Łódzka Akademia PO KL Kontrola w ramach PO KL B03+ Urząd Marszałkowski w Łodzi Departament ds. PO Kapitał Ludzki Instytucja Pośrednicząca
Plan prezentacji Kontrola projektu Wizyta monitoringowa Taryfikator Zasada konkurencyjności Procedura przeprowadzania kontroli Informacja pokontrolna Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli 2
Instytucje mogące przeprowadzić kontrolę Związane wprost z PO KL: Instytucja Zarządzająca Instytucja Pośrednicząca Pozostałe: Urząd Kontroli Skarbowej Prezes Urzędu Zamówień Publicznych Najwyższa Izba Kontroli inne organy np. Prokuratura Unijne: Komisja Europejska Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) Europejski Trybunał Obrachunkowy 3
Kontrola systemowa Kontrola projektów Kontrola Pomocy Technicznej Kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej tj. weryfikacja wniosków o płatność Kontrola na miejscu Rodzaje kontroli 4
Kontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z umową oraz wnioskiem o dofinansowanie. Celem kontroli jest sprawdzenie: informacji dotyczących postępu realizacji Kontrola projektu poniesionych wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność ze stanem faktycznym, harmonogramem realizacji projektu, harmonogramem płatności, budżetem projektu 5
Kontrola na miejscu Kontrole doraźne podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony Beneficjenta otrzymanie przez Instytucję Kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie Kontrole planowane Kontrola obejmuje kontrolę w miejscu realizacji usługi (tzw. wizyta monitoringowa) oraz w siedzibie beneficjenta. 6
Wizyta monitoringowa Celem wizyty jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego. Wizyta monitoringowa obligatoryjnie przeprowadzana jest przy kontrolach planowanych, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter projektu lub stopień zaawansowania projektu. 7
Wizyta monitoringowa Czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie oraz umową na realizację usługi? Czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem projektu? Czy zakres tematyczny szkolenia/konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie? Sprawdzenie dokumentów związanych z usługą. Wywiad/ankieta z uczestnikami projektu. Sprawdzenie czy pomieszczenia są prawidłowo oznakowane. Sprawdzenie czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe i czy są one prawidłowo oznakowane. Sprawdzenie czy liczba osób podpisanych na liście obecności jest zgodna z liczbą osób obecnych na szkoleniu oraz ewentualnie z innymi dokumentami kwalifikującymi uczestników projektu do udziału w danej formie wsparcia 8
Kontrola w siedzibie Beneficjenta 1. Prawidłowość rozliczeń finansowych weryfikacja oryginałów dokumentów księgowych, które zostały ujęte w zatwierdzonych wnioskach o płatność (wyjątek: projekty z jednym wnioskiem o płatność-wniosek końcowy) weryfikacja dokumentów potwierdzających fakt zakupu towarów i usług sprawdzenie czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu sprawdzenie czy wkład własny jest wniesiony (gdy przewidziano) sprawdzenie statusu podatkowego 9
Kontrola w siedzibie Beneficjenta 2. Dokumentacja dotycząca personelu projektu weryfikacja umów weryfikacja dokumentowania wydatków pracującym w niepełnym wymiarze czasu pracy (zakresy czynności, opisy stanowisk pracy) sposób wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu 10
Kontrola w siedzibie Beneficjenta 3. Zamówienia publiczne weryfikacja przesłanek wyboru trybu zamówienia weryfikacja prawidłowości ustalenia wartości zamówienia weryfikacja kompletności protokołu postępowania o udzielenie zamówienia weryfikacja kompletności SIWZ czy zawiera wszystkie elementy przewidziane ustawą weryfikacja czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego są przekazywane do publikacji zgodnie z przepisami weryfikacja czy zawarta umowa została przygotowana zgodnie z warunkami z SIWZ 11
Taryfikator W sytuacji stwierdzenia naruszenia przepisów Prawa Zamówień Publicznych, jednostka kontrolująca dokonuje kwalifikacji naruszenia w oparciu o dokument Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE (tzw. taryfikator). Wyliczona kwota wydatków niekwalifikowanych (zgodnie z wartościami wskazanymi w taryfikatorze ) powinna zostać odzyskana od Beneficjenta poprzez pomniejszenie kwoty wydatków rozliczanych w kolejnym wniosku o płatność lub poprzez dokonanie zwrotu przez Beneficjenta. 12
