Zarządzanie oprogramowaniem (SAM) Deloitte Polska 1
2
Zmniejszenie kosztów, ograniczenie ryzyka Globalny rozwój nowoczesnych technologii sprawił, że dzisiaj każda organizacja korzysta na co dzień z oprogramowania komercyjnego. Okazuje się jednak, że w większości firm ilość i rodzaj wykupionych licencji nie odpowiada ich realnym potrzebom. Rozwiązaniem tego problemu jest efektywne zarządzanie oprogramowaniem, dzięki któremu organizacje mogą zredukować ponoszone koszty, ograniczyć ryzyko kar wynikających z braku posiadania wystarczającej liczby licencji i istotnie wpłynąć na podniesienie poziomu bezpieczeństwa IT w długiej perspektywie. Deloitte Polska 3
Dlaczego efektywne zarządzanie oprogramowaniem jest ważne? Na przestrzeni ostatnich lat, cele i zadania stawiane przed działami IT zmieniły się i obecnie w dużo większym stopniu pokrywają się ze strategią i priorytetami biznesowymi całej organizacji. Działy IT uczestniczą w realizacji dużych i skomplikowanych projektów, jednocześnie zapewniając firmie efektywne kosztowo, bezpieczne i wydajne usługi podstawowe. Skuteczne i efektywne zarządzanie zasobami IT (ITAM) oraz zarządzanie oprogramowaniem (SAM) stają się coraz istotniejszymi aspektami sukcesu organizacji, gdyż wpisują się w kluczowe wyzwania biznesu: ZAPEWNIENIE ZGODNOŚCI Ilość audytów oprogramowania realizowanych przez licencjodawców lub w ich imieniu z roku na rok rośnie. U wielu dostawców programy zgodności wpisane są w cykl sprzedaży oprogramowania. W niedalekiej przyszłości audyty legalności nie będą już sporadycznymi przypadkami, a raczej rutynowym działaniem każdego z dostawców. Firmy nieprzygotowane do audytu narażają się na ryzyko wykorzystania oprogramowania niezgodnie z warunkami licencyjnymi lub ponad nabyte uprawnienia, co wiąże się z wysokimi karami nakładanymi przez licencjodawców. Świadome zarządzanie oprogramowaniem umożliwia organizacji przygotować się do audytu zawczasu i co za tym idzie ograniczyć ewentualne niezgodności licencyjne. Dodatkowo, proaktywne działanie pozwala firmie ograniczyć koszty wynikające z zaangażowania w audyt personelu IT, departamentów bezpieczeństwa i prawnego oraz ewentualnych doradców zewnętrznych, którzy pomagają przejść przez proces audytu. CYBERBEZPIECZEŃSTWO Zagrożenia związane z cyberbezpieczeństwem są jednym z kluczowych wyzwań identyfikowanych przez dyrektorów finansowych. Grupa robocza przy rządzie USA jako dwa działania, które pomagają zapobiegać incydentom bezpieczeństwa wskazała utrzymanie rejestru autoryzowanego sprzętu i utrzymanie rejestru autoryzowanego oprogramowania (źródło: Consensus Audit Guidelines: www.sans.org/cag). Świadome zarządzanie oprogramowaniem pozwala zdefiniować i utrzymywać te rejestry, przez co istotnie podnosić poziom bezpieczeństwa środowiska informatycznego firmy. Dodatkowo okresowa inwentaryzacja oprogramowania pozwala ustalić poziom poprawek bezpieczeństwa i pomaga wyeliminować potencjalne podatności. 4
OGRANICZENIE KOSZTÓW Wydatki na oprogramowanie stanowią 20-40% budżetu IT firmy. W wielu miejscach świadome zarządzanie oprogramowaniem daje możliwość ograniczenia tych wydatków nawet o kilkadziesiąt procent. Wiele organizacji widzi potencjał oszczędnośći tkwiący w zagadnieniach ITAM/SAM, gdyż obok wirtualizacji dają one największe możliwości ograniczenia kosztów IT. Deloitte Polska 5
