Użyte narzędzia: Microsoft.NET Framework 2.0, Microsoft Microsoft Visual Studio 2005, Microsoft Microsoft SQL Server 2005, Microsoft InstallShield 7.04, InstallShield Software Microsoft XML 4.0, Microsoft MDAC 2.6 i 2.7, Microsoft Adobe PhotoShop 6.0, Adobe Paint Shop Pro 5.0, Jasc Software Copyright 2009 by InsERT S.A. Redakcja techniczna: Krzysztof Raszczuk Korekta: Agnieszka Nasuszny Skład i łamanie: Szczepan Gwizdalewicz Druk: Jet Multimedia www.jetmultimedia.pl
SPIS TREŚCI Wstęp 5 INFORMACJE OGÓLNE 7 Wymagania systemowe i sprzętowe 10 INSTALACJA SYSTEMU 11 Typy instalacji 11 WERSJA PRÓBNA 12 LICENCJA 12 REJESTRACJA LICENCJI 14 Rejestracja tradycyjna 14 Rejestracja przez Internet 15 Abonament na ulepszenia 15 APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT 17 Subiekt Sprint Zarządzanie 19 Współpraca z Subiektem GT 19 Dane słownikowe 20 Kartoteki towarów 20 Kartoteki kontrahentów 21 Przyjęcia magazynowe 21 Dokumenty sprzedaży 23 Subiekt Sprint Sprzedaż 24 Podstawowe scenariusze sprzedaży 25 [F5] Dokument 25 [F3] Rabat na wszystkie dodawane pozycje 26 [F6] Klient 26 [F3] Dodawanie klienta 26 [F7] Pozycje 26 [F3] Zmiana ilości towaru 27 [F2] Wprowadzenie rabatu na pozycję 27 [F9] Cena na pozycję 27 [F11] Opis pozycji 27 [F12] Detale towaru 27 [F8] Płatność 27 PIERWSZE KROKI W SYSTEMIE SUBIEKT SPRINT 29 3
Wstęp InsERT, dostawca oprogramowania dla firm, od kilku lat ma w swojej ofercie popularny system do obsługi sprzedaży, który m.in. realizuje sprzedaż detaliczną. Bogata funkcjonalność Subiekta GT, bo o nim mowa, może jednak okazać się pewnym nadmiarem lub wręcz przeszkodą w środowisku, w którym rotacja personelu jest bardzo duża, pracownicy obsługują komputer w stopniu podstawowym, zaufanie właściciela do zatrudnionych osób jest ograniczone a dodatkowo system pracuje w szczególnie dużym obciążeniu. Biorąc pod uwagę powyższe założenia, a także próbując nadążać za potrzebami swoich klientów, InsERT przygotował swój najnowszy produkt Subiekta Sprint. Jest to system przeznaczony do tzw. szybkiej sprzedaży. Jego obsługa jest intuicyjna, a praca z nim nie wymaga żadnego przeszkolenia. Składa się z dwóch części pierwsza aplikacja obsługuje sprzedaż (m.in. umożliwia wystawianie paragonów oraz współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi), druga jest odpowiedzialna za zarządzanie (pozwala m.in. na delegowanie i rozliczanie sprzedawców oraz obsługę asortymentu sklepu). Subiekt Sprint współpracuje z Subiektem GT, wymieniając z nimi m.in. dane o towarach, cenach i kontrahentach. Zapraszamy do skorzystania z jego możliwości. InsERT 5
INFORMACJE OGÓLNE 7
INFORMACJE OGÓLNE Informacje ogólne o Subiekcie Sprint Subiekt Sprint jest to system przeznaczony dla firm, które obsługują klientów detalicznych (mogą to być pojedyncze sklepy, sieci sklepów jednolub wielostanowiskowe, samoobsługowe itd.). Mimo że Subiekt Sprint w trakcie swojej pracy związanej z obsługą klientów detalicznych nie potrzebuje innych programów, jest ściśle powiązany z Subiektem GT, w połączeniu z którym stanowi jedną platformę obsługi sprzedaży całej firmy. Subiekt Sprint przyspiesza pracę sprzedawców dzięki specjalnie zaprojektowanemu interfejsowi użytkownika oraz dzięki współpracy z wieloma urządzeniami zewnętrznymi, takimi jak: drukarki fiskalne czytnik i kodów kreskowych czytniki kart rabatowych (magnetycznych) klientów wagi elektroniczne szuflady wyświetlacze. Subiekt Sprint posiada bogatą funkcjonalność związaną z obsługą sprzedaży detalicznej oraz dotyczącą zarządzania sklepem. Subiekt Sprint składa się z następujących aplikacji (zwanych także programami lub modułami): Subiekt Sprint Sprzedaż aplikacja do obsługi klientów, wystawia dokumenty; Subiekt Sprint Zarządzanie aplikacja do obsługi sklepu, przyjęcia towarów, konfiguracji, tu znajduje się również