TWORZENIE WŁASNEJ BAZY POKOI 1. TWORZENIE WYPOSAŻENIA POKOI Do każdego pokoju można dodać domyślne wyposażenie pokoi lub stworzyć własną bazę. W tym celu należy w Wykazie Pokoi kliknąć widok Wyposażenie pokoi, a następnie Dodaj nowy przedmiot. 2. TWORZENIE GRUP POKOI Grupa pokoi zrzesza pokoje o tych samych parametrach (np. liczbie osób, cenie, wyposażeniu) w celu łatwiejszego ich zarządzania. Jest to opcja przeznaczona do większych obiektów, w których wiele pokoi posiada określony standard (jak simple, double, twin itp.) oraz przy synchronizacji z systemami i portalami rezerwacji on-line (tj. Booking.com, eholiday itp.) oraz z channel manager ami (np. YieldPlanet, BookApart itp.). Dodatkowo jeśli w przyszłości obiekt noclegowy chce zarządzać dynamicznie cenami (zmieniać je w zależności od okresu lub dni) również zaleca się stworzenie grup pokoi. Uwaga! Jeśli w obiekcie każdy pokój jest inny, a chcą Państwo zarządzać dynamicznie cenami lub zsynchronizować swój program z portalami rezerwacji on-line, należy stworzyć jedną grupę dla każdego pokoju (taka sama nazwa grupy, co pokoju). Aby stworzyć grupę pokoi należy postępować zgodnie z poniższą instrukcją. 1. Wchodzimy w Wykaz Pokoi, a następnie w pasku Widok zaznaczamy opcję Grupy pokoi. 2. Klikamy na Dodaj nową grupę '. 3. Uzupełniamy nazwę grupy, np. Pokój 2-osobowy, Simple, Pokój z łazienką. 4. Wybieramy typ grupy pokoi (pokój, apartament). 5. Uzupełniamy liczbę łóżek pojedynczych, małżeńskich (traktowanych jako 2 osoby) oraz dostawek. 1
oraz zaznaczamy czy będzie ona stała czy zmienna. Komentarz. Jeśli opcja Stała liczba łóżek w grupie będzie zaznaczona, przy tworzeniu nowego pojedynczego pokoju nie będzie możliwości zmiany liczby łóżek. Jest to przypadek grupy Pokój 2-osobowy, w którym liczba łóżek jest stała. Jednak w Pokój z łazienką opcja ta powinna być odznaczona, ponieważ grupa ta może dotyczyć pokoi z wieloma łóżkami. 6. Uzupełniamy opis grupy. Komentarz. Opis należy pominąć w przypadku, gdy każdy pokój ma inną lokalizację i różne cechy. Opis można uzupełnić bezpośrednio przy tworzeniu pojedynczego pokoju. 7. Uzupełniamy ceny. Komentarz. Jeśli obiekt korzysta z nowego systemu rezerwacji on-line, Booking.com, eholiday lub channel manager a zaawansowane pakiety cenowe ustawiane są w module Plany Cenowe. Ponadto jeśli hotel zarządza dynamicznie cenami, tzn. dla każdego okresu lub dnia jest inna cena, również powinien zarządzać cenami w Planach Cenowych. W innych przypadkach można ustawić ceny w grupach pokoi, które będą widoczne w dwóch zakładkach w oknie rezerwacji. Widok w oknie rezerwacji Cena ustalana w Grupie pokoi Cena ustalana w Grupie pokoi Cena ustalana w Planach Cenowych Uzupełnienie ceny jest obowiązkowe w przypadku, gdy nie korzysta się z modułu Planów Cenowych, ponieważ moduł rezerwacji będzie bazował na tych cenach. STAŁA CENA POKOJU nie zależy od liczby osób go wynajmujących W białym polu należy podać cenę za cały pokój. STAŁA CENA ZA OSOBĘ zależy od liczby osób go wynajmujących Należy uzupełnić Minimalną cenę za pokój, a następnie dla poszczególnych grup wiekowych. Jeśli nie przewidujemy wynajęcia pokoju dla mniejszej liczby osób niż zaplanowano należy pominąć pole minimalnej ceny i uzupełnić tylko dla grup wiekowych. Komentarz. Minimalna cena za pokój sumuje się z cenami dla poszczególnych grup wiekowych. Jest to opcja, która umożliwia wynajęcie pokoju dla mniejszej ilości osób niż przewidziano, jednak za większą kwotę. 2
