Oprogramowanie IBM Komunikacja, praca grupowa i zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie Lepsza kontrola nad eksplozją informacyjną i pełniejsze wykorzystanie systemów zarządzania treścią Dzięki integracji oprogramowania IBM Lotus Quickr z oferowaną przez IBM platformą zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM)
2 Lepsza kontrola nad eksplozją informacyjną i pełniejsze wykorzystanie systemów zarządzania treścią W globalnym badaniu opinii dyrektorów generalnych przeprowadzonym w roku 2010 przez IBM respondenci wskazywali gwałtowny wzrost ilości dostępnej informacji eksplozję informacyjną jako największą szansę na pogłębienie analiz zachowań i charakterystyki klientów. Z drugiej strony wielu respondentów miało poczucie przytłoczenia ilością danych przy jednoczesnym braku dostępu do potrzebnych im analiz. 1 Za sprawą globalnej eksplozji informacyjnej bardzo cienka staje się granica między przewagą zyskiwaną dzięki dostępowi do informacji a utratą zdolności do wykorzystania tych informacji. Entuzjaści nowoczesnych form pracy zespołowej wskazują na wykorzystanie nowych kanałów komunikacji, sieciowe kontakty społeczne i ściślejszą integrację zespołów jako na sposoby uzyskiwania właściwych informacji od właściwych ludzi we właściwym momencie. Im większa liczba i znaczenie serwisów pracy grupowej używanych w przedsiębiorstwie, tym ważniejsze jest wdrożenie odpowiednich strategii zarządzania cyklem życia treści, jaka tworzona jest przez użytkowników tych serwisów. Porządkowanie dokumentów, kontrola wersji, zapisywanie treści we właściwych repozytoriach i wyszukiwanie informacji to tylko niektóre z zagadnień, jakie muszą w swojej strategii uwzględniać organizacje zorientowane na pracę grupową. Aby praca grupowa sprzyjała innowacyjności i wzrostowi wydajności pracy, musi być w przemyślany sposób włączana w istniejące środowiska, powiązana z inwestycjami i skutecznymi procesami biznesowymi. Dzięki integracji narzędzi pracy grupowej z systemem zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM enterprise content management) użytkownicy mogą szybko dotrzeć do wszelkiego typu treści, korzystając z narzędzi biurowych i komunikacyjnych, których używają na co dzień. Zapewnienie łatwego i szybkiego dostępu do informacji pozwala uniknąć spadku produktywności i opóźnień w podejmowaniu decyzji, które mogą wystąpić, gdy pracownicy mają trudności z dotarciem do potrzebnych im danych i zasobów wiedzy. Ponadto integracja interfejsów pracy grupowej z elastycznym, stabilnym repozytorium treści użytkownikom biznesowym w odnajdywaniu treści najistotniejszych i najbardziej wartościowych, co nie zawsze jest możliwe przy zastosowaniu prostych metod wyszukiwania. Content management system Content generators Reports Cases, including files, paper and electronic forms Email Communities and team spaces Other repositories Business process management and enterprise applications Extensible Markup Language (XML) files Photos, graphics and video Web pages Electronic documents Wikis and blogs Content management challenges Archival and records management Federated searching Workflows and business processes Content reuse and repurposing Content life cycles and single sourcing Maintenance of corporate compliance Retention and long-term storage Maintenance of corporate taxonomy Rysunek 1: Klient Sametime Connect może wyświetlać informacje o dostępności i gotowości do rozmowy telefonicznej oraz umożliwia błyskawiczny dostęp do różnych metod komunikacji.
