Samochód w firmie. Jak sprawdzić, do czego pracownik wykorzystuje firmowy komputer? podstawa wymiaru składek

Samochód w firmie Jak sprawdzić, do czego pracownik wykorzystuje firmowy komputer? podstawa wymiaru składek

Kierownik Grupy Wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Marlena Prószyńska Redaktor prowadząca: Marta Strupińska ISBN 978-83-269-4099-6 Nr produktowy 2BW15 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 2

Spis treści Jazdy prywatne samochodem służbowym oskładkowane 4 Ryczałt przy codziennym używaniu samochodu 5 Sporadyczne korzystanie z samochodu zmniejsza obciążenia 7 Dokument umożliwiający zmniejszenie pełnej kwoty ryczałtu 8 Częściowa odpłatność za wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych nie zwalnia z oskładkowania 10 Ryczałt na jazdy lokalne tylko na podstawie umowy 12 Maksymalne stawki ryczałtu wyłączone z podstawy wymiaru składek 14 Nieobecność zmniejsza przyznaną kwotę ryczałtu 16 Od nadwyżki opłaca się składki 16 Pracownik musi złożyć oświadczenie 18 Kilometrówka bez umowy i z mniejszymi ograniczeniami 19 3

Podstawa wymiaru składek Jednym ze świadczeń pozapłacowych przyznawanych pracownikom jest umożliwienie im korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych. Świadczenia tego rodzaju podlegają oskładkowaniu. Do podstawy wymiaru składek przyjmowane są różne kwoty w zależności od zasad użytkowania pojazdu oraz pojemności silnika. W praktyce występują też sytuacje odwrotne, kiedy to pracownik wykorzystuje swój prywatny samochód w celach służbowych, otrzymując z tego tytułu stosowną rekompensatę. Wypłacone pracownikom kwoty są zwolnione z oskładkowania, ale tylko do określonych wysokości i pod pewnymi warunkami. Jazdy prywatne samochodem służbowym oskładkowane Pracownikom korzystającym z samochodów służbowych niektórzy pracodawcy przyznają prawo do korzystania z nich także w celach prywatnych. Najczęściej uprawnienie takie ma kadra zarządzająca oraz pracownicy mobilni, jak np. przedstawiciele handlowi albo serwisanci. Przyznając pracownikowi tego rodzaju świadczenie, pracodawca musi je uwzględnić przy naliczaniu za daną osobę składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie z art. 4 pkt 9 w związku z 18 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy systemowej podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w przypadku pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględnia się wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków, jak również przychodów wymienionych w rozporządzeniu składkowym. Definicję przychodu ze stosunku pracy zawiera art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa podatkowa). Zgodnie z jego treścią za przychody takie uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Jako przykładowe przychody ustawa wymienia: wynagrodze- 4

Samochód w firmie nia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a także świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Świadczenie w naturze polegające na możliwości korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych niewątpliwie mieści się w przedstawionej definicji przychodu ze stosunku pracy. Nie jest ono również wymienione w wykazie dochodów zwolnionych z oskładkowania znajdującym się w rozporządzeniu składkowym. Oznacza to, że pracodawcy muszą je uwzględniać przy liczeniu składek na ubezpieczenia społeczne. Na podstawie art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (dalej: ustawa zdrowotna) powinno być ono brane pod uwagę także przy ustalaniu składek na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ w przypadku pracowników stosuje się tu przepisy określające podstawę składek emerytalno-rentowych. W podstawie wymiaru składek zdrowotnych uwzględnia się jednak wynagrodzenia chorobowe, natomiast odejmuje z niej kwoty składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków pracownika. Ryczałt przy codziennym używaniu samochodu Do końca ubiegłego roku pracodawcy stosowali różne metody ustalania przychodu pracownika z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych. Najczęściej był to iloczyn kilometrów przejechanych w celach prywatnych przez stawkę za 1 kilometr obowiązującą przy tzw. ryczałtach na jazdy lokalne. Od 1 stycznia 2015 r. do art. 12 ustawy podatkowej dodano ust. 2a mówiący o tym, że wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości: 250 zł miesięcznie w przypadku korzystania z samochodu o pojemności silnika do 1600 cm 3, 5

