Formularze aplikacyjne Jak tworzyć skuteczne i dopasowane do konkretnej rekrutacji formularze aplikacyjne? erecruitment Solutions jest częścią Grupy Pracuj 1
Skuteczne pytania selekcyjne Każdy, kto kiedykolwiek musiał dokonać selekcji nadesłanych aplikacji wie, jak ważne jest ustalenie kryteriów, według których należy szukać idealnego kandydata. Sprawa jest tym bardziej kluczowa, jeśli rekruter korzysta z systemu, który ma mu w tym pomóc. Według wyników badania Interaktywnego Instytutu Badań Rynkowych* przeprowadzonego Skuteczny czyli jaki? Skuteczny formularz umożliwia szybkie odszukanie kandydatów spełniających kluczowe kryteria na dane stanowisko. wśród rekruterów, aż 70% z nich uważa, że elektroniczne systemy wspierające rekrutację (tzw. ATS) ułatwiają preselekcję aplikacji. Pytania pomocnicze zawarte w formularzu aplikacyjnym to niezwykle ważny element pierwszego etapu selekcji. - potwierdza Agnieszka Samborska Szczepanik, HR Manager, Sephora. Odpowiednio skonstruowany formularz rekrutacyjny może zastąpić wywiad telefoniczny przed spotkaniem. Formularz to wizytówka, którą wraz z CV daje nam kandydat przed spotkaniem. Od tego, jak go wypełnił, często zależą dalsze etapy rekrutacji. * Źródło: Badanie Wyzwania HR w 2011 roku, Interaktywny Instytut Badań Rynkowych Dzięki formularzom najistotniejsze informacje otrzymuję jeszcze przed otwarciem CV. Marika Marcinkowska, Kierownik Biura i HR, Zdrojowa Invest, Kołobrzeg Formułowanie pytań Kluczem do sukcesu jest skupienie się na wymaganiach określonych w ogłoszeniu. Pytania powinny uwzględniać twarde umiejętności, a odpowiedzi do wyboru nie powinny być zbyt ogólne. Na przykład przy sztandarowym pytaniu o posiadane doświadczenie na podobnym stanowisku nie wystarczą odpowiedzi tak lub nie. Z punktu widzenia późniejszej selekcji warto zapytać również o czas przepracowany na tym stanowisku. W ten sposób będziemy mogli oddzielić bardzo doświadczonych kandydatów od tych, którzy odbyli tylko staż w danej branży. 2
Przykładowe pytanie o doświadczenie na podobnym stanowisku Czy posiada Pani/Pan doświadczenie na stanowisku przedstawiciela handlowego? tak, poniżej roku tak, od roku do 2 lat tak, 2-4 lata tak, powyżej 4 lat nie Każdy rekruter ma swoje sposoby na udane pytania. Podczas tworzenia formularza warto kierować się profilem osoby, której się poszukuje. W związku z tym każdy formularz jest inny, choć część pytań może być zbieżnych. Ile pytań zadać? Badania pokazują, że ludzie najchętniej wypełniają ankiety z kilkoma pytaniami. Około 7 pytań jest najbardziej optymalnym rozwiązaniem. Niemniej bardzo istotny jest już sam fakt, że kandydat poświęcił czas na wypełnienie kwestionariusza. Statystyki dowodzą, że nie wszystkie osoby zainteresowane danym stanowiskiem wypełniają cały formularz. Staranność w wykonaniu tego zadania świadczy o motywacji kandydata, dlatego też wypełnienie formularza można potraktować jako pierwszy etap selekcji. O co najczęściej pytają rekruterzy w formularzach rekrutacyjnych? 90% 70% 65% 50% 35% 25% 20% 20% 10% Doświadczenie zawodowe na danym stanowisku Języki obce Wykształcenie Pożądane miejsce pracy Oczekiwania finansowe Prawo jazdy Znajomość programów, narzędzi, certyfikaty, itp. Doświadczenie w konkretnej branży Doświadczenie w kierowaniu zespołem Źródło: Dane wewnętrzne Grupy Pracuj Solutions 3
