PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2013

Starostwo Powiatowe w Kartuzach ul. Dworcowa 1 83-300 Kartuzy... (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) A.1721.7.2012 Kartuzy, 2012.12.31 PLAN AUDYTU WEWNĘTRZNEGO NA ROK 2013 Janina Kwiecień (-) STAROSTA KARTUSKI Akceptuję (pieczątka i podpis kierownika jednostki, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny) Podstawa prawna Zgodnie z art.283 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych do końca roku kierownik komórki audytu wewnętrznego w porozumieniu z kierownikiem jednostki przygotowuje na podstawie analizy ryzyka plan audytu na następny rok. Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRZNY Sporządził (Audytor wewnętrzny)

2 1. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym 1) Nazwa jednostki 1 2 1 Starostwo Powiatowe w Kartuzach (jednostka nadrzędna jednostka zatrudniająca audytora wewnętrznego) 2 Centrum Inicjatyw Edukacyjnych w Kartuzach 3 Dom Pomocy Społecznej w Kobysewie 4 Komenda Powiatowa Państwowej Straży Pożarnej w Kartuzach 5 Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Kartuzach 6 Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kartuzach 7 Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach 8 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Kartuzach 9 Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Żukowie 1) Należy wskazać jednostkę, w której jest zatrudniony audytor wewnętrzny, oraz jednostki objęte audytem wewnętrznym na podstawie - art. 287 ust. 1 ustawy. 2) Niepotrzebne skreślić. Działalność podstawowa obejmuje działalność merytoryczną, statutową charakterystyczną dla danej jednostki. Działalność wspomagająca obejmuje ogólnie rozumiany proces zarządzania jednostką, zapewnia sprawność i skuteczność działań w obszarze działalności podstawowej, np. zamówienia publiczne, zarządzanie kadrami. 3) Niepotrzebne skreślić. 4) Kolumnę 5 należy wypełnić tylko w przypadku wskazania w kolumnie 3: Działalność Wspomagająca. Wówczas należy wybrać odpowiednio: Gospodarka finansowa albo Zakupy, albo Zarządzenie mieniem, albo Bezpieczeństwo, albo Systemy informatyczne, albo Zarządzanie.

3 Nazwa jednostki 1 2 10 Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kartuzach 11 Zarząd Dróg Powiatowych w Kartuzach 12 Zespół Szkół Ogólnokształcących im. H.Derdowskiego w Kartuzach 13 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych im. rtm. W.Pileckiego w Przodkowie 14 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Sierakowicach 15 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Somoninie 16 Zespół Szkół Technicznych im. F.Ceynowy w Kartuzach 17 Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących im.i Brygady Pancernej im.boh.westerplatte w Kartuzach 18 Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Żukowie

4 2. Wyniki analizy obszarów ryzyka obszary działalności jednostki zidentyfikowane przez audytora wewnętrznego z określeniem szacowanego poziomu ryzyka w danym obszarze Część A Horyzontalna (załącznik 2A wyniki analizy ryzyka) Poniżej zamieszczono jedynie 5 obszarów o najwyższym ryzyku wykazanym na podstawie przeprowadzonej analizy (numeracja zgodna z załącznikiem - Obszary horyzontalne). Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Obszar działalności jednostki Typ obszaru działalności Opis obszaru działalności wspomagającej 4) 1 2 3 4 5 1-36 Zaspokajanie potrzeb wspólnoty samorządowej (obszary wymienione w załączniku nr 2A do PAW 2013 horyzontalnie) 14 Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Somoninie 32 Wydział Kultury i Promocji 28 Wydział Edukacji 17 Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Żukowie 27 Wydział Budownictwa Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Wspomagająca 2) Obszary horyzontalne: 1-36 Obszary horyzontalne: 14 Obszary horyzontalne: 32 Obszary horyzontalne: 28 Obszary horyzontalne: 17 Obszary horyzontalne: 27 Poziom ryzyka w obszarze Wysoki/Średni/Niski 3) (średnia arytmetyczna) (24,56%) (42,27%) (41,36%) (40,80%) (34,85%) (32,50%)