administracja; Subiekt Sprint Drukarki fiskalne systemowa usługa do obsługi drukarek fiskalnych; Subiekt Sprint Komunikacja systemowa usługa do komunikacji z Subiektem GT. Najważniejsze możliwości aplikacji Sprzedaż: wystawianie paragonów, faktur identyfikacja towaru za pomocą różnych sposobów wyszukiwania oraz przy wykorzystaniu czytnika kodów kreskowych wprowadzanie ilości za pomocą wag elektronicznych możliwość udzielania rabatu na pozycję lub zmiany ceny wprowadzanie specjalnego dodatkowego opisu na pozycję anulowanie pozycji i całego dokumentu bardzo szybka fiskalizacja dokumentów za pomocą fiskalizacji online (polegającej na wysłaniu do drukarki fiskalnej pozycji w momencie jej wprowadzenia na dokument) możliwość płatności w różnych walutach (np. PLN, EUR) i w różnych formach (gotówka, karta, bon). 9
INFORMACJE OGÓLNE Najważniejsze możliwości aplikacji Zarządzanie: przyjęcia towarów z centrali i od dostawców eksport sprzedaży szybka zmiana sprzedawców i rozliczanie zmian inwentaryzacja zarządzanie personelem administracja. Wymagania systemowe i sprzętowe Minimalne wymagania systemowe potrzebne do synchronizacji z systemem handlowym: Subiekt GT wer. 1.20 lub wyższa. Wymagania systemowe zalecane przez producenta Subiekta Sprint: Subiekt GT wer. 1.20 lub wyższa; komputer z procesorem 800 MHz (lub lepszym); 500 MB pamięci RAM (lub więcej); system operacyjny Microsoft Windows 2000, Windows Server 2003, Windows XP, Windows Vista (lub nowszy); Microsoft Internet Explorer 6.0 (lub nowszy) dostarczany na instalacyjnej płycie CD; około 500 MB wolnego miejsca na dysku twardym; dowolny napęd CD-ROM (do instalacji programu); system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2005 lub 2008 bezpłatna wersja Microsoft SQL Server 2005 Express Edition dostarczana jest na instalacyjnej płycie CD; platforma.net Framework 2.0 (dostarczana na płycie instalacyjnej); dowolna drukarka pracująca w środowisku Windows (do realizacji wydruków). Wymagania sprzętowe: dowolny klawiaturowy czytnik kodów kreskowych drukarka fiskalna: Emar Printo 57t, Elzab Mera i inne drukarki zgodne z ich protokołem komunikacyjnym. 10
INFORMACJE OGÓLNE INSTALACJA SYSTEMU Instalacja rozpoczyna się samoczynnie po włożeniu płyty instalacyjnej do napędu CD. Jeżeli to nie nastąpi, należy uruchomić plik START.EXE znajdujący się na płycie CD. Zostanie wówczas uruchomiony program sterujący instalacją, który sprawdzi wymagania systemowe i automatycznie zdecyduje o ewentualnym zainstalowaniu przeglądarki internetowej Microsoft Internet Explorer 6.0. Zalecamy, aby przed instalacją zakończyć pracę wszystkich działających w komputerze programów użytkowych i zapisać wszelkie otwarte dokumenty. W czasie instalacji może zostać wykonany automatyczny restart systemu operacyjnego. Następnie, z wyświetlonego menu głównego instalacji, należy wybrać opcję Instaluj Subiekta Sprint. Kolejnym krokiem jest wybór typu instalacji programu. Typy instalacji Instalator Subiekta Sprint posiada następujące typy instalacji: Pełna instaluje wszystkie programy i usługi. Sprzedaż zostanie zainstalowany Subiekt Sprint Sprzedaż oraz usługa Subiekt Sprint Drukarki fiskalne. Zarządzanie instalowany jest tylko program Subiekt Sprint Zarządzanie. Niestandardowa umożliwia wybranie dowolnych składników instalacji. Po wybraniu typu instalacji pojawi się kolejne okno kreatora, które umożliwi wskazanie serwera SQL, na którym zostanie założona baza danych programu Subiekt 11