erecruiter to oszczędność czasu i energii. Pomaga mi wybrać odpowiednich kandydatów w gąszczu spływających aplikacji. Zdecydowanie ułatwia i upraszcza proces selekcji, a także stanowi świetną bazę na przyszłość. Agnieszka Gerlach, Specjalista ds. Personalnych, Interhandler, Toruń Co oprócz podstawowych wymagań? Warto zastanowić się również nad umiejętnościami mile widzianymi, nawet jeśli nie wspominamy o nich w ogłoszeniu. Może idealny kandydat ma uprawnienia do obsługi wózków widłowych lub zna Kodeks Spółek Handlowych? A może powinien mieć doświadczenie w specyficznej branży? Nie zaszkodzi zapytać, a być może w ten sposób znajdziemy perełkę. Przykładowe pytanie pozwalające poznać dodatkową umiejętność danego kandydata Czy posiada Pani/Pan praktyczną znajomość systemu Patron3? tak nie Pytania, które zabiją każdy formularz Jeśli prosimy kandydatów o załączenie życiorysu, niech formularz będzie jego uzupełnieniem. Nie ma nic bardziej frustrującego dla kandydata niż przeklejanie danych ze swojego CV, dlatego pamiętajmy, by formularz i życiorys nie dublowały się. Nie pytajmy o historię zatrudnienia czy jakiekolwiek inne rzeczy, które znajdziemy w plikach załączonych do aplikacji. Jak pytać o wykształcenie? Kwestia wykształcenia również jest sporna z jednej strony chcemy je znać, ale z drugiej nie ma dla nas znaczenia, że kandydat w 1998 roku skończył stosunki międzynarodowe na uczelni ekonomicznej. Jeśli liczy się dla nas sam fakt posiadania dyplomu uczelni wyższej, zadajmy proste pytanie jednokrotnego wyboru, np.: 4
Przykładowe pytanie o poziom wykształcenia Proszę wskazać poziom swojego wykształcenia: średnie - ogólne średnie - techniczne wyższe - techniczne wyższe - inny profil jestem studentem żadne z powyższych Według jakich pytań najwygodniej filtrować? Filtrowanie po pytaniach z formularza to podstawowe narzędzie w ATS-ie. Funkcja pomaga wyłowić z wszystkich aplikacji tylko te osoby, które w określony sposób odpowiedziały na dane pytania. Formularz należy dopasować nie tylko do profilu stanowiska, ale również do specyfiki branży. Rekruterzy z Sephora, dzięki prostemu pytaniu dotyczącemu preferowanej lokalizacji są w stanie błyskawicznie zareagować w przypadku wakatu w konkretnej perfumerii. Więcej możliwości, także dla kandydata Formularz służy również kandydatowi ma on możliwość określenia swoich preferencji, np. dotyczących wysokości wynagrodzenia lub miejsca pracy. Przykładowe pytanie o lokalizację w formularzu aplikacyjnym Sephora Która z wymienionych poniżej lokalizacji interesuje Panią/Pana najbardzej? Łódź Warszawa Gdańsk Wrocław Poznań Katowice Pytać nie pytać? Tu pojawia się kolejna wątpliwość pytać czy nie pytać o oczekiwany poziom wynagrodzenia? Bez wątpienia jest to bardzo pomocne kryterium, z drugiej strony już na starcie kandydat może poczuć się niezręcznie. Optymalnym rozwiązaniem wydaje się zapytanie o preferowaną wysokość zarobków lub ich przedział (tzw. widełki), warto też zostawić kandydatowi wybór, czy chce odpowiedzieć na to pytanie, czy nie. 5
Przykładowe pytanie o preferowaną wysokość zarobków Oczekiwania finansowe Oczekiwane miesięczne wynagrodzenie brutto: dowolne do 2 tyś. zł 2-4 tyś. zł 4-6 tyś. zł 6-8 tyś. zł 8-10 tyś. zł 10-12 tyś. zł 12-15 tyś. zł powyżej 15 tyś. zł Krótka recepta na skuteczny formularz Praktyka pokazuje, że najbardziej pomocne w filtrowaniu są pytania zamknięte jedno - lub wielokrotnego wyboru. Pytania otwarte pozwalają zbadać sposób myślenia kandydata, jego motywację i umiejętność konstruowania wypowiedzi. Układając pytania aplikacyjne warto też zadbać o tzw. candidate experience wspomina Edyta Kopczyńska, Product Manager, erecruiter. Dobrym sposobem zmotywowania