Wydłużony okres rozliczeniowy warunki wprowadzenia i przykłady stosowania

Wydłużony okres rozliczeniowy warunki wprowadzenia i przykłady stosowania

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Autorzy: Joanna Kaleta, Szymon Sokolik Opracowanie redakcyjne: Leszek Skupski Skład i łamanie: Triograf, Dariusz Kołacz Wydłużony okres rozliczeniowy warunki wprowadzenia i przykłady stosowania wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w Wydłużony okres rozliczeniowy warunki wprowadzenia i przykłady stosowania oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Wydłużony okres rozliczeniowy warunki wprowadzenia i przykłady stosowania została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Wydłużony okres rozliczeniowy warunki wprowadzenia i przykłady stosowania oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Wydłużony okres rozliczeniowy warunki wprowadzenia i przykłady stosowania lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Centrum Obsługi Klienta: Tel: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl 2

Spis treści Zwykła zmiana nie wymaga akceptacji związków... 4 W systemie podstawowym 4 miesiące, w systemie równoważnym 1 miesiąc... 5 Roczne rozliczanie tylko wówczas, gdy delegaci wyrażą zgodę... 5 Strony podpisały porozumienie znaczy, że były uzasadnione przyczyny... 6 Więcej czasu na oddanie wolnego za nadgodziny... 6 Odpoczynek dobowy i tygodniowy muszą być zawsze zachowane... 7 Rozkład cząstkowy, ale co najmniej 1-miesięczny... 8 3

Okres rozliczeniowy można wydłużyć do 12 miesięcy Okres rozliczeniowy służy planowaniu pracy pracownikom, oraz rozliczaniu faktycznie przepracowanego przez nich czasu pracy (np. nadgodzin). Powinien być ustalony u każdego pracodawcy. Nie musi jednak być jednakowy dla wszystkich działów firmy jeśli jest to uzasadnione specyfiką pracy poszczególnych jednostek. Od sierpnia 2013 roku obowiązuje nowelizacja przepisów o czasie pracy, która m.in. umożliwia wydłużanie okresów rozliczeniowych aż do 12 miesięcy. Warunkiem wprowadzenia wydłużonego okresu rozliczeniowego jest zawarcie porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników oraz powiadomienie o nim inspekcji pracy. Zwykła zmiana nie wymaga akceptacji związków Okresy rozliczeniowe (podobnie zresztą jak systemy czasu pracy) ustala się w układzie zbiorowym pracy, lub regulaminie pracy. Każda zmiana w tym zakresie wymaga więc zmiany tych dokumentów. Ze względu na skomplikowaną procedurę zmiany układu zbiorowego, wygodniejsze jest ustalanie systemów i rozkładów w regulaminie pracy. Pracodawca powinien skonsultować zmianę w regulaminie z zakładową organizacją związkową. Zmieni jednak go sam w przypadku: braku porozumienia z organizacją związkową, gdy organizacje związkowe nie przedstawią po upływie 30 dni jednolitego stanowiska, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi wydawać regulaminu pracy, okresy rozliczeniowe ustala w obwieszczeniu, które wydaje jednostronnie. Natomiast zarówno zmiana regulaminu, jak i zmiana wynikająca z obwieszczenia wchodzą w życie dopiero po upływie 2 tygodni od podania jej do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Wszystkie te zasady dotyczą jednak wprowadzania zwykłych okresów rozliczeniowych (np. wydłużenia okresu rozliczeniowego z 1 do 4 miesięcy w systemie podstawowym). Natomiast w przypadku wprowadzania okresów dłuższych (do 12 miesięcy) obowiązuje odrębna procedura, opisana w dalszej części tekstu. 4

W systemie podstawowym 4 miesiące, w systemie równoważnym 1 miesiąc Maksymalna długość okresów rozliczeniowych zależy od systemu czasu pracy. Przedstawia się następująco: w tzw. podstawowym systemie czasu pracy (wykonywanie pracy przez 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu) dopuszczalny okres rozliczeniowy wynosi do 4 miesięcy, w systemach równoważnego czasu pracy dopuszczających przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 albo do 24 godzin okres rozliczeniowy wynosi co do zasady 1 miesiąc; w szczególnie uzasadnionych przypadkach może być przedłużony do 3 miesięcy, a przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych do 4 miesięcy (art. 135 i art. 137 Kodeksu pracy), w systemie równoważnego czasu pracy dopuszczającym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 16 godzin dopuszczalny okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc, bez możliwości jego przedłużenia (art. 136 Kodeksu pracy), w systemie skróconego tygodnia pracy oraz w tzw. systemie pracy weekendowej dopuszczalny okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc bez możliwości jego przedłużenia (art. 143 i art. 144 Kodeksu pracy), w tzw. systemie pracy w ruchu ciągłym, obowiązuje odrębny okres rozliczeniowy wynoszący do 4 tygodni (art. 138 Kodeksu pracy). Roczne rozliczanie tylko wówczas, gdy delegaci wyrażą zgodę Nowe przepisy pozwalają natomiast w każdym systemie czasu pracy wydłużyć okres rozliczeniowy aż do 12 miesięcy. Pod warunkiem jednak, że: jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, i zarazem zostaną zachowane ogólne zasady dotyczące ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników. A zatem również w tych systemach czasu pracy, w których okres rozliczeniowy może wynosić maksymalnie 1 miesiąc, można zastosować 12-miesięczny okres rozliczeniowy czasu pracy. Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy ustala się: w układzie zbiorowym lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeśli nie da się porozumieć ze wszystkimi związkami, wystarczy porozumienie z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 241 25a) ) albo 5

