Broszura informacyjna do programu AnoMail 2007.560 program do mass-mailingu oraz obsugi subskrypcji listy mailingowej Autor: Przemysaw Rusiecki e-mail: przemek@rusiecki.com, Skype: PMO2006, GG: 5559403, http://ki.gwsh.edu.pl/przemek/ GSM: (0) 880-50-50-80 - 1 -
Spis tre,ci Spis tre ci... 2 Informacje wstpne... 3 Podstawowe funkcje programu... 4 Unikalne cechy produktu... 5 Warunki licencji... 6 Szybki start czyli lista kontrolna... 7 Pierwsze kroki w programie AnoMail 2007... 7 Korzystanie z wbudowanych szablonów korespondencji...14 Tworzenie w.asnego szablonu na podstawie strony WWW...15 Praca z modu.em subskrypcji listy mailingowej...17 Korzystanie z walidatora adresów e-mail...20 Wysy.anie poczty bez po rednictwa zewntrznego serwera...21 Ustalanie terminu wysy.ki mass-mailingu...22 Dodawanie adresów ze zwrotów na list zastrze1on2...23 Analiza przypadku wdro1enie programu w biurze podró1y...27 Kontrola antyspamowa tre ci wiadomo ci...32 Porównanie AnoMaila z komercyjnymi produktami...34 Wybrane pytania dot. programu AnoMail 2007...36 Notatki...37 - UWAGA! Przed rozpoczciem korzystania z programu AnoMail 2007 producent zaleca, aby uytkownik zapozna si dokadnie z Ustaw! o "wiadczeniu usug drog! elektroniczn!, Ustaw! o ochronie danych osobowych oraz problematyk! SPAMu. Ponadto program zawiera (unikaln) funkcj kontroli antyspamowej treci wiadomoci ostrzegajc przed wysyaniem spamu, Asystenta, który wspomaga pisanie listu oraz modu raportów sprawdzajcych czy Pa"stwa adres e-mail nie zosta zgoszony jako $ródo spamu. - 2 -
Informacje wst.pne Pprogram AnoMail 2007 jest darmowym, a zarazem w peni profesjonalnym narzdziem su!cym do obsugi list mailingowych (newsletterów) oraz zarz!dzania wiadomo(ciami na grupach dyskusyjnych. AnoMail nale y do grupy aplikacji typu desktop, które instaluje si w (rodowisku Windows 95/98/Me/2000/XP/2003/Vista (wsparcie techniczne dla systemów Windows 9x/NT/Me zosta!o wstrzymane) w komputerze u ytkownika. Program wspiera funkcj masowej korespondencji (w jzyku polskim) w formacie tekstowym, HTML oraz mieszanym (TXT+HTML) i nie wymaga ponoszenia adnych opat zwi!zanych z wysyk! nawet bardzo du ej ilo(ci listów elektronicznych (tzw. mass mailingu). W programie zaimplementowano wasny serwer pocztowy (AnoMail SMTP Server), dziki któremu caa korespondencja mo e by7 wysyana bezpo(rednio z Pa8stwa komputera bez po(rednictwa serwerów internetowych ISP! Dodatkowo w najnowszej wersji programu dodano modu kontroli antyspamowej analizuj!cy tre(ci mailingu oraz Wirtualnego Asystenta, który uczy u ytkownika jak pisa7 listy zgodnie z zasadami e-mail marketingu. S! to unikalne funkcje, których nie spotkacie Pa8stwo w innych programach! Je eli szukacie Pa8stwo darmowego narzdzia do obsugi listy mailingowej, umo liwiaj!cego automatyczn! subskrypcj oraz wysanie korespondencji e-mail do wielu osób (np. klientów, kontrahentów, czytelników biuletynów itp.) równocze(nie, to AnoMail 2007 jest tym programem, którego potrzebujecie. Dziki niemu ka dy z odbiorców tzw. mass mailingu bdzie traktowany jako docelowy adresat korespondencji (czyli nie zobaczy w polu DO: tekstu Undisclosed-Recipient), przez co zachowa poczucie indywidualno(ci a tym samym Pa8stwa firma zyska w oczach klientów. W programie AnoMail 2007 mo na w atwy sposób wysya7 spersonalizowan! korespondencj do wielu klientów/kontrahentów równocze(nie (pojedyncza grupa wysykowa mo e zawiera7 nawet do 25 tys. pozycji) przy jednoczesnym zachowaniu indywidualnych adresów odbiorców. Co wicej mo na wysya7 mailing w paczkach, dziki czemu wysyka nawet bardzo du ej ilo(ci korespondencji np. 20 tys. listów nie powinna zaj!7 zbyt du o czasu oraz wpyn!7 na obci! enie Pa8stwa serwera. Program mo na zainstalowa7 na wielu stanowiskach w firmie i z ka dego z nich obsugiwa7 inn! grup mailingow!. W razie konieczno(ci mo na w!czy7 automatyczn! subskrypcj tak, aby Pa8stwa klienci mogli samodzielnie zapisywa7 si do biuletynu z Pa8stwa strony WWW (metoda POST, GET) lub bezpo(rednio z listów e-mail (Metoda POP3), które wysali(cie z zapytaniem o ch7 wspópracy. Funkcja kontroli korespondencji zwrotnej umo liwi zarz!dzanie korespondencj!, która wraca do Pa8stwa w zwi!zku z ró nymi problemami zwi!zanymi z niemo no(ci dostarczenia poczty do odbiorcy. W razie potrzeby mo na tak e stworzy7 prostego autorespondera, który automatycznie bdzie wysya np. ofert do wszystkich osób, które napisz! do Pa8stwa maila. W programie wbudowany jest tak e walidator adresów e-mail, który pozwala sprawdzi7 czy wybrana grupa adresów jest prawidowa. Historia adresów e-mail z kolei umo liwia kontrolowanie listy odbiorców korespondencji wysyanej z firmy. Dziki niej zabezpieczycie si Pa8stwo przed sytuacj!, w której ten sam odbiorca dostaje od firmy wielokrotnie w ci!gu tygodnia czy miesi!ca t! sama przesyk. Prosz jednak pamita7, e niniejszy program nie zast!pi Pa8stwu profesjonalnych narzdzi do e-mail marketingu dostpnych w modelu ASP (Application Service Provider) a jedynie pomo e w wysyce mass mailingu oraz automatycznej obsudze subskrypcji Pa8stwa newslettera. Program przeznaczony jest dla maych firm, organizacji oraz innych podmiotów, które w codziennej dziaalno(ci wykorzystuj! poczt elektroniczn! do kontaktu z klientami. Aplikacja udostpniana jest na licencji freeware, bez adnych ukrytych opat oraz funkcji reklamowych. AnoMail 2007 stanowi jeden z moduów systemu masystent 2007, który jest cz(ci! pracy doktorskiej Przemysawa Rusieckiego dot. zarz!dzania informacj! w organizacji. WYMAGANIA SYSTEMOWE: - system Windows 2000/XP/2003/Vista (zalecany Windows XP lub nowszy), - komputer z procesorem PENTIUM 200 MHz (zalecany 1 GHz), - 32 MB RAM (zalecane 256 MB), - Internet Explorer 6 (lub nowszy; zalecany FireFox 2), - od 10 MB do 100 MB wolnego miejsca na dysku, - po!czenie z Internetem (zalecane stae), konto pocztowe oraz wasna strona WWW z obsug! PHP, - dowolna drukarka (opcjonalnie). - 3 -
Podstawowe funkcje programu DO PODSTAWOWYCH FUNKCJI PROGRAMU NALE(): wysyanie masowej korespondencji w formacie tekstowym, HTML lub DUALNYM przy zachowaniu indywidualnych adresów e-mail w polu Do:, wysyanie masowej korespondencji tak jakby u ytkownik tworzy osobne listy w programie Outlook 2003 lub w dowolnym innym kliencie pocztowym np. The Bat, Thunderbird itp., personalizacja korespondencji przez wstawienie do tre(ci listu tzw. pól personalizacji np. nazwy adresata, nazwy za!cznika, daty, numeru listu, adresu e-mail odbiorcy itp., automatyczne zapisywanie/wypisywanie (wraz z wiadomo(ciami powitalnymi i po egnalnymi) z listy mailingowej oraz obsuga niedostarczonej korespondencji! mo liwo(7 umieszczania w wysyanej korespondencji za!czników w dowolnym formacie oraz elementów graficznych, formularzy, odno(ników, tabel itp., wbudowany edytor HTML umo liwiaj!cy formatowanie listu w sposób graficzny (tzw. tryb WYSIWYG) wraz z mo liwo(ci! szybkiego usuwania formatowania tekstu itp., Wirtualny Asystent wspomagaj!cy pisanie listów zgodnie z zasadami e-mail marketingu oraz funkcja kontroli antyspamowej wiadomo(ci dostpna w trakcie przygotowania mailingu a tak e modu raportów sprawdzaj!cy czy Pa8stwa adres e-mail nie trafi na list Mróde spamu, mo liwo(7 tworzenia wasnych szablonów korespondencji, z w peni modyfikowaln! szat! graficzn! oraz ukadem, które potem uzupenia si dowoln! tre(ci!, mo liwo(7 byskawicznego pobierania fragmentów lub caych stron internetowych jako Mróda dla tworzonej korespondencji, pobieranie adresów e-mail bezpo(rednio z plików tekstowych, listów programu Outlook Express oraz innych aplikacji zainstalowanych w firmie np. Word, Excel, Access itp., szybki dostp do ostatnio u ywanych adresów grup wysykowych przy czym pojedyncza grupa wysykowa mo e mie7 do 25 tys. pozycji, mo liwo(7 sprawdzania poprawno(ci (walidacji) adresów e-mail z listy wysykowej, definiowanie zastrze onych grup adresów lub domen, do których korespondencja z programu AnoMail nigdy nie bdzie wysyana, blokada wysyania dwa razy tego samego maila na podany adres e-mail, pobieranie oraz selekcja adresów e-mail pochodz!cych bezpo(rednio z listów, które przychodz! do lub wychodz! z