Lepsza kontrola nad eksplozją informacyjną i pełniejsze wykorzystanie systemów zarządzania treścią 3 Integracja narzędzi pracy grupowej z zarządzaniem treścią w przedsiębiorstwie nie tylko usprawnia codzienna pracę, lecz także zwiększa zdolność organizacji do wykorzystania wartości zasobów informacyjnych w dłuższej perspektywie, ponieważ treść żyje także po zakończeniu projektu, w ramach którego powstała. Treści biorące swój początek z działań zespołowych lub sieciowych kontaktów społecznych mają nierzadko wielką wartość, a przedsiębiorstwa powinny zapewnić sobie zdolność do elastycznego archiwizowania ich jako zasobów korporacyjnych lub udostępniania do szerszego wykorzystania. Zdolność do dynamicznego zarządzania treścią i wiedzą oraz wykorzystania odpowiedniej wiedzy specjalistycznej może znacząco zwiększyć produktywność i innowacyjność całej organizacji. Plan udanej integracji pracy grupowej z zarządzaniem treścią Niewidoczne zarządzanie treścią ogranicza niedogodności, jakie wynikają z różnic między potrzebami całej organizacji a oczekiwaniami użytkowników końcowych. Pracownicy nie powinni być zmuszani to świadomego zarządzania treścią odpowiednie procesy powinny być wplecione w ich codzienną pracę. Dlatego tak ważne jest zapewnienie bezproblemowej integracji między systemem zarządzania treścią w przedsiębiorstwie a aplikacjami biurowymi używanymi na co dzień. Integracja ta powinna być intuicyjna i powodować, że użytkownicy będą chętnie, powszechnie sięgać po narzędzia zarządzania treścią, a dzięki nim podejmować trafne decyzje i wydajniej pracować w dotychczasowym środowisku. Aby w sposób inteligentny katalogować informacje, organizacje mogą i powinny korzystać z potencjału swoich systemów zarządzania treścią. Często jest to jedynie kwestią nabycia umiejętności korzystania z już posiadanych zasobów a niekiedy konieczne jest uzyskanie metadanych od użytkowników końcowych, dlatego integracja powinna umożliwiać tego rodzaju pozyskiwanie wiedzy. Gdy systemy zaplecza oferują wszechstronne mechanizmy zarządzania aktami i zarządzania procesami biznesowymi (BPM business process management), organizacje mogą wykorzystać treści korporacyjne w kontekście procesów biznesowych i rozmaitych aplikacji korporacyjnych. Zarządzanie aktami i procesami biznesowymi umożliwia objęcie treści serwisów zespołowych skutecznym i zautomatyzowanym nadzorem. Co więcej, uniwersalne, upowszechnione zarządzanie treścią pomaga w wyegzekwowaniu odpowiednich strategii przechowywania treści korporacyjnych, a tym samym ułatwia ograniczenie ryzyka i spełnienie wymagań formalno-prawnych.
4 Lepsza kontrola nad eksplozją informacyjną i pełniejsze wykorzystanie systemów zarządzania treścią Oprogramowanie Lotus Quickr wzbogaca środowisko zarządzania treścią w przedsiębiorstwie Integrując samoobsługowe narzędzia pracy zespołowej, jakie oferuje oprogramowanie IBM Lotus Quickr, z posiadanymi już rozwiązaniami ECM firmy IBM takimi jak IBM File- Net lub IBM Content Manager organizacja stwarza sobie warunki do: połączenia dynamiki kreatywnej pracy zespołowej z bezpieczeństwem i nadzorem, jaki zapewnia system zarządzania treścią klasy korporacyjnej; inteligentnej pracy opartej na wykorzystaniu potencjału posiadanego już systemu ECM i oprogramowania biurowego w skali całej organizacji; budowania przewagi nad konkurencją poprzez wykorzystanie talentu i kompetencji zespołów w powiązaniu z dostępem do treści, która sprzyja innowacyjności i podejmowaniu trafnych decyzji biznesowych; uwolnienia ukrytej wiedzy i doświadczenia ludzi i zespołów; lepszej synchronizacji działań pracowników i zespołów z procesami biznesowymi, treścią i mechanizmami nadzoru. Dzięki integracji środowiska zarządzania tre-ścią ze środowiskiem pracy grupowej pra-cownicy mogą szybko i wygodnie znajdować, współtworzyć i porządkować dokumenty w bezpiecznych