Starostwo Powiatowe W Wejherowie P R O T O K Ó Ł Z kontroli przeprowadzonej w Komendzie Powiatowej Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie. Kontrol w dniach 13-17.02.2006 r. na podstawie upowanienia Starosty Nr OR 0114/02/2006 przeprowadziła Justyna Augustynowicz-Simenak Podinspektor Wydziału Finansowego Starostwa Powiatowego w Wejherowie. Zakres kontroli Kontrola została zaplanowana w harmonogramie kontroli wewntrznej na rok 2006. Zakresem obejmuje wprowadzenie i przestrzeganie przez jednostk procedur kontroli wewntrznej dotyczcych przeprowadzania wstpnej oceny celowoci zaciganych zobowiza i dokonywanych wydatków ze rodków budetowych, gromadzenia i zwrotu rodków oraz gospodarowania mieniem jednostki w myl art. 46 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 155 poz. 1014 ze zm. ) Wyjanie w trakcie kontroli udzielali - pani Irena Schwann Główny ksigowy jednostki Informacje ogólne dotyczce jednostki Funkcj głównego ksigowego jednostki pełni Pani Irena Schwann. Główny ksigowy posiada kwalifikacje niezbdne na tym stanowisku okrelone w art.45 ust 2 w/w ustawy. Funkcj Komendanta Powiatowego Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie pełni Pan Andrzej Papke. Siedziba jednostki znajduje si w Wejherowie przy ul. 3 Maja 2. Terenem działania Komendy Powiatowej jest obszar Powiatu Wejherowskiego.
Komenda realizuje zadania, które zostały okrelone w 3 Regulaminu organizacyjnego Komendy Powiatowej Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie zatwierdzonym przez Pomorskiego Komendanta Wojewódzkiego Pastwowej Stray Poarnej w Gdasku w dniu 23.08.2004 r. W skład Komendy Powiatowej wchodz nastpujce jednostki ratowniczo - ganicze: 1) Jednostka Ratowniczo-Ganicza Nr 1 z siedzib w Wejherowie przy ul. Tartacznej 5, 2) Jednostka Ratowniczo-Ganicza Nr 2 z siedzib w Rumi przy ul. Plac Kaszubski 1. Majtek Komendy Powiatowej stanowi własno Skarbu Pastwa i moe by przekazywany lub zbywany na zasadach okrelonych w odrbnych przepisach. W Komendzie utworzono 101 stanowisk pracy w tym 23 w systemie codziennym i 78 w systemie zmianowym. Ustalenia szczegółowe Badaniem objto nastpujce regulaminy i instrukcje wewntrzne: 1. Instrukcja obiegu dokumentów W rozdziale III instrukcji ustalono, e dokumenty zwizane z zobowizaniami majtkowymi i finansowymi Komendy, delegacje słubowe, umowy cywilno prawne podpisuje i aprobuje Komendant Powiatowy. Bezporednio komendantowi podlega Wydział finansów. 2. Instrukcja kontroli wewntrznej Zarzdzeniem Nr 5 Komendanta Powiatowej Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie z dnia 5 maja 2005 r. wprowadzono Instrukcj kontroli wewntrznej. Ustalono, e osob odpowiedzialn za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu wewntrznej kontroli finansowej jest komendant Powiatowy PSP. Ponadto stwierdzono, e czynnoci kontrolne w zakresie swoich uprawnie wykonuj poszczególni pracownicy jeeli wynika to z ich obowizków ujtych w zakresach czynnoci.
