IDENTYFIKACJA OUTSOURCINGU INFORMATYCZNEGO W JEDNOSTKACH SAMORZ DOWYCH RYSZARD BUDZI SKI AGATA WAWRZYNIAK Uniwersytet Szczeci ski Streszczenie W artykule zaprezentowany został problem identyfikacji outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz du terytorialnego. Główny nacisk został poło ony na prezentacj metod, które w badaniu b d zastosowane. Podj to równie prób naszkicowania przyj tej procedury badawczej i scharakteryzowano jej etapy. Słowa kluczowe: outsourcing, usługi informatyczne, jednostki samorz dowe, taksonomia rozmyta, teoria zbiorów przybli onych 1. Wprowadzenie Profesjonalne usługi zewn trzne, inaczej nazywane outsourcingiem 1, s nowoczesn strategi zarz dzania, która polega na przekazywaniu zada, funkcji, projektów i procesów, które nie s zwi zane bezpo rednio z podstawow działalno ci danego podmiotu, do realizacji firmie zewn trznej. Podstawow korzy ci wynikaj c z takiego rozwi zania jest redukcja kosztów, poniewa outsourcing jest stosowany, gdy dost pne zasoby zewn trzne s ta sze od własnych. Istotne s tak e inne czynniki, takie jak denie do realizacji usług na najwy szym poziomie, specjalizacja pracy, koncentracja na obszarach, w których osi gana jest przewaga konkurencyjna oraz dost p do specjalistycznej wiedzy. Jak wa ny jest problem outsourcingu mo e wiadczy fakt, e z konieczno ci istnienia tego typu usług zdawano sobie spraw ju w pocz tkach XX wieku. Znany wszystkim potentat samochodowy, Henry Ford, ju w latach dwudziestych minionego wieku powiedział: " Nastały cikie czasy. Ekonomia jest na takim poziomie, na jakim powinna by, a konkurencja otacza nas ze wszystkich stron wiata. Zatem je li jest co, czego nie potrafimy zrobi wydajniej, taniej i lepiej ni nasi konkurenci, nie ma sensu, eby my to robili. Powinni my zatrudni do wykonania tej pracy kogo, kto zrobi to lepiej". Była to pierwsza definicja outsourcingu. Pół wieku pó niej zasada ta stała si mottem ogólno wiatowego rynku 2. Obecnie w zasadzie jest norm, e np. małe przedsi biorstwa nie prowadz samodzielnie ksi gowo ci, ale korzystaj z usług biur rachunkowych. Outsourcing jako szczególna forma współpracy znalazł swoje poczesne miejsce zwłaszcza na gruncie IT (technologii informatycznych), jako dziedziny ci le podlegaj cej outsourcingowi. Koszty zwi zane z informatyzacj s zwykle zbyt wysokie aby mo na było sobie pozwoli na własny dział informatyczny (a cz sto nawet na zatrudnienie pojedynczego informatyka) czy te na korzystanie z najnowszego oprogramowania wspomagaj cego prowadzenie działalno ci. Rozwi - 1 Termin outsourcing pochodzi z j z. angielskiego i jest skrótem trzech słów: outside-resource-using, co oznacza korzystanie z zewn trznych ródeł. 2 Por. [1, str.40-44].
12 Ryszard Budzi ski, Agata Wawrzyniak Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz dowych zaniem tego problemu jest si gni cie po oferty firm specjalizuj cych si w wiadczeniu tego typu usług. Jednak trzeba si równie liczy z faktem, i zastosowanie outsourcingu nie koniecznie musi oznacza sukces. Wiele przedsi biorstw chc cych rozwi zywa swoje problemy w ten sposób nie osi ga spodziewanych rezultatów. Powodem tego mo e by brak wytyczonego kierunku i precyzji w okre laniu realnych celów, a tak e denie do nieracjonalnych oszcz dno ci poprzez wybór usługodawców proponuj cych najni sze ceny, ale nie najwy sz jako. Nasuwaj si zatem podstawowe pytania: Jak korzysta z outsourcingu, aby zagwarantowa sobie sukces? Czy to si rzeczywi cie opłaca jak mierzy efektywno tego typu przedsi wzi? Czy jest to rozwi zanie dla ka dego przedsi biorstwa, niezale nie od jego wielko ci i bran y, w której działa? Istnienie tych problemów skłoniło autorów niniejszego artykułu do zaj cia si tematem outsourcingu informatycznego w odniesieniu do specyficznego rodzaju organizacji, jakim s jednostki samorz du terytorialnego. Wynika to z faktu istnienia luki badawczej jak dot d wszelkie opracowania dotycz ce outsourcingu IT dotyczyły jedynie przedsi biorstw. Podstawowymi przesłankami podj cia bada były: zmiana w podej ciu do prowadzenia działalno ci przez organizacje samorz dowe nie wszystko trzeba realizowa samodzielnie, mo na korzysta z usług specjalistów jest to efektywniejsze; skala, powszechno i powtarzalno korzystania z usług outsourcingowych; brak opracowanego wzorca obsługi informatycznej dla tego rodzaju organizacji; brak sprecyzowanych kryteriów oceny czy dla konkretnej organizacji korzystanie z outsourcingu jest opłacalne. Celem artykułu jest zaprezentowanie procedury badawczej jak zaplanowano zastosowa w ramach bada dotycz cych identyfikacji outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz dowych (Rys.1).