5 Część B Wertykalna (załącznik 2B wyniki analizy ryzyka) Obszary od 35 do 77. Poniżej zamieszczono 7 obszarów o najwyższym ryzyku wykazanym na podstawie przeprowadzonej analizy (numeracja zgodna z załącznikiem - Obszary wertykalne). Obszar działalności jednostki Nazwa obszaru (ze wskazaniem nazwy jednostki, jeżeli to konieczne) Typ obszaru działalności 2) Wspomagająca Opis obszaru działalności wspomagającej 4) Poziom ryzyka w obszarze 3) Wysoki/Średni/Niski 37-79 Obszar ryzyka Miejsce występowania - nazwa komórki organizacyjnej 2a 1 2 3 4 5 Zaspokajanie potrzeb wspólnoty samorządowej 77 64 (obszary wymienione w załączniku nr 2B do PAW 2013 horyzontalnie) Zapewnienie warunków obsługi klientów i badanie jakości realizowanych usług. Szkolenie pracowników i indywidualne ścieżki kariery, jako element zarządzania kadrami. Starostwo Powiatowe w Kartuzach lub Wspomagająca 2) Obszary wertykalne: 37-79 Zadanie consultingowe Wspomagająca Zarządzanie Zadanie consultingowe Wspomagająca Zarządzanie Wysoki/Średni/Niski 3) (średnia arytmetyczna) (29,76%) (67,06%) (60,50%) 2a Na podstawie analizy wertykalnej

6 Miejsce występowania - nazwa komórki Obszar ryzyka organizacyjnej 2a 1 2 3 4 5 78 66 74 37 79 Zarząd i administracja budynkami starostwa. Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. Zabezpieczenie i ochrona mienia, w tym zagadnienia przeciwpożarowe. Bieżące prowadzenie strony internetowej www.kartuskipowiat.com.pl, z wyjątkiem części biuletynu informacji publicznej BIP. Zbieranie i przekazywanie meldunków o wynikach prowadzonych działań ratowniczych. Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu Referat ds. Ochrony Zdrowia i Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu Wspomagająca Wspomagająca Wspomagająca Zarządzanie mieniem Bezpieczeństwo Zarządzanie mieniem, Bezpieczeństwo Wydział Kultury i Promocji Wspomagająca Systemy informatyczne Główny specjalista ds. Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Wspomagająca Bezpieczeństwo (60,24%) (45,94%) (43,60%) (42,65%) (40,15%)

7 3. Wyniki przeprowadzonej analizy zasobów osobowych Liczba osobodni w roku objętym planem audytu: w tym liczba osobodni dni przeznaczona na: Imię i nazwisko pracownika komórki audytu wewnętrznego Stanowisko Ogółem szkolenie i rozwój zawodowy czynności organizacyjne urlopy i inne nieobecności rezerwę czasową przeprowadzenie: zadań audytowych 3 czynności spr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Adrian Kłos (MF 280/2004) Audytor wewnętrzny 264 15 30 55 11 150 3 4.1 Planowane zapewniające 4. Planowane tematy audytu wewnętrznego Planowana liczba audytorów Planowany czas Ewentualna Temat zapewniającego Nazwa obszaru wewnętrznych przeprowadzających przeprowadzenia potrzeba powołania (w etatach) zadanie (w dniach) rzeczoznawcy 1 2 3 4 5 6 7 1/Z/2013 2/Z/2013 (78) Zarząd i administracja budynkami starostwa. (66) Ustalanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych. Wydział Organizacyjny/ Sekretarz Powiatu Referat ds. Ochrony Zdrowia i Współpracy z Organizacjami Uwagi 1/1 30 Tak/Nie 3) Starostwo Powiatowe w Obszar działania Kartuzach 1/1 30 Tak/Nie 3) Starostwo Powiatowe w Obszar działania Kartuzach 3 Czas przeznaczony na przeprowadzenie zadań zapewniających i czynności doradczych

8 Planowana liczba audytorów Planowany czas Ewentualna Temat zapewniającego Nazwa obszaru wewnętrznych przeprowadzających przeprowadzenia potrzeba powołania (w etatach) zadanie (w dniach) rzeczoznawcy 1 2 3 4 5 6 7 3/Z/2013 (15) Sprawdzenie zasad wydatkowania środków budżetowych i zasad gospodarki finansowej w jednostce sektora finansów publicznych - Zespół Szkół Zawodowych w Somoninie. Zespół Szkół Zawodowych w Kartuzach w Somoninie Uwagi 1/1 30 Tak/Nie 3) Zespół Szkół Zawodowych w Obszar działania Somoninie 4.2 Planowane czynności doradcze Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności doradcze Planowany czas przeprowadzenia czynności doradczych Uwagi (w etatach) (w dniach) 1 2 3 4 1/C/2013 1/1 30 2/C/2013 1/1 30 Temat doradczego (77) Zapewnienie warunków obsługi klientów i badanie jakości realizowanych usług. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (67,06%) Temat doradczego (64) Szkolenie pracowników i indywidualne ścieżki kariery, jako element zarządzania kadrami. Obszar Wydział Organizacyjny i wszystkie komórki Starostwo Powiatowe w Kartuzach (60,50%)

