Odpis podstawowy Na zakładowy Fundusz Świadczeń Śocjalnych Odpis podstawowy to równowartość dokonanych odpisów, odprowadzonych na rachunek bankowy funduszu. Odpis podstawowy zmienia się w każdym roku kalendarzowym. Wysokość odpisu podstawowego wynosi bowiem na jednego zatrudnionego: 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim albo 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. To jednak zasada, od której istnieją wyjątki. Wysokość odpisu podstawowego na: jednego pracownika młodocianego wynosi w pierwszym roku nauki 5%, w drugim roku nauki 6%, a w trzecim roku nauki 7% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, którym mowa wyżej; jednego pracownika zatrudnionego w szczególnie uciążliwych warunkach pracy wynosi 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa wyżej. Pracodawcy mogą zwiększyć odpis: o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa wyżej, na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności; o 6,25% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa wyżej, na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej sprawowanej nad nimi przez pracodawcę (dotyczy rownież zlikwidowanych zakładów pracy). W zasadzie jednak pracodawcy mogą kształtować odpis dowolnie: w układzie zbiorowym pracy, a w jego braku w regulaminie wynagrodzenia. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. W oświacie obowiązują odmienne zasady naliczania odpisu podstawowego. Wpłata odpisu
Pracodawca tworzący ZFŚS jest zobowiązany prowadzić odrębny rachunek bankowy dla środków funduszu. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie: do dnia 31 maja danego roku co najmniej 75% równowartości odpisów; do dnia 30 września danego roku całość; 31 grudnia należy skorygować wartość odpisów do kwoty rzeczywistej i dokonać wpłaty/wypłaty środków funduszu. Pracodawcy wypłacający świadczenia urlopowe oczywiście nie dokonują takiej wpłaty, po prosty wypłacają świadczenia urlopowe w odpowiednich terminach. Koszty uzyskania przychodu W pełni stanowią koszt uzyskania przychodu odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek ZFŚS. Zatem dopiero odprowadzenie środków na odrębny rachunek bankowy pozwala na zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu. Jeżeli pracodawca niezgodnie z przepisami "pożycza" następnie środki funduszu i oddaje z powrotem, to nie zmienia to faktu, że mógł zaliczyć je w koszty uzyskania przychodu już w dacie pierwotnej wpłaty, bez obowiązku korygowania z chwilą "pożyczenia". Niektóre wydatki na rzecz pracowników, w szczególności wydatki na działalność socjalną (z wyjątkiem wypłaconych świadczeń urlopowych), nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu, nie są to bowiem wydatki ponoszone w celu uzyskania przychodów. W takim wypadku tworzenie funduszu i ponoszenie tych wydatków ze środków funduszu stanowi jedyną możliwość pośredniego zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto niektóre świadczenia korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego jedynie wtedy, gdy są ponoszone ze środków ZFŚS: wartość rzeczowych świadczeń otrzymywanych przez pracownika, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych - do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi; dopłaty do: wypoczynku zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie, w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczosanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - dzieci i młodzieży do lat 18 - z funduszu socjalnego, zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych oraz zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra niezależnie od ich wysokości. Działalność socjalna Środkami Funduszu administruje pracodawca. W swoim administrowaniu - w wykonywaniu działalności socjalnej - opiera się na przepisach prawa oraz regulaminu świadczeń socjalnych i jest odpowiedzialny za dopełnienie obowiązków pod rygorem sankcji karnej (grzywna za wykroczenie) oraz odpowiedzialności odszkodowawczej (zwrot do funduszu). Związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub regulaminu, o przekazanie należnych środków na fundusz. Pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych w umowie, uzgodnioną z zakładową organizacją związkową, a w razie jej braku - bez uzgodnień. Umowa taka określa w szczególności: przedmiot wspólnej działalności; zasady jej prowadzenia; sposób rozliczeń; tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa może także określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. Środki Funduszu nie wykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja jest prowadzona w związku z zobowiązaniami Funduszu. Słowniczek Działalność socjalna - usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową, Zakładowe obiekty socjalne - ośrodki wczasowe i kolonijne, domy wypoczynkowe, sanatoria, ogrody działkowe, obiekty sportowo-rekreacyjne, żłobki i przedszkola oraz obiekty służące działalności kulturalnej, Osoby uprawnione do korzystania z Funduszu - pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów - byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie ZFŚS prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.
