Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy Oferent
1. Spis treści 1. Spis treści... 2 2. Wprowadzenie... 3 3. Nawigacja w systemie... 4 3.1 Podstawowe elementy interfejsu użytkownika... 4 3.2 Nagłówek... 5 3.3 Menu użytkownika... 6 3.4 Obszar roboczy... 8 3.5 Stopka... 9 3.6 Akcje... 9 4. Logowanie do systemu... 9 5. Czynności przygotowawcze do udziału w aukcjach... 11 6. Ogólny opis konsoli oferenta... 11 7. Składanie ofert... 15 8. Opis opcji widoczności... 17 9. Zakończenie aukcji... 17 10. Wylogowanie z systemu... 21 11. Modele aukcji... 21 12. Uwagi końcowe... 21 13. Spis ilustracji... 22 Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 2
2. Wprowadzenie Dokument zawiera instrukcję postępowania i funkcji dostępnych przy korzystaniu z Aukcji Elektronicznych Platformy przez oferenta biorącego udział w aukcjach. Widok konsoli oferenta w trakcie aukcji może różnić się od przykładowych ilustracji niniejszego podręcznika w zależności od modelu aukcji i opcji widoczności wybranych przez organizatora oraz aktualnego stanu prawnego dotyczącego licytacji elektronicznych. Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 3
3. Nawigacja w systemie 3.1 Podstawowe elementy interfejsu użytkownika Interfejs użytkownika Platformy składa się z czterech podstawowych elementów: 1. Nagłówka, 2. Menu użytkownika, 3. Obszaru roboczego, 4. Stopki. nagłówek menu użytkownika stopka obszar roboczy Rysunek 1 Elementy interfejsu użytkownika Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 4
3.2 Nagłówek W części nagłówkowej znajduje się graficzne logo grupy Polimex-Mostostal SA, po kliknięciu którego dostajemy się na stronę startową systemu zawierającą podstawowe informacje o koncie użytkownika oraz listę aktualnych wiadomości. Następnym elementem widocznym w nagłówku jest imię, nazwisko i login użytkownika oraz nazwa i identyfikator jednostki organizacyjnej, do której jest przypisany. W nagłówku dostępne są dwie funkcje Mój profil i Wyloguj. Kliknięcie na Mój profil otwiera ekran zmiany hasła konta, a po kliknięciu w link Wyloguj kończymy pracę z systemem. Hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków, w tym przynajmniej 1 wielką literę, jedną małą oraz 1 cyfrę lub znak specjalny. Link Zwiń belkę umożliwia nam ukrycie nagłówka, dzięki czemu możemy powiększyć obszar roboczy aplikacji (Rysunek 2). Rysunek 2 System po zwinięciu górnej belki Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 5
3.3 Menu użytkownika Podczas pracy z menu, oferent, chcąc przejść do konkretnego miejsca, wykorzystuje dostępne sekcje menu. Każda z sekcji zawiera opcje umożliwiające wywołanie określonych ekranów systemu. I tak na przykład, klikając na Portal dostawcy uzyskuje widok poszczególnych odnośników: Moje zapytania Rfx, Pozostałe zapytania Rfx, Moje aukcje, Lista zamówień, Lista korekt. rozwinięta sekcja odnośnik Rysunek 3 Menu użytkownika - rozwinięta sekcja Portal dostawcy Rozwinięte sekcje menu zostają zapisane w momencie wylogowania się użytkownika, dzięki czemu przy ponownym logowaniu użytkownik zastaje je w tej samej konfiguracji. Menu zostało wyposażone w szereg interaktywnych funkcji ułatwiających użytkownikom pracę z systemem. Pierwszą z nich jest funkcja zwijania/rozwijania zawartości sekcji menu, uruchamiana po kliknięciu na nazwę sekcji. Rysunek 4 Rozwinięcie/zwinięcie zawartości sekcji menu Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 6