Pa8stwa firmy, stron internetowych i innych dokumentów, porz!dkowanie grup wysykowych w celu usunicia powtarzaj!cych si adresów, lub adresów zastrze onych, wysyanie du ej ilo(ci korespondencji w tzw. paczkach (np. 100 adresów e-mail naraz), mo liwo(7 zdefiniowania godziny rozpoczcia wysyania korespondencji masowej, okresowe wstrzymywanie wysyki zgodnie z!danymi ustawieniami, wysyanie korespondencji w wybranym terminie zarówno przez serwery Open Relay jak i serwery pocztowe wymagaj!ce uwierzytelniania, wysyanie poczty bez po(rednictwa serwerów internetowych (Direct Sending), zarz!dzanie adresami, które zostay odrzucone przez serwer pocztowy podczas bie!cej wysyki lub po zako8czeniu caej kampanii e-mailowej, przygotowywanie i wysyanie korespondencji testowej, mo liwo(7 ponowienia wysania archiwalnej wiadomo(ci w takiej postaci w jakiej zostaa przesana wcze(niej, rozdzielenie wasnych baz adresowych (grup wysykowych) od tych z programu Outlook, import adresów e-mail bezpo(rednio z ksi! ki adresowej Windows (WAB), eksport/import listów z programu Outlook Express, podgl!d komunikatów przekazywanych przez serwer pocztowy podczas wysyki korespondencji. Ponadto program AnoMail 2007 jest cakowicie polskim produktem i wspiera kodowanie polskich znaków w standardach ISO 8859-2 oraz Windows-1250. Producent oferuje tak e darmowe wsparcie w zakresie wdro enia programu. - 4 -
Unikalne cechy produktu DO UNIKALNYCH CECH PROGRAMU NALE(): wbudowany modu wysyki terminowej umo liwiaj!cy wysanie korespondencji w okre(lonym terminie np. wtedy kiedy obci! enie serwerów pocztowych jest najmniejsze, szybka zmiana to samo(ci nadawcy dziki, której z jednego komputera w firmie mo na wysya7 maile w imieniu wszystkich pracowników lub dziaów, modu kontroli tre(ci wiadomo(ci wykrywaj!cy znamiona SPAMu w edytowanym li(cie, modu raportów umo liwiaj!cy automatyczne sprawdzenie czy Pa8stwa adres e-mail/ip nie trafi na list spamerów lub zosta zgoszony jako Mródo spamu po zako8czonej kampanii e-mail, historia odbiorców korespondencji dziki, której mo emy unikn!7 sytuacji, w której np. w ci!gu miesi!ca kilka razy wysyamy tego samego maila do tych samych odbiorców, obsuga nie dostarczonej korespondencji wysyanej z konta subskrypcji, optymalizacja kodu HTML. Przed wysaniem listu w formacie HTML mo na zmniejszy7 jego wielko(7 nawet o 30% przez co list zostanie szybciej wysany oraz odebrany przez klienta, podgl!d listu w programie Outlook Express przed wysaniem korespondencji, pobieranie tre(ci lub kodu HTML bezpo(rednio ze Schowka Windows, na podstawie których mo na szybko tworzy7 wasne listy e-mail, wysyanie wiadomo(ci z nagówkami u ytkownika lub emulacja wysyki z programu Microsoft Outlook 2003, wysyanie korespondencji przez lokalny serwer bez po(rednictwa serwera pocztowego w Pa8stwa firmie, podgl!d zawarto(ci skrzynki subskrypcji bez konieczno(ci pobierania poczty z serwera na którym umieszczone jest konto do obsugi automatycznej subskrypcji, wbudowany modu tzw. Walidatora adresów e-mail do sprawdzania w Internecie poprawno(ci adresów e-mail umieszczonych na bie!cej li(cie wysykowej, wbudowany filtr antyspamowy umo liwiaj!cy usuwanie niechcianych listów z konta pocztowego przed pobraniem korespondencji, praca w trybie ukrytym podczas wysyania poczty lub wykonywania porz!dkowania adresów, mo liwo(7 zarz!dzania wasnymi (i nie tylko) wiadomo(ciami na grupach dyskusyjnych. Je eli jeste(cie Pa8stwo moderatorem grupy dyskusyjnej to przy pomocy AnoMaila mo ecie kasowa7 lub modyfikowa7 ogoszenia, które nie s! zgodnie z tematem grupy lub Netykiet!, instalacja na dysku przeno(nym np. USB PenDrive lub dysku sieciowym dziki mo na z programu korzysta7 na przykad w podró y, mo liwo(7 sprawdzenia do kogo nale y serwer pocztowy przez który wysyacie Pa8stwo poczt, mo liwo(7 wymiany pogl!dów z innymi u ytkownikami programu za po(rednictwem wbudowanego czata. Program jest wyposa ony w modu Wiadomo"ci, dziki któremu u ytkownik cay czas jest na bie!co w stosunku do nowo(ci i aktualizacji do programu AnoMail 2007. Program AnoMail 2007 udostpniany jest w penej wersji zupenie za darmo zarówno dla firm, organizacji jak i prywatnych u ytkowników po wcze(niejszym kontakcie z autorem aplikacji. AnoMail 2007 nie zawiera adnych funkcji reklamowych (adware) ani szpiegowskich (spyware). Program podpisano cyfrowo (certyfikatem wystawionym przez firm Unizeto), aby móc stwierdzi7 czy nie zosta zmodyfikowany przez osoby trzecie! Wicej informacji o programie wraz z podrcznikiem u ytkownika oraz multimedialnym szkoleniem mo na znalem7 na stronie internetowej pod adresem: - 5 -
Warunki licencji 1. OP.ATY LICENCYJNE Aplikacja udostpniana jest u ytkownikowi (prywatnemu, firmie, organizacji itp.) za darmo pod warunkiem, e u ytkownik zarejestruje swoj! kopi programu. Zarejestrowany u ytkownik mo e zainstalowa7 niniejszy program na dowolnej liczbie komputerów oraz wykorzystywa7 go bez jakichkolwiek opat zarówno w celach prywatnych jak i biznesowych. 2. WYKORZYSTANIE PROGRAMU W zwi!zku z przeznaczeniem programu, autor nie ponosi adnej odpowiedzialno(ci za skutki wykorzystania oprogramowania do celów nie zgodnych z obowi!zuj!cym prawem. Ponadto u ytkownik ZOBOWIQZUJE SIR do nie przesyania SPAMu oraz nie wykorzystywania programu do celów naruszaj!cych warunki Netykiety. 3. W.ASNO12 Wszelkie prawa zwi!zane z niniejsz! aplikacj!, nale! do autora programu. Nie wolno wprowadza7 do oprogramowania adnych zmian oraz wykorzystywa7 moduów programu (w tym tak e dokumentacji) oddzielnie, bez pisemnej zgody autora. 4. DYSTRYBUCJA Aplikacja rozpowszechniana jest jako freeware i nie wolno pobiera7 za ni! jakichkolwiek opat. Autor udziela zgody na udostpnianie aplikacji zarówno w sieciach komputerowych jak i w Internecie bez uiszczania jakichkolwiek opat, pod warunkiem, e u ytkownik, który zamierza korzysta7 z programu, zwróci si do autora o podanie kodu niezbdnego do zainstalowania aplikacji AnoMail 2007. 5. UDOST6PNIANIE PROGRAMU WRAZ Z BAZAMI ADRESOWYMI Autor programu nie wyra a zgodny na sprzeda lub udostpnianie programu AnoMail 2007 wraz z bazami adresów e-mail zebranymi przez u ytkownika lub kupionymi na aukcjach internetowych itp. od firm trzecich. 6. OGRANICZENIE R6KOJMI Autor programu nie udziela adnej rkojmi na oprogramowanie. Oprogramowanie oraz zwi!zana z nim dokumentacja s! rozprowadzane bez udzielania rkojmi jakiegokolwiek rodzaju, w tym tak e bez ustawowej rkojmi za wady fizyczne i prawne. Cae ryzyko zwi!zane z korzystaniem z oprogramowania jego funkcjonowaniem spoczywa na licencjobiorcy (u ytkowniku). 7 OGRANICZENIE ODPOWIEDZIALNO1CI ZA EWENTUALNE SZKODY W najszerszym zakresie dopuszczonym przez prawo wa(ciwe autor programu nie bdzie w adnym wypadku odpowiedzialny za jakiekolwiek powstae szkody (w tym, bez ogranicze8, szkody wynike ze strat w prowadzonej dziaalno(ci, przerw w prowadzeniu dziaalno(ci, utraty informacji zwi!zanych z prowadzon! dziaalno(ci! lub inne szkody pieni ne) wynikaj!ce z u ytkowania lub niemo liwo(ci u ytkowania oprogramowania. 8. PRAWA AUTORSKIE DOT. KOMPONENTÓW FIRM ZEWN6TRZNYCH Program AnoMail 2007 wykorzystuje darmowy komponent SMTP Relay Server firmy Softstack. W zwi!zku z tym prawa do niniejszego skadnika nale! bezpo(rednio do jego producenta. Ponadto do programu AnoMail 2007 do!czono kilkadziesi!t darmowych wzorów szablonów newsletterów odnalezionych w ró nych ameryka8skich serwisach internetowych. Szablony te mog! by7 dowolnie modyfikowane przez u ytkownika i w razie konieczno(ci dostosowywane do jego potrzeb. - 6 -