Podstawa wymiaru składek 400 zł miesięcznie jeżeli pracownik korzysta z samochodu o pojemności silnika powyżej 1600 cm 3. Przedstawione wartości należy przyjąć przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Przy liczeniu składki zdrowotnej kwoty te powinny być pomniejszone o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika. Tabela 1. Kwoty składek od ryczałtu z tytułu używania samochodu służbowego do jazd prywatnych Obciążenie z tytułu składki na ubezpieczenia Kwota finansowana ze środków pracodawcy Ryczałt wynoszący 250 zł Kwota pokrywana ze środków pracownika ubezpieczenie emerytalne 24,40 zł (250 zł 9,76%) 24,40 zł (250 zł 9,76%) ubezpieczenia rentowe 16,25 zł (250 zł 6,50%) 3,75 zł (250 zł 1,50%) ubezpieczenie chorobowe 6,13 zł (250 zł 2,45%) ubezpieczenie wypadkowe przy założeniu, że płatnika obowiązuje stopa wynosząca 1,80% 4,50 zł (250 zł 1,80%) ubezpieczenie zdrowotne 19,41 zł (215,72 zł 9%) Fundusz Pracy 6,13 zł (250 zł 2,45%) Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,25 zł (250 zł 0,10%) Ryczałt wynoszący 400 zł ubezpieczenie emerytalne 39,04 zł (400 zł 9,76%) 39,04 zł (400 zł 9,76%) ubezpieczenia rentowe 26 zł (400 zł 6,50%) 6 zł (400 zł 1,50%) ubezpieczenie chorobowe 9,80 zł (400 zł 2,45%) ubezpieczenie wypadkowe przy założeniu, że płatnika obowiązuje stopa wynosząca 1,80% 7,20 zł (400 zł 1,80%) 6

Samochód w firmie Obciążenie z tytułu składki na ubezpieczenia Kwota finansowana ze środków pracodawcy Kwota pokrywana ze środków pracownika ubezpieczenie zdrowotne 31,06 zł (345,16 zł 9%) Fundusz Pracy 9,80 zł (400 zł 2,45%) Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 0,40 zł (400 zł 0,10%) Jeżeli pracownik miał możliwość korzystania przez cały miesiąc kalendarzowy z samochodu służbowego również do jazd prywatnych, pracodawca powinien dodać kwotę odpowiedniego ryczałtu do innych przychodów osiągniętych przez tę osobę w danym miesiącu i oskładkować na ogólnych zasadach. PRZYKŁAD 1. Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych przez cały miesiąc Na podstawie umowy powierzenia samochodu służbowego pracownik zatrudniony na stanowisku przedstawiciela handlowego wykorzystuje pojazd także do celów prywatnych. Powierzony samochód posiada silnik o pojemności 2000 cm 3. Wynagrodzenie tej osoby jest prowizyjne i w marcu 2015 roku wyniosło 5.678,90 zł. Ustalając podstawę wymiaru składek, do kwoty tej pracodawca powinien dodać zryczałtowany dochód z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości 400 zł. Oznacza to, że: podstawa składek na ubezpieczenia społeczne wyniesie: 5.678,90 zł + + 400 zł = 6.078,90 zł, podstawa składki zdrowotnej wyniesie: 6.078,90 zł 833,42 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika) = = 5.245,48 zł. Sporadyczne korzystanie z samochodu zmniejsza obciążenia Nie zawsze jednak pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych przez wszystkie dni danego miesiąca. Jeżeli korzysta z pojazdu tylko przez część miesiąca, to wartość świadczenia za każdy dzień używania samochodu w celach prywatnych ustala się w wysokości 1/30 pełnego ryczałtu (art. 12 ust. 2b ustawy podatkowej). 7

Podstawa wymiaru składek Tabela 2. Dzienna stawka ryczałtu z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych Kwota ryczałtu miesięcznego Stawka dzienna 250 zł 250 zł : 30 = 8,33 zł 400 zł 400 zł : 30 = 13,33 zł PRZYKŁAD 2. Korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca Z zapisów zawartych w regulaminie korzystania z samochodów służbowych wynika, że pracownicy nie mogą używać samochodów do celów prywatnych w czasie urlopu wypoczynkowego. W dniach od 2 do 11 marca 2015 r. na urlopie przebywał pracownik dysponujący samochodem służbowym, w tym do celów prywatnych, o pojemności silnika 1800 cm 3. Za marzec osoba ta otrzymała wynagrodzenie (oskładkowane) w wysokości 3.460,80 zł. Aby ustalić kwotę zryczałtowanego dochodu z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych, pracodawca powinien pomnożyć liczbę dni, w których pracownik mógł dysponować pojazdem w tych celach przez stawkę dzienną ryczałtu: 21 dni 13,33 zł = 279,93 zł. Oznacza to, że: podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za marzec wyniesie: 3.460,80 zł + 279,93 zł = 3.740,73 zł, podstawa wymiaru składki zdrowotnej wyniesie: 3.740,73 zł 512,85 zł (składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika) = 3.227,88 zł. Dokument umożliwiający zmniejszenie pełnej kwoty ryczałtu Podstawą do zmniejszenia pełnej kwoty ryczałtu jest dokument potwierdzający, że pracownik nie korzystał z samochodu służbowego przez pełen miesiąc kalendarzowy. Odpowiednie zapisy mogą znaleźć się w wewnętrznych dokumentach regulujących zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników, jak np. w regulaminie używania samochodów służbowych albo w umowach powierzenia samochodu służbowego. Przykładowo, pracodawca może tam zamieścić punkt wyłączający możliwość korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych w trakcie urlopu 8

