REGULAMIN PRACY KOMENDANTA I KOMENDY HUFCA ZHP SZCZECIN

Transkrypt

1 REGULAMIN PRACY KOMENDANTA I KOMENDY HUFCA ZHP SZCZECIN ZAKRESY OBOWIĄZKÓW CZŁONKÓW KOMENDY Kadencja 2015/2019

2 Spis treści Spis treści Regulamin pracy komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin 1 Zakres obowiązków Komendanta Hufca 6 Zakres obowiązków Zastępcy Komendanta d/s Pracy z Kadrą 9 Zakres obowiązków Skarbnika Hufca 11 Zakres obowiązków Członka Komendy d/s Programowo-Organizacyjnych 13 Zakres obowiązków Kwatermistrza Hufca 15

3 Str. 01 Regulamin pracy Komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin Regulamin pracy Komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin Postanowienia ogólne Rozdział I 1 Komendant i komenda hufca są władzami wykonawczymi hufca działającymi na podstawie przepisów prawa, a w szczególności: - ustawy prawo o stowarzyszeniach; - ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie; - postanowień Statutu ZHP; - zasad tworzenia i działania hufca oraz niniejszego regulaminu. 2 Kompetencje komendanta i komendy hufca obejmują wszystkie czynności konieczne do realizacji zadań hufca określonych w Statucie ZHP, uchwałach władz wyższego szczebla i zjazdu hufca. 3 Tryb powołania i odwołania komendanta i komendy hufca w całości, jak i poszczególnych jej członków określa Statut ZHP (rozdział 6 i 7). 4 W skład komendy hufca wchodzi 5 osób w tym: - komendant hufca - skarbnik hufca - zastępca komendanta hufca ds. pracy z kadrą - kwatermistrz - członek komendy hufca ds. programowo-organizacyjnych

4 Str. 02 Regulamin pracy Komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin Rozdział II Organizacja pracy komendanta i komendy hufca 5 1. Komendant hufca organizuję pracę komendy hufca i kieruje jej pracą zgodnie z 53 Statutu ZHP. 2. Komendant hufca w szczególności: a) zwołuje zbiórki komendy hufca; b) ustala porządek zbiórki i przewodniczy obradom komendy hufca; c) nadzoruje wykonanie uchwał komendy hufca W przypadku nieobecności komendanta hufca zadania określone w 5 niniejszego regulaminu przejmuje zastępca komendanta hufca ds. pracy z kadrą lub w szczególnych przypadkach inny członek komendy hufca imiennie wskazany przez komendanta hufca. 2. Komenda hufca w drodze uchwały określa podział zadań przypisanych poszczególnym członkom komendy hufca W ramach podziału zadań, o którym mowa w 6 ust. 2 niniejszego regulaminu członkowie komendy hufca wykonują przypisane im zadania, nadzorują i wspierają pracę przypisanych im zespołów w szczególności: a) przedkładają i referują na zbiórkach komendy hufca sprawy należące do ich zakresu obowiązków oraz nadzorowanych zespołów hufca, b) koordynują przygotowywanie planów pracy i planów finansowych nadzorowanych zespołów, c) kontrolują wykonanie zadań realizowanych przez nadzorowane zespoły oraz oceniają pracę kierowników zespołów.

5 Str. 03 Regulamin pracy Komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin Tryb pracy komendy hufca Rozdział III 8 1. Komenda hufca obraduje i podejmuje rozstrzygnięcia na zbiórkach zwoływanych zgodnie z przyjętym planem pracy komendy hufca, jednak nie rzadziej niż raz w miesiącu. Komendant hufca zobowiązany jest również zwołać zbiórki komendy hufca na wniosek co najmniej 1/3 składu komendy hufca w terminie 7 dni od daty złożenia wniosku. 2. Komenda hufca określa sposób powiadamiania o zbiórkach komendy. O terminie kolejnej zbiórki komendant hufca powiadamia wszystkich członków komendy oraz zaproszonych instruktorów telefonicznie lub pocztą elektroniczną, co najmniej na 7 dni przed terminem zbiórki. 3. W zbiórkach komendy hufca mogą uczestniczyć: - Przewodniczący/a komisji rewizyjnej hufca, - na zaproszenie komendanta hufca również inne osoby, - szefowie poszczególnych zespołów hufca mający zaproszenie - w sprawach pojedynczych, każdy instruktor bądź wędrownik pełniący funkcje statutowe po uprzednim poinformowania komendanta hufca o potrzebie uczestnictwa w komendzie Komenda hufca podejmuje decyzje w formie uchwał. Za przygotowanie projektów uchwał odpowiedzialni są poszczególni członkowie komendy hufca zgodnie z podziałem zadań. 2. Uchwały komendy hufca zapadają w głosowaniu jawnym zwykłą większością głosów, w obecności co najmniej połowy składu komendy hufca. 3. W przypadku równej liczby głosów rozstrzyga głos komendanta hufca lub członka komendy hufca prowadzącego zbiórkę podczas nieobecności komendanta hufca. 4. Uchwałę komendy hufca podpisuje komendant hufca lub członek komendy prowadzący zbiórkę komendy hufca. 5. Komenda może podjąć w sprawach niecierpiących zwłoki, na wniosek komendanta hufca lub osoby go zastępującej, uchwałę w trybie

