Załącznik do zarządzenia nr 37/2009 z dnia 27 lutego 2009 r. Warszawski Uniwersytet Medyczny Opracował Kierownik Sekcji INSTRUKCJA nr 2/APK/2006 Zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu Data Wydanie IV Liczba stron: 9 Zatwierdził Kanclerz WUM Data Obowiązuje od: Data Zasady określone w instrukcji obowiązują pracowników nie nauczycielami akademickimi. Podstawa prawna: Kodeks, Dział VI Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn. 28.05.1996 r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, ze zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w oraz udzielania pracownikom zwolnień od (Dz. U. nr 60 poz.281 z 1996 r.) Regulamin Pracy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego Zasady ogólne: 1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanym dalej uczelnią. 2. Zasady określone w niniejszej instrukcji obowiązani są stosować wszyscy pracownicy uczelni, nie będący nauczycielami akademickimi. 3. nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji pełni Kierownik Sekcji. Załączniki do niniejszej instrukcji stanowią: 1. Lista obecności załącznik nr 1 2. Lista obecności dla ruchomym czasie załącznik nr 2 3. Harmonogram czasu (przykładowy wzór) okres 1-miesięczny załącznik nr 3 4. - okres 1-miesięczny załącznik nr 4 5. - okres 3-miesięczny załącznik nr 5 6. przy realizacji projektów okres 3-miesięczny załącznik nr 6 7. Ewidencja wyjść słuŝbowych i prywatnych załącznik nr 7 8. załącznik nr 8 Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 1 z 9
l.p. Czynność Odpowiedzialny za realizację Opis postępowania Dokument, zapis 1 Ustalanie wymiaru czasu Kierownik Sekcji Ustala, zgodnie z przepisami prawa, ogólny wymiar czasu na kolejne okresy rozliczeniowe. Informację o ogólnym wymiarze czasu w poszczególnych miesiącach rozliczeniowych publikuje na stronie internetowej uczelni co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy przyjęty dla Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego wynosi 3 miesiące, z zastrzeŝeniem systemów czasu określonych w 21, 22, 24 ust. 3 i 4 Regulaminu, dla których okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Informacja o wymiarze czasu Sporządza indywidualne harmonogramy czasu na okres rozliczeniowy dla kaŝdego z podległych systemach czasu : równowaŝnego, zmianowego i pracujących w porze nocnej W indywidualnym harmonogramie czasu uwzględnia: 2 Planowanie rozkładu czasu - planowany wymiar czasu pracownika (dni i ilość godzin w poszczególnych dniach), pomniejszony o planowaną absencję Harmonogram czasu - dni oddawane w zamian za pracę w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia lub za pracę w niedziele i święta. Podaje pracownikowi do wiadomości, w sposób przyjęty w danej jednostce, indywidualny harmonogram czasu na 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 2 z 9
3 Informowanie o nieobecności w Niezwłocznie po powzięciu informacji o ewentualnej nieobecności w, ale nie później niŝ w drugim dniu nieobecności w, zobowiązany jest powiadomić bezpośredniego przełoŝonego lub pracownika Sekcji (osobiście, telefonicznie, poprzez osobę trzecią lub w kaŝdy inny skuteczny sposób) o nieobecności w i przewidywanym czasie jej trwania. Dokument, stanowiący, pracownik składa bezpośredniemu przełoŝonemu lub do Sekcji. Zgłoszenia urlopu na Ŝądanie, pracownik dokonuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Inny dokument stanowiący, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Inny dokument stanowiący, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w oraz udzielania pracownikom zwolnień od Urlop na Ŝądanie naleŝy zgłaszać wyłącznie bezpośredniemu przełoŝonemu. Zwolnienia lekarskie oraz wnioski o urlop naleŝy przekazywać do Sekcji niezwłocznie po ich wpłynięciu 4 Przekazanie informacji o nieobecności pracownika, Niezwłocznie (w dniu powzięcia informacji) przekazują sobie telefonicznie lub osobiście informacje dotyczące wiadomych nieobecności pracowników w. 5 Dokonywanie zmian w indywidualnym harmonogramie czasu Dokonuje zmian w harmonogramie czasu na skutek waŝnych przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy lub pracownika (np. nieobecność pracownika, szczególne potrzeby pracodawcy). Wyznacza i powiadamia pracownika, Harmonogram czasu Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 3 z 9