Samochód w firmie wypoczynkowego czy też w dniach wolnych od pracy, zarówno w dniach świątecznych, jak i dniach wolnych wynikających z rozkładu czasu pracy. PRZYKŁAD 3. Święta i dni wolne od pracy bez samochodu służbowego Z umowy powierzenia samochodu służbowego o pojemności silnika 1400 cm 3 wynika, że pracownik nie może korzystać z pojazdu w celach prywatnych w święta oraz inne dni wolne od pracy. Osoba ta zatrudniona jest w podstawowym wymiarze czasu pracy (8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku). W kwietniu 2015 roku pracownik nie będzie więc korzystał z samochodu służbowego w celach prywatnych przez 9 dni (4 6 kwietnia, 11 12 kwietnia, 18 19 kwietnia, 25 26 kwietnia). Kwota, która powinna być przyjęta do podstawy składek z tytułu używania pojazdu w pozostałe dni, wyniesie więc 21 dni 8,33 zł = 174,93 zł. Wzór 1. Oświadczenie pracownika o liczbie dni, przez które wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych Jan Kowalewski Szczecin, 30 marca 2015 r. Serwisant sprzętu AGD PHU Magmor O ś w i a d c z e n i e Stosownie do 12 regulaminu używania samochodów służbowych niniejszym oświadczam, że w marcu br. z powierzonego mi samochodu marki Kia Sportage o numerze rejestracyjnym ZSZ 09-90 oraz pojemności silnika 2000 cm 3 korzystałem w celach prywatnych przez 12 dni. Jan Kowalewski Potwierdzam zgodność powyższego oświadczenia z ewidencją przebiegu pojazdu prowadzoną przez pracownika. Tadeusz Maliniak Kierownik komórki ds. transportu Wartość pieniężna świadczenia podlegająca opodatkowaniu oraz oskładkowaniu: 12 dni 13,33 zł = 159,96 zł. Teresa Drobek Starsza księgowa 9

Podstawa wymiaru składek Pracownik może być też zobowiązany przez pracodawcę do comiesięcznego składania oświadczenia o tym, przez ile dni w danym miesiącu korzystał z samochodu służbowego w celach prywatnych. Tego rodzaju dokument także może stanowić podstawę do obniżenia ryczałtu miesięcznego. W związku z tym, że żadne przepisy nie określają rodzaju dokumentu, na podstawie którego może być obniżona pełna kwota ryczałtu w sytuacji, gdy pracownik korzystał z samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, to pracodawca powinien ustanowić w przepisach zakładowych sposób dokumentowania tego faktu. Częściowa odpłatność za wykorzystanie samochodu służbowego do celów prywatnych nie zwalnia z oskładkowania W praktyce występują także sytuacje, że pracownik ponosi częściową odpłatność za możliwość wykorzystywania samochodu służbowego w celach prywatnych. Niektórzy pracodawcy wychodzą z założenia, że w takim przypadku ma zastosowanie wyłączenie z podstawy wymiaru składek, o którym mowa w 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe), i nie oskładkowują przyznanego pracownikom świadczenia. Warto przypomnieć, że wspomniany przepis wyłącza z podstawy składek korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych albo częściowych odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. ZUS stoi na stanowisku, że udostępnienie pracownikowi za symboliczną odpłatnością samochodu służbowego do celów prywatnych nie stanowi korzyści materialnej, o której mowa w przywołanym przepisie, mimo zagwarantowania tego świadczenia w przepisach płacowych (układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania albo innym przepisie dotyczą- 10

