System Cyfrowy Urząd. Instrukcja dla Osób fizycznych i Organizacji P

System Cyfrowy Urząd Instrukcja dla Osób fizycznych i Organizacji P08.04.06

Przewodnik przeznaczony jest dla Osób fizycznych i Organizacji użytkowników zewnętrznych rejestrujących się w systemie Cyfrowy Urząd. Dostawca oprogramowania: Sygnity S.A. Wersja 1.01, czerwiec 2013

Spis treści: 1 Wstęp 2 2 Aktywacja i konfiguracja konta użytkownika 3 2.1 Rejestracja... 3 2.2 Logowanie... 8 2.3 Zmiana hasła... 10 2.4 Zmiana danych... 11 2.5 Wyrejestrowanie... 12 3 Zagadnienia dotyczące formularzy/ wniosków elektronicznych 13... 13 3.1 Składanie formularza 3.1.1 Podgląd formularza... 15... 17 3.2 Wypełnianie i wysyłanie formularza... 22 3.3 Weryfikacja podpisu... 23 3.4 Przeglądanie dokumentów i spraw... 29 3.5 Opis stanów formularzy... 30 3.6 Odbieranie dokumentów 4 Płatności 32 5 Wyloguj się 35 6 Pomoc 35 7 Słownik używanych pojęć 35 Strona 1

1 Wstęp Cyfrowy Urząd to portal umożliwiający świadczenie przez Jednostki Samorządu Terytorialnego Województwa Lubuskiego usług publicznych poprzez sieć Internet. Możliwość korzystania z systemu mają zarówno obywatele, przedsiębiorcy, jak i inne urzędy i instytucje. Cyfrowy Urząd ma służyć zwiększeniu efektywności działania administracji publicznej, związanej ze świadczeniem usług publicznych przy jednoczesnym polepszeniu przejrzystości pracy administracji. Każdy obywatel przy pomocy Cyfrowego Urzędu będzie miał możliwość załatwienia swoich spraw bez potrzeby udawania się do właściwego urzędu. Możliwość skorzystania z portalu z dowolnego miejsca na świecie i o dowolnej porze powinny znacząco wpłynąć na oszczędność czasu i kosztów w kontaktach z urzędem. Niniejsza dokumentacja przeznaczona jest dla użytkowników zewnętrznych (osób fizycznych i organizacji), którzy będą zakładali konto w aplikacji Cyfrowy Urząd. Obejmuje zagadnienia z zakresu aktywacji i konfiguracji konta, wysyłania formularzy do Urzędów, przeglądania dokumentów i spraw, odbierania dokumentów przesłanych przez jednostkę/urząd oraz obsługi płatności za usługi. Strona główna systemu Cyfrowy Urząd to: Rys. 1.1 - Strona główna systemu Cyfrowy Urząd Strona 2

2 Aktywacja i konfiguracja konta użytkownika Rozdział obejmuje zagadnienia dotyczące zmiany danych wprowadzanych przez użytkowników (internetowych petentów tj. osoby fizyczne, organizacje), którzy będą korzystali z systemu Cyfrowy Urząd w celu wysyłania do jednostek/urzędów wniosków elektronicznych, ich rejestracji, konfiguracji danych, łączenia kont w systemie Cyfrowego Urzędu z kontem w systemie epuap, zmiany hasła oraz wyrejestrowania. Aktywacja i konfiguracja konta użytkownika obejmuje: 1. Rejestrację użytkownika 2. Logowanie do systemu 3. Zmianę hasła 4. Zmianę danych osoby fizycznej/organizacji 5. Wyrejestrowanie 2.1 Rejestracja Aby umożliwić użytkownikowi (typu osoba, przedsiębiorca) składnie wniosków do urzędów drogą elektroniczną wymagana jest rejestracja konta w systemie. Cyfrowy Urząd umożliwia rejestrację konta użytkownika o charakterze interesanta dla dwóch typów użytkowników: Osoby fizycznej lub Organizacji. W celu rozpoczęcia procesu rejestracji użytkownika należy wybrać przycisk "Zarejestruj się ", który znajduje się na stronie głównej systemu Cyfrowy Urząd. W polu "Rola" należy wybrać odpowiednio "Osoba fizyczna" bądź "Organizacja". Przy każdym wyborze istnieją różne warianty wypełniania, wspólne dla obu pozostaje wpisanie danych w polach "Login", "Hasło" oraz "Powtórzenie hasła". W przypadku uzupełniania pól Login oraz Hasło wyświetlają się informacje jakie warunki mają spełniać wpisywane dane. Login - może zawierać wyłącznie małe, wielkie litery, cyfry oraz znaki "_", "-". Minimalna długość loginu to 3. Hasło - może składać się z małych, wielkich liter, cyfr oraz znaków specjalnych:! @ # $ % ^ & * ( ). Ponadto musi składać się z określonej przez administratora systemu ilości poszczególnych znaków. Minimalna długość hasła również jest określana przez administratora systemu. Przesyłając wypełniony formularz rejestracji użytkownik wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Województwo Lubuskie Urząd Marszałkowski Województwa Lubuskiego, teraz i w przyszłości, zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.). Ma również prawo do wglądu do swoich danych oraz ich poprawienia lub usunięcia. WARIANTY WYPEŁNIANIA FORMULARZA REJESTRACJI 1. OSOBA FIZYCZNA Jeżeli w polu "Rola" wybierze się opcję "Osoba fizyczna" okno konfiguracji danych przyjmuje widok jak poniżej: Strona 3

Rys. 2.1.1 - Okno Rejestracja użytkownika - po wybraniu w polu Rola - osoby fizycznej W sekcji Dane osobowe należy wpisać "Nazwisko", "Imię", "Pesel" oraz nie obligatoryjnie "NIP". W razie, gdy rejestracji dokonuje cudzoziemiec należy zaznaczyć pole "Cudzoziemiec" i obligatoryjne stanie się uzupełnienie pola "Nr paszportu" zamiast "Pesel". Strona 4

W sekcji Dane adresowe wpisuje się podstawowe dane dotyczące miejsca zamieszkania. W obszarze Rodzaj adresu można wybrać różne warianty: "Zameldowania stały", "Zameldowania tymczasowy", "Przebywania". Aby wprowadzić dane dotyczące miejscowości należy wybrać kolejno: "Województwo", "Powiat", "Gmina" oraz "Miejscowość" ze słownika miejscowości: Rys. 2.1.2 - Słownik miejscowości Następnie należy podać "Pocztę" oraz "Kod pocztowy". Istotne jest również zaznaczenie "Tak" lub "Nie" przy opcji Powiadamianie o statusie spraw przez e-mail. Dzięki tej opcji będą przekazywane informacje o każdorazowej zmianie stanu formularza/sprawy na e-mail podany przez użytkownika. W przypadku wybrania opcji "Nie" powiadomienia o zmianach nie będą przesyłane na adres e-mail, użytkownik będzie mógł uzyskać informacje o swoich sprawach bezpośrednio na stronie Cyfrowego Urzędu. Po wypełnieniu wszystkich pól, a przed wybraniem przycisku "Zatwierdź", należy przepisać kod z obrazka. 2. ORGANIZACJA Jeżeli w polu "Rola" zostanie wybrana opcja "Organizacja", okno konfiguracji będzie wymagało od osoby wypełniającej formularz rejestracji podania innego rodzaju informacji: Strona 5