Użytkownicy mogą określić pozycję sekcji w menu. W tym celu należy chwycić wybraną sekcję, a następnie przeciągnąć ją we właściwe miejsce menu. Aby chwycić sekcję, należy kliknąć w jej nagłówek (poza obszarem jej nazwy). Rysunek 5 Przemieszczanie sekcji Istnieje także możliwość podzielenia sekcji na dwie grupy: główną i dodatkową oraz ukrycia sekcji z grupy dodatkowej. Aby przenieść sekcję do dodatkowych, należy kliknąć na ikonkę dostępną z prawej strony nazwy sekcji. Po wykonaniu tej czynności sekcja zostanie przeniesiona do dolnej części menu (poniżej wyraźnej linii oddzielającej grupę główną od grupy dodatkowej). W celu ukrycia sekcji z grupy dodatkowej należy kliknąć na link Ukryj sekcje menu, znajdujący się pod menu. Po wykonaniu tej czynności w menu będą widoczne tylko sekcje główne. Określenie kolejności sekcji w menu jest możliwe tylko dla sekcji głównych. Aby przywrócić sekcję do grupy głównej, należy kliknąć na ikonkę. przeniesienie sekcji do grupy dodatkowej podział na sekcje główne i dodatkowe przywrócenie sekcji do grupy głównej ukrycie sekcji dodatkowej Rysunek 6 Interaktywność menu użytkownika Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 7
W celu zwiększenia powierzchni obszaru roboczego, użytkownik ma możliwość ukrycia menu. W tym celu należy kliknąć na link znajdujący się nad menu. Rysunek 7 Zwinięcie menu System zapamiętuje dokonane zmiany w ustawieniu menu. Po zalogowaniu do systemu, menu zostanie wyświetlone w takiej postaci, w jakiej znajdowało się podczas ostatniego wylogowania. 3.4 Obszar roboczy W obszarze roboczym wyświetlane są ekrany systemu, zawierające takie elementy jak formularze i listy. Obszar roboczy można powiększyć poprzez zwinięcie menu bądź nagłówka systemu. W obrębie obszaru roboczego podczas wykonywania czynności użytkownikowi wyświetlają się okna (różne w zależności od uruchamianych opcji). Rysunek 8 Obszar roboczy Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 8
3.5 Stopka W stopce podana jest informacja o systemie. Rysunek 9 Stopka z informacją o systemie 3.6 Akcje Jedną z kolumn różnego rodzaju list jest kolumna Akcje. Pojawiają się w niej ikonki takie jak: Konsola oferenta służąca do składania ofert, Ikonki generowania raportów. Zakres pojawiających się ikonek jest zależny od uprawnień użytkownika. 4. Logowanie do systemu W celu wzięcia udziału w aukcji elektronicznej zaproszony oferent powinien zalogować się do systemu za pomocą swojego loginu oraz hasła. Parametry: login i hasło, oferent otrzyma drogą e- mailową w momencie opublikowania pierwszej aukcji, w której będzie uczestniczył na Platformie. Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 9
Jeżeli oferent loguje się po raz pierwszy, system poprosi o zmianę hasła tymczasowego na hasło docelowe. Po zmianie hasła system automatycznie wyloguje oferenta, należy, więc zalogować się ponownie z użyciem nowego (docelowego) hasła. Aby zalogować się do systemu, należy kliknąć na link Zaloguj znajdujący się w górnym prawym rogu portalu nagłówka systemu. Rysunek 10 Strona główna portalu Po wykonaniu powyższej operacji otwarty zostanie ekran logowania: Rysunek 11 Ekran logowania Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 10