Samochód w firmie cym wynagrodzeń). ZUS uważa też, że udostępnienie samochodu służbowego do jazd prywatnych nie może być uznane za przejazdy środkami lokomocji w rozumieniu 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Stanowisko takie znajduje potwierdzenie w interpretacjach wydanych przez ZUS. Przykładem mogą być tu decyzje oddziału ZUS w Gdańsku z 16 stycznia 2015 r. (DI/100000/43/1489/2014) oraz z 5 lutego 2015 r. (DI/100000/43/76/2015). PRZYKŁAD 4. Udostępnianie samochodu za symboliczną odpłatnością Na podstawie umowy powierzenia pracownik ma prawo wykorzystywać przekazany mu samochód służbowy do celów prywatnych za odpłatnością wynoszącą 50 zł miesięcznie. Opierając się na 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego, pracodawca nie nalicza składek od tego świadczenia. Podczas kontroli ZUS zausterkuje taki sposób postępowania i nakaże naliczenie składek wraz z należnymi odsetkami. Pracodawca będzie również zmuszony skorygować dokumenty rozliczeniowe złożone za tego pracownika. Przedstawione wyżej stanowisko ZUS skutkuje koniecznością naliczania składek od świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych, także wtedy gdy jest ono częściowo odpłatne. W takim przypadku przychodem pracownika jest różnica między pełnym miesięcznym ryczałtem, a odpłatnością przez niego ponoszoną. PRZYKŁAD 5. Podstawa wymiaru składek w przypadku ponoszenia częściowej odpłatności Zgodnie z umową powierzenia samochodu służbowego o pojemności silnika 1500 cm 3 pracownik ma prawo do korzystania z pojazdu także w celach prywatnych przez wszystkie dni miesiąca, w tym dni wolne. Z tego tytułu ponosi on ryczałtową odpłatność w wysokości 50 zł miesięcznie. Do podstawy składek pracodawca powinien przyjąć kwotę 250 zł 50 zł = 200 zł. Przedstawiony wyżej sposób ustalania przychodu stosuje się także wtedy, gdy pracownik wykorzystuje samochód służbowy w celach prywatnych tylko przez część miesiąca. W takim przypadku ustaloną kwotę odpłatności odejmuje się od odpowiednio zmniejszonego ryczałtu. 11

Podstawa wymiaru składek PRZYKŁAD 6. Podstawa wymiaru składek w przypadku ponoszenia częściowej odpłatności korzystanie z samochodu przez część miesiąca Z zapisów regulaminu używania samochodów służbowych wynika, że pracownicy nie mogą wykorzystać w celach prywatnych powierzonych im samochodów w dni wolne od pracy oraz w czasie urlopu wypoczynkowego. W dniach od 7 do 17 kwietnia 2015 r. na urlopie przebywał pracownik użytkujący samochód służbowy z silnikiem o pojemności 2000 cm 3. Ze względu na możliwość wykorzystywania pojazdu do celów prywatnych osoba ta ponosi zryczałtowaną opłatę w wysokości 50 zł miesięcznie. Aby ustalić kwotę, którą należy przyjąć do podstawy wymiaru składek, pracodawca powinien: obliczyć wartość pieniężną świadczenia polegającego na użyczeniu samochodu służbowego do celów prywatnych: 12 dni (kwietnia, w których pracownik mógł korzystać z samochodu do celów prywatnych) 13,33 zł (stawka za 1 dzień przy samochodzie o pojemności silnika powyżej 1600 cm 3 ) = 159,96 zł, odjąć od tak ustalonej kwoty ponoszoną odpłatność: 159,96 zł 50 zł = = 109,96 zł. Z tytułu używania przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych do pozostałych jego przychodów osiągniętych w kwietniu (oskładkowanych) pracodawca powinien dodać kwotę 109,96 zł i od uzyskanej sumy naliczyć składki na ogólnych zasadach. Ryczałt na jazdy lokalne tylko na podstawie umowy Nie tylko pracodawca może użyczyć pracownikowi samochodu, również pracownik może wykorzystywać swój prywatny samochód na potrzeby pracodawcy, otrzymując z tego tytułu stosowną rekompensatę pieniężną. Najczęściej będzie to: tzw. ryczałt na jazdy lokalne albo kilometrówka. Możliwość przyznania pierwszego ze świadczeń przewiduje rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów 12