Rys. 2.1.3 - Okno Rejestracja użytkownika - po wybraniu w polu Rola - Organizacji Sekcja Dane osobowe służy do rejestracji danych osoby reprezentującej organizację. Należy obowiązkowo wpisać nazwisko, imię oraz numer PESEL osoby. Strona 6

W sekcji Dane organizacji wypełnia się pola "Nazwa" - należy wpisać pełną nazwę organizacji oraz "REGON" (nr identyfikacyjny podmiotu gospodarczego). Następnie należy wpisać numer "PKD" odpowiedni dla swojej organizacji. W sekcji Dane adresowe w polu "Rodzaj adresu" do wyboru jest tylko opcja "Siedziby" co oznacza, że należy podać adres siedziby organizacji. Aby wprowadzić dane dotyczące miejscowości należy wybrać kolejno: "Województwo", "Powiat", "Gmina" oraz "Miejscowość" ze słownika miejscowości. Następnie należy podać "Pocztę" oraz "Kod pocztowy". Istotne jest również zaznaczenie "Tak" lub "Nie" przy opcji Powiadamianie o statusie spraw przez e-mail. Dzięki tej opcji będą przekazywane informacje o każdorazowej zmianie stanu formularza/sprawy na e-mail podany przez użytkownika. W przypadku wybrania opcji "Nie" powiadomienia o zmianach nie będą przesyłane na adres e-mail, użytkownik będzie mógł uzyskać informacje o swoich sprawach bezpośrednio na stronie Cyfrowego Urzędu. Po wypełnieniu wszystkich pól, a przed wybraniem przycisku "Zatwierdź", należy przepisać kod z obrazka. Po rejestracji wyświetlany jest komunikat o pomyślnym założeniu konta z informacją o konieczności aktywacji konta przy pomocy linku przesłanego na wskazany przez użytkownika email: Rys. 2.1.4 -Komunikat o poprawności założonego konta i konieczności aktywacji konta poprzez link przesłany na adres email Po zalogowaniu się na pocztę e-mail należy otworzyć wiadomość zatytułowaną "Cyfrowy Urząd Aktywacja założonego konta". Treść wiadomości to: Konto o identyfikatorze [IDENTYFIKATOR] zostało założone. Aby aktywować konto należy wpisać w przeglądarce lub kliknąć na poniższy odnośnik: [LINK_AKTYWACYJNY] Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. Po kliknięciu linku użytkownik przekierowany zostaje na stronę Cyfrowego Urzędu, na której znajduje się informacja: Rys. 2.1.5 -Komunikat o aktywacji konta oraz możliwości zalogowania się do systemu Powyższy komunikat świadczy o pomyślnym przebiegu rejestracji konta użytkownika w systemie. Zarejestruj przez epuap Alternatywną formą rejestracji jest rejestracja z jednoczesnym połączeniem konta w systemie Cyfrowego Urzędu z wcześniej zarejestrowanym kontem w systemie epuap ( www.epuap.gov.pl ). W celu zarejestrowania konta tą metodą należy w oknie rejestracji użytkownika wybrać " Zarejestruj przez epuap". Nastąpi przekierowanie na stronę logowania w systemie epuap, na której należy zalogować się na konto. Po poprawnym uwierzytelnieniu wyświetli się formularz rejestracji w systemie Cyfrowego Urzędu z uzupełnionymi danymi skopiowanymi z konta w systemie epuap: Login epuap Imię Strona 7

Nazwisko E-mail Należy uzupełnić pozostałe dane w formularzu rejestracji i analogicznie do opisu powyżej przepisać kod z obrazka oraz aktywować konto klikając na link przysłany na adres e-mail. W przypadku rejestracji tego typu konta można od razu logować się do systemu zarówno używając loginu i hasła do konta w Cyfrowym Urzędzie, jak i przez epuap. Sposoby logowania do systemu opisane są w dalszej części instrukcji. 2.2 Logowanie Interesant, po pomyślnym zarejestrowaniu konta użytkownika może zalogować się do systemu Cyfrowego Urzędu. W tym celu należy wpisać login i hasło oraz zatwierdzić wprowadzone dane przyciskiem "Zaloguj". Rys. 2.2.1 - Logowanie do systemu Wyświetli się panel konta użytkownika. Rys. 2.2.2 - Panel konta użytkownika Strona 8

W przypadku wpisania błędnego hasła lub identyfikatora zostanie wyświetlony komunikat: Rys. 2.2.3 - Komunikat o błędnie wprowadzonych danych podczas logowania się do systemu Jeżeli użytkownik nie pamięta hasła do swojego konta, może skorzystać z opcji generowania nowego hasła użytkownika. W tym celu należy uzupełnić pole "E-mail" oraz przepisać kod z obrazka i wybrać przycisk "Wyślij". Na podany adres e-mail zostanie wysłana wiadomość o tytule: "Cyfrowy Urząd Zmiana hasła" Treść wiadomości to: Hasło do portalu zostało zmienione. Hasło tymczasowe będzie aktywne przez 24h. Zaloguj się do aplikacji używając identyfikatora: [IDENTYFIKATOR] oraz hasła tymczasowego: [HASŁO_TYMCZASOWE] Po zalogowaniu zmień hasło. Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. W przypadku pięciu niepoprawnych prób zalogowania się na konto, jest ono automatycznie blokowane, a na adres e-mail wysyłana jest wiadomość o treści: Konto użytkownika o loginie '[IDENTYFIKATOR]' zostało automatycznie ZABLOKOWANE z powodu nieprawidłowych prób logowania. Aby odblokować konto należy wygenerować nowe hasło. Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. Po zalogowaniu się na konto przy pomocy hasła tymczasowego należy pamiętać o zmianie hasła do konta, po zmianie hasła przez użytkownika również przesyłana jest wiadomość na adres e-mail, w treści której znajduje się hasło podane przez użytkownika. Istnieje drugi sposób logowania się do systemu Cyfrowy Urząd, a mianowicie "Zaloguj się przez epuap". Logowanie za pośrednictwem epuap'u jest możliwe po wcześniejszym połączeniu konta w systemie Cyfrowy Urząd z kontem na stronie epuap w opcji "Zmiana danych" lub po rejestracji przez epuap. Sposób połączenia kont w opcji "Zmiana danych" opisany jest w dalszej części instrukcji. Po wybraniu opcji logowania przez epuap wyświetli się strona: Strona 9