Szybki start czyli lista kontrolna 1 WPROWAD DANE NADAWCY! To co wpiszesz w tym miejscu zobacz wszyscy odbiorcy korespondencji. 2 WPROWAD ADRES SERWERA! Do wysyania poczty naley uywa serwera pocztowego, na którym macie Pa!stwo swoje konto firmowe. 3 WCZ UWIERZYTELNIANIE! Ta funkcja umoliwia zweryfikowania czy uytkownik moe wysya poczt# z danego konta. Kliknij ikon# Ustawienia uwierzytelniania. Wprowadzamy nazw# uytkownika czyli tzw. login oraz haso. To s te same dane, które mamy ju ustawione w programie np. Outlook. 4 WYBIERZ GRUP' ADRESOW! Wska adresy e-mail, na które zostanie wysana korespondencja. Adresy mona pobiera poprzez Schowek Windows, importowa z Ksiki Adresowej, odczytywa z dowolnych plików itp. Jeeli masz np. baz# adresów w pliku to naci,nij przycisk Adresy i wybierz Importuj adresy z plików... WPROWAD NAZW' ODBIORCY! 5 Wpisz etykiet#, która pojawi si# u wszystkich odbiorców mailingu w polu Do: np. Szanowny klient lub Odbiorca newslettera. Nie wprowadzaj adresu e-mail odbiorcy. Program zrobi to automatycznie dla kadego odbiorcy z osobna. 6 7 ROZPOCZNIJ MAILING! WPROWAD TRE56 LISTU! Wpisz temat i tre, listu, lub skorzystaj z wbudowanego edytora HTML, aby przygotowa wasny szablon korespondencji. W tym celu naci,nij Przygotuj list -> Tre:; w formacie HTML lub otwórz gotowy list z dysku. Naci,nij przycisk Wy:lij i wybierz List do wszystkich odbiorców -> Rozpocznij wysyakb. Zaczekaj a program wy,le ca korespondencj# a na koniec przedstawi raport. - 7 -
Pierwsze kroki w programie AnoMail 2007 Program AnoMail 2007 instalujemy na stanowisku, z którego bdziemy wysya7 newslettery lub w lokalizacji sieciowej tak, aby ka dy z pracowników w firmie mia do niego dostp. W drugim przypadku w trakcie instalacji wybieramy opcj Instalacja na dysku sieciowym i na Pulpitach Windows wybranych u ytkowników tworzymy skróty do pliku AnoMail.exe. Od tej pory ka dy z pracowników bdzie mia dostp do programu (czytaj tak e rozdzia dot. wdro enia programu na stronie 27). Zaraz po zainstalowaniu, program AnoMail 2007 jest gotowy do pracy. Intuicyjny interfejs sprawia, e bez konieczno(ci zagl!dania do dokumentacji niemal natychmiast mo na rozpocz!7 wysyk korespondencji. Dane odbiorcy korespondencji Bie!ca grupa wysykowa. Aby j! zmieni7 naciskamy Adresy -> Edytuj list4 adresów Dane nadawcy Tu wprowadzamy tre(7 wiadomo(ci w formacie zwykego tekstu lub HTML Tu wstawiamy za!cznik Przycisk edycji listu Rys 1 - Gówne okno programu AnoMail 2007.500 Zmiana danych nadawcy Podrczne menu wy(wietlane po naci(niciu prawego klawisza myszki na li(cie adresów W pierwszej kolejno(ci uzupeniamy dane odbiorcy korespondencji. Je eli mamy zamiar wysa7 masow! korespondencj wystarczy wpisa7 sam! nazw, która bdzie widoczna u odbiorcy listu w polu Do:. Adresu e-mail nie wprowadzamy chyba, e chcemy, aby wszyscy adresaci mass-mailinugu widzieli go w polu adresata korespondencji (Do:). Nastpnie uzupeniamy dane nadawcy. Potem wprowadzamy temat wiadomo(ci oraz tre(7. Je eli tre(7 ma by7 w formacie HTML (strona internetowa) to mo emy do powy szego okna wklei7 kod HTML np. z programu FrontPage lub Paj!czek itp., b!dm te posu y7 si wbudowanym w program AnoMail edytorem tre(ci HTML. W drugim przypadku naciskamy przycisk Edytuj lub Przygotuj list a nastpnie wybieramy Tre"0 listu w formacie HTML. Komputer wy(wietli okno edytora przedstawione na nastpnej stronie. Edytor tre*ci HTML umo liwia przygotowanie listu w formacie HTML zawieraj!cym ukad tre(ci zgodny z oczekiwaniami u ytkownika. Mo emy posugiwa7 si ponad 130 wbudowanymi szablonami, które mo na dowolnie modyfikowa7, dopasowuj!c do wasnych potrzeb. Szybki dostp do szablonów uzyskujemy naciskaj!c przycisk Nowy widoczny w lewym górnym rogu ekranu a - 8 -
nastpnie wybieramy Z Szablonu u7ytkownika Komputer wy(wietli okno przedstawione poni ej. Szablon programu AnoMail. Dokument tekstowy Podgl!d szablonów HTML Gdzie na dysku mamy zapisane szablony? Lokalizacja szablonów Dokument HTML Rys 2 - Okno wyboru szablonu korespondencji Z listy dostpnych szablonów wybieramy jeden wskazuj!c go i naciskaj! przycisk Ok lub klikaj!c na szablonie dwukrotnie. W kroku nastpnym komputer wy(wietli okno Edytora tre*ci HTML, w którym pracujemy podobnie do pracy ze zwykym edytorem tekstu. Mo emy formatowa7 tekst zmieniaj!c kolor, wstawiaj!c grafik, tabel lub dowolny kod HTML. Korespondencj dodatkowo mo na personalizowa7, czyli wstawia7 pola (do tre(ci listu lub tematu), które bd! zale ne od nadawcy i odbiorcy korespondencji. Dostp do szablonów Umo liwia wstawienie do listu grafiki, tabel itp. Pasek formatowania podobny do tego z programu Word Dostp do pól personalizacji korespondencji Po zako8czeniu edycji tre(ci listu naciskamy przycisk Gotowy Pole personalizacji korespondencji Dostp do kodu HTML tworzonej korespondencji Podgl!d tre(ci listu Rys 3 - Okno edytora tre(ci programu AnoMail 2007-9 -
I tak na przykad naciskaj!c ikon widoczn! na pasku narzdzi (z prawej strony), a nastpnie wybieraj!c Adres e-mail odbiorcy, do listu zostanie wstawione pole {ODBIORCA#ADRES}. To pole zostanie zast!pione przez adres e-mail odbiorcy listu. W przedstawionym przykadzie, po wysaniu korespondencji, list bdzie widoczny u odbiorcy w takiej postaci jak na rysunku 4. Program AnoMail podmienia pola personalizacji na prawdziwe dane Pole {NADAWCA#NAZWA} po po!czeniu z danymi nadawcy Rys. 4 - Wygl!d powy szego listu po wysaniu Po przygotowaniu tre(ci listu nale y wybra7 baz adresów (grup wysykow!) odbiorców, do których zostanie wysana korespondencja. W tym celu klikamy ikon Adresy lub Odbiorcy a nastpnie Edytuj list4 adresów Komputer wy(wietli okna przedstawione poni ej. Z prawej strony wybieramy!dan! grup. Mo emy tak e wkleja7 adresy bezpo(rednio ze Schowka Windows lub otwiera7 grupy adresów zapisanych w plikach tekstowych. Tu wprowadzamy adresy e-mail odbiorców listu Szybki dostp do zapisanych wcze(niej grup adresów e-mail tzw. grup wysykowych Mo emy zapisywa7 i odczytywa7 adresy z ró nych grup wysykowych np. klienci, agenci itd. Wprowadzamy pojedyncze adresy e-mail lub domeny, na które listy nie bd! wysyane Rys. 5 - Okna bie!cej listy wysykowej oraz adresów zastrze onych - 10 -
Aby unikn!7 sytuacji, w której wysyamy kilka razy tego samego maila do jednego klienta z racji tego, i jego adres zosta zdublowany na li(cie wysykowej, korzystamy z funkcji porz!dkowania adresów. Naciskamy przycisk Adresy i wybieramy Uporz=dkuj grup4 Na rys. 6 przedstawiono okno Eliminatora powtórze8 oraz Eliminatora adresów zastrze onych. Program AnoMail automatycznie blokuje mo liwo(7 wysyki listu na adres z grupy adresów zastrze onych. Rys. 6 - Usuwanie powtarzaj!cych si i zastrze onych adresów z listy wysykowej Na koniec w gównym oknie programu wprowadzamy nazw serwera pocztowego, przez który bdziemy wysa7 korespondencj i naciskamy przycisk Wy"lij -> List do wszystkich osób. Po wysaniu mass-mailingu, komputer wy(wietli okno podsumowania przedstawione na poni szym rysunku. W razie konieczno(ci naciskaj!c przycisk Szczegó?y mo emy zapozna7 si z adresami e-mail do których nie byo mo liwe wysanie przesyki. Tu, klikamy aby zapozna7 si z list! odrzuconych adresów e-mail oraz przyczyn! odrzucenia Rys. 7 - Podsumowanie masowej korespondencji Ponadto po wysaniu mailingu do wielu grup odbiorców, mo emy przejrze7 list wszystkich odrzuconych adresów e-mail, w gównym oknie programu naciskaj!c przycisk Odrzucone. Lista adresów odrzuconych mo e by7 zapisana na dysku lub dodana do bie!cej grupy wysykowej w celu ponowienia mass-mailingu. - 11 -
Przed rozpoczciem rozsyania pierwszej korespondencji masowej naciskamy przycisk Ustawienia widoczny w gównym oknie programu. Zostanie wy(wietlone okno przedstawione na rys. 8, w którym wprowadzamy ustawienia zgodne z wasnymi preferencjami. Umo liwia szybkie wysyanie korespondencji w paczkach np. po 100 adresów równocze(nie Wstrzymuje wysyk na okre(lony czas np. minut Nie zaznaczaj tego pola je eli Twój serwer czsto przerywa po!czenie Rys. 8 - Ustawienia korespondencji masowej Zawsze przed wysaniem nowego biuletynu (newslettera) nale y pierwsz! kopi wiadomo(ci wysa7 do siebie (na adres testowy inny ni ten, z którego bdzie wysyana korespondencja) aby upewni7 si czy wszystko jest ok. W tym celu, w gównym oknie programu wybieramy Wy"lij -> List do testowego odbiorcy. (patrz rys. 9). Rys. 9 Wysyanie poczty na konto testowe Ukrywa program do obszaru powiadamiania systemu Windows W razie konieczno(ci poczta mo e zosta7 wysana bez po(rednictwa serwerów internetowych bezpo(rednio z Pa8stwa komputera. W tym celu naciskamy ikon widoczn! z lewej strony przy adresie lub wpisujemy localhost (por. rys. 9). Program AnoMail 2007 uruchomi wasny serwer SMTP, do którego bdzie przekazywa korespondencj. Serwer nawi! e kilka równoczesnych po!cze8 w celu szybszego wysyania mailingu. Uruchamia wasny serwer SMTP Ustawienia autoryzacji u ytkownika serwera Rys. 10 - Ustawienia serwera poczty wychodz!cej (SMTP) - 12 -