Wartości, jakie otrzymują nasi klienci Zespół ekspertów Deloitte SAM łączy szczegółową wiedzę licencyjną oraz wyspecjalizowane kompetencje techniczne, przez co jest w stanie dostarczyć kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania licencjami. WIEDZA Zwiększona świadomość realnie wykorzystywanego oprogramowania oraz możliwość dostosowania działań do posiadanych uprawnień licencyjnych. PRZEWIDYWALNOŚĆ Ustandaryzowany produkt dla użytkowników końcowych oprogramowania, usprawniony proces zakupu licencji, redukcja zbędnych działań z zakresu SAM, precyzyjnie zdefiniowane warunki korzystania ze wsparcia oprogramowania oraz możliwość prognozowania przyszłych kosztów w oparciu o szczegółową analizę rzeczywistych potrzeb licencyjnych. OSZCZĘDNOŚĆ Utrzymanie stanu posiadanych licencji na optymalnym poziomie, stały monitoring i efektywne zarządzanie niewykorzystywanymi przez firmę licencjami, umożliwiający ich ponowne użycie, identyfikacja możliwości przechodzenia na najbardziej aktualne wersje oprogramowania oraz eliminacja ewentualnych braków licencyjnych. EFEKTYWNOŚĆ Standardowy proces do weryfikacji i akceptacji umów licencyjnych, spójne podejście do audytów zlecanych przez dostawców oraz proaktywne identyfikowanie niezgodności licencyjnych. 6
ELIMINACJA NADMIARÓW Redukcja nieautoryzowanego wykorzystania oprogramowania oraz zbędnych zakupów licencji oraz inwentaryzacja warunków wynikającymi z podpisanych umów licencyjnych. MONITOROWANIE I RAPORTOWANIE Identyfikacja przypadków wykorzystania oprogramowania niezgodnie z warunkami licencyjnymi oraz zapanowanie nad nadwyżkami i niedoborami licencyjnymi. KONTROLA Zapewnienie lepszej kontroli nad dystrybucją, rozwojem i utrzymaniem oprogramowania oraz doprecyzowanie warunków korzystania ze wsparcia dostawców. BEZPIECZEŃSTWO Redukcja ryzyka wykorzystania oprogramowania niezgodnie z wewnętrznymi regulacjami oraz oprogramowania posiadającego ujawnione luki bezpieczeństwa lub podatnego na powszechnie znane zagrożenie bezpieczeństwa. Deloitte Polska 7
Przybornik Deloitte SAM Przygotowanie i wdrożenie całościowego programu SAM Jednorazowe rozwiązania SAM PRZEGLĄD I OCENA PROCESÓW SAM Na pierwszym etapie dokonujemy przeglądu obowiązujących w firmie procesów dotyczących zarządzania oprogramowaniem, a następnie przeprowadzamy analizę porównawczą z opracowanym przez Deloitte programem SAM, opartym o normy ISO-19770-1 oraz ITIL. Ocena obejmuje model organizacyjny, praktyki zarządzania, wykorzystywane narzędzia, a także procesy, procedury i operacje SAM. OPRACOWANIE STRATEGII SAM Opracowujemy koncepcję i szczegółowy plan długofalowej strategii zarządzania oprogramowaniem dla całego przedsiębiorstwa. Kluczowym elementem tej usługi jest zdefiniowanie i udokumentowanie przez nasz zespół zasad ogólnofirmowego podejścia do zarządzania oprogramowaniem, określenie jego celów oraz rozpisanie wszystkich koniecznych działań. 8 ZAPROJEKTOWANIE PROCEDUR I ZASAD SAM Opracowujemy skalowalne i dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy zasady, procedury i procesy SAM oraz przygotowujemy plan podziału odpowiedzialności za realizację i nadzór poszczególnych zadań z obszaru SAM. TRANSFORMACJA SAM Projektujemy plan wdrożenia strategicznych działań z zakresu zarządzania oprogramowaniem, a następnie wspieramy firmę w implementacji nowych rozwiązań w miejsce dotychczasowych. Całościowy plan transformacji SAM obejmuje ludzi zaangażowanych w zarządzanie oprogramowaniem, procesy funkcjonujące w firmie i obowiązujące procedury oraz technologie wspierające SAM. OPTYMALIZACJA LICENCJI OPROGRAMOWANIA W oparciu o aktualne i historyczne dane dokonujemy inwentaryzacji wykorzystywanego przez firmę oprogramowania oraz przeprowadzamy analizę bieżącej sytuacji licencyjnej (posiadane licencje vs ich wykorzystanie). Na ostatnim etapie tej usługi przedstawiamy naszym klientom możliwości optymalizacji w tym zakresie, w odniesieniu do jednego lub wielu dostawców. RACJONALIZACJA DOSTAW OPROGRAMOWANIA Pomagamy firmie opracować strategię nabywania oprogramowania, która pozwala wyeliminować nadmiar usług wsparcia i licencji oprogramowania, zwiększyć wydajność firmy poprzez optymalizację inwestycji w oprogramowanie oraz w znaczny sposób zredukować zagrożenia związane z bezpieczeństwem IT. SZKOLENIA SAM Tworzymy dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy program szkoleniowy, uwzględniający istniejące w niej procesy SAM oraz stosowane przez nią narzędzia i technologie.