Przy logowaniu, w okienkach z napisami: Login oraz Hasło należy wpisać odpowiednie dane oraz nacisnąć przycisk Zaloguj. 5. Czynności przygotowawcze do udziału w aukcjach W celu wzięcia udziału w aukcji, oferent powinien w sekcji Portal dostawcy kliknąć odnośnik Moje aukcje. Rysunek 12 Menu główne Po wyborze Moje aukcje oferent ma możliwość podglądu przyszłych, otwartych, wstrzymanych, zakończonych i zaakceptowanych aukcji, do których został zaproszony. Oferent może składać oferty jedynie w aukcjach otwartych. Aby przejść do składania ofert należy przy wybranej aukcji kliknąć na ikonkę konsola oferenta.. Otworzy się 6. Ogólny opis konsoli oferenta Konsola oferenta składa się najczęściej z 4 elementów: a) Ogólne informacje dotyczące aukcji, b) Panel do składania ofert, c) Okno czatu, d) Historia ofert. Dostępność poszczególnych elementów dla oferenta może zależeć od modelu aukcji wybranego przez organizatora. Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 11
a) Ogólne informacje dotyczące aukcji Podane są na samej górze konsoli oferenta i zawierają: nr aukcji, nazwę aukcji, status (przyszła / otwarta / zakończona / zaakceptowana), czas (serwera, rozpoczęcia, zakończenia oraz pozostały do końca aukcji), dogrywki (ilość - liczba 9999 oznacza nieskończoną ilość dogrywek, długość i kolejny numer aktualnej dogrywki), opóźnienie łącza (informuje o czasie koniecznym na dotarcie oferty do systemu). Rysunek 13 Konsola oferenta - ogólne informacje dotyczące aukcji b) Panel do składania ofert Znajduje się w środkowej części konsoli. Przed rozpoczęciem licytowania, w polu do wpisywania wartości oferty oferent będzie widział w zależności od modelu aukcji wybranego przez organizatora: a) własną ofertę z poprzedniego etapu postępowania zakupowego, którą należy zatwierdzić przy składaniu pierwszej oferty, lub b) własną ofertę z poprzedniego etapu postępowania zakupowego, którą system złożył automatycznie w momencie opublikowania aukcji, lub c) cenę wywoławczą, lub d) puste pole, w które można wpisać dowolną wartość. Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 12
Rysunek 14 Konsola oferenta - miejsce do składania ofert Gdy aukcja jest otwarta, po najechaniu kursorem na pole do wpisywania wartości oferty, system wyświetli wartość postąpienia (krok ceny), a także zakres możliwych do wpisania wartości (wartość minimalną i wartość maksymalną). Rysunek 15 Konsola oferenta wartość postąpienia, wartość minimalna i maksymalna Sposób składania ofert został opisany w Rozdziale 8 Składanie ofert. c) Okno czatu Za pośrednictwem czatu możliwa jest komunikacja między operatorem Platformy Aukcyjnej, a oferentem. Wiadomość wysłana przez oferenta będzie widoczna tylko dla organizatora aukcji. W celu wysłania komunikatu do organizatora, w prawym oknie należy wpisać treść komunikatu, a następnie kliknąć przycisk Wyślij wiadomość. Wiadomość zostanie wysłana do operatora aukcji oraz pojawi się w Oknie czatu Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 13
Rysunek 16 Konsola oferenta okno czatu d) Historia ofert W celu przeglądania złożonych ofert należy zaznaczyć pozycję w lewej części panelu oraz wybrać opcję - Pokaż oferty: przyjęte albo prowadzące. W zależności od zaznaczonej opcji system pokazuje ranking, wartości oraz czas złożenia wszystkich ofert przyjętych przez system (stan historyczny), lub ostatnich ofert poszczególnych oferentów (stan aktualny). Rysunek 17 Konsola oferenta historia ofert Zmienne wynikowe, takie jak np. ranking, wyświetlane w opcji przyjęte, są wartościami historycznymi z momentu złożenia oferty. Zmienne wynikowe, takie jak np. ranking, wyświetlane w opcji prowadzące, są zawsze wartościami aktualnymi w danym momencie. W zależności od modelu aukcji wybranego przez organizatora system będzie wyświetlał historię ofert wszystkich oferentów lub tylko historię własnych ofert. Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 14