INFORMACJE OGÓLNE Sprint. W oknie tym należy również wybrać metodę uwierzytelniania. Kolejne okno umożliwi wybór drukarki fiskalnej, z którą będzie pracował system (program może automatycznie odnaleźć podłączone do komputera drukarki lub użytkownik może sam wybrać odpowiednie sterowniki i podłączyć drukarki samodzielnie). Na koniec pojawi się lista prezentująca dodane do komputera drukarki. Drukarki można dodać też później, z poziomu programu Zarządzanie Administracja Drukarki fiskalne. Po zainstalowaniu programu w menu startowym Windows pojawia się podmenu Subiekt Sprint ze swoimi obiema aplikacjami. O tym, jak rozpocząć pracę z systemem, można przeczytać w rozdziale Pierwsze kroki w systemie Subiekt Sprint. WERSJA PRÓBNA Subiekt Sprint może pracować w wersji próbnej, której uruchomienie nie wymaga podania numeru licencji. Wersja ta charakteryzuje się pełną funkcjonalnością, ale jest ograniczona do 45 dni działania. Wersję próbną można wykorzystać nie tylko do zapoznania się z programem, ale również do celów szkoleniowych tworząc testową bazę danych, na której można do woli eksperymentować bez ryzyka zmiany danych własnej firmy. Aby tak się stało, należy wykonać następujące czynności: w Subiekcie GT (w wersji próbnej lub pełnej) użytkownik powinien założyć specjalny, testowy magazyn, przeznaczony wyłącznie do współpracy z próbną wersją Subiekta Sprint, a w Subiekcie Sprint założyć bazę danych, która zostanie podłączona do tego właśnie próbnego magazynu. To do niego będą zapisywane po synchronizacji tworzone przez Subiekta Sprint dokumenty. Magazyn ten wraz z zapisanymi w nim danymi użytkownik może w każdej chwili usunąć. 12
INFORMACJE OGÓLNE LICENCJA Aby używać programu Subiekt Sprint w wersji pełnej, należy posiadać numer (kod) licencji dla każdej tworzonej bazy danych podmiotu gospodarczego. System w restrykcyjny sposób sprawdza prawidłowość korzystania z licencji. Zabezpieczenia te w czasach tak rozpowszechnionego procederu, jakim jest nielegalne kopiowanie systemów komputerowych, wydają się czymś naturalnym oraz świadczą o dbałości producenta o wysoką jakość swoich produktów. Są również wyrazem troski o użytkujących systemy tylko legalni nabywcy mogą korzystać z dodatkowych ofert i usług. Numer licencji programu Subiekt Sprint użytkownik otrzymuje w zakupionym pakiecie w specjalnej zaplombowanej kopercie, którą należy otworzyć po zapoznaniu się z warunkami licencji (warunki te są również dołączone do pakietu). Otwarcie koperty oznacza bowiem akceptację warunków licencji. Numer licencji należy wpisać podczas procesu zakładania bazy danych podmiotu gospodarczego. Standardowy numer licencji pozwala na pracę z bazą danych jednego podmiotu gospodarczego na jednym stanowisku komputerowym. Powiększenie liczby obsługiwanych stanowisk jest możliwe po wykupieniu pakietu ROZSZERZENIE STANOWISK. W pakiecie rozszerzającym znajduje się licencja na 1 stanowisko. Użytkownik może jednak zakupić dowolną liczbę pakietów rozszerzających. Przykład: Jeśli użytkownik posiada 10 stanowisk, potrzebnych będzie 9 dodatkowych pakietów rozszerzających. Aby rozpocząć w pełni poprawną pracę z Subiektem Sprint po wprowadzeniu kodu licencji użytkownik musi dokonać rejestracji programu w firmie InsERT. Zostało to szczegółowo omówione w rozdziale następnym. Warto zwrócić uwagę, że szczegółowe informacje na temat stanu swojej licencji można skontrolować w programie Zarządzanie, w module Administracja, w opcji Licencje. Dostępne tu informacje to: Numer licencji programu (przy czym dla wersji próbnej jest możliwość wpisania numeru, co jest równoznaczne z faktem przejścia z wersji próbnej na pełną). Numer aktywacyjny widoczny dopiero po poprawnej rejestracji licencji w firmie InsERT (jest to numer odsyłany przez firmę InsERT po poprawnej rejestracji licencji lub aktywacji ulepszenia). Status licencji, który może przyjmować następujące wartości: Wersja próbna dla wersji próbnej. 13