Kontrola wewntrzna w jednostce jest sprawowana jako kontrola wstpna, bieca i nastpna. Za przeprowadzanie kontroli wewntrznej dokumentów finansowo-ksigowych w Komendzie Powiatowej PSP w Wejherowie odpowiadaj: - Główny ksigowy Irena Schwann wykonuje pełn kontrol dokumentów i dowodów finansowych, kontrol formalno rachunkow. - Z-ca komendanta Piotr ciebura wykonuje kontrol wstpn, merytoryczn, legalnoci, celowoci i gospodarnoci w zakresie projektów umów, faktur zakupu usług, materiałów i wyposaenia, opłat, materiałów dotyczcych łcznoci, transportu, uzbrojenia, techniki specjalnej. - Kierownik Wydziału kwatermistrzowsko- technicznego Jan Domski sprawdza projekty umów oraz wydatki na zakup materiałów i wyposaenia, wydatki na równowaniki mundurowe, mieszkaniowe, remontowe, pomoce mieszkaniowe, zakup energii, usług remontowych, pralniczych, komunalnych podatku od nieruchomoci, usługi telekomunikacyjnych, przegldy oraz rejestracj samochodów, opłaty na rzecz budetu pastwa, i zakup materiałów zwizanych z wydziałem kwatermistrzowsko technicznym. - Stanowisko ds. kadrowych pani Lucyna Parchem wykonuje kontrol wstpn i merytoryczn dokumentów finansowo-ksigowych w zakresie wynagrodze pracowników cywilnych, uposae funkcjonariuszy, wiadcze pieninych wypłacanych przez rok funkcjonariuszom zwolnionym ze słuby, zasiłków na zagospodarowanie, jednorazowych odszkodowa z tytułu uszczerbku na zdrowiu, dopłat do wypoczynku, bada profilaktycznych funkcjonariuszy, opłat za studia i szkolenia, podróy słubowych oraz wydatków z tytułu zwrotu za przejazd raz w roku na koszt MSW i A dla funkcjonariuszy i ich rodzin. - Stanowisko ds. organizacyjnych pani Anita Papke wykonuje kontrol wstpn i merytoryczn, legalnoci, celowoci i gospodarnoci wydatków w zakresie zakupu materiałów biurowych. 3. Przyjte zasady rachunkowoci Decyzj Nr 10/05 z dnia 9 czerwca 2005 r. Komendanta Powiatowej Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie wprowadzono przyjte zasady rachunkowoci w których okrela rok obrotowy i okresy sprawozdawcze, przyjto zakładowy plan kont wraz z zasadami ewidencji zdarze gospodarczych na kontach ksigi głównej i zasady prowadzenia ksig pomocniczych i ich powizania z kontami ksigi głównej. Kierownik powierzył głównemu ksigowemu w formie pisemnej i za jego zgod uprawnienia i obowizki dotyczce prowadzenia rachunkowoci.
Uprawnienia i obowizki w zakresie inwentaryzacji aktywów i pasywów oraz biecego rozliczenia jej skutków rzeczowych i finansowych Komendant przeniósł na przewodniczcego Komisji Inwentaryzacyjnej w porozumieniu i za jego zgod. Ustalono metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego. W załczniku Nr 3 opisano system ochrony danych i ich zbiorów. 4. Instrukcj obiegu i kontroli dokumentów finansowo ksigowych Zarzdzeniem Nr 10/03 z dnia 05.05.2003 wprowadzono instrukcj obiegu i kontroli dokumentów finansowo ksigowych w Komendzie Powiatowej Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie. Ustalono obieg dokumentów, termin rozliczania zaliczek jednorazowych, postpowanie w przypadku nie rozliczenia. Sposób delegowania pracowników i rozliczania kosztów podróy słubowych. Ustalono, e w przypadku zakupu usług lub towarów o wartoci wyszej ni 3000 EURO zakup naley poprzedzi postpowaniem o udzielenie zamówienia publicznego. Ustalono obieg dokumentów zwizanych z wynagrodzeniem pracowników oraz sporzdzania dodatkowych list do wypłat nalenych ekwiwalentów. W rozdz. VIII opisano obieg dokumentów zwizanych z postpowaniem w przypadku powstania szkód materialnych. W IX gospodarka umundurowaniem i odzie specjaln i robocz. Opisano szczegółowo sposób postpowania przed zakupem, sposób magazynowania, ewidencjonowania na kartach mundurowych, kartach odziey specjalnej i wyekwipowania prowadzonych w Dziale Kwatermistrzowsko Technicznym. Okrelono, e odzie ochronna i robocza podlega inwentaryzacji. Ewidencji ilociowowartociowej podlegaj przedmioty stanowice wyposaenie sal sypialnych, odzie dyurna, pasy bojowe, hełmy straackie i torby z wyposaeniem specjalnym straaka. Z chwil wydania przedmioty s ewidencjonowane pozaksigowo. Wydanie z magazynu odbywa si na podstawie wypełnionego druku zaopatrzenie. Ustalono e druk magazyn wyda wystawia si w trzech egzemplarzach. Wydział kwatermistrzowski na dowodzie Magazyn wyda dokonuje adnotacji o wpisaniu przedmiotów do ksigi inwentarzowej lub kart magazynowych. Opisano sposób postpowania i rodzaje dokumentów oraz przez kogo maj by wystawiane i przechowywane w przypadku likwidacji. Ustalono, e ksigi inwentarzowe maj by prowadzone dla rodków trwałych i pozostałych rodków trwałych w Wydziale Kwatermistrzowsko Technicznym oraz ze minimum dwa razy do roku dokonuje si uzgodnienia ksig inwentarzowych z ksigowoci. Okrelono sposób rozliczania sprztu gdy pracownik zostaje przeniesiony. Okrelono kto i w jaki sposób prowadzi ewidencj znaczków pocztowych oraz biletów na przejazdy miejskimi rodkami transportu, artykułów pimienniczych.
