Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji?

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 1 z 30 Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Aktualizacja: 2014-12-30 Wersja: ostaeczna Opracowanie: phm. Łukasz Kochowski Wersja elektroniczna: Chorągiew Gdańska Związku Harcerstwa Polskiego 80-823 Gdańsk, ul. Za Murami 2-10 tel. +48 (58) 301 13 27, fax +48 (58) 301 49 36 sekretariat@gdanska.zhp.pl, http://www.gdanska.zhp.pl

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 2 z 30 Spis treści Wprowadzenie...3 Czym jest opis funkcji?...3 Co powinien zawierać opis funkcji?...6 Jak wprowadzić opis funkcji?...7 Jak pracować z opisem funkcji?... 8 Co dalej po okresie trwania funkcji?... 10 Podsumowanie...11 Inspiracje...11 Konspekt zajęć dotyczących wprowadzenia i pracy z opisem funkcji.... 12 Przykładowe opisy funkcji na poziomie chorągwi i hufca... 14 Skarbnik Chorągwi... 15 Członek Komendy Chorągwi ds. programu... 16 Członek Komendy Chorągwi ds. pracy z kadrą... 17 Członek Komendy Chorągwi ds. promocji... 18 Przewodniczący Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich... 19 Członek Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich...20 Komendant Macierzystej Akademii Kształcenia... 21 Członek Komendy Macierzystej Akademii Kształcenia... 22 Szef referatu starszoharcerskiego... 23 Członek referatu starszoharcerskiego... 24 Skarbnik Hufca...25 Członek Komendy hufca ds. programu i pracy z kadrą... 26 Członek Komendy Hufca ds. organizacji... 27 Członek Komendy Hufca ds. promocji...28 Przewodniczący Hufcowej Komisji Stopni Instruktorskich... 29 Komendant Szczepu...30

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 3 z 30 Wprowadzenie Na początku 2011 wiele mówiło się o opisach funkcji, sam pamiętam mój kurs kadry kształcącej, gdzie miałem zajęcia typowo z tworzenia opisu funkcji, potem był kurs komendantów hufców, tam również były takie zajęcia. Wtedy myślałem, że opis funkcji to nic trudnego. Bo to prawda - stworzenie opisu funkcji to pestka, ale praca z opisem to już poważna sprawa. W niniejszej pracy przedstawiam zarówno moje doświadczenie, jak i znanych mi instruktorów, którzy próbowali pracować lub nadal pracują z opisem funkcji. Teraz trochę teorii Kadra jest najważniejszym ogniwem działalności harcerskiej. W Systemie pracy z kadrą (uchwała RN nr 18/XXXVI z dnia 27 czerwca 2010 r.) czytamy, że kadra jest najcenniejszym kapitałem Związku Harcerstwa Polskiego. Realizuje główne cele i założenia organizacji. Sprawne zarządzanie potencjałem kadrowym oraz doskonalenie kadry jest warunkiem rozwoju ZHP i realizacji misji Związku. Działania dotyczące pracy z kadrą w hufcach i Chorągwi powinny opierać się na poniższym schemacie: Uchwała RN definiuje opis funkcji jako zakres obowiązków, kompetencji i uprawnień oraz warunków do działania, przypisanych określonej funkcji instruktorskiej. Opis funkcji jest podstawą rozmowy przełożonego z podwładnym, obejmującym funkcję. Czym jest opis funkcji?

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 4 z 30 Według wspomnianej uchwały dotyczącej pracy z kadrą opis funkcji to zakres kompetencji, obowiązków i uprawnień oraz warunków do działania, przypisanych określonej funkcji instruktorskiej. Opis funkcji jest podstawą rozmowy przełożonego z podwładnym, obejmującym funkcję. Skąd ta filozofia? Związek Harcerstwa Polskiego jest organizacją wychowawczą, żeby wychowywać potrzebni są wychowawcy, czyli instruktorzy harcerscy. Pozyskiwanie instruktorów to temat na oddzielną pracę, ale załóżmy, że mamy już pozyskanego instruktora, czy to wędrownika, który wkracza na ścieżkę instruktorską, czy rodzica, nauczyciela, który w dorosłym życiu chce poznać tajniki harcerskiego wychowania. I co dalej? Instruktor musi realizować cele organizacji, a realizuje je pełniąc różne funkcje instruktorskie. Tu zajmijmy się pojęciem funkcji, czyli wykonywaniem zadań, które są stawiane przez organizację. Funkcja nie powinna być nakierowana jedynie na stawiane przez organizację cele, ale również na samorealizację osób pełniących funkcję, tak, aby czuły satysfakcję z tego co robią w ZHP. Praca z funkcją Na pracę z funkcją składają się następujące elementy: Zadania, które trzeba wykonać pełniąc daną funkcję oraz kompetencje, które trzeba posiadać, aby pełnić funkcję na wysokim poziomie. Zadania i kompetencje zawarte są w dokumentach Związkowych takich jak: Statut ZHP, zasady działania i tworzenia hufca, chorągwi, Kształcenie w ZHP, System stopni instruktorskich oraz w standardach szkoleń instruktorskich. Powiązanie funkcji ze stopniami instruktorskimi, co daje gwarancję, że osoby pełniące daną funkcje są na odpowiednim poziomie wiedzy, umiejętności i postaw do pełnienia danej funkcji. Konieczność odbycia szkolenia do pełnienia funkcji. Szkolenie takie powinno spełniać odgórne wytyczne (standardy), ale również zawierać indywidualny charakter. Dopiero te wszystkie elementy pozwolą pełnić funkcję na wysokim poziomie i dadzą możliwość odpowiedniego rozwoju instruktorskiego i samorealizacji. Opis funkcji jest narzędziem, które umożliwia i systematyzuje pracę z funkcją. Zawarte są w nim zadania i kompetencje osoby pełniącej funkcję, wymagany stopień i przeszkolenie do pełnienia danej funkcji. Przemyślane i celowe stworzenie indywidualnego opisu funkcji umożliwia ponadto rozwój instruktora poprzez pełnienie funkcji.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 5 z 30 Wyobraźmy sobie sytuację, że członkiem zespołu kadry kształcącej hufca zostaje osoba, która niedawno ukończyła Kurs Kadry Kształcącej. Dostosowany i przemyślany opis funkcji doprowadzi do sytuacji, że osoba ta zdobędzie Brązową Odznakę Kadry Kształcącej i zasili grono wykwalifikowanych kształceniowców w hufcu, zdobędzie wymagane uprawnienia do kierowania kształceniem na poziomie hufca. Tylko celowe i przemyślane wprowadzenie opisu funkcji umożliwi rozwój poprzez pełnienie funkcji. W przypadku wprowadzenia opisu jako formalności, która musi być spełniona spowoduje wprawdzie podpisanie i zawarcie umowy, ale nie przyniesie żadnej innej wartości. Więcej na temat czym jest opis funkcji? można znaleźć w pracy Anny Filipow Inspiracje co to takiego http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri-funkcja.pdf str. 11-16