Samochód w firmie niebędących własnością pracodawcy (dalej: rozporządzenie z 25 marca 2002 r.). Znajdują się w nim szczegółowe zasady obliczania i wypłacania ryczałtu. Z 1 wynika, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych prywatnego pojazdu tu samochodu następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Rozporządzenie nie zawiera jednak wzoru umowy pracodawca powinien ją sam przygotować. Ze względów składkowych istotne jest, aby znalazł się w niej punkt mówiący o tym, że ryczałt na jazdy lokalne będzie naliczany i wypłacany na zasadach wynikających z rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Wzór 2. Umowa o używanie prywatnego samochodu pracownika do celów służbowych Rajski Ogród Sp. z o.o. Gdańsk, 1 października 2014 r. ul. Żuławska 4 80-321 Gdańsk U m o w a sporządzona w dniu 1 października 2014 r. pomiędzy Spółką z o.o. Rajski Ogród w Gdańsku reprezentowaną przez Prezesa Zarządu pana Krzysztofa Góreckiego, zwanego dalej pracodawcą, a panem Henrykiem Malinowskim zatrudnionym na stanowisku montera instalacji nawadniających, zwanego dalej pracownikiem. 1 Pracownikowi zostaje przyznany miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne w wysokości 400 km. Pracownik oświadcza, że do jazd lokalnych będzie wykorzystywał samochód osobowy marki Skoda Octavia o pojemności silnika 1600 cm 3 będący jego współwłasnością. 2 Z tytułu używania ww. samochodu do jazd lokalnych pracownik będzie otrzymywał comiesięczny ryczałt ustalony według stawek oraz zasad określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania i sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Wypłata ryczałtu na jazdy lokalne będzie następowała na podstawie oświadczenia wypełnionego przez pracownika, którego wzór stanowi załącznik do niniejszej umowy. 13

Podstawa wymiaru składek Wypłata ryczałtu na jazdy lokalne dokonywana będzie razem z wypłatą wynagrodzenia za dany miesiąc, pod warunkiem że pracownik złoży pracodawcy oświadczenie, o którym mowa w pkt 2, najpóźniej na 2 dni przed terminem wypłaty. W razie niezłożenia przez pracownika oświadczenia, o którym mowa w pkt 2, wypłata ryczałtu na jazdy lokalne zostanie wstrzymana do momentu otrzymania przez pracodawcę brakującego dokumentu. 3 Umowa została podpisana na czas nieokreślony i może być rozwiązana przez każdą ze stron za jednomiesięcznym wypowiedzeniem. Wszelkie zmiany w niniejszej umowie wymagają zachowania formy pisemnej oraz zgody obu stron umowy. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Henryk Malinowski (podpis pracownika) Krzysztof Górecki (podpis pracodawcy) Pracodawcy często wymagają, aby pracownik był właścicielem samochodu, na który ma być przyznany ryczałt na jazdy lokalne. Wymóg ten nie wynika jednak z żadnego przepisu. Nie ma więc formalnych przeszkód, aby ryczałt został przyznany na samochód będący własnością współmałżonka albo innego członka rodziny. W takiej sytuacji pracownik powinien złożyć oświadczenie, że dany samochód będzie wykorzystywał za zgodą jego właściciela do celów służbowych. Zapis taki może też się znaleźć bezpośrednio w umowie. Maksymalne stawki ryczałtu wyłączone z podstawy wymiaru składek Na podstawie 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego ryczałty na jazdy lokalne wyłączone są z podstawy wymiaru składek. Wyłączeniu podlegają jednak tylko kwoty ustalone zgodnie z przepisami rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Akt ten określa zarówno maksymalne stawki za 1 km, jak i maksymalne limity kilometrów na jazdy lokalne. W przypadku samochodów osobowych stawka za 1 km przebiegu uzależniona jest od pojemności silnika i wynosi odpowiednio: 0,5214 zł w przypadku samochodu o pojemności silnika do 900 cm 3, 14

Samochód w firmie 0,8358 zł w przypadku samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm 3. Limity kilometrów na jazdy lokalne uzależnione są od liczby mieszkańców w gminie albo mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie mogą one przekraczać: 300 km przy liczbie mieszkańców do 100 tys., 500 km ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców, 700 km jeżeli liczba mieszkańców wynosi powyżej 500 tys. W przypadku samochodów wykorzystywanych do celów służbowych w służbie leśnej oraz w służbie parków narodowych limit na jazdy lokalne może być podwyższony, ale nie więcej niż do 1500 km. Jeszcze wyższy limit obowiązuje w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej. W tym przypadku miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne nie może przekroczyć 3000 km. Tabela 3. Maksymalne kwoty ryczałtów na jazdy lokalne samochodami osobowymi wyłączone z oskładkowania Miesięczny limit kilometrów Kwota ryczałtu wyłączona z podstawy składek przy pojemności silnika do 900 cm 3 300 km 156,42 zł (300 km 0,5214 zł) 500 km 260,70 zł (500 km 0,5214 zł) 700 km 364,98 zł (700 km 0,5214 zł) 1.500 km 782,10 zł (1500 km 0,5214 zł) 3.000 km 1.564,20 zł (3000 km 0,5214 zł) Kwota ryczałtu wyłączona z podstawy składek przy pojemności silnika powyżej 900 cm 3 250,74 zł (300 km 0,8358 zł) 417,90 zł (500 km 0,8358 zł) 585,06 zł (700 km 0,8358 zł) 1.253,70 zł (1500 km 0,8358 zł) 2.507,40 zł (3000 km 0,8358 zł) 15