INFORMACJE OGÓLNE Niezarejestrowana w sytuacji, gdy licencja nie jest zarejestrowana. Zarejestrowana gdy licencja jest już zarejestrowana. Liczba stanowisk, na których równocześnie program może działać (z wybraną bazą danych). Z tego miejsca systemu można rozpocząć proces rejestracji systemu. REJESTRACJA LICENCJI Aby rozpocząć w pełni poprawną pracę z Subiektem Sprint po wprowadzeniu kodu licencji użytkownik musi dokonać rejestracji programu w firmie InsERT. Odesłany zostanie wówczas specjalny kod aktywacyjny, który pozwoli na pracę programu w wersji zarejestrowanej. Użytkownicy rozpoczynający pracę z nowym podmiotem mogą dokonać rejestracji programu podczas wypełniania poszczególnych pól kreatora wdrożeniowego. Zalecana jest jak najszybsza rejestracja programu, gdyż system niezarejestrowany nie będzie pozwalał na komfortową pracę (szczególnie po upływie 30 dni od daty utworzenia bazy danych). Rejestracji można dokonać na dwa sposoby: metodą tradycyjną lub przez Internet. Rejestracja tradycyjna Aby dokonać tradycyjnej rejestracji, należy przesłać szczegółowo wypełnioną kartę rejestracyjną (informacje, które należy podać obowiązkowo są zaznaczone na karcie pogrubioną czcionką). Karty bez czytelnego i poprawnego NIP-u nie mogą zostać zarejestrowane. Dane te zostaną zarejestrowane przez InsERT, a użytkownik otrzyma kod aktywacyjny, który zostanie mu dostarczony drogą pocztową (ewentualnie pocztą elektroniczną). Następnie numer ten należy wprowadzić w programie Zarządzanie, w module Administracja, w opcji Licencje. Wybór tej opcji zapoczątkuje działanie kreatora, który pozwala przeprowadzić proces aktywacji. Na pierwszym wyświetlonym ekranie należy wówczas wybrać opcję Wpisanie numeru i przejść do drugiego ekranu za pomocą klawisza Dalej. Tam konieczne jest wprowadzenie otrzymanego z firmy InsERT numeru aktywacyjnego. Po poprawnym wpisaniu numeru aktywacyjnego i zaakceptowaniu tej informacji klawiszem Dalej program będzie już w pełni gotowy do pracy. 14
INFORMACJE OGÓLNE Rejestracja przez Internet Rejestracja przez Internet jest najprostszym i najszybszym sposobem rejestracji licencji i uzyskania numeru aktywacyjnego, który dodatkowo jest automatycznie wprowadzany do bazy danych, dzięki temu użytkownik nie musi go nigdzie przepisywać. Rejestracja taka jest procesem krótkotrwałym i do jej powodzenia jest wystarczające łącze o niskiej przepustowości (wystarczy połączenie przez modem zestawione dosłownie na chwilę). Aby rozpocząć proces rejestracji przez Internet, należy uruchomić program Zarządzanie i w module Administracja wybrać opcję Licencje a w wyświetlonym oknie wybrać hyperlink Aktywuj. W kolejnych oknach kreatora należy podawać wymagane dane oraz je potwierdzić. Kolejny krok to akceptacja danych związanych z danymi firmy, informacjami marketingowymi i przesyłaniem informacji e-mailem. Prosimy o uważne zapoznanie się z każdym z punktów. Na koniec należy ostatecznie potwierdzić chęć dokonania rejestracji przez Internet, a następnie nawiązać połączenie i umożliwić programowi stosowną wymianę danych. Po udanym procesie rejestracji przez Internet otrzymany numer aktywacyjny jest automatycznie wpisywany do bazy danych, co można zobaczyć w omawianym już miejscu programu Numer ten jest dostępny na tym ekranie do ewentualnego późniejszego wykorzystania. Rejestracja internetowa powoduje też przesłanie przez firmę InsERT potwierdzenia rejestracji (wraz z numerem aktywacyjnym) drogą pocztową. Abonament na ulepszenia Dzięki rocznemu Abonamentowi na ulepszenia użytkownik otrzyma pełną wersję uaktualnień do posiadanego programu, nie będzie więc konieczne dodatkowe ich zamawianie. Można mieć też pewność, że program zawsze będzie dostosowany do obowiązujących przepisów. Numer aktywacyjny Abonamentu na ulepszenia można nabyć u jednego z Autoryzowanych Partnerów Firmy InsERT oraz w sieci dystrybucji na terenie całego kraju (lista dystrybutorów dostępna jest na stronie internetowej www.insert.com.pl). 15