Rys. 2.2.4 - Okno logowania się przy pomocy konta na stronie epuap Po wpisaniu poprawnego loginu oraz hasła bądź podaniu loginu oraz certyfikatu, których interesant używa podczas logowania się do systemu epuap, automatycznie zostanie zalogowany do systemu Cyfrowego Urzędu. 2.3 Zmiana hasła Wybór w widoku głównym opcji Zmiana hasła spowoduje wyświetlenie okna do zmiany hasła: Rys. 2.3.1 - Zmiana hasła W celu zmiany hasła należy uzupełnić pola: Stare hasło Nowe hasło - nowe hasło musi spełniać wymagania, które opisane są w podpowiedzi Powtórz nowe hasło Aby dane zostały zapisane należy zatwierdzić je przyciskiem "Zatwierdź". Nowe hasło musi spełniać warunki określone przez administratora systemu. Opis wymagań dotyczących hasła znajdują się w podpowiedzi, która wyświetlona zostaje na ekranie Strona 10

po kliknięciu w polu "Nowe hasło". Po zmianie hasła przez użytkownika wysyłana jest informacja o tym fakcie na adres e-mail. Tytuł wiadomości to: "Cyfrowy Urząd Zmiana hasła" Treść wiadomości to: Dla użytkownika o loginie [IDENTYFIKATOR] zostało zmienione hasło do portalu. Nowe hasło: [NOWE_HASŁO] Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. 2.4 Zmiana danych Użytkownik zalogowany w systemie ma możliwość zmiany swoich danych, aby to zrobić należy wybrać opcję "Zmiana danych". Wyświetlone zostanie okno z danymi osoby/organizacji podzielone na sekcje: dotyczącą Loginów Dane osobowe Dane adresowe Zmianie podlegają dane w sekcjach Dane osobowe oraz Dane adresowe. Wybór opcji "Tak" w miejscu Powiadomienie o statusie spraw przez e-mail - oznacza chęć otrzymywania informacji o zmianach dotyczących spraw na adres e-mail. Zmianie nie podlega pole "Login". W przypadku chęci połączenia konta w Cyfrowym Urzędzie z kontem w systemie epuap należy wcisnąć przycisk "Połącz z EPUAP", co spowoduje przeniesienie na stronę logowania systemu epuap. Na stronie tej należy zalogować się na konto w systemie epuap. Po pomyślnym uwierzytelnieniu wyświetli się okno z zapytaniem czy skopiować dane z konta w systemie epuap do konta w Cyfrowym Urzędzie. Bez względu na rodzaj odpowiedzi konta zostaną połączone. Sekcja "Zmiana danych osoby" pokazana jest na rysunku poniżej: Strona 11

Rys. 2.4.1 - Okno Zmiana danych osoby 2.5 Wyrejestrowanie Użytkownik może w każdej chwili wyrejestrować się z systemu. Operacja ta spowoduje usunięcie wszystkich danych osobowych. Dokonuje się jej po wcześniejszym zalogowaniu do systemu i wybraniu opcji "Zmiana danych" Rys. 2.5.1 - Opcja Zmiana danych A następnie po wybraniu wybraniu przycisku "Wyrejestruj się": Rys. 2.5.2 - Przycisk Wyrejestruj się Interesant poproszony zostanie o podanie hasła do konta i potwierdzenie lub anulowanie operacji wyrejestrowania z systemu. Operacja wyrejestrowania się jest operacją nieodwracalną. Strona 12

3 Zagadnienia dotyczące formularzy/ wniosków elektronicznych Zagadnienia dotyczące formularzy/wniosków elektronicznych obejmują: 1. Składanie formularza/wniosku 2. Wypełnianie i wysyłanie formularza/wniosku 3. Weryfikację podpisu 4. Przeglądanie dokumentów i spraw 5. Opis stanów formularzy 6. Odbieranie dokumentów 7. Uiszczanie opłat za usługi (wnioski/formularze) 3.1 Składanie formularza Składanie formularza drogą elektroniczną jest uzależnione od tego, która jednostka umożliwia komunikację za pomocą Cyfrowego Urzędu i jakie formularze określiła jako obsługiwane. Dostępne rodzaje formularzy są różne w zależności od tego, jaką opcję zaznaczy się w menu głównym w sekcji "Usługi dla:". Jest możliwość wyboru jednej z trzech opcji: Obywateli, Przedsiębiorców oraz Instytucji i urzędów. Interesant ma możliwość wysłania formularza/wniosku po wcześniejszym wyszukaniu go w menu głównym w katalogach instytucji i usług: Rys. 3.1.1 - Panel Katalog instytucji i usług Strona 13

Aby rozwinąć powyższy panel należy zaznaczyć "Menu portalu" : Rys. 3.1.2 - Menu portalu W pierwszej kolejności użytkownik określa dla kogo ma być przeznaczony formularz w miejscu "Usługi dla:". Następnie korzystając z katalogów usług lub instytucji należy wybrać odpowiedni formularz do wypełnienia. Wybierając jednostkę w katalogu instytucji wyświetli się lista formularzy przez nią obsługiwanych: Rys. 3.1.3 - Lista dostępnych formularzy Wybór formularza, który użytkownik chce wysłać do urzędu jest możliwy przed zalogowaniem się do systemu. Wypełnienie wniosku jest możliwe wyłącznie po zalogowaniu się do systemu. Wygląd okna dostępnych formularzy na stronie głównej przed zalogowaniem się do systemu Cyfrowy Urząd wygląda tak jak na poniższym rysunku: Strona 14

Rys. 3.1.4 - Lista dostępnych formularzy z poziomu strony głównej Cyfrowego Urzędu 3.1.1 Podgląd formularza Po wybraniu odpowiedniego formularza z dostępnej listy formularzy wyświetla się okno z informacjami o formularzu i jednostce. Strona 15

Rys. 3.1.1.1 - Fragment okna z informacją o wybranym formularzu i jednostce, która go obsługuje Informacje zawarte na tej stronie to: Nazwa formularza - "Wniosek o wydanie dowodu osobistego" Nazwa jednostki obsługującej wybrany formularz - "Urząd Miejski w Cybince" Opisy dodawane przez administratora globalnego lub użytkowników jednostki systemu, znajdujące się pod poziomą kreską - "Podstawa prawna" itd. Za pomocą opcji można podejrzeć treść formularza przed wypełnieniem go i wysłaniem do urzędu. Można również zapisać go na dysku lokalnym. Strona 16