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006 13 Czy istniej prawidłowo ci i podobie stwa w stosowaniu outsourcingu przez organizacje samorz dowe? Postawienie problemu Opracowanie procedury badawczej Analiza rynku usług informatycznych w obsłudze jednostek samorz dowych Badanie ankietowe i analiza statystyczna uzyskanych danych Klasyfikacja rozmyta organizacji samorz dowych w woj. zachodniopomorskim ze wzgl du na poziom korzystania z outsourcingu Taksonomia rozmyta Okre lenie kierunków rozwoju tego typu usług w regionie Wypracowania wzorca obsługi informatycznej dla tego rodzaju organizacji Teoria zbiorów przybli onych Rysunek 1. Proponowana procedura badawcza ródło: opracowanie własne. 2. Charakterystyka etapów w proponowanej procedurze badawczej Aby zrealizowa cel podj tych bada, tzn. zidentyfikowa outsourcing IT w jednostkach samorz du terytorialnego, przyj to nast puj c procedur badawcz : - I etap - analiza rynku usług informatycznych w obsłudze jednostek samorz dowych, - II etap - klasyfikacja organizacji samorz dowych obj tych badaniem ze wzgl du na poziom korzystania z outsourcingu, - III etap - wypracowanie wzorca obsługi informatycznej dla tego rodzaju organizacji. W zwi zku z tym w badaniach zastosowano trzy podstawowe metody: 1. badanie ankietowe, 2. taksonomia rozmyta, 3. teoria zbiorów przybli onych. 2.1. Badanie ankietowe i analiza statystyczna rynku usług informatycznych w obsłudze jednostek samorz dowych Na potrzeby analizy rynku usług informatycznych opracowano kwestionariusz ankietowy koncentruj cy si na:
14 Ryszard Budzi ski, Agata Wawrzyniak Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz dowych 1. stopniu informatyzacji urz du oraz liczbie zatrudnionych specjalistów z zakresu informatyki,szczegółowych danych dotycz cych korzystania przez urz d z usług podmiotów zewn trznych, 3. okre leniu czynników decyduj cych o wyborze dostawców,ocenie jako ci realizowanych przez nich usług.po zgromadzeniu danych z kwestionariuszy ankietowych dokonano weryfikacji formalnej i merytorycznej zebranego materiału oraz stworzono elektroniczn baz danych. Dane z niej pochodz ce stanowiły podstaw do wykonania oblicze w oparciu o wybrane metody analizy ilo ciowej zjawisk i procesów rynkowych, takie jak: 1. analiza struktury zjawisk rynkowych; 2. analiza dynamiki; 3. analiza zwi zków przyczynowo-skutkowych; 4. analiza rynku w przestrzeni3. Wyniki oblicze statystycznych posłu yły nast pnie do sformułowania wniosków dotycz cych stanu przebadanej zbiorowo ci. 2.2. Klasyfikacja badanych organizacji samorz dowych za pomoc taksonomii rozmytej Klasyfikacja danych jest procesem, który przypisuje obiekty posiadaj ce wspólne cechy do okre lonych klas. Jest ona jedn z podstawowych operacji wykonywanych na danych zgromadzonych w bazach danych. Bazy danych stanowi cz sto ogromne kolekcje danych st d te wynika du e znaczenie odpowiednich, wydajnych metod przeprowadzania klasyfikacji tych danych. Prawidłowo przeprowadzona klasyfikacja pomaga np. odkry charakterystyki