7. Składanie ofert Składanie ofert będzie możliwe, gdy status aukcji na konsoli oferenta zmieni się z Przyszła na Otwarta. W celu złożenia oferty należy: 1. wybrać pozycje do licytacji poprzez zaznaczenie przy wybranej pozycji, 2. wpisać wartości poprzez: a) wpisanie wartości w polu oferty, b) użycie przycisków - lub + po wcześniejszym wstawieniu kursora w pole oferty, 3. kliknąć przycisk Złóż ofertę. 1 2 a) 2 b) 3 Rysunek 18 Składanie ofert W przypadku omyłkowego wpisania wartości oferty, której nie planujemy złożyć, w celu przywrócenia wyświetlania poprzedniej wartości należy odświeżyć konsolę (użyć przycisku Odśwież wartości na konsoli oferenta lub przycisku F5 na klawiaturze). Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 15
Na zakładkach statusowych oferent ma możliwość wyszukiwania aukcji po polu Wyszukaj wg nazwy aukcji. Po wpisaniu przynajmniej 3 znaków system automatycznie pokaże aukcje spełniające kryteria. Po kliknięciu linku Przejdź do wyszukiwania zaawansowanego przechodzimy na zakładkę Wszystkie, gdzie można wyszukiwać także po polach: 1. Numer aukcji, 2. Status (wszystkie, przyszła, otwarta, wstrzymana, zakończona, zaakceptowana), 3. Nazwa pozycji, 4. Data rozpoczęcia (od-do), 5. Data zakończenia (od-do), 6. Reguła aukcyjna (wszystkie, reguła dynamiczna, reguła angielska). Rysunek 19 Wyszukiwarka zaawansowana Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 16
8. Opis opcji widoczności Po złożeniu ofert system poinformuje o sytuacji na aukcji, zgodnie z dostępnymi opcjami widoczności. Dostępność opcji zależy od modelu aukcji wybranego przez organizatora. 1. Kolumna Stan, ze statusami: Zaakceptowana oznacza, że oferta została przyjęta przez system, Odrzucona kliknij na status, aby sprawdzić przyczynę odrzucenia oferty. 2. Ikonki powiadomień - informuje o tym, że oferent prowadzi na aukcji, - informuje o tym, że na aukcji została złożona nowa oferta, - informuje o tym, że na aukcji została złożona nowa oferta prowadząca. 3. Ranking informuje o tym, jaką pozycję w rankingu zajmuje ostatnia oferta danego oferenta. 4. Wiersz Prowadząca oferta wskazuje wartości oferty najkorzystniejszej (prowadzącej) w danej chwili. 2 1 3 4 Rysunek 20 Opcje widoczności na konsoli ofert 9. Zakończenie aukcji Po zakończeniu aukcji na konsoli oferenta zostanie wyświetlony status Zakończona, natomiast pola do wpisywania oferty oraz przycisk Złóż ofertę staną się nieaktywne i nie będzie możliwości złożenia kolejnej oferty. Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 17
Na konsoli oferenta zostanie wyświetlona wartość ostatniej złożonej oferty oraz pozycja w rankingu z chwili zakończenia aukcji, wartość oferty prowadzącej, a także ikonka żółtego młotka, jeśli oferent zakończył aukcję na prowadzeniu. Rysunek 21 Konsola oferenta po zakończeniu aukcji Na liście aukcji przedmiotową licytację będzie można znaleźć w zakładce zakończone lub zaakceptowane, skąd będzie można pobrać raport z przebiegu aukcji w formacie.pdf lub.xls. W celu wygenerowania raportu, należy kliknąć na odpowiednią ikonkę (raport w xls) (raport w pdf) lub. Rysunek 22 Lista aukcji zaakceptowanych pobieranie raportu Raport oferenta składa się z następujących części: 1. Historia ofert 2. Potwierdzenie ofert 3. Wyniki końcowe aukcji Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 18