Podstawa wymiaru składek Nieobecność zmniejsza przyznaną kwotę ryczałtu Zdarza się, że podczas obliczania kwot ryczałtów na jazdy lokalne przeznaczonych do wypłaty pracodawcy zapominają o zasadzie wynikającej z 4 ust. 2 rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Przepis ten stanowi, że kwotę pełnego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności, zarówno usprawiedliwionej, jak i nieusprawiedliwionej. Zmniejszenia takiego dokonuje się także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, np. z powodu jego awarii. PRZYKŁAD 7. Pracownik na urlopie wypoczynkowym obliczanie ryczałtu Na podstawie umowy pracownik wykorzystuje do jazd lokalnych swój prywatny samochód o pojemności silnika wynoszącej 1600 cm 3. Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne przyznany tej osobie wynosi 400 km. Pracownik zatrudniony jest w podstawowym wymiarze czasu pracy (8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku) a w dniach od 9 do 20 marca 2015 r. przebywał na urlopie wypoczynkowym. W celu ustalenia kwoty ryczałtu przysługującego za ten miesiąc pracodawca powinien: obliczyć kwotę pełnego miesięcznego ryczałtu: 400 km 0,8358 zł = = 334,32 zł, obliczyć kwotę, o którą należy zmniejszyć pełny ryczałt miesięczny z powodu pobytu pracownika na urlopie wypoczynkowym: 334,32 zł : : 22 10 (dni roboczych przypadających na okres urlopu) = 151,96 zł, obliczyć kwotę ryczałtu przysługującego w marcu 2015 roku: 334,32 zł 151,96 zł = 182,36 zł. Od nadwyżki opłaca się składki Z podstawy wymiaru składek wyłączone są tylko kwoty ryczałtu na jazdy lokalne ustalone zgodnie z przepisami rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Jeżeli pracodawca przyznał pracownikowi wyższy limit kilometrów na jazdy lokalne, oblicza kwotę ryczałtu z zastosowaniem wyższych stawek za jeden kilometr przebiegu czy też nie zmniejsza pełnej kwoty ryczałtu w przypadku nieobecności pracownika w pracy albo niedysponowania 16

Samochód w firmie przez niego samochodem prywatnym do celów służbowych, to od części wypłaconego ryczałtu musi odprowadzić składki. Obciążenia składkowe naliczane są wówczas od różnicy między wypłaconą kwotą a ryczałtem ustalonym na zasadach wynikających z rozporządzenia z 25 marca 2002 r. PRZYKŁAD 8. Zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego obliczanie ryczałtu Zgodnie z umową zawartą z pracodawcą pracownik wykorzystuje do celów służbowych swój prywatny samochód z silnikiem o pojemności 2000 cm 3. Przyznany mu miesięczny limit na jazdy lokalne wynosi 700 km i jest on zgodny z przepisami rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Ryczałt przysługujący z tego tytułu obliczany jest też z zastosowaniem stawek określonych w tym rozporządzeniu, tj. według stawki 0,8358 zł za 1 km przebiegu. W umowie znajduje się zapis, że przyznany ryczałt na jazdy lokalne ulega zmniejszeniu o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w pracy z powodu choroby, z wyjątkiem niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin, innej nieobecności w pracy, a także za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował samochodem do celów służbowych. W dniach od 3 do 20 marca 2015 r. pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim. W związku z tym, że powodem niezdolności do pracy był wypadek przy pracy, osobie tej wypłacono w marcu pełną kwotę przyznanego ryczałtu, tj. 585,06 zł (700 km 0,8358 zł). Od kwoty tej nie zostały naliczone składki, ponieważ pracodawca przyjął, że ma tu zastosowanie 2 ust. 1 pkt 13 rozporządzenia składkowego. Tymczasem wyłączenie, o którym mowa w przywołanym przepisie, mogło objąć tylko kwotę ryczałtu odpowiednio zmniejszonego z uwagi na nieobecność pracownika w pracy z powodu choroby. Od różnicy między wypłaconą sumą a kwotą ustaloną zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r. powinny być naliczone składki na ogólnych zasadach. W celu ustalenia kwoty ryczałtu podlegającej oskładkowaniu pracodawca powinien: obliczyć kwotę ryczałtu przysługującego pracownikowi zgodnie z rozporządzeniem z 25 marca 2002 r.: 585,06 zł (585,06 zł : 22 14 dni roboczych przypadających na okres objęty zwolnieniem lekarskim) = 585,06 zł 372,31 zł = 212,75 zł, 17