którego zmiana dotyczy, o konieczności wykonania i terminie jej wykonywania. 6 Prowadzenie list obecności ( osoba odpowiedzialna, wyznaczona przez kierownika jednostki ) Osoba odpowiedzialna przygotowuje listę obecności pracowników z uwzględnieniem planowanych absencji (urlopy wypoczynkowe). Lista wykładana jest przed rozpoczęciem w widocznym i dostępnym dla pracowników kaŝdej jednostki miejscu. NaleŜy uwzględnić godziny kaŝdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce uczelni. Lista obecności dla ruchomym czasie, zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu. Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie 7 8 9 Przestrzeganie wyznaczonego czasu Wykonywanie w godzinach Odbiór czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach Zobowiązany jest punktualnie rozpoczynać pracę. Potwierdza kaŝdorazowo punktualne przybycie do poprzez podpisanie listy obecności przed rozpoczęciem. W przypadku spóźnienia, powinien niezwłocznie zgłosić się do przełoŝonego w celu usprawiedliwienia się. Pracownicy, pracujący w ruchomym czasie, wpisują na liście obecności wzór 2 - godzinę rozpoczęcia i zakończenia czasu. Zleca pracownikowi wykonywanie w godzinach, zgodnie z Instrukcją nr 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania w godzinach, to jest po uzyskaniu uprzedniej zgody Prorektora ds. Kadr lub Kanclerza. W celu odebrania przepracowanych godzin, pracownik składa wniosek o odbiór godzin kierownikowi jednostki, zgodnie z Instrukcją nr 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania w godzinach Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie Wniosek o zgodę na zlecenie w godzinach Zlecenie w godzinach Wniosek o odbiór nadgodzin Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 4 z 9
10 Opuszczenie miejsca w godzinach Na uzasadnioną prośbę pracownika lub ze względów słuŝbowych, wyraŝa kaŝdorazowo zgodę na opuszczenie przez pracownika miejsca w godzinach a takŝe na późniejsze rozpoczęcie lub wcześniejsze jej zakończenie. 11 Dokumentowanie wyjść prywatnych i słuŝbowych KaŜdorazowo, przed opuszczeniem miejsca w godzinach, uzyskuje zgodę bezpośredniego przełoŝonego na wyjście z i dokonuje wpisu do ewidencji. Ewidencja wyjść prywatnych i słuŝbowych 12 Prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i słuŝbowych Prowadzi ewidencję, w której dokonuje się wpisów wyjść prywatnych i słuŝbowych pracowników w godzinach. Pracownik kaŝdorazowo wskazuje termin odpracowania godzin związanych z wyjściem prywatnym. Ewidencja wyjść prywatnych i słuŝbowych Prowadzi bieŝący nadzór nad czasem podległych pracowników, w tym nad przestrzeganiem wymiaru czasu w okresie rozliczeniowym, z zachowaniem wymaganego nieprzerwanego odpoczynku 13 Przestrzeganie zgodności czasu z przepisami prawa dobowego co najmniej 11 godzin, tygodniowego - co najmniej 35 godzin, dni wolnych od w okresie rozliczeniowym co najmniej jedna wolna niedziela w co 4tym tygodniu, przerwy w wynoszącej co najmniej 15 minut jeśli czas w ciągu doby wynosi co najmniej 6 godzin. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 5 z 9