Program AnoMail 2007 umo liwia tak e przesyanie ogosze8 (postów) do grup dyskusyjnych (Usenetu). Dostp do moduu przedstawionego na rys. 11 uzyskujemy klikaj!c przycisk Post widoczny w gównym oknie programu. Szybka zmiana danych nadawcy Lista grup dyskusyjnych Wysya wiadomo(7 do wybranej grupy Klikamy dwa razy, aby wybra7 grup Rys. 11 - Okno wysyania wiadomo(ci do grup dyskusyjnych Program AnoMail 2007 nale y do grupy niewielu aplikacji, które umo liwiaj! zarz!dzanie dowolnymi wiadomo(ciami na grupach dyskusyjnych. Je eli przez przypadek wysali(my do grupy dyskusyjnej wiadomo(7, w której znalazy si bdy, to w szybki sposób z poziomu programu AnoMail mo emy j! usun!7 lub zmodyfikowa7 niezale nie od tego czy zostaa wysana przez nas czy zrobi to kto( inny. Zarówno w module do wysyania listów e-mail oraz wiadomo(ci do grup dyskusyjnych mamy dostp do archiwum korespondencji naciskaj!c ikon Archiwum (patrz rys. 12). Naci(nij prawy klawisz myszki aby wy(wietli7 podrczne menu Klikamy dwa razy, aby wysa7 list ponownie Tre(7 wysanej wiadomo(ci Rys. 12 - Archiwum korespondencji wysanej z programu AnoMail - 13 -
Korzystanie z wbudowanych szablonów korespondencji Wprogramie AnoMail 2007 wbudowano ponad 140 szablonów, które mo na dowolnie modyfikowa7 i zapisywa7 do pómniejszego wykorzystania. Dziki szablonom w krótkim czasie i niskim nakadem si, u ytkownik mo e przygotowa7 profesjonalnie wygl!daj!c! korespondencj. Aby wybra7 szablon z gównego okna programu AnoMail 2007 naciskamy ikon Przygotuj list i wybieramy Tre"0 listu w formacie HTML. Nastpnie w wy(wietlonym oknie Edytora tre(ci HTML klikamy ikon Nowy z Szablonu u7ytkownika. Komputer wy(wietli list dostpnych szablonów korespondencji w formatach: tekstowym, HTML oraz formacie programu AnoMail. Klikamy np. ikon Formularz wspó?pracy i naciskamy przycisk Ok. Zostanie wy(wietlony wybrany szablon. W tym przypadku szablon formularza, który wysyamy do firm, z którymi chcemy nawi!za7 wspóprac. Formularz jest gotowy do wysania aczkolwiek mo emy wprowadzi7 w nim modyfikacje tzn. usun!7 niepotrzebne pola, doda7 tekst itp. W ka dej chwili mo emy posu y7 si prawym klawiszem myszki, aby uzyska7 dostp do menu kontekstowego (patrz poni szy rysunek). Tu wstawiamy obrazek Podrczne menu Wybrany szablon listu e-mail Okno umo liwiaj!ce wstawienie grafiki Rys. 13 - Edycja tre(ci listu we wbudowanym edytorze HTML Po zmodyfikowaniu szablonu zapisujemy go naciskaj!c ikon Zapisz. Po zapisaniu szablon np. w C:\Program Files\AnoMail\ lub dowolnej innej lokalizacji nasz dokument pojawi si w oknie wyboru szablonów przedstawionym na Rys. 2. Na koniec naciskamy przycisk Gotowy i wysyamy list na podane adresy e-mail. Firmy, które otrzymaj! od nas korespondencj bd! mogy wypeni7 formularz i po naci(niciu przycisku Dodaj dane (umieszczonego w formularzu) zostanie on wysany do nas w postaci zwrotnego e-maila, który bdzie zawiera wprowadzone dane. - 14 -
Tworzenie wasnego szablonu na podstawie strony WWW Bardzo przydatn! funkcj! jest mo liwo(7 szybkiego przygotowania listu w oparciu o tre(7 pobran! bezpo(rednio ze strony internetowej firmy. Na przykad umieszczamy najnowsz! ofert na firmowej stronie WWW. Od razu chcieliby(my o niej poinformowa7 zainteresowanych klientów. Zamiast wysya7 im list z informacj! o tym, aby odwiedzili nasz! stron, prze(lemy im jej fragment dokadnie w takiej postaci, w jakiej bdzie widoczna w oknie przegl!darki WWW. TWORZENIE LISTU W OPARCIU O CA.) STRON6 INTERNETOW) Uruchamiamy przegl!dark WWW np. Internet Explorer lub FireFox (zalecana przegl!darka) itp. Przechodzimy pod adres, z którego chcemy utworzy7 list. Z menu Widok przegl!darki wybieramy Aród?o strony. W dalszej kolejno(ci naciskamy Ctrl+A (ewentualnie Menu Edycja -> Zaznacz wszystko) i zaznaczamy cay kod HTML. Nastpnie z Menu Edycja klikamy Kopiuj (Ctrl+C). Na koniec uruchamiamy program AnoMail 2007 i naciskamy Edytuj -> Tre"0 ze Schowka Windows. Z rozwinitego menu wybieramy Utwórz z kodu HTML. Cay kod HTML zostanie umieszczony w programie i bdzie gotowy do wysania. Aby zobaczy7 czy wszystko jest ok., naciskamy ikon Podgl=d listu i wybieramy w Programie Outlook Express. Wysyana korespondencja u odbiorcy powinna wygl!da7 dokadnie w taki sam sposób jak na podgl!dzie w naszym komputerze. TWORZENIE LISTU W OPARCIU O FRAGMENT STRONY INTERNETOWEJ Pamitajmy jednak, e caa strona w takiej postaci jak na serwerze internetowym zazwyczaj nie nadaje si do wysania jako wiadomo(7 e-mail, z racji tego, i niejednokrotnie zawiera ró nego rodzaju dodatki takie jak obiekty ActiveX, animacje Macromedia Flash, skrypty, arkusze styli itp. Oczywi(cie mo na skopiowa7 kod strony i przesa7 go do odbiorcy, ale oprogramowanie antywirusowe lub antyspamowe z pewno(ci! zablokuje przesan! tre(7 i odbiorca niestety nie bdzie móg zobaczy7, tego co przesali(my. Dlatego lepszym rozwi!zaniem jest stworzenie listu na podstawie fragmentu strony internetowej - bez zbdnych elementów. Program AnoMail 2007 zawiera funkcj importu zawarto(ci Schowka z mo liwo(ci! wstpnej edycji tre(ci. Dziki temu bez posiadania dodatkowego oprogramowania mo emy usun!7 niepotrzebne fragmenty strony w trakcie importu do programu AnoMail 2007. Cao(7 operacji zaczynamy podobnie jak poprzednio tzn. przechodzimy na stron internetow! na podstawie, której mamy zamiar stworzy7 list. Tym razem od razu zaznaczamy myszk! fragment strony, który nas interesuje lub naciskamy Ctrl+A aby zaznaczy7 wszystko i z Menu Edycja przegl!darki internetowej wybieramy Edycja -> Kopiuj (Ctrl+C). Nastpnie przechodzimy do programu AnoMail 2007 i naciskamy Edytuj Tre"0 ze Schowka Windows. Potem wybieramy Utwórz z zawarto"ci Program AnoMail wy(wietli okno przedstawione na nastpnym rysunku. W oknie tym zostanie wy(wietlona aktualna zawarto(7 Schowka. - 15 -
W poni szym oknie mo emy zaznaczy7 dany obiekt np. animacj Flash lub grafik. Obiekt zostanie otoczony biaymi kwadratami umo liwiaj!cymi skalowanie grafiki (powikszanie, zmniejszanie). Je eli naci(niemy klawisz Del lub Backspace to obiekt zostanie usunity (zalecane w przypadku animacji Flash oraz ActiveX). To samo mo emy zrobi7 z reszt! dokumentu. Po usuniciu zbdnych elementów naciskamy przycisk Optymalizuj kod HTML, a na koniec Wstaw. Zmodyfikowany kod HTML zostanie wstawiony do programu AnoMail. Aby zobaczy7 jak bdzie si prezentowa gotowy list, naciskamy ikon Podgl=d. Zaznaczone zdjcie, które mo na usun!7 naciskaj!c przycisk Del Wstawia stron do listu e-mail Zmniejsza rozmiar kodu HTML, Rys. 14 - Okno importu zawarto(ci Schowka Windows W razie konieczno(ci przechodzimy do Edytuj -> Tre"0 listu w formacie HTML aby wprowadzi7 dodatkowe zmiany do wysyanej korespondencji (patrz rys. 15). W oknie edytora tre(ci HTML do zmiany wygl!du listu u ywamy paska narzdzi oraz podrcznego menu dostpnego po naci(niciu prawego klawisza myszki. Ikona personalizacji Pasek narzdzi Podrczne menu Element graficzny wstawiony z serwera Rys. 15 - Okno importu zawarto(ci Schowka Windows Prosz pamita7, e nie wszystkie strony nadaj! si do adaptacji na tre(7 e-maila. Nie powinni(my wstawia7 do listu stron lub ich fragmentów zawieraj!cych skrypty oraz animacje Macromedia Flash. Je eli prze(lemy list, który bdzie zawiera wspomniane elementy to u odbiorcy pojawi si informacja: "Obecne zabezpieczenia nie zezwalaj! na przegl!danie penej zawarto(ci listu". Ponadto, aby w li(cie przesa7 grafik nale y j! najpierw umie(ci7 na serwerze. Takie podej(cie, w którym grafika jest "doci!gana" z serwera powoduje, e generujemy mniejszy ruch na!czach, listy s! mniejsze a klienci, sami decyduj! czy chc! obejrze7 list w caej okazao(ci wraz ze zdjciami czy te nie. - 16 -