warunkach i pod nadzorem korporacyjnym. Treści i wartości intelektualne nie są już powiązane z pojedynczymi osobami. Trafiają bowiem do korporacyjnego repo-zytorium, które podlega standardowym proce-som tworzenia kopii zapasowych, zarządzania wersjami i metadanymi. Repozytorium takie jest dostępne za pośrednictwem przeglądarki WWW lub wtyczek do popularnych aplikacji biurowych. Lotus Quickr web user interface Czym jest oprogramowanie Lotus Quickr? Oprogramowanie Lotus Quickr wspomaga pracę zespołową i ułatwia współużytkowanie treści, współdziałanie i efektywne wykonywanie zadań zarówno użytkownikom pracującym w wewnętrznej sieci organizacji, jak i na zewnątrz Szybsze porządkowanie i współużytkowanie treści wykorzystywanych w codziennej pracy. Połączenie zalet pracy zespołowej z bezpiecz-nymi, wszechstronnymi usługami ECM. Lokalizacje sieciowe dla projektów lub zespo-łów. Włączanie do zespołów także zewnętrznych partnerów biznesowych i klientów. Praca w dowolnym miejscu bez przechodzenia między aplikacjami. Gotowe do wykorzystania, wstępnie przygoto-wane lokalizacje zespołów. Warunki do nawiązywania i utrzymywania bliż-szych relacji z klientami. Możliwość tworzenia osobistych bibliotek treści w sieci. Integracja z istniejącą platformą zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Lotus Quickr application programming interface (APIs) Web services integration ECM repository API Lotus Quickr web services IBM Content Manager 8 repository IBM FileNet P8 repository Rysunek 2: Interfejsy API oprogramowania Lotus Quickr umożliwiają połączenie repozytoriów ECM z interfejsami użytkownika popularnych aplikacji biurowych.
Lepsza kontrola nad eksplozją informacyjną i pełniejsze wykorzystanie systemów zarządzania treścią 5 Integrując środowisko pracy grupowej ze środowiskiem ECM, oprogramowanie Lotus Quickr umożliwia użytkownikom dostęp do repozytorium i funkcji zarządzania treścią wprost z aplikacji na stacjach roboczych. Lotus Quickr oferuje jednolity interfejs użytkownika oparty na nowoczesnych widgetach i komponentach Web 2.0. Dostęp do najważniejszych danych dzięki inte-gracji Korzystając z oprogramowania Lotus Quickr, użytkownik może bezpośrednio uzyskiwać dostęp do treści w repozytorium ECM i manipulować tymi treściami. W szczególności możliwe jest: Wprowadzanie, pobieranie, zwracanie i wycofywanie wersji treści. Edytowanie właściwości, wybór typów dokumentów i pytanie użytkowników o metadane Wyświetlanie folderów i treści z systemu ECM. Przeszukiwanie treści ECM przy użyciu folderów wirtualnych i widoków. Przenoszenie lub kopiowanie dokumentów do repozytorium systemu ECM. Wysyłanie wiadomości e-mail z bezpiecznymi odsyłaczami do treści ECM, bez konieczności przesyłania plików jako załączników. Wygodny dostęp do dokumentów biznesowych Narzędzia pracy grupowej Lotus Quickr w połączeniu z aplikacjami biznesowymi używanymi na co dzień mogą przyczynić się do zwiększenia produktywności i wydajności pracy oraz zapewnić użytkownikom wygodny dostęp do dokumentów biznesowych znajdujących się w zasobach organizacji. Użytkownicy mogą tworzyć dokumenty, udostępniać je i wspólnie na nich pracować, korzystając z intuicyjnych interfejsów WWW oraz aplikacji lokalnych używanych w codziennej pracy: Microsoft Office Microsoft Outlook Eksplorator Microsoft Windows IBM Lotus Notes IBM Sametime IBM Lotus Symphony Korzyści biznesowe z zastosowania oprogramowania Lotus Quickr i rozwiązań ECM firmy IBM Zintegrowane środowisko pracy grupowej i zarządzania treścią oferuje szereg korzyści, przyczyniając się do optymalizacji działania całej organizacji, usprawnienia procesów i zapewnienia zgodności z wymaganiami formalno-prawnymi. Rysunek 3: Oprogramowania Lotus Quickr umożliwia użytkownikom wygodny dostęp do repozytoriów zarządzania treścią za pośrednictwem aplikacji biurowych używanych w codziennej pracy.