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 6 z 30 Co powinien zawierać opis funkcji? Oprócz podstawnych danych jak nazwa organizacji, funkcja, stopień, imię i nazwisko osoby pełniącej funkcje, opis funkcji powinien zawierać: Czas trwania funkcji czas na jaki umawiamy się ze współpracownikiem na Cel krótki zapis dotyczący tego pełnienie przez niego funkcji. Może to być jaka jest misja powołanej funkcji. kadencja, ale również krótszy okres. Zakres obowiązków wypunktowane obowiązki, zadania jakie należy wypełnić aby prawidłowo pełnić daną funkcję. Zadania należy dostosować indywidualnie do osoby pełniącej funkcję. Powinny być one na tyle skonkretyzowane, aby w przyszłości zapobiegały nieporozumieniom. Sprawozdawczość i ocena pracy jasne zasady, które będą wyznacznikiem naszych działań. Dobrze sprecyzowane punkty pozwolą uniknąć różnic w postrzeganiu jakości wykonywanej pracy. Będą też podstawą do informacji na temat udzielanego wsparcia. Przełożony; podległe funkcje i zespoły zapis mówiący o tym kto, komu wydaje polecania oraz od kogo dana osoba powinna otrzymać wsparcie w pełnionej funkcji. Wsparcie konkretne działania na jakie możemy liczyć zarówno od przełożonego jak Decyzyjność określenie obszaru, i organizacji podczas pełnienia funkcji. w którym osoba pełniąca funkcje może samodzielnie decydować. Prowadzona i nadzorowana dokumentacja spis dokumentów za których sporządzanie i nadzorowanie odpowiada pełniący funkcję.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 7 z 30 Jak wprowadzić opis funkcji? Przed samym wprowadzaniem opisu funkcji musimy dokonać weryfikacji kandydata pod względem przygotowania do pełnienia funkcji, czyli sprawdzić wymagania formalne i predyspozycje. Wprowadzenie opisu funkcji musi być naturalnym sposobem na objęcie obowiązków przez współpracownika. Nie może mieć nachalnej formy biurokratycznej, musi być przyjazne dla obu stron przełożonego i osoby realizującej funkcję. Dobrą praktyką jest spotkanie już po weryfikacji kandydata i rozmowa na temat powierzanej funkcji. Rozmowa, w której należy wysłuchać współpracownika i jego pomysłu na pełnienie funkcji oraz przedstawienie swych własnych oczekiwań. Po takim spotkaniu należy spisać opis funkcji (może to zrobić przełożony lub współpracownik) i przedstawić opis do akceptacji drugiej stronie. Powierzenie funkcji to zlecenie zadań i kompetencji współpracownikowi. Zlecanie to element cyklu kierowania ludźmi w dodatku najistotniejszy, gdyż nie tylko determinuje formę, w której przeniesiemy część odpowiedzialności na współpracownika, ale także decyduje o zakresie wsparcia dla niego w trakcie pełnienia funkcji oraz intensywności sprawowanej nad nim kontroli i udzielanego wsparcia. Mając do czynienia z współpracownikiem, który nie jest niedoświadczony i niesamodzielny musimy powierzać mu zadania w formie instruktażu, czyli konkretnych wskazówek i gotowych rozwiązań na wykonanie zadania z częstą kontrolą ich realizacji. W przypadku współpracownika częściowo doświadczonego i samodzielnego sposób komunikacji przyjmuje formę delegowania z mniejszą kontrolą wykonywanych zadań. Gdy nasz współpracownik jest samodzielny i doświadczony możemy powierzyć mu funkcję jako delegowanie zadań i uprawnień z małą częstotliwością kontroli i dużym stopniu zaufania. Więcej na temat zlecania zadań można dowiedzieć się na kursie LIDER+ MODUŁ I Kierowanie ludźmi w praktyce. Należy pamiętać, że każdy współpracownik jest inny i potrzebuje indywidualnego podejścia do powierzenia mu funkcji. Nie bójmy się ufać ludziom i powierzać im funkcje. Nikt z nas nie jest alfą i omegą.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 8 z 30 Jak pracować z opisem funkcji? Najważniejszym elementem opisu funkcji jest praca z nim. Stwierdzenie może wydawać się absurdalne, ale często praca z opisem funkcji kończy się na jego podpisaniu. Na pracę z opisem funkcji składa się: Bieżące wspieranie kadry w sprawowaniu funkcji Niezmiernie istotny element pracy z opisem funkcji, a bardzo często niedoceniany i zapominany. Wsparcie ma trzy odniesienia: Zapewnienie współpracownikowi narzędzi potrzebnych do wykonywania zadania. Często powierzamy funkcję bez przekazania lub udostępnienia współpracownikowi odpowiednich narzędzi do jej pełnienia. Dbając o nasz profesjonalizm i postrzeganie w oczach współpracowników umożliwiajmy naszym współpracownikom dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi (skrzynki pocztowej, strony internetowej, dostępu do ksero, danych podwładnych) aby nie musiał wyważać otwartych drzwi. Dostarczenie wiedzy, umiejętności i motywacji do wykonania zadania. Przeważnie jako przełożeni mamy większe doświadczenie od swoich współpracowników. Przekażmy im niezbędną wiedzę na temat pełnionej funkcji, dawajmy im dobre rady, motywujmy ich do działania, stawiajmy wyzwania i umożliwiajmy ich realizację. Jednak nie dawajmy im wszystkiego na tacy, niech też wykażą się swymi umiejętnościami, niech nabierają doświadczenia. Udzielenie współpracownikowi wskazówek na bieżąco, w trakcie wykonywania funkcji. Mamy wspólny cel, więc nie ukrywajmy swojej wiedzy, umiejętności, kontaktów przed współpracownikiem. Są takie zadania, które wymagają bardzo szybkiego działania i wtedy przydatna jest nasza pomoc. W sprawach, które uznajemy za dobre do nauki dla współpracownika pozwólmy mu działać, nie przeszkadzajmy, obserwujmy, a w sytuacjach kryzysowych wspierajmy, ale nie róbmy za niego wszystkiego. Kontrolowanie W Naszej organizacji jest to niezbyt lubiane słowo, a jednak niezbędne, bo ile ciekawych projektów upadło przez brak, zbyt rzadką lub zbyt częstą kontrolę? Kluczem do sukcesu jest wystarczająca ilość kontroli, która minimalizuje niebezpieczeństwo, że praca nie zostanie wykonana. Z pojęciem kontroli wiążę się nierozłącznie pojęcie intensywności, dotyczące poziomu sprawowanej kontroli w trakcie oraz po zrealizowaniu przez współpracownika zadania. Możemy wyróżnić trzy stopni intensywności sprawowanej kontroli ściśle powiązane z narzędziami zlecania zadań:

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 9 z 30 Kontrola (ścisła kontrola) w przypadku instruowania. Dobrze wiemy, kiedy nasz współpracownik jest niesamodzielny i niedoświadczony w pełnionej funkcji, wtedy powinniśmy umówić się z nim (i zapisać w opisie funkcji) częstość i sposób sprawowanej kontroli nad konkretnym zadaniem. Jeżeli ma prowadzić zajęcia na kursie przewodnikowskim to niech podeśle napisany konspekt odpowiednio wcześnie, aby było można omówić z nim przebieg zajęć i interweniować w przypadku nieprawidłowości. Nadzór w przypadku delegowania. Przy delegowaniu zadań, czyli samodzielnym współpracowniku kontrola przybiera formę nadzoru, czyli rzadszego kontrolowania jego działań z powierzeniem większej odpowiedzialności. Nadzór w przypadku bardzo samodzielnego i doświadczonego współpracownika może ograniczyć się jedynie do sprawozdań (niekoniecznie w formie pisemnej) z wykonanych zadań. Interweniowanie i wzmacnianie Interweniowanie i wzmacnianie stosowane są naprzemiennie. Interweniowanie stosujemy w przypadku, kiedy wyniki osiągane przez współpracownika (w efekcie przeprowadzonej kontroli) nie są dla nas satysfakcjonujące. Oznacza to, prawdopodobnie z powodu błędnego zdefiniowania poziomu samodzielności współpracownika zastosowaliśmy albo niewłaściwe narzędzie zlecania (np. delegowanie zamiast uprawniania), albo niewystarczająco wsparliśmy współpracownika w trakcie wykonywania zadania. Konsekwencją stosowania narzędzi interwencji jest zdefiniowanie potrzebnego współpracownikowi wsparcia do poprawienia rezultatów. Wracamy w ten sposób do etapu wspierania, a potem ponownej kontroli. Jeżeli w wyniku kontroli okaże się, że zadanie zostało wykonane prawidłowo, możemy przejść do następnego punktu cyklu: wzmacniania. Wzmacnianie to dostarczenie współpracownikowi bodźców, których celem jest powtarzanie oczekiwanych przez nas zachowań oraz sposobu i jakości wykonywania pracy. Możemy to zrobić za pomocą wielu narzędzi, m.in. udzielania pochwał, wręczania nagród. Wzmacnianie zamyka pewien cykl wykonywania zadania. Dobrze przeprowadzony cykl daje nadzieję, że kolejne zadania będą wykonywane na podobnym lub wyższym poziomie i większej samodzielności współpracownika. Najważniejsze są próby pracy z opisem funkcji. Pierwsze próby mogą być trudne i mogą nie przynieść oczekiwanych efektów, ale nie należy się poddawać i próbować dalej. Opis funkcji jest bardzo dobrym narzędziem do pracy z kadrą. Nie bójmy się z nim pracować. że

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 10 z 30 Co dalej po okresie trwania funkcji? Każda funkcja trwa pewien czas i prędzej czy później nadchodzi czas na podsumowanie pełnionej funkcji. Wtedy należy spotkać się z współpracownikiem, wziąć opis funkcji i omówić realizację poszczególnych zadań w formie informacji zwrotnej. Jako przełożeni musimy skupić się na pokazaniu współpracownikowi jego mocnych stron w działaniu funkcji, ale również pokazać niedociągnięcia i zadania z którymi nie poradził sobie tak jak powinien. Nasza organizacja stawia na pozytywność i wzbraniamy się od prowadzenia rozmów na temat tego co danej osobie poszło nie najlepiej. Powinniśmy się tego nauczyć, bo często zdarza się, że nasi współpracownicy wiedzą, że jeśli któreś z zadań wykonają nie w pełni, lub wykonają źle, to nic się nie stanie i konsekwencje nie zostaną wyciągnięte. Jest to błędem, gdyż uczy bylejakości i nieprzywiązywania uwagi do profesjonalizmu i wykonywania powierzonych zadań na jak najwyższym poziomie. Dlatego nie bójmy się mówić o błędach, wskazujmy je, ale nie zapomnijmy o wskazywaniu bardzo dobrze wykonanych zadań. Okres pełnienia funkcji minął, odbywa się rozmowa podsumowująca pełnienie funkcji i co dalej? Współpracownik i przełożony powinni wspólnie podjąć decyzję czy chcą przedłużyć umowę, czy może współpracownik chciałby rozwijać się na innym polu służby instruktorskiej. Są to trudne decyzje, ale niezbędne i ważne aby były wspólne jeśli podejmowane funkcje są z mianowania a nie wyboru. W przypadku przedłużenia umowy, należy stworzyć nowy opis funkcji, bo na pewno zmieniły się realia, otoczenie i należy dostosować opis funkcji do współczesności. W przypadku zmiany funkcji lub odejścia należy podziękować współpracownikowi za poświęcony czas, energię i zaangażowanie w pełnienie funkcji. Niestety, często o tym zapominamy i tym samym nie zachęcamy do dalszej współpracy.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 11 z 30 Podsumowanie Opisy funkcji są bardzo dobrym narzędziem do pracy z kadrą, gdyż umożliwiają ciągłą interakcję pomiędzy przełożonym a współpracownikiem. Umożliwiają pełnienie funkcji na dobrym poziomie, jeśli opis jest dostosowany do indywidualnych predyspozycji współpracownika i otoczenia. Dlatego załączone poniżej przykładowe opisy funkcji mają być jedynie inspiracją i muszą zostać skonsultowane ze współpracownikiem tak, aby zadania w nich zawarte odpowiadały na potrzeby środowiska. Dzięki stworzeniu celowego i przemyślanego opisu funkcji obie strony wiedzą czego mogą od siebie wymagać i na co liczyć. Jest to bardzo ważne, gdyż minimalizuje niedomówienia i bezcelowe działania. W naszej organizacji opisy funkcji są narzędziem niedocenionym, gdyż w niewielu hufcach są stosowane przez co mogą wystąpić niepotrzebne konflikty interesów lub zazębianie się kompetencji kilku członków, na przykład komendy. Mówi się, że opis funkcji to kolejny element biurokratyzacji. Jest to słuszne stwierdzenie, jeżeli myśli się o opisie funkcji jako kartce papieru ze spisanymi obowiązkami, która po podpisaniu ląduje na dnie szuflady i nigdy nie jest z niej wyciągana. Opis funkcji nie jest sztywnym dokumentem, możemy go zmieniać, dodawać bądź odejmować zadania, poszerzać lub zawężać kontrolę. Nie bójmy się stosować opisów funkcji, to narzędzie ma pomóc w naszej pracy, a nie ją utrudniać. Inspiracje Uchwała nr 18/XXXVI Rady Naczelnej ZHP z dnia 27 czerwca 2010 r. w sprawie przyjęcia dokumentu System pracy z kadrą w ZHP http://dokumenty.zhp.pl/pliki/glowny_20110614_105000_u_rn_18_2010.doc A. Filipow Inspiracje co to takiego http://www.mak.zhp.pl/bank/uploads/bsri funkcja.pdf str. 11-16 Materiały Szkoleniowe LIDER + Kierowanie ludźmi w praktyce Opisy funkcji członków Komendy Chorągwi Stołecznej http://stoleczna.zhp.pl/choragiew/wladze-choragwi# Opisy funkcji członków Komendy Hufca ZHP Elbląg http://www.elblag.zhp.pl/zhp/hufiec/onas/opisy-funkcji.html