Praca z moduem subskrypcji listy mailingowej Jednym z moduów programu AnoMail jest modu subskrypcji, który umo liwia automatyczne zarz!dzanie list! mailingow!. Wystarczy na stronie internetowej firmy umie(ci7 prosty formularz (a dla osób bardziej wymagaj!cych - skrypt PHP), aby Pa8stwa klienci mogli samodzielnie zapisywa7 si lub wypisywa7 z listy mailingowej. Dodatkowe mo liwo(ci zastosowania moduu subskrypcji omówiono na stronie 23. Ka dy adres osoby, która zapisze si do Pa8stwa newslettera (biuletynu itp.) zostanie automatycznie umieszczony na Li*cie zapisanych osób, przy czym, nowi subskrybenci pojawi! si w kolorze czerwonym (patrz ni ej). List adresów mo nych przekazywa7 do grupy wysykowej programu AnoMail. Przez co ka da dopisana osoba pojawi si byskawicznie na li(cie docelowych odbiorców Pa8stwa newslettera. Nowy wpis na li(cie subskrybentów Format wiadomo(ci Zmiana automatycznych wiadomo(ci Podrczne menu dostpne po naci(niciu prawego klawisza myszki Informacja o tym, czy zosta wysany list powitalny Rys. 16 - Podgl!d aktualnej listy subskrybentów grupy mailingowej Co wicej je eli u ytkownik wypisze si samodzielnie z listy mailingowej to jego adres zostanie usunity z listy subskrybentów, a w razie konieczno(ci mo e zosta7 dodany do adresów zastrze onych, przez co nigdy korespondencja z Pa8stwa firmy nie bdzie do niego kierowana. Aby zobaczy7 aktualn! list subskrybentów w gównym oknie moduu wysykowego klikamy Subskrypcja -> Podgl=d grupy subskrybentów. Program mo na skonfigurowa7 tak, aby samodzielnie wysya wiadomo(ci powitalne lub po egnalne do osób zapisuj!cych si na list lub rezygnuj!cych z subskrypcji przez co modu subskrypcji mo e pracowa7 jako prosty Autorespondent. Automatyczne wiadomo(ci mog! by7 przesyane w formacie dualnym (tzn. równocze(nie w formacie tekstowym oraz HTML), przez co osoby, które maj! skonfigurowany program pocztowy do odbioru poczty w formacie tekstowym zobacz! tylko tekst, natomiast osoby, które korzystaj! z programu Outlook (w standardowej konfiguracji) zobacz! list w formacie HTML. W zwi!zku z tym nie trzeba pyta7 odbiorców, w jakim formacie pragn! otrzymywa7 korespondencj. Dziki funkcji automatycznych wiadomo"ci, mo na przygotowa7 list powitalny (por. rys. 17) zawieraj!cy fragment Pa8stwa oferty lub np. ostatni numer newslettera, przez co - 17 -
nowi subskrybenci od razu otrzymuj! dostp do ostatniego listu wysanego do staych czytelników listy mailingowej. Wiadomo(7 w formacie tekstowym Karty zakadek wiadomo(ci powitalnych oraz po egnalnych Import wiadomo(ci Zamienia format HTML na tekstowy i odwrotnie Wiadomo(7 w formacie HTML Rys. 17 - Ustawienia automatycznych wiadomo(ci powitalnych oraz po egnalnych ZASADA DZIA.ANIA MODU.U SUBSKRYPCJI Aby móc korzysta7 z automatycznej subskrypcji nale y posiada7 konto pocztowe (POP3/SMTP) oraz stron internetow!, na której zostanie umieszczony formularz do pobierania adresów e-mail. Program wspópracuje z dowolnym kontem pocztowym np. firmowym lub utworzonym w darmowym portalu oraz dowolnym serwerem http (z zalecan! obsug! skryptów PHP). Internauta wchodz!c na Pa8stwa stron internetow! wypenia formularz subskrypcji (patrz rys. 18) podaj!c adres e-mail, na który chce otrzymywa7 korespondencj okre(lonego typu np. oferty z ostatniej chwili (last minute). Adres e-mail, ze strony WWW jest przekazywany do serwera pocztowego, na którym mamy konto subskrypcji. Nastpnie modu subskrypcji programu AnoMail, sprawdza poczt przychodz!c! na konto i pobiera tylko te listy, które dotycz! subskrypcji (zapisanie/wypisanie z listy). Prosty formularz lub zaawansowany wymagaj!cy obsugi skryptów PHP Konto pocztowe do obsugi subskrypcji Rys. 18 - Schemat dziaania automatycznej subskrypcji - 18 -
Listy rozpoznawane s! po temacie. Na przykad, je eli w temacie pojawi! si sowa Zapisz mnie - adres nadawcy zostanie dodany do listy subskrybentów. Z kolei, je eli w temacie wyst!pi! sowa Wypisz mnie adres zostanie usunity z listy mailingowej. Sowa czy frazy, na które ma reagowa7 program dowolnie definiuje u ytkownik. Dodatkowo w razie potrzeby program mo e wysa7 wiadomo(7 powitaln! lub po egnaln! do prenumeratorów biuletynu (patrz rys. 17). Modu subskrypcji jest zintegrowany z moduem wysykowym programu AnoMail. W zwi!zku z tym bez problemu adresy mog! by7 przekazywane bezpo(rednio do grupy wysykowej lub grupy adresów zastrze onych. Jak utworzy7 prosty oraz zaawansowany formularz subskrypcji opisano wraz z przykadami na stronie internetowej programu AnoMail -. PODGL)D ZAWARTO1CI KONTA SUBSKRYPCJI BEZ POBIERANIA POCZTY Je eli subskrypcje obsugujemy poprzez gówne konto pocztowe firmy to przydatna jest funkcja podgl!du zawarto(ci konta pocztowego dostpna w module subskrypcji po naci(niciu przycisku Wy"lij/Odbierz -> Poka7 zawarto"0 skrzynki. Komputer wy(wietli okno przedstawione poni ej. W kolorze zielonym oznaczone s! nowe subskrypcje, natomiast w czerwonym rezygnacje Podrczne menu do usuwania niechcianej korespondencji Rys. 19 - Podgl!d zawarto(ci konta pocztowego obsuguj!cego subskrypcj W oknie tym widzimy wszystkie listy, które dotary na nasze konto. Przy czym w kolorze czerwonym oraz zielonym wyró nione s! listy dotycz!ce subskrypcji. Program nie pobiera z serwera korespondencji a jedynie wy(wietla zawarto(7 konta. Dziki czemu zanim pobierzemy listy np. do programu Outlook mo emy usun!7 niechciane wiadomo(ci! W tym celu po naci(niciu prawego klawisza myszki, uzyskujemy dostp do podrcznego menu, z którego wybieramy Zaznacz SPAM i usuwamy wszystkie listy, które zostan! zaznaczone przez program jako SPAM. Mamy do dyspozycji 5 poziomów filtrowania korespondencji pocz!wszy od 3 poziomów wykrywania SPAMU (1 - niski, 2 - (redni, 3 - wysoki) a sko8czywszy na usuwaniu wszystkich listów pochodz!cych spoza domeny.pl. Bezpo(rednio z okna Podgl=du zawarto"ci skrzynki mo emy tak e przegl!da7 zawarto(7 listów, zapisywa7 kontakty w postaci wizytówek vcard oraz dodawa7 adresy e- mail do listy wysykowej lub listy adresów zastrze onych programu AnoMail. - 19 -
Korzystanie z walidatora adresów e-mail Nastpn! przydatn! funkcj! jest email Walidator MX (patrz rys. 20), czyli modu sprawdzaj!cy poprawno(7 adresów e-mail znajduj!cych si na Pa8stwa li(cie mailingowej. Dostp do niego uzyskujemy naciskaj!c w gównym oknie programu AnoMail przycisk Adresy -> SprawdF adresy. Niejednokrotnie zdarza si, e internauta poda bdny adres e-mail lub adres przestanie by7 aktualny. Aby nie generowa7 zbdnego ruchu dot. korespondencji zwrotnej typu "domena nie istnieje" lub "adres e-mail jest nieprawidowy" nale y skorzysta7 ze wspomnianego moduu. email Walidator sprawdza adresy e-mail na dwóch poziomach poprawno(ci. Pierwszy dotyczy poprawnej skadni adresu e-mail a drugi polega na tym, e modu!czy si z serwerem nazw domenowych (DNS) i sprawdza czy podana domena w adresie e-mail nale y do prawidowego serwera obsuguj!cego poczt. Bdne adresy Lista prawidowych adresów e-mail Rys. 20 - Okno walidatora adresów e-mail Naciskaj!c prawy klawisz myszki uzyskujemy dostp do podrcznego menu, z którego mo emy np. wybra7 UsuG adres e-mail z listy lub nacisn!7 przycisk Adresy i zapisa7 prawidowe adresy w osobnej grupie wysykowej. Z Walidatora adresów e-mail powinni(my korzysta7 okresowo lub za ka dym razem, gdy przygotowujemy now! grup wysykow!. Prosz zwróci7 uwag na to, e walidator adresów nie ma mo liwo(ci bezpo(redniego sprawdzenia czy np. konto pocztowe u ytkownika w domenie @wp.pl nie jest zablokowane czy przepenione. Walidator sprawdza jedynie czy istnieje serwer pocztowy do obsugi adresu podanego przez Pa8stwa klienta. - 20 -