Rys. 3.1.1.2 - Fragment podglądu pdf wniosku "Wniosek o wydanie dowodu osobistego" W celu powrotu do listy dostępnych formularzy użytkownik powinien wybrać przycisk. W celu przejścia do wypełniania formularza użytkownik powinien wybrać przycisk. 3.2 Wypełnianie i wysyłanie formularza Aby rozpocząć wypełnianie wybranego formularza, należy wybrać przycisk Należy pamiętać, że wypełnienie formularza jest możliwe dopiero po zalogowaniu się do systemu Cyfrowy Urząd. Po wciśnięciu przycisku "Wypełnij" pojawi się okno z gotowym do wypełnienia formularzem. Strona 17

Rys. 3.2.1 - Fragment formularza "Wniosek o wydanie dowodu osobistego" W oknie tym użytkownik wypełnia treść formularza. W zależności od rodzaju wniosku/formularza, niektóre dane osobowe, adresowe oraz kontaktowe uzupełnione są automatycznie. Podczas wypełniania wniosku należy zwrócić uwagę na "ostrzeżenia" "podpowiedzi" oraz "pomoce". "Ostrzeżenie" - ostrzeżenia oznaczone są znakiem wykrzyknika w czerwonym kółku, ostrzegają najczęściej o tym, iż wymagane jest wypełnienie pola. Informują również wtedy, gdy np. data urodzenia nie zgadza się z numerem pesel. "Podpowiedź" - uwidacznia się po najechaniu przez użytkownika na wybrane pole, informuje np. o tym, iż dane wprowadzane w pole kodu pocztowego mają mieć postać xx-xxx. "Pomoc" - oznaczona jest znakiem zapytania w niebieskim kółku i po kliknięciu na nią można uzyskać informację np. o tym jakiego rodzaju dane należy wprowadzić do danego pola. W przypadku, jeśli formularz zostanie wypełniony nieprawidłowo, na dole strony pojawi się informacja o błędach walidacji formularza. Opisane zostaną te pola, w których wystąpiły błędy. W przypadku wyboru opcji "Zapisz" wypełniony formularz trafi do Dokumentów roboczych. Oznacza to, że zostanie zapisany w sekcji "Moje dokumenty" w zakładce "Dokumenty robocze" i można będzie uzupełnić dane w późniejszym terminie i wysłać do urzędu. W celu wysłania formularza do urzędu tuż po wypełnieniu treści należy ominąć przycisk "Zapisz" i wybrać "Dalej". Na ekranie pojawi się okno umożliwiające dodawanie załączników do wysyłanego formularza, jeśli tylko jednostka/urząd zezwoliła na wysyłanie takich plików i określiła ich rozszerzenia oraz rozmiary. Należy zatem wybrać przycisk "Przeglądaj", wybrać plik z dysku oraz wczytać go. W sekcji "Dodane załączniki" uwidoczni się informacja o pliku, który właśnie dołączyliśmy do Strona 18

formularza oraz informacja o poprawności zapisanych danych. Rys. 3.2.2 - Okno Załączniki do formularza Po przejściu dalej, otwiera się okno dotyczące składania podpisów: Rys. 3.2.3 - Okno Składanie podpisu W oknie tym znajdują się trzy opcje do wyboru: Podgląd danych wniosku Podpisz przez epuap Podpisz elektronicznie W sekcji "Informacje o podpisie" znajduje się informacja o tym, jaki podpis jest wymagany w celu podpisania wniosku. Są trzy możliwe opcje: nie jest wymagany - co oznacza, że nie ma obowiązku podpisywania wniosku wymagany - oznacza, że wymagany jest podpis. W celu podpisania wniosku z tą opcją należy wybrać przycisk "Podpisz przez epuap" i podpisać wniosek za pomocą profilu zaufanego w systemie epuap lub wybrać przycisk "Podpisz elektronicznie" i podpisać za pomocą podpisu kwalifikowanego. wymagany jest podpis bezpieczny (kwalifikowany) - oznacza, że wymagany jest podpis elektroniczny, a zatem należy wybrać przycisk "Podpisz elektronicznie" i za pomocą podpisu Strona 19

kwalifikowanego (certyfikatu kwalifikowanego) podpisać wniosek. W dalszej części niniejszego rozdziału opisany jest szczegółowo proces składania podpisów pod wnioskiem. Podgląd danych wniosku Wybór opcji podglądu spowoduje wyświetlenie się okna z podglądem wypełnionego wniosku. Jak widać na poniższym rysunku/podglądzie niektóre dane wniosku uzupełniane są automatycznie na podstawie danych w systemie Cyfrowy Urząd. Są to dane: data złożenia wniosku, dane osobowe oraz adresowe wnioskodawcy oraz dane adresowe jednostki, do której składany jest wniosek. Rys. 3.2.4 - Fragment podglądu wypełnionego wniosku Podpisz przez epuap Wybór opcji Podpisz przez epuap spowoduje przeniesienie na stronę logowania do systemu epuap oraz umożliwienie podpisania wniosku za pomocą profilu zaufanego w systemie epuap. Podpisz elektronicznie Podpis elektroniczny to inaczej certyfikat kwalifikowany taki, który wystawiony jest przez kwalifikowany urząd certyfikacyjny. Ustawą regulującą zagadnienia związane z podpisem elektronicznym jest ustawa z dnia 18 września 2001r o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 r. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm). dostępna na stronie internetowej: http://isip.sejm.gov.pl/ W celu dokonania podpisu należy podłączyć czytnik kart kryptograficznych, o ile urządzenie (komputer) nie zostało wyposażone w wbudowany na stałe, włożyć kartę a następnie wybrać Strona 20

przycisk "Podpisz elektronicznie". Pojawi się okno nakazujące wybór certyfikatu, należy wybrać właściwy, a następnie podać PIN do klucza weryfikacyjnego i zaakceptować wszystkie czynności. W celu zakończenia podpisywania, należy wybrać opcję "Zakończ". Po pomyślnym zakończeniu procesu podpisywania wyświetli się informacja o podpisaniu dokumentu. Formularz podpisany jest gotowy do wysłania. Po pomyślnym podpisaniu dokumentu należy w oknie "Złożenie wniosku" i wcisnąć przycisk " Wyślij". Na ekranie wyświetli się okno "Dziękujemy za rejestrację dokumentu" w którym są informacje o: nadaniu Numeru Identyfikacyjnego Dokumentu (NID) numerze NID informacji o jednostce do której dokument zostanie wysłany adresie e-mail oraz numerze telefonu jednostki, do której wysyłany jest dokument dodatkowych informacjach o jednostce informacji jak należy postępować po wysłaniu dokumentu Rys. 3.2.5 - Okno Dziękujemy za rejestrację dokumentu Z poziomu tego okna można wydrukować treść dokumentu wysyłanego za pomocą przycisku " Drukuj". Po zapoznaniu się z informacjami w oknie rejestracji dokumentu należy wybrać przycisk "Zakończ ". Jeśli użytkownik wyraził chęć otrzymywania powiadomień na adres e-mail, to zostanie wysłana do niego wiadomość potwierdzająca wysłanie formularza/wniosku do urzędu. Tytuł takiej wiadomości, to (w przypadku powyżej opisanego wniosku): "Cyfrowy Urząd Rejestracja formularza elektronicznego dokwych-086201-2013-01-000002" Treść wiadomości natomiast, to: Kancelaria Podawcza Dokumentów Elektronicznych działając na mocy porozumienia zawartego z jednostką: Urząd Miejski w Cybince Szkolna 5, 69-108 Cybinka telefon: 5563225 E-mail: cyfrowy_urzad@wp.pl poświadcza złożenie do urzędu: - nazwa urzędu: Urząd Miejski w Cybince - adres urzędu: Szkolna 5, 69-108 Cybinka Strona 21