6 Str. 04 Regulamin pracy Komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin obiegowym, poprzez kontakt telefoniczny lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej. Z głosowania nad uchwałą poprzez kontakt telefoniczny komendant hufca lub osoba przez niego wyznaczona sporządza protokół, zatwierdzany podczas najbliższej zbiórki komendy hufca. Głosowanie nad uchwałą z wykorzystaniem poczty elektronicznej odbywa się poprzez wysłanie na adres hufca wiadomości elektronicznej ( a) ze służbowego adresu członka komendy hufca. Treść a dla ważności oddanego głosu musi zawierać jednoznaczne sformułowanie głosuję za uchwałą... lub głosuję przeciwko uchwale.... Komendant hufca lub osoba przez niego wyznaczona sporządza protokół, z załączonymi wydrukami i z głosami, zatwierdzany podczas najbliższej zbiórki komendy hufca Z każdej zbiórki komendy hufca sporządza się protokół. Protokół podpisują obecni członkowie komendy hufca oraz protokolant. 2. Wzór protokołu zbiórki komendy hufca stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 3. Protokół powinien zawierać w szczególności: a) datę i numer kolejny zbiórki b) wskazanie osoby prowadzącej zbiórkę i listę uczestników zbiórki c) porządek zbiórki d) treść podjętych uchwał i innych rozstrzygnięć e) określenie terminu realizacji podjętych uchwał i osób odpowiedzialnych za ich realizację f) określenie terminu kolejnej zbiórki komendy hufca. 4. Protokół jest zatwierdzany najpóźniej na następnej zbiórce komendy hufca Komenda hufca może w czasie trwania kadencji odwołać członków ze swego składu i uzupełnić wg zasad określonych w Statucie ZHP

7 Str. 05 Regulamin pracy Komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin Rozdział IV Organizacja pracy zespołów hufca Realizując statutowe obowiązki komenda hufca może powoływać stałe bądź doraźne zespoły robocze. 2. Komenda hufca powołując zespół roboczy określa jego skład personalny, kompetencje (regulamin pracy) oraz wskazuje odpowiedzialnego członka komendy hufca, który nadzoruje i wspiera pracę zespołu. 3. Powołanie zespołu i jego regulamin pracy komendant hufca podaje do wiadomości w rozkazie. Postanowienia końcowe Rozdział V Sprawy sporne nie zapisane w Regulaminie Pracy Komendy Hufca ZHP Szczecin rozstrzyga Komendant Hufca. 2. Dokument wchodzi w życie z dniem przyjęcia uchwały przez komendę, obowiązuje na czas trwania kadencji i może być zmieniany przez komendę hufca.

8 Str. 06 Zakres obowiązków Komendanta Hufca Zakres obowiązków Komendanta Hufca Koordynuje realizację planu operacyjnego, planu rozwoju Hufca oraz Strategii ZHP. Wykonuje rozkazy i decyzje władz zwierzchnich. Współpracuje z Komendą Chorągwi. Reprezentuje Hufiec wobec władz zwierzchnich. Aktywnie uczestniczy w odprawach komendantów hufców. Reprezentuje Hufiec na zewnątrz (odpowiada za kontakty: z władzami państwowymi, władzami oświatowymi, administracją publiczną, itp.). Kieruje bieżącą działalnością Hufca oraz określa organizację pracy Komendy Hufca. Kieruje pracą Komendy Hufca. Deleguje uprawnienia i zadania. Nadzoruje pracę wszystkich komórek organizacyjnych Hufca. Odpowiada za wydawanie rozkazów. Nadzoruje prowadzenie dokumentacji hufcowej. Odpowiada za kontakty z Komisją Rewizyjną Hufca. Wykonuje decyzje, uchwały i polecenia władz wyższego szczebla i zadania określone w innych przepisach ZHP. Podpisuje umowy i porozumienia. Nadzoruje realizację porozumień zawartych z innymi podmiotami i organizacjami. Motywuje kadrę do rozwoju. Powołuje inne zespoły instruktorskie działające w Hufcu.