1. Historia ofert zawiera wykaz wszystkich własnych ofert przyjętych przez system na danej aukcji, w podziale na poszczególne pozycje. Rysunek 23 Raport oferenta - zakładka Historia ofert Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 19
2. Potwierdzenie ofert zawiera wykaz najkorzystniejszych własnych ofert złożonych w poszczególnych pozycjach na danej aukcji. Rysunek 24 Raport oferenta - zakładka Potwierdzenie ofert 3. Wyniki końcowe aukcji zawiera wykaz najkorzystniejszych ofert złożonych na poszczególnych pozycjach przez każdego z oferentów, z podaniem danych identyfikujących oferentów. Dostępny tylko, gdy organizator zdecyduje się opublikować te dane. Rysunek 25 Raport oferenta - zakładka Wyniki końcowe aukcji Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 20
10. Wylogowanie z systemu W celu wylogowania się z Platformy należy zamknąć konsolę oferenta za pomocą, a następnie kliknąć Wyloguj w nagłówku Platformy Aukcyjnej. Rysunek 26 Wylogowanie się z Platformy 11. Modele aukcji Aukcja może zostać przeprowadzona, w zależności od modelu aukcji wybranego przez organizatora, według reguły aukcji angielskiej lub dynamicznej. Reguła aukcji angielskiej, oznacza, że każda kolejna oferta złożona przez oferenta musi być lepsza od oferty prowadzącej. Reguła aukcji dynamicznej oznacza, że każda kolejna oferta złożona przez oferenta musi być lepsza od jego poprzedniej oferty. 12. Uwagi końcowe Oferent zawsze ma możliwość ręcznego odświeżenia konsoli poprzez użycie przycisku F5 na klawiaturze komputera. Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 21
13. Spis ilustracji Rysunek 1 Elementy interfejsu użytkownika... 4 Rysunek 2 System po zwinięciu górnej belki... 5 Rysunek 3 Menu użytkownika - rozwinięta sekcja Portal dostawcy... 6 Rysunek 4 Rozwinięcie/zwinięcie zawartości sekcji menu... 6 Rysunek 5 Przemieszczanie sekcji... 7 Rysunek 6 Interaktywność menu użytkownika... 7 Rysunek 7 Zwinięcie menu... 8 Rysunek 8 Obszar roboczy... 8 Rysunek 9 Stopka z informacją o systemie... 9 Rysunek 10 Strona główna portalu... 10 Rysunek 11 Ekran logowania... 10 Rysunek 12 Menu główne... 11 Rysunek 13 Konsola oferenta - ogólne informacje dotyczące aukcji... 12 Rysunek 14 Konsola oferenta - miejsce do składania ofert... 13 Rysunek 15 Konsola oferenta wartość postąpienia, wartość minimalna i maksymalna... 13 Rysunek 16 Konsola oferenta okno czatu... 14 Rysunek 17 Konsola oferenta historia ofert... 14 Rysunek 18 Składanie ofert... 15 Rysunek 19 Wyszukiwarka zaawansowana... 16 Rysunek 20 Opcje widoczności na konsoli ofert... 17 Rysunek 21 Konsola oferenta po zakończeniu aukcji... 18 Rysunek 22 Lista aukcji zaakceptowanych pobieranie raportu... 18 Rysunek 23 Raport oferenta - zakładka Historia ofert... 19 Rysunek 24 Raport oferenta - zakładka Potwierdzenie ofert... 20 Rysunek 25 Raport oferenta - zakładka Wyniki końcowe aukcji... 20 Rysunek 26 Wylogowanie się z Platformy... 21 Podręcznik Aukcji Elektronicznych Platformy - OferentOferent Strona - 22