Wysyanie poczty bez po,rednictwa zewn.trznego serwera AnoMail 2007 jako nieliczne darmowe oprogramowanie udostpnia wasny serwer SMTP, który umo liwia wysyanie korespondencji bezpo(rednio z komputera (tzw. Direct Sending), w którym zostao zainstalowane. Dziki wbudowanemu serwerowi (autorstwa firmy Sofstack) korespondencja e-mail jest kierowana bezpo(rednio z Pa8stwa komputera do serwerów internetowych odbiorców. W zwi!zku z tym Pa8stwa serwer pocztowy nie uczestniczy w wysyanym mailingu. O ile Pa8stwa dostawca poczty nakada limity na ilo(7 wysyanych danych przez swój serwer to korzystaj!c z wasnego serwera nie wpywamy na ich zmniejszenie. Aby uruchomi7 AnoMail - SMTP Server przechodzimy do Menu Serwer i wybieramy Uruchom serwer lokalny. Zostanie wy(wietlone okno przedstawione na poni szym rysunku. Oczekiwanie na odpowiedm serwera odbiorcy Jest w trakcie wysyki Lista adresów e-mail, do których równocze(nie wysyana jest korespondencja przez serwer Rys. 21 - Okno serwera SMTP dostpnego w programie AnoMail Program AnoMail 2007 przekazuje adresy do wasnego serwera. Ten z kolei nawi!zuje kilka równoczesnych po!cze8 SMTP w celu szybszego wysyania korespondencji (patrz rys. 22). Ikona klepsydry oznacza, e program czeka na odpowiedm serwera pocztowego odbiorcy listu. Je eli ten przyjmie zaadresowan! przez nas przesyk to nasz serwer pobiera kolejne adresy z listy wysykowej programu AnoMail i wysya do odbiorców. Pracownik korzystaj!cy z AnoMaila Internetowy serwer, na którym masz konto pocztowe Wasny serwer poczty dostpny w programie AnoMail Rys. 22 - Okno serwera SMTP dostpnego w programie AnoMail Je eli program AnoMail SMTP Server nam nie odpowiada, to mo emy zakupi7 dowolny serwer np. Advanced SMTP Server lub inny, który dziaa w systemie Windows i za jego po(rednictwem wysya7 korespondencj z poziomu programu AnoMail 2007. W tym celu nale y uruchomi7 inny serwer SMTP a nastpnie w programie AnoMail, w polu adresu serwera SMTP (patrz karta Serwery pocztowe) wpisa7: localhost lub 127.0.0.1. - 21 -
Ustalanie terminu wysyki mass-mailingu Wielokrotnie zdarza si, e musimy wysa7 du! ilo(7 korespondencji np. 10 tys. listów po 50 KB ka dy. W zwi!zku z tym wysyanie ok. 500 MB danych mo e potrwa7 nawet kilka godzin. Dlatego najlepiej zaplanowa7 wysyk w godzinach nocnych (lub skorzysta7 z funkcji wysyania w paczkach), kiedy obci! enie serwerów pocztowych jest minimalne. Su y do tego modu wysyki terminowej dostpny po naci(niciu w gównym oknie programu AnoMail przycisku Wy"lij -> List do wszystkich osób -> Ustal termin wysy?ki lub Ustawienia -> Terminu wysy?ki odroczonej (por. rys. 22). Ilo(7 wysanych listów Podrczne menu Ustalamy dat oraz godzin rozpoczcia wysyki Tu wprowadzamy cz(7 tekstow! do formatu Dualnego Zaznaczamy np. wskazane pole Tu pojawi! si adresy, na które nie mo na byo wysa7 listu Podgl!d wysyanego listu WskaMnik postpu Rys. 23 - Ustawienia terminu wysyania masowej korespondencji Po ustaleniu terminu wysyki program mo e zosta7 zminimalizowany do obszaru powiadamiania systemu Windows (ikona widoczna obok zegara Windows) i bdzie oczekiwa na nadej(cie czasu rozpoczcia wysyania poczty. Je eli wysyka zostanie zako8czona to na li(cie (patrz globus na powy szym rysunku) pojawi! si adresy e-mail, na które nie mo na byo wysa7 korespondencji. W kolumnie Problem zostanie umieszczony opis bdu. Naciskaj!c prawy klawisz myszki uzyskamy dostp do podrcznego menu, które umo liwi nam np. zapisanie bdnych adresów w osobnej grupie w celu pómniejszego ponowienia wysyki. W razie konieczno(ci u ytkownik mo e zaznaczy7 funkcj Po zakogczeniu wysy?ki zapisz raport i wy?=cz komputer. Funkcja ta przydaje si wtedy, gdy np. zostawiamy komputer w!czony na noc i wychodzimy z firmy. Po zako8czeniu wysyki AnoMail, zapisze raport na Pulpicie Windows i wy!czy komputer. Po ponownym uruchomieniu komputera mo emy zapozna7 si z wynikami wysyki i ewentualnie ponowi7 wysyanie korespondencji do odbiorców, których adresy zostay odrzucone. W tym celu zaleca si zaznaczenie funkcji Utwórz grup4 wysy?kow= z odrzuconych adresów. Je eli skorzystamy z tej funkcji to program utworzy grup wysykow!, która bdzie skadaa si tylko z adresów, na które nie mo na byo wysa7 korespondencji. - 22 -
Dodawanie adresów ze zwrotów na list. zastrze6on7 Wielokrotnie zdarza si, e po wysaniu mailingu do kilku tysicy osób, otrzymujemy kilkaset zwrotów w zwi!zku z tym, e np. konto odbiorcy nie istnieje, skrzynka odbiorcy zostaa zapeniona lub kto( po prostu poda nieprawidowy adres. Takich sytuacji nie unikniemy, ale od teraz w programie AnoMail mo emy sobie z nimi bez problemu poradzi7. Na rysunku 24 przedstawiono schemat otrzymywania korespondencji zwrotnej, której nadawc! jest zazwyczaj serwer pocztowy odbiorcy, czyli MAILER- DAEMON, Mail Administrator, Mail Delivery System lub Postmaster. W li(cie zwrotnym, który dociera na nasze konto znajduje si adres e-mail, na który nie mo na byo dostarczy7 korespondencji oraz opis przyczyny wyst!pienia problemu. W naszym przypadku size of mailbox exceeds quota for the user oznacza, e odbiorca ma zapenion! skrzynk pocztow! i nie mo e przyj!7 od nas przesyki. Nasz list Nasz serwer pocztowy Rys. 24 Korespondencja informuj!ca o nie dostarczeniu przesyki do odbiorcy AUTOMATYCZNA OBS.UGA KORESPONDENCJI ZWROTNEJ (OD MAILER-DAEMON) Program AnoMail 2007 umo liwia automatyczn! obsug takiej korespondencji. W tym celu nale y skonfigurowa7 modu subskrypcji. Uruchamiamy program AnoMail i naciskamy ikon Subskrypcja a nastpnie Uruchom modu? subskrypcji (wicej informacji na stronie 17). Po uruchomieniu moduu subskrypcji naciskamy przycisk Konto i wprowadzamy dane konta, z którego bdziemy odbiera7 poczt. Dane te musz! pokrywa7 si z danymi konta, z którego wysyamy korespondencj w programie AnoMail! W dalszej kolejno(ci klikamy ikon Ustawienia i zaznaczamy "Uruchamiaj po zalogowaniu bie7=cego u7ytkownika oraz W?=cz automatyczn= obs?ug4 zwrotów korespondencji. Teraz nale y nauczy7 modu subskrypcji, aby rozpoznawa nasze adresy e-mail, dlatego klikamy przycisk Ustaw i wprowadzamy nazw naszego konta (oraz serwera) lub lepiej caej domeny, z której bdziemy wysya7 poczt np. @mojadomena.pl oraz mojserwerpoczty.pl. Kolejne adresy wprowadzamy po naci(niciu klawisza Enter (patrz rys. 25). Poprawne skonfigurowanie tej funkcji ma kluczowe znaczenie dla poprawnego rozpoznawania adresów nale!cych do Pa8stwa firmy. Je eli przez pomyk wprowadzimy w tym miejscu domen np. @wp.pl to wszystkie adresy u ytkowników z tej domeny bd! traktowane jako wasne, co bdzie owocowao nieprawidow! prac! moduu. Wicej informacji na stronie: - 23 -
Rys. 25 Ustawienia moduu subskrypcji do obsugi korespondencji zwrotnej W ustawieniach moduu subskrypcji (ikona Ustawienia) nale y ustawi7, aby program sprawdza konto subskrypcji np. co 3 minut czyli cz(ciej ni mamy ustawione w naszym domy(lnym programie pocztowym np. Outlook (patrz powy szy rys.). Je eli Outlook sprawdza konto pocztowe co 10 min. to w module subskrypcji programu AnoMail ustawmy np. 8 minut (a nie 5!). Jest to bardzo wa ne ustawienie! Chodzi o to, aby nasz domy(lny klient poczty nie odebra poczty z konta zanim modu subskrypcji nie przejrzy konta w poszukiwaniu nowych subskrypcji, rezygnacji lub zwrotów korespondencji. Wszystkie adresy pochodz!ce z korespondencji zwrotnej, która nie moga zosta7 dostarczona do odbiorcy zostan! automatycznie przechwycone przez program AnoMail i umieszczone w gównym oknie moduu subskrypcji (patrz poni ej). Potem mog! zosta7 wy(wietlone, po naci(niciu przez u ytkownika przycisku SprawdF zwroty (patrz poni szy rysunek) widocznego w górnej cz(ci okna subskrypcji. Rys. 26 Gówne okno moduu subskrypcji programu AnoMail 2007 Tu kliknij, aby zobaczy7 adresy W razie konieczno(ci do adresów pozyskanych ze zwrotów, mamy tak e dostp bezpo(rednio z moduu wysykowego programu AnoMail. W tym celu naciskamy przycisk Subskrypcja widoczny z prawej strony gównego okna programu AnoMail (patrz rysunek 27) a nastpnie wybieramy Podgl=d adresów ze zwrotów. Komputer wy(wietli list wszystkich adresów, na które nie mo na byo dostarczy7 mailingu. Co wicej, list adresów odrzuconych od razu mo na przekaza7 do grupy zastrze onej (aby nie wysya7 w przyszo(ci korespondencji na te adresy) naciskaj!c w oknie Podgl5du adresów ze zwrotów przycisk Adresy -> Dodaj do grupy zastrze7onej. - 24 -