9 Str. 07 Zakres obowiązków Komendanta Hufca Przyznaje stopnie instruktorskie i dopuszcza do złożenia Zobowiązania Instruktorskiego. Mianuje i zwalnia funkcyjnych. Zalicza służbę instruktorską. Opiniuje pracę podległych mu instruktorów i jednostek organizacyjnych. Występuje o odznaczenia i wyróżnienia dla podległych mu instruktorów i jednostek organizacyjnych. Wspomaga i koordynuje działalność jednostek organizacyjnych Hufca. Powołuje nowe jednostki organizacyjne. Odwiedza i wizytuje podległe mu jednostki. Wspólnie z Zastępcą Komendanta ds. Programowo-Organizacyjnych współtworzy przedsięwzięcia i propozycje programowe realizowane w Hufcu. Wspólnie ze Skarbnikiem Hufca zarządza majątkiem Hufca oraz odpowiada za działalność finansową Hufca. Odpowiada za ewidencje ZHP Nadzoruje tworzenie i gromadzenie dokumentacji Hufca i przekazywanie jej do Komendy Chorągwi Zachodniopomorskiej. Nadzoruje sporządzanie wniosków o dotacje i granty. Nadzoruje pracę Kwatermistrza oraz zespołu kwatermistrzowskiego Nadzoruje gospodarkę sprzętową w Hufcu i środowiskach. Odpowiada za prawidłowe przeprowadzanie kasacji majątku ZHP. Pełni dyżur w Komendzie Hufca. Zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami.

10 Str. 08 Zakres obowiązków Komendanta Hufca Systematycznie podnosi swoje kwalifikacje.

11 Str. 09 Zakres obowiązków Zastępcy Komendanta d/s Pracy z Kadrą Zakres obowiązków Zastępcy Komendanta d/s Pracy z Kadrą Zastępuje Komendanta Hufca podczas jego nieobecności. Odpowiada za realizację planu operacyjnego i planu rozwoju Hufca w obszarze Motywowanie i promowanie kadry. Kieruje Zespołem Kadry Kształcącej. Realizuje postanowienia Władz ZHP w zakresie kształcenia. Nadzoruje wykonanie Uchwał Zjazdowych w podległych mu zespołach. Przygotowuje kadrę Hufca do pracy zgodnej z Harcerskim Systemem Wychowawczym. Systematycznie kontroluje stan przeszkolenia kadry Hufca. Nadzoruje całokształt spraw związanych z rozwojem instruktorów: - kształcenie i doskonalenie, - motywowanie, - rzecznictwo spraw instruktorskich, - dba o właściwą realizację systemu zdobywania stopni instruktorskich Wspiera pracę następujących zespołów Hufca: - Zespołu Kadry Kształcącej; - Komisji Stopni Instruktorskich; - Kręgów Instruktorskich i Kręgów Seniorów; Wnioskuje o zmiany kadrowe w podległych mu zespołach. Gromadzi dokumentację podległych mu zespołów hufcowych oraz dokumentację świadczącą o przebiegu procesu kształcenia w hufcu. Inspiruje i organizuje różnorodne formy kształceniowe w Hufcu.

