Najczęstszym błędem na kontrolowanych dokumentach jest opisywanie uzasadnienia przez kierownika jednostki i podpisywanie się pod pieczątką o treści Sprawdzono pod względem merytorycznym. Pytanie Jakie należy stosować adnotacje (pieczątki) na dowodach księgowych, aby były zgodne z przepisami zarówno ustawy o rachunkowości, jak i ustawy o finansach publicznych? Odpowiedź Każda jednostka ma prawo i obowiązek (art. 10 ustawy o rachunkowości oraz art. 47 ustawy z 30.6.2005 r. o finansach publicznych; Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm., dalej: FinPublU) ustalenia pewnych specyficznych zasad opisywania i kontroli dowodów księgowych. Wszelkie ustalenia dotyczące dokonywania adnotacji na dowodach księgowych powinny zostać określone w dokumentacji zasad rachunkowości i/lub procedurach kontroli finansowej wprowadzonej w drodze zarządzenia w formie instrukcji, regulaminu, procedury. Należy przy tym pamiętać o zasadzie czytelności i przejrzystości, m.in. na pierwszej stronie powinien znaleźć się tylko nadany numer identyfikacyjny dowodu księgowego wraz z datą wpływu do jednostki, natomiast na odwrocie dowodu umieszczamy ustalone w dokumentacji adnotacje w formie opisu lub pieczątek. 1 / 12
Uzasadnienie dokonania wydatku opisuje pracownik właściwy rzeczowo, któremu powierzono obowiązki i na którego nałożono odpowiedzialność w zakresie gospodarki finansowej jednostki, na podstawie art. 44 ust. 2 FinPublU. Działając na podstawie art. 45 ust. 3 pkt 1 FinPublU, pracownik ten ocenia prawidłowość dokonanego wydatku, jego zgodność z prawem, w tym zgodność ze statutem jednostki. Właściwy rzeczowo pracownik wykonuje jednocześnie, zgodnie z art. 47 ust. 2 ust. 1 FinPublU, wstępną ocenę celowości zaciągania zobowiązań finansowych. Przy tej ocenie kieruje się zasadami ustalonymi w art. 35 FinPublU (m.in. w zakresie oszczędności, celowości, zgodności z planem finansowym, przepisami dotyczącymi rodzaju wydatku, zgodności z wcześniej zawartą umową). Najczęstszym błędem na kontrolowanych dokumentach jest opisywanie uzasadnienia przez kierownika jednostki i podpisywanie się pod pieczątką o treści Sprawdzono pod względem merytorycznym. Zauważyć jednak należy, że w przepisach ustawy o finansach publicznych nie wykorzystano słowa merytorycznie", tym bardziej, że zgodnie ze słownikiem Wł. Kopalińskiego meritum to właściwa, istotna treść sprawy; zasadniczy przedmiot sprawy (w odróżnieniu od jej cech formalnych); dawn. zasługa; natomiast merytoryczne działanie to odnoszące się do meritum". W świetle wskazanych wyżej przepisów ustawy o finansach publicznych, tzw. kontrola merytoryczna jest pojęciem zbyt wąskim w stosunku do kontroli zakresu wykonywanej przez pracowników właściwych rzeczowo. Należy jednak jednocześnie pamiętać o pewnych wyjątkach w tym zakresie, a dotyczących m.in. wyjazdów służbowych, gdzie celowość wyjazdu ocenia kierownik w chwili podpisania delegacji, a osobą właściwą do dokonania wstępnej kontroli zgodności tej operacji z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów jest główny księgowy, który sprawdza prawidłowość rozliczenia delegacji. Pomimo że ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o rachunkowości nie zawierają w treści przepisów słowa merytorycznie", to niektóre organy kontrolne wymagają takiego sformułowania. 2 / 12
Przykładowe uzasadnienie dotyczące zakupu wyposażenia klasopracowni - tablice, krzesła, ławki, gabloty, może przyjąć formę: Wstępnej oceny zobowiązania dokonano w notatce służbowej nr..., na podstawie której zawarto umowę nr... z... zaangażowaną na koncie 998 w wysokości... zł, wydatku dokonano w celu umożliwienia realizacji zadania: prowadzenia zajęć dydaktycznych. Dostarczone wyposażenie jest zgodne z treścią umowy i nie stwierdzono jakichkolwiek uszkodzeń. Do wydatku zastosowano art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych ". Na podstawie takiego opisu wiemy, że przed zawarciem stosownej umowy pracownik dokonał oceny konieczności wydatku w notatce służbowej. Ponadto zamieścił informacje o zawartej umowie i jej wartości oraz o koncie pozabilansowym, co pozwala ocenić, czy wydatek będzie miał skutki tylko w roku bieżącym, czy również w latach następnych. Ustalił, jakiego zadania dotyczy wydatek i stwierdził, że wartość zobowiązania nie przekroczyła kwoty ustalonej w art. 4 pkt 8 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Poniżej informacji