Zasada konkurencyjności Beneficjenci, którzy nie podlegają systemowi zamówień publicznych zobowiązani są do stosowania zasady konkurencyjności oraz prawidłowości zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków. Nowość: W przypadku zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), Beneficjent zobowiązany jest dokonać rozeznania rynku w celu potwierdzenia jego ceny rynkowej. 13
4. Pomoc de minimis Kontrola w siedzibie Beneficjenta sprawdzenie czy Beneficjent posiada kopię oświadczenia beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat (do wysokości 200 tys. EURO w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych) sprawdzenie czy Beneficjent będący jednocześnie beneficjentem pomocy posiada zaświadczenia o kwocie udzielonej mu pomocy 14
5. Pomoc publiczna Kontrola w siedzibie Beneficjenta sprawdzenie zgodności udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami intensywności określonymi w przepisach sprawdzenie czy udzielona pomoc i wymagany wkład prywatny zostały prawidłowo wyliczone sprawdzenie czy beneficjent pomocy nie prowadzi działalności w sektorze wykluczonym ze wsparcia 15
Kontrola w siedzibie Beneficjenta 6. Promocja i informacja sposób informowania o realizację projektu i dofinansowaniu z EFS prawidłowość oznaczania dokumentacji sposób oznakowania pomieszczeń sposób oznakowania wyposażenia i sprzętu sposób informowania uczestników projektu o udziale w projekcie współfinansowanym z EFS 16
Kontrola na zakończenie realizacji projektu Przeprowadzana jest po złożeniu wniosku o płatność końcową. Celem jest potwierdzenie, iż zakres rzeczowy projektu określony w umowie został wykonany, a cele projektu osiągnięte. Polega na weryfikacji złożonego wniosku o płatność końcową, sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji dostępnej w siedzibie jednostki kontrolującej. Może również obejmować kontrolę na miejscu. Kontrola taka przeprowadzana jest po złożeniu, ale przed zatwierdzeniem wniosku. W takim wypadku weryfikacja wniosku ulega wstrzymaniu do czasu zakończenia postępowania kontrolnego. 17
Procedura przeprowadzania kontroli 1. Wszczęcie kontroli przygotowanie dokumentacji. 2. Przeprowadzenie kontroli. 3. Informacja pokontrolna. 4. Zalecenia pokontrolne (gdy zachodzi potrzeba ich wydania). 5. Monitorowanie wykonania zaleceń (gdy wydano). 18
W trybie kontroli doraźnej: Bez zapowiedzi lub z minimalnym wyprzedzeniem. W trybie kontroli planowanej: Wszczęcie kontroli Zawiadomienie o kontroli przekazywane jest co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli. Czas trwania kontroli od 1 do 4 dni, chyba że instytucja kontrolująca uzna, że kontrola trwać będzie dłużej. 19
Zespół kontrolujący Składa się z co najmniej 2 osób (w tym jedna jest kierownikiem Zespołu). Członkowie Zespołu posiadają pisemne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, w którym znajduje się m.in. termin kontroli, zakres kontroli. Upoważnienie może obejmować jednocześnie kontrolę na miejscu i wizytę monitoringową. Wizyta monitoringowa może być przeprowadzona także w oparciu o odrębne upoważnienie. Kontrolujący posiadają również legitymacje służbowe. Każdy członek Zespołu przed przystąpieniem do czynności kontrolnych podpisuje Oświadczenie o bezstronności. 20
Uprawnienia kontrolujących Swoboda poruszania się po terenie jednostki. Wgląd i tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki oraz dokumentów podlegających weryfikacji. Tworzenie dokumentacji fotograficznej. Przeprowadzanie oględzin obiektów i składników majątkowych. Odbieranie ustnych i pisemnych wyjaśnień i oświadczeń od pracowników jednostki. Zabezpieczanie materiału dowodowego. 21
Informacja pokontrolna Sporządzana i przekazywana jednostce kontrolowanej w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli. W razie konieczności zasięgnięcia opinii prawnej, termin sporządzenia informacji pokontrolnej ulega przedłużeniu (Nowość). Wraz z Informacją pokontrolną przekazywana jest lista sprawdzająca (Nowość). Zawiera m.in. zakres kontroli, informacje o sposobie wyboru dokumentów (próbie), ustalenia kontroli, wnioski z kontroli, informacje o wykrytych uchybieniach/nieprawidłowościach. Jednostka kontrolowana ma 14 dni kalendarzowych na podpisanie informacji lub zgłoszenie w formie pisemnej uzasadnionych zastrzeżeń do treści informacji. 22