12 Str. 10 Zakres obowiązków Zastępcy Komendanta d/s Pracy z Kadrą Zatwierdza plany kursów i warsztatów. Odpowiada za przygotowanie i dostarczenie materiałów wymaganych przez Główną Kwaterę i Komendę Chorągwi, a także instytucje i organizacje, z którymi Hufiec współpracuje Systematycznie współpracuje z organizacjami pozarządowymi oraz instytucjami państwowymi w zakresie kształcenia. Pozyskuje do prowadzenia szkoleń specjalistów z różnych dziedzin. Systematycznie współpracuje z ChSI i CSI. Deleguje wędrowników i instruktorów na różne formy kształceniowe. Systematycznie bierze udział w posiedzeniach Komendy Hufca. Pełni dyżury w Komendzie Hufca. Przedstawia roczne sprawozdanie ze swojej pracy Komendzie Hufca. Przedstawia Komendzie Hufca analizy, sprawozdania i oceny z zakresu swoich kompetencji. Opiniuje pracę podległych mu instruktorów i zespołów. Opiniuje zmiany kadrowe i dba o zachowanie ciągłości pełnienia funkcji w podstawowych jednostkach organizacyjnych (drużynowi, komendanci szczepu). Systematycznie podnosi swoje kwalifikacje. Podlega bezpośrednio Komendantowi Hufca, oraz wykonuje dodatkowe polecenia Komendanta Hufca.

13 Str. 11 Zakres obowiązków Skarbnika Hufca Zakres obowiązków Skarbnika Hufca Odpowiada za prowadzenie dokumentacji finansowej Hufca oraz nadzoruje gospodarkę finansową w jednostkach Hufca. Na polecenie Komendanta Hufca, wypłaca zaliczki dla instruktorów Hufca oraz pilnuje terminowego ich rozliczania. Przyjmuje rozliczenia akcji zarobkowych. Opracowuje projekt budżetu Hufca i nadzoruje wraz z Komendantem Hufca jego realizację. Nadzoruje zadania związane z pozyskiwaniem i racjonalnym wykorzystywaniem środków finansowych. W tym zakresie na bieżąco przedkłada wnioski i informacje Komendzie Hufca. Odpowiada za właściwe gospodarowanie środkami pieniężnymi. Opiniuje skutki przedsięwzięć finansowo ekonomicznych oraz sprawuje kontrolę nad ich realizacją. Odpowiada za terminowe rozliczanie rachunków Hufca w Komendzie Chorągwi oraz za kontakt ze Skarbnikiem Chorągwi a także z działem księgowym (biurem rachunkowym). Odpowiada za egzekwowanie wpłacania składek do Komendy Hufca i terminowe odprowadzanie składek członkowskich do Komendy Chorągwi. Odpowiada za podpisywanie wraz z Komendantem Hufca lub innym upoważnionym członkiem Komendy Hufca umów. Razem z Zastępcą Komendanta ds. Pracy z Kadrą odpowiada za szkolenie instruktorów w kwestiach finansowych i księgowych.

14 Str. 12 Zakres obowiązków Skarbnika Hufca Sprawuje nadzór nad prowadzeniem inwentaryzacji ciągłej i okresowej w Hufcu. Sprawuje nadzór nad przestrzeganiem i realizacją programu wychowania gospodarczego w jednostkach Hufca. Wraz z Kwatermistrzem Hufca i Komendantem Hufca nadzoruje protokolarne przekazania jednostek organizacyjnych Hufca pod względem majątkowym i gospodarczym. Prowadzi ewidencję lub powierza to zadanie innym osobom: - składek członkowskich - bloczków KP - wpływów i wydatków Współpracuje z odpowiednimi referatami Komendy Chorągwi. Systematycznie bierze udział w posiedzeniach Komendy Hufca. Pełni dyżury w Komendzie Hufca. Przedstawia roczne sprawozdanie ze swojej pracy Komendzie Hufca. Przedstawia Komendzie Hufca analizy, sprawozdania i oceny z zakresu swoich kompetencji. Opiniuje pracę podległych mu instruktorów, zespołów i jednostek organizacyjnych. Systematycznie podnosi swoje kwalifikacje. Podlega bezpośrednio Komendantowi Hufca. Wykonuje dodatkowe polecenia Komendanta Hufca.