6 Lepsza kontrola nad eksplozją informacyjną i pełniejsze wykorzystanie systemów zarządzania treścią Pracownicy wykonują podstawowe operacje z zakresu zarządzania treścią i swobodnie zarządzają dokumentami wprost w wymienionych wyżej aplikacjach. Interfejs pracy grupowej Lotus Quickr umożliwia także wykonywanie następujących operacji: Wprowadzanie i pobieranie Wyświetlanie i edytowanie właściwości Edycja w obiegu dokumentów Tworzenie dokumentu na podstawie typu Tworzenie folderów wirtualnych i inteligentne wyszukiwania Wyświetlanie zapytań o metadane Zarządzanie wersjami i poprawkami Wysyłanie i kopiowanie odsyłaczy Zatwierdzanie i odrzucanie Publikowanie wersji roboczych Użytkownicy mogą zatem bezpośrednio korzystać z integracji między funkcjami zarządzania treścią a popularnymi aplikacjami i narzędziami pracy grupowej. Gdy zarządzanie treścią staje się łatwiej dostępne i bliższe wszystkim pracownikom, infrastruktura zarządzania treścią w przedsiębiorstwie może być efektywniej wykorzystywana. Zarządzanie treścią pomaga w spełnieniu wymagań formalno- -prawnych Oprogramowanie IBM umożliwia osiągnięcie idealnej równowagi między dostępnością narzędzi dla szerokiego grona użytkowników, bezpieczeństwem, jakie wynika ze stosowania centralnie konfigurowanych i zarządzanych systemów ECM, oraz ścisłym nadzorem informatycznym. Lotus Quickr i rozwiązania IBM do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie integrują elastyczne środowisko pracy grupowej z dobrze zabezpieczonymi, skalowalnymi, scentralizowanymi repozytoriami. W efekcie łatwiej jest spełnić wymagania formalno-prawne, uzyskiwać niezbędne raporty i zapewnić przejrzystość działań użytkowników. Oprogramowanie IBM pomaga w integracji procesów biznesowych oraz odpowiednim zarządzaniu treściami tworzonymi ad hoc i w trakcie prac zespołowych, tak aby w skali całej organizacji spełnione były formalne wymagania branżowe i prawne, zobowiązania wynikające z reguł nadzoru korporacyjnego oraz aby organizacja była gotowa na ewentualne badanie danych w ramach postępowań prawnych. Organizacja treści w skali całego przedsiębior-stwa Oprogramowanie Lotus Quickr i oferowane przez IBM rozwiązania do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie (ECM) udostępniają repozytorium treści i infrastrukturę niezbędną do normalizacji i dynamicznej klasyfikacji treści w skali całej organizacji przy wykorzystaniu metadanych i mechanizmów zarządzania wersjami. Narzędzia pracy grupowej ułatwiają uzy-skanie wysokiej sprawności działania i sprzyjają innowacyjności, jednak nie odbywa się to kosztem jakości i skuteczności nadzoru, jaki zapew-nia system ECM. Po utworzeniu treści w zespołowym środowisku Lotus Quickr użytkownicy proszeni są o wprowadzanie wymaganych metadanych, które mogą automatycznie inicjować określone przepływy pracy oraz deklarowanie dokumentów jako akt. Dokumenty i akta są przechowywane w bibliotece ECM w postaci pliku pośredniczące-go, który ułatwia dostęp do dokumentów użytkownikom kontynuującym pracę w środowisku Lotus Quickr. Ściślejsza kontrola nad treścią Oprogramowanie Lotus Quickr udostępnia funkcje zarządzania treścią w tym narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi i aktami właściwym użytkownikom, niezależnie od ich roli i ulokowania w organizacji. Stwarza tym samym warunki do merytorycznego wykorzystania informacji wtedy, gdy są najbardziej potrzebne a jednocześnie zapewnia
