REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA w ZIELONEJ GÓRZE ul. Chmielna 13, 65-261 Zielona Góra, tel.: 068 329 19 00, fax: 068 329 19 03 www.zielonagora.rio.gov.pl; e-mail:zielonagora@rio.gov.pl Zielona Góra 2011.02.03 RIO. I- 092/6/11 Pan Andrzej Bajko Starosta Powiatu Strzelecko - Drezdeneckiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Regionalna Izba Obrachunkowa w Zielonej Górze, działając na podstawie art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn. Dz. U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 z późn. zm.), przeprowadziła w dniach od 6 września 2010 r. do 20 grudnia 2010 r. kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych Powiatu Strzelecko - Drezdeneckiego za rok 2009. Zasadniczym celem kontroli była ocena realizacji budżetu Powiatu, zgodności wewnętrznych regulacji prawnych z obowiązującymi przepisami prawa, przestrzegania tych regulacji, prawidłowości realizacji dochodów i wydatków budżetowych, prowadzenia rachunkowości, gospodarowania mieniem powiatu, rozliczeń z jednostkami organizacyjnymi oraz przestrzegania przepisów o zamówieniach publicznych. Wyniki kontroli zawarte w protokole omówiono oraz protokół podpisano w dniu 20 grudnia 2010 r. w siedzibie Starostwa Powiatowego w Strzelcach Krajeńskich. W związku z przeprowadzoną kontrolą, stosownie do art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, przekazuję Panu Staroście wystąpienie pokontrolne. Sprawdzając regulacje organizacyjno prawne jednostki zawarte w przepisach wewnętrznych kontrolujący stwierdził, że Regulamin kontroli wewnętrznej Starostwa

Powiatowego w Strzelcach Krajeńskich, określający zasady działania osób i komórek odpowiedzialnych za prawidłowe funkcjonowanie jednostki, wprowadzony został zarządzeniem Nr 1/2006 Starosty Strzelecko Drezdeneckiego z dnia 17 stycznia 2006 r. Pomimo, że jego postanowienia opracowane zostały na podstawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych określonych komunikatem Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13), Regulamin nie był aktualizowany od czasu wprowadzenia go w życie. Z wyjaśnień K.L.S głównego specjalisty ds. kontroli wynika, że brak aktualizacji zapisów w Regulaminie kontroli wewnętrznej wynikał z przeoczenia. Na dzień zakończenia kontroli kompleksowej przedstawiono kontrolującemu Regulamin kontroli wewnętrznej w Starostwie Powiatowym w Strzelcach Krajeńskich i jednostkach organizacyjnych powiatu stanowiący załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 24/10 Starosty Strzelecko Drezdeneckiego z dnia 20 października 2010 r. uwzględniający aktualne przepisy o rachunkowości, finansach publicznych oraz zamówieniach publicznych. Kontrolując przestrzeganie postanowień przepisów wewnętrznych inspektor stwierdził nieprawidłowości w zakresie sprawdzania dowodów księgowych dotyczących wydatków związanych z funkcjonowaniem Rady Powiatu w 2009 r., sklasyfikowanych w dziale 750 Administracja publiczna, rozdziale 75019 Rady powiatów, w paragrafach 4210 Zakup materiałów i wyposażenia oraz 4300 Zakup usług pozostałych. Kontrola źródłowych dowodów księgowych, ewidencjonowanych w rejestrze prowadzonym w biurze Rady Powiatu, wykazała, że we wszystkich przypadkach podpisy potwierdzające sprawdzenie dowodu pod względem merytorycznym składał przewodniczący Rady Powiatu, który nie jest pracownikiem Starostwa. Stosownie do obowiązującego w okresie kontrolowanym Regulaminu Kontroli Wewnętrznej i Obiegu Dokumentów w Starostwie, wprowadzonego zarządzeniem Nr 29/99 Starosty Powiatu z dnia 26 listopada 1999 r., sprawdzenie dowodu księgowego pod względem merytorycznym powinno być dokumentowane przez pracownika Starostwa, upoważnionego do takiego sprawdzenia. Kontrolujący ustalił, że w wyszczególnieniu osób upoważnionych do podpisywania dowodów księgowych pod względem merytorycznym oraz wzorów ich podpisów stanowiącym załącznik nr 4 do ww. Regulaminu, nie wskazano imiennie osoby upoważnionej do kontroli merytorycznej dowodów księgowych dotyczących biura Rady Powiatu. Sprawdzając opisane wyżej dokumenty księgowe dotyczące wydatków sklasyfikowanych w ww. podziałkach klasyfikacji budżetowej kontrolujący stwierdził, że wszystkie dokumenty stanowiące podstawę do wypłaty były, zgodnie z kompetencjami, 2