o uzasadnieniu powinny znaleźć się adnotacje lub pieczątki. W celu uniknięcia opisanych wyżej kłopotów z kontrolującymi, a jednocześnie spełnienia wymogów ustawy o finansach publicznych, proponujemy przykładowe warianty treści pieczątki wykorzystywanej przez pracowników właściwych rzeczowo: Wydatek zgodny z planem finansowym, klasyfikacja budżetowa: dz.... rozdz....... Sprawdzono pod względem merytorycznym, dokonano wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz prawidłowości operacji i jej legalności (z datą i pieczątką imienną pracownika). Wydatek zgodny z planem finansowym, klasyfikacja budżetowa: dz.... rozdz......., dokonano merytorycznej oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem, w tym z Prawem zamówień publicznych - art...." (z datą i pieczątką imienną pracownika). 3 / 12
Należy pamiętać, że bezcelowe jest kilkukrotne podpisywanie się tej samej osoby na kilku pieczątkach. Pracownik czy też kierownik jednostki powinien złożyć tylko jeden podpis. Zgodnie ze standardami kontroli finansowej, czynności kontrolne powinny być rozdzielone między pracowników, powinien też zostać zapewniony odpowiedni proces weryfikacji dokumentów. Szczegółowy zakres kontroli, który potwierdza odpowiedni pracownik na dokumencie, powinien zostać ustalony w dokumentacji wewnętrznej jednostki tj.: regulaminie, instrukcji, procedurze. Kontrola dotycząca zamówień publicznych może być wykonywana przez innego pracownika, np. specjalistę, wtedy adnotacje mogą przyjąć następującą formę: Wydatek zrealizowany zgodnie z ustawą z 29.1. 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 223, poz. 1655 ze zm.) w trybie:..." (z datą i pieczątką imienną pracownika). Na podstawie art. 4 pkt 8 do wydatku nie stosuje się przepisów ustawy z 29.1.2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 223, poz. 1655 ze zm.)" (z datą i pieczątką imienną pracownika). Główny Księgowy może posługiwać się np. takimi pieczątkami: 4 / 12
Dokonano wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów" (z datą i pieczątką imienną pracownika). Sprawdzono zgodnie z art. 45 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy z 30.6.2006 r. o finansach publicznych" data:... pieczątka imienna pracownika:... W przypadku gdy główny księgowy również dekretuje, można stosować pieczęć dekretacyjną: 5 / 12
Symbol podziałki klasyfikacji Kwota Konto zł gr W-n Ma 6 / 12
7 / 12
8 / 12
Do wypłaty/zwrotu 9 / 12
Słownie zł/gr... Dokonano wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz Data...,... ( podpis i pieczątka imienna ) Główny księgowy podpisuje się obok pracownika właściwego rzeczowo. Ostatnim etapem przed złożeniem przelewu jest zatwierdzenie, dokonywane jednoosobowo, zgodnie z art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, przez kierownika jednostki. W tym celu można zastosować następującą treść pieczątki: 10 / 12
Zatwierdzono do wypłaty ze środków:... Kwota:..., Słownie:..." (z datą i pieczątką imienną pracownika). Po zapłacie na dowodzie należy umieścić formę i datę zapłaty, w celu powiązania dowodu księgowego z wyciągiem bankowym lub raportem kasowym: Zapłacono gotówką RK nr... przelewem, czekiem nr... (z datą i pieczątką imienną pracownika). Zgodnie z art. 44 ust. 2 FinPublU, na dowodzie księgowym mogą składać swoje podpisy wyłącznie pracownicy jednostki, którym powierzono obowiązki w zakresie gospodarki finansowej, w tym główny księgowy. Z tego wynika, że na dowodzie księgowym podpisują się przynajmniej 3 osoby: 1. pracownik właściwy rzeczowo, 2. główny księgowy, 3. kierownik jednostki. Można zadać pytanie, dlaczego aż trzy osoby. Wynika to z faktu, że kierownik jednostki nie jest w stanie znać się na wszystkich zachodzących w niej procesach. Z tego też powodu zatrudnia się osoby posiadające odpowiednie kompetencje w zakresie zadań jednostki, w tym tych, które są niezależne od wykonywanych zadań. Szczególnym pracownikiem jest główny księgowy, którego zadaniem jest m.in. prowadzenie rachunkowości jednostki i pilnowanie, aby ponoszone wydatki były zgodne z celami i zadaniami danej jednostki. Kierownik natomiast odpowiada za 11 / 12
całość gospodarki finansowej, w tym z tytułu nadzoru. Jak wynika z doświadczeń kontrolnych, zbyt duże skupienie kompetencji w jednym ręku prowadzi niejednokrotnie do nadużyć finansowych, co potwierdza konieczność wykonywania poszczególnych czynności kontrolnych przez różne osoby. 12 / 12