5. Instrukcj kasow i Gospodarki Kasowej Zarzdzeniem Nr 11/05 Komendanta Powiatowego Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie z dnia 03.06.2005 r. wprowadzono Instrukcj kasow i Gospodarki Kasowej. 6. Zarzdzeniem Nr 12/ 05 Komenda Powiatowa Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie z dnia 10.06.2005 r. ustalono które osoby s upowanione do sprawdzania dowodów rachunkowych pod wzgldem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz odpowiedzialnych materialnie za powierzone mienie. Osoby zostały wymienione imienne. Ewidencja ksigowa w roku 2005 była prowadzona rcznie. System finansowoksigowy FK był uywany do przekazywania sprawozda do Starostwa. Od roku 2006 ewidencja ksigowa jest prowadzona w programie Symfonia. Realizacja procedur Na rok 2006 jednostka zaplanowała wydatki w wysokoci 5 005 000 zł. 5% od tej kwoty to 250 250 zł. Sprawdzeniem przestrzegania procedur objto wydatki poniesione w 2006 r. na łczna kwot 504 215,19 zł, co stanowi 10,07 % wydatków zaplanowanych na 2006 r. Pod wzgldem przestrzegania wprowadzonych procedur sprawdzono nastpujce wydatki: Wydatki na wynagrodzenia: - Lista płac Nr 1 /2006 uposaenie funkcjonariuszy na łczn kwot - Lista płac Nr 2 /2006 uposaenie funkcjonariuszy na łczna kwot Razem: 228 987,74 zł 230 363,04 zł 459 350,78 zł Stwierdzono, e listy płac zostały sprawdzone pod wzgldem merytorycznym i formalno rachunkowym przez osoby upowanione, wymienione w zarzdzeniu Komendanta oraz zatwierdzone do wypłaty przez Głównego ksigowego i Komendanta. Ponadto sprawdzono poniej wymienione faktury dotyczce zwizanych z wynagrodzeniami na kwot 44 864,41 zł. wydatków nie
Numer faktury Tre Kwota 421 0 fa 000025/01/06 buty specjalne 299,60 fa FAS/25/2006 ubranie koszarowe 309,23 fa10/04/2006/fv hełm straacki 452,34 fa63/2006 atrament do drukarki 70,00 fapfa0000812/2006 prenumerata 1 525,00 fa 00658/6W koperty 78,37 fa00674 papier 28,13 fa 0460301957 zakup oleju napdowego i benzyny 476,25 fa 20060056203 telefon 1,22 fa 230/2006 zakup tuszu do drukarki 295,00 fa FAS/49/2006 ubranie koszarowe 914,85 fa0401/fm/06 materiały do remontu pomieszcze we własnym zakresie 1 326,02 fa 432/2006 rkawice 95,16 fa1157/2006 łopata do niegu fa 0531/2006 rodki czystoci 798,54 fa 34/2006 materiały do remontu pomieszcze we własnym zakresie 742,70 fa 01230/GW druki 24,28 fa/00002124/2006 aktualizacja Lex 1 195,60 fa 208/W/02/2006 toner 388,00 razem zakup materiałów i wyposaenia 9 020,29 427 0 fa 40 przegld i naprawa myjki 259,86 fa 1/PV/2006 usługa lakiernicza 300,00 fa F/1/06/000229 przegld sprarki 1 200,48 fa 00600048 naprawa samochodu 347,00 fa 149/01/2006 konserwacja sieci telefonicznej 676,30 fa 73/06 konserwacja sprztu 800,00 komputerowego fa 125/06/USG naprawa i legalizacja tachografu 581,16 naprawa prdkociomierza i licznika 581,16 przejechanych km razem konserwacje remonty 4 745,96 428 0 fa 1-DKA-0007 badanie w Poradni