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 12 z 30 Konspekt zajęć dotyczących wprowadzenia i pracy z opisem funkcji. OPIS FUNKCJI tworzenie i praca z opisem funkcji Cel Odbiorcy Celem zajęć jest pokazanie sposobu tworzenia, pracy i ewaluacji opisu funkcji na poziomie hufca. Członkowie komend hufców ds. pracy z kadrą. Po zajęciach uczestnik będzie: wiedział, że opis funkcji jest narzędziem pracy z kadrą, Zamierzenia Formy Czas Materiały Przebieg zajęć umiał tworzyć ze współpracownikiem indywidualny opis funkcji, umiał pracować z opisem funkcji, umiał ewaluować opis funkcji. Burza mózgów, dyskusja, case study. 3,5 godziny = 210 minut Flipchart, markery, opisy sytuacji z podziałem na role, wydrukowana karta opisu funkcji. WPROWADZENIE 5 Przedstawienie prowadzącego, celu zajęć. CZYM JEST OPIS FUNKCJI? 15 Burza mózgów na temat opisu funkcji. Stworzenie definicji opisu funkcji. Opis funkcji to zakres kompetencji, obowiązków i uprawnień oraz warunków do działania, przypisanych określonej funkcji instruktorskiej. Opis funkcji jest podstawą rozmowy przełożonego z podwładnym, obejmującym funkcję. ZASADY TWORZENIA OPISU FUNKCJI 25 Prowadzący wraz z uczestnikami wypisuje elementy jakie powinny znaleźć się na karcie opisu funkcji. Następnie wspólnie tworzą zbiór zasad dotyczących tworzenia opisu funkcji. TWORZENIE OPISU FUNKCJI 45 Uczestnicy zostają podzielnie na 3 grupy, każda z grup ma za zadanie stworzyć kartę opisu funkcji członka komendy hufca do spraw pracy z kadrą. Po 30 minutach następuje prezentacja prac i ich omówienie.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 13 z 30 PRACA Z OPISEM FUNKCJI 75 Uczestnicy dzielą się na 3 osobowe zespoły. Wśród każdego zespołu jest przełożony (komendant hufca), współpracownik (członek KH ds. pracy z kadrą) oraz obserwator. Przełożony i współpracownik dostają opis sytuacji w jakiej się znaleźli, ich zadaniem jest odegranie ról, zadaniem obserwatora jest spisanie jak największej ilości uwag na odstawie obserwacji. Do odegrania będą trzy sytuacje: Sytuacja pierwsza tworzenie opisu funkcji wspólnie przełożony i współpracownik, Sytuacja druga praca z opisem funkcji bierność współpracownika w wykonywaniu zadań. Sytuacja trzecia praca z opisem funkcji brak podsumowania zadania ze strony przełożonego. Podsumowanie każdej z sytuacji po jej zakończeniu. Podsumowanie tej części zajęć po podsumowaniu trzeciej sytuacji. EWALUACJA OPISU FUNKCJI 15 Prowadzący wraz z uczestnikami omawia sposoby na ewaluacje opisu funkcji. PODSUMOWANIE ZAJĘĆ 30 Prowadzący wraz z uczestnikami dokonuje podsumowania zajęć podkreślając najważniejsze kwestie jakie zostały poruszone na zajęciach.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 14 z 30 Przykładowe opisy funkcji na poziomie chorągwi i hufca Poniższe opisy funkcji są jedynie przykładem i nie należy ich bezmyślnie kopiować. Karty opisów mają być inspiracją to stworzenia opisów funkcji we własnym środowisku.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 15 z 30 Skarbnik Chorągwi Kreowanie polityki finansowej w Chorągwi Gdańskiej KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. zarządza (wspólnie z komendantem chorągwi) majątkiem chorągwi i prowadzi gospodarkę na zasadach określonych przepisami ZHP, 2. realizuje politykę finansową chorągwi w zakresie określonym w przepisach ZHP, 3. odpowiada za przygotowanie budżetu rocznego oraz jego realizację, 4. przygotowuje niezbędne analizy finansowo-gospodarcze w celu optymalizacji kosztów i maksymalizacji przychodów chorągwi, 5. odpowiada za pozyskiwanie środków finansowych niezbędnych do prowadzenia działalności chorągwi, kreuje politykę 6. pozyskiwania środków, 7. odpowiada za zaciągnięte zobowiązania finansowe chorągwi względem innych podmiotów oraz nadzoruje spłatę zobowiązań zaciągniętych względem chorągwi, 8. wykonuje decyzje, zarządzenia oraz uchwały w zakresie finansów i majątku chorągwi, 9. sprawuje nadzór nad kwestiami księgowymi przynależnymi hufcom i chorągwi, 10. sprawuje nadzór nad podmiotem odpowiedzialnym za prowadzenie księgowości chorągwi, 11. nadzoruje przeprowadzanie spisów z natury w chorągwi, 12. współpracuje ze skarbnikami hufców i sprawuje bezpośredni nadzór nad prawidłowością ich działań, 13. systematycznie bierze udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców, 14. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 15. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP. PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. dział księgowości / Główna Księgowa/ podmiot prowadzący księgowość, 2. specjaliści/ zespół ds. pozyskiwania środków, 3. skarbnicy hufców, 4. pełnomocnicy oraz zespoły zadaniowe ds. finansowych i gospodarczych, DECYZY J NOŚĆ: 1. współdecyduje (wspólnie z komendantem chorągwi) o polityce finansowo-gospodarczej chorągwi, 2. wydawanie decyzji (wspólnie z komendantem chorągwi), 3. współdecyduje (wspólnie z komendantem chorągwi) o bieżącym wydatkowaniu środków finansowych, 4. wnioskuje o powołanie pełnomocników i zespołów ds. finansowych i gospodarczych, 5. oraz wszystkie inne decyzje wynikające z przepisów ZHP, właściwych skarbnikowi chorągwi. 