Majątek funduszu Środki Funduszu zwiększa się o: wpływy z opłat pobieranych od osób i jednostek organizacyjnych korzystających z działalności socjalnej; darowizny oraz zapisy osób fizycznych i prawnych; odsetki od środków Funduszu; wpływy z oprocentowania pożyczek udzielonych na cele mieszkaniowe; wierzytelności likwidowanych zakładowych funduszy socjalnego i mieszkaniowego; przychody z tytułu sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących działalności socjalnej, w części nie przeznaczonej na utrzymanie lub odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych (przychód ze sprzedaży lub likwidacji pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji) - nie dotyczy pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji; przychody z tytułu sprzedaży i likwidacji zakładowych domów i lokali mieszkalnych w części nie przeznaczonej na utrzymanie pozostałych zakładowych zasobów mieszkaniowych (przychód ze sprzedaży lub likwidacji pomniejszony o koszty tej sprzedaży lub likwidacji) - - nie dotyczy pracodawców postawionych w stan upadłości lub likwidacji, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych likwidowanych w celu prywatyzacji; inne środki określone w odrębnych przepisach. Przedsiębiorcy mogą dodatkowo zwiększać środki Funduszu z zysku netto do podziału, a spółdzielnie - z nadwyżki bilansowej W razie przejścia zakładu pracy w trybie art. 23 1 Kodeksu pracy na pracodawcę: zobowiązanego do tworzenia Funduszu: o Fundusz pracodawcy przejmującego przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania Funduszu pracodawcy przekazującego. o Fundusz pracodawcy przejmującego zwiększa się, w części przypadającej na liczbę przejmowanych pracowników, o równowartość środków pieniężnych Funduszu pracodawcy przekazującego, skorygowanych odpowiednio o należności i zobowiązania Funduszu - według stanu na ostatni dzień miesiąca, w którym następuje przejście. nie zobowiązanego do tworzenia Funduszu, pracodawca przejmujący przejmuje środki pieniężne, należności i zobowiązania Funduszu pracodawcy przekazującego. Nadwyżka przejętych środków pieniężnych wraz z odsetkami oraz przejętych należności wraz z odsetkami nad przejętymi zobowiązaniami wraz z odsetkami nie stanowi przychodu pracodawcy przejmującego, jest gromadzona na odrębnym rachunku bankowym lub wydzielonym subkoncie i podlega wydatkowaniu na
zasadach określonych ustawą dla dokonywania wydatków z Funduszu (uzgodnienia ze związkiem zawodowym albo przedstawicielem załogi). Regulamin ZFŚS Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ww. zasad, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ZFŚS uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Warunkiem obowiązywania regulaminu ZFŚS jest jego uzgodnienie z organizacjami związkowymi działającymi w zakładzie pracy. Dysponowanie przez pracodawcę środkami bez takiego uzgodnienia uprawnia te organizacje do żądania od pracodawcy na rzecz funduszu rozdysponowanych kwot. Pracodawca administrujący środkami ZFŚS nie może ich wydatkować niezgodnie z regulaminem zakładowej działalności socjalnej, a postanowienia tego regulaminu nie mogą być sprzeczne z zasadą przyznawania świadczeń według kryterium socjalnego, czyli w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej danej osoby. Usługi i świadczenia - w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalnooświatowej i sportowo-rekreacyjnej - mogą być finansowane z Funduszu, jeżeli są świadczone wyłącznie na terenie kraju. Zasada ta dotyczy także dopłat z Funduszu do takich usług lub świadczeń. Świadczenie urlopowe Pracodawcy nie tworzący ZFŚS i nie naliczający w związku z tym odpisu podstawowego, nie prowadzący działalności socjalnej, mogą wypłacać pracownikom świadczenie urlopowe. Świadczenie urlopowe Wypłacone świadczenie urlopowe to wydatek na działalność socjalną stanowiący koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Pracodawca może wypłacać świadczenie urlopowe, albo go nie wypłacać, podobnie, jak się to dzieje z innymi formami działalności socjalnej. Jeżeli układ zbiorowy czy regulamin nie tworzy ZFŚŚ, a milczy w sprawie świadczenia urlopowego, to znaczy, że pracodawca nie decyduje się na wypłatę tego świadczenia. Wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla:
