Załącznik do umowy Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia na: Wykonanie badania ewaluacyjnego pn.: Ocena ex-ante projektu Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 Wprowadzenie W 2003 r. wraz z unijnymi środkami przedakcesyjnymi oraz perspektywą pozyskania funduszy strukturalnych pojawiła się możliwość sfinansowania nowych przedsięwzięć skierowanych na wspieranie innowacji i przedsiębiorczości w województwie kujawskopomorskim. Podjęte zostały kolejne prace polegające na badaniach i analizach stanu innowacyjności i potrzeb firm w zakresie wspierania innowacji. Przeprowadzono je w ramach projektu badawczego Regionalny system proinnowacyjny województwa kujawskopomorskiego Kujawy Pomorze RIS, finansowanego ze środków Ministerstwa Nauki i Informatyzacji. Za realizację projektu było odpowiedzialne konsorcjum w składzie: Akademia Techniczno-Rolnicza w Bydgoszczy, Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu, Wojewódzka Biblioteka Publiczna Książnica Kopernikańska w Toruniu, Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego, Kujawsko-Pomorski Związek Pracodawców i Przedsiębiorców oraz Bydgoska Rada Federacji Stowarzyszeń Naukowo-Technicznych. Na podstawie wyników badań wykonano analizę problemów oraz określono strukturę celów dla zaktualizowanej w 2005 r. Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko- Pomorskiego do 2015 roku, uchwalonej przez Sejmik Województwa 12 grudnia 2005 roku. Jest to dokument obecnie obowiązujący. Zakres działań wdrażających Regionalną Strategię Innowacji w regionie jest jednak wciąż niewystarczający dla funkcjonowania trwałej struktury systemu proinnowacyjnego. Zachodzi potrzeba ich intensyfikacji przy wspólnym zaangażowaniu partnerów społecznogospodarczych. Istotną rolę w tym procesie pełni Samorząd Województwa Kujawsko- Pomorskiego, odpowiadający za planowanie strategiczne regionu. W związku z powyższym Zarząd Województwa rozpoczął w maju 2011 roku proces aktualizacji zapisów RSI WKP na lata 2014-2020 w formule programu rozwoju z opracowaniem krótkoterminowego planu działań. Zaktualizowana RSI WKP będzie stanowiła podstawę do określenia założeń regionalnego programu operacyjnego, w ramach nowego okresu programowania funduszy unijnych po 2014 roku. Założenia aktualizacji RSI WKP znajdują się w załączniku nr 1 do niniejszego dokumentu w formie Szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia na: Wykonanie aktualizacji Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego oraz opracowanie Planu Działań do zaktualizowanej RSI WKP. 1
I. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest wykonanie ewaluacji ex ante projektu programu pn. Regionalna Strategia Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, w wyniku którego powstanie Raport ewaluacyjny pn. Ocena ex-ante projektu Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Raport ewaluacyjny przygotowywany jest przed przyjęciem programu przez Zarząd Województwa i zawiera uprzednią ewaluację skuteczności i efektywności realizacji programu. II. Cel główny i odbiorcy badania 1. Celem głównym badania ewaluacyjnego jest kompleksowa ocena dokumentu Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego poprzez wypracowanie uwag i rekomendacji mających służyć podniesieniu jakości metodologicznej, merytorycznej i formalnej dokumentu. Szczegółowe rekomendacje powinny być precyzyjne, jasno sformułowane i użyteczne w dalszych pracach nad dokumentem RSI WKP. 2. Głównymi odbiorcami badania zgodnie z zapisami ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju ( Dz. U. Z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.) są: 1) Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego, który jest odpowiedzialny za opracowanie i przyjęcie programu RSI WKP, 2) Sejmik Województwa Kujawsko-Pomorskiego, który otrzymuje do wiadomości raport ewaluacyjny wraz z projektem programu. 3. Ze względu na zakres przedmiotowy i terytorialny badania, jego wyniki mogą być również wykorzystane przez inne organy administracji samorządowej i rządowej, partnerów społecznych i gospodarczych z województwa kujawsko-pomorskiego, a także mieszkańców regionu. III. Zakres przedmiotowy i sposób realizacji badania 1. Badaniem ewaluacyjnym objęty zostanie projekt programu pn. Regionalna Strategia Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Ocena ex-ante ma się przyczynić do weryfikacji przyjętych rozstrzygnięć strategicznych, a tym samym optymalizacji wykorzystania środków finansowych planowanych do wydatkowania w przyszłym okresie programowania 2014-2020. Wyniki przeprowadzonej ewaluacji ex-ante stanowią istotny element procesu decyzyjnego, na podstawie wydanych przez ewaluatorów rekomendacji Zarząd Województwa dokona korekty dokumentu RSI WKP. Wynikiem prawidłowo przeprowadzonego badania powinny być rekomendacje odnoszące się do przedstawionych poniżej kryteriów i obszarów badawczych. Rekomendacje 2