15 Str. 13 Zakres obowiązków Członka Komendy d/s Programowo-Organizacyjnych Zakres obowiązków Członka Komendy d/s Programowo-Organizacyjnych Nadzoruje prawidłową i sprawną pracę biura Komendy Hufca. Kieruje pracą pionu organizacyjnego w Hufcu. Nadzoruje i odpowiada za sprawne działanie Zespołu Programowego Hufca. Corocznie opracowuje kompletną analizę spisu harcerskiego. Szczegółowe wnioski ze spisu przedstawia na posiedzeniu Komendy Hufca. Koordynuje od strony formalnej (stosowne wnioski, pozwolenia itp.) akcje zarobkowe w Hufcu. Koordynuje imprezy hufcowe pod względem organizacyjnym programowym. Jest zobowiązany przeprowadzić kontrole środowisk (w tym jednostek organizacyjnych) pod względem formalnym (raz w roku). Wspiera drużynowych w organizowaniu różnorodnych form wypoczynku. Nadzoruje i sporządza potrzebne dokumenty (opinie, zaświadczenia, druki organizacyjne, itp.). Odpowiada za przygotowanie i dostarczenie materiałów wymaganych przez Główną Kwaterę i Komendę Chorągwi, a także instytucje i organizacje, z którymi Hufiec współpracuje. Odpowiada za prawidłowe przygotowanie pod względem org. zbiórek Komendy Hufca i innych spotkań instruktorskich organizowanych przez Komendę Hufca. i

16 Str. 14 Zakres obowiązków Członka Komendy d/s Programowo-Organizacyjnych Koordynuje zaplecze logistyczne imprez Hufca. Współtworzy program Hufca. Współpracuje z Zastępcą Komendanta ds. Pracy z Kadrą. Systematycznie bierze udział w posiedzeniach Komendy Hufca. Pełni dyżury w Komendzie Hufca. Przedstawia roczne sprawozdanie ze swojej pracy Komendzie Hufca. Opiniuje pracę podległych mu instruktorów i zespołów. Systematycznie podnosi swoje kwalifikacje. Podlega bezpośrednio Komendantowi Hufca. Wykonuje dodatkowe polecenia Komendanta Hufca.

17 Str. 15 Zakres obowiązków Kwatermistrza Hufca Zakres obowiązków Kwatermistrza Hufca Nadzoruje działalność kwatermistrzowską Hufca. Realizuje zadania związane z pozyskiwaniem i racjonalnym wykorzystywaniem środków sprzętowo materialnych. W tym zakresie na bieżąco przedkłada wnioski i informacje Komendzie Hufca. Prowadzi dokumentacje Hufca w zakresie kwatermistrzowskim. Opracowuje i odpowiada za realizację planu wychowania gospodarczego dla kadry i środowisk Hufca. Sprawuje bezpośredni nadzór nad majątkiem Hufca (siedziba Komendy Hufca, magazyn, stanica harcerska, harcówki, itp.). Kieruje pracą Zespołu Kwatermistrzowskiego w Hufcu. Odpowiada za właściwe gospodarowanie środkami materiałowymi. Koordynuje i dokumentuje wypożyczanie i zwrot wypożyczanego sprzętu. Zabezpiecza pod względem kwatermistrzowskim imprezy hufcowe. Nadzoruje gospodarkę sprzętową w Hufcu. Nadzoruje przeprowadzane inwentaryzacje. Odpowiada za dokumentacje inwentarzową hufca. Odpowiada za prawidłowe przeprowadzanie kasacji majątku ZHP. Systematycznie bierze udział w posiedzeniach Komendy Hufca. Współpracuje z odpowiednimi Referatami Komendy Chorągwi. Stale podnosi swoje umiejętności. Opiniuje pracę podległych mu instruktorów i zespołów. Pozyskuje sojuszników dla działań Hufca.

18 Str. 16 Zakres obowiązków Kwatermistrza Hufca Zna i pracuje zgodnie z obowiązującymi w ZHP instrukcjami i regulaminami. Pełni dyżury w Komendzie Hufca. Podlega bezpośrednio Komendantowi Hufca. Wykonuje dodatkowe polecenia Komendanta Hufca.

19 Str. 17 Oświadczenia Oświadczenia Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem pracy komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin. Przyjmuję zakres obowiązków Komendanta Hufca... (data, czytelny podpis) Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem pracy komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin. Przyjmuję zakres obowiązków Zastępcy Komendanta d/s Pracy z Kadrą... (data, czytelny podpis) Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem pracy komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin. Przyjmuję zakres obowiązków Skarbnika Hufca... (data, czytelny podpis)

20 Str. 18 Oświadczenia Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem pracy komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin. Przyjmuję zakres obowiązków Członka Komendy d/s Programowo- Organizacyjnych... (data, czytelny podpis) Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem pracy komendanta i komendy Hufca ZHP Szczecin. Przyjmuję zakres obowiązków Kwatermistrza Hufca... (data, czytelny podpis)