pracowników młodocianych (uczniów); pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych; ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika (pół etatu - pół świadczenia). Standardowo wysokość świadczenia urlopowego odpowiada wysokości odpisu podstawowego. Pracodawca może obniżyć wysokość świadczenia urlopowego poprzez obniżenie odpisu podstawowego w odpowiednim trybie. Świadczenie urlopowe wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi co najmniej raz w roku urlopu w takim właśnie łącznym wymiarze. Pracownik ma obowiązek taki urlop raz w roku wykorzystać. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, w tym też dniu pracownik może żądać wynagrodzenia urlopowego. Pracownik, który świadczenia nie otrzymał, może go dochodzić przed sądem - jeżeli pracodawca był zobowiązany do jego wypłaty, gdy nie zawiesił działalności socjalnej i gdy nie tworzy funduszu świadczeń socjalnych. Świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników, jest jednak opodatkowane. Wypłacone stanowi koszt uzyskania przychodu pracodawcy. Umowa o pracę Regulaminy W związku z zawarciem umowy o pracę pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z obowiązującymi w zakładzie pracy regulaminami. Kodeks pracy zobowiązuje go jednak do przekazania pracownikowi również dodatkowych informacji, niektórych na piśmie. Niezbędne będzie zatem zapoznanie pracownika z regulaminem pracy, wynagradzania czy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Pracodawca informuje ponadto pracownika na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy; częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę; przysługującym pracownikowi wymiarze urlopu wypoczynkowego; obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę; układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa wyżej, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Pracodawca informuje pracownika na piśmie o: zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa wyżej; o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy; zmianie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty, niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu nie później niż do dnia rozwiązania umowy. Poinformowanie pracownika o zmianie jego warunków zatrudnienia, o których mowa wyżej, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Pracodawca informuje pracownika nie później niżco najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę - o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania - w razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę. Pracodawca informuje pracownika w sposób przyjęty u danego pracodawcy: wszystkich pracowników - o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy; pracowników zatrudnionych na czas określony - o wolnych miejscach pracy. Pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. Pracodawca informuje pracownika w dowolny sposób o: o sposobach posługiwania się dostarczonymi mu środkami ochrony indywidualnej zabezpieczającymi przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy; o ryzykach występujących przy wykonywaniu określonych prac. Pracownicy delegowani za granicę Przed skierowaniem pracownika do pracy pracodawca dodatkowo informuje pracownika na piśmie o:
świadczeniach przysługujących z tytułu skierowania do pracy poza granicami kraju, obejmujących zwrot kosztów przejazdu oraz zapewnienie zakwaterowania; warunkach powrotu pracownika do kraju. Pracodawca informuje pracownika na piśmie o zmianie tych warunków zatrudnienia niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, a w przypadku gdy rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu nie później niż do dnia rozwiązania umowy. Poinformowanie pracownika o omawianych warunkach zatrudnienia oraz o zmianie tych warunków może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów. Te obowiązki informacyjne obowiązują w stosunku do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz na na innej podstawie niż umowa o pracę. Prosto i bez niedomówień Bardzo prostym sposobem informowania pracowników jest zamieszczenie jak największej ilośc obowiązkowych informacji w regulaminie pracy i regulaminie wynagradzania. Przekazanie pracownikowi egzemplarza regulaminu za pokwitowaniem będzie prostym i niewątpliwym dowodem na wypełnienie przez pracodawcę jego obowiązków. Jeżeli jednak pracodawca informuje o czymś pracowników ustnie, powinien w praktyce: w przypadku rozmowy indywidualnej przedstawić pracownikowi do podpisu oświadczenie o tym, że został w jakimś zakresie poinformowany; w przypadku rozmowy z załogą sporządzić notatkę służbową, podając kto, kiedy, kogo i o czym poinformował, najlepiej z podpisem jednego z pracowników jako świadka.