Podrczne menu dot. subskrypcji Tu kliknij, aby wy(wietli7 menu Tu mamy dostp do adresów ze zwrotów Wczytuje do programu list osób zapisanych i wypisanych z listy mailingowej Rys. 27 Gówne okno moduu wysykowego programu AnoMail 2007 R6CZNA OBS.UGA KORESPONDENCJI ZWROTNEJ (OD MAILER-DAEMON) Je eli jednak nie odpowiada nam automatyczna obsuga korespondencji zwrotnej to mo emy zarz!dza7 zwrotnymi adresami w sposób rczny (samodzielny). W tym celu korzystamy z funkcji Adresy -> Import adresów -> Z dowolnych aplikacji. Zaó my, e po wysaniu mailingu otrzymali(my kilkadziesi!t listów zwrotnych od MAILER- DAEMON, Mail Administrator, Mail Delivery System, Postmaster itp. W tre(ci takich listów umieszczona jest przyczyna odrzucenia naszej korespondencji (np.: No mailbox here by that name, User unknown in virtual mailbox table, size of mailbox exceeds quota for the user itp.) oraz adres e-mail, na który list nie móg zosta7 dostarczony. Aby ograniczy7 niepotrzebny ruch zwrotny warto wszystkie powy sze adresy umie(ci7 na li(cie adresów zastrze onych lub usun!7 z listy wysykowej, aby program AnoMail w przyszo(ci nie wysya na nie poczty. Nie martwmy si nie trzeba adresów odrzuconych przepisywa7 rcznie, gdy su y do tego funkcja dostpna w gównym oknie programu AnoMail 2007. Naciskamy przycisk Adresy i wybieramy Importuj adresy z dowolnych aplikacji... W prawym górnym rogu ekranu zostanie wy(wietlone okno Import adresów z aplikacji (patrz rys. 28 pkt. 4). Przechodzimy do programu Outlook (lub innego klienta poczty np. Thunderbird) i pod(wietlamy list zawieraj!cy informacje dot. problemów z dostarczeniem wiadomo(ci do danego adresata. Listy takie atwo mo na rozpozna7 gdy w polu Od zazwyczaj zawieraj! tekst Mail Delivery System lub Mailer-Daemon a w temacie Failure notice lub Mail System Error - Returned Mail. W tre(ci takiego listu powinna znalem7 si pena informacja na temat tego, dlaczego list nie móg zosta7 dostarczony na dany adres np. This user doesn't have a yahoo.pl account. W zwi!zku z tym w tre(ci listu odnajdujemy adres, z którym by problem (patrz rys. 28 pkt. 2) i naciskamy prawy klawisz myszki. W dalszej kolejno(ci wybieramy Kopiuj skrót. Zaznaczony adres pojawi si na li(cie pozyskanych adresów (patrz rys. 28 pkt. 4). Czynno(7 w razie konieczno(ci powtarzamy z innymi listami zwrotnymi. Na koniec naciskamy przycisk Zapisz (patrz rys. 28 pkt. 5) i dodajemy pobrane adresy do listy zastrze onej lub zapisujemy na dysku. - 25 -
Rys. 28 Pobieranie adresów e-mail z tre(ci listów programu Outlook Express Nastpnym razem przed wysaniem korespondencji masowej mo emy oczy(ci7 list wysykow! z adresów zastrze onych, do których dodali(my uprzednio kilka adresów z korespondencji zwrotnej. Aby tego dokona7 w gównym oknie programu wybieramy Adresy -> Porz=dkuj bie7=c= grup4 -> UsuG adresy zastrze7one. Po u yciu tej funkcji wszystkie adresy zastrze one zostan! usunite z naszej grupy wysykowej. Tak przygotowan! grup mo na zapisa7 na dysku. W tym celu naciskamy Adresy -> Edytuj list4 adresów. W oknie, które nam si wy(wietli klikamy Adresy -> Zapisz do pliku... Dodatkowo przed rozpoczciem wysyki do nowej grupy odbiorców zaleca si skorzystanie z moduu walidacji adresów e-mail dostpnego po naci(niciu Adresy -> SprawdF poprawno"0 adresów. Korzystaj!c z tego moduu na wstpie wyeliminujemy nieprawidowe adresy e-mail, które mogy trafi7 na nasz! list wysykow!. Wicej informacji na ten temat mo na uzyska7 pobieraj!c ze strony programu multimedialn! lekcje nr 2 dot. importu adresów e-mail do programu AnoMail: http://ki.gwsh.edu.pl/przemek/download/amonline/am2007.lekcja2.exe - 26 -
Analiza przypadku wdro6enie programu w biurze podró6y Zaó my, e jeste(my wa(cicielem biura podró y (organizatora imprez turystycznych) i chcieliby(my uruchomi7 wysyk newslettera z 2 komputerów w naszej firmie. Przy czym jedna osoba (pierwszy komputer) bdzie odpowiedzialna za mailing w jzyku polskim, w tym do klientów, którzy zapisali si na list mailingow! (newslettera) poprzez formularz na stronie internetowej biura. Z kolei drugi pracownik (drugi komputer) bdzie zajmowa7 si wysyk! listów w jzyku angielskim do kontrahentów zagranicznych. Dodatkowo szef biura musi mie7 mo liwo(7 wysania newslettera w imieniu swoich pracowników bezpo(rednio ze swojego komputera. W takim przypadku instalujemy program AnoMail 2007 na 3 komputerach. Dodatkowo na dysku sieciowym, do którego maj! dostp wszyscy zainteresowani, tworzymy 3 foldery np. jeden o nazwie: NEWSLETTERY, drugi: BAZA ADRESÓW oraz trzeci: SZABLONY (patrz poni szy rysunek). W tych folderach bd! przechowywane odpowiednio wszystkie listy wysyane z programu AnoMail, wspólna baza adresowa oraz wzory korespondencji, które pod wzgldem kolorystycznym bd! nawi!zyway do szaty graficznej firmy. AnoMail #1 Wszyscy maj! dostp do wspólnych danych AnoMail #2 Bazy adresowe oraz listy NEWSLETTERY, SZABLONY itp. Dysk sieciowy AnoMail #3 Przygotuj list -> W formacie HTML i wybieramy Otwórz Gotowe listy zapisujemy na wspólnym dysku Rys. 29 Listy adresowe na dysku sieciowym KONFIGURACJA DANYCH NADAWCY KORESPONDENCJI Uruchamiamy program AnoMail 2007 na ka dym z komputerów w firmie i wprowadzamy dane nadawcy (patrz Rys. 30) oraz konfigurujemy program do pracy z odpowiednim kontem pocztowym na serwerze firmowym. Ka dy z pracowników ma osobne konto pocztowe i dlatego nale y na ka dym z komputerów wprowadzi7 dane odpowiednie dla ka dego z kont. Po wprowadzeniu danych nadawcy warto zapisa7 to samo(7, aby mo na j! byo wykorzysta7 w przyszo(ci. W tym celu naciskamy ikon karty (patrz ni ej) widoczn! przy nazwie nadawcy a nastpnie naciskamy przycisk Dodaj. Kliknij tu, aby zapamita7 wpisan! to samo(7 Rys. 30 Konfiguracja programu Dane nadawcy - 27 -
W ten sam sposób mo emy wprowadzi7 wiele to samo(ci, które wybieramy naciskaj!c przycisk To7samo"ci a w dalszej kolejno(ci Wybierz dane nadawcy. KONFIGURACJA SERWERA, PRZEZ KTÓRY B6DZIE WYSY.ANA KORESPONDENCJA W kolejnym kroku musimy wprowadzi7 nazw serwera pocztowego przez, który bdziemy wysya7 poczt (patrz Rys. 31). Klikamy kart Serwery pocztowe widoczn! w prawej cz(ci gównego okna programu. Nastpnie wpisujemy adres serwera np. smtp.gwshtravel.pl i o ile serwer wymaga uwierzytelniania (czyli do wysyania poczty niezbdne jest podanie loginu oraz hasa, co obecnie jest standardem) naciskamy przycisk Ustawienia uwierzytelniania. W oknie, które zostanie wy(wietlone, wprowadzamy login (nazw u ytkownika) oraz haso. Zazwyczaj s! to te same dane, których u ywamy w programie Outlook do odbierania poczty z danego konta. Prosz zwróci7 uwag, e du e i mae litery maj! znaczenie. Je eli wprowadzimy niepoprawne dane to program AnoMail nie bdzie w stanie wysa7 poczty przez dany serwer i wy(wietli komunikat Authentication failed. Warto powy sze dane zapisa7 na dysku sieciowym (np. F:\Baza adresów), aby szef firmy móg mie7 do nich dostp w razie konieczno(ci wysania poczty w imieniu pracownika. Dane konfiguracyjne zapisujemy naciskaj!c ikon dyskietki a nastpnie wybieramy Eksportuj. Aby dane wczyta7 na innym komputerze wykonujemy czynno(7 odwrotn!, czyli klikamy ikon dyskietki i wybieramy Importuj. Rys. 31 Ustawienia serwera poczty wychodz!cej WSKAZANIE LOKALIZACJI BAZ ADRESOWYCH (LIST MAILINGOWYCH) Po skonfigurowaniu programu do wysyania poczty, nale y wskaza7 gdzie znajduj! si bazy adresowe (listy adresów e-mail). Listy nale y uprzednio przygotowa7. Mog! to by7 zwyke pliki tekstowe, w których ka dy adres e-mail znajduje si w osobnej linii (akapicie). - 28 -
Na stronie internetowej programu pokazano w lekcji nr 2 jak mo na pobiera7 adresy e-mail do programu AnoMail 2007 aby utworzy7 listy mailingowe. Pliki z adresami powinny by7 umieszczone w lokalizacji sieciowej do, której ka dy z pracowników bdzie mai dostp. Dziki temu jak jeden z pracowników zaktualizuje list mailingow! (plik z adresami) to wszyscy inni bd! mieli równie dostp do aktualnych danych. Aby wskaza7 programowi AnoMail 2007 gdzie ma szuka7 grup wysykowych naciskamy przycisk Adresy -> Edytuj list4 adresów i w oknie, przedstawionym na poni szym rysunku klikamy przycisk Przegl=daj. Po wybraniu lokalizacji (np. F:\Baza adresów), w której znajduj! si pliki tekstowe z adresami, z prawej strony okna Edycji adresów pojawi! si ikony odpowiadaj!ce grupom adresowym. Podwójne kliknicie lewym klawiszem myszki na nazwie grupy spowoduje wczytanie do programu listy adresów z wybranego pliku. Po wczytaniu odpowiedniej grupy naciskamy przycisk Ok, aby zatwierdzi7 grup adresów do wysyki. Z gównego okna programu AnoMail, w razie konieczno(ci mo na od razu wczyta7 grup adresow! z pliku. W tym celu klikamy przycisk Adresy lub Odbiorcy i wybieramy Otwórz grup4 adresów -> Przegl=daj. Program zapamituje ostatnio otwierane pliki, dziki czemu nie trzeba ponownie wskazywa7 ich lokalizacji. Lista grup adresów w podanej lokalizacji Wska katalog z adresami Tu klikamy, aby wskaza7 gdzie na dysku mamy zapisane pliki z adresami Rys. 32 Wybieranie grupy adresów spo(ród list wysykowych Przed rozpoczciem wysyki korespondencji zaleca si skorzystanie z funkcji porz!dkowania grupy w celu wyeliminowania adresów, które mog! si powtarza7. Dostp do wspomnianej funkcji uzyskujemy klikaj!c Adresy lub Odbiorcy i wybieraj!c Porz=dkuj bie7=c= grup4 -> UsuG zdublowane adresy. WSKAZANIE LOKALIZACJI SZABLONÓW Standardowo program AnoMail pobiera szablony korespondencji z katalogu C:\Program Files\AnoMail\. Szablony korespondencji to dokumenty HTML, które zostay wcze(niej przygotowane przez grafika (patrz rys. 33) i zawieraj! zdefiniowany ukad oraz - 29 -