Lepsza kontrola nad eksplozją informacyjną i pełniejsze wykorzystanie systemów zarządzania treścią 7 organizację i centralizację treści, gwarantując istnienie jednej, wiarygodnej wersji treści. Zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie już dziś w zasięgu ręki Klienci, którzy korzystają już z oprogramowania IBM, jak i organizacje, które nie wdrożyły jeszcze takich rozwiązań, mają do wyboru szereg opcji integracji oprogramowania Lotus Quickr z platformami zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Usługi systemu ECM służące do integracji z oprogramowaniem Lotus Quickr Rozwiązania ECM firmy IBM takie jak IBM FileNet Content Manager lub IBM Content Manager zawierają komponent usługowy umożliwiający bezpośrednią integrację z narzędziami Lotus Quickr wspomagającymi pracę grupową. Dzięki tym komponentom integracyjnym pracownicy mogą wygodnie pracować w zespołach, korzystając z intuicyjnych rozwiązań Web 2.0 i interfejsów popularnych aplikacji biurowych. Z drugiej strony, mają też do dyspozycji oferowane przez platformę ECM wszechstronne funkcje zarządzania dokumentami oraz zaawansowane mechanizmy zarządzania treścią i procesami oraz zapewnienia zgodności z przepisami. Specjalna edycja oprogramowania: Collaboration Edition Klienci, którzy nie mają oprogramowania Lotus Quickr ani rozwiązania ECM firmy IBM mogą na początek wdrożyć zintegrowany pakiet obejmujący oprogramowanie Lotus Quickr oraz wersję jednego z rozwiązań ECM firmy IBM podlegającą pewnym ograniczeniom. Jeśli Klient ma już oprogramowanie Lotus Quickr i chce wykorzystać jedną z platform ECM firmy IBM, może łatwo dokonać aktualizacji do odpowiednio wzbogaconej edycji systemu zarządzania treścią: IBM FileNet Content Manager Collaboration Edition lub IBM Content Manager Collaboration Edition. Produkty te umożliwiają zakrojone na szeroką skalę, a jednocześnie ekonomiczne wdrożenie zintegrowanego systemu pracy grupowej i zarządzanie dokumentami oraz treścią. Dlaczego IBM? Rozwiązania IBM wspomagające pracę grupową i zarządzanie treścią w przedsiębiorstwie używane są przez czołowe przedsiębiorstwa na świecie niejednokrotnie w procesach decyzyjnych o kluczowym znaczeniu. Jako lider rynku oprogramowania do pracy grupowej, zarządzania treścią i procesami oraz zapewnienia zgodności z przepisami, IBM oferuje szeroką gamę rozwiązań korporacyjnych, które są odpowiedzią na szereg problemów istotnych dla współczesnych przedsiębiorstw takich jak zarządzanie treścią nieustrukturyzowaną, optymalizacja procesów biznesowych i zapewnienie zgodności ze skomplikowanymi przepisami. Rozwiązania IBM bazują na zintegrowanej infrastrukturze informacyjnej, której elementami są między innymi repozytoria treści, konektory do aplikacji lokalnych i adaptery do czołowych produktów innych firm. Rozwiązania monitorujące pomagają w unifikacji zarządzania tre-ścią, procesami biznesowymi i zapewnienia zgodności z przepisami, a jednocześnie umożliwiają uzyskanie większej elastyczności, szybsze wdrażanie aplikacji i obniżenie całkowitych kosztów użytkowania.