powinny być możliwe do zastosowania w praktyce oraz jasno wynikać z przeprowadzonej analizy. 2. Główne kryteria badawcze oceny ex-ante stanowić będą: 1) trafność zapisów programu w stosunku do zidentyfikowanych potrzeb i problemów w postaci wniosków z przeprowadzonych badań, opracowanej diagnozy, analiz strategicznych, specjalizacji regionalnych, oczekiwanych rezultatów i wskaźników; 2) skuteczność, efektywność prawdopodobieństwo osiągnięcia celów i realizacji założonych działań w zaplanowanym systemie realizacji; 3) użyteczność stopień oddziaływania celów i działań w stosunku do określonych potrzeb; 4) spójność wewnętrzna i zewnętrzna strategii odniesienie do struktury strategii oraz jej powiązania z politykami regionalnymi, krajowymi czy Unii Europejskiej; 5) jakość projektowanych sposobów i instrumentów osiągania i monitorowania celów strategii. 3. Badanie ewaluacyjne powinno obejmować następujące obszary badawcze: 1) ocenę projektu programu jako narzędzia wytyczającego, koordynującego i integrującego działania proinnowacyjne samorządu regionalnego w województwie kujawsko-pomorskim; 2) ocenę przewidywanego wpływu programu na rozwój gospodarczy województwa kujawsko-pomorskiego; 3) ocenę części diagnostycznej pod kątem trafności, poprawności, istotności dla rozwoju innowacyjnego województwa zidentyfikowanych wyzwań, potrzeb, problemów, trendów, potencjałów rozwojowych; 4) ocenę trafności sformułowanej wizji rozwoju poprzez weryfikację poprawności (analiza SMART), spójności i możliwości osiągnięcia (realności) celów strategicznych, operacyjnych i działań, a także specjalizacji regionalnych w kontekście wniosków z części diagnostycznej oraz w warunkach działania Samorządu województwa; 5) ocenę poprawności, użyteczności i efektywności systemu monitoringu i ewaluacji programu; 6) ocenę trafności i poprawności przyjętych wskaźników, ich zgodności z zakładanymi celami i adekwatności do monitorowania zakładanych celów oraz realności oszacowanych wartości docelowych względem bazowych; 7) ocenę skuteczności i efektywności przyjętych instrumentów realizacyjnych, wdrożeniowych; 8) ocenę realności i zasadności przyjętych założeń dla ram finansowych programu; 9) ocenę potencjalnych zagrożeń realizacji założeń programu; 10) ocenę spójności wewnętrznej programu, tj. poprawności struktury dokumentu, poprawności terminologicznej i jednoznaczności proponowanych zapisów; 11) ocenę spójności zewnętrznej programu, tj. zgodności z wymogami ustawowymi, dokumentami strategicznymi regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi z punktu widzenia potencjalnych sprzeczności (wykluczeń). 3
4. Oczekiwania wobec Wykonawcy 1) Wykonawca jest zobowiązany do sprawnej i terminowej realizacji badania; 2) Wykonawca jest zobowiązany do dążenia do jak najpełniejszej realizacji celu badania oraz uzyskania poprawnych metodologicznie, prawdziwych i uzasadnionych odpowiedzi na pytania badawcze, zgodnie ze standardami ewaluacyjnymi i potrzebami informacyjnymi odbiorców badania; 3) Wykonawca jest zobowiązany do bieżącej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie badania, w tym w szczególności przeprowadzenia z Zamawiającym uzgodnień, dotyczących założeń metodologicznych i merytorycznych na etapie realizacji badania i sporządzania raportów z badania; 4) Wykonawca jest zobowiązany do ciągłego informowania Zamawiającego o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji badania; 5) kontakty Wykonawcy z Zamawiającym mają odbywać się przy użyciu poczty elektronicznej, telefonicznie lub faksem oraz poprzez udział w spotkaniach, bezzwłoczne udzielanie informacji ustnych i pisemnych na każdy wniosek Zamawiającego; 6) Wykonawca jest zobowiązany do powołania Zespołu Realizującego złożonego z co najmniej 2 osób ekspertów odpowiedzialnych za przeprowadzenie badania ewaluacyjnego, spełniających wymagania Zamawiającego opisane w załączniku nr 3 do niniejszego SOPZ; 7) na etapie oferty Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oświadczenia