w porozumieniu z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy jeżeli w zakładzie nie działają związki. Pracodawca ma ponadto obowiązek przekazać kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Ma na to 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia. Chodzi tu tylko o powiadomienie okręgowego inspektora (pocztą), a nie o jego zgodę. A zatem już od dnia wysłania informacji można stosować dłuższy okres rozliczeniowy, bez czekania np. na potwierdzenie odbioru. Strony podpisały porozumienie znaczy, że były uzasadnione przyczyny Wspomniano już, że przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy może nastąpić jedynie wówczas, gdy jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub organizacyjnymi. Przepisy nie definiują, co należy przez to rozumieć. W praktyce o tym, czy przesłanki te zachodzą, zdecyduje więc pracodawca w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Jeśli strony porozumienia uznają, że takie przyczyny istnieją, trudno będzie potem pracownikowi podważać długość okresu rozliczeniowego przed sądem. Niemniej jednak lepiej nie stosować 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych, gdy nie jest to niczym uzasadnione, np. sezonowym natężeniem pracy, warunkami atmosferycznymi itd. (patrz: przykład 1). Może się tez okazać, że nie trzeba wydłużać okresu rozliczeniowego aż do roku, lecz jedynie np. do 6 miesięcy. Przykład 1. Prace sezonowe Firma XYZ produkuje bombki i ozdoby świąteczne, głównie na Boże Narodzenie i święta wielkanocne. Natężenie pracy jest więc cykliczne, większe w okresach przedświątecznych, a mniejsze przez pozostałą część roku. W firmie XYZ można więc zastosować długi okres rozliczeniowy. Dzięki temu pracodawca będzie mógł polecić pracownikom pracę w większym wymiarze w okresach natężenia zamówień i zapotrzebowania na ozdoby, a zmniejszyć jej ilość w miesiącach przestoju. Więcej czasu na oddanie wolnego za nadgodziny Dłuższe okresy rozliczeniowe czasu pracy mają pomóc pracodawcom racjonalnie planować pracownikom zajęcia, ale również wydłużyć okres, w którym można zrekompensować nadgodziny czasem wolnym. Godziny nadliczbowe dobowe (powstałe z przekroczenia dobo- 6

wej normy lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy), rekompensuje się bowiem następująco: do końca miesiąca, w którym powstały takie nadgodziny pracodawca musi zdecydować, czy zapłaci za nie wynagrodzenie wraz dodatkiem, czy też udzieli czasu wolnego, jeśli w tym terminie nie zdecyduje się na rekompensatę czasem wolnym, musi zapłacić pracownikowi wynagrodzenie wraz z dodatkiem w terminie wypłaty pensji za miesiąc powstania nadgodzin (patrz: przykład 2). Przykład 2. Rekompensata nadgodzin Wprowadzony u pracodawcy roczny okres rozliczeniowy rozpoczyna się w październiku 2014 r. i kończy 30 września 2015 r. W dniu 10 października pracownik zamiast planowanych 8 godzin musiał zostać w pracy aż 12 godzin. Powstały tym samym 4 nadgodziny dobowe. Pracodawca do końca października 2014 r. musi zdecydować, co z nimi zrobi: może nakazać pracownikowi odbiór czasu wolnego za te nadgodziny (sam odbiór może wyznaczyć nawet we wrześniu 2015 r., ale decyzja o tym musi zapaść do końca października 2014 r.), może zapytać pracownika, czy w tym czasie nie chce złożyć wniosku o odbiór czasu wolnego za nadgodziny (wniosek musi złożyć w październiku, ale sam odbiór może nastąpić w dowolnym momencie, nawet w kolejnym okresie rozliczeniowym); ten sposób opłaca się pracodawcy, gdyż wówczas pracownik odbiera 2 godziny wolne, podczas gdy z inicjatywy pracodawcy odebrałby 3 godziny (w stosunku 1:1,5), jeśli do końca października nie będzie żadnej decyzji ani wniosku pracownika, trzeba za te 2 godziny zapłacić wynagrodzenie i dodatek najpóźniej w dniu wypłaty pensji za październik. Odpoczynek dobowy i tygodniowy muszą być zawsze zachowane Przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania przepisów dotyczących okresów odpoczynków, dni wolnych od pracy oraz niedziel i świąt. A zatem nawet w okresach intensywniejszej pracy: trzeba w każdym tygodniu pracowniczym (tygodnie te liczy się jako kolejne 7 dni zaczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego) zagwarantować 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku, a zatem praca może trwać maksymalnie 6 dni w każdym takim tygodniu, należy zapewnić wolne niedziele (a w przypadkach, w których art. 151 10 dopuszcza pracę w niedzielę co najmniej co czwarta niedziela powinna być wolna) 7