Więcej informacji Aby uzyskać więcej informacji na temat oprogramowania IBM Lotus Quickr, należy skontaktować się z lokalnym przedstawicielem IBM lub Partnerem Handlowym IBM albo odwiedzić stronę: ibm.com/software/pl/lotus ibm.com/software/pl/data/content-management/products Ponadto usługi finansowe oferowane przez IBM Global Financing umożliwiają efektywne zarządzanie płynnością, uniknięcie skutków starzenia się technologii, optymalizację całkowitych kosztów użytkowania i zwrotu z inwestycji. Oferowane przez IBM usługi w zakresie zagospodarowania zasobów Global Asset Recovery Services rozwiązują szereg problemów związanych z bezpieczeństwem środowiska naturalnego i pozwalają korzystać z nowych, energooszczędnych rozwiązań. Więcej informacji na temat oferty IBM Global Financing można znaleźć pod adresem: ibm.com/financing Copyright IBM Corporation 2011 IBM Polska Sp. z o.o. ul. 1 Sierpnia 8 Warszawa Wydrukowano w Polsce Sierpień 2011 Wszelkie prawa zastrzeżone BM, logo IBM, ibm.com, Lotus i Quickr są znakami towarowymi International Business Machines Corp. zarejestrowanymi w wielu systemach prawnych na całym świecie. Nazwy innych produktów lub usług mogą być znakami towarowymi IBM lub innych podmiotów. Aktualna lista znaków towarowych IBM dostępna jest w serwisie WWW IBM, w sekcji Copyright and trademark information (Informacje o prawach autorskich i znakach towarowych), pod adresem ibm.com/legal/copytrade.shtml Microsoft i Windows są znakami towarowymi Microsoft Corporation w Stanach Zjednoczonych i/lub w innych krajach. Odwołanie w niniejszej publikacji do produktów lub usług IBM nie oznacza, że IBM zamierza udostępnić je we wszystkich krajach, w których prowadzi działalność. Treść niniejszego dokumentu ma wyłącznie charakter informacyjny. Mimo że dołożono starań, aby zweryfikować kompletność i dokładność informacji zawartych w niniejszym dokumencie, dokument jest udostępniany w stanie, w jakim się znajduje ( as is ) bez jakichkolwiek gwarancji wyraźnych lub domniemanych. Ponadto informacje te są oparte na aktualnych planach i strategii IBM co do produktów, które mogą zostać przez IBM zmienione bez powiadomienia. IBM nie będzie ponosić odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody wynikłe z użycia niniejszego lub innych dokumentów bądź w jakikolwiek inny sposób z nimi związane. Żadne z elementów treści niniejszego dokumentu nie ma w zamierzeniu stanowić ani nie stanowi gwarancji lub oświadczenia ze strony IBM (lub dostawców bądź licencjodawców IBM), ani też nie zmienia warunków stosownych umów licencyjnych określających warunki używania oprogramowania IBM. Klienci IBM są odpowiedzialni za przestrzeganie przepisów prawnych. Do obowiązków Klienta należy uzyskanie porady kompetentnej kancelarii prawnej w zakresie wskazania odpowiednich przepisów i ich interpretacji, które mogą mieć wpływ na prowadzoną przez Klienta działalność. Klient jest również odpowiedzialny za wszelkie inne działania, które winien podjąć w celu zapewnienia takiej zgodności. 1 IBM, Capitalizing on Complexity: Insights from the Global Chief Executive Officer Study, maj 2010. Opisywane w niniejszym dokumencie przykłady zastosowań u produktów IBM u klientów dotyczą wyłącznie konkretnych przypadków i wyników uzyskanych przez tych klientów. Faktyczne koszty środowiskowe i charakterystyki wydajnościowe mogą być różne u poszczególnych klientów. Papier należy przetworzyć wtórnie