sprawdzane pod względem formalno rachunkowym oraz kontrolowane i zatwierdzane do wypłaty odpowiednio przez upoważnionego pracownika Wydziału Budżetu i Finansów, Skarbnika, Starostę lub Wicestarostę Powiatu. Sprawdzając aktualne - obowiązujące podczas przeprowadzanej kontroli - przepisy wewnętrzne w opisywanym zakresie inspektor stwierdził, że z dniem 10 maja 2010 roku na podstawie zarządzenia nr 15/2010 Starosty Powiatu Strzelecko Drezdeneckiego wprowadzono do stosowania Regulamin Obiegu Dokumentów w Starostwie Powiatowym w Strzelcach Krajeńskich, gdzie w załączniku nr 3 do zarządzenia, w wykazie osób upoważnionych, ujęto pod poz. 24 Panią H. R inspektor Wydziału Organizacyjnego Starostwa jako osobę upoważnioną do sprawdzania pod względem merytorycznym dokumentów biura Rady Powiatu. Od dnia 1 stycznia 2010 r. w zakresie uregulowań wewnętrznych dotyczących funkcjonowania urzędów jednostek samorządu terytorialnego obowiązują przepisy art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), nakładające na przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Kontrolując rachunkowość jednostki inspektor ustalił, że księgi rachunkowe za 2009 r. prowadzone były rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco, a dowody księgowe będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych były prawidłowo opisywane i dekretowane, zgodnie z wymogami określonymi w przepisach art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (tekst jedn. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Sprawozdania o dochodach i wydatkach budżetowych w okresie kontrolowanym zostały sporządzone w sposób czytelny, trwały i w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.). W oparciu o kontrolę danych zawartych w rocznych sprawozdaniach Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalnych sprawozdaniach Rb-NDS oraz Rb-27ZZ i porównanie tych danych z ewidencją księgową kontrolujący stwierdził, że kwoty wykazane w sprawozdaniach były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, stosownie do przepisu 9 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Obecnie obowiązuje w tym zakresie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103). 3

Obsługę bankową budżetu Powiatu Strzelecko Drezdeneckiego prowadzi PKO BP Oddział w Strzelcach Krajeńskich na podstawie umowy rachunku bankowego zawartej w dniu 24.04.2008 r. na okres czteroletni, tj. do dnia 23.04.2012 r. Procedura wyboru banku przeprowadzona została z zastosowaniem przepisu art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). Kontrola kasy Starostwa wykazała stan gotówki zgodny z raportem kasowym i stan czeków gotówkowych zgodny z ewidencją. Inwentaryzacja środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych przeprowadzona została drogą uzyskania od banku potwierdzeń sald na dzień 31 grudnia 2009 r. i porównania ich z zapisami w księgach rachunkowych jednostki. Przeprowadzona kontrola stanu rozrachunków i roszczeń jednostki w oparciu o przyjętą do badania próbę 6 zaliczek udzielonych w okresie: marzec, czerwiec oraz wrzesień 2009 r. wykazała, że zaliczki zostały rozliczone terminowo, zgodnie z wnioskowanymi kwotami z załączeniem dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Kontrola w zakresie gospodarki pieniężnej, gospodarki drukami ścisłego zarachowania i obsługi kredytów nie wykazała nieprawidłowości. Budżet powiatu na rok 2009 uchwalony został uchwałą nr XXVII/147/08 Rady Powiatu z dnia 19 grudnia 2008 roku. Dochody budżetowe (plan po zmianach 40.845.819,00 zł) wykonane zostały w wysokości 39.745.917,35 zł, co stanowi 97,31 % wielkości założonej planem. Po stronie wydatków plan po zmianach wynosił 46.586.164,00 zł, a wykonany został w kwocie 44.909.173,65 zł, tj. 96,40 % planu. Badając dochody uzyskane przez powiat Strzelecko Drezdenecki w 2009 roku z tytułu sprzedaży nieruchomości kontrolujący stwierdził, że w okresie tym przeprowadzone zostało jedno postępowanie zbycia nieruchomości w trybie przetargu ustnego ograniczonego i uzyskano z tego tytułu kwotę 25.250 zł, co stanowiło 63,1 % planu rocznego. Dokumentacja przeprowadzonego postępowania zawierała wymagane dokumenty jak: wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, ogłoszenie o przetargu, operat szacunkowy, publikację informacji o wynikach przetargu, akt notarialny sprzedaży. Do przeprowadzonego postępowania uwag nie wniesiono. Kontrola w zakresie realizacji przepisów art. 68 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.), dotyczących udzielania bonifikaty od ceny sprzedaży nieruchomości i dochodzenia 4