INFORMACJE OGÓLNE Numer ten jest związany z konkretnym numerem licencji klienta, tak więc do jego nabycia konieczna jest znajomość własnego numeru licencji. Z tego też względu warto przechowywać w dogodnym miejscu kartę kodu licencji, która znajduje się w pudełku z zakupionym programem. Na karcie tej jest naniesiony unikatowy numer licencji, który jest przypisany do konkretnego podmiotu gospodarczego (po procesie rejestracji w firmie InsERT). Numerem tym należy się posłużyć w celu zakupu ulepszeń i związanych z nim numerów aktywacyjnych. 16
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT 17
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT Subiekt Sprint Zarządzanie Współpraca z Subiektem GT Subiekt Sprint zajmuje się sprzedażą detaliczną i ten obszar obsługuje autonomicznie. Jednak do pełnej obsługi sklepu wymaga komunikacji z zewnętrznym systemem handlowym, czyli z Subiektem GT. Podstawowe ustawienia synchronizacji obejmują wskazanie serwera i podmiotu z systemem handlowym (Zarządzanie Synchronizacja System handlowy) oraz magazynu, który będzie odpowiednikiem sklepu w Subiekcie Sprint (Zarządzanie Administracja Sklep). Parametry te definiowane są również w kreatorze wdrożeniowym. Synchronizacja danych z systemem handlowym obejmuje następujące obszary: 1. dane słownikowe 2. kartoteki towarów 3. kartoteki kontrahentów 4. przyjęcia magazynowe 5. dokumenty sprzedaży. 19
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT Dane słownikowe Synchronizacja danych słownikowych obejmuje: dane o podmiocie, dane o sklepie (z magazynu), użytkowników, jednostki miary, stawki VAT oraz grupy i cechy towarów oraz kontrahentów. Dane te są pobierane z systemu handlowego. Dane podmiotu i sklepu można zmodyfikować w Subiekcie Sprint. Aktualizacja pozostałych danych (np. dodanie nowego użytkownika) jest realizowana w systemie handlowym oraz poprzez ponowną synchronizację. Kartoteki towarów Kartoteki towarowe są pobierane z Subiekta GT. Można pobrać wszystkie pozycje, pozycje z wybranych grup lub posiadające określone cechy. Aktualizacja danych (w tym dodanie nowej pozycji) jest realizowana tylko w Subiekcie GT, a następnie poprzez ponowną synchronizację znajdzie się w Subiekcie Sprint. Pobierane są wszystkie rodzaje kartotek, czyli towary, usługi, opakowania i komplety. Wraz z kartotekami można również pobrać stany magazynowe w systemie handlowym. Są one informacyjne i służą do porównania ze stanami magazynowymi w Subiekcie Sprint, które z kolei wynikają z przyjęć magazynowych (zwiększenie) i sprzedaży (zmniejszenie). Subiekt Sprint dopuszcza do powstania ujemnych stanów magazynowych. 20
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT Wraz z towarami konieczne jest określenie cennika głównego, czyli cen, według których będzie realizowana sprzedaż na stanowiskach sprzedaży. Do pobrania cennika głównego konieczne jest określenie poziomu cen sprzedaży w parametrach synchronizacji (Zarządzanie Synchronizacja Parametry). Choć w większości przypadków w sklepie będzie obowiązywał tylko jeden cennik główny, możliwe jest pobranie wielu cen sprzedaży. W tym celu należy zmienić cenę do cennika głównego w parametrach synchronizacji i ponownie pobrać cennik. W danym momencie na stanowiskach sprzedaży może obowiązywać tylko jeden cennik (ustalony w programie Zarządzanie Administracja System). Aktualizacja cen jest realizowana tylko w Subiekcie GT (tzn. w nim można dokonać odpowiednich zmian, a następnie przeprowadzić ponowną synchronizację). Ze względu na wymagania stanowiska sprzedaży należy ustalić, aby wszystkie towary posiadały ceny sprzedaży różne od zera. Kartoteki kontrahentów Z Subiekta GT są również pobierane kartoteki kontrahentów. Można pobrać wszystkie pozycje, pozycje z wybranych grup lub posiadające określone cechy. Aktualizacja danych jest realizowana tylko w Subiekcie GT. Dodanie nowego kontrahenta jest możliwe zarówno od strony systemu