o posiadaniu zasobów osobowych spełniających wymogi Zamawiającego względem doświadczenia ekspertów; 8) skład Zespołu Realizującego wraz z opisem doświadczenia ekspertów zostanie przedstawiony Zamawiającemu w raporcie metodologicznym. W przypadku zmian składu osobowego Zespołu Realizującego Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego poinformowania o tych zmianach Zamawiającego; 9) powinna zostać powołana co najmniej 1 osoba po stronie Wykonawcy, która wyznaczona zostanie jako członek Zespołu Realizującego do ciągłego i bieżącego kontaktu z Zamawiającym. Koordynator Wykonawcy - członek Zespołu Realizującego ma obowiązek stawiać się osobiście na spotkania w siedzibie Zamawiającego na każdy wniosek Zamawiającego; 10) Wykonawca jest zobowiązany do opracowania dokumentów wymaganych w niniejszym SOPZ oferty, raportu metodologicznego (uszczegółowienia oferty), raportu końcowego, zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Zamawiającego. IV. Metodologia badania 1. Zamawiający zakłada, iż Wykonawca w toku realizacji badania wykorzysta do oceny ex-ante następujące kryteria ewaluacyjne: trafność, skuteczność, efektywność, użyteczność, spójność, jakość. Wykonawca może zaproponować dodatkowe kryteria oceny ex-ante, które zostaną zdefiniowane przez niego na etapie składania oferty. 4
2. Charakter opisanych obszarów i problemów badawczych wskazuje na konieczność zastosowania zestawu różnych metod badawczych, zarówno ilościowej jak i jakościowej. Zaproponowany model badania musi pozwolić na rzetelną, kompleksową i obiektywną ocenę wszystkich badanych aspektów. 3. Wykonawca na etapie oferty w oparciu o swoja wiedzę i doświadczenie dokona uszczegółowienia obszarów badawczych poprzez zaproponowanie właściwego katalogu metod i pytań badawczych. Pytania badawcze powinny być przyporządkowane do celów i obszarów badawczych, wyznaczonych przez Zamawiającego. Oferta powinna zawierać założenia metodologiczne badania ewaluacyjnego, które będą zgodne z celem głównym oceny ex-ante. Jest nim poprawa jakości przygotowywanego dokumentu RSI WKP poprzez przygotowanie zaleceń i rekomendacji, które pozwoliłyby na udoskonalenie jego treści. 4. Założenia metodologiczne badania w ofercie powinny zawierać następujące elementy: 1) rozszerzone uzasadnienie realizacji badania na podstawie niniejszego SOPZ; 2) opis organizacji pracy Zespołu Realizującego (wyznaczenie osoby do kontaktu); 3) koncepcję, cele i zakres badania; 4) katalog metod i pytań badawczych, odpowiadających kryteriom Badawczym zaproponowanym przez Zamawiającego i ewentualnych dodatkowych zaproponowanych przez Wykonawcę; 5) harmonogram realizacji badania; 6) załączniki (ewentualne). 5. Założenia metodologiczne badania Wykonawca sporządzi w oparciu o schemat projektu programu pn. Regionalna Strategia Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego SOPZ. V. Zarządzanie realizacją zamówienia (harmonogram, zakres, forma przekazania prac) Realizacja zamówienia będzie przebiegać zgodnie z następującym wytycznymi i planem prac: 1. Zamawiający przekaże Wykonawcy z dniem podpisania umowy projekt programu Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. Wszelkie materiały cząstkowe opracowywane w procesie realizacji zamówienia na aktualizację RSI WKP oraz w okresie poprzedzającym znajdują się na stronie www.innowacje.kujawsko-pomorskie.pl. 2. W terminie do 7 dni od dnia zawarcia umowy Wykonawca opracuje i przekaże Zamawiającemu Raport metodologiczny stanowiący uszczegółowienie i weryfikację założeń metodologicznych badania z oferty. Powinien on zawierać następujące elementy: 1) rozszerzone uzasadnienie realizacji badania na podstawie niniejszego SOPZ i oferty; 5
2) listę członków Zespołu Realizującego wraz z podziałem kompetencji; 3) opis organizacji i harmonogramu pracy Zespołu Realizującego - szczegółowy harmonogram realizacji badania w formie wykresu Gantta, zawierający etapy badania i czas trwania poszczególnych etapów badania; 4) koncepcję, cele szczegółowe i zakres badania; 5) katalog metod, technik i pytań badawczych, przypisanych do kryteriów ewaluacyjnych, celów szczegółowych, obszarów/problemów badawczych oraz do poszczególnych etapów badania; 6) propozycje formy prezentacji Raportu końcowego; 7) załączniki (niezbędne). Raport metodologiczny zostanie przekazany Zamawiającemu w formie elektronicznej mailowo i na płycie CD (2 egzemplarze) oraz drukowanej (2 egzemplarze). 