Podstawa wymiaru składek od wypłaconego pracownikowi ryczałtu w pełnej wysokości odjąć kwotę ryczałtu obliczonego z zastosowaniem przepisów rozporządzenia z 25 marca 2002 r.: 585,06 zł 212,75 zł = 372,31 zł. Z podstawy wymiaru składek mógł więc być wyłączony ryczałt w wysokości 212,75 zł. Kwota 372,31 zł powinna być wraz z innymi dochodami pracownika oskładkowana na ogólnych zasadach. Pracownik musi złożyć oświadczenie Podstawą do wypłaty ryczałtu na jazdy lokalne jest oświadczenie pracownika o używaniu przez niego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu. Podobnie jak w przypadku umowy o używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych, rozporządzenie z 25 marca 2002 r. nie określa wzoru takiego oświadczenia. Informuje jedynie, że powinno ono zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Wzór oświadczenia powinien stanowić załącznik do umowy o używanie prywatnego pojazdu do jazd lokalnych. W umowie pracodawca powinien też wyznaczyć termin na złożenie oświadczenia oraz zamieścić informację o skutkach jego niezachowania. Wzór 3. Oświadczenie pracownika stanowiącego podstawę do wypłaty ryczałtu na jazdy lokalne Henryk Malinowski Gdańsk, 26 marca 2015 r. monter urządzeń nawadniających O ś w i a d c z e n i e Realizując obowiązek wynikający z 2 pkt 2 umowy z 1 października 2014 r. niniejszym oświadczam, że w marcu 2015 roku korzystałem z samochodu osobowego marki Skoda Octavia o pojemności silnika 1600 cm 3 oraz numerze rejestracyjnym GKC 65MW do jazd lokalnych, w związku z czym przedstawiam następujące rozliczenie: 18

Samochód w firmie 1. Przyznany ryczałt miesięczny: 400 km 0,8358 zł = 334,32 zł. 2. Zmniejszenie kwoty ryczałtu o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności w pracy z powodu: urlopu wypoczynkowego... dni, urlopu bezpłatnego... dni, urlopu okolicznościowego... dni, zwolnienia lekarskiego... 4 dni, delegacji... dni, inne... dni, Razem dni roboczych 4. 3. Kwota zmniejszenia ryczałtu z uwagi na nieobecności w pracy lub niedysponowanie pojazdem prywatnym do celów służbowych: 334,32 zł : 22 4 = 60,79 zł. 4. Należność do wypłaty: 334,32 zł 60,79 zł = 273,53 zł. Słownie złotych: dwieście siedemdziesiąt trzy 53/100. Ewa Nowakowska Henryk Malinowski (sprawdzono merytorycznie) (podpis pracownika) Rozliczenie finansowe Akceptuję do wypłaty kwotę 273,53 zł, słownie złotych: dwieście siedemdziesiąt trzy 53/100. 27 marca 2015 r. Irena Górka Krzysztof Górecki (data) (Główny Księgowy) (Prezes Zarządu) Kwituję odbiór kwoty 273,53 zł, słownie złotych: dwieście siedemdziesiąt trzy 53/100. 30 marca 2015 r. Henryk Malinowski (data) (podpis pracownika) Kilometrówka bez umowy i z mniejszymi ograniczeniami Drugim rodzajem świadczenia przysługującego pracownikom, którzy wykorzystują swój prywatny samochód na potrzeby pracodawcy, jest tzw. kilometrówka. Występuje ona, gdy pracodawca na wniosek pracownika wyraża zgodę na odbycie podróży służbowej, zarówno krajowej, jak i zagranicznej, pojazdem niebędącym własnością pracodawcy. Świadczenie tego rodzaju również zwolnione jest z oskładkowania, ale tylko do wysokości określonych w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej 19