9 5 Planowane czynności sprawdzające Temat zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Nazwa obszaru Planowana liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających czynności sprawdzające Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzających (w etatach) (w dniach) 1 2 3 4 5 6 1/S/2013 (2/Z/2011) Sprawdzenie realizacji zaleceń z poprzednich czynności audytorskich oraz bieżąca analiza obszaru. Kompleksowe badanie zasad funkcjonowania Wydziału Komunikacji za lata 2009-2011. Zadanie zapewniające. Uwagi 1/1 3 Brak uwag.

10 6. Planowane obszary ryzyka, które powinny zostać objęte audytem wewnętrznym w kolejnych latach Nazwa obszaru Planowany rok przeprowadzenia audytu wewnętrznego 1 2 3 4 1 2 Zabezpieczenie i ochrona mienia, w tym zagadnienia przeciwpożarowe. Bieżące prowadzenie strony internetowej www.kartuskipowiat.com.pl, z wyjątkiem części BIP biuletynu informacji publicznej. 3 Wydział Kultury i Promocji 4 Wydział Edukacji 5 6 7 8 Zbieranie i przekazywanie meldunków o wynikach prowadzonych działań ratowniczych. Organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów oraz prowadzenie spraw kadrowych. Posiadanie pełnej i aktualnej informacji o infrastrukturze drogowej, komunikacyjnej, energetycznej i komunalnej na obszarze powiatu. Zespół Szkół Zawodowych i Ogólnokształcących w Żukowie 9 Wydział Budownictwa 10 Wydział Finansowy/Skarbnik Powiatu 2014 2015 Uwagi

11 7. Informacja na temat cyklu audytu wewnętrznego. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 roku w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego w 7 ust.4 określa obowiązek wskazania czasu wyrażonego w latach, którym - odpowiednio przy niezmienionych zasobach osobowych komórki audytu wewnętrznego zostałyby przeprowadzone zapewniające we wszystkich obszarach ryzyka - cykl audytu. Oblicza się go na podstawie wzoru zgodnego z 7 ust.5 niniejszego rozporządzenia. W toku przeprowadzonej analizy ryzyka na 2013 rok wyodrębniono 79 obszarów, z czego 77 dotyczy zadań zapewniających, zaplanowano 5 zadań audytowych, z czego 3 mają charakter zapewniający. Oznacza to, że cykl audytu dla Starostwa Powiatowego w Kartuzach wynosi 25 lat. Cykl audytu w porównaniu z ubiegłym okresem wydłużył się o 7 lat. Jednocześnie na podstawie odrębnej autorskiej analizy można wskazać, iż łączna ilość dni audytowych potrzebnych do przeprowadzenia wszystkich zadań, na podstawie obecnie wyliczonego poziomu ryzyka wynosi 1 065 dni. W 2013 roku na zapewniające i consultingowe przeznaczono 150 dni - co oznacza, iż cykl audytu obliczony tą metodą wynosi 7,1 lat. Cykl audytu wyliczony tą metodą w porównaniu z ubiegłym okresem skrócił się o ponad 2 lata.