handlowego, jak i z poziomu stanowiska sprzedaży (np. w sytuacji gdy nowy klient zażąda faktury VAT). Subiekt Sprint wspiera obsługę nieimiennych kart rabatowych. Do realizacji tej funkcjonalności wykorzystano grupy kontrahentów oraz promocje grupowe. Podczas synchronizacji kartoteki kontrahentów tworzeni są tzw. kontrahenci grupowi (odpowiadający grupom w Subiekcie GT). Cenniki promocyjne dla klientów grupowych tworzone są z promocji zapisanych w Subiekcie GT i oznaczonych parametrem Promocja dla modułu szybkiej sprzedaży. Promocje takie definiowane są dla wybranych grup kontrahentów oraz określonych cen sprzedaży. Aby pobrać cenniki promocyjne z systemu handlowego, należy w parametrach synchronizacji zaznaczyć opcję Pobierz cenniki promocyjne i dokonać synchronizacji. Przyjęcia magazynowe Przyjęcia magazynowe w Subiekcie Sprint służą do wprowadzania dostaw oraz zwiększania stanów magazynowych. Zakupy fakturowe realizowane są tylko w Subiekcie GT. Przyjęcia natomiast mogą być wprowadzane zarówno w Subiekcie Sprint, jak i w Subiekcie GT. Synchronizacja jest realizowana w obie strony (Zarządzanie Synchronizacja Przyjęcia magazynowe). Takie założenie umożliwia jednoczesną obsługę wielu różnorodnych scenariuszy, jak np. wprowadzenie faktury 21
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT zakupu w centrali (dokument PZ jest pobierany do Subiekta Sprint) czy też przyjęcie dostawy, która przyjeżdża bezpośrednio do sklepu (dokument PZ wprowadzony w Subiekcie Sprint i zsynchronizowany do Subiekta GT). Druga ważna cecha przyjęć magazynowych to ich stan, który może być niezatwierdzony lub zatwierdzony. Przyjęcie niezatwierdzone można dowolnie modyfikować, nie wpływa ono na stany na stanowiskach sprzedaży. Można również określić, czy ilość rzeczywiście przyjęta jest zgodna z ilością na dokumencie. Zatwierdzenie przyjęcia blokuje jego edycję, wpływa na stany magazynowe oraz umożliwia synchronizację dokumentu. Jeżeli wystąpiły różnice pomiędzy ilością rzeczywiście przyjętą a ilością na dokumencie podczas synchronizacji tworzony jest odpowiedni dokument zwracający towary (nie należy mylić go ze zwrotami detalicznymi). Szczegółowa wymiana dokumentów pomiędzy systemami wygląda następująco: Subiekt GT Subiekt Sprint 1. Przyjęcie zewnętrzne (PZ) PZ do zatwierdzenia, a w przypadku różnic zwrotny ZPZ 2. Przyjęcie zewnętrzne z VAT (PZv) PZv do zatwierdzenia, a w przypadku różnic zwrotny ZPZ 3. Przyjęcie zewnętrzne automatyczne (PZa) 4. Przesunięcie międzymagazynowe przychodzące (MMp) Subiekt Sprint PZa zatwierdzone MMp do zatwierdzenia, a w przypadku różnic zwrotna MMw Subiekt GT 1. Przyjęcie od dostawcy (PZ) PZ, a w przypadku różnic zwrotny ZPZ 2. Wydanie do dostawcy (WZ) WZ 3. Przesunięcie międzymagazynowe wychodzące (MMw) MMw 4. Inwentaryzacja PW i RW Wykorzystanie dokumentów ZPZ w Subiekcie GT wymaga aktywnego niebieskiego PLUSA dla InsERT GT. Dokumenty PW wprowadzane od strony systemu handlowego nie są synchronizowane (tym zajmuje się sklep podczas wykonywania inwentaryzacji). 22
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT Dokumenty sprzedaży Stanowiska sprzedaży Subiekta Sprint umożliwiają wystawianie paragonów detalicznych i faktur VAT. Dokumenty te następnie należy wyeksportować do Subiekta GT za pomocą opcji Synchronizacja w programie Zarządzanie. Sprzedaż może zostać wysłana przez użytkownika (uruchomienie zadania synchronizacyjnego) lub zostać wysyłana automatycznie (uruchomienie przez system zadania cyklicznego). Faktury VAT są zawsze zapisywane pojedynczo. Paragony detaliczne mogą być wysyłane pojedynczo lub zapisywane w Subiekcie GT jako dokumenty zbiorcze (Synchronizacja Parametry). Grupowanie dokumentów jest realizowane według daty, kontrahentów grupowych oraz kontrahentów detalicznych. Paragony, które zostały wystawione na kontrahentów indywidualnych, nie podlegają grupowaniu i są zawsze zapisywane w systemie pojedynczo jako paragony imienne. Korygowanie sprzedaży, czyli wystawienie zwrotu detalicznego lub korekty do faktury VAT, odbywa się w Subiekcie GT. Oczywiście aby wystawić korektę do faktury sprzedaży, należy ją wcześniej wyeksportować (pod warunkiem, że nie wystawiono wcześniej korekty do nieistniejącego dokumentu). Informacje o wystawionych zwrotach i korektach sprzedaży można pobrać zwrotnie do Subiekta Sprint (Synchronizacja Zadania Importuj zwroty i korekty). 23