Podstawa wymiaru składek z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej: rozporządzenie delegacyjne). Tak wynika z 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego. Rozporządzenie delegacyjne w 3 ust. 4 informuje, że w sytuacji gdy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym pojazdem, przysługuje mu z tego tytułu zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określonej w rozporządzeniu z 25 marca 2002 r. Jeżeli więc u danego pracodawcy obowiązuje wyższa stawka za 1 kilometr, to od nadwyżki powinny być naliczane składki. Sytuacja taka może jednak wystąpić tylko u pracodawców spoza sfery budżetowej, ponieważ tylko oni mogą dowolnie określać warunki przyznawania świadczeń delegacyjnych. Pracodawcy ze sfery budżetowej muszą stosować się do zasad i stawek określonych w rozporządzeniu delegacyjnym. PRZYKŁAD 9. Wyższa kilometrówka ustalenie podstawy wymiaru składek Zgodnie z obowiązującym regulaminem wynagradzania pracodawca spoza sfery budżetowej rozlicza delegacje służbowe z zastosowaniem jednolitej stawki za 1 kilometr przebiegu wynoszącej 0,90 zł. W marcu 2015 roku za zgodą pracodawcy podróż służbową prywatnym samochodem o pojemności silnika 1800 cm 3 odbył jeden z pracowników. Ze złożonego rozliczenia wynika, że w celach służbowych przejechał 587 km, otrzymując z tego tytułu kwotę 528,30 zł (587 km 0,90 zł). Ponieważ stawka za 1 km ustalona jest na wyższym poziomie niż przewiduje rozporządzenie delegacyjne, część tej kwoty powinna być oskładkowana. W celu jej ustalenia pracodawca powinien: obliczyć kwotę kilometrówki przysługującej zgodnie z rozporządzeniem delegacyjnym: 587 km 0,8358 zł = 490.61 zł, a następnie odjąć tę kwotę od kwoty przysługującej na podstawie przepisów zakładowych: 528,30 zł 490,61 zł = 37,69 zł. Uzyskana różnica powinna być dodana do innych przychodów pracownika i razem z nimi oskładkowana na ogólnych zasadach. 20

Samochód w firmie Podstawa prawna Art. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.). Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 oraz ust. 2, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 121 ze zm.). Art. 81 ust. 1 oraz ust. 5 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.). 2 ust. 1 pkt 13 oraz pkt 15 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.). 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). WARTO ZAPAMIĘTAĆ Od 1 stycznia 2015 r. do art. 12 ustawy podatkowej dodano ust. 2a mówiący o tym, że wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości: 250 zł miesięcznie w przypadku korzystania z samochodu o pojemności silnika do 1600 cm 3, 400 zł miesięcznie jeżeli pracownik korzysta z samochodu o pojemności silnika powyżej 1600 cm 3. Jeżeli pracownik miał możliwość korzystania przez cały miesiąc kalendarzowy z samochodu służbowego również do jazd prywatnych, pracodawca 21

Podstawa wymiaru składek powinien dodać kwotę odpowiedniego ryczałtu do innych przychodów osiągniętych przez tę osobę w danym miesiącu i oskładkować na ogólnych zasadach. Nie zawsze jednak pracownik wykorzystuje samochód służbowy do celów prywatnych przez wszystkie dni danego miesiąca. Jeżeli korzysta z pojazdu tylko przez część miesiąca, to wartość świadczenia za każdy dzień używania samochodu w celach prywatnych ustala się w wysokości 1/30 pełnego ryczałtu (art. 12 ust. 2b ustawy podatkowej). Podstawą do zmniejszenia pełnej kwoty ryczałtu jest dokument potwierdzający, że pracownik nie korzystał z samochodu służbowego przez pełen miesiąc kalendarzowy. Odpowiednie zapisy mogą znaleźć się w wewnętrznych dokumentach regulujących zasady korzystania z samochodów służbowych przez pracowników, jak np. w regulaminie używania samochodów służbowych albo w umowach powierzenia samochodu służbowego. Pracownik może być też zobowiązany przez pracodawcę do comiesięcznego składania oświadczenia o tym, przez ile dni w danym miesiącu korzystał z samochodu służbowego w celach prywatnych. Tego rodzaju dokument także może stanowić podstawę do obniżenia ryczałtu miesięcznego. Z podstawy wymiaru składek wyłączone są tylko kwoty ryczałtu na jazdy lokalne ustalone zgodnie z przepisami rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Jeżeli pracodawca przyznał pracownikowi wyższy limit kilometrów na jazdy lokalne, oblicza kwotę ryczałtu z zastosowaniem wyższych stawek za jeden kilometr przebiegu czy też nie zmniejsza pełnej kwoty ryczałtu w przypadku nieobecności pracownika w pracy albo niedysponowania przez niego samochodem prywatnym do celów służbowych, to od części wypłaconego ryczałtu musi odprowadzić składki. Obciążenia składkowe naliczane są wówczas od różnicy między wypłaconą kwotą a ryczałtem ustalonym na zasadach wynikających z rozporządzenia z 25 marca 2002 r. Podstawą do wypłaty ryczałtu na jazdy lokalne jest oświadczenie pracownika o używaniu przez niego samochodu do celów służbowych w danym miesiącu. 22