dokumentu o numerze NID: dokwych-086201-2013-01-000002 zawierającego dokument elektroniczny - nazwa pliku: wniosek.xml - skrót pliku: 70271cb934cd485a550483ed29e203e5 - rozmiar pliku: 5046 B Data złożenia dokumentu: 2013-01-18T16:37:54.761+01:00 Data wygenerowania UPO: 2013-01-18T16:37:55.137+01:00 Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. Do wiadomości dołączony jest plik dokwych-086201-2013-01-000002.zip, zawierający pliki wniosku (xml, xsd, xslt oraz dokument elektroniczny UPO). Jeżeli formularz został podpisany, to dołączony jest również plik "podpis.xml". W przypadku, jeśli wymagana jest opłata za usługę, podczas przesyłania wniosku do urzędu w oknie "Dziękujemy za rejestrację dokumentu" pojawia się dodatkowy przycisk "Zapłać". Uiszczanie opłat za wnioski/formularze opisane jest w dalszej części niniejszej instrukcji w rozdziale "Płatności". 3.3 Weryfikacja podpisu Weryfikacja podpisu jest możliwa przez osobę/organizację po wybraniu opcji "Weryfikacja podpisów" z menu głównego na koncie osoby/organizacji. Rys. 3.3.1 - Opcja Weryfikacja podpisów Weryfikacji można dokonać również na stronie głównej Cyfrowego Urzędu oraz po zalogowaniu się na swoje konto. Służy do tego link "Weryfikacja podpisu" Weryfikacji podpisu można poddać podpis złożony przez użytkownika wysyłającego formularz jak również podpis dokumentu Urzędowego Potwierdzenia Odbioru. Okno weryfikacji podpisów wygląda następująco: Rys. 3.3.2 - Okno Weryfikacji podpisów przed wczytaniem pliku Tak jak jest napisane na powyższym rysunku, aby zobaczyć treść dokumentu elektronicznego, czy też Urzędowego Poświadczenia Odbioru w paczce pobranej z aplikacji należy wskazać plik paczki (*.zip) z dysku i wysłać go na serwer za pomocą klawisza "Wczytaj". Strona 22

Rys. 3.3.3 - Okno Weryfikacji podpisów po wczytaniu pliku upo.zip Po poprawnym wczytaniu pliku w oknie ""Wczytane pliki" wyświetla się lista wczytanych plików. W zależności od rodzaju dokumentu/pliku można wyświetlić jego podgląd lub go zweryfikować. 3.4 Przeglądanie dokumentów i spraw Przeglądanie dokumentów i spraw jest możliwe po uprzednim zalogowaniu na stronę aplikacji Cyfrowy Urząd. Umożliwia ono sprawne przeglądanie wysłanych dokumentów oraz sprawdzanie danych takich jak stan sprawy, rodzaj wysłanego do urzędu formularza oraz innych danych. Złożone formularze Po pomyślnym zalogowaniu się przez użytkownika (osoba/organizacja) w oknie "Moje dokumenty " w zakładce "Złożone formularze" widnieją wszystkie dokumenty wysłane do jednostki posortowane według daty ostatniej zmiany dotyczącej dokumentu. Rys. 3.4.1 - Widok okna Złożone formularze Użytkownik może zaznaczając wybrany dokument uzyskać na jego temat szczegółowe informacje po przez wybór przycisku "Podgląd". Wyświetli się wówczas okno jak poniżej: Strona 23

Rys. 3.4.2 - Podgląd wybranego dokumentu wysłanego do jednostki W oknie tym istnieje możliwość pobrania lub podglądu plików Dokumentu elektronicznego formularza oraz Dokumentu elektronicznego UPO. Dokument elektroniczny formularza - jest to dokument/wniosek, który został wysłany przez interesanta (osobę fizyczną/organizację) do urzędu. Opcja Podglądu dokumentu elektronicznego formularza powoduje wyświetlenie okna z tytułem oraz treścią formularza: Rys. 3.4.3 - Fragment podglądu dokumentu elektronicznego formularza W momencie pobrania na dysk lokalny pobrane zostają pliki formularza (wniosek, xsd, xslt), pliki Strona 24

załączników dołączonych do formularza (zalaczniki), plik dotyczący podpisu złożonego pod wnioskiem (podpis.xml) oraz plik wygenerowanego urzędowego potwierdzenia odbioru (upo). Dokument elektroniczny UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru) - jest to dokument wygenerowany podczas przesyłania wniosku do urzędu i zawiera on informacje o: nazwie oraz danych adresowych jednostki, której doręczono dokument, numerze identyfikacyjnym sprawy nazwie pliku dokumentu rozmiarze pliku dokumentu skrótu pliku podpisie pliku dacie i godzinie doręczenia dokumentu dacie i godzinie utworzenia UPO. Rys. 3.4.4 - Podgląd dokumentu elektronicznego UPO Można również użyć przycisku "Historia", a wtedy wyświetli się okno: Rys.3.4.5 - Historia wybranego dokumentu Strona 25

Wniosek/ formularz został wysłany do jednostki/urzędu, ale nie został jeszcze obsłużony przez użytkownika jednostki, dlatego też ma na liście stanów tylko stan WPROWADZONY oraz WYSŁANY. W kolumnie "Zmieniający" wyświetlone są informacje o danych osobowych (imieniu i nazwisku) interesanta, który przesłał wniosek, natomiast zmiana ze stanu WPROWADZONY na WYSŁANY następuje automatycznie, dlatego też w kolumnie "Zmieniający" jest informacja, że zmiany dokonał system "Cyfrowy Urząd". Wybór opcji "Podgląd" sprawi, że otworzy się okno Historii wysłanego wniosku: Rys.3.4.6 - Okno Historii wysłanego wniosku, przed odebraniem go przez jednostkę/urząd Wybór przycisku "Powrót" wraca do panelu "Moje dokumenty" dając możliwość sprawdzania pozostałych dokumentów. Po odebraniu dokumentu przez jednostkę/urząd i zmianie stanu, np. na ZAREJESTROWANA, wysyłanego przez nas formularza w oknie "Moje dokumenty" pojawia się informacja o tej zmianie, w kolumnie "Stan formularza" zmienił się stan z WYSŁANY na ZAREJESTROWANA: Rys. 3.4.7 - Widok okna Moje dokumenty Po wybraniu opcji "Podgląd" otwiera się okno z informacją o: Numeru Identyfikacyjnego Dokumentu (NID) Rodzaju formularza Nazwie formularza Adresacie formularza Dacie ostatniej zmiany stanu formularza Nazwie stanu formularza Tak jak po wysłaniu, tak i po zarejestrowaniu sprawy można pobrać, zweryfikować oraz podejrzeć dokumenty dotyczące formularza. Strona 26

