URZĄD MIASTA MILANÓWKA Milanówek, dnia 22.08.2012 r. I.271.9.2012 Dotyczy: postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego na Zintegrowany system zarządzania placówkami oświatowymi miasta Milanówka (BZP 301940-2012) Zamawiający informuje, że w dniu 20 sierpnia 2012 roku wpłynęły zapytania w sprawie ww. postępowania o niniejszej treści: 1. Dot. opis przedmiotu zamówienia Niniejszym wskazujemy, iż dokonywany przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opis przedmiotu zamówienia wpływa na przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz stanowi o istotnych postanowieniach późniejszej umowy. Stąd też, na zamawiającym spoczywa obowiązek jasnego i precyzyjnego określenia przedmiotu zamówienia, a co za tym idzie, wykorzystania do jego opisania standardowych określeń technicznych, które są zwykle używane w danej dziedzinie, zrozumiałych dla wszystkich osób trudniących się działalnością w danej branży. W związku z niedostatecznym opisem przedmiotu zamówienia zwracamy się z prośbą o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania: a) Zamawiający w rozdz. III Wymagania ogólne dla dostarczanych rozwiązań, pkt. 2 SIWZ wskazał, iż dane systemu mają być przechowywane w relacyjnej bazie danych na serwerze SQL. Prosimy o wyraźne i jednoznaczne określenie czy Zamawiający wymaga, aby dane systemu były przechowywane na serwerze Zamawiającego czy na serwerze Wykonawcy? b) Jeżeli Zamawiający stawia wymóg, iż dane systemu winny znajdować się na zewnętrznym centrum kolokacyjnym prosimy o wskazanie czy cena za hosting winna być wliczona w cenę licencji?
c) Jeżeli Zamawiający stawia wymóg, aby dane systemu były przechowywane na serwerach Zamawiającego to prosimy o udostępnienie jego specyfikacji technicznej. d) Prosimy o wskazanie czy Zamawiający wymaga, aby aplikacje będące przedmiotem zamówienia, tj. platforma oświatowa, planowanie organizacji placówki, planowanie cyklu budżetowego i analizy budżetowej, planowanie lekcji i zastępstw, sekretariat, edziennik, świadectwa oraz program do obsługi szkolnej biblioteki były aplikacjami napisanymi w technologii internetowej (tj. uruchamiane i obsługiwane tylko przez przeglądarkę internetową) czy też mają być aplikacjami instalowanymi na komputerach? e) Czy jeśli zamawiający ma na myśli aplikacje internetowe działające w przeglądarkach internetowych to winne one dotyczyć wszystkich dostępnych przeglądarek internetowych, tj. Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome, Opera, Safari? f) Czy zamawiający wymaga, aby system elektronicznego dziennika posiadał możliwość dokumentowania prowadzenia indywidualnego toku nauczania? Wskazujemy, iż brak powyższej funkcjonalności skutkuje brakiem możliwości prowadzenia elektronicznej dokumentacji w przypadku ucznia z indywidualnym trybem nauczania. g) Ponieważ w szkołach zdarzają się nieobecności nauczycieli i związane z tym zastępstwa, na których nauczyciele muszą odnotowywać lekcje, frekwencję a także oceny prosimy o wskazanie czy Zamawiający wymaga, aby system rejestrował, który nauczyciel wpisał daną ocenę a przy wyświetleniu oceny przez rodzica, aby była widoczna informacja że dana ocena była wystawiona podczas nieobecności nauczyciela i wpisana przez nauczyciela który standardowo danej lekcji nie naucza? h) Czy Zamawiający wymaga, aby było możliwe rejestrowanie ocen opisowych uczniów klas 1-3? Czy Zamawiający będzie wymagać, aby w systemie dziennika elektronicznego był zawarty schemat oceniania opisowego z podziałem na obszary edukacyjne oraz konkretne umiejętności uczniów? i) W związku z brakiem w SIWZ informacji nt. okresu na jaki ma zostać udzielona licencja na zakupione aplikacje prosimy o jego precyzyjne określenie. Wskazujemy, iż powyższa informacja jest niezbędna do prawidłowego oszacowania wartości oferty.