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT Dokumenty wystawiane w Subiekcie Sprint (zarówno sprzedaży, jak i przyjęć) mają nadawane numery wg własnej numeracji. Aby uniknąć powielania numerów podczas synchronizacji z systemem handlowym, wykorzystywane jest własne rozszerzenie numeru. Jest ono definiowanie w kreatorze wdrożeniowym oraz w programie Zarządzanie w opcji: Administracja Numeracja. Subiekt Sprint Sprzedaż Ta część programu została tak zaprojektowana, aby łatwo można było wykonać wszystkie zadania, korzystając zarówno z klawiatury, jak i myszki. Dlatego interfejs został tak skonstruowany, aby oprócz nazwy funkcji wyświetlane były również skróty klawiszowe. Interfejs jest podzielony na dwie części: informacyjną (prawa strona ekranu) oraz roboczą. Część informacyjna podzielona jest na sekcje, które określają, jak wygląda część robocza. W przypadku sprzedaży część informacyjna podzielona jest na cztery sekcje: [F5] Dokument wybranie tej sekcji pozwala w części roboczej wybrać rodzaj dokumentu; [F6] Klient gdy zostanie aktywowana sekcja klient, kasjer w części roboczej może wprowadzić nowego klienta lub wybrać go z listy; 24
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT [F7] Pozycje najczęściej używana sekcja, która w części roboczej pozwala wyszukać towar, zmienić ilość, rabat, cenę i wprowadzić towar na pozycję; [F8] Płatność wybór tej sekcji pozwala kasjerowi w części roboczej wybrać rodzaj płatności i podsumować dokument. W części informacyjnej pojawiają się te dane, które kasjer wprowadził w części roboczej. Podstawowe scenariusze sprzedaży Po zalogowaniu program Sprzedaż natychmiast otwiera się na uprzednio skonfigurowanym miejscu w aplikacji Zarządzanie, natomiast domyślnie program otwiera się na wprowadzaniu towarów na pozycji dokumentu. Zalogowany kasjer może wykonywać wszystkie zadania, do których otrzymał odpowiednie uprawnienia. Jeśli kasjer nie ma odpowiedniego uprawnienia, wówczas system zatrzyma się i poprosi o podniesienie uprawnień do danego zadania przez dologowanie innego użytkownika. [F5] Dokument Dokumentem standardowo wystawianym w aplikacji Sprzedaż jest paragon, jednak użytkownik na każdym etapie pracy może zmienić decyzję i wystawić fakturę. Wystarczy kliknąć na sekcję Dokument albo wcisnąć skrót klawiszowy. 25
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT [F3] Rabat na wszystkie dodawane pozycje Można też zdecydować, że na wszystkie wprowadzane pozycje będzie nadawany rabat. Ustalony na dokumencie rabat nie ma wpływu na pozycje już dodane. [F6] Klient Klienta, którego dane już zostały wprowadzone, można wyszukać za pomocą listy według różnych sposobów wyszukiwania: (InsTYNKT, wyszukiwanie po nazwie). Możliwe jest też wyszukanie klienta za pomocą czytnika Wyszukiwanie istniejącego klienta za pomocą listy. [F3] Dodawanie klienta Gdy pojawi się nowy klient, który zażąda faktury, dzięki tej operacji można wprowadzić jego dane niezbędne do wydruku dokumentu. Dane nowego klienta zostaną wysłane do Subiekta GT przy najbliższej synchronizacji kartoteki kontrahentów lub eksportu sprzedaży. [F7] Pozycje Dodawanie pozycji do dokumentu jest najczęściej wykonywaną przez kasjera operacją, dlatego sposób jej wykonania musi być możliwie najprostszy. Przede