Kraków, 26 listopada 2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 2/NZP/2012 Przedmiot: Dostawa mebli biurowych w tym mebli robionych na wymiar, wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych Zamawiający: FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków Projekt: Nowoczesne Zarządzanie Publiczne Umowa nr: UDA-POKL.05.02.01-00-025/12-00, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Priorytet V Dobre rządzenie. I. WPROWADZENIE 1. Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z póź. zm.) zwanej dalej ustawą. 2. Postępowanie prowadzone jest z zachowaniem zasady konkurencyjności i równego traktowania na podstawie umowy o dofinansowanie projektu Nowoczesne Zarządzanie Publiczne w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, nr umowy UDA-POKL.05.02.01-00-025/12-00, zwanej dalej umową. 3. Wartość szacunkowa zamówienia została ustalona zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.) i wynosi powyżej 14.000 EURO. 4. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. II. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest dostawa mebli biurowych w tym mebli robionych na wymiar, wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia określa Załącznik nr 1 do Zapytania. 1
Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): Lp. Nazwa elementu zamówienia Liczba szt. Kody Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) 1. Stół modułowy 1 39121000-6 2. Krzesła 30 39112000-0 3. Stoliki 4 39121000-6 4. Krzesła łączone/ławki 4 39113000-7, 39113300-0 5. Klimatyzator 1 39717200-3 6. Szafy biurowe na wymiar 8 39132100-7 7. Biurka na wymiar 6 39121100-7 IV. OPIS CZĘŚCI ZAMÓWIENIA - JEŻELI ZAMAWIAJĄCY DOPUSZCZA SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych kompletnych w poszczególnych Częściach. V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia dostawa w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. VI. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent spełniający następujące warunki: 1) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 3) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 4) nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia w oparciu o zapisy zawarte w art. 24 ust. 1 i 2 ustawy. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w oparciu o oświadczenia, które ma dostarczyć Oferent. VII. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ OFERENCI W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I. Wraz z ofertą Oferent przekaże Zamawiającemu: 1) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, stanowiący Załącznik nr 3 do Zapytania; 2) Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2
3) Pełnomocnictwo do działania w imieniu Oferenta, o ile prawo do reprezentowania Oferenta w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 1) należy przedstawić w formie oryginału. Dokumenty, o których mowa w pkt. 2) mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Oferenta. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę (osoby) udzielającą pełnomocnictwa lub notarialnie. Ponadto, wszelkie dokumenty wystawione w innym języku niż polski winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Oferenta. VIII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z OFERENTAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW W przedmiotowym postępowaniu, Zamawiający dopuszcza możliwość przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji: - pisemnie na adres: FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków - faksem na numer: (12) 633 51 54 - drogą elektroniczną na adres: mistia@mistia.org.pl Korespondencja kierowana do Zamawiającego powinna być opatrzona numerem referencyjnym sprawy tj.: 2/NZP/2012. IX. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTMI Do porozumiewania się z Oferentem w sprawach związanych z postępowaniem upoważnione są osoby: Pan Krzysztof Malczyk, tel. (12) 633 82 85 wew. 133 X. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY Oferty stanowiące odpowiedz na zapytanie należy składać w zamkniętej kopercie opisanej jako OFERTA i opatrzonej numerem sprawy (2/NZP/2012) do dnia 11 grudnia 2012 r. do godziny 10.00 w siedzibie Zamawiającego FRDL Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji, ul. Szlak 73a, 31-153 Kraków, Sekretariat. Decyduje data wpływu. Na kopercie należy umieścić nazwę i adres Oferenta, aby Zamawiający w przypadku złożenia oferty po terminie lub jej wycofania mógł zwrócić Oferentowi nienaruszoną ofertę. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zgubienie lub otwarcie oferty w przypadku, gdy nie zostanie ona oznakowana lub opieczętowana zgodnie z wymaganiami niniejszego zapytania ofertowego. Otwarcie ofert odbędzie się 11 grudnia 2012 r. o godzinie 12.00 w siedzibie Zamawiającego. Otwarcie ofert jest jawne. XI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 30 dni, licząc od upływu terminu składania ofert. 3