W odpowiedzi na powyższe pytanie, Zamawiający informuję, iż: Ad. 1 a) Dane systemu mają być przechowywane na serwerze wykonawcy. Ad. 1 b) Tak, cena za hosting powinna być wliczona. Ad. 1 c) Zamawiajcy nie stanawia wymogu, aby dane systemu były przechowywane na serwerach zamawiajcego. Ad.1 d) Zamawiający wymaga, aby aplikacje były uruchamiane poprzez przeglądarkę internetową. Ad. 1 e) Powinny one dotyczyć powszechnie używanych przegldarek: Internet Explorer, Mozilla Firefox. Ad. 1 f) Zamawiajcy nie wymaga, aby system elektronicznego dziennika posiadał możliwość dokumentowania prowadzenia indywidualnego toku nauczania. Ad. 1 g) Zamawiajcy wymaga aby widoczna była informacja, że dana ocean była wystawiona podczas nieobecności nauczyciela i wpisana przez nauczyciela który standardowo danej lekcji nie naucza. Ad. 1 h) Zamawiajacy wymaga, aby było możliwe rejestrowanie ocen opisowych uczniów klas 1-3. Oraz aby był zawarty schemat oceniania opisowego z podziałem na obszary edukacyjne oraz konkretne umiejętności uczniów. Ad. 1 i) Zamawiajcy wymaga, aby licencja na zakupione aplikacje była udzielona na okres 5 lat. 2. Dot. warunków SIWZ a) Zgodnie z informacją zawartą na str. 5 SIWZ Wymagania co do harmonogramu realizacji zamówienia Zamawiający wymaga, aby przeprowadzenie realizacji zamówienia odbyło się w terminie 2 miesięcy od daty zawarcia umowy. Równocześnie na str. 19 SIWZ. Pkt. 5 Termin wykonania zamówienia Zamawiający zawarł informację, iż dostarczenie, zamontowanie i wdrożenie przedmiotu umowy winno nastąpić do 31.10.2012r. Prosimy o precyzyjne określenie terminu, w jakim ma nastąpić wykonanie umowy. b) Zgodnie z informacją zawartą na str. 31 SIWZ, pkt. 12 Informacja o dopuszczeniu składania ofert częściowych Zamawiający nie dopuścił do składania ofert częściowych równocześnie zamieszczając na str. 38 pkt. 25 informację, iż nie dopuszcza także wykonania przedmiotu zamówienia przy
udziale podwykonawców. Tymczasem w rozdz. III SIWZ stanowiącym Opis przedmiotu zamówienia znajdujemy informację, iż przedmiot zamówienia obejmuje min. aplikacje związane z organizacją placówki, planowaniem budżetu, kadrowopłacowe, dziennikiem elektronicznym czy programem do obsługi szkolnego sekretariatu czy biblioteki. W związku z faktem, iż na rynku producentów oprogramowania dla oświaty istnieje bardzo ograniczona liczba wykonawców, którzy w swojej ofercie posiadają wszystkie wymagane przez Zamawiającego aplikacje zwracamy się o zmianę SIWZ w przedmiotowym punkcie i dopuszczenie składania ofert częściowych. Pozwoli to na złożenie ofert większej ilości wykonawców i pozostanie w zgodzie z brzmieniem art. 7 ust. 1 ustawy Pzp, który to nakłada na Zamawiającego obowiązek przygotowania i przeprowadzenia postępowania w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. c) Zgodnie z informacją zawartą na str. 19 pkt. 5 Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków ppkt. 1 Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał się doświadczeniem w zakresie wykonania minimum 2 zamówień polegających na wdrożeniu i uruchomieniu ( ) zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie oświatą Prosimy o określenie, co Zamawiający rozumie pod pojęciem zintegrowany system informatyczny wspomagający zarządzanie oświatą. Wskazujemy, iż nie istnieje definicja wzmiankowanego pojęcia. Tak lakoniczne określenie warunku udziału w postępowaniu prowadzić będzie zatem do sytuacji, w której Zamawiający arbitralnie będzie decydował czy dany wykonawca spełnił warunki zawarte w SIWZ, czy też nie. Wskazujemy, iż opis oceny spełnienia warunków winien być sformułowany w sposób obiektywny podyktowany specyfiką zamówienia, jego zakresem i stopniem złożoności. d) Prosimy o zamieszczenie projektu umowy, która ma być podpisana z wybranym wykonawcą. Informujemy, iż do dnia 20.08.2012 r. Zamawiający na stronie http://bip.milanowek.pl nie zamieścił wzoru projektu umowy, mimo iż zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt.16 ustawy Pzp był do tego zobowiązany. Przypominamy, iż ogłoszenie dotyczącego przedmiotowego postępowania ukazało się w BZP w dniu 14.08.2012 r. i zgodnie z zapisami ustawy Zamawiający był zobowiązany do niezwłocznego umieszczenia dokumentacji
dotyczącej przedmiotowego postępowania na swojej stronie internetowej. Niezachowanie tegoż warunku należy bezsprzecznie uznać za przesłankę wypełniającą przepis art. 93 ust. 1 pkt. 7 prawa zamówień publicznych, który nakłada na zamawiającego obowiązek unieważnienia postępowania w sytuacji, gdy postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Nie ulega wątpliwości, iż w przedmiotowym postępowaniu zamawiający aby zadośćuczynić przejrzystym zasadom udzielania zamówień publicznych, które przyświecały powstaniu ustawy Prawo zamówień publicznych winien niniejsze postępowanie unieważnić. W odpowiedzi na powyższe pytanie, Zamawiający informuję, iż: Ad. 2 a) Dostarczenie, zamontowanie i wdrożenie przedmiotu umowy winno nastpić w terminie dwóch miesięcy od daty podpisania umowy. Ad. 2 b) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiajcy dopuszcza udział podwykonawców. Ad. 2 c) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca wykazał się doświadczeniem w zakresie wykonania minimum 2 zamówień polegających na wdrożeniu i uruchomieniu zintegrowanego systemu informatycznego wspomagającego zarządzaniem oświatą w skład którego weszły co najmniej niżej wymienione moduły: planowanie organizacji placówki, planowanie cyklu budżetowego i analizy budżetowej, planowanie lekcji i zastępstw, sekretariat, edziennik, świadectwa oraz program do obsługi szkolnej biblioteki. Ad. 2 d) Zamawiajcy informuje, iż brakujące załączniki zostały umieszczone 20.08.2012 o godzinie 12:49. W związku z powyższym termin składania ofert zostaje wydłużony do 29.08.2012 roku do godziny 12:00. Z poważaniem Przewodniczący Komisji Przetargowej -/- Andrzej Olszak