3. W terminie do 5 tygodni od dnia zawarcia umowy Wykonawca opracuje, przekaże i zaprezentuje Zamawiającemu na umówionym w siedzibie Zamawiającego (lub innym wskazanym przez niego miejscu) w formie prezentacji multimedialnej projekt Raportu końcowego (zakres raportu patrz ust. 4 poniżej). Zamawiający powinien mieć przynajmniej 4 dni na zapoznanie się z projektem raportu przed planowanym spotkaniem. Wykonawca przełoży zatem projekt raportu do zapoznania Zamawiającemu w wersji elektronicznej (w edytorze tekstu WORD) drogą mailową na co najmniej 4 dni przed spotkaniem. Zamawiający przedstawi Wykonawcy ewentualne uwagi do projektu raportu końcowego na spotkaniu. 4. W terminie do 6 tygodni od dnia zawarcia umowy Wykonawca opracuje i przedstawi Zamawiającemu Raport końcowy będący podsumowaniem prac Zespołu Realizującego, odpowiedzią na zadane pytania badawcze, do którego załącznikiem będzie ostateczna wersja Raportu ewaluacyjnego pn. Ocena ex-ante projektu Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 oraz wszelkie materiały dodatkowe i uzupełniające opracowane na potrzeby realizacji badania. Powinien on zawierać następujące elementy: 1) streszczenie Raportu ewaluacyjnego najważniejsze wyniki badania ewaluacyjnego, wypunktowane wnioski z rekomendacjami (nie więcej niż 5 stron A4 w jęz. polskim i angielskim); 2) spis treści; 3) wprowadzenie opis przedmiotu badania, celów; 4) skrócony opis zastosowanej metodologii z technikami badawczymi oraz źródła pozyskiwania informacji; 5) opis (graficzny) wyników badania w oparciu o zastosowane metody/narzędzia/pytania badawcze w każdym obszarze badawczym w formie tabeli rekomendacji uwzględniającej hierarchizację konkretnych propozycji do zastosowania; 6) załącznik w postaci ostatecznej zaakceptowanej przez Zamawiającego wersji Raportu ewaluacyjnego pn. Ocena ex-ante projektu Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 ; 6
7) pozostałe załączniki (zestawienia, analizy, tabele, prezentacje multimedialne itp.). Raport końcowy zostanie przekazany Zamawiającemu w formie elektronicznej mailowo i na płycie CD (2 egzemplarze) oraz drukowanej (2 egzemplarze). 5. Wykonawca na ewentualną prośbę Zamawiającego przedstawi na umówionym w siedzibie Zamawiającego (lub innym wskazanym przez niego miejscu) w formie prezentacji multimedialnej wersję ostateczną Raportu końcowego. 6. Zamawiający ma prawo do oceny, kontroli i wnoszenia uwag do wykonywanego dzieła na każdym jego etapie. 7. Wersje drukowane wszelkich dokumentów spełniać muszą następujące wymagania: 1) format A4; 2) papier ekologiczny, gramatura min 80 g/m 2 ; 3) grzbiet zszywany na dłuższym boku; 4) okładka przód przezroczysta, okładka tył sztywna. 8. Wersje elektroniczne wszystkich dokumentów muszą spełniać następujące wymagania: dostarczone mailowo lub zapisane na płycie CD w formatach programu Microsoft Word (doc, docx), Power Point lub innym zaakceptowanym przez Zamawiającego (ppt, pptx), Excel (xls, xlsx) oraz przenośnym formacie dokumentu (PDF). IV. Finansowanie zamówienia Wykonanie dzieła finansowane jest z projektu systemowego pod nazwą Aktualizacja Regionalnej Strategii Innowacji współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Działania 8.2 Transfer wiedzy, Podziałania 8.2.2 Regionalne Strategie Innowacji. V. Wytyczne dotyczące oznaczania projektów w ramach PO KL 1. Obowiązujące oznaczenia. Kolejność i rozmieszczenie, tak jak na prezentacji poniżej. 2. Obowiązuje również adnotacja słowna następującej treści: Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 3. Zamawiający zobowiązuje się poinformować Wykonawcę, a Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić wszelkie zmiany, które będą dotyczyły wytycznych w zakresie oznakowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. 4. Wszelkie informacje o zasadach graficznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL zawarte są w dokumencie Wytyczne dotyczące oznaczania projektów 7
w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (wersja: luty 2009), umieszczonym na stronie internetowej www.mojregion.eu, w zakładce PO KL. Załączniki: 1. Szczegółowy opisu przedmiotu zamówienia na: Wykonanie aktualizacji Regionalnej Strategii Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego oraz opracowanie Planu Działań do zaktualizowanej RSI WKP. 2. Schemat projektu programu pn. Regionalna Strategia Innowacji Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020. 3. Wymagania dotyczące członków Zespołu Realizującego. 8