Rys. 3.4.8 - Podgląd wybranego dokumentu wysłanego do jednostki po zmianie stanu formularza przez jednostkę Zapisy dotyczące stanu formularza zmieniają się automatycznie po dokonaniu zmian przez jednostkę. Informacje na temat każdej ze zmian stanu wprowadzonych przez urzędnika są przesyłane na adres email. Przykładowo, jeśli sprawa została zarejestrowana na podstawie przesłanego wniosku do urzędu, to przysyłany jest email o tytule: "Cyfrowy Urząd Informacja o zmianie stanu Twojego dokumentu/ sprawy". Treść wiadomości wtedy ma postać np: W dniu 2013-01-18T17:25:40.439+02:00 zmienił się stan Twojej sprawy nr FormUniw-1.00862-2013-000001 Nowy stan: ZAREJESTROWANA Aby sprawdzić szczegóły zaloguj się do aplikacji. Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. W celu podglądu historii stanów formularza należy wybrać formularz, którego historię chcemy zobaczyć w oknie "Moje formularze" i wcisnąć przycisk Historia. Na ekranie pojawi się lista stanów wybranego formularza: Rys. 3.4.9 - Widok okna z listą stanów formularza Zaznaczenie wybranego stanu, a następnie przycisku "Podgląd" spowoduje wyświetlenie się okna, w którym zawarte są informacje o: Numerze Identyfikacyjnym Sprawy (NIS) - nadanym automatycznie w momencie zarejestrowania sprawy Stanie formularza Dacie zmiany stanu Opisie stanu, który został dodany przez urzędnika Danych osoby zmieniającej stan Strona 27

Rys.3.4.10 - Okno Historii wysłanego wniosku, po odebraniu go przez jednostkę/urząd i zmianie stanu na ZAREJESTROWANA Dokumenty robocze Dokumenty robocze, to takie dokumenty/formularze, które nie zostały wysłane do jednostki, tylko zapisane przyciskiem "Zapisz". Okno z listą dokumentów roboczych wygląda tak jak na poniższym rysunku: Rys. 3.4.11 - Widok okna Dokumenty robocze Dokumenty te można ponownie wypełnić i wysłać do urzędu. W tym celu należy zaznaczyć formularz, który ma zostać wysłany, wybrać przycisk "Wypełnij", wypełnić i wysłać wniosek analogicznie jak zostało opisane w rozdziale "3.2 - Wypełnianie i wysyłanie formularza". Po pomyślnym wysłaniu formularza do jednostki zostanie on usunięty z listy dokumentów roboczych i pojawi się na liście złożonych formularzy. W przypadkach, gdy formularz zostanie usunięty z systemu, bądź nie będzie obsługiwany przez jednostkę, do której rozpoczęto procedurę wysyłania, po wybraniu przycisku "Wypełnij" pojawi się odpowiedni komunikat i nie będzie możliwości ponownego wypełnienia wniosku ani przesłania go do urzędu. Sprawy Sprawami nazywają się wnioski/formularze, których stan został zmieniony przez jednostkę z WYSŁANY na ZAREJESTROWANA. Okno spraw wygląda następująco: Strona 28

Rys. 3.4.12 - Widok okna Sprawy W oknie tym, po zaznaczeniu wybranej sprawy można, analogicznie do przeglądania złożonych formularzy, przeglądać dane wybierając przycisk "Podgląd" lub "Historia". 3.5 Opis stanów formularzy Stany formularzy oraz ich wszelkie zmiany regulowane są przez jednostki, do których zostały wysłane dane dokumenty/formularze. Informacje dotyczące zmian przekazywane są użytkownikowi drogą internetową na adres e-mail, który został podany podczas rejestracji, jeśli użytkownik wyraził chęć otrzymywania takich informacji za pomocą adresu e-mail. Stan sprawy informuje o tym na jakim etapie realizacji jest dany dokument (sprawa). Postać wiadomości przesyłanej do interesanta jest następująca: Tytuł wiadomości to: "Cyfrowy Urząd Informacja o zmianie stanu Twojego dokumentu/sprawy" Treść wiadomości to: W dniu 2013-01-18T17:25:41.069+01:00 zmienił się stan Twojej sprawy nr WnOWydDowOsob-1.0-0862-2013-000001 Nowy stan: ZAREJESTROWANA Aby sprawdzić szczegóły zaloguj się do aplikacji. Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. Formularze/dokumenty/sprawy mogą przyjmować poszczególne stany: 1. Wprowadzony - stan po wysłaniu wniosku do urzędu, przed wygenerowaniem urzędowego potwierdzenia odbioru. 2. Do zapłaty - stan informujący o tym, iż opłata za wniosek nie została uiszczona i zanim wniosek trafi do urzędu należy ją uregulować (dotyczy wniosków, dla których zadeklarowano płatność) 3. Zapłacony - stan informujący o tym, iż opłata za wniosek została uiszczona prawidłowo i wniosek trafi do urzędu w momencie wygenerowania EPO- Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (dotyczy wniosków, dla których zadeklarowano płatność) 4. Wysłany - stan formularza, który przypisywany jest automatycznie w momencie wysłania go do jednostki (po wygenerowaniu dokumentu UPO - Urzędowego Potwierdzenia Odbioru). 5. Zarejestrowana - stan po zarejestrowaniu spawy na podstawie formularza. 6. W toku - stan po rozpoczęciu rozpatrywania sprawy. 7. Niekompletny wniosek - opisuje stan sprawy przetwarzanej, dla której konieczne jest dostarczenie brakujących dokumentów. 8. Zawieszona - stan informujący o zawieszeniu postępowania w sprawie. 9. Do archiwum - oznacza przekazanie sprawy do archiwum. 10.Anulowana - oznacza, że sprawa została anulowana. 11.Bez rozpoznania - występuje, jeżeli wnioskodawca w ustawowym terminie nie dostarczy wymaganych dokumentów, które są niezbędne do rozpatrzenia sprawy, bądź nie rozpatrzenie sprawy następuje z innych powodów. 12.Zakończona - stan po zakończeniu rozpatrywania sprawy. Poza drogą e-mailową stan formularza/dokumentu/sprawy można sprawdzić po uprzednim Strona 29