W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń: Informacja pokontrolna jednostka kontrolująca stwierdza zasadność zastrzeżeń w całości lub części i odpowiednio zmienia informację pokontrolną i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje zmienioną informację do podpisu Beneficjenta. jednostka kontrolująca nie uwzględnia zastrzeżeń i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje niezmienioną informację do podpisu Beneficjenta. 23
Informacja pokontrolna Po otrzymaniu kolejnej informacji pokontrolnej, Beneficjent w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania: przesyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem nie podpisanej informacji pokontrolnej. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia zaleceń pokontrolnych. 24
Zalecenia pokontrolne Wydawane gdy w wyniku kontroli stwierdzono uchybienia bądź nieprawidłowości. Zawierają uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień/nieprawidłowości oraz termin ich wdrożenia przez jednostkę kontrolowaną. Wydawane są w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania. 25
Weryfikacja zaleceń pokontrolnych Jednostka, która otrzymała zalecenia pokontrolne zobowiązana jest do ich wdrożenia oraz przekazania informacji o sposobie wykorzystania uwag w terminie wskazanym w zaleceniach. Organ, który wydał zalecenia weryfikuje ich wykonanie poprzez: sprawdzenie przesłanych dokumentów dotyczących wdrożenia zaleceń kontrolę sprawdzającą na miejscu. 26
Garść porad Dokumenty projektu powinny być wydzielone z innych dokumentów jednostki. Warto dokumentować czynności, które mogą mieć wpływ na ustalenia kontroli (np. e-maile z dostawcami, rozeznanie rynku itp.). Warto śledzić na bieżąco strony www dotyczące PO KL zmiany wytycznych, nowe regulacje. W przypadku otrzymania informacji o kontroli należy przygotować dokumentację wprost związaną z projektem oraz dokumenty jednostki takie jak statut, aktualny KRS, Zakładowy Plan Kontr, politykę rachunkowości czyli dokumenty statutowe jednostki. Kontrola pracuje na oryginałach dokumentów!! W przypadku prowadzenia księgowości przez jednostkę zewnętrzną (biuro rachunkowe) podmiot kontrolowany powinien zapewnić wgląd do dokumentów księgowych projektu. 27
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty finansowe: umowa rachunku bankowego polityka rachunkowości, zakładowy plan kont zaświadczenie podatnika VAT informacje o programie komputerowym, w którym prowadzona jest ewidencja przelewy i wyciągi bankowe wydruki obrotów i sald z rachunku projektu metodologia wyliczenia kosztów pośrednich oraz dokumenty źródłowe (gdy rozliczane są ryczałtem). 28
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty dot. realizacji projektu: umowy z personelem projektu (dokumentacja dot. wyboru personelu do projektu) ewidencje czasu pracy personelu projektu dokumenty poświadczające kwalifikowalność uczestników projektu deklaracje uczestnictwa listy obecności umowy najmu pomieszczeń. 29
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty dot. udzielania zamówień ogłoszenia o przetargu SIWZ dokumentacja komisji przetargowej (powołanie, zakres działania, oświadczenia o bezstronności) protokół z postępowania oferty umowa rozeznanie rynku przy zasadzie konkurencyjności. 30
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli Dokumenty dot. ochrony danych osobowych: rejestr upoważnień do przetwarzania d.o. oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przetwarzanie ich d.o. imienne upoważnienia do przetwarzania d.o. Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym. PEFS. 31
Pomoc w aplikowaniu i źródła informacji ROEFS Punkt Informacyjny PO KL 32
Regionalne Ośrodki EFS Łódź ul. Piotrkowska 262/264 Instytut Europejski w Łodzi info_lodz@roefs.pl 042 29-10-317 Piotrków Trybunalski ul. Dąbrowskiego 20 Instytut Europejski w Łodzi info_piotrkowtrybunalski@roefs.pl 044 649 76 62 Sieradz ul. Pułaskiego 5 Regionalna Izba Gospodarcza w Sieradzu Info_sieradz@roEFS.pl 043 656 91 91 33
Punkt Informacyjny PO KL Punkt Informacyjny Funduszy Unijnych Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi Łódź, ul. Roosevelta 15 W Punkcie Informacyjnym czynnym od poniedziałku do piątku w godz. 8-16 czekają na Państwa pracownicy Departamentu ds. PO KL tel. 042 663 33 92 GG: 6847447 Skype: informacje_pokl.lodzkie e-mail: informacje_pokl@lodzkie.pl www.pokl.lodzkie.pl 34
Dziękuję za uwagę