12 8. Informacje istotne dla prowadzenia audytu wewnętrznego, uwzględniające specyfikę jednostki (np. zmiany organizacyjne) Niniejszy Plan Audytu Wewnętrznego na rok 2013 opracowano w oparciu o treść rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 lutego 2010 roku w sprawie przeprowadzania i dokumentowania audytu wewnętrznego (Dz.U. Nr 21, poz.108). W opracowanym planie rocznym uwzględniono zmiany wynikające z treści ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U Nr 157, poz. 1240 z późn.zm.). Jego kształt i strukturę oparto na poprzednich planach rocznych komórki. Jednocześnie postarano się połączyć wszystkie wymagania określone ustawą o finansach publicznych oraz wewnętrznymi procedurami audytu wewnętrznego, a także dotychczasową praktyką działania. Wszystkie odstępstwa niejako wyprzedzająco dostosowują roczny plan do nowych wymagań prawnych i znajdą swoje odzwierciedlenie w znowelizowanych w przyszłości procedurach wewnętrznych audytu. Budżet uchwalony na 2013 rok przez Radę Powiatu Kartuskiego w dniu 13 grudnia 2012 roku wynosi po stronie dochodów 98 173 902 zł i przychodów 5 500 000 zł. Po stronie wydatków Budżet 2013 wynosi 96 773 906 zł i rozchodów 6 899 996 zł. Sumy obu wskaźników przekraczają kwotę 100 000 000 zł, wskazaną w art.278 ufp, co w konsekwencji określa obowiązek zatrudnienia w jednostce audytora realizującego audyt wewnętrzny. Średnia ocen dla analizy horyzontalnej wyniosło 24,56% a dla wertykalnej 29,76%. Takie parametry należy wg przyjętych współczynników uznać za niski poziom ryzyka rezydualnego dla wybranych obszarów. Stąd wybrane zagadnienia do dalszych prac, jako wskazujące średni poziom ryzyka wyróżniają się na tle obrazu ogólnego audytowanej jednostki - Powiatu Kartuskiego. W toku obecnej analizy wysokie oceny not uzyskały o charakterze consultingowym. Wskazuje to, w połączeniu z polepszająca się średnią ocen ryzyka, na wzrastającą rolę funkcji doradczej audytu w jednostce. Audyt wewnętrzny starał się zwiększyć wydajność działań w toku strategii swojego działania w ostatnich latach, w 2012 roku zaplanowano 6 zadań, obecnie powrócono do poprzednio realizowanych wielkości 5 zadań. Spowodowane to jest zwiększonym przewidywanym budżetem nieobecności i urlopów ze względów rodzinnych audytora wewnętrznego zatrudnionego w jednostce. Audytor wewnętrzny pracuje w wymiarze 1/1 etatu (1 osoba).

13 Plan roczny i powiązane z nim upoważnienie daje audytorowi wewnętrznemu formalne przesłanki do wykonywania powierzonych mu obowiązków. Z tych powodów wynika konieczność opracowania w pierwszej kolejności Planu Rocznego i przeprowadzenie rocznej analizy ryzyka. Integralna częścią harmonogramu pracy na rok 2013 dla stanowiska audytu wewnętrznego jest upoważnienie roczne A.1721.8.2012. Niniejsze upoważnienie odnosi się przedmiotowo do wybranych w trakcie sporządzenia Planu rocznego tematów i obszarów audytu. Plan Audytu Wewnętrznego na 2013 rok oparto na przeprowadzonej analizie wertykalnej (jednostkami) i horyzontalnej (wybór i ocena zadań jednostki zatrudniającej). Oba spojrzenia, wertykalne i horyzontalne, zazębiają się i w całości obejmują tzw. Potrzeby audytu wewnętrznego. Plan 2013 roku powiązano z poprzednim planem strategicznym na lata 2013 2014, zawartym w Planie rocznym audytu wewnętrznego na 2012 rok. Audytor wewnętrzny w tabeli nr 1 niniejszego planu wymienił jednostkę zatrudniającą oraz pozostałe jednostki objęte audytem wewnętrznym. Wszystkie zidentyfikowane jednostki nadzorowane oraz wybrane wydziałów (komórek) Starostwa uznane zostały w toku niniejszej analizy, jako tzw. potrzeby audytu. Zostały one wymienione w załącznikach do niniejszego Planu nr 2A i 2B. Załączniki te obrazują proces przeprowadzania rocznej analizy ryzyka rezydualnego. Szerokie ujęcie środowiska audytu ma na celu kompleksowe objęcie całości zadań jednostki zatrudniającej audytora a w konsekwencji, daje możliwość identyfikacji ryzyk w obszarach zarówno w spojrzeniu horyzontalnym jak i wertykalnym. Takie działanie i analiza są zbliżone z powszechnie stosowanym w doktrynie audytu wewnętrznego modelem COSO (załącznik nr 3 niniejszego Planu). W tym też znaczeniu audytor odnosi się do funkcjonowania systemu kontroli zarządczej I i II stopnia w jednostce zatrudniającej. Przeprowadzona aktualna analiza ryzyka zweryfikowała wykorzystane w toku przeprowadzonych w 2010 roku czynności analityczne, których materiały zawarte są w aktach bieżnych audytu wewnętrznego A.0915-24/AB/10. Obecna odświeżona analiza zadań Powiatu Kartuskiego, i wykorzystane w sprawie materiały znajdują się w aktach bieżących A.1720.21.2012. Dokonano analizy około 10% wszystkich zadań Starostwa Powiatowego w Kartuzach, a następnie tak wyodrębnione obszary poddano szczegółowej analizie z wykorzystaniem tablicy matematycznej Macierzy ryzyka. Po raz kolejny i na nowo dokonano oceny macierzy ryzyka - wg. współczynników. Oceny tej dokonano w oparciu o aktualne dane i doświadczenia, a w szczególności o dane finansowe i planistyczne jednostki zatrudniającej zawartej w uchwalonym przez Radę Powiatu Kartuskiego w dniu 13 grudnia 2012 roku Budżecie Powiatu Kartuskiego na 2013 rok. W toku obecnie prowadzonej analizy wykorzystano także oceny uzyskane w wyniku zastosowania tzw. Metody delfickiej - oceny przez ścisłe kierownictwo jednostki. Wybór zadań audytowych wydaje się zatem uzasadniony i oczywisty. W dalszej części analiza ryzyka, której użyto, posłużyła do wyboru zakresu consultingowego oraz ułożenia ram planu strategicznego na najbliższe dwa lata.