zalogowaniu się na głównej stronie aplikacji Cyfrowy Urząd w oknie "Moje dokumenty" w zakładkach: "Złożone formularze" oraz "Sprawy". 3.6 Odbieranie dokumentów Urzędnik ma możliwość wysyłania do interesantów dokumentów/plików dotyczących spraw wysłanych przez interesantów do jednostki. Jeśli użytkownik wyraził chęć otrzymywania powiadomień na adres e-mail, to zostanie wysłana do niego wiadomość informująca o wysłaniu przez urząd pisma. Tytuł takiej wiadomości, to: "Cyfrowy Urząd Awizo dokumentu elektronicznego " Treść wiadomości, to: W systemie Cyfrowy Urząd znajduje się adresowane do Ciebie pismo w formie dokumentu elektronicznego. Aby odebrać pismo zaloguj się w aplikacji Cyfrowego Urzędu na swoje konto oraz wybierz funkcję odbioru dokumentu z listy nieodebranych dokumentów. Odbiór dokumentu będzie możliwy po poprawnej autoryzacji (przy logowaniu do aplikacji) oraz po podpisaniu poświadczenia odbioru Twoim bezpiecznym podpisem lub Profilem Zaufanym epuap. Do listu zostało dołączone Urzędowe Poświadczenie Nadania dokumentu. Niniejsza wiadomość została wygenerowana automatycznie przez aplikację i nie należy na nią odpowiadać. Do wiadomości dołączony jest plik upn.zip, zawierający pliki Urzędowego Potwierdzenia Nadania. Po wysłaniu takiego dokumentu/pliku trafia on do sekcji "Moje dokumenty" zakładki "Dokumenty nieodebrane". Rys. 3.6.1 - Widok zakładki Dokumenty nieodebrane Jak widać na powyższym rysunku, na liście znajduje się jeden dokument nieodebrany od jednostki. Ma on w kolumnie status formularza opis: Nieodebrany. W oknie tym jest również informacja o nadawcy dokumentu, dacie wysłania dokumentu oraz nazwa dokumentu/pliku. W celu odebrania dokumentu należy wybrać opcję "Odbierz dokument" w kolumnie "Status formularza". Wyświetli się okno "Poświadczenia": Strona 30

Rys. 3.6.2 - Widok okna Poświadczenia podczas odbierania dokumentu W oknie tym znajdują się informacje o: Numerze Identyfikacyjnym Dokumentu (NID) Nazwie pliku/dokumentu Dacie nadania - wysłania dokumentu przez urzędnika do interesanta Dacie odebrania - w tym przypadku brak takiej informacji, ponieważ dokument nie został jeszcze odebrany, w rozumieniu, że nie zostało jeszcze podpisane Zwrotne Poświadczenie Odbioru Stanie dokumentu - stan nadal ma wartość Nieodebrany, ponieważ dokument nie został jeszcze odebrany, w rozumieniu, że nie zostało jeszcze podpisane Zwrotne Poświadczenie Odbioru Urzędowym Poświadczeniu Nadania - UPN - dokument ten można pobrać i zapisać na dysk lokalny, zweryfikować lub wyświetlić jego podgląd Zwrotne Poświadczenie Odbioru W oknie tym należy wybrać opcję Podpisz ZPO. Zwrotne Potwierdzenie Odbioru - ZPO można podpisać na dwa sposoby, do wyboru są: elektronicznie W celu złożenia podpisu elektronicznego należy wybrać przycisk "Podpisz elektronicznie". Na ekranie pojawi się okno zatytułowane "Odbiór dokumentu", a chwilę później aplikacja służąca do złożenia podpisu. Uruchomienie aplikacji może potrwać kilka sekund. Jeżeli nie nastąpiło uruchomienie aplikacji automatycznie, należy wcisnąć przycisk "Podpisz elektronicznie" znajdujący się w tym oknie. Po poprawnym złożeniu podpisu pojawi się informacja, iż podpis został złożony ("nie" zmieni się na "tak") i należy wtedy wcisnąć przycisk "Zamknij". Okno dotyczące odbioru dokumentu zostanie zamknięte, a podpisywany dokument zniknie z listy w zakładce "Dokumenty nieodebrane" i pojawi się na liście w zakładce "Dokumenty odebrane". przez epuap W celu złożenia podpisu przy pomocy profilu zaufanego w systemie epuap należy wybrać przycisk "Podpisz przez EPUAP". Na ekranie pojawi się okno zatytułowane "Odbiór dokumentu", a chwilę później strona dotycząca logowania do systemu epuap. Ładowanie strony może potrwać kilka sekund. Należy zalogować się do sytemu epuap i postępować zgodnie ze wskazówkami, które wyświetlają się na stronach w systemie epuap. Po poprawnym złożeniu podpisu pojawi się informacja, iż podpis został złożony ("nie" zmieni się na "tak") i należy wtedy wcisnąć przycisk "Zamknij". Okno dotyczące odbioru dokumentu zostanie zamknięte, a podpisywany dokument tak samo jak w przypadku podpisu elektronicznego zniknie z listy w zakładce "Dokumenty nieodebrane" i pojawi się na liście w zakładce "Dokumenty odebrane". Po podpisaniu ZPO dokument trafia do zakładki "Dokumenty odebrane", której fragment wygląda tak jak na poniższym rysunku: Strona 31

Rys. 3.6.3 - Fragment zakładki Dokumenty odebrane W oknie tym znajdują się informacje o: Nazwie pliku który został odebrany Dacie wysłania dokumentu przez użytkownika urzędnika do interesanta Statusie dokumentu - status ma wartość Odebrany, ponieważ dokument został już odebrany, w rozumieniu, że zostało już podpisane Zwrotne Poświadczenie Odbioru Nadawy dokumentu - nazwie jednostki, z której został przysłany dokument W oknie tym możemy skorzystać z dwóch opcji: Zapisać dokument na dysku lokalnym poprzez kliknięcie na nazwę pliku Zobaczyć treść - co spowoduje wyświetlenie okna z danymi dotyczącymi dokumentu odebranego, informacji o jego numerze identyfikacyjnym, dacie jego nadania, dacie odebrania, stanie oraz opisie, który dodał urzędnik podczas wysyłania dokumentu. W oknie tym można również pobrać/zapisać na dysk lokalny odebrany dokument klikając na słowo "Pobierz". Rys. 3.6.4 - Widok okna Podgląd treści dokumentu Po zapisaniu na dysku lokalnym wysłanego przez jednostkę dokumentu należy go otworzyć i zapoznać się z jego treścią. 4 Płatności W przypadku, jeśli wymagana jest opłata za usługę, podczas przesyłania wniosku do urzędu w oknie "Dziękujemy za rejestrację dokumentu" pojawia się dodatkowy przycisk "Zapłać". Strona 32

