STA: potwierdzenie z uczelni przyjmującej z czasem pobytu oraz liczbą zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych, STT: potwierdzenie z instytucji przyjmującej z czasem pobytu i potwierdzeniem zrealizowania programu szkolenia; dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla pracownika (wyciągi z r-ku/kopie przelewów/potwierdzenia odbioru w gotówce);
Kontrola dokumentacji indywidualnych stypendystów Pracownicy (2): wypełniona przez pracownika ankieta stypendysty Erasmusa; w przypadku wypłaty stypendium na koszty podróży i/lub dni podróży kopia biletu lub w wypadku podróży pracownika samochodem oświadczenie woli (Zał. 6)
Dziękujemy za uwagę! Kontakt z Zespołem programów: Erasmus, Erasmus Mundus, Tempus, Eksperci Bolońscy www.frse.org.pl www.erasmus.org.pl Osoby kontaktowe dla poszczególnych uczelni 8