XII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania, czytelnym pismem (wskazany jest maszynopis lub wydruk komputerowy). 2. Oferta winna być sporządzona w jednym egzemplarzu. 3. Oferta winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Oferenta, albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. Wszystkie miejsca, w których Oferent naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę. 4. Do oferty należy załączyć: dokumenty określone w pkt. VII zapytania; 5. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XIII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. Oferent określi cenę przedmiotu zamówienia poprzez podanie na formularzu oferty ceny brutto, netto i podatku VAT wyliczone w kosztorysie załącznik 4. Ceny należy podać w polskich złotych. 2. Ceny jednostkowe oraz wartości określone w kosztorysie stanowiącym zał. 4 do zapytania muszą być wyrażone w jednostkach nie mniejszych niż grosze dwa miejsca po przecinku (nie dopuszcza się podania cen według wartości wyrażonych w tysięcznych częściach złotego). 3. Aby obniżyć cenę oferty brutto w kosztorysie stanowiącym załącznik nr 4 do oferty należy: - pomnożyć zamawianą ilość każdej pozycji zamówienia przez oferowaną cenę jednostkową netto, - do tak obliczonej wartości netto należy dodać wartość podatku VAT, - zsumować wartości brutto wszystkich pozycji zamówienia. 4. Zaokrąglenia dokonywane przez arkusz kalkulacyjny typu Excell nie są traktowane jako błąd w obliczeniu ceny. 5. W przypadku niezgodności pomiędzy ceną wpisaną w ofercie a ceną wynikającą z kosztorysu, za cenę oferty uznaje się cenę podaną w kosztorysie (zał. 4). 6. W cenie należy uwzględnić wszystkie koszty, jakie mogą powstać w trakcie realizacji zamówienia, w tym koszty dostawy (załadunku, rozładunku, wniesienia, transportu), ubezpieczenia, gwarancji i serwisu, usługi wsparcia technicznego (jeśli dotyczy). XIV. INFORMACJE DOTYCZĄCE WALUT OBCYCH, W JAKICH MOGĄ BYĆ PROWADZONE ROZLICZENIA MIĘDZY ZAMAWIAJĄCYM A OFERENTEM Rozliczenia między Zamawiającym a Oferentem będą prowadzone w złotych polskich. XV. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT. Każda część zapytania ofertowego będzie oceniana przez zamawiającego oddzielnie. Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru zamówienia włączając również gwarancje i wsparcie techniczne: 1. cena brutto waga 100% 4
Przez kryterium cena brutto zamawiający rozumie określoną przez oferenta zgodnie z zasadami opisanymi w pkt. XII i wpisaną w formularzu oferty cenę całkowitą brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena w ramach kryterium Cena brutto (Cb) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: Cbn Cb = ------------------- x 100 pkt Cbo Cbn oznacza najniższą cenę zaproponowaną brutto, Cbo oznacza cenę brutto zaproponowaną w ofercie badanej, Cb liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium cena. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która spełnia wszystkie wymagania oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej. Wartości punktowe w poszczególnych kryteriach zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, a zaokrąglenie zostanie dokonane zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. XVI. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Oferentów o uzyskanej punktacji i wyborze oferty najkorzystniejszej. Oferenta, którego ofertę wybrano Zamawiający poinformuje o terminie podpisania umowy. XVII. UMOWA. 1. Załącznik nr 5 do niniejszego zapytania stanowi wzór umowy, który uznaje się za integralną część zapytania ofertowego. 2. Zamawiający dopuszcza modyfikacje treści umowy w zakresie niezbędnym do jej dostosowania do złożonej oferty oraz w zakresie logicznie wynikających z oferty zmian, ich spójności z treścią i kształtem zobowiązań umownych, ustalane drogą porozumienia między stronami. 