nie wolno planować więcej godzin pracy na dobę niż wynosi dobowy wymiar dla danego systemu czasu pracy (czyli np. podstawowego 8 godzin, równoważnego co do zasady 12 godzin). Uwaga: mimo wahań zapotrzebowania na pracę w różnych miesiącach długiego okresu rozliczeniowego pracownicy muszą mieć co miesiąc zapewnione przynajmniej ustawowe wynagrodzenie minimalne (1.680 zł w 2014 r. i 1.750 w 2015 r.). Oczywiście w przypadku pracowników niepełnoetatowych może ono być zmniejszone odpowiednio do wymiaru etatu. Rozkład cząstkowy, ale co najmniej 1-miesięczny Harmonogram czasu pracy zasadniczo sporządza się na cały okres rozliczeniowy. W przypadku rocznych okresów byłoby to jednak bardzo kłopotliwe, bo trudno przewidzieć, jakie będzie zapotrzebowanie na pracę za rok. Dlatego nowe przepisy pozwalają na tworzenie cząstkowych harmonogramów czasu pracy, obejmujących poszczególne odcinki okresu rozliczeniowego nie mniejsze jednak niż miesiąc. Każdy z takich cząstkowych harmonogramów trzeba podać do wiadomości pracownika co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który jest on wyznaczony. Oczywiście czas pracy rozlicza się w okresie rozliczeniowym, a nie w ramach okresu objętego harmonogramem. A zatem cząstkowy harmonogram np. na sam październik może zakładać pracę przez większą liczbę godzin i dni niż wypada do przepracowania. Jednak tylko pod warunkiem, że pracodawca zrekompensuje to w innym cząstkowym harmonogramie tego samego okresu rozliczeniowego (patrz: przykład 3) Uwaga: pracodawca nie ma obowiązku sporządzania rozkładu czasu pracy, jedynie wówczas gdy: 1) pracownik będzie zatrudniony w systemie zadaniowym, 2) rozkład jest stały i wynika z przepisów prawa pracy (także zakładowych, np. regulaminu pracy czy układu zbiorowego), codziennie od. 8.00 do 16.00 od poniedziałku do piątku, 3) rozkład jest stały i pracodawca ogłasza go w obwieszczeniu (chodzi o pracodawcę, który nie musi wprowadzać regulaminu pracy), 4) na wniosek pracownika, stosuje się do niego systemy ruchomego czasu pracy i indywidualny rozkład czasu pracy (ale ruchomy czas pracy narzucony przez pracodawcę wymaga już rozkładu). 8

Przykład 3. Raz mniej dni i godzin pracy, a raz więcej Pracodawca prowadzi firmę budowlaną i ma równoważny system czasu pracy. Ze względu na prace uzależnione od pory roku (sezon budowlany), wprowadził 12-miesięczny okres rozliczeniowy (październik 2014 wrzesień 2015). Postanawia jednak, że harmonogramy będzie wyznaczał na okresy obejmujące 1 miesiąc kalendarzowy. Dzięki temu pracodawca może w harmonogramie na październik zaplanować pracownikom pracę nawet przez 6 dni w tygodniu i do 12 godzin dziennie. W zamian w harmonogramie grudniowym odda 4 dni wolne z tytułu przeciętnie 5 dniowego tygodnia pracy (W5) za pracujące soboty w październiku. Ponadto udzieli w grudniu odpowiedniego czasu wolnego (w) za przedłużony do 12 godzin dobowy wymiar czasu pracy w październiku. Październik 2014 r. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 12 12 12 8 WN 12 12 12 12 12 8 WN 12 12 12 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 12 12 8 WN 12 12 12 12 12 8 WN 12 12 12 12 8 Grudzień 2014 r. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 8 8 8 8 8 W5 WN W5 W5 W5 W5 W W5 WN W 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 W W W W W5 WN W W W WŚ WŚ W5 WN W W W Symbole użyte w tabeli: W5 wolne z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy WN wolne z tytułu niedzieli WŚ wolne z tytułu święta W Dzień harmonogramowo wolny (rekompensujący dłuższą pracę w innym dniu) niedziela lub święto wg kalendarza sobota wg kalendarza Podstawa prawna: art. 129, art. 139, art. 133, art. 135, art. 150, art. 151 1, art. 151 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). 9

Zostań użytkownikiem Tylko w Portalu Kadrowo-Płacowym: porady ekspertów gwarancja otrzymania indywidualnej odpowiedzi, informacje o wszystkich aktualnych zmianach w prawie pracy, sprawdzone wzory dokumentacji i regulaminów, kalkulatory, wideoporady, listy kontrolne, baza fachowych porad w zakresie ZUS, kadr i płac.

1 BC 35 ISBN 978-83-269-3420-9