Przykład. Pokój 2-osobowy Minimalna cena za pokój = 30 zł Cena za osobę dorosłą = 30 zł Przy wynajęciu pokoju dla 1 osoby, cena: 30+30=60 zł Przy wynajęciu pokoju dla 2 osób, cena: 30+30+30=90 zł 8. W zakładce Wyposażenie możemy: - Zaznaczyć wyposażenie grupy pokoi. Wyposażenie można również modyfikować i dodawać bezpośrednio przy tworzeniu pojedynczego pokoju. Komentarz. Wyposażenie pokoi możemy tworzyć w tym samym module, klikając w menu na Wyposażenie pokoi i dodając nowe przedmioty. - Ustalić ceny sezonowe. Należy kliknąć na Dodaj wybrać okres obowiązywania taryfy, dni tygodnia oraz ceny. 9. W zakładce Zaawansowane można przydzielić danej grupie status Apartamentów, nie uwzględniać grupy na kalendarzu i przy rezerwacjach on-line, czy też w statystykach. Można również ustawić minimalną liczbę osób w pokoju, co będzie miało wpływ na przydzielanie osób w oknie rezerwacji. 10. Po zapisaniu grupy i powtórnym jej otwarciu pojawi się zakładka Tłumaczenie. W zakładce można uzupełnić nazwę i opis grupy, który pojawi się w systemie rezerwacji on-line firmy KajWare dostępnym do wersji Pro. Należy uzupełnić symbol języka tłumaczenia, który następnie pojawi się do wyboru w systemie rezerwacji on-line. Komentarz. W systemie rezerwacji pojawi się lista z wpisanymi językami lub symbolami, które użytkownik sam nada, zarówno oryginalnymi symbolami poszczególnych języków, jak i własnymi symbolami. 3
3. TWORZENIE NOWEGO, POJEDYNCZEGO POKOJU Aby dodać pokój należy: 1. Kliknąć na Wykaz pokoi i zaznaczyć Wszystkie pokoje. 2. Wybrać Dodaj nowy pokój. 3. Uzupełnić Symbol pokoju wpisując jego numer. Komentarz. Pokoje sortowane są według kolejnych znaków swoich symboli, dlatego program automatycznie postawi pokój 11 przed pokojem 2. Aby pokoje były posortowane w odpowiedniej kolejności należy: - przed numerem pokojów jednocyfrowych dodać 0 lub spację w przypadku, gdy liczba pokoi nie przekracza 99 (np. 02 i 11), - przed numerem pokojów jednocyfrowych dodać 00 lub dwie spacje, a przed numerami pokojów dwucyfrowych dodać 0 lub spację w przypadku, gdy liczba pokoi przekracza 100 (np. 002 i 011). 4. Uzupełnić Piętro oraz ID budynku (pola nie są obowiązkowe). 5. Uzupełnić ID zamka w przypadku współpracy oprogramowania z zamkami hotelowymi. 6. Wybrać wcześniej stworzoną grupę pokoi lub ręcznie uzupełnić resztę danych. Komentarz. Nawet jeśli ktoś stworzył jedną grupę odpowiadającą jednemu pokojowi, należy stworzyć ten pokój i przydzielić go do grupy. 7. Uzupełnić liczbę łóżek pojedynczych, małżeńskich (traktowanych jako 2 osoby) oraz dostawek. 8. Uzupełnić opis pokoju, który umożliwia umieszczenia dodatkowych informacji. 9. Uzupełnić ceny. STAŁA CENA POKOJU nie zależy od liczby osób go wynajmujących W białym polu należy podać cenę za cały pokój. STAŁA CENA ZA OSOBĘ zależy od liczby osób go wynajmujących Należy uzupełnić Minimalną cenę za pokój, a następnie dla poszczególnych grup wiekowych. Jeśli nie przewidujemy wynajęcia pokoju dla mniejszej liczby osób niż zaplanowano należy pominąć pole minimalnej ceny i uzupełnić tylko dla grup wiekowych. 4
Komentarz. Minimalna cena za pokój sumuje się z cenami dla poszczególnych grup wiekowych. Jest to opcja, która umożliwia wynajęcie pokoju dla mniejszej ilości osób niż przewidziano, jednak za większą kwotę. Przykład. Pokój 2-osobowy Minimalna cena za pokój = 30 zł Cena za osobę dorosłą = 30 zł Przy wynajęciu pokoju dla 1 osoby, cena: 30+30=60 zł Przy wynajęciu pokoju dla 2 osób, cena: 30+30+30=90 zł 10. W zakładce Wyposażenie możemy: - Zaznaczyć wyposażenie pokoju pojedynczego. Komentarz. Wyposażenie pokoi możemy tworzyć w tym samym module, klikając w menu na Wyposażenie pokoi i dodając nowe przedmioty. - Ustalić ceny sezonowe. Należy kliknąć na Dodaj wybrać okres obowiązywania taryfy, dni tygodnia oraz ceny. 11. W zakładce Zaawansowane można przydzielić danemu pokojowy status Apartament, nie uwzględniać pokoju na kalendarzu i przy rezerwacjach on-line, czy też w statystykach. Można również wyłączyć pokój na Grafiku Rezerwacji ustawiając status Remont pokoju, a także ustawić początkowy status czystości. Ponadto pola opisów dodatkowych są wykorzystywane na różnego rodzaju dokumentach. 5