Rys. 4.1 - Okno "Dziękujemy za rejestrację dokumentu" wymagającego opłaty za usługę. Po wybraniu przycisku "Zapłać" otwiera się okno, w którym należy wybrać metodę płatności za usługę dotyczącą wysyłanego do urzędu wniosku. W oknie tym znajdują się informacje za jaki dokument będzie uiszczona opłata, do jakiej jednostki trafi opłata oraz jaka jest kwota płatności. Rys. 4.2 - Okno wyboru metody płatności za usługę. W przypadku wybrania opcji "Zapłać przez PayByNet" użytkownik wysyłający wniosek przekierowany zostaje na stronę PayByNet i zgodnie ze wskazówkami na stronie może dokonać opłaty. W przypadku wybrania opcji "Zapłać przez epuap" użytkownik wysyłający wniosek przekierowany zostaje na stronę epuapu. Na stronie tej należy zalogować się do systemu, zapoznać się z danymi transakcji, wybrać formę płatności oraz potwierdzić chęć uiszczenia opłaty przyciskiem "Potwierdź". Na dole strony, która pojawia się po potwierdzeniu, znajduje się informacja "Naciśnij poniższy przycisk w celu przejścia do formularza płatności instytucji finansowej.", a zatem należy wybrać przycisk "Zapłać". Użytkownik zostanie przekierowany na stronę PayByNetu i zgodnie ze wskazówkami na stronie może przesłać przelew na konto jednostki. Po pomyślnym dokonaniu płatności na ekranie pojawia się informacja, iż płatność została zrealizowana prawidłowo, tak jak na poniższym rysunku. Przycisk "Zakończ" powoduje przekierowanie użytkownika na stronę jego konta w systemie Cyfrowy Urząd. Rys. 4.3 - Informacja o prawidłowej realizacji płatności. Po poprawnie wykonanej płatności za usługę wniosek/formularz trafi do jednostki. Informacje o zrealizowanej płatności znajdą się w zakładce zatytułowanej "Zrealizowane" w oknie Strona 33

opcji "Płatności". W przypadku, gdy interesant nie uiści opłaty w trakcie składania wniosku, wniosek/formularz ten nie zostanie przesłany do urzędu. W zakładce "Złożone formularze" w oknie "Moje dokumenty" w kolumnie "Stan formularza" będzie on miał wartość "DO ZAPŁATY". Jeżeli interesant zechce wnieść opłatę za niniejszy wniosek może to zrobić w oknie opcji " Płatności". Wniosek ten będzie znajdował się na liście w zakładce "Nie zrealizowane" ze statusem płatności "ROPOCZĘTA". Rys. 4.4 - Opcja Płatności W zakładce "Nie zrealizowane" znajdują się informacje o płatnościach rozpoczętych, ale nie zrealizowanych do końca. W kolumnie "Data ważności" znajduje się informacja, do kiedy można wnieść opłatę za wniosek. Po wybraniu konkretnego dokumentu uaktywnia się przycisk "Zapłać" i można dokończyć realizację opłaty. Rys. 4.5 - Okno płatności, zakładka "Nie zrealizowane". W drugiej zakładce o nazwie "Zrealizowane" znajdują się informacje dotyczące prawidłowo zrealizowanych płatności. Płatność zrealizowana prawidłowo otrzymuje status "ZAKOŃCZONA" i można dla takiej płatności, po zaznaczeniu jej na liście, podejrzeć lub pobrać dokument EPO, czyli Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru. Rys. 4.6 - Okno płatności, zakładka "Zrealizowane". Strona 34

5 Wyloguj się Wybór w widoku głównym opcji "Wyloguj się" powoduje wylogowanie z systemu Cyfrowy Urząd. Rys. 5.1 - Opcja Wyloguj się 6 Pomoc Wybór w widoku głównym opcji Pomoc powoduje wyświetlenie pomocy kontekstowej dla użytkownika systemu Cyfrowy Urząd. Rys. 6.1 - Opcja pomocy Dla przykładu, po wybraniu przez użytkownika opcji "Zmiana danych" a następnie opcji "Pomoc" pojawi się okno z pomocą jak należy postępować w przypadku potrzeby wprowadzenia zmian w ustawieniach dotyczących danych osobowych lub adresowych. Pomoc kontekstowa dla okna "Zmiana danych" wygląda tak jak na poniższym rysunku: Rys. 6.2 - Pomoc kontekstowa dla okna "Zmiana danych". 7 Słownik używanych pojęć CU -Cyfrowy Urząd to dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej służący do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej. Użytkownik jednostki - użytkownik pracujący w jednostce (urzędzie). Strona 35

Jednostka - jednostka terenowa(urząd), do której sprawa jest kierowana, jednostka aktywuje w systemie usługę obsługi interesantów przez Internet, określa rodzaje spraw przez nią obsługiwanych. Dodatkowo może aktualizować informacje o swojej jednostce podając np. numery telefonów kontaktowych, numery pokoi, godziny otwarcia itp. Interesant / petent / użytkownik - użytkownik zarejestrowany jako osoba fizyczna bądź organizacja. Osoba fizyczna lub Organizacja beneficjent, dla którego przede wszystkim dedykowany jest system, rejestruje się w systemie i wprowadza sprawy kierując je do wybranych przez siebie jednostek, ma możliwość sprawdzania stanów spraw samodzielnie lub poprzez email. Ten typ użytkownika wymaga rejestracji i logowania. Sprawa- czyli zbiór danych zarejestrowanych przez jednostkę wraz z identyfikatorem NIS. Administrator globalny - zarządza kontami użytkowników (blokuje konta, zakłada użytkowników typu jednostka), zarządza sprawami (przegląd, usuwanie spraw przedawnionych). Formularze / wnioski - zbiór danych wysyłanych do urzędu np. uniwersalny, rejestracja bezrobotnego itp. PKD - Polska Klasyfikacja Działalności. UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru, wysyłane przez jednostkę do użytkownika zewnętrznego po odbiorze formularza. ZPO - Zwrotne Poświadczenie Odbioru, wysyłane przez interesanta do użytkownika jednostki po odbiorze pliku. EPO - Elektroniczne Poświadczenie Odbioru, generowane po poprawnym uiszczeniu opłaty za usługę. Stan - aktualny etap realizacji sprawy. Podpis elektroniczny - tutaj: bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. xml, xhtml, xslt - rozszerzenia plików z danymi formularza. NID - Numer Identyfikacyjny Dokumentu. NIS - Numer Identyfikacyjny Sprawy. Strona 36