1. roczne sprawozdanie skarbnika chorągwi z działań i realizacji polityki finansowogospodarczej chorągwi oraz planów operacyjnych, 2. coroczne absolutorium, 3. sprawozdanie przedzjazdowe w zakresie finansowo-gospodarczym, 4. absolutorium zjazdowe, 5. przejrzystość procedur finansowoksięgowych oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji finansowo-gospodarczej chorągwi. Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP 1. telefon służbowy bez limitu rozmów, 2. zwrot kosztów reprezentacyjnych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta chorągwi 3. dofinansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje skarbnika (w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi), 4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy. PROWADZONA I NADZOR OWANA DOKUMENTACJA: 1. dokumentacja źródłowa, 2. raporty kasowe i bankowe, 3. budżet, 4. wewnętrzne instrukcje finansowo-gospodarcze, 5. opracowania, analizy i raporty, 6. sprawozdania finansowe, 7. wnioski dotacyjne, 8. dokumentacja środków z 1%.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 16 z 30 Członek Komendy Chorągwi ds. programu Kreowanie programu w Chorągwi Gdańskiej oraz wspieranie programu w hufcach KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze programu na poziomie chorągwi, 2. współpracuje z hufcowymi instruktorami ds. programu, wspierając ich w realizacji celów z zakresu programu hufca, sprawuje nadzór nad poprawnością ich działań, 3. systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców, 4. odpowiada za organizację wydarzeń programowych zaplanowanych przez Komendę Chorągwi, 5. odpowiada za upowszechnianie w chorągwi propozycji programowych Głównej Kwatery ZHP oraz kolportaż materiałów programowych skierowanych do hufców, 6. wspiera i nadzoruje działanie pełnomocników oraz zespołów zadaniowych w obszarze programowym, 7. zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami, 8. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 9. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP. PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. Pełnomocnik Komendanta Chorągwi Stołecznej ZHP ds. zagranicznych, 2. pozostali pełnomocnicy i zespoły stałe oraz zadaniowe w obszarze programowym (m.in. specjalności, metodyki, komisja historyczna), 3. członkowie komend hufców ds. programu i pracy z kadrą, 4. szefowie i członkowie referatów metodycznych, DECYZY J NOŚĆ: 1. opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze programu, 2. wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie zespołów stałych i doraźnych oraz szefów zadań niezbędnych do realizacji celów z obszaru programu i pracy z kadrą, 3. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przyznanie OKP. 1. coroczne absolutorium oraz absolutorium zjazdowe, 2. sprawozdanie przedzjazdowe, 3. terminowe zatwierdzanie oraz stopień realizacji chorągwianego planu programu, 4. przejrzystość procesu zarządzania chorągwią, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji chorągwi, 5. obecność na spotkaniach Komendy Chorągwi, odpraw komendantów hufców, spotkań z zespołami. Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP 1. zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 2. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 3. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi, 4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy. PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. dokumentacja wydarzeń programowych (plany oraz podsumowania) 2. dokumentacja referatów oraz pełnomocników z obszaru programu

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 17 z 30 Członek Komendy Chorągwi ds. pracy z kadrą Kreowanie pracy z kadrą w Chorągwi Gdańskiej oraz wspieranie pracy z kadrą w hufcach KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze pracy z kadrą i kształcenia na poziomie chorągwi, 2. odpowiada za wprowadzanie opisów funkcji, opisów zespołów oraz porozumień wolontariackich w chorągwi, 3. współpracuje z hufcowymi instruktorami ds. pracy z kadrą, wspierając ich w realizacji celów z zakresu pracy z kadrą hufca, 4. odpowiada za przeszkolenie do pełnienia funkcji na poziomie chorągwi oraz komendantów i skarbników hufców, 5. wspiera komendy hufców w kreowaniu polityki kadrowej, 6. odpowiada za wdrażanie na poziomie chorągwi "Systemu pracy z kadrą ZHP" oraz wspiera i nadzoruje wprowadzanie jego założeń w hufcach, 7. organizuje i nadzoruje działanie Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, wspiera i nadzoruje działania hufcowych komisji stopni instruktorskich, 8. organizuje i nadzoruje działanie Chorągwianej Szkoły Instruktorskiej MAK, 9. wspiera i nadzoruje działania hufcowych i międzyhufcowych zespołów kadry kształcącej, 10. odpowiada za opracowanie i zatwierdzanie przez KCh rocznych planów kształcenia chorągwi oraz sprawozdań z realizacji planu, 11. systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców, 12. odpowiada za planowanie i wdrażanie systemów motywacyjnych dla kadry chorągwi, 13. zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami, 14. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 15. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP. PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. Szkoła Instruktorska Chorągwi Gdańskiej ZHP Macierzysta Akademia Kształcenia, 2. Komendant i członkowie Macierzystej Akademii Kształcenia, 3. szefowie i komendy chorągwianych form kształceniowych, 4. Przewodniczący i członkowie Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi Gdańskiej ZHP, 5. Członkowie komend hufców ds. pracy z kadrą. DECYZY J NOŚĆ: 1. opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze kształcenia i pracy z kadrą, 2. wnioskowanie do Komendanta Chorągwi o powołanie szefów i członków zespołów z obszaru kształcenie i praca z kadrą, 3. rekomendacja decyzji dotyczących sposobów i form motywowania kadry chorągwi, 4. projektowanie uchwał z zakresu kształcenia i pracy z kadrą, 1. coroczne absolutorium oraz absolutorium zjazdowe, 2. sprawozdanie przedzjazdowe, 3. terminowe zatwierdzanie oraz stopień, 4. obecność na spotkaniach Komendy Chorągwi, odpraw komendantów hufców, spotkań z zespołami. Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP 1. zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 2. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 3. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi, 4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy. PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. opisy funkcji i zespołów, 2. opinie o instruktorach, 3. dokumentacja KSI, 4. Regulamin KSI, 5. dokumentacja MAK, 6. Konstytucja MAK, 7. plan kształcenia Chorągwi, 8. plany kształcenia hufców,