danych w sposób zrozumiały dla u ytkownika, uogólnia dane lub te organizowa dane zgodnie z zakładanymi strukturami zorientowanymi na wiedz. Problem klasyfikacji mo na widzie z perspektywy sposobu jej przeprowadzania. Według [6] i [7] systematyk klasyfikacji mo na przedstawi w postaci drzewa reprezentuj cego ró ne typy klasyfikacji (Rys. 2). W klasycznym uj ciu klasyfikacji (taksonomii klasycznej) nast puje podział zbioru, który zawiera obiekty O 1, O 2,..., O N, opisywane przez cechy diagnostyczne X 1, X 2,..., X K, na podzbiory A 1, A 2,..., A P, zwane grupami typologicznymi. Podział powinien by dokonany w taki sposób, aby otrzymane grupy w sumie tworzyły zbiór wyj ciowy oraz były parami rozł czne. Natomiast obiekty, które znajduj si w jednym podzbiorze były do siebie jak najbardziej podobne, a obiekty znajduj ce si w ró nych podzbiorach były do siebie jak najmniej podobne. Konsekwencj takiego działania maj by takie grupy typologiczne, w których odległo ci ka dej pary obiektów, które nale do jednej grupy, były mniejsze od odległo ci ka dej pary obiektów, nalecych do ró nych podzbiorów. 4 Jednak w praktyce wyst puj trudno ci zwi zane z przyporz dkowaniem obiektów do okre lonej grupy (np. ze wzgl du na zbli one przeci tne ró nice mi dzy obiektami). W takiej sytuacji granice mi dzy wydzielonymi grupami mog by nieostre rozmyte. 3 Por. [3] i [4]. 4 Por. [5, s. 70].
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006 15 KLASYFIKACJE Nie wykluczaj ca si (nakładaj ce si ) (overlapping) Wykluczaj ca si (exclusive) ROZMYTA (fuzzy) Z NADZOREM (supervised) BEZ NADZORU (unsupervised) HIERARCHICZNA (hierarchical) Z PODZIAŁEM (partional) Rysunek 2. Systematyka klasyfikacji ródło: opracowano na podstawie [6, s. 355]. Twórc w latach szedziesi tych teorii zbiorów rozmytych oraz logiki rozmytej jest L. A. Zadech. 5 Podstawowym poj ciem tej teorii jest zbiór rozmyty, który mo na zdefiniowa nast puj co: zbiór rozmyty A na uniwersum jest to zbiór par uporz dkowanych ((O i, f A (O i )), gdzie O i. Odwzorowanie f A (O i ): <0, 1> nazywa si funkcj przynale no ci elementu O i do zbioru rozmytego A. Zbiór rozmyty mo na wiec zapisa nast puj co: A = (O f (O )) (1) O i i Dla ka dego elementu nalecego do uniwersum okre lona jest funkcja, która przyjmuje warto ci z przedziału <0, 1>. Funkcja ta okre la w jakim stopniu element nale y do zbioru rozmytego. Zbiór rozmyty jest uogólnieniem zbioru w zwykłym sensie. Zagadnienie klasyfikacji rozmytej mo na przedstawi nast puj co: niech zbiór zawiera N obiektów O 1, O 2,..., O N. Ka dy z tych obiektów jest opisywany przez warto ci cech diagnostycznych X 1, X 2,..., X K, tak, e dane s obserwacje x ik (i = 1, 2,..., N, k = 1, 2,..., K). Nale y okre li na elementach zbioru rodziny zbiorów rozmytych (klas, grup) A 1, A 2,..., A P gdzie liczba P jest dana, 1<P<N tak, aby były spełnione warunki: 0 fip 1 (i = 1, 2,..., N, p = 1, 2,..., P) (2) P f = 1 (i 1, 2,..., N) ip = p= 1 A i (3) 5 Z polskich prac na ten temat nale y wymieni m.in. prace [8] i [9].