ewentualnego jej zwrotu, w oparciu o wszystkie sprzedaże lokali mieszkalnych przeprowadzone w latach 2000 2009 przy zastosowaniu bonifikaty (2 lokale mieszkalne), nie wykazała nieprawidłowości. Kontrola prawidłowości pobierania opłat za rejestrację pojazdów we wrześniu 2009 r., przeprowadzona na próbie 59 zarejestrowanych pojazdów wykazała, że opłaty za wydanie dowodów rejestracyjnych, nalepek kontrolnych, pozwoleń czasowych, znaków legalizacyjnych i tablic rejestracyjnych pobierane były w wysokościach zgodnych z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2003 r. w sprawie wysokości opłat za wydanie dowodu rejestracyjnego, pozwolenia czasowego i tablic (tablicy) rejestracyjnych pojazdów (Dz. U. Nr 230, poz. 2302 z późn. zm.). Badając gospodarowanie mieniem Skarbu Państwa i realizację przez Powiat w 2009 r. dochodów budżetu państwa ustalono wykonanie tych dochodów w wysokości 350.643,96 zł, w tym kwota potrącona przez powiat (25 % uzyskanych dochodów) stanowiła 87.660,93 zł, a dochody przekazane na rachunek budżetu państwa wyniosły 262.983,03 zł. Kontroli poddano odprowadzanie dochodów w marcu, lipcu i październiku 2009 roku, gdzie wpływy wyniosły: marzec 60.551,69 zł, lipiec 5.524,86 zł oraz październik 27.745,96 zł. Ww. kwoty zostały odprowadzone w prawidłowej wysokości, po potrąceniu przez Powiat 25 % wpłat, zgodnie z terminami wówczas obowiązującego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955). Od 1 stycznia obowiązuje w tym zakresie art. 255 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Kontrola wypłat wynagrodzeń, przeprowadzona na podstawie akt osobowych dziesięciu pracowników Starostwa wg stanu na dzień 31.12.2009 r. wykazała, że stosowane stawki wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego, dodatku za wieloletnią pracę ustalone zostały zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50, poz. 398). Kontrolujący stwierdził, że składnikami wynagrodzenia Starosty, Wicestarosty, Skarbnika i Sekretarza Powiatu są dodatki specjalne. W przypadku Starosty dodatek ten wynosi 35 %,Wicestarosty - 40,70 %, Skarbnika 39,56 % oraz Sekretarza 32,30 % łącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego. Dokumentacja przyznania w okresie kontrolowanym dodatków specjalnych: Wicestaroście, Skarbnikowi oraz Sekretarzowi 5

nie zawiera informacji o okresowym zwiększeniu obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań wymaganej przepisem 9 ust. 1 Regulaminu Wynagradzania w Starostwie Powiatowym Strzelce Krajeńskie. W złożonych wyjaśnieniach osoba odpowiedzialna za prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa Pani K. Cz. Gł. spec. ds. kadr w Wydziale Organizacyjnym Starostwa, nie podała przyczyny braku uzasadnienia przyznania dodatków specjalnych w formie pisemnej. Z wyjaśnień wynika, że przyznanie dodatku specjalnego wynikało ze zwiększenia obowiązków ww. osób przy pracach związanych z przygotowaniem SP ZOZ w Drezdenku do reorganizacji zakładu, a także powołania ich do prac w Zespole ds. koordynacji restrukturyzacji organizacyjno prawnej SP ZOZ. W zakresie prawidłowości i terminowości opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy, wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, wypłaty nagród i świadczeń dodatkowych oraz nagród jubileuszowych, nieprawidłowości nie stwierdzono. W zakresie wybranej do kontroli próby poniesionych wydatków w 2009 roku z tytułu umów cywilnoprawnych, kontroli poddano zawierane w Starostwie Powiatowym w Strzelcach Krajeńskich umowy zlecenia i umowy o dzieło w marcu, czerwcu i wrześniu 2009 r. Przyjęta do kontroli próba w poszczególnych miesiącach stanowiła 100 % zawieranych umów. Nieprawidłowości w badanej próbie nie stwierdzono. Kontroli w zakresie wydatków na podróże służbowe krajowe poddano 76 poleceń wyjazdu służbowego z marca, czerwca oraz września 2009 r. Przeprowadzone czynności kontrolne wykazały 3 przypadki rozliczania poleceń wyjazdów służbowych z pominięciem zasad sporządzania dokumentów księgowych, określonych w 2 Regulaminu Obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Strzelcach Krajeńskich. W poleceniach wyjazdu służbowego Nr 36, Nr 68, Nr 64 kontrolujący stwierdził uchybienia polegające na niezgodności terminu rozliczanej przez pracownika podróży z terminem wyjazdu określonym przez pracodawcę, niezgodności środka transportu wskazanego przez pracodawcę i podawanego w rozliczeniu przez pracownika, braku zatwierdzenia kosztów podroży do wypłaty oraz nieczytelnym poprawianiu dowodu księgowego. Osobą odpowiedzialną za kontrolę operacji gospodarczych stanowiących przedmiot księgowania jest Skarbnik Powiatu. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że przyczyną powstałych nieprawidłowości był brak szczegółowej kontroli obiegu dokumentów księgowych, na podstawie których dokonano wypłat. 6