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 18 z 30 Członek Komendy Chorągwi ds. promocji Kreowanie i nadzorowanie odbioru społecznego i wizerunku w Chorągwi Gdańskiej oraz wspieranie promocji w hufcach KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze komunikacji i promocji na poziomie chorągwi, 2. współpracuje z hufcowymi instruktorami ds. promocji, wspierając ich w realizacji celów z zakresu promocji, 3. wspiera komendy hufców w kreowaniu wizerunku jednostek lokalnych, 4. odpowiada za wdrażanie na poziomie chorągwi "Kierunków promocji" oraz wspiera i nadzoruje wprowadzanie jego założeń w hufcach, 5. odpowiada za opracowanie planu komunikacji bieżącej w ramach działań planowanych i incydentalnych, 6. systematyczny udział w spotkaniach komendy chorągwi oraz, odpowiednio do potrzeb, w odprawach dla komend hufców, 7. odpowiada za planowanie i wdrażanie narzędzi i publikacji będących wsparciem dla kadry chorągwi, 8. zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami, 9. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 10. wypełnia polecenia Komendanta Chorągwi Gdańskiej ZHP. PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. Zespół Komunikacji i Promocji, 2. członkowie komend hufców ds. promocji. DECYZY J NOŚĆ: 1. opiniowanie dokumentacji i publikacji hufców w obszarze promocji, 2. wnioskowanie do Komendanta Chorągwi o powołanie szefów i członków zespołów z obszaru promocji, 3. wybór form komunikacji, publikacji i kreowania wizerunku Chorągwi, 4. projektowanie uchwał z zakresu promocji. 1. coroczne absolutorium oraz absolutorium zjazdowe, 2. sprawozdanie przedzjazdowe, 3. przejrzystość procesu zarządzania chorągwią, podejmowanych decyzji oraz dostępność do informacji dotyczących sytuacji chorągwi, 4. obecność na spotkaniach Komendy Chorągwi, odpraw komendantów hufców, spotkań z zespołami. Komendant Chorągwi Gdańskiej ZHP 1. zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 2. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 3. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi, 4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy, PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. opisy funkcji i zespołów, 2. opinie o instruktorach.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 19 z 30 Przewodniczący Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich Dbanie o rozwój kadry poprzez stopnie instruktorskie KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 2. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze pracy Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 3. odpowiada za organizację i nadzór nad działaniem Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 4. odpowiada za opisy funkcji funkcyjnych Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 5. odpowiada za upowszechnianie w chorągwi materiałów wypracowanych podczas realizacji prób, warsztatów, a także innych materiałów jednostki nadrzędnej, 6. odpowiada za pracę z opiekunami prób i osobami zdobywającymi stopnie instruktorskie, 7. przewodniczy posiedzeniom Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich. Może wyznaczyć wiceprzewodniczących, którzy będą przewodniczyć posiedzeniom ChKSI. 8. motywuje członków Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich do przeszkolenia na funkcję, systematycznego poszerzania swojej wiedzy i doświadczenia, 9. koordynuje współpracę ChKSI z hufcowymi i międzyhufcowymi komisjami stopni instruktorskich i nadzór nad prawidłowością ich działań, 10. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 11. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 12. odpowiada za współpracę ChKSI z KSI przy GK ZHP oraz utrzymanie uprawnień ChKSI do prowadzenia prób harcmistrzowskich 13. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie, 14. reprezentuje Chorągwianą Komisję Stopni Instruktorskich w zakresie uzgodnionym z przełożonymi ODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. Członkowie Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi Gdańskiej ZHP, DECYZY J NOŚĆ: 1. bieżąca organizacja pracy Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 2. ustalanie terminarza spotkań, 3. opiniowanie regulaminów prac Hufcowych Komisji Stopni Instruktorskich, 4. wnioskowanie do komendanta chorągwi o powołanie członków Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 5. wnioskowanie do komendanta chorągwi o otwarcie, zamknięcie i przywrócenie stopnia instruktorskiego, 6. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przedłużenie uprawnień hufcowych komisji stopni instruktorskich. 1. zgodność pracy komisji z regulaminem Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi i uchwałą RN ZHP w sprawie systemu stopni instruktorskich, 2. coroczne sprawozdanie z działalności prac Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich oraz realizacji założeń i celów, 3. okresowe sprawozdania dla KSI przy GK ZHP 4. utrzymanie przez ChKSI uprawnień do prowadzenia prób harcmistrzowskich Członek Komendy Chorągwi do spraw pracy z kadrą 1. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 2. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 3. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy, PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. opisy funkcji członków Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 2. dokumentacja Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 3. regulamin Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 20 z 30 Członek Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich Dbanie o rozwój kadry poprzez stopnie instruktorskie KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 2. uczestniczy w posiedzeniach Komisji Stopni Instruktorskich Chorągwi Gdańskiej, 3. upowszechnia w chorągwi materiały wypracowane podczas realizacji prób, warsztatów a także innych materiałów jednostki nadrzędnej, 4. pracuje z opiekunami prób i zdobywającymi stopnie instruktorskie, 5. współpracuje z hufcowymi i międzyhufcowymi komisjami stopni instruktorskich, 6. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 7. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 8. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie, PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : DECYZYJNOŚĆ (przy współudziale Przewodniczącego Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich): 1. bieżąca organizacja pracy Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 2. ustalanie terminarza spotkań, 3. opiniowanie regulaminów prac Hufcowych Komisji Stopni Instruktorskich, 4. wnioskowanie do komendanta chorągwi o otwarcie, zamknięcie i przywrócenie stopnia instruktorskiego, 5. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przedłużenie uprawnień hufcowych komisji stopni instruktorskich. 1. Aktywny udział w posiedzeniach Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 2. Wykonywanie poleceń Przewodniczącego Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich. Przewodniczący Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich 1. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 2. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji (w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. dokumentacja Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich, 2. regulamin Chorągwianej Komisji Stopni Instruktorskich.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 21 z 30 Komendant Macierzystej Akademii Kształcenia Wspieranie instruktorów w chorągwi i hufcach w zakresie przygotowania do pełnienia funkcji KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 2. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze pracy Szkoły Instruktorskiej MAK 3. odpowiada za organizację i nadzór Szkoły Instruktorskiej MAK, 4. tworzy coroczny plan kształcenia chorągwi do marca poprzedzającego dany rok harcerski, 5. organizacja i przeprowadzanie form szkoleniowych i doskonalących w zakresie określonym przez System pracy z kadrą 6. odpowiada za opisy funkcji funkcyjnych Szkoły Instruktorskiej MAK, 7. motywuje i wspiera rozwój instruktorów, 8. współpracuje z hufcowymi i międzyhufcowymi zespołami kadry kształcącej i nadzór nad prawidłowością ich działań, 9. opiniowanie wniosków o OKK, 10. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 11. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 12. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie, 13. reprezentuje Szkołę Instruktorską w zakresie uzgodnionym z przełożonymi, 14. uczestniczy w kwartalnych spotkaniach Program i praca z kadrą organizowanymi przez GK ZHP. PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. członkowie Komendy Macierzystej Akademii Kształcenia, 2. Instruktorzy Macierzystej Akademii Kształcenia, 3. instruktorzy z Odznaką Kadry Kształcącej. DECYZY J NOŚĆ: 1. opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze kształcenia i pracy z kadrą, 2. wnioskowanie do komendanta chorągwi o przyznanie OKK. 1. terminowe zatwierdzanie oraz stopień i jakość realizacji chorągwianego planu kształcenia, 2. ilość zaopiniowanych OKK. Członek Komendy Chorągwi do spraw pracy z kadrą 1. zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 2. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 3. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi, 4. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy. PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. opisy funkcji, 2. dokumentacja MAK, 3. Konstytucja MAK, 4. Plan Kształcenia Chorągwi, 5. plany kształcenia hufców, 6. wnioski i ewidencja OKK i OKP.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 22 z 30 Członek Komendy Macierzystej Akademii Kształcenia Wspieranie instruktorów w chorągwi i hufcach w zakresie przygotowania do pełnienia funkcji KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. wypełnia obowiązki wynikające ze Statutu ZHP, regulaminów i zasad wewnętrznych ZHP, 2. odpowiada za realizację celów i działań wynikających z programu rozwoju chorągwi oraz planów operacyjnych, uchwał, zarządzeń i decyzji w obszarze pracy Szkoły Instruktorskiej MAK 3. odpowiada za działanie Szkoły Instruktorskiej MAK, 4. współtworzy coroczny plan kształcenia chorągwi do marca poprzedzającego dany rok harcerski, 5. organizuje i przeprowadza formy szkoleniowe i doskonalące w zakresie określonym przez System pracy z kadrą 6. motywuje i wspiera rozwój instruktorów, 7. współpracuje z hufcowymi i międzyhufcowymi zespołami kadry kształcącej i nadzór nad prawidłowością ich działań, 8. współopiniuje wnioski o OKK, 9. współpracuje z pozostałymi zespołami chorągwi, 10. wspiera komendę chorągwi w kreowaniu polityki kadrowej, 11. wykonuje inne czynności zlecone przez inne władze harcerskie, PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. Instruktorzy Macierzystej Akademii Kształcenia, 2. instruktorzy z Odznaką Kadry Kształcącej DECYZY J NOŚĆ: 1. Opiniowanie dokumentacji hufców w obszarze kształcenia i pracy z kadrą. 1. terminowe zatwierdzanie oraz stopień i jakość realizacji chorągwianego planu kształcenia. 2. ilość zaopiniowanych OKK. Komendant Macierzystej Akademii Kształcenia 1. zwrot kosztów służbowych rozmów telefonicznych w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 2. zwrot kosztów przejazdów i diet w zakresie zatwierdzonym przez komendanta i skarbnika, 3. finansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi. PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. dokumentacja MAK. 2. Konstytucja MAK. 3. Plan Kształcenia Chorągwi. 4. plany kształcenia hufców. 5. wnioski i ewidencja OKK i OKP,