wszystkim kluczowe jest tutaj wyszukiwanie towaru bądź to za pomocą czytnika kodów kreskowych lub za pomocą klawiatury na podstawie nazwy, symbolu lub dowolnych danych (InsTYNKT) związanych z towarem. Jeżeli do sprzedaży jest wykorzystywany czytnik kodów kreskowych, to dodawanie nowych pozycji jest wyjątkowo proste i szybkie. Jeśli program odnajdzie towar w systemie, to pojawi się odpowiedni sygnał i pozycja zostanie dodana do dokumentu. Jeśli skaner nie może przeczytać kodu kreskowego, kasjer może za pomocą klawiatury wpisać ten numer i wyszukać towar, który został do niego przyporządkowany. Warto zwrócić uwagę, że czytniki kodów kreskowych są wyłącznie klawiaturowe, to oznacza, że warto ustawić w takim czytniku prefiks, aby system mógł wyszukiwać towar niezależnie od miejsca i sposobu jego wyszukiwania na liście. Aby taki prefiks był rozpoznawalny, należy ustawić go również w Parametrach czytników stanowiska w programie Zarządzenie. W przypadku kiedy kasjer chce wyszukać towar inaczej niż po kodzie kreskowym, może wybrać sposób wyszukiwania, wciskając klawisz [Ctrl], a następnie wpisać tekst do wyszukania towaru. 26
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT Przy wprowadzeniu pierwszej pozycji zostaje otwarty dokument, a następnie zostaje ona zapisana do bazy danych oraz, w przypadku fiskalizacji online, natychmiastowo wydruk na drukarce fiskalnej. [F3] Zmiana ilości towaru Jeśli kasjer chce wprowadzić towar z inną ilością niż domyślna, która wynosi 1, to powinien przejść do zakładki Ilość i wpisać tu odpowiednią wartość. Dodatkowo w przypadku gdy do stanowiska podłączona jest waga elektroniczna, można odczytać masę za pomocą klawisza Odczytaj masę [Spacja] lub wysłać ją bezpośrednio z wagi. [F2] Wprowadzenie rabatu na pozycję Kasjer może udzielić rabatu na pozycję pod warunkiem, że ma odpowiednie uprawnienie. Wysokość rabatu nie może być większa niż wartość, która została określona przez użytkownika w module Administracja, w programie Zarządzanie. Wpisanie większego rabatu i próba wprowadzenia towaru na pozycję spowoduje wyświetlenie ekranu, na którym musi zostać zalogowany użytkownik z odpowiednimi prawami do udzielenia takiego rabatu. [F9] Cena na pozycję Zmiana ceny jest możliwa, gdy kasjer posiada odpowiednie uprawnienie i tylko w zakresie takim, w jakim może udzielić rabatu procentowego. W przypadku już nadanego rabatu kasjer nie może zmienić ceny. [F11] Opis pozycji Do pozycji może być dodatkowo wprowadzona informacja, która jest związana z daną sprzedażą i wybranym towarem. [F12] Detale towaru Jest to zbiorcza informacja dotycząca wybranego towaru. Może być wykorzystywana do celów identyfikacji towaru (odpowiednio duże zdjęcie) w celu uniknięcia podmiany asortymentu. [F8] Płatność Zestawy płatności mogą być dowolnie zdefiniowane w programie Zarządzanie. W danych domyślnych zostały przygotowane podstawowe trzy zestawy płatności, 27
APLIKACJE SYSTEMU SUBIEKT SPRINT które pojawiają się w programie Sprzedaż oraz kilka dodatkowych, które nie są aktywne. Można jednak łatwo sprawić, by stały się widoczne za pomocą programu Zarządzanie. Domyślne trzy zestawy płatności składają się z następujący form: [F4] Złoty z gotówki w walucie PLN oraz karty, która jest automatycznie dopełniania, jeśli gotówka jest mniejsza niż kwota do zapłaty. [F3] Karta z pojedynczej formy płatności typu karta, która nie może przekroczyć ani kwoty do zapłaty, ani być mniejsza. [F2] Euro z pojedynczej formy płatności gotówki w walucie EURO; wydawana reszta w tym zestawie może być zarówno w EURO, jak i w PLN (waluta systemowa). Po zakończeniu wypełniania płatności (zapłacono musi być większe niż kwota do zapłaty) można przejść dalej, naciskając klawisz Zapłać [Enter]. W takiej sytuacji dokument fiskalny zostaje zamknięty i otwiera się szuflada. 28