szat graficzn!, która powinna nawi!zywa7 do kolorystyki u ywanej w Pa8stwa firmie. Szablony uzupenia si tre(ci! skopiowan! np. z programu Word i od razu gotowe s! do wysyki, co najwa niejsze przy zachowaniu profesjonalnego wygl!du i przede wszystkim przy niskim nakadzie pracy oraz czasu po(wiconego na przygotowanie korespondencji. Uzupeniamy tre(7 Wybieramy szablon Rys. 33 Przykadowe szablony, które uzupenia si wa(ciw! tre(ci! Wasne szablony powinni(my zapisa7 w lokalizacji sieciowej (np. na dysku F:\SZABLONY) tak, aby ka dy z pracowników mia do nich dostp. Jak ju mamy dokumenty HTML umieszczone w okre(lonym miejscu to powinni(my skonfigurowa7 program tak aby wiedzia sk!d ma pobiera7 firmowe szablony. W zwi!zku z tym uruchamiamy program i naciskamy ikon Przygotuj list -> Tre"0 w formacie HTML. Nastpnie w oknie, które nam si wy(wietli, wybieramy Nowy -> Z szablonów u7ytkownika (por. rys. 34). Przykadowy szablon przygotowany dla firmy Tu wybieramy nowe szablony korespondencji Klikamy tu, aby wskaza7 gdzie mamy zapisane szablony HTML Tu wpisujemy wasny tekst, reszta pozostaje niezmieniona Podgl!d kodu HTML edytowanej tre(ci Lista szablonów z danej lokalizacji na dysku Rys. 34 Przykadowe szablony korespondencji do wykorzystania w programie - 30 -
Po wybraniu okre(lonego szablonu, naciskamy przycisk Ok i uzupeniamy go aktualn! tre(ci!, wpisan! rcznie lub skopiowan! z dowolnego programu np. edytora tekstu. Jak ju wszystko jest gotowe to naciskamy przycisk Gotowy. Ewentualnie mo na zapisa7 list na dysku sieciowym (przycisk Zapisz) aby inni pracownicy mieli do niego dostp w przyszo(ci. ROZPOCZ6CIE WYSY.KI MAILINGU Po wprowadzeniu danych nadawcy, danych odbiory, bazy adresów oraz tre(7 listu, naciskamy przycisk Wy"lij list do wszystkich osób -> Rozpocznij wysy?k4. Prosz jednak pamita7, aby unikn!7 niespodzianek zawsze przed rozpoczciem mailingu, warto wysa7 pierwszy list do siebie (Wy"lij -> List do testowego odbiorcy) lub przynajmniej zobaczy7 jak bdzie wygl!da u odbiorcy naciskaj!c Podgl=d -> W programie Outlook Express. DOST6P DO PRZYGOTOWANYCH LISTÓW Z DOWOLNEGO KOMPUTERA Ka da wysyana korespondencja z programu AnoMail standardowo zapisywana jest w Archiwum (patrz poni ej) na komputerze, z którego zostaa wysana. Dostp do niej uzyskujemy klikaj!c ikon Archiwum a nastpnie wybieraj!c Poka7 archiwum korespondencji. Podwójne kliknicie na wybranym li(cie spowoduje wczytanie go do moduu wysykowego i od razu list jest gotowy do wysania w takiej formie, w jakiej zosta wysany poprzednio. Wybrany list Podrczne menu widoczne po naci(niciu prawego klawisza myszki Podgl!d wybranego listu Rys. 35 Podgl!d wysanego listu w Archiwum korespondencji Gdyby trzeba byo przygotowany list, wysa7 z innego komputera, to wystarczy go np. otworzy7 z Archiwum (klikaj!c na nim dwa razy) a nastpnie zapisa7 na dysku sieciowym (Edytuj -> List w formacie tekstowym -> Zapisz -> List programu AnoMail). Z kolei w drugim komputerze nale y wczyta7 list do programu wybieraj!c na przykad Archiwum -> Otwórz list programu AnoMail lub Edytuj -> List w formacie tekstowym -> Otwórz -> List programu AnoMail). - 31 -
Kontrola antyspamowa tre,ci wiadomo,ci Na profesjonalny newsletter skada si nie tylko atrakcyjna szata graficzna listu ale przede wszystkim tre(7. W programie zaimplementowano (eksperymentalny) modu kontroli tre(ci wiadomo(ci, który dziaa na podobnej zasadzie jak filtr antyspamowy Spam Assassin analizuj!c tre(7 przygotowywanego listu ju w trakcie jego pisania. Jest to pierwsza tego typu próba zaimplementowania w oprogramowaniu pocztowym filtra, który sprawdza poczt ju przed jej wysaniem! Modu analizuje wprowadzany tekst w poszukiwaniu popularnych zwrotów takich jak kup, promocja, okazja itp. W zasadzie wspomniana funkcja ostrzega redaktora przede wszystkim przed wysaniem tre(ci w których znajduje si zbyt wiele "zastrze onych" sów, które pojawiaj! si w listach okre(lonych mianem "twarda reklama". U ytkownik mo e ustawi7 czuo(7 filtra korzystaj!c z dziesiciostopniowej skali, przy czym 10 oznacza bardzo restryktywn! kontrol, która zabrania u ywania sów najcz(ciej wystpuj!cych w listach reklamowych. Prosz jednak pamita7, e nie ma 100% gwarancji, i wiadomo(7 przygotowywana przez Pa8stwa nie zostanie zakwalifikowana u odbiorcy jako spam chocia by przez spersonalizowany filtr Wiadomo*ci *mieci w programie Outlook 2003/2007. Ponadto w edytorze tre(ci HTML dziaaj!cym w trybie WYSIWYG (por. poni szy rys.) osoba przygotowuj!ca mailing ma mo liwo(7 skorzystania z pomocy wirtualnego Asystenta. Wirtualny asystent w postaci animowanego czarodzieja mo e wy(wietla7 porady dotycz!ce pisania skutecznych tre(ci e-mail marketingowych. Dziki niemu, w krótkim czasie i bez konieczno(ci zagl!dania do podrczników marketingowych lub dodatkowych materiaów, nawet niedo(wiadczony marketer mo e przygotowa7 profesjonaln! korespondencj, która pomo e osi!gn!7 zamierzony cel biznesowy Rys. 36 Okno edytora HTML z Asystentem i funkcj! kontroli antyspamowej Co wicej w razie potrzeby copyrighter (osoba pisz!ca listy reklamowe) mo e skorzysta7 z funkcji "Kontroli antyspamowej" dostpnej w gównym oknie programu. Dziki niej ka da przygotowywana wiadomo(7 przed wysaniem bdzie sprawdzana pod k!tem wystpowania - 32 -
(nagromadzenia) w niej zwrotów oraz elementów, które najcz(ciej wystpuj! w listach wysyanych przez spamerów i s! charakterystyczne dla spamu. Czasami zdarza si, e pracownik przygotowuj!cy newslettera dla klientów nie(wiadomie przygotuje tekst zbyt perswazyjny lub zawieraj!cy elementy, które przez oprogramowanie antyspamowe u odbiorcy mog! zosta7 potraktowane jako spam. Aby, unikn!7 sytuacji w której list od razu list zostanie skasowany przez filtr przeciwspamowy nale y w!czy7 w ustawieniach programu AnoMail (Ustawienia Masowej korespondencji karta Ochrona przed spamem) funkcj, która przed wysaniem wiadomo(ci bdzie sprawdzaa jej tre(7 i w razie konieczno(ci ostrzegaa o tym, e list zawiera znamiona spamu. Na rysunku 37 przedstawiono przykadowy komunikat informuj!cy o tym, i przygotowana wiadomo(7 o 10% przekracza dozwolony limit akceptowalnej tre(ci reklamowej. Rys. 37 - Ustawienia czuo(ci filtra antyspamowego w programie AnoMail 2007 W takim przypadku nadawca mailingu mo e zredagowa7 wiadomo(7 ponownie, aby usun!7 z niej zwroty typu "Kup teraz", "Niepowtarzalna okazja", "Nie zwlekaj" itp., które mog! wpywa7 na negatywny odbiór listu. U ytkownik programu AnoMail sam decyduje jak restrykcyjny ma by7 filtr antyspamowy. Przesunicie suwaka przedstawionego na rys. 37 w prawo spowoduje, e program bdzie przepuszcza jedynie "mikk! reklam". Z kolei listy, które zawieraj! sugesti kupna danego produktu itp. bd! traktowane jako spam! Dla przykadu chc!c przesa7 do swoich klientów informacj o aukcji internetowej (caa tre(7 skopiowana bezpo(rednio ze strony serwisu Allegro) powy szy suwak nale y przesun!7 w lewo do pozycji 20% gdy w przeciwnym razie program mo e nakania7 u ytkownika do ponownego zredagowania tre(ci. Prosz jednak pamita7, e je eli program AnoMail nie wykryje w Pa8stwa wiadomo(ci znamion spamu to wcale nie oznacza, e odbiorca mailingu bdzie tak samo uwa a. W zwi!zku z tym w adnym razie nie mo na wysya7 listów do odbiorców, którzy na to nie wyrazili zgody pomimo tego, e program nie wykrywa w nich tre(ci reklamowych. - 33 -