W zakresie wydatków poniesionych z tytułu diet radnych, zwrotu kosztów wykorzystania samochodów prywatnych do celów służbowych, odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nie stwierdzono nieprawidłowości. Badając udzielanie zamówień publicznych inspektor ustalił, że w 2009 r. Powiat Strzelecko Drezdenecki udzielił: 2 zamówienia na roboty budowlane, na kwotę 2.963.836,51 zł, 3 zamówienia na dostawy, na kwotę 940.282,49 zł, 7 zamówień na usługi, na kwotę 428.620,02 zł. Przeprowadzona kontrola udzielenia 5 z ww. 12 zamówień publicznych wykazała, że w przypadku postępowania o udzielenie zamówienia pn. Kompleksowa obsługa prawna Starostwa Powiatowego w Strzelcach Krajeńskich w okresie od maja 2009 do maja 2011 roku zamówienie z wolnej ręki wartość zamówienia 64.918,03 zł, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego zamieszczano w Biuletynie Zamówień Publicznych po upływie 161 dni od dnia podpisania umowy o udzielenie zamówienia publicznego. Postępowanie takie narusza art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), który stanowi, że jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Odpowiedzialność za ww. nieprawidłowość ponosi D. J. Naczelnik Wydziału Rozwoju Gospodarczego Starostwa, która w złożonym do protokołu kontroli wyjaśnieniu jako przyczynę powstania nieprawidłowości podała niewłaściwą interpretację przepisów. Przy udzieleniu pozostałych kontrolowanych zamówień publicznych inspektor nie stwierdził nieprawidłowości. Kontroli poddano prawidłowość informacji o stanie mienia komunalnego, sporządzonej według stanu na dzień 31 października 2008 r., stanowiącej załącznik do projektu uchwały w sprawie budżetu Powiatu Strzelecko Drezdeneckiego na 2009 r. Przedłożona informacja o stanie mienia komunalnego została opracowana zgodnie, z obowiązującym do 31 grudnia 2009 r., art. 180 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Od 1 stycznia 2010 r. w powyższym zakresie obowiązuje art. 267 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 7

Kontrola w zakresie gospodarki pozostałymi składnikami majątku, inwentaryzacji, rozliczenia dotacji na zadania zlecone i realizowane w ramach porozumień oraz rozliczenia finansowego z jednostkami organizacyjnymi nie wykazała uchybień. W ramach realizacji zadań wynikających z art. 30a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.) kontrolujący ustalił, że organ prowadzący, tj. Powiat Strzelecko - Drezdenecki przeprowadził analizę poniesionych w poprzednim roku kalendarzowym w jednostkach oświatowych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli w odniesieniu do wysokości średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 ustawy oraz średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego, co zgodne jest z art. 30a ust. 1 Karty Nauczyciela. Kontrolujący nie stwierdził nieprawidłowości w zakresie realizacji przez Powiat ww. zadań. Przedstawiając powyższe uwagi, na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, wnoszę o: 1. Bieżącą aktualizację wewnętrznych przepisów organizacyjno prawnych Powiatu, uwzględniającą nowelizacje przepisów wyższej rangi oraz ich przestrzeganie zapewniające spełnienie wymogów kontroli zarządczej, określonych w art. 68 oraz art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). 2. W przypadku przyznawania dodatku specjalnego pracownikom Starostwa załączanie informacji o okresowym zwiększeniu obowiązków służbowych lub powierzeniu dodatkowych zadań, wymaganej przepisem 9 ust. 1 Regulaminu Wynagradzania w Starostwie Powiatowym w Strzelcach Krajeńskich. 3. Rzetelne rozliczanie poleceń wyjazdów służbowych oraz sporządzanie dokumentów księgowych w tym zakresie zgodnie zasadami określonymi w Regulaminie Obiegu Dokumentów w Starostwie Powiatowym w Strzelcach Krajeńskich. 4. Zamieszczanie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego, którego wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, stosownie do obowiązku wynikającego z art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 8

Zgodnie z art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Informację o wykonaniu wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania proszę przekazać Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Prezes Izby /-/ Ryszard Zajączkowski Do wiadomości : 1. Rada Powiatu Strzelecko - Drezdeneckiego, 2. RIO II, 3. a/a. 9