16 Ryszard Budzi ski, Agata Wawrzyniak Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz dowych obiekty o du ych warto ciach funkcji przynale no ci do tego samego zbioru rozmytego s bardzo podobne do siebie, natomiast obiekty odznaczaj ce si du ymi stopniami przynale no- ci do ró nych klas s mało do siebie podobne. Klasyfikacja rozmyta jest uogólnieniem klasyfikacji zwykłej. Niesie ona ze sob bogatsze informacje o konfiguracji zbioru obiektów ni klasyfikacja zwykła, dzi ki temu nale enie do klasy, jako zmienna zero-jedynkowa (1 - obiekt nale y, 0- obiekt nie nale y), zostaje zast pione poj ciem przynale no do klasy, które formalnie jest przedstawione za pomoc zmiennej ci głej przyjmuj cej warto ci z przedziału <0, 1>. Klasyfikacja rozmyta pozwala na bardziej precyzyjny opis w przypadkach, gdy trudno jednoznacznie sklasyfikowa obiekty. Ma to miejsce, gdy granice mi dzy klasami s nieostre lub klasy nie s dobrze separowalne. W ramach prowadzonych bada zostanie dokonana klasyfikacja rozmyta jednostek samorz dowych w województwie zachodniopomorskim ze wzgl du na poziom korzystania z zewn trznych usług informatycznych. Pozwoli to na okre lenie kierunków rozwoju tego typu usług w danym regionie oraz b dzie stanowi podstaw do wypracowania wzorca obsługi informatycznej dla tych klas organizacji. 2.3. Wnioskowanie ze zbiorów przybli onych Teoria zbiorów przybli onych eliminuje ograniczenia zwi zane z okre leniem zbioru kantorowskiego. Klasyczna, (kantorowska) teoria zbiorów zakłada, e dowolny element nale y lub nie nale y do danego zbioru. W teorii zbiorów przybli onych jest to mo liwe poprzez odrzucenie wymogu istnienia ci le okre lonych granic zbioru. Cz sto celem systemu decyzyjnego opartego na zbiorach przybli onych jest poszukiwanie ukrytych, a wi c niejawnych reguł, które legły u podstaw wyboru dokonywanego przez eksperta (lub ekspertów). Takie procesy wydobywania wiedzy ze zbioru danych okre lane s angloj zycznymi terminami, które nie maj jeszcze swoich polskich odpowiedników. S to "knowledge discovery" i "data mining", co mo na przetłumaczy jako "odkrywanie wiedzy" i "wydobywanie reguł". Autorem koncepcji zbiorów przybli onych jest polski profesor Zdzisław Pawlak, który ogłosił podstawy tej teorii na pocz tku lat osiemdziesi tych ubiegłego wieku. Teoria ta szeroko upowszechniła si w wiecie naukowym i stanowi obecnie jedn z szybciej rozwijaj cych si metod sztucznej inteligencji. Teoria zbiorów przybli onych umo liwia rozwi zywanie rzeczywistych, trudnych problemów ekonomicznych poprzez znajdowanie powi za istniej cych mi dzy atrybutami decyzyjnymi, ułatwiaj c w ten sposób podj cie decyzji. W ramach prowadzonych bada teoria zbiorów przybli onych zostanie wykorzystana do stworzenia bazy reguł, która b dzie stanowi podstaw do podj cia decyzji o zastosowaniu okre- lonego typu zewn trznych usług informatycznych w danej organizacji samorz dowej. Dane pozyskane w ramach badania ankietowego zostały w poprzednich etapach badania uporz dkowane w postaci elektronicznej tabeli i stanowi pierwotn tabel informacyjn, która nast pnie w wyniku przeprowadzonej dyskretyzacji zostanie przekształcona we wtórn tabel informacyjn. To z kolei pozwoli wyznaczy elementarne zbiory warunkowe i koncepty decyzyjne. Nast pnie podj ta zostanie próba redukcji zb dnych atrybutów warunkowych. Kolejnym etapem badania b dzie budowa algorytmu decyzyjnego, który prawdopodobnie b dzie musiał zosta uproszczony poprzez wyeliminowanie reguł podobnych. W efekcie zostanie otrzymany zbiór reguł tworz cych wzorzec obsługi informatycznej dla jednostek samorz dowych (por. Rys. 3).