14 Łącznie w potrzebach audytu ujęto 79 obszarów; obszary horyzontalne są obszarami działalności podstawowej, zaś wertykalne są obszarami działalności podstawowej lub wspomagającej. W kolumnie nr 5 poziom ryzyka oceniono zgodnie z przyznaną ilością dni audytowych: wysoki, średni, niski; odpowiednio dla przyznanych dni audytowych 60, 30, 15 tj. progów ryzyka 80, 40 i 20 %. Ocena 1 obszaru misja powiatu jest oceną w oparciu o średnią arytmetyczną obszarów ujętych w potrzebach audytu od 1-36 i od 37-79. Przeprowadzenie analizy ryzyka dokonano w niżej opisany sposób: Ustalenie obowiązującego wzoru planu, jego metodologii, różnić i podobieństw do poprzednio sporządzanych analiz, w tym, w jakim stopniu powiązać plany strategiczne audytu wewnętrznego z obecnie przyjętą metodologią. Weryfikacja potrzeb audytu określenie obszarów horyzontalnych i wertykalnych. Określenie tabel i współczynników wziętych pod uwagę przy niniejszej analizie (patrz załącznik nr 1 do niniejszego Planu). Ocena za pomocą macierzy ryzyka czynników: złożoności, ilości operacji finansowych, kwalifikacji pracowników, stabilności i kontroli. Ocena w 4 stopniowej skali, przy nadanych wagach kryteriów 0.25, 0.16, 0.25, 0.17 i 0.17. Ocena macierzy metodą dynamiczną czynników wg. kryteriów: daty ostatniego audytu, rankingu w poprzednim planie strategicznym, priorytetu kierownictwa oraz priorytetu audytora wewnętrznego (ocena ogólna). W ten sposób ustalone wartości przypisane 79 obszarom sprowadzono do wspólnego mianownika i wyznaczono ranking zadań zapewniających, wybierając po trzy wertykalne i jedno horyzontalne. Następnie poszczególnym obszarom przypisano tematy zadań, opracowano harmonogram roczny (wg. kolejności zawartej w tabeli nr 4.1. i 4.2.) oraz wyznaczono ilość i zakres planowanych zadań sprawdzających i consultingowych. Ostatnim etapem było sporządzenie projektu Planu Rocznego, podpisanie go, przedstawienie i omówienie Staroście Kartuskiemu oraz uzyskanie Jej podpisu wraz upoważnieniem rocznym do działania.

15 Plan audytu wewnętrznego zgodnie z art.284 ufp stanowi informację publiczną i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej jednostki. 2012.12.31 (data) Adrian Kłos (-) AUDYTOR WEWNĘTRZNY (pieczątka i podpis audytora wewnętrznego/) Załączniki: 1. Ocena ryzyka wskaźniki tabele 2. Roczna analiza ryzyka obszarów horyzontalna A, wertykalna B. 3. Wykresy i schematy 4. Materiały analityczne i pomocnicze (a/a w aktach bieżących A.1720.21.2012)