3. Podpisanie umowy nastąpi w terminie nie krótszym niż 1 dzień od dnia zawiadomienia o wyborze zwycięskiej oferty. Oferent stawi się i podpisze umowę w wyznaczonym miejscu i terminie. XVII. INNE POSTANOWIENIA 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian do dokumentacji postępowania (zapytania ofertowego wraz z załącznikami). O wprowadzonych zmianach poinformuje niezwłocznie Oferentów, do których wystosował zapytanie ofertowe oraz umieści informację o zmianach na stronie internetowej. 2. Zamawiający zastrzega sobie uprawnienie do zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru oferty lub do unieważnienia postępowania bez podawania przyczyn. 5
3. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego w przypadku skorzystania przez niego z któregokolwiek z uprawnień wskazanych w pkt. 1 i 2 powyżej. W tym zakresie Oferenci zrzekają się wszelkich ewentualnych przysługujących im roszczeń. 4. Z postępowania wyklucza się Oferentów powiązanych kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym lub z osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Oferenta. Na potwierdzenie braku tych powiązań Oferent składa oświadczenie zawarte w formularzu oferty. XIX. ZAŁĄCZNIKI Wykaz załączników do Zapytania: 1) Załącznik nr 1 opis przedmiotu zamówienia; 2) Załącznik nr 2 wzór formularza oferty; 3) Załącznik nr 3 wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu; 4) Załącznik nr 4 wzór kosztorysu; 5) Załącznik nr 5 wzór umowy. 6
Załącznik nr 1 do Zapytania OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Dostawa mebli biurowych w tym mebli robionych na wymiar, wraz ze świadczeniem usług gwarancyjnych. Oferowane urządzenia muszą być: - fabrycznie nowe, - oznakowane znakiem CE lub znakiem równoważnym, zgodnie z właściwymi certyfikatami, - oznaczone czytelnym numerem identyfikacyjnym. Lp. Nazwa elementu zamówienia Liczba szt. Wymagania techniczne (parametry) 1. Stół modułowy 1 Stół konferencyjny modułowy, składający się z elementów łączonych: 6 stołów o wymiarach: długość 1800 mm, szerokość 700 mm, wysokość 730 mm, grubość blatu 25 mm, okleina PCV grubości 3 mm, kolor blatu beżowy (kolor wg życzenia klienta zgodnie z paletą dostępnych kolorów), nogi składane, rama czarna lub chromowana (z możliwością wyboru); Łączniki stołów w kształcie ćwierć koła; Uwagi 2. Krzesła 30 15 szt. krzeseł bez podłokietników: wysokość całkowita 810 mm szerokość całkowita 470 mm głębokość całkowita 570 mm wysokość siedziska 470 mm szerokość siedziska 430 mm głębokość siedziska 460 mm (z możliwością wyboru); 15 szt. krzeseł z podłokietnikami: wysokość całkowita 810 mm szerokość całkowita (z podłokietnikami) 510 mm głębokość całkowita 570 mm wysokość siedziska 470 mm szerokość siedziska 430 mm 7
głębokość siedziska 460 mm (z możliwością wyboru); 3. Stoliki 4 2 szt. : długość 1200 mm, szerokość 700 mm, wysokość 730 mm, grubość blatu 25 mm, okleina PCV grubości 3 mm, kolor blatu beżowy (kolor dostosowany do życzenia klienta zgodnie z paletą dostępnych kolorów), (z możliwością wyboru); 2 szt. : długość 800 mm, szerokość 700 mm, wysokość 730 mm, grubość blatu 25 mm, okleina PCV grubości 3 mm, kolor blatu beżowy (kolor dostosowany do życzenia klienta zgodnie z paletą dostępnych kolorów), (z możliwością wyboru); 4. Krzesła łączone/ławki 4 Potrójne: wysokość całkowita 845 mm szerokość całkowita 1850 mm głębokość całkowita 570 mm wysokość siedziska 425 mm szerokość siedziska 450 mm z podłokietnikami (z możliwością wyboru);kolor siedziska do uzgodnienia przez zamawiającego zgodnie z paletą dostępnych kolorów 5. Klimatyzator 1 -orientacyjna wielkość pomieszczenia: 20 m2 8
6. Szafy biurowe na wymiar -orientacyjna moc chłodnicza: 2000-2500 W -napięcie zasilające: 230 V -przybliżone wymiary jednostki wewn.: 80 x 30 x 20 cm -przybliżone wymiary jednostki zewn.: 80 x 60 x 30 cm -sterowanie: pilot -zabezpieczenie przed zamarznięciem -gwarancja: 3 lata 8 Zestaw meblowy realizowany na wymiar pomieszczeń, wykonany z płyty grusza naturalna D1354 Kronospan + wstawki płyta U515: Szafy biurowe o wymiarach 240x84x35 6 sztuk, Szafy biurowe o wymiarach 240x42x35 2 sztuki wraz z osłonami na ściany o wymiarach 140x30 2 sztuki. 7. Biurka na wymiar 6 Zestaw meblowy realizowany na wymiar pomieszczeń, wykonany z płyty grusza naturalna D1354 Kronospan + wstawki płyta U515: Biurko o wymiarach 75x140x70 4 sztuki, Stolik 78x78x75 2 sztuki. 9