Psychologicznej 185,00 r 0013/06 badanie profilaktyczne pracowników 676,00 razem zakup usług medycznych 861,00 426 0 fa 139/2/00009 energia cieplna 383,34 fa 340/2/00019 energia cieplna 531,41 fa 139/1/01445 energia cieplna 3 221,68 fa 340/1/02109 energia cieplna 3 343,65 fa7330003552 dostawa gazu 8 816,27 fa60000472 energia elektryczna 3 378,55 fa20000991 energia elektryczna 2 547,82 fa 06/02134 wywóz nieczystoci 724,02 fa 3020040606 dostawa gazu 128,46 fa 003408/2006 dostawa wody 217,47 fa 139/2/00115 energia cieplna 383,34 fa340/2/00128 energia cieplna 435,58 fawo/0947/06 wywóz nieczystoci stałych 88,28
426 0 zakup energii 24 199,87 430 0 fa 503502980106 usługi telekomunikacyjne 106,63 fa18137/2006/01 usługa radia i telewizji 53,50 fa18026/2005/12 najem sprztu 10,00 fa5017463077/22 abonament Netia 28,06 fa 06105027 opłata za dozór 1 349,00 fa 5/2006 usługi kominiarskie 610,00 fa FGD02184418/001 usługi telekomunikacyjne 1 575,61 fa109/2006/d badanie techniczne samochodu 203,00 fa34/01/2006 udział w szkoleniu 250,00 fa 6010514679641 usługi telekomunikacyjne 1 124,54 fa 149/2006/D okresowe badanie techniczne 148,00 fa 155/2006/D okresowe badanie techniczne 148,00 pojazdów uprzywilejowanych i samochodów osobowych fa 00146/2006 przegld przyczepy 80,00 5 686,34 435 0 fa FVS 824 dostp do internetu 200,95 fa 42/01/2006 abonament internet 150,00 razem zakup usług internetowych 350,95 Ogółem 44 864,41 Ogółem 504 215,19 zł Stwierdzono, e wszystkie wymienione wyej dowody finansowe zostały prawidłowo opisane przez osoby wymienione w instrukcji, na fakturach umieszczono numer wniosku o zaangaowanie. Zakupy dokonywane s po zatwierdzeniu przez osoby upowanione Odbywa si to poprzez wypełnienie druku zapotrzebowanie, gdzie wyszczególnia si rodzaj ilo i cen wraz z uzasadnieniem wpisanym przez Naczelnika Wydziału. Stanowisko Wydziału kwatermistrzowskiego okrela tryb zamówienia publicznych kadego zakupu. W opisie sprawdzonych rachunków zostały przywołane numery zapotrzebowa, na których zatwierdzono zakup tj. przeprowadzono wstpna kontrol finansow. Wpisano na fakturach numer rejestru lub ksigi, w której zarejestrowano zakupione materiały lub usługi. Przywołano numer umowy w przypadku podstaw do realizacji była umowa. Dowody zostały opisane przez osoby upowanione, wymienione imiennie w zarzdzeniach dotyczcych kontroli. Na tym protokół zakoczono. Kontrol wpisano do ksiki kontroli w pozycji 1/2006
Protokół sporzdzono w dwóch jednobrzmicych egzemplarzach z których jeden przekazano Panu Papke Komendantowi Powiatowemu Pastwowej Stray Poarnej w Wejherowie. Podstawowy termin przedłoenia udokumentowanych wyjanie upływa w cigu siedmiu dni od daty podpisania protokołu zgodnie z instrukcja w sprawie kontroli finansowej jednostek organizacyjnych Powiatu Wejherowskiego stanowic załcznik do Uchwały Nr 649/43/02 Zarzdu Powiatu Wejherowskiego z dnia 14.03.2002 r. Wejherowo, dnia Podpisy