SAM jako usługa ZARZĄDZANIE KONTRAKTAMI Wspieramy w dokładnym ustaleniu ilości posiadanych licencji oraz obowiązujących warunków licencyjnych. MONITOROWANIE ZGODNOŚCI LICENCYJNEJ Projektujemy i wdrażamy całościowy proces ciągłej kontroli i samodoskonalenia w zakresie zarządzania oprogramowaniem. Dzięki temu firma ma zapewnioną stałą zgodnośc z obowiązującymi ją warunkami licencyjnymi. USŁUGI ZARZĄDZANE SAM Wspieramy firmę w różnych aspektach zarządzania oprogramowaniem (od wybranych, pojedynczych rozwiązań po pełen outsourcing). Wdrożenie zaawansowanych narzędzi SAM INSTALACJA I KONFIGURACJA NARZĘDZI SAM Na bazie analizy funkcjonujących w przedsiębiorstwie procesów, przygotowujemy całościową strategię wykorzystania narzędzi wspierających efektywne zarządzanie oprogramowaniem. W oparciu o założenia tej strategii doradzamy i wspieramy firmę na etapie wyboru, a następnie wdrożenia i odpowiedniej konfiguracji narzędzi wykorzystywanych do zarządzania oprogramowaniem. WDROŻENIE SYSTEMU ZARZĄDZANIA UMOWAMI Doradzamy i wspieramy firmę w zakresie wyboru, wdrożenia oraz konfiguracji systemu do zarządzania umowami i licencjami. Deloitte Polska 9
Współpraca z zespołem ekspertów Deloitte SAM gwarantuje: Przewagi Deloitte NIEZALEŻNOŚĆ W związku z tym, że Deloitte nie jest sprzedawcą oprogramowania i co za tym idzie nie czerpie korzyści ze zidentyfikowanych niedoborów licencyjnych, nasi eksperci są niezależni a ich analizy rzetelne. KOMPETENCJE Eksperci Deloitte dokładnie znają programy i modele licencjonowania oraz warunki stosowane przez dostawców oprogramowania. Ta wiedza w połączeniu z zaawansowanymi kwalifikacjami technicznymi daje unikalną kompetencję opracowywania najefektywniejszych scenariuszy licencyjnych. Nasi specjaliści SAM mieli istotny wkład w rozwój branżowych standardów takich jak ITIL SAM i ISO/IEC 19770-1. LOKALNE DOŚWIADCZENIE Na polskim rynku zarządzania oprogramowaniem jesteśmy aktywni od 2009 roku. Podczas tego okresu zbudowaliśmy w Polsce kompetentny zespół ekspertów, będący w stanie dostosować globalne podejście i narzędzia Deloitte do lokalnej specyfiki, kultury i języka. NARZĘDZIA Deloitte posiada jedyne w swoim rodzaju systemy, narzędzia, metodyki i akceleratory stworzone w wyniku wieloletniej współpracy z tysiącami klientów SAM na całym świecie oraz kooperacji z dostawcami oprogramowania przy realizacji programów zgodności. GLOBALNY ZASIĘG Usługi Deloitte SAM mogą być dostarczane międzynarodowym organizacjom w prawie każdym miejscu ich działalności. Dysponujemy zespołem ponad 800 ekspertów ds. zarządzania oprogramowaniem w 52 krajach świata. 10
Kontakt JAKUB BOJANOWSKI Partner Dział Konsultingu Tel: +48 22 511 08 01 jbojanowski@deloittece.com MARIUSZ USTYJAŃCZUK Starszy Menedżer Lider zespołu zarządzania oprogramowaniem Dział Konsultingu Tel: +48 664 199 155 mustyjanczuk@deloittece.com JAKUB KANIA Menedżer Zespół zarządzania oprogramowaniem Dział Konsultingu Tel: +48 728 452 848 jkania@deloittece.com Deloitte Polska 11