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 23 z 30 Szef referatu starszoharcerskiego Wspieranie programowo metodyczne instruktorów wspierających drużynowych starszoharcerskich KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. udziela wsparcia metodycznego i programowego namiestnikom i drużynowym starszoharcerskim, 2. podniesienie poziomu przygotowania metodycznego kadry drużyn starszoharcerskich, 3. motywuje kadrę starszoharcerskąj, 4. promuje działań na szczeblu centralnym oraz chorągwianym, a także propozycji programowych, 5. integruje drużyn środowisk starszoharcerskich Chorągwi Gdańskiej, 6. prowadzi warsztaty metodyczne dla kadry starszoharcerskiej chorągwi, 7. prowadzi poradnictwo metodyczne, 8. przygotowanie pozycji programowych i materiałów metodycznych, 9. gromadzenie i upowszechnienie dorobku programowo- metodycznego środowisk starszoharcerskich, 10. inicjowanie wymiany doświadczeń w kształceniu szefów i członków zespołów w hufcach, 11. współpraca z innymi wydziałami i zespołami chorągwi, 12. podnoszenie kompetencji instruktorów działających w referacie, 13. promowanie stosowania instrumentów metodycznych, 14. organizacja zlotów, sejmików, warsztatów, 15. współpraca z wydziałem SH GK ZHP PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. Członkowie referatu. DECYZY J NOŚĆ: 1. Dobór członków referatu. 1. opinie nt. organizowanych imprez zawarte w ankietach ewaluacyjnych, 2. opinie otrzymane od organizatorów imprez 5. frekwencja na spotkaniach referatu oraz zbiórkach Praca z kadrą ZHP 6. zaświadczenia o odbytych kursach Członek Komendy Chorągwi ds. programowych 1. dofinansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi, 2. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy. PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. opisy funkcji członków referatu, 2. Plan Pracy Referatu.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 24 z 30 Członek referatu starszoharcerskiego Wspieranie programowo metodyczne instruktorów wspierających drużynowych starszoharcerskich KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. udzielanie wsparcia metodycznego i programowego namiestnikom i drużynowym starszoharcerskim, 2. podniesienie poziomu przygotowania metodycznego kadry drużyn starszoharcerskich, 3. motywowanie kadry starszoharcerskiej, 4. promocja działań na szczeblu centralnym oraz chorągwianym, a także propozycji programowych, 5. integracja drużyn środowisk starszoharcerskich Chorągwi Gdańskiej, 6. prowadzenie warsztatów metodycznych dla kadry starszoharcerskiej Chorągwi, 7. prowadzenie poradnictwa metodycznego, 8. przygotowanie pozycji programowych i materiałów metodycznych, 9. gromadzenie i upowszechnienie dorobku programowo- metodycznego środowisk starszoharcerskich, 10. inicjowanie wymiany doświadczeń w kształceniu szefów i członków zespołów w hufcach, 11. współpraca z innymi wydziałami i zespołami chorągwi, 12. promowanie stosowania instrumentów metodycznych, 13. organizacja zlotów, sejmików, warsztatów. PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : DECYZY J NOŚĆ: 1. opinie nt. organizowanych imprez zawarte w ankietach ewaluacyjnych, 2. opinie otrzymane od organizatorów imprez, 5. frekwencja na spotkaniach referatu, 6. zaświadczenia o odbytych kursach. Szef Referatu Starszuharcerskiego 1. dofinansowanie udziału w formach kształcących podnoszących kwalifikacje w zakresie pełnionej funkcji w zakresie zatwierdzonym przez komendę chorągwi, 2. dostęp do pomieszczenia w siedzibie chorągwi, wyposażonego w sprzęt biurowy. PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. Plan Pracy Referatu.

Jak tworzyć i pracować z opisem funkcji? Praktyczny poradnik dotyczący pracy z kadrą Strona 25 z 30 Skarbnik Hufca Koordynacja pracy z finansami hufca KADENCJA (czas trwania funkcji): 1. odpowiada za obszar strategiczny finanse, 2. współpracuje odpowiedzialność za sprawy finansowe i majątkowe, 3. nadzorowanie bieżącej pracy pionu finansowego Hufca, 4. czuwa nad celowością i dyscypliną wydatków Hufca, 5. prognozuje i opiniuje skutki finansowe uchwał Komendy Hufca, 6. przedkłada Komendzie Hufca projekt budżetu i roczne sprawozdanie finansowe, 7. wykonuje postanowienia uchwał Komendy Hufca i decyzji Komendanta i Skarbnika Hufca dotyczących spraw finansowych i majątkowych, 8. kontroluje działalność finansową jednostek Hufca, 9. współpracuje ze Skarbnikiem Chorągwi, 10. odpowiada za terminowe prowadzenie i przekazywanie do Komendy Chorągwi dokumentacji finansowej Hufca, PODLEGŁE FUNKCJE I ZESPOŁY : 1. Zespół Finansowy, 2. Księgowa/e, 3. Zespół Pozyskiwania Środków, DECYZY J NOŚĆ: 5. o wydatkach hufca (wspólnie z komendantem), 6. o wydatkach jednostek organizacyjnych i zespołów (zgodnie posiadanymi na koncie / w budżecie środkami). 1. terminowość rozliczeń miesięcznych hufca, 2. 2 akcje zarobkowe na rok, 3. co najmniej 2 dotacje na rok, w tym 1 pozamiejska rozliczone w terminie, 4. czytelne i powszechnie znane procedury dotyczące przepływu pieniędzy i dokumentacji finansowej wewnątrz hufca. Komendant Hufca 1. bieżący kontakt i wsparcie Komendanta Hufca, 2. możliwość korzystania z hufcowego telefonu, 3. dostęp do pomieszczenia wyposażonego w komputer z drukarką, 4. darmowy udział w imprezach programowych organizowanych przez Hufiec, 5. darmowy udział w szkoleniach organizowanych przez Hufiec oraz dofinansowanie do szkoleń zewnętrznych (100%) związanych z pełnioną funkcją. PROWADZONA I NADZOROWANA DOKUMENTACJA: 1. dokumentacja źródłowa, 2. raporty kasowe i bankowe. 3. archiwalna dokumentacja finansowa jednostek, 4. umowy powodujące skutki finansowe (w szczególności, 5. dokumentacja rozliczeniowa grantów, 6. dokumentacja finansowa i merytoryczna 1%, 7. książki finansowe prowadzone dla zespołów hufca i jednostek posiadających środki na koncie hufca, 8. dokumentacja podległych zespołów.