kandydata do wypełnienia formularza jest dodanie pytań o jego oczekiwania wobec pracodawcy. Taka sekcja buduje wizerunek bo sugeruje, że firma chce poznać preferencje swoich kandydatów i wziąć je pod uwagę w procesie rekrutacji. O co warto pytać? Pożądany poziom wynagrodzenia (najlepiej podać gotowe przedziały do wyboru) Możliwe dni i godziny pracy (ważne przy pracy zmianowej lub gdy szukamy studentów) Dogodną lokalizację (pomocne przy dużych sieciach sklepów czy dystrybucji) Preferowaną formę zatrudnienia (nie wszyscy kandydaci są chętni pracować na umowę zlecenie) Gotowość do wyjazdów służbowych (niektórzy kandydaci preferują pracę stacjonarną) Oczekiwane dodatki pozafinansowe (odpowiedź da nam rozeznanie, jaki poziom świadczeń interesuje kandydata) 6
Takich informacji nie znajdziemy zwykle w CV, a poznanie ich już na etapie analizy aplikacji pozwala oszczędzić dużo czasu nie marnujemy go na rozmowę z osobami, które nie doczytały w ogłoszeniu, że praca wymaga częstych wyjazdów oraz założenia działalności gospodarczej. Kandydaci dużo chętniej odpowiedzą też na kilka pytań o swoje preferencje niż na prośbę o przepisanie z CV wszystkich swoich miejsc pracy. W formularzu nie ma pytań zbędnych, zawsze są takie, które pomagają w osiągnięciu celu tak dla firmy, jak i kandydata. Proces rekrutacyjny służy bowiem obu stronom, o czym rekruterzy często zapominają. Agnieszka Samborska-Szczepanik, HR Manager, Sephora, Warszawa Przykład pytania wielokrotnego wyboru Określ proszę swoją dyspozycyjność w tygodniu pracy 7 dni w tygodniu od poniedziałku do piątku tylko w weekendy do południa po południu cały dzień Przykłady pytań otwartych Jaki jest Pani/Pana wymarzony zawód? Dlaczego chce Pani/Pan pracować w Perfumerii Sephora? Co według Pani/Pana jest najważniejsze w obsłudze Klienta? 7
Formularzowe wpadki czyli jakich błędów unikać? Za krótki formularz. Przykład formularza, w którym pracodawca prosi jedynie o podanie danych personalnych i CV E-mail: Imię: Nazwisko: Plik CV: Przeglądaj.. Język CV: -- wybierz -- Dodaj Brak odpowiedzi inne lub żadne z powyższych. Przykład źle skonstruowanego pytania o wykształcenie Proszę wskazać poziom swojego wykształcenia średnie wyższe 8
Pytanie wielokrotnego wyboru (kwadraty) powinno być jednokrotnego (kółka). Przykład źle skonstruowanego pytania o doświadczenie Czy posiada Pani/Pan doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku? tak, poniżej roku tak, od roku do 2 lat tak, powyżej 2 lat nie Pytanie otwarte nie da nam możliwości selekcji, lepiej skorzystać z funkcji pole daty. Przykład źle skonstruowanego pytania o dyspozycyjność Od kiedy najwcześniej może Pani/Pan podjąć pracę? Formularz optymalny Ile zadać pytań? Ok. 6 zamkniętych i jedno otwarte Co zniechęca kandydatów? Gdy muszą kopiować informacje ze swojego CV (np. pytanie o historię zatrudnienia) 9
Jak stworzyć swój pierwszy formularz aplikacyjny? Decyzja zapadła i Twoja firma będzie wdrażać system rekrutacyjny? Aby przejść ten pierwszy etap bezstresowo i od samego początku efektywnie korzystać z narzędzia, pamiętaj: układaj pytania zgodnie z twardymi wymaganiami określonymi w ogłoszeniu formularz to pierwszy test motywacji kandydata, ale nie może być za długi nie pytaj o rzeczy nieistotne w selekcji, które i tak znajdziesz w CV Życzymy samych udanych rekrutacji! 10
Sprawdź jak formularze aplikacyjne przyczyniają się do skrócenia czasu selekcji kandydatów. Wejdź na www.erecruiter.pl/dostep-testowy i przetestuj aplikację erecruiter przez 45 dni. 11