Deloitte to marka, pod którą pracują wspólnie dziesiątki tysięcy profesjonalistów w niezależnych od siebie firmach na całym świecie, świadcząc klientom usługi obejmujące m.in. audyt, konsulting, doradztwo finansowe, zarządzanie ryzykiem, doradztwo podatkowe. Doradztwem prawnym zajmuje się współpracująca z Deloitte kancelaria Deloitte Legal. Firmy te są członkami Deloitte Touche Tohmatsu Limited, prywatnego podmiotu prawa brytyjskiego z ograniczoną odpowiedzialnością. Każda firma członkowska świadczy usługi na określonym obszarze geograficznym i podlega przepisom prawa oraz regulacjom branżowym kraju lub krajów na terenie, których działa. DTTL wspomaga koordynację działań firm członkowskich, ale sama nie świadczy usług na rzecz klientów. DTTL i jej firmy członkowskie są odrębnymi i niezależnymi podmiotami prawnymi, które nie mogą podejmować zobowiązań za siebie nawzajem. DTTL i jej firmy członkowskie ponoszą odpowiedzialność wyłącznie za własne działania i zaniechania, a nie za działania i zaniechania innych firm członkowskich. Każda z Firm Członkowskich DTTL ma indywidualną strukturę organizacyjną, odpowiadającą przepisom prawnym, regulacjom, praktyce zwyczajowej i innym czynnikom kraju prowadzenia działalności, i może świadczyć usługi profesjonalne na jego terytorium za pośrednictwem spółek zależnych, stowarzyszonych i/lub innych podmiotów gospodarczych. Deloitte świadczy usługi audytorskie, konsultingowe, doradztwa podatkowego i finansowego klientom z sektora publicznego oraz prywatnego, działającym w różnych branżach. Dzięki globalnej sieci firm członkowskich obejmującej 150 krajów oferujemy najwyższej klasy umiejętności, doświadczenie i wiedzę w połączeniu ze znajomością lokalnego rynku. Pomagamy klientom odnieść sukces niezależnie od miejsca i branży, w jakiej działają. Ponad 225 000 pracowników Deloitte na świecie realizuje misję firmy: stanowić standard najwyższej jakości. Powyższa publikacja zawiera jedynie informacje natury ogólnej. Deloitte Touche Tohmatsu Limited, firmy członkowskie oraz podmioty stowarzyszone nie świadczą tym samym, ani nie przedstawiają w tej publikacji porad księgowych, podatkowych, inwestycyjnych, finansowych, konsultingowych, prawnych czy innych. Nie należy także wyłącznie na podstawie zawartych tu informacji podejmować jakichkolwiek decyzji dotyczących Państwa działalności. Przed podjęciem jakichkolwiek decyzji lub działań dotyczących kwestii finansowych czy biznesowych powinni Państwo skorzystać z porady profesjonalnego doradcy. Deloitte Touche Tohmatsu Limited, firmy członkowskie oraz podmioty stowarzyszone nie ponoszą odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikające z wykorzystania informacji zawartych w publikacji ani za Państwa decyzje podjęte w związku z tymi informacjami. Osoby korzystające z powyższej publikacji robią to na własne ryzyko i ponoszą pełną związaną z tym odpowiedzialność. 2016 Deloitte Polska