14 Prowadzenie ewidencji czasu Prowadzi na bieŝąco kartę ewidencji czasu, dla pracowników wykonujących pracę w godzinach lub odbierających czas wolny za pracę w godzinach, pracujących w porze nocnej, pracujących w systemach czasu : równowaŝnym i zmianowym. W karcie ewidencji czasu odnotowuje się czas w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele, święta, w dni wolne od wynikające z rozkładu czasu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, czas w porze nocnej, na drugiej zmianie, w godzinach, czas pozostawania w gotowości do (dyŝury), urlopy, zwolnienia od oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w. Po zakończeniu kaŝdego miesiąca, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas, dokonuje miesięcznego rozliczenia czasu kaŝdego pracownika, obliczając: czas w godzinach (przekroczenia dobowego wymiaru czasu ), z uwzględnieniem planowanego odbioru czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego (na wniosek pracownika), oraz czas w porze nocnej i na drugiej zmianie. Wniosek o zgodę na zlecenie w godzinach Zlecenie w godzinach Wniosek o odbiór nadgodzin Inny dokument stanowiący, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas, dokonuje rozliczenia czasu kaŝdego pracownika w okresie rozliczeniowym, obliczając liczbę godzin w okresie rozliczeniowym Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 6 z 9
(przekroczenia średniotygodniowego wymiaru czasu ) Rozliczenie w godzinach następuje w oparciu o zatwierdzone wnioski o pracę w godzinach, z uwzględnieniem wniosku o odbiór nadgodzin. 15 16 Potwierdzanie zgodności zapisów w karcie ewidencji czasu i liście obecności Przekazanie dokumentów potwierdzających rzeczywisty czas w celu naliczenia wynagrodzenia Niezwłocznie po zakończeniu kaŝdego okresu rozliczeniowego, pracownik potwierdza poprzez złoŝenie podpisu, zgodność zapisów w karcie ewidencji czasu za dany miesiąc ze stanem faktycznym., po zakończeniu kaŝdego miesiąca i okresu rozliczeniowego, potwierdza podpisem zgodność zapisów w kartach ewidencji czasu i listach obecności podległych pracowników. Najpóźniej w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu, przekazuje do Sekcji dokumenty dotyczące czasu z minionego miesiąca w celu naliczenia wynagrodzenia. Lista obecności wzór 2 - dla ruchomym czasie Wniosek o zgodę na zlecenie w godzinach Wniosek o odbiór nadgodzin Lista obecności 17 Udostępnianie karty ewidencji czasu Na kaŝde Ŝądanie pracownika udostępnia mu do wglądu indywidualną kartę ewidencji czasu. 18 Rozliczanie czasu odpowiedzialny za sprawy kadrowe: a) weryfikuje dokumenty potwierdzające rzeczywisty czas pod kątem: zgodności czasu z przepisami prawa, kompletności dokumentacji oraz prawidłowości rozliczenia czasu. Oblicza liczbę godzin płatnych z dodatkiem 50% lub 100%, liczbę godzin w porze nocnej (dodatek 20%) i liczbę godzin na II zmianie Wniosek o zgodę na zlecenie w godzinach Wniosek o odbiór nadgodzin Lista obecności Inny dokument stanowiący Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 7 z 9
(dodatek 10%). b) przygotowuje zlecenie wypłaty, zawierające zestawienie liczby godzin płatnych z właściwym dodatkiem do wynagrodzenia, do zatwierdzenia przez Kanclerza lub jego zastępców, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Zlecenie wypłaty c) Przekazuje zatwierdzone zlecenie wypłaty do pracownika Sekcji odpowiedzialnego za naliczenie płac w terminie do 8 dnia kalendarzowego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. 19 Wprowadzanie danych do systemu informatycznego w celu naliczenia wynagrodzenia Na bieŝąco wprowadza do systemu informatycznego dane dotyczące absencji pracowniczej (na podstawie otrzymywanych dokumentów). Inny dokument Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 8 z 9
Obieg dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu Dokument, zapis Zlecenie w godzinach Harmonogram czasu Przechowywanie i przekazywanie dokumentów i zapisów Przechowywanie w jednostce Odpowiedzialny za realizację Lista obecności wzór 2 Wniosek o zgodę na zlecenie w godzinach Wniosek o odbiór nadgodzin oryginał za okres rozliczeniowy Inny dokument stanowiący uzasadnienie nieobecności w, zgodnie z Rozporządzeniem MPi PS Przechowywanie w jednostce do końca miesiąca i przekazywanie do Sekcji w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu Przechowywanie w jednostce do końca okresu rozliczeniowego i przekazywanie do Sekcji w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji Kierownik Sekcji Załącznik do Zarządzenia Kanclerza WUM nr 212 z dnia 03 czerwca 2008 r. Strona 9 z 9