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006 17 Pierwotna tabela informacyjna Wtórna tabela informacyjna Redukcja ilo ci atrybutów Stworzenie bazy reguł decyzyjnych Ocena jako ci i dokładno ci reguł decyzyjnych Wnioski: stworzenie wzorca obsługi informatycznej dla jednostek samorz dowych Rysunek 3. Algorytm działa zwi zanych z wnioskowaniem ze zbiorów przybli onych ródło: opracowanie własne. 3. Podsumowanie Przedstawiona procedura badawcza znalazła swoje zastosowanie w badaniach dotycz cych identyfikacji outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz dowych województwa zachodniopomorskiego. Dotychczas zrealizowano I etap bada, tzn. dokonano analizy rynku tych usług. Badaniem obj te były wszystkie urz dy miejskie, miejsko-wiejskie i wiejskie województwa zachodniopomorskiego (n = 113) 6. Badanie ankietowe w formie wywiadu bezpo redniego zostało przeprowadzone w dniach 20.07.2005 15.09.2005. Na podstawie uzyskanych danych wykonano zaplanowane obliczenia statystyczne, które nast pnie pozwoliły sformułowa wnioski o stanie badanej zbiorowo ci. Stwierdzono przykładowo, e: urz dy gminne w województwie zachodniopomorskim s dobrze wyposa one w komputery, je eli chodzi o stosunek liczby komputerów do liczby pracowników (wska nik ten wynosi 0,88); ogólnie wi kszo urz dów zatrudnia specjalistów z zakresu informatyki (63,7% wszystkich gmin), jednak w przypadku urz dów w gminach wiejskich sytuacja jest odwrotna (50,9% gmin wiejskich); w wi kszo ci urz dów nie ma komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za informatyzacj (90,3% urz dów); wi kszo badanych urz dów korzysta z ró nych form outsourcingu informatycznego (94% gmin); 6 Z badania wył czono Urz d Miasta Szczecina ze wzgl du na jego wielko i przez to trudno w porównywaniu z innymi gminami w województwie.
18 Ryszard Budzi ski, Agata Wawrzyniak Identyfikacja outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz dowych nie mo na jednoznacznie stwierdzi, e zastosowanie outsourcingu ma wpływ na redukcj kosztów informatyki w urz dach gminnych (outsourcing nie zawsze jest stosowany w celu obni enia kosztów); najcz stszymi korzy ciami ze stosowania outsourcingu stwierdzonymi przez respondentów była wy sza jako obsługi informatycznej (68,52% wskaza ) oraz szybsze i bardziej elastyczne dostosowywanie si do wymaga u ytkowników (66,67% wskaza ); wi kszo respondentów potwierdziła, e zastosowanie outsourcingu podniosło sprawno działania urz dów (w 83,3% urz dów to stwierdzono); 61,1% urz dów oceniło przebieg współpracy z firmami outsourcingowymi jako dobry. Zamiarem autorów jest kontynuacja bada zwi zanych z identyfikacj outsourcingu informatycznego w jednostkach samorz dowych woj. zachodniopomorskiego w oparciu o zaproponowane w artykule metody. Bibliografia 1. Gay Ch. L., Essinger J., 2002. Outsourcing strategiczny. Oficyna Ekonomiczna Kraków. 2. Jain A.K., Dubes R.C., 1988. Algotithms for clustering data. Prentice-Hall, Inc., A Division of Simon & Schuster, Englewood Cliffs New Jersey 07632. 3. Jajuga K., 1984. O sposobach okre lania liczby klas w zagadnieniach klasyfikacji i klasyfikacji rozmytej. Prace Nauk. AE we Wrocławiu 262. 4. Nowak E., 1990. Metody taksonomiczne w klasyfikacji obiektów społecznogospodarczych. PWE Warszawa. 5. Nycz M., 2003. Klasyfikacja danych w procesie inteligentnego pozyskiwania wiedzy z baz danych, Pozyskiwanie wiedzy i zarz dzanie wiedz. Praca zbiorowa pod red. Nycz M. i Owoca M., Wyd. AE we Wrocławiu, Wrocław. 6. Piegat A., 1999. Modelowanie i sterowanie rozmyte. Akademicka Oficyna Wyd. Exit Warszawa. 7. Praca zbiorowa pod red. K dzior Z., 2005. Badania rynku metody i zastosowania, PWE Warszawa. 8. Praca zbiorowa pod red. Mruka. H., 2003. Analiza rynku. PWE Warszawa. 9. Trocki M., 2001. Outsourcing. PWE Warszawa.
POLSKIE STOWARZYSZENIE ZARZ DZANIA WIEDZ Seria: Studia i Materiały, nr 5, 2006 19 IDENTIFICATION OF COMPUTING OUTSOURCING IN SELF-GOVERNMENT UNITS Summary The aim of this paper is the presentation of the problem of outsourcing IT in units of local self-government. The main stress is laid on the selection of methods, which will be used in the research (for example questionnaire research, fuzzy taxonomy, theory of rough sets). There is made an attempt to trace out a research procedure and its stages are described. Keywords: outsourcing, fuzzy taxonomy, theory of rough sets RYSZARD BUDZI SKI e-mail: rbudzinski@wi.ps.pl AGATA WAWRZYNIAK e-mail: agata.wawrzyniak@univ.szczecin.pl Uniwersytet Szczeci ski Instytut Informatyki